Biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją: patyrusio logisto tiesus apyvalkalas

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir mačiau viską – nuo puspelnio spintelių iki didžiulių korporacinių presikėlimų, kai tekdavo iškęsti šimtus dėžių. Žmonės visada klausia vienas dalyko, kaip padaryti, kad būtų pigu, bet vežtų ne su „kibirkštimi“ (tokia sena vokiška technologija, žinot). Biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją yra realus dalykas, jeigu žinai, kur reikia spausti, o kur – ne. Čia nėra raketų mokslas, bet dažnai klystame dėl paprastų dalykų, tokių kaip netinkamas pakavimas arba klaidingai nurodytas adresas Berlyne, kur vairuotojas gali prasukti valandas. Susitarkime, kad štai štai viskas vyksta taip, kaip aš pasakysiu – tiesiai, be gailesčio, bet su patirtimi.

Bendri klausimai ir biudžeto planavimas

Kiek maždaug kainuoja biuro persikraustymas į Vokietiją?

Žinoma, klausiate apie pinigus iš karto. Čia sunku pasakyti tiksliai, nes viskas priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Jei tai tik keletas stalų ir kompiuterių, gali susikainuoti ir tūkstantis eurų, o jei judinate visą įmonę, skaičiai svyruoja. Biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją dažnai apima dalinių krovinių surinkimą, t.y. mes dedame jūsų dėžes prie kitų klientų. Taip sutaupote 30-40 proc., bet trukmė padidėja, nes reikia suderinti maršrutus su keliais adresais Miunchene ar Hamburge.

Ar galima gauti fiksuotą kainą iš karto?

Galima, bet ji dažnai būna padidinta. Kodėl? Todėl, kad jei aš jums dabar parašiau 1500 eurų, o vėliau paaiškėtų, kad turite seifą, sveriantį 300 kilogramų, arba penktas aštas nebeveikia liftas, aš prarandu pinigus. Geriau padaryti apytikrį įvertinimą, o galutinę sumą patvirtinti, kai pamatome, ką reikia krauti. Taččiau, jeigu viską tiksliai išmatuosite ir pateiksite sąrašą, kainą užfiksuosime be problemų.

Kokiais transporto priemonėmis vyksta pervežimas?

Daugeliu atveju tai „keltuvai“ su užtvara arba 3,5–5 tonų sunkvežimiai. Jei reikia biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją įgyvendinti dideliam biurui, tai naudojame 20 pėdų konteinerius arba pilnavidurius sunkvežimius. Svarbiausia yra tai, kad mašina turi būti su „liftu“ (hidrauline kėdė), kitaip vairuotojai tiesiog atsisaks krauti sunkių dėžių į trečią aukštą be lifto, ir tegul jūs bandysite juos įnešti rankomis.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Standartinis atvykimas į Vokietiją trunka 1-2 dienas, priklausomai nuo miesto. Jei važiuojame į pietus, prie Miuncheno, tai gali užtrukti ilgiau dėl eismo. Pati pakavimo dalis Lietuvoje užtrunka nuo 4 iki 8 valandų, priklausomai nuo to, ar parengėte dėžes, ar ne. Geriausia planuoti persikraustymą į penktadienį, kad savaitgalį Vokietijoje spėtumėte iškrauti, jei įvykti nedideli nesklandumai su muitine ( nors dažniausiai tai būna be problemų).

Ar verta rinktis brangesnę firmą?

Žinau, kad skamba keistai, kai aš sakau, kad taip. Bet yra firmų, kurios dirba „pabarstui“ – jie ateina, suardo viską, o paskui dingsta. Dvidešimt metų patirtis rodo, kad pigiausias variantas paprastai baigiasi brangiausiu remontu. Gera firma turi draudimą, sutartis ir profesionalius vairuotojus. Biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją ne reiškia, kad reikia rinktis pačius pigiausius „vargšius“ iš skelbimų.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada turite dirbti kartu su mumis. Parengkite dėžes patys, išmontuokite baldus, jei mokate. Jei vairuotojas laukia, kol jūs paskutinę minutę rinkote popierius, laikmatis suka. Taip pat galima derėtis dėl grafiko – jei mes galime jūsų imti tada, kai mums tinka tuščias grįžimas, galiu numesti kainą. Tai vadinasi „backload“, ir tai vienas geriausių būdų taupyti.

Ar kainuoja papildomai pakavimo medžiagos?

Įprastai taip, dėžės kainuoja. Bet jei sutariate su „biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją“ paketu, kartais į kainą įeina ir dėžių nuoma. Viskas priklauso nuo to, ar jas gražinate (jei jos neturi jūsų logo), ar ne. Kartais klientai sako, kad dėžės per brangios, bet tada pakoja į senas „Lietuvos spaudos“ dėžes, kurios tiesiog suyra pakrovimo metu.

Kaip apskaičiuojamas kubatūros tūris?

Labai paprastai – aš klausiu, kiek yra stalų, spintų, dėžių. Vienas stalas – tai maždaug 1 m3. Didelė „L“ formos spinta – 2-3 m3. Žinoma, aš galiu suklysti, todėl geriau, jei atsiunčiate nuotraukas arba važiuoju į apžiūrą. Buvo atvejų, kai klientas sako „turime nedaug dalykų“, o ten pilnas sandėlys. Tada kaina natūraliai šokteli.

Ar galima sujungti kelis biurus į vieną reisą?

Žinoma, tai būtent tas būdas, kaip padaryti biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją. Jei tarkime, vienam klientui reikia vežti į Hamburgą, kitam į Berlyną, o jūs būtent pakelyje, mes įtraukiame jūsų krovinią. Taip mums nereikia važiuoti tuščia mašina, o jums mokėti už pilną kuro sąnaudų sumą.

Kokios mokėjimo sąlygos paprastai būna?

Standartas – 50 proc. avanso sutarties pasirašymo metu, likę 50 proc. – pristatymo vietoje arba prieš išsiuntimą. Su ilgalaikiais partneriais dirbame ir su atidėtu mokėjimu (pvz., 30 dienų sąskaita faktūra), bet tik tiek, jei jau turime istorijos. Nenoriu, kad kas nors nusimanytų užsidirbti nemokamų vežimų.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia tur�ti persikraustant į Vokietiją?

Būtina CMR krovinio kvitas ir sandorio sutartis. Jei krovinys vertingesnis nei 3000 eurų (arba pagal sutartį), reikalingas draudimo polisas. Vokietijoje muitinė (Zoll) gali sustabdyti net ir ES vidinio prekių judėjimo atveju, jei atrodo įtartai. Reikia turėti inventoriaus sąrašą vokiškai arba angliškai, kitaip gali tekti mokėti baudą už dokumentų nebuvimą.

Ar reikia mokėti PVM arba muitus?

Jei persikraustote įregistravęs įmonę Vokietijoje (Gewerbeanmeldung), tai tai yra ES vidinė prekyba, muitų nėra. PVM (MwSt) taikomas pagal atvirkštinį apmokestinimą (Reverse Charge), t.y. jūs nesumokėte mums PVM, jei pateikite savo PVM mokėtojo kodą. Jei ne, turiu pridėti lietuvišką PVM (21 proc.), nebent taikoma mokesčių lengvata. (Čia aš šiek tiek painioju, bet paprastai taip yra).

Kas daryti, jei Vokietijoje sustabdo muitinė?

Nepanikuoti. Pirmiausia išsiunčiame vairuotojui dokumentus el. paštu. Dažniausiai sustabdo dėl to, kad krovinio deklaracija neatitinka realybės. Vieną kartą mus sustabdė, nes sąraše buvo parašyta „baldai“, o viduje buvo įranga (kompiuteriai). Vokietai yra labai tikslūs. Jei trūksta dokumentų, gali tekti laukti iki ryto, o tai kainuoja laiką – ir pinigus.

Ar reikia vokiško inventoriaus sąrašo?

Labai rekomenduoju. Mūsų vairuotojai kalba angliškai, bet muitininkai Miunchene arba Frankfurte mėgsta vokiškus kalbėti. Jei sąraše parašyta „Office supplies“, jie gali užduoti klausimų. Tikslius apibūdinimai, pvz., „3 Schreibtische aus Holz“, išvengia nesusipratimų. Biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją gali tapti brangus, jei dėl blogų dokumentų teks šaukti tarptautinį brokerį.

Kaip elgtis su asmeniniais daiktais?

Kartais darbuotojai bando prismukti savo asmenines kuokutes ar dviračius. Negalima. Tą reikia deklaruoti atskirai. Jei vairuotojas randa tokio dalyko, jis gali atsisakyti vežti arba mums gresiant bauda. Geriausia pasakyti darbuotojams, kad asmeninius daiktus vežia patys savo automobiliais, o ne mūsų krovininėje.

Ar reikia pranešti apie persikraustymą iš anksto Vokietijoje?

Jeigu įsirengiate patalpas, taip, reikia susitarti dėl lifto rezervacijos (Aufzugreservierung). Vokiški namų ūkiai (Hausverwaltung) yra griežti. Jei nenurodėte, kad ateina sunkvežimis, gali būti, kad neįleis į kiemą. Turime žinoti automobilio dydį, kad jums paruoštume vietą.

Ką daryti su duomenų saugumu?

Dokumentus, serijinius numerius, pasų kopijas geriausia vežti su savimi (su savo mašina), o ne mums. Nors mes ir pasirašome atsakomybės sutartis, bet jei dingsta svarbių dokumentų, „biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją“ taps nakties košmaru dėl teisinių problemų, kurios kainuos daugiau nei pati transporto paslauga.

Ar reikia specialių leidimų vairuotojams?

ES viduje ne, jeigu krovinis ir mašina atitinka standartus. Tačiau Vokietijoje yra griežti apribojimai važiavimui poilsio dienomis (Fahrverbot) ir šventėmis. Vairuotojas turi žinoti, kada negalima važiuoti. Mes planuojame maršrutus taip, kad išvengtume šių baudų, tačiau kartais įvykstų nesklandumų, jei klientas verčia važiuoti neplanuotu laiku.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Biuruose dažnai būna spausdintuvų kasečių (toneriai), valymo priemonių. Tai gali būti pavojingos medžiagos (ADR). Reikia mums pranešti, kad sužinotume, ar galima juos vežti įprastoje mašinoje, ar reikia specialios. Paslėpti tokius dalykus dėžėse yra nelegalu ir pavojinga.

Kokios baudos Vokietijoje dėl netvarkingo parkavimo?

Didelės. Jei vairuotojas palieka mašiną ten, kur negalima, gausite kvitą po 50-100 eurų, o gali būti ir daugiau, jei trukdo eismui. Šias išlaidas paprastai padengia klientas, todėl patariu iš anksto susitarti dėl stovėjimo vietos (Ladezone).

Techniniai niuansai ir pakavimas

Ar jūsų komanda padeda surinkti baldus?

Taip, tai įeina į standartinę paslaugą. Mūsų vairuotojai turi su savim įrankius. Tačiau, jei turite labai senus ar sudėtingus (pvz., „IKEA“ tipo, kuriems reikia specialių veržlių), geriau pasirūpinti tuo patys arba pasakyti iš anksto. Kartais vairuotojas gali nukristi nuo laiptų su didele spinta, jei ji nepakankamai išardyta (tai buvo tik hipotetinė situacija, bet nutinka).

Kaip apsaugoti kompiuterius ir techniką?

Geriausia į originalias dėžes. Jei jų nėra, turime specialias „dėžes-monstrus“ su putomis. Biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją neapsieina be investicijų į technikos apsaugą, nes viena sukrėtimo dėžė gali „užmušti“ serverį. Visus laidus reikia pažymėti, kad nesumaišytumėte surinkdami vėl.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tik jei nėra šalčio. Žiemą kelyje į Vokietiją temperatūra sunkvežimyje gali nukristi iki -10 laipsnių, o tada augalai miršta. Geriau vežti asmeniniame automobilyje arba specialiai šiltai supakuoti, o tai kainuoja. Aš asmeniškai nebūčiau rizikavęs vežti brangius palmes per sausį atvirame krove.

Kas daryti su seifais?

Tai problema. Jei seifas mažas, įvežsim. Jei didelis ir sveria 400 kg, o liftas nedirba, teks kviesti keltuvus (kraną). Tai papildomai kainuoja šimtus eurų. Prieš tai vienas klientas nusprendė palikti seifą, nes išvežimo kaina viršijo jo vertę. Vertikaluojkite iš anksto.

Ar reikia ištuštinti spinteles?

Būtina. Negaliu nieko pasakyti, jei spintoje yra knygos ar dokumentai – ji per plėšosi perkelimo metu. Viską turi būti išpakuota. Klientai dažnai galvoja, kad „taip, užsukime ir vežkime“, bet tada krenta durys ir lūžo varčiai. (Čia aš turiu omenyje, kad spintos turi būti tuščios, kitaip neimame).

Kokias dėžes patartina naudoti?

Standartinės judėjimo dėžės (moving boxes), maždaug 50x40x40 cm. Jose telpa knygos, dokumentai, smulkmenos. Nedėkite visko į didžiules „bananų“ dėžes, nes jas neįmanoma nešti, kai jos pilnos. Vienas vyras turėtų nešti iki 20 kg, kitaip jis nusprendžia, kad darbas nebevertas ir išeina (tai yra realus pavojus).

Kaip žymėti dėžes?

Rašykite viršuje ir šone. Ne tik „Biuras“, bet ir „Vadovas“, „Buhalterija“, „Vokiečių kalbos knygos“. Taip greičiau iškraunate Vokietijoje. Buvo atvejis, kai viskas buvo pažymėta „Daiktai“, ir mes praleidžiom pusę dienos ieškodami buhalterės kompiuterio tarp šimto dėžių su kavinės puodeliais.

Ar imate atliekas?

Taip, jei tai tiesiog pakavimo medžiagos (popierius, plastikas). Bet jei norite atsikratyti senų baldų, tai reikia derėtis atskirai. Vokietijoje atliekų išvežimas (Müllabfuhr) brangus, ir mes negalime tiesiog numesti jūsų seno sofos į kiemo kampą netoli Kelno. Tai nelegalu ir galingų baudų.

Ar reikia draudimo?

Privalomai. Nors mūsų vairuotojai yra profesionalūs, kelyje gali nutikti bet kas – avarija, gaisras (nors retai), arba tiesiog staigus stabdymas, dėl ko krenta dėžės su serveriais. Standartinis draudimas dengia apie 10 eurų už kilogramą, tačiau brangesniems daiktams (tapybai, brangiems serveriams) reikia specialios apžiūros.

Kaip elgtis su parketais grindimis?

Jei ten įrengtas kabinetas, reikia apsaugoti grindis. Mes pasiūlome gofruotą kartoną arba specialias dangas. Biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją nėra vertas tų pinigų, jei sugadinsite brangų parketą Naujajame Vilniaus rajone arba, dar blogiau, Vokietijoje, kur remonto kainos kosminės.

Problemos ir pavyzdžiai iš praktikos

Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja?

Vokietijoje eismas neprognozuojamas. Kilo „Stau“ ant magistralės A9? Pavėluosime. Mes stengiamės pranešti. Jei pavėlavimas dėl mūsų kaltės (pvz., praleidome važiavimo laiką), kompensuojame, bet jei dėl eismo – ne. Geriau turėti rezervą planuose.

Ar galima keisti paskirties vietą iš kelyje?

Galima, bet už papildomą mokestį. Vienas klientas parvežė dėžes į Frankfurtą, o paskui nusprendė, kad reikia į Miuncheną. Tai reiškė papildomus 500 km ir kuro sąnaudas. Tokius dalykus reikia žinoti iš anksto.

Kokios dažniausios būna problemos?

Dauguma problemų kyla ne iš kelių, o iš klientų. Darbuotojai neprisiruošę, dėžės nepažymėtos, vienas ar kitas vadovas pasislėpė ir neduoda raktų. Buvo atvejis, kai vokiečių namų ūkis atsisakė leisti į kiemą, nes buvo per anksti (ryte), ir teko laukti valandą gatvėje, blokuojant eismą.

Ar jums priklauso krovinys?

Kol nesumokėte pilnai, krovinys yra mūsų nuosavybės užstatas (toje vietoje aš tikrai tiksliai žinau įstatymus). Neleidžiau iškrauti, kol sąskaita neapmokėta, ypač jei jau esame Vokietijoje. Taip pat sutartyje būna punktų delspinigių.

Kaip rasti patikimą vežėją?

Ne tik pagal kainą. Pažiūrėkite, ar turi tinklalapį, ar atsako į telefonus. Jei rašote į el. paštą ir gaunate atsakymą po savaitės – nieko gero. Greitas ir šiek tiek „nelygus“ atsakymas (kaip mano štai dabar) rodo, kad ten dirba žmogus, ne robotas.

Apibendrinant

Galiausiai, visas šis procesas atrodo sudėtingas tik tol, kol nepradediame veikti. Biuro persikraustymas už konkurencingą kainą į Vokietiją yra įmanomas, jeigu tik iš anksto susitvarkote dokumentus, sąžiningai pasakote, kiek turite daiktų, ir pasitikite savo logistika. Nereikia bijoti klausti kvailų klausimų, geriau paklausti dabar, nei verkti vėliau prie tuščių lentynų Berlyne. Sėkmės judėjime, ir tikimės, kad jūsų kava naujame biure bus dar geresnė.