Greitos ir saugios transporto paslaugos biurui iš Vokietijos: tiesa be reklamų

Dirbu pervežimų srityje jau beveik dvidešimt trejus metus, per tą laiką matydavau viską – nuklydusius sunkvežimius Karelijos kalnuose iki tų, kurie tiesiog „dingo“ Vokietijos autostradose jeigu ne dėl techninių gedimų, tai dėl keistų užsiėmimų vairuotojų. Klientas dažnai užduoda vieną ir tą patį klausimą – kodėl taip sudėtinga? Iš tiesų, jeigu žinote, kur užsukti ir ką klausti, greitos ir saugios transporto paslaugos biurui iš Vokietijos yra visiškai įgyvendinamos be didesnio streso. Tačiau čia ne apie idealų pasaulį, o apie tai, kaip tai vyksta iš tiesų – su vėlavimais, nukrypimais nuo maršruto ir tam tikrais niuansais, kuriuos reikia žinoti, kad nenukristumėte nuo kėdės, kai vairuotojas praneš apie problemą. Čia jūsų vadovas, kaip išgyventi tą procesą.

Kaip viskas prasideda ir kaip neapsirikti su sutartimis

Kaip greitai galima susitarti dėl pervežimo?

Viskas priklauso nuo to, ką tiksliai pervežiate. Jei tai tik kelios dėžės su dokumentais, susitarti galima per vieną telefoną ar žinutę, bet jei keičiate visą biurą su didele baldų dalimi, ten reikia planavimo. Dažnai įmonės taip pat nori greitų transporto paslaugų iš Vokietijos, tačiau pamiršta, kad tą greitį reikia pirmiausia užtikrinti savo įmonės viduje. Viskas prasideda nuo gerai sudaryto krovinio sąrašo ( packing list), be jo neinis nė vienas normalus brokeris.

Ar brangu yra užsisakyti ekspresinį pervežimą?

Ekspresas visada kainuoja, ir tai ne dėl to, kad mes norime uždirbti daugiau, o dėl to, kad tenka išgabentą mašiną siųst specialiai tam jums, vieną važiavimą. Įsivaizduokite – vairuotojas Atėnuose, o jums reikia kelti dalykus iš Miuncheno jau rytoj. Tai atsieina tiesiogiai į kuro sąnaudas ir tuos kelius, kuris vairuotojas važiuos tuščias atgal. Taigi, taip, iš Vokietijos biurui atvežti ekspresu bus brangiau, bet kartais tai vienintelis išsigelbėjimas, kai spaudžia terminai.

Ką daryti, jei sutartyje parašyta viena, o realiai kaina kitokia?

Čia pasitaiko dažnai, ypač jeigu dirbate su tarpininkais, o ne tiesiogiu vežėju. Visada tikrinkite, ar sutartyje nėra punkto apie „papildomus krovos darbus“ arba „kelionės išlaidas po valandų“. Turiu omenyje, kai vairuotojas atvyksta, pasako, kad negali užvažiuoti prie pat durų, reikia nešti 200 metrų, o tai jau nebeįskaičiuota. Geriausia viską išsiaiškinti anksčiau, raštu.

Ar reikia mokėti užsakymo avansą?

Dauguma patikimų bendrovių dirba be avanso, ypač jeigu turite įtaką arba ilgesnį bendradarbiavimo istoriją, bet jei kreipiatės prie tarpininkų iš kitų šalių, gali būti reikalaujama 30-50 procentų pre-numatyto mokėjimo. Asmeniškai aš visada patariu saugotis – jei kas prašo permokėti visą sumą iš karto į atsitiktinę sąskaitą, tai tikra signalas, kad ko nors čia negerai.

Biuro įranga ir technika: kaip tai vyksta iš vidaus

Ar saugu patikėti brangius serverius vežėjams?

Klausimas yra ne tiek apie tai, ar saugu, kiek apie tai, kaip tai supakuota. Aš mačiau situaciją, kai įmonėje padavė serverius, papuoštus vien tik plastikine plėvele (burbulu), neįdėta į jokias dėžes – tiesiog ant grindų sunkvežimyje. Žinoma, po to buvo dideli nesklandumai. Jeigu kalbame apie saugias transporto paslaugas, tai Jūsų įmonės pareiga – užtikrinti, kad dėžės yra tvirtos viduje.

Kaip elgtis su biuro stalais ir kompiuterių stalviršiais?

Stalai yra daiktas, kurį lengviau subraižyti negu sugadinti kompiuterį. Geriausias būdas – išsukti kojas ir uždėti viena ant kitos, uždengiant storu stalu arba gofruota kartonu. Vairuotojai dažnai tingi rūpintis tokiu smulkiu pakavimu, jie tiesiog nori užkrauti ir važiuoti. Taigi, arba pasirūpinkite tai patys, arba bendžia su pakavimo komanda, kas daroma prieš užsakant mašiną.

Ar imate vežti asmeninius daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai – taip, bet tai didelė rizika. Jei įsirasysite į tą patį furgoną savo šaldytuvą ar dviratį, muitinėje gali kilti nesklandumų, jei bus rimta kontrolė. Biuro krovinių pervežimas yra vykdomas kaip komercinė operacija, o omeniški dalykai gali būti įvertinti kitaip. Aš asmeniškai nerekomenduoju maišyti, nebent tai yra smulkūs asmeniniai daiktai, susieti su darbu (pvz., nešiojami kompiuteriai).

Kas nutinka, jei biuro technika (t.y. spausdintuvai) sulūžta kelyje?

Čia reikia žiūrėti į draudimą. CMR draudimas, kurį turi vairuotojas, dažnai nedengia vidinės įrangos gedimų dėl blogo pakavimo (pvz., jei spausdintuvas nukrito, nes vairuotojas staigiai stabdė). Jei jums svarbi biuro technika, verta pasidomėti papildomu draudimu arba klausti mūsų apie ypatingą žymėjimą „Silpnai / Lengvai sužeidžiama“.

Dokumentų chaosas ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia paruošti iš karto?

Būtinai reikia prekių-sąskaitos (invoice), kuri nurodo tikslų kiekį, svorį ir vertę. Be to, jei pervežate naudotą techniką, reikia senų sąskaitų arba kitų įrodymų. Be dokumentų iš Vokietijos nebeišvažiuosite nuo sandėlio, nes ten viskas labai tvarkinga – vokiečiai tam, kas susiję su popieriais, yra labai griežti.

Ar dažnai kyla sunkumų Muitinės punktuose?

Jei dokumentai tvarki, tai niekada. Jei parašote, kad pervežate „baldus“, o iš tikrųjų furgonas pilnas alkoholio, tai aišku, bus problema. (O tiksliau sakant, neseniai buvo atvejis, kai klientas parašė, kad tai „biuro reikmenys“, o ten buvo naudoti automobilių padangos – tai buvo ilga diskusija). Gerkite dokumentus taip pat atidžiai kaip ir pinigus.

Kas jei neteisingai nurodžiau svorį sąskaitoje?

Vokietijoje dauguma furgonų turi svarsčius pakrovimo vietoje, o jūsų svoris gali būti patikrintas prieš pat išvykimo arba Lietuvoos atvykus. Jei skirtumas didelis, gali būti bauda arba reikalavimas papildomai sumokėti už viršytą toną. Geriau priduoti daugiau negu mažiau, nustatyti realų svorį padėti vairuotojui.

Ar reikalingas EX-1 dokumentas?

Jei vežate iš ES į ES (pvz., iš Vokietijos į Lietuvą), tai EX-1 nereikalingas, tai vėliau vykdoma vidinės prekybos procedūra (bendros pajamos deklaravimas vėliau). Bet jei jūsų krovinys keliauja toliau į Šveicariją arba Norvegiją, tuomet be EX-1 neina nieko padaryti. Dažnai klientai su tuo painioja, nors Lietuva ir Vokietija yra toje pačioje erdvėje.

Laikas, maršrutai ir vairuotojų gyvenimas (realybė)

Kiek laiko paprastai užtrunka važiuoti iš Berlyno?

Idealiu atveju – 10-12 valandų iki Vilniaus, tačiau reikia prisimti apie poilsio laikus. Vairuotojas negali važiuoti 4 valandas be sustojimo. Be to, Vokietijos autostradose (Autobahn) dažnai būna eismo įvykių arba remonto darbų. Jei reklamavote greitas transporto paslaugas biurui tai suvokite, kad „greitai“ reiškia 24-48 valandas, o ne 4 valandas kaip lėktuvas.

Kodėl vairuotojas negali paskambinti iš karto, kai atvyksta?

Ką jums sakiau? Vairuotojai dažnai dirba pagal griežtą grafiką ir turi poilsio laiką. Jei jis atvyksta 3 valandą ryto, jis turi teisę miegoti iki 7-8 valandos ryto. Nesigėdykite juos pašaukti tikrai, nes jie turi savo poilsio režimą, kurį reguliuoja tachografas. Suvaldykite emocijas, jei jis atėjo, bet nedirba.

Ar galima užsisakyti pervežimą savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Tiesa sakant, dauguma Vokietijos įmonių (lenktyniniai savaitgaliai), pavyzdžiui, didieji sandėliai, nedirba šeštadieniais ar sekmadieniais. Jei norite, kad vairuotojas užpildytų furgoną sekmadienį, reikia iš anksto susitarti su sandėlininku, kad jis būtų pasiruošęs duoti ključus.

Kas daro, jei mašina sugenda kelyje?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Esu mačiau, kaip vairuotojų traktorius (takra) nusiuntinėjo, o krovinys liko stovi viduje. Mūsų pareiga – tada rasti kitą mašiną arba įsitraukti (pavaduoti). Tai gali šiek tiek prailginti laiką, bet normalios bendrovės tuo pasirūpina be jūsų įsikišimo arba su minimaliu stresu.

Kainos, pinigai ir niekas nežino kas vyksta tiksliai

Nuo ko priklauso galutinė kaina?

Pagrindinis dalykas – svoris ir atstumas. Bet taip pat reikia atsižvelgti į tai, ar reikia įrenginio su keltuvu (tail lift), ar reikia įvežti į miesto centrą, kur yra uždarų zonų. Jei įmonė kalba apie biurui iš Vokietijos, tai dažnai reiškia, kad reikia važiuoti į miestą, kur reikia papildomų leidimų arba mokesčių užvažiavimui.

Ar kainuoja daugiau už pakavimą?

Tai priklauso nuo tai, ką suprantate po pakavimu. Jei mes tiesiog uždengime kilimėliu tai pigu, bet jei reikia demontuoti baldus, uždėti į dėžes, užklijuoti juostas – tai reikia aukščiau kvalifikuotos darbo jėgos. Daugelis klientų mano, kad pakavimas yra nemokamas priedas, bet jis taip pat kainuoja tam tikrą pinigų sumą.

Ar galima susiderėti dėl kainos?

Galite bandyti, bet jei kuro kainos lėtai leidžiasi, tai mes panašu ir taip žemai kainuoja. Tačiau, jei turite reguliarius siuntas, visada galima susikalbėti apie „pamainą“ (nuolaidą). Tiesiog nedarykite to iš karto prieš pat užsakymą, geriau susitarti apie ilgalaikės partnerystės sąlygas.

Kodėl kaina gali pasikeisti po to, kai jums matome krovinį?

Kartais klientas sako: „Aš turiu 3 dėžes“, o iš tikrųjų tai 10 dėžių, po 50 kg kiekviena. Arba sako: „Tai vienas stalas“, o tai yra 3 metrų ilgio conferencijos stalas, kurio reikia specialiai vežti. Tokiems atvejams reikia keisti mašiną arba planą, o tai keis ir kainą. Nenuvilkite mus su netiksliais duomenimis pradžioje.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Mano patirtis sako, kad ne. Jei kažkas siūlo pervežimą už pusę mažiau nei rinka, tai arba pas jūs trūksta kuro, arba tai – „balta“ firma be jokio draudimo. Išsaugokite nervus, sumokėkite šiek tiek daugiau, bet būkite tikri, kad krovinys atvyks.

Problemų sprendimas ir realios situacijos (kaip neprarasti galvos)

Kas daryti, jei vairuotojas prarado raktus?

Tai atsitiko, panašu, tik prieš mėnesį. Vairuotojas pavogė? Ne, tiesiog pamiršo kavinėje. Mes turėjome skubiai skambinti pagalbai arba siųsti atsarginius raktus. Tai nebuvo mūsų kaltė, bet mes padėjome išspręsti problemą pagal galimybes. Jei tokia situacija įvyksta, būkite kantrūs, nes tai nelengva situacija.

Ar imkite atsakomybę už daiktus, jei jie dingo?

Taip, jeigu yra CMR draudimas (įprastas draudimas), tai jis apima dingstį arba dalinį pažeidimą iki 8,33 SDR vienam kilogramui. Bet jei dingsta biuro kompiuteris, kuris svorio 5 kg, tai kompensacija bus nedidelė, palyginti su jo verte. Čia vėl reikia susirūpinti papildomu draudimu brangiems dalykams.

Kokios blogiausios situacijos, kurias mačiau pervežant biurus?

Buvo atvejis, kai vairuotojas įvažiavo į požemini garažą per aukštai (nesužinojo limito) ir nuplėšė furgono stogą su visais biuro stalais. Tie stalai, žinoma, nebuvo jų geriausia diena. Užtat sandėlininkas vos nešoko iš džiaugsmo, kad galėjo susigrąžinti tuos sugadintus baldus, o mes turėjome viską išspręsti draudimo keliu.

Kodėl rekomenduoju nedėti dėžių su popieriais į apačią?

Popierius yra sunkus, o po juo gali būti trapi dalykai. Jeigu ant viršaus uždėsite sunkų spausdintuvą, popierius gali susiplyšti arba susiraukyti tiesiog kelio metu dėl vibracijos. Supilkite sunkiausius dalykus į apačią, tačiau užtikrinkite, kad jie nesueina į kitus dalykus.

Kaip elgtis su vokišku firmų užsakymais, kurie nekalba anglų kalba?

Tai yra didelė problema, ypač mažose šeimų firmose. Vokietijos dalys, kur ne visi kalba užsienio kalbą, gali sukelti nemažai nusivylimų. Aš dažnai turiu padėti vertti arba paaiškinti, kas vyksta. Jei nežinote vokiškai, raskite pervežėją, kuris turi vietinių kontaktų ir gali kalbėti vokiškai (kaip mes, tiesiog).

Ar galite susitvarkyti su dideliu biuro kroviniu viena diena?

Techniškai – taip, jei turime pakankamai vyrų, tai įmanoma padaryti per vieną darbo dieną (bet tikrai su naktiniu darbu, jei reikia). Tačiau praktiškai geriau palikti šiek tiek rezervo, kad niekas išsiblaškytų ir nepraradų dėmesio. Paskubėjimas dažnai sukelia žalingų padarinių (sugadinti daiktai).

Apibendrinant: ką reikia žinoti pabaigoje

Pagaliau pabaigai. Turėtumėte jau suprasti, kad nors greitos ir saugios transporto paslaugos biurui iš Vokietijos skamba kaip kažkas paprasto, už tai slypi daug detalių. Nepamirškite, kad pagrindinis dalykas yra ne kaina, o ramybė ir tikslumas. Pasirūpinkite dokumentais ir pakavimu iš anksto, ir tada vairuotojai nebus nustebs, ką atveža. Jeigu jums reikia patikimo partnerio, kuris nežino tik idealų tekstą iš vadovėlių, o iš tikrųjų, drąsiai kreipkitės – padarysime viską, kad biuras pasikrautų kuo sklandžiau.