Efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją: kas tikrai vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją retai kada įvykta taip, kaip parodyta gražiuose reklaminiuose video. Tai yra sudėtingas procesas, pilnas smulkmenų, kurias galiu išvardyti iš galvos, net nežiūrėdamas į sąrašus. Dažnai klientai man klausia: „O kiek laiko užtruks?“, ir aš turiu nusiraminti, kad „operatyvus“ ne visada reiškia „akimirką“. Viskas priklauso nuo to, kiek gerai pasiruošęs biuras, ar žinome, kur Vokietijoje galima statyti sunkvežimį, ir ar vokiečių muitininkai tą dieną bus nuotaikingi. Čia ne tik apie baldus, tai apie jūsų verslo nervus. Tiesą sakant, efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją įmanomas tik tada, kai žinome, ką tiksliai vežame ir kokių kliūčių tikimasi.

Pasiruošimas ir planavimas (kaip nešnibždėti)

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka toks perkraustymas?

Visada sakau klientams – neskubėkite. Jei norite efektyvaus ir operatyvaus biurų perkraustymo į Vokietiją, pradėkite planuoti mažiausiai mėnesiu iš anksto. Paprastai patys vežimai trunka 1-2 dienas, priklausomai nuo to, ar važiuojame į Miuncheną, ar į Berlyną, bet visa logistika su dėžutėmis ir etiketėmis užima daugiau laiko. Kartą turėjau klientą, kuris manė, kad paskambins ryte, o vakare jau jo darbuotojai jau dirbs naujame biure Hamburge. Na, taip nebeveikia, ypač kai reikia gauti leidimus parkavimui miesto centre.

Ar tikrai reikalinga inventorizacija?

Žinoma, galima ir be jos, jei norite rizikuoti. Aš asmeniškai visada rekomenduoju padaryti sąrašą, ypač kai kalbame apie brangią techniką. Vieną kartą be to patyrėme bėdą – atvykome į Vokietiją, o klientas negalėjo suskaičiuoti, ar visi kompiuteriai buvo pakrauti. Efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją tampa košmaru, jei prarandate bent vieną svarbią detalę. Geriau praleisti valandą rašant ant lapelio, nei dieną ieškant dingusio serverio.

Ar galima perkraustyti savaitgalį?

Techniškai – taip, bet praktiškai tai kainuoja brangiau. Vokiečiai yra labai griežti dėl darbo laiko ir poilsio, ypač sekmadieniais. Jei norite, kad vairuotojai dirbtų nedelią, reikės specialių leidimų ir papildomo mokesčio. Dažniausiai klientai pasirenka penktadienį arba pirmadienį, kad išvengtų šito šurmulio. Nors sakau, kad efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją turėtų būti greitas, savaitgaliai visada sukelia pavojų užstrigti pasienyje arba negauti padėjimo iš vietinių.

Kas dėl IT įrangos – ar jūs ją gabenate?

Mes gabename viską, kas telpa į sunkvežimį, bet su IT reikia būti ypatingai atsargiems. Aš nesišoku ant stalo, jei kas nors klaustų, ar aš žinau, kaip išjungti jūsų serverį. Mes užkrauname, užtvirtiname, o atsakingus už išjungimą turi būti jūsų IT specialistas. Prisimenu vieną atveją, kai mums teko vežti neįjungtą (t.y. įjungtą ir paliktą taip) įrangą, ir buvo baisu, kad ji gali sugesti vibracijos kelio. Nedarykite taip.

Ar reikia išardyti baldus?

Paprastai taip, didžiuliai staliniai komplektai netilps į liftus ar duris. Mūsų komanda turi įrankius, tai darome greitai. Bet čia būna įdomiau – kartais seni vokiški baldai yra sukonstruoti taip, kad juos išardyti be specialių žinių beveik neįmanoma. Tada efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją tampa galvosūkiu. Jei turite tokių „monstrų“, praneškite iš anksto, ne prie pat patalpų duris.

Kiek kainuoja pakavimo medžiagos?

Tai nebrangu, bet klientai visada stebisi, kiek reikia dėžių. Biurai turi daugiau smulkių daiktų nei atrodo. Pasiūlyme įtraukiame standartines kokybiškas dėžes, burbuliukų plėvelę, lipdukus. Nenaudokite parduotuvės dėžių – jos sutrupą po 50 kilogramų knygų. Stabilumas kelyje yra pagrindas, kad niekas neišsiskristų.

Kainos, dokumentai ir pinigai (vienas svarbiausių dalykų)

Kokia apytikslė kaina tokiam projektui?

Sakyti be matavimų yra melas. Kaina priklauso nuo tūkio (kubinių metrų), atstumo ir prieigos prie objekto. Efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją gali kainuoti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų. Viskas labai individualu. Aš visada stengiuosi atvykti pasižiūrėti, ar nereikės specialios technikos, ar nebus reikalo nešti daiktus penktu aukštu per laiptus, nes tai viską pakeičia.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir Vokietijoje, dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas pagal intrakomuninarių sandorių taisykles. Bet čia yra gilia buhalterija. Aš esu vairuotojas ir logistikos vyras, ne buhalteris, todėl visada nurodau kreiptis į savo apskaitininką. Žinau tik, kad reikia tinkamų PVM mokėtojų kodų, kitaip muitinė Vokietijoje gali padaryt didelių rūpesčių.

Kas su muitais ir deklaravimu?

Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES, muitų nėra. Bet yra deklaravimas. Nors sienos nėra, dokumentai turi būti tvarkingi, nes policija ar muitinė gali sustabdyti ir patikrinti krovinį. Efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją gali užstrigti valandoms, jei vairuotojas neturi su savimi tinkamai užpildytų važiaraščių ar krovinių sąrašų (CMR).

Kas yra NCTS ir ar tai mums aktualu?

Tai tranzito procedūra, dažniau naudojama, kai keliaujama per trečiąsias šalis, bet kartais reikalinga ir viduje, jei kelias eina per specifines zonas. Aš tiesiog žinau, kad mano vadybininkai tai sužinoja. Jei keliaujate tiesiai, tai dažniausiai nebereikia, bet pastaruoju metu taisyklės keičiasi taip dažnai, kad nebežinau 100 proc. ką rytoj. Geriau klauskite profesonalų.

Ar kainuoja papildomai iškrovimas su liftu?

Jei naujieji biurai turi kėlimą platformą ar liftą, puiku. Bet jei ne – tenka nuominti autokraną arba nešti rankomis. Vokietijoje darbo jėga brangi, todėl toks nešimas gali smarkiai padidinti sąskaitą. Kartą turėjome nešti per 50 metrų koridorių, nes sunkvežimiui nebuvo kur priartėti. Tai nebuvo efektyviausia dalis.

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa dėl techninių problemų?

Tai retai, bet nutinka. Tada mes siunčiame kitą automobilį arba samdome pagalbinę techniką vietos. Klientui tai dažniausiai nekainuoja papildomai, jei problema mūsų pusėje. Bet važiavimas per Vokietiją yra sausus, technika patikima, tačiau bandymai ant greitkelio „Autobahn“ gali išbandyti variklius.

Vokietijos specifika (ir vokiškas tikslumas)

Ar reikia gauti specialų leidimą stovėti prie biuro?

Absoliučiai taip. Mieste, ypač centriniuose rajonuose, negalima tiesiog sustoti sunkvežimiu su „įspėjimo šviesomis“. Reikia gauti specialų leidimą (Verkehrsschild) iš vietos savivaldybės (Ordnungsamt). Be to, efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją be šio popieriaus baigsis bauda, kuri gali būti didesnė nei pati pervežimo kaina. Vokiečiai tai stebi labai aktyviai.

Kodėl vokiečiai taip griežti dėl šiukšlių?

Jūs negalite tiesiog palikti pakuotės (styrofoamo) gatvėje. Vokietijoje labai griežta atliekų tvarkymo politika. Jei paliksite dėžių ant šaligatvio, gausite baudą, o mus priverstas tvarkyti vairuotojas. Viską reikia susirūpinti iš anksto – ar paimame atgal, ar išvežame į specialią aikštelę. Tai vienas tų dalykų, dėl kurių aš visada nugarbuosi.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai, o kai kurie supranta pagrindinius vokiškus žodžius. Bet su sudėtingais dokumentais ar vietiniu personalu dažniausiai kalbu aš arba mūsų vadybininkai telefonu. Nereikia, kad vairuotojas mokėtų Goethe kalba, jam svarbiau sužinoti, kur yra įvažiavimas į sandėlį.

Ar saugu palikti daiktus sandėlyje Vokietijoje?

Jeigu naudojame patikimus partnerių sandėlius, tai taip. Yra situacijų, kai negalima iškrauti iš karto, tada laikinai dedame į saugojimą. Efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją kartas nuo kada reikalauja tokių pertraukų, pavyzdžiui, jei naujose patalpose dar daroma remontas. Sandėliavimas kainuoja, bet duoda ramybės.

Kas dėl asfalto įrūžių prie pat įvažiavimo?

Vokietijoje žmonės labai myli savo kiemus ir asfaltą. Jei sunkvežimis, įvažiuodamas į privažiavimą, paliko įrūžį, šeimininkas gali reikalauoti atlyginimo. Mes stengiamės važiuoti atsargiai, bet 20 tonų mašina tai ne „VW Golf“. Įtraukiame į sutartis atsakomybę ribojimus, bet geriau iš anksto apžiūrėti kelią.

Ar galiu vežti asmeninį daiktą biuro krovinio drauge?

Techniškai - ne. Biuro perkraustymas yra komercinis siuntos pervežimas. Jei dėžėje su biuro popieriais bus dar ir jūsų žmonos drabužiai, o muitinė sustos, gali būti nusiskundimų dėl nelegalios prekybos ar mokesčių vengimo. Geriau tai daryti atskirai, kad nekiltų abejonių dėl efektyvaus ir operatyvaus biurų perkraustymo į Vokietiją švarumo.

Rizikos, problemos ir gyvenimas (kaip būna iš tikrųjų)

Kas nutinka, jei paslydo serveris?

O Dieve, nenaudokite šito žodžio. Mes turime draudimą, kuris dengia fizinius pažeidimus, bet duomenų praradimas ar „paslydimas“ programiškai – ne mūsų zona. Atsakomybė. Aš visada sakau – pasidarykite kopijas (backup). Vienas klientas buvo įtikintas, kad nieko nepadarė, o serveris nukrito ant grindų per staigų stabdymą. Buvo liūdna.

Kaip su draudimu – ką jis dengia?

Mes turiume standartinį transporto draudimą (CMR). Jis dengia žalą, kurią padarome mes arba įvyksta avarija. Bet jis nedengia blogai supakuotų daiktų viduje. Jei patys supakavote porcelianą į minkštą dėžę ir jis susitrina, mūsų kaltės nėra. Efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją reikalauja tvarkos pakavime.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Su mumis – ne. Bet girdėjau istorijų apie kitas firmas, kurios vežia „pigiai“, o tada pasirodo, kad dėžės pasiekė tik pusiaukelę. Reikia pasirinkti patikimą partnerį. Stengiamės užtikrinti, kad viskas, kas užfiksuota sąraše, pasiektų vietą. Kontrolė raktą.

Ką daryti, jei sunkvežimis suirus kelyje?

Tai blogiausias scenarijus. Tada mes kviečiame techninę pagalbą. Jei dėl to pavėluosite į susitikimą, tai ne mūsų kaltė, tačiau stengiamės padėti. Vokietijoje keliai geri, bet technika... na, seni „Scania“ kartais išduoda. Tada efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją tampa laukimo žaidimu.

Ar verta pasitikėti pigiausiais pasiūlymais?

Žinote tą patarlę apie tai, ką gaunate už savo pinigus? Čia ji veikia 100 proc. Jei kas nors siūlo kainą, kuri yra 50 proc. mažesnė nei rinkos, tai reiškia, kad jie važiuos be draudimo, su sena technika arba jums teks patiems kelti dėžes. Nekriskite.

Kas jei vairuotojas nemoka naudotis vokišku liftu?

Tai atsitinka. Kartais liftai reikalauja specialios kortelės, arba jų valdymas yra labai neintuityvus. Vairuotojas gali būti nervinas, jei neįsivaizduoja, ką mygtukas reiškia. Tada mes skambiname klientui arba pastatų administratoriui. Būna juokingų situacijų, kai vairuotojas laukia liftą 20 minučių, nes nepaspaudė „Uždaryti“.

Ar verta įsigyti „viskas įskaičiuota“ paslaugą?

Mano nuomone, taip. Tai sutaupo daug nervų. Jums nereikia galvoti apie dėžes, lipdukus, liftus, leidimus ar šiukšlių ivežimą. Užtat brangiau, bet efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją tampa būtent toks – jums nereikia daryti nieko, tik pasirašyti dokumentus ir mokėti.

O dėl kavos ar maisto vairuotojams?

Tai ne privalomas, bet labai vertinamas dalykas. Jei pasiūlysite vairuotojui kavos ar sriubos, jums bus aptarnaujama su šypsena. Nemanau, kad tai įtakoja kokybę, tačiau žmogiškas požiūris visada padeda. Ypač kai jie pavargę po 10 valandų vairavimo.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų mašinų turi GPS stebėjimą. Galiu jums nusiųsti nuorodą, kur matysite, kur yra sunkvežimis. Tai padeda planuoti savo laiką. Nors kartais signalas pradingsta Vokietijos miškuose (kalbu iš patirties), bet dažniausiai tikslumas yra geras.

Kas dėl parkavimo Miuncheno centre arba Berlyno?

Tai košmaras. Reikia aiškiai žinoti adresą ir galimybes. Jei sako „prie pastato“, o ten yra žali plotai ir pėsčiųjų takai, mes nevažiuosime. Turime rasti artimiausią leistiną vietą, net jei reikės nešti 300 metrų. Tai gali pakeisti operatyvumo įvaizdį, bet saugumas pirmiausia.

Ar reikia griežtai laikytis suplanuoto laiko?

Stengiamės taip. Bet jei užstringame Lietuvos pasienyje arba yra avarija A9 greitkelyje, mes pranešame. Lankstumas svarbus. Jei jūsų darbuotojai negali laukti valandos, reikia turėti atsarginį planą. Efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją – tai bendras darbas, ne vien mūsų.

Kaip elgtis su brangia technika, pavyzdžiui, dideliais printeriais?

Juos reikia fiksuoti specialiais diržais arba pakuoti į medines dėžes. Negalima tiesiog uždėti ant grindų. Printeriai turi judančias dalis, kurios gali sulūžti nuo vibracijos. Paprastai patys tai pakuoja technikos specialistai, o mes tik perkeliame į mašiną.

Ar priimate grįžtančius krovinius atgal į Lietuvą?

Taip, dažnai vežame tuščias dėžes arba senus baldus, kuriuos reikia išvežti iš Vokietijos atgal. Tai sumažina kainą, nes mašina nevažiuoja tuščia. Jei turite ką gražinti, pasakykite iš anksto.

O dėl to, kad biuras dar nebaigtas remontuoti?

Tai klasika. Atvykstame, o darbininkai tebemūžia dažo sienas. Tada reikia dėti dėžes ant plėvelių, kad neapsiteptų. Tai sulėtina procesą. Efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją tampa lėtas, jei trukdo kitos komandos. Geriausia, kai mes esame vieni patalpose.

Kas daro jūsų paslaugą unikalia?

Tiesiog tai, kad ažiūrų. Mums ne visiškai svarbu, kad būtų „pavogta“, mums svarbu, kad klientas būtų ramus. Turiu savo vairuotojų, kuriuos pažįstu 10 metų, ir žinau, kad jie nieko nepaliks kelio pakraštyje. Pasitikėjimas – tai kas svarbiausia šiame versle.

Išvada

Galiausiai, efektyvus ir operatyvus biurų perkraustymas į Vokietiją nėra tik apie tai, kad pakrauname ir važiuojame. Tai apie tai, kad išvengiame klaidų, kuriuos padariau prieš 20 metų. Rūpinkitės dokumentais, pasirūpinkite parkavimu ir nebkilkite pigių pasiūlymų. Jei viską padarysite protingai, Jūsų verslas nenukentės, o darbuotojai net nepadės, kada jie persikėlė. O jei kils klausimų – tiesiog skambinkite, geriau iš anksto pasikalbėti, nei spręsti problemas prieš Vokietijos muitinę.