Siuntos artimiesiems iš Vokietijos su patogia logistikos sistema

Per dvidešimt metų logistikos versle mačiau visko – nuo pamestų siuntų iki kuriozinių situacijų, kai žmonės bando siųsti viską, pradedant šaldytuvais ir baigiant egzotiniais augalais. Kai kalbame apie siuntas iš Vokietijos į Lietuvą, dažniausiai susiduriame su noru greitai ir pigiai pasiekti artimuosius. Tačiau patogi logistikos sistema nėra tik „paimti ir nuvežti“. Tai sudėtingas mechanizmas, kuriame svarbiausia yra skaidrumas ir atsakomybė. Dažnai klientai galvoja, kad viskas vyksta automatiškai, bet už kiekvienos sėkmingai pristatytos siuntos stovi vadybininkų darbas, vairuotojų nuovargis ir nuolatinė kova su eismo sąlygomis Europos greitkeliuose. Šiame tekste pasidalinsiu savo įžvalgomis, kaip iš tikrųjų veikia šis procesas ir į ką turėtumėte atkreipti dėmesį.

Logistikos pagrindai ir siuntų paruošimas

Kaip geriausiai supakuoti siuntą, kad ji saugiai pasiektų Lietuvą?

Pakuotė yra jūsų siuntos gyvybės garantas, ypač kai kalbame apie ilgus maršrutus iš Vokietijos. Mano praktikoje dažniausiai problemos kyla dėl to, kad žmonės naudoja senas, jau kartą naudotas dėžes, kurios praranda savo standumą. Visada rekomenduoju naudoti dvigubo gofruoto kartono dėžes, kurios atlaiko didesnį spaudimą. Jei siunčiate ką nors trapaus, nepamirškite burbulinės plėvelės, bet ne tik aplink daiktą, o ir tarp daiktų. Būtinai užpildykite visus tuščius tarpus, kad siuntos viduje niekas nejudėtų. Jei siunta „barška“ purtant dėžę, vadinasi, ji nėra tinkamai paruošta. Patikėkite, „fura“ kratosi kelyje, todėl geriau apsidrausti iš anksto.

Ar tikrai verta naudoti specializuotas kurjerių sistemas?

Dauguma žmonių bando sutaupyti naudodamiesi paprastu paštu, bet kai siunta vertinga, patogi logistikos sistema yra būtina. Specializuotos įmonės, kurios dirba su Vokietijos maršrutais, turi geresnį sekimo mechanizmą. Aš pats visada rekomenduoju rinktis tuos vežėjus, kurie turi realų „tracking“ numerį, o ne tik pažadą, kad „atvešim per dvi dienas (na gerai, realiai per tris...)“. Kai turite sistemą, matote, kur yra jūsų krovinys, ir tai suteikia ramybę. Be to, profesionalūs vežėjai dažniau prisiima atsakomybę už prarastus daiktus, nes jie turi draudimą, o ne tik „atsiprašome“ el. laišką. Tai kainuoja keliais eurais daugiau, bet verta kiekvieno cento.

Ką daryti, jei siuntoje yra skysčių ar maisto produktų?

Tai yra viena opiausių temų. Vokietijoje populiaru siųsti lauktuves, bet skysčiai yra tikra bomba. Jei siunčiate alų ar vyną, būtinai naudokite specialius įdėklus. Mano praktikoje buvo atvejis, kai vienas klientas įdėjo stiklinį butelį be jokios apsaugos, ir jis išdaužė visą siuntą, sugadindamas kitus daiktus. Jei siunčiate maistą, jis privalo būti sandariai uždarytas ir negendantis. Niekada nesiųskite nieko, kas gali ištekėti ar skleisti kvapą. Vairuotojai labai nemėgsta „kvapnių“ siuntų, ir jei tokia siunta pradeda tekėti, ji gali būti tiesiog išmesta iš „furos“ be jokių kompensacijų. Būkite atsargūs ir gerbkite kitų žmonių turtą.

Ar svarbu tiksliai nurodyti svorį ir matmenis?

Visi vadybininkai, įskaitant ir mane, labai nemėgsta, kai klientai „pamiršta“ pasverti siuntą. Kai nurodote 10 kg, o realiai yra 25 kg, logistikos sistema griūva. Vairuotojas turi planuoti vietą „furoje“, o jei kiekvienas klientas pridės po 15 kg, mes tiesiog nebetilpsime. Be to, tai įtakoja kainą. Jei siunta viršija nustatytus parametrus, gali tekti mokėti papildomai arba siunta gali būti grąžinta. Visada geriau nurodyti šiek tiek daugiau nei mažiau. Tai parodo jūsų profesionalumą ir palengvina mūsų darbą. Juk niekas nenori ginčytis dėl 5 eurų skirtumo, kai siunta jau pakeliui į Lietuvą.

Kaip veikia siuntų sekimo sistemos realybėje?

Sekimo sistemos atrodo paprastai, bet už jų slepiasi milžiniškas darbas. Dažnai klientai skambina ir klausia, kodėl siunta „stovi“ vienoje vietoje. Dažniausiai tai reiškia, kad siunta yra terminale ir laukia perkrovimo. Nėra taip, kad ji važiuoja tiesiai į jūsų namus. Būna, kad sistemos vėluoja atsinaujinti dėl techninių trikdžių (na, kartais IT skyrius tiesiog „miega“). Mano patirtis rodo, kad jei siunta nejuda 48 valandas, jau verta pradėti nerimauti ir skambinti vadybininkui. Tačiau dažniausiai viskas išsisprendžia savaime. Svarbiausia – turėti kantrybės ir suprasti, kad logistika yra gyvas procesas, o ne kompiuterinis žaidimas.

Ar galima siųsti stambius daiktus, pavyzdžiui, baldus?

Taip, galima, bet tai jau nebe „siunta“, o „krovinys“. Tai reikalauja visai kitokio požiūrio. Baldus reikia išardyti, supakuoti į kartoną ir plėvelę, o ne tiesiog įmesti į „furą“. Jei bandysite siųsti surinktą sofą, ji tikrai bus subraižyta. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas bandė siųsti antikvarinę komodą be jokios apsaugos. Rezultatas buvo liūdnas – komoda atvyko į Lietuvą kaip malkų krūva. Jei siunčiate baldus, būtinai naudokite paletes. Tai kainuoja, bet tai yra vienintelis būdas užtikrinti, kad daiktas atvyks sveikas. Niekada nepagailėkite pinigų tinkamam pakavimui, nes remontas kainuos brangiau.

Ką daryti, jei siunta vėluoja?

Vėlavimai yra neatsiejama logistikos dalis. Vokietijos greitkeliai yra nuolat apkrauti, o „šoferiai“ susiduria su kamščiais. Jei siunta vėluoja dieną ar dvi, tai nėra tragedija. Tačiau jei vėlavimas tęsiasi savaitę, tai jau problema. Visada patariu pirmiausia susisiekti su vežėju. Dažniausiai vadybininkai žino, kur yra problema – galbūt tai techninis gedimas ar muitinės patikra. Būkite mandagūs, bet reikalaukite informacijos. Jei vadybininkas vengia atsakymų, tai jau blogas ženklas. Mano praktikoje geriausiai veikia tiesmukas bendravimas: „Kur mano siunta ir kada ji bus?“. Tai priverčia mus ieškoti realių sprendimų.

Ar reikia drausti siuntas iš Vokietijos?

Draudimas yra dalykas, kurį visi ignoruoja, kol neįvyksta nelaimė. Jei siunčiate kažką brangaus, būtinai drauskite. Standartinė atsakomybė pagal CMR konvenciją yra labai ribota (dažniausiai skaičiuojama pagal svorį, o ne vertę). Jei siunčiate kompiuterį, kuris sveria 2 kg, gausite grašius, jei jis bus sugadintas. Papildomas draudimas kainuoja nedaug, bet suteikia ramybę. Aš visada sakau klientams: „Jei negalite sau leisti prarasti šio daikto, drauskite jį“. Tai yra paprasta taisyklė, kuri išgelbėjo ne vieną mano klientą nuo didelių finansinių nuostolių.

Kaip pasirinkti patikimą vežėją?

Rinkoje yra pilna „garažinių“ vežėjų, kurie siūlo pigias paslaugas. Būkite atsargūs. Patikimas vežėjas turi savo transportą, biurą ir aiškias taisykles. Jei svetainė atrodo kaip iš 90-ųjų, o kontaktinis numeris yra tik „WhatsApp“, gerai pagalvokite. Aš visada rekomenduoju pasitikrinti atsiliepimus, bet ne tik „Google“, o ir specializuotuose forumuose. Taip pat svarbu, ar įmonė turi CMR draudimą. Jei jie negali pateikti dokumentų, geriau ieškokite kito varianto. Geriau sumokėti 20 eurų daugiau ir žinoti, kad siunta atvyks, nei rizikuoti viskuo dėl pigumo.

Ar muitinės procedūros vis dar aktualios?

Po „Brexit“ visi tapo labai jautrūs muitinei, bet Vokietija yra ES narė, todėl siuntos keliauja laisvai. Tačiau, jei siunčiate prekes iš ne ES šalių per Vokietiją, gali kilti problemų. Visada įsitikinkite, kad siunčiate prekes, kurios yra ES viduje. Jei siunčiate kažką iš trečiųjų šalių, būtinai turėkite visus pirkimo dokumentus. Muitinė gali sulaikyti siuntą patikrinimui, ir tai gali užtrukti. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas siuntė prekes iš Kinijos per Vokietiją, neturėdamas tinkamų dokumentų. Siunta buvo sulaikyta mėnesiui, kol susitvarkėme popierius. Tai buvo brangi pamoka.

Kaip suplanuoti siuntimą švenčių laikotarpiu?

Kalėdos yra logistikos pragaras. Visi nori siųsti dovanas, o „furos“ yra perpildytos. Jei norite, kad siunta pasiektų artimuosius laiku, siųskite bent prieš tris savaites. Visi vadybininkų pažadai, kad „viskas bus gerai“, šiuo laikotarpiu yra labai optimistiniai. Mes dirbame viršvalandžius, bet fizikos dėsnių neaplenksi – keliai yra užkimšti. Jei siunčiate dovanas, darykite tai anksčiau. Geriau, kad dovana atvyktų savaite anksčiau, nei kad ji vėluotų po švenčių. Tai elementarus planavimas, kurį daugelis pamiršta.

Ar galima siųsti gyvūnus ar augalus?

Niekada, girdite, niekada nesiųskite gyvūnų per paprastus siuntų vežėjus. Tai yra nelegalu ir nehumaniška. Kalbant apie augalus, tai taip pat rizikinga. Augalai gali nušalti, perdžiūti arba tiesiog neatlaikyti kelionės. Jei labai reikia, naudokite specializuotas tarnybas, kurios turi temperatūros kontrolę. Paprasta „fura“ tam nėra pritaikyta. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas bandė siųsti egzotinę gėlę. Ji atvyko į Lietuvą kaip komposto krūva. Nešvaistykite pinigų ir nerizikuokite gyvybėmis ar augalais.

Kaip elgtis, jei siunta atvyko pažeista?

Tai yra blogiausias scenarijus. Jei matote, kad dėžė pažeista, būtinai filmuokite ar fotografuokite prieš ją atidarydami. Tai yra jūsų įrodymas. Jei pasirašysite CMR be pastabų, vėliau bus labai sunku ką nors įrodyti. Visada įrašykite pastabą: „Siunta gauta su pažeista pakuote“. Tai suteikia jums teisę vėliau reikalauti kompensacijos. Mano patirtis rodo, kad jei iškart užfiksuojate problemą, vežėjai reaguoja daug greičiau. Jei tylite, vadinasi, sutinkate, kad viskas tvarkoje. Būkite principingi.

Ar verta naudoti „Express“ paslaugas?

„Express“ paslaugos yra brangios, bet kartais būtinos. Jei siunčiate svarbius dokumentus ar vaistus, tai yra vienintelis kelias. Tačiau atminkite, kad net ir „Express“ paslaugos gali vėluoti dėl oro sąlygų ar techninių gedimų. Niekas negali garantuoti 100% tikslumo. Jei jums reikia siuntos „vakar“, geriau pagalvokite, ar tikrai negalite palaukti. Dažnai „Express“ yra tik marketinginis triukas, o realybėje siunta keliauja tuo pačiu maršrutu kaip ir paprasta siunta. Mokėkite tik tada, kai tai tikrai būtina.

Kaip teisingai užpildyti siuntos deklaraciją?

Deklaracija nėra tik formalumas. Tai dokumentas, pagal kurį vertinama siuntos vertė. Jei nurodysite per mažą vertę, draudimas nemokės pilnos sumos. Jei nurodysite per didelę, gali kilti problemų su mokesčiais. Visada rašykite realią vertę. Tai yra sąžiningumo klausimas. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas bandė „sutaupyti“ nurodydamas mažesnę vertę, o siunta dingo. Draudimas išmokėjo tik tiek, kiek buvo deklaruota. Klientas prarado didelę sumą. Tai buvo labai skaudus, bet pamokantis atvejis.

Ar galima siųsti pavojingus krovinius?

Pavojingi kroviniai (ADR) reikalauja specialaus leidimo ir ženklinimo. Niekada nesiųskite degių medžiagų, chemijos ar baterijų be specialaus ženklinimo. Tai kelia pavojų vairuotojui ir visam kroviniui. Jei „fura“ užsidegs dėl jūsų netinkamai supakuotos baterijos, jūs būsite atsakingas. Tai nėra juokai. Visada pasitarkite su vežėju, ar jie gali vežti tokius krovinius. Jei jie sako „ne“, tai reiškia „ne“. Nereikia ieškoti būdų, kaip apeiti taisykles.

Kaip veikia siuntų konsolidavimas?

Konsolidavimas yra būdas sutaupyti. Jei turite daug mažų siuntų, geriau jas sujungti į vieną didesnę. Tai kainuoja mažiau nei siųsti kiekvieną atskirai. Tačiau tai reikalauja gero planavimo. Jūs turite turėti vietą, kur viską surinkti. Mano patirtis rodo, kad tai geriausiai veikia verslo klientams, bet ir privatūs asmenys gali tuo pasinaudoti, jei siunčia daug daiktų. Svarbiausia – viską gerai supakuoti į vieną didelę dėžę ar ant paletės.

Ar svarbus siuntėjo ir gavėjo adresas?

Tai skamba banaliai, bet klaidos adresuose yra viena dažniausių vėlavimo priežasčių. Visada patikrinkite pašto kodą ir telefono numerį. Vairuotojas neturi laiko ieškoti jūsų namų, jei adresas netikslus. Jei telefonas išjungtas, siunta gali būti grąžinta į terminalą. Mano praktikoje buvo atvejis, kai siunta keliavo atgal į Vokietiją tik todėl, kad buvo klaida telefono numeryje. Tai kainavo papildomus 50 eurų. Būkite atidūs, nes tai yra jūsų pinigai.

Kaip pasirinkti tinkamą siuntų dydį?

Dėžės dydis turi atitikti turinį. Jei dėžė per didelė, daiktai joje „šokinės“. Jei per maža, ji gali plyšti. Visada rinkitės dėžę, kuri yra šiek tiek didesnė už daiktą, kad liktų vietos apsauginiam sluoksniui. Tai yra auksinė taisyklė. Niekada nenaudokite per didelių dėžių, nes jos yra neefektyvios ir brangesnės. Logistikoje erdvė yra pinigai.

Ar galima siųsti asmeninius daiktus be sąrašo?

Jei siunčiate daug daiktų, visada turėkite sąrašą. Tai padeda ir jums, ir muitinei (jei prireiktų), ir vežėjui. Tai parodo, kad esate tvarkingas žmogus. Mano praktikoje buvo atvejis, kai klientas siuntė 10 dėžių asmeninių daiktų be jokio sąrašo. Kai viena dėžė dingo, jis negalėjo pasakyti, kas joje buvo. Tai padarė kompensacijos procesą neįmanomą. Visada turėkite sąrašą, net jei tai tik „drabužiai, knygos, indai“.

Kaip veikia siuntų draudimas nuo vagystės?

Draudimas nuo vagystės yra būtinas, jei siunčiate vertingus daiktus. Tačiau atminkite, kad vagystės „furose“ yra retos, jei vežėjas yra patikimas. Dažniau pasitaiko „dingimai“ dėl netvarkos terminaluose. Visada reikalaukite dokumento, patvirtinančio, kad siunta buvo priimta. Tai yra jūsų pagrindinis įrodymas. Jei nėra popieriaus, nėra ir atsakomybės.

Ar verta naudoti „siuntų taškus“?

Siuntų taškai yra patogūs, bet ne visada tinka didelėms siuntoms. Jei siunčiate kažką didesnio nei batų dėžė, geriau rinkitės pristatymą į namus. Siuntų taškai turi svorio ir dydžio apribojimus. Mano patirtis rodo, kad žmonės dažnai neįvertina savo siuntos dydžio ir tada turi problemų atsiimdami. Būkite realistai.

Kaip elgtis su „skubiomis“ siuntomis?

Skubios siuntos visada kainuoja brangiau. Jei jums reikia kažko „vakar“, pasiruoškite mokėti dvigubai. Tačiau visada paklauskite savęs, ar tai tikrai skubu. Dažnai žmonės panikuoja be reikalo. Mano patirtis rodo, kad 80% „skubių“ siuntų galėtų palaukti dar porą dienų.

Ar svarbu, kokiu metų laiku siunčiate?

Taip, žiema yra sudėtingesnė dėl oro sąlygų. Vasarą problemų kyla dėl karščio (jei siunčiate maistą ar elektroniką). Visada atsižvelkite į orus. Jei siunčiate elektroniką žiemą, leiskite jai „atšilti“ prieš įjungiant. Tai apsaugos nuo kondensato.

Ar verta pasitikėti „pigiais“ vadybininkais?

Pigūs vadybininkai dažnai žada viską, bet nieko negarantuoja. Mano patirtis rodo, kad geriau mokėti rinkos kainą ir gauti kokybišką paslaugą. Pigumas logistikoje visada turi savo kainą – vėlavimą, sugadintus daiktus ar prastą aptarnavimą.

Išvada

Logistika iš Vokietijos į Lietuvą nėra raketų mokslas, bet tai reikalauja dėmesio detalėms. Jei ruošiatės siųsti siuntą, būkite sąžiningi su savimi ir su vežėju. Tinkamas pakavimas, aiškus adresas ir realistiški lūkesčiai yra sėkmės garantas. Per 20 metų supratau vieną dalyką – žmonės, kurie planuoja ir bendrauja, visada gauna geresnį rezultatą. Niekada nebijokite klausti vadybininko, net jei klausimas atrodo kvailas. Geriau paklausti dabar, nei gailėtis vėliau, kai siunta bus kažkur pakeliui ir nieko nebegalėsite pakeisti. Sėkmės siunčiant!