Užsakykite biuro perkėlimo paslaugą į Vokietiją dabar

Sakyčiau, biuro perkėlimas į Vokietiją – tai ne tas pats kas kelių dėžių numetimas į „Fiat Ducato“ ir važiavimas pas draugą į kaimą. Vokiečiai mėgsta tvarką, o čia, žinoma, viskas prasideda nuo to, kad reikia tinkamai užsakyti biuro perkėlimo paslaugą į Vokietiją dabar, o ne praėjusiomis metaitės, kai jau viskas pradeda degti. Dirbu jau beveik dvidešimt penkerius metus šioje srityje ir matau, kiek firmų suspaudžia paskutinę minutę. Tada kainos šuoluoja į viršų, o nervai dega kaip rugpjūčio pievoje. Geriau pasidaryti ramiai, suplanuoti logistiką ir išvengti tų situacijų, kai vairuotojas laukia prie sandėlio, o jūs dar ieškote dėžių.

Kainos ir pinigai (kaip tai iš tikrųjų veikia)

Kiek tai viskas kainuos?

Tai visada klausimas, kurį girdžiu pirmiausia. Žiūrėkite, kaina priklauso nuo tūkstančiu dalykų – nuo to, kiek turite baldų, iki to, ar reikia kelti juos per trečią aukštą be lifto. Paprastai biuro perkėlimo paslaugos į Vokietiją kainuoja nuo kelių šimtų eurų, jei tai mažas kontoris, iki kelių tūkstančių, jei judinate visą įmonę. Negaliu jums čia pasakyti tikslaus skaičiaus, kol neparašysite inventoriaus sąrašo, nes jei aš pasakysiu 1000 eurų, o jums reikės vežti sunkias spintas, tai aš prarasiu pinigus, o jūs laikysite mane apgaviku.

Kodėl kainos toks šuolis?

Paaiškinsiu paprastai. Kuras nebe tas koks buvo prieš penkerius metus, o Vokietijoje darbuotojų algos yra kelis kartus didesnės nei pas mus. Negaliu atvežti čia seno „vabaliuko“ su vairuotoju, kuris miega kabinoje tris dienas ir mato sapnuose, kad veža smėlį. Jums reikalingas profesionalus vilkikas su liftu ir kraisikliu, kurie sugebės įvežti tą įmonės turtą be pažeidimų. Taip pat į kainą įeina draudimas, kuris, tiesą sakant, dabar nebus pigus, ir mokesčiai už važiavimą po „green zone“ zonomis miestuose.

Ar galima kažkaip taupyti?

Galima, bet tikriškai nerekomenduoju taupyti ant pakavimo. Matęs esu kartą, kai viena firma nusprendė pati supakuoti serverius į paprastas dėžės su senomis laikraščiais. Rezultatas? Vokietijoje priėjus į vietą, viskas buvo sulaužyta, ir jie teko pirkti naują įrangą už dešimtis tūkstančių. Taupyti galite tuo, kad patys išmontuojate lengvus baldus, bet brangų turtą geriau patikėti profesionalams, kuriuos kviečiate kai užsakykite biuro perkėlimo paslaugą.

Kada reikia mokėti?

Standartinė praktika yra tokia, kad imame avansą, kad užfiksuotume datas ir techniką. Likusią dalį paprastai reikia sumokėti iš karto po pakrovimo arba prieš iškrovimą Vokietijoje. Nenoriu girdėti istorijų tipo „mokėsime, kai gausime pavedimą iš kliento“, nes vairuotojas gali tiesiog neišleisti krovinio, ir tada jums teks mokėti jo stovėjimą.

Ar kaina pasikeis, jei vėluosime?

Jei vėluojate jūs, taip, vairuotojo laukimo valandos bus įkainojamos, ir tai ne pigu. Vokietijoje laikas – tai pinigai, ir ten nėra kalbos apie „palaukim, dar penkias minutes“. Jei vėluoja dėl techninių problemų mūsų pusės (pavyzdžiui, sugedo mašina), tai tuomet mes prisiimame riziką, bet tokie atvejai reti, jei dirbate su patikima kompanija.

Ar imate mokestį už važiavimą tuščia?

Ne, jei kalbame apie standartinį maršrutą, pavyzdžiui, Vilnius-Berlynas. Bet jei jūsų biuras yra kažkur giliai kaime, kur reikia važiuoti 50 km nuo magistralės viena kryptimi, o grįžti tuščia – tuomet gali būti pritaikomas papildomas mokestis už grįžimą, nes neapsimoka važiuoti 100 km tik dėl vienos kėdės.

Dokumentai ir Vokietijos niuansai (biurokratijos siaubas)

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinai reikia detaalaus inventoriaus sąrašo su apytikslėmis vertėmis (geriausia eurais). Be to, reikės CMR sąrašo, kuris yra pagrindinis vežimo dokumentas, ir, žinoma, sutarties. Jei vežate naują techniką, reikės PVM deklaracijų, jei naudotą – turi būti įrodymas, kad tai ne parduodama prekė, o įmonės turtas, kadangi Vokietijos muitinė gali labai smarkiai užsikabinti.

Ar reikia muitinės deklaracijos?

Nesijaudinkite, mes esame ES, taigi fizinės ribos nėra, bet... (čia yra vienas „bet“). Jei krovinio vertė viršija tam tikrą ribą arba yra daug elektronikos, gali tekti pildyti Intrastat deklaracijas. Aš asmeniškai visada patariu pasitarti su brokeriu, nes paskutinį kartą vienas klientas nenusprendė tai padaryti ir turėjo aiškintis su muitininkais pasienyje dvi valandas.

Kas daryti su asmeniniais daiktais?

Nemėgstu, kai darbuotojai į meta savo kepures ar paprastus drabužius į biuro krovinius. Vokietijoje, jei atvyksime su krovininiu ir rasi asmeninių daiktų, gali būti įtarimų, kad tai nelegalus prekybos ar kontrabandos vežimas. Geriau visus asmeninius daiktus paslėpti atskirai arba visai nevežti.

Ar reikia vertimo dokumentų?

Geriau, kad dokumentai būtų anglų ar vokiškai. Jei parašysite lietuviškai, vokiškas muitininkas ar paštas gali tiesiog nuspaustyti „red“ mygtuką ir nukreipti į papildomą patikrą. Tai nėra būtina 100%, bet angliškas santraukas visada pridedu prie svarbių siuntų.

Kas darysu su duomenimis (GDPR)?

Tai dabar labai populiari tema. Jei vežate serverius su duomenimis, jūs privalote žinoti, kur jie yra bet kurią minute. Aš negaliu garantuoti, kad duomenys nebus nuskaityti (nors aš to nedarysiu), bet galiu pasakyti, kad fizinis saugumas užtikrintas. Bet dėl pačių duomenų atsakomybės klauskite savo IT žmogaus, jis dažniau žino apie tai nei aš.

Ar vairuotojas gali padėti su dokumentais Vokietijoje?

Vairuotojas yra vairuotojas, jis ne teisininkas. Jis gali pasirašyti už krovinių priėmimą, bet jei reikia kažką dėllėti su vietinėmis institucijomis ar registruotis mieste, tai jūsų (arba jūsų vokiškojo partnerio) reikalas. Ne tikėkitės, kad lenkas ar lietuvis vairuotojas kalbės vokiškai su biurokratais.

Technika, baldai ir įranga (kaip tai vežti)

Ar išmontuojate baldus?

Taip, tai įeina į standartinę paslaugą, jei tai nėra kažkokia labai sudėtinga sistema. Bet turiu pasakyti – jei jūsų biuro spintos yra senos, rūdijusios, ir paskutinis kartą buvo išmontuojamos prieš dešimt metų, gali nutilti varžtai. Tokiu atveju mes tiesiog paliekame tai kaip yra arba bandome išmontuoti taip, kad nelūžtų.

Kaip vežti serverius ir IT?

Serveriai turi būti supakuoti į specialias dėžes su putomis, o ne į „Lietuvos pašto“ dėžutes. Jei jūs neturite originalių dėžių, praneškite iš anksto, mes turime savo. Vieną kartą teko vežti didelį serverį, kuris buvo uždėtas ant paprasto stalo sunkvežimyje – važiuojant užlūžo viena kojelė. Nusipirkome naują, bet nervų praradome daug.

Ar įveža į aukštą be lifto?

Įveža, bet tai kainuoja. Jei Vokietijoje nėra lifto ir reikia nešti per laiptus kėdes, kiekvienas aukštas ar laiptų posūkis yra įkainojamas. Vokiečiai yra labai tikslūs – jei sutartyje parašyta „nešimas laiptais“, tai jie suskaičiuos kiek žingsnių. (Niekada nesakykite, kad tai tik „antras aukštas“, jei ten yra siauri laiptai).

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis?

Spalvų, lakų, chemijos negalima tiesiog mesti į pilną mašiną. Tai turi būti specialiai pažymėta ir atskirta. Vokietijoje už tai gali baigtis didelėmis baudomis, net jei tai tik trys mažos dedžutės. Geriau tai išmesti čia arba vežti atskirai pagal ADR reikalavimus.

Ar galima vežti vazonus su žole?

Galima, bet žolė turi būti be žemės. Jei ten yra daug žemės, gali kilti klausimų dėl fitosanitarinių taisyklių, nors ir ES viduje. O šiaip, vokietiai mėgsta augalus, bet ne mėšlą ant kilimų sunkvežimyje. Geriau iškratyti žemę.

Ar pakuojate dėžėse?

Mes turime dėžių, jas pristatome iš anksto, jūs užpildote, mes atvežame. Galime ir supakuoti už jus, bet tai papildomai. Žinoma, jei jūsų darbuotojai viską užpildo knygoms ir ant viršaus uždės sunkų monitorių, nebekalbkite apie mus, kad jūsų technika sulūžo.

Ką daryti su saugos spynomis?

Paimkite raktus arba kodus su savimi. Jei paliksite užrakintą seifą be rakto, turėsime jį laužti, o tai papildomai kainuoja ir gali pažeisti patį seifą. Vienas klientas užrakino serverinę ir išvažiavo atostogų, tai mes ten praleidėme pusę dienos laukiant, kol atsiųs meistrą.

Bėdos, nesklandumai ir realus gyvenimas

Kas nutinka, jei kažką sudaužome?

Turime draudimą, bet jis dažniausia dengia tik 0,5 euro už kilogramą. Tai reiškia, jei sudaužome 1000 kg vertės serverį, gausite tik 500 eurų, nebent sutartyje susitarėme apie kitokią vertę. Todėl brangius dalykus visada įrašykite į sąrašą su realia verte.

Ar pasitikėti visais pervežėjais?

Absoliučiai ne. Rinkoje yra daug „firmų“, kurios neturi nei savo technikos, nei patirties. Jie tiesiog perka užsakymą ir ieško kurio nors „vabaliuko“ kelyje. Jei norite užsakyti biuro perkėlimo paslaugą į Vokietiją dabar ir būti ramūs, žiūrėkite, ar įmonė egzistuoja ne vieną dieną.

Kas jei vairuotojas nepasirodo?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta, jei užsisakote pigiausią variantą. Mes visada turime atsarginį planą arba bendradarbių, bet jei dirbate su „vaiduokliu“ įmone, gali tekti skambinti policijai. Būkite atsargūs su avanso mokėjimu nežinomiems žmonėms.

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jei jau važiuojame ir jūs sakote „ne, ne į Miuncheną, o į Hamburgą“, tai tas yra naujas maršrutas. Vairuotojas praranda laiką, dega kuras, ir jums tenks mokėti viską iš naujo pagal km.

Kas jei negalima privažiuoti prie biuro?

Vokietijos miestuose dažnai yra zonos, kur sunkvežimiams važiuoti draudžiama arba reikia specialių leidimų. Jei jūsų biuras yra pėsčiųjų zonoje, mes turėsime perkrauti į mažesnę mašiną (pavyzdžiui, 7.5 t). Tai vadinama „last mile“ ir tai papildomai kainuoja.

Ką daryti su šiukšlėmis?

Nesimėginkite mesti savo senų stalų ar šiukšlių į mūsų sunkvežimį Vokietijoje. Ten atliekų Utilizavimas yra labai brangus, o mes negalime tiesiog važiuoti į sąvartyną su svetimomis atliekomis be dokumentų. Išmeskite čia.

Ar saugu duoti brangiausius daiktus?

Grynieji pinigai, brangūs juvelyriniai dirbiniai ar asmeniniai dokumentai turi būti pas jūsų. Jokių išimčių. Nors aš esu sąžiningas, negaliu garantuoti, kas nutinka per naktį stovėjimo aikštelėje Lenkijoje arba ką gali padaryti vairuotojas (nors stengiuosi rinkti gerus žmones).

O dėl to laiko?

Vokietijoje viskas vyksta pagal grafiką. Jei sutarta, kad atvyksta 8:00, tai reiškia 8:00, ne 8:15. Jei jūsų darbuotojai vėluoja, vairuotojas pradeda nervinti, o tai blogai veikia visą procesą. Būkite vietą laiku.

Ar reikia rezervuoti vietą iškrovimui?

Taip, būtinai. Jei Vokietijoje reikia užimti vietą gatvėje arba lifte, tai reikia padaryti iš anksto. Mes negalime tiesiog užstoti gatvės ir laukti, kol ateis policija. (Ypač Berlyne, ten jie labai greitai atvyksta).

Kas jei tarpininkai suklaidina?

Daznai yra taip, kad Lietuvoje kalbate su vienu žmogumi, o Vokietijoje susitinka kita firma. Tokiu atveju, prasidėjus problemoms, kaltės metimai vyksta abiem kryptimis. Geriausia rasti tiekėją, kuris atsako už visą maršrutą nuo pradžios iki galo.

Ką daryti su pavėsinėmis ar lauko baldais?

Jei turi rūdį, juos reikia tvarkingai supakuoti, kad neapsiteptų kiti daiktai. Vokietijos klientai dažnai skundžiasi, kad atvykę su „liaudies“ baldais, kur viskas purvina. Nekelkite šiukšlių.

Ar galima sekti kur yra krovinius?

Taip, mes turime GPS stebėjimą. Galiu jums atsiųsti nuorodą, kur matysite, kur mašina yra realiu laiku. Tai ramina nervus, ypač kai vežate svarbius dokumentus ar techniką.

Kaip elgtis su dėžėmis?

Pažymėkite jas. „Vadovo kambarys“, „Virtuvė“, „IT“. Negalėkite tikėtis, kad vairuotojas žinos, kur dėti dėžę su užrašu „Bla“. Vokiški vairuotojai yra labai discipline, bet jie nėra aiškiaregiai.

O jei reikia sandėliavimo?

Jeigu Vokietijoje biuras dar ne paruoštas, mes galime padėti su sandėliavimu keletą dienų ar savaičių. Tai nėra pigu, bet pigiau nei vežti visą atgal ir vėl į priekį.

Ar galima atšaukti užsakymą?

Galima, bet trumpai iki išvykimo tai kainuos. Jau mes esame paruošę techniką, paskaičiavę kuro, atsisakiusiems klientams dažnai grąžiname tik dalį pinigų arba visai ne, jei liko mažai laiko.

Kod�l reikia rinktis jus?

Nes aš žinau, kur yra bedugnės kelyje ir kaip jų išvengti. Nes aš turiu kontaktus, jei ką nors reikės sutvarkyti Vokietijoje. Ir nes aš dirbu su savo technika, o ne ieškau kurio nors atsitiktinio vilkiko.

Paskutiniai patarimai?

Nebijokite klausti. Jei kažką neaišku apie dokumentus ar kainą, paklauskite dar kartą. Geriau paprašyti paaiškinimo, nei vėliau gailėtis. Ir svarbiausia – jei galite, užsakykite biuro perkėlimo paslaugą į Vokietiją dabar, o ne laukite, kol taps per vėlu.

Išvada

Galiausiai, viskas sumažėja iki vieno – pasitikėjimo ir planavimo. Biuro perkėlimas į Vokietiją nėra būtina tapti košmaru, jei viską padarote iš anksto. Žinoma, aš čia nupiešiau idealų paveiksllą, o realybėje kartais kažkas sulūžta, vairuotojai pavargsta, o klientai pamiršta raktus, bet su gera komanda viskas įmanoma išspresti. Todėl nenusileiskite pigiems pasiūlymams, kurie skamba kaip pasakos, ir rinkitės tuos, kurie žino ką daro. Jei jaučiat, kad tai per daug sudėtinga, tiesiog susisiekite su manimi, mes susitarsime ir viską nuvešime saugiai.