Kaip vyksta biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Vokietiją?

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, o biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Vokietiją vis dar sukelia tiek pat kvailų nesusipratimų, kaip ir prieš dešimtmetį. Žmonės galvoja, kad tai tiesiog įkrauti dėžes į sunkvežimį ir važiuoti, bet realybėje tai yra daug sudėtingesnis procesas, ypatingai kai kalbame apie tarptautinius pervežimus. Vokietija yra griežta šalis, ten viskas turi būti tvarkingai suformuluota ir dokumentuota, kitaip galite likti be daiktų sienoje arba gauti baisias baudas. Šiame straipsnyje (tai yra, šiame tekste) bandysiu papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių gražiųjų žodžių ir rinkodaros šlamšto, tiesiog taip, kaip yra.

Pradinis chaosas ir planavimas

Kada geriausia pradėti rinkis pervežėją?

Nebūkite naivūs ir laukite paskutinės minutės. Geriausia tai daryti mažiausiai mėnesį iki planuojamo įsikraustymo, o jei kalbame apie didelius biurus, tai dar anksčiau. Reikia laiko, kad išsiųstume komisiją, įvertintume tūrį ir paruoštume įkrovos grafiką. Vakar vienas klientas skambino ir sakė, kad reikia viską išvežti rytoj, tai aš tiesiog padėjau ragelį. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Vokietiją nėra kaip picos užsakymas, tai reikalauja logistikos.

Ar būtina atlikti apžiūrą vietoje?

Be abejo. Negaliu suprasti tų firmų, kurios duoda kainas el. paštu bevažiavęs pas klientą. Nuotraukos visada meluoja – ten gali būti per aukštos lubos ar per siauri koridoriai, kurių neįmanoma įveikti su standartine lifta. Vieną kartą važiavome į Kauną, o ten liftas neveikė jau mėnesį, ir niekas nepaminėjo to. Teko nešti per 4 aukštus rankomis. Taigi, apžiūra privaloma, kad išvengtume nemalonumų.

Ką daryti su vertimu ir inventoriumi?

Turite turėti detalių sąrašą. Ne „stalai, kėdės“, o „4 biuro stalai 180x80, 10 kėdžių „Herman Miller“ ir t.t.“. Jei nežinote, ką turite, mes padėsime tai suskaičiuoti apžiūros metu. Be to, svarbu žinoti, ar dalykai yra jūsų nuosavybė, ar juos nuomojate, nes kartais reikia specialių leidimų išvežti techniką iš nuomos punkto.

Kainodara ir sutartys

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Viskas priklauso nuo tūrio, atstumo ir, svarbiausia, vietos Vokietijoje. Įsikraustyti į Berlyno centrą yra kur kas brangiau nei į kokį nors mažą miestelį prie Bavarijos, ten kur sunkiau privažiuoti sunkvežimiui. Taip pat įeina pakavimo medžiagos, darbo valandos ir degalai. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Vokietiją kainuoja ne tik už važiavimą, bet ir už mūsų nervus.

Ar kaina gali pasikeisti procese metu?

Gali, ir tai dažnai įvyksta dėl kliento kaltės. Pavyzdžiui, jei pareiškėte, kad turite 10 dėžių, o jų išsėdo 50, arba jei vokiečių pusėje neleidžia stovėti sunkvežimiui arti įėjimo ir tenka naudoti ilgesnį konvejerį. Tada valandinis tarifas pridedamas prie sumos. Stengiamės įspėti iš anksto, bet kartais situacijos valdo mus.

Kokios mokėjimo sąlygos paprastai būna?

Standartiškai reikalaujame avanso, kuris dengia pakavimo medžiagas ir rezervaciją, o likusią dalį – atlikus darbą. Esu patikęs tik keliems klientams mokėti po pristatymo, nes buvau jau apgautas. Vienas įmonės vadovas tiesiog neatsiliepė į skambučius po to, kai atvežėme viską į Miuncheną. Taigi, sutartis ir avansas – tai tavo draugas.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įeina, bet tik bazinis. Jis dažniausiai dengia tik kelis eurus už kilogramą, kas nebūtina padengs brangų serverį ar meno kūrinį. Jei turite brangios technikos, reikia papildomo draudimo. Nerekomenduoju taupyti ant šito dalyko, nes Vokietijoje kelių eismo taisykės yra griežtos, ir nenumatytaų atsitikimų visada įvyksta.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelyje?

Būtinas TIR karnetas (jei naudojama), vairuotojo darbo laiko apskaitos įranga, transportavimo sutartis ir, svarbiausia, krovinio manifestas. Be to, jei pervežate techniką, reikės serialinių numerių sąrašo. Vokietijos pareigūnai mėgsta viską patikrinti, todėl dokumentai turi būti idealiai tvarkingi.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius Vokietijoje?

Jei pervežate įrangą savo padaliniui (t.y., tas pats juridinis asmuo), tai tai laikoma vidine operacija ir PVM neturi būti mokamas (jei pateikiate teisingus dokumentus). Jei parduodate arba perduodate kitai įmonei, tai gali kilti PVM klausimų. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Vokietiją dažnai sukelia galvos skausmus apskaitininkams dėl šių niuansų.

Ką daryti, jei sustabdo muitinė?

Nieko nedaryk, tik laukėk. Mūsų vairuotojai yra pripratę prie šito, jie turi visus kontaktus. Kartais reikia papildomai parodyti inventoriaus sąrašą arba paaiškinti, kad tai ne prekybinis krovinys, o perkraustymas. Blogiausia, kai klientas pasako „nežinau“ į klausimą „kas yra šioje dėžėje“. Geriau viską užrašyti iš anksto.

Ar reikia specialių leidimų elektrinei įrangai?

Jei pervežate daug elektronikos (serveriai, kompiuteriai), gali būti reikalingas WEEE dokumentas arba deklaracija, kad tai nėra atliekos. Vokietija labai griežtai žiūri į aplinkosaugą. Nesenai girdėjau istoriją, kad vienai firmai neleido įvežti senų spausdintuvų, nes neturėjo atliekų kodų. Tai tikrai nepatogu, bet teisingai.

Techninė pusė ir pakavimas

Ar jūs supakuodate viską patys?

Galime supakuoti viską, o tai reiškia, kad mes atvežiame dėžes, burbuliukus, lipdukus ir juos užklijuojame. Tai yra saugiau, nes mūsų darbuotojai žino, kaip padėti sunkų monitorių, kad jis nenukristų. Jei norite taupyti ir pakuo patys, tik pažymėkite kiekvieną dėžę, nes kitaip iškraunant bus chaosas.

Ką daryti su serveriais ir duomenų centrais?

Tai yra jautriausia dalis. Serverius reikia išjungti ir (labai svarbu!) pažymėti laidus, kad vėliau būtų galima viską greitai prijungti atgal. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Vokietiją dažnai apima ir IT infrastruktūros perkėlimą, bet mes neesame IT specialistai, todėl rekomenduoju turėti savo žmogų, kuris prižiūri išjungimą ir įjungimą.

Ar galima pervežti seifus?

Galima, bet tai brangu ir sudėtinga. Pirmiausia reikia ištuštinti seifą. Antra, jei jis yra pritvirtintas prie sienos ar grindų, reikės jo atitvirtinti. Vieną kartą teko išmontuoti grindis, kad ištrauktume tonos svorio seifą. Už tokias paslaugas imamas papildomas mokestis, nes tai nebe įprastas krovinių pervežimas.

Kaip elgtis su pavojingais šiukšlėmis?

Tonerius, aliejus, chemikalus – tai negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumi. Reikia specialių indų ir etikečių. Vokietijos pareigūnai gali bausti už netinkamą pavojingų medžiagų pervežimą. Geriau juos likviduoti čia, Lietuvoje, o ne vežti per sieną.

Vokietijos specifika ir iškrovimas

Ar sunku vairuoti Vokietijoje?

Lietuviai vairuotojai yra patyrę, tačiau Vokietijoje yra daug greitkelių ir griežtų taisyklių. Be to, miestuose, pavyzdžiui, Frankfurte ar Hamurge, yra daug „žaliųjų zonų“, kur negalivažiuoti sunkvežimiu be specialaus leidimo. Reikia labai gerai išstudijuoti maršrutą, kad nenuvažiuotum į uždarą gatvę.

Kas jei naujasis biuras dar ne paruoštas?

Tai yra klasika. Atvykstame, o ten dar statybininkiai dažo sienas arba nėra elektros. Tada mūsų vairuotojai turi laukti, o laukimas – tai pinigai. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Vokietiją turi būti sinchronizuotas su pastato davėju, kitaip mokėsite stovėjimo mokesčius mums.

Ar reikia leidimo stovėti prie įėjimo?

Be abejo. Vokietijoje viskas yra tvarkoma pagal tvarką. Jei užimsite vietą skirtą lengviesiems automobiliams arba taksi, greitai atvyks policija arba stovėjimo kontrolė. Reikia iš anksto susitarti dėl laikino stovėjimo leidimo (Erlaubnis), ypač jei perkraustote centriniame mieste rajone.

Kiek laiko užtrunka iškrovimas?

Priklauso nuo lifto. Jei liftas didelis ir greitas, tai viskas nueina greitai. Jei ten mažas liftas ir kiekviena dėžė turi tilpti tik įžiūrėta, tai tai užtrunka amžinybę. Esu matęs biurus, kur iškrovimas truko dvi dietas vien dėl blogai suplanuotos logistikos pastate.

Ar vokiečiai padeda iškraunant?

Paprastai ne, jie tik stebi ir tikrina, ar nenukrenta jų daiktai. Kartais vietiniai darbuotojai padeda paimti dėžes į savo kabinetas, bet ne fizinį sunkų darbą. Mūsų komanda atsiskaito už visą fizinę veiklą, taip kad jums nereikia nieko daryti.

Problemos ir nesklandumai

Kas daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Tai retai nutinka, jei viskas į properly supakuota. Bet jei nutiko, reikia nedelsiant pranešti vairuotojui ir užpildyti defekto aktą. Nefotografuokite tik, o parašykite. Be raštiško akto draudimas neatsiskaitys. Vieną kartą klientas skambino po mėnesio, kad pasidarė įbrėžimas stalą, tai mes negalėjome nieko padaryti.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dalis kalba, dalis ne, bet mūsų dispečeriai visada pasiekiami telefonu ir gali išversti. Tačiau bendravimas su vietinėmis saugumo tarnybomis arba policija dažniausiai vyksta angliškai arba rusiškai. Kalbos barjeras retai kada būna didelė problema, nes mes jau esam įpratę.

Kas jei dėžės dingsta?

Dingsta labai retai, nes sunkvežimiai yra užrakinti ir sekami GPS. Bet jei dingo, vėl gi, viskas priklauso nuo draudimo. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Vokietiją yra saugus procesas, jei pasirinksite patikimą partnerį. Geriau pasirinkti brangesnį, bet patikimesnį, nei ieškoti pigiausiųjų portaluose.

Ar galima veži asmeninius daiktus?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama mišriuose kroviniuose. Jei vairuotojas bus sulaikytas ir rasi asmeninių daiktų be deklaracijos, gali būti problemų su muitine. Geriau veži tik tai, kas priklauso įmonei.

Ką daryti su liekančiais šiukšlėmis?

Mes galime išvežti ir šiukšles, bet tai papildomas paslaugų užsakymas. Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra labai brangu (yra specifinės konteinerinės sistemos), todėl geriau išmesti čia, arba susitarti dėl šiukšlių išvežimo su naujojo biuro administratoriumi.

Kaip elgtis su automobiliais, jei juos pervežame?

Jei reikia pervežti įmonės automobilius, tai tai jau kita kategorija (autopervežimas). Jie turi būti užregistruoti atskirai. Negalima tiesiog užveži automobilio biuro dėžėse, tai nelegalu.

Ar galima užsisakyti sandėliavimą prieš iškraunant?

Taip, jei naujasis biuras dar ne paruoštas, mes galime padėti daiktus pas mus arba partnerių sandėliuose Vokietijoje trumpam laikui. Tai kainuoja, bet sutaupo nervus, kai reikia išsikraustyti iš senojo, o į naująjį negali.

Kas nutinka su baldais, jei netilpina į duris?

Tada juos reikia išmontuoti. Mūsų meistrai turi su savim įrankius, todėl galima išsukti stalą ar spintelę, pernešti dalimis ir vėl surinkti. Tai daroma papildomai už mokestį, bet tai dažnas dalykas senose pastatuose.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, jei užmokestis tinkamas. Vokietijoje darbuotojų poilsis yra šventas, todėl jei reikia iškrauti sekmadienį, reikia mokėti už viršvalandžius ir papildomus mokesčius vairuotojams. Biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Vokietiją savaitgaliais yra brangiausias variantas.

Ką daryti, jei vairuotojas susirgo?

Mes turime atsarginių vairuotojų arba galime perduoti krovinį kitiems. Esu matęs, kai mažos firmos tiesi palieka krovinį pusiaukelėje, nes vairuotojas susirgo. Pas mus tokios situacijos negali būti, mes atsakingi.

Kaip patikrinti įmonės patikimumą?

Pažiūrėkite reitingus, Klauskite draugų, patikrinkite, ar jie turi realų sandėlį, o ne tik virtualų biurą. Jei kaina per žema, tai greičiausiai jums niekas neatsakys į telefoną, kai bus bėda.

Baigiamieji žodžiai

Viskas sužiūrėjus, biuro perkraustymo paslaugų užsakymas į Vokietiją nėra kokios nors kosminės technikos, bet jis reikalauja kantrybės ir detalių planavimo. Nepriklausomai nuo to, ar tai nedidelis start-up’as, ar didelė korporacija, klaidos daromos tose pačiose vietose – dokumentuose ir pakavime. Jei pasiruošę ir turite gerą partnerį, viskas vyks sklandžiai, nors ir su nedideliais nukrypimais nuo grafiko. Sėkmės susirandant tinkamą žmones šiam darbui.