Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją užtikrina sklandų darbą

Gyvenu šioje srityje jau beveik dvidešimt metų, o dėl to, ką mačau, kartais net pats nustebiu. Žmonės visada mano, kad biuro perkraustymas į Vokietiją yra kaip važiavimas parduotuvėn – įsėdi ir važiuoji. Tačiau realybė yra daug raupščesnė, ypač kai kalbame apie tarptautinius pervežimus ir vokišką precizizą, kurią mes dar tik mokomės suprasti. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją užtikrina sklandų darbą tik tada, kai viskas suplanuota iki menkiausio detalo, bet kas yra tas planas? Dažnai klientai atsisuka iš baimės, kad viskas nueis šiaip sau, todėl štai jums šiek tiek tiesiogiškos tiesos iš vidaus, be jokių gražių brošiūrų.

Dokumentai ir biurokratinis chaosas (nes taip visada prasideda)

Kokie dokumentai tikrai reikalingi?

Tai nėra taip paprasta kaip pasirašyti kurjerių lapelį. Jums reikės kruopščiai sudaryto inventoriaus sąrašo, kuris turi būti ne tik lietuviškai, bet ir vokiškai ar angliškai, kitaip muitininkai tiesiog užvers duris. Be to, reikės galiojančios CMR draudimo poliso, kuris dengtų biuro technikos vertę, ir įgaliojimo, jei krovinius pasirašo ne tiekėjas. Nepamirškite, kad jei keliaujate per Čekiją ar Lenkiją, taisyklės gali šiek tiek skirtis, tad verta pasitikrinti ar nereikia papildomų leidimų brangiai technikai.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijai?

Čia visada yra paini vieta. Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje ir turite PVM kodą, dažniausiai taikoma 0 proc. PVM tarifas atliekant intrakomuninį prekybą krovinių pervežimą tarp ES šalių. Tačiau jei pervežate turtą, kuris bus naudojamas Vokietijoje ir nebus grąžintas, gali tekti mokėti vokišką PVM (Vorsteuer), jei ten neturite registruotos filialo. Geriausia pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš tik vairuotojus ir dokumentus prižiūriu, o mokesčių kodeksą augina kasdien.

Kas daryl, jei dokumentuose klaida?

O jei, pasakius, įrašėte "kompiuteriai" vietoje "serveriai"? Gali būti trikčių. Vokiškai muitinės pareigūnai yra labai išsamūs (kartais net per daug). Jei klaida nedidelė, dažniausiai paprašo papildomo aprašymo arba pataiso vietą. Jei klaida reikšminga, pvz., trūksta deklaracijos brangiai technikai, gali tekti laukti kelias dienas arba mokėti baudą. Vieną kartą turėjau klientą, kuris užmiršo paminėti brangų projektorių, ir mes sėdėjome pasienyje šešias valandas.

Ar reikia vertimo?

Daugeliu atvejų, jei dokumentai yra anglų kalba, viskas tvarkoje. Vokiškai pareigūnai kalba puikiai angliškai, tačiau jei turite kokį nors specifinį inventoriaus sąrašą su lietuviškais terminais, versti tikrai verta. Nereikia atrištos vertėjo, pakanka paprasto techno vertimo, kad niekas neabejotų, kas ten per "kėdė su ratukais".

Kaip sužinoti, ar mūsų krovinys neįtrauktas į sankcijų sąrašą?

Tai dabar ypač aktuali tema. Jei pervežate įprastus biuro baldus, problemų neturėtų būti. Bet jei esate IT įmonė ir pervežate serverius ar sudėtingas duomenų saugyklas, tikrinti jų serijinius numerus būtina. Mes visada patikriname sankcijų sąrašus prieš važiuodami, o ir Vokietijoje griežtai tikrina, kas įvažiuoja į jų šalį, ypač jei technika yra iš Rusijos ar Baltarusijos gamybos (nors tai retas atvejis).

Ar galima važiuoti savaitgaliu?

Galima, bet tikrai nerekomenduoju, jei norite, kad biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją būtų sklandžios. Vokietijoje sunkvežimiams yra griežti poilsio režimai ir važiavimo apribojimai sekmadieniais. Be to, jei planuojate įrenginėti biurą pirmadienį ryte, o sunkvežimis atvyks sekmadienį vakare, gali būti problema su raktų paėmimu iš nekilnojamojo turto agento. Geriau planuoti atvykti penktadienį arba anksti ryte pirmadienį.

Pakavimas ir paruošimas (kad neišsirtų kelyje)

Ar darbuotojai gali susipakuoti daiktus patys?

Gali, bet dažniausiai taip daroma blogai. Žmonės meta viską į vieną dėžę: sunkius knygus ant viršaus, subtilius stiklus į apačią. Tada atvažiuoja vairuotojas, paėmiai tą dėžę, ir ji plyšta. Mums patogiau, kai mes atvežame dėžes ir padedame sudėlioti, bet jei norite taupyti, bent nurodykite žmonėms, kad nekrautytų 20 kilogramų į mažas kėdes.

Kuo supakuoti kompiuterius?

Geriausia originaliomis dėžėmis, jei jas dar esat išsilaikę. Jei ne, reikės stipraus putų polisterolo (bubble wrap) ir kietų dėžių. Monitoriai ypač jautrūs – viena smūgis viršuje ir vaizdas pradingsta. Aš visada sakau, kad kompiuterinė technika turi būti supakuota kaip kiaušiniai, nes vokiečiai kelyje vairuoja greitai ir staigiai stabdo.

Kas daryti su serveriu?

Serveriai – tai atskira istorija. Jie ne tik sunkūs, bet ir jautrūs vibracijai. Juos reikia fiksuoti specialiomis juostomis ant paletės arba dedti į specialius konteiserius. Be to, prieš išjungiant būtina padaryti duomenų kopijas (backup), nes nėra garantijos, kad pervežimo metu neatsiribs koks nors lėktuvo viršuje (nors retai, bet nutinka). Nebijokit klausti apie specialų transportavimą.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį taip. Stalai, didelės spintos, sekcijos – viskas turi būti išrūšiuota. Jei paliksite surinktą didelę spintą, ji gali nepraeiti pro duris arba tiesiog sulūžti kelyje nuo vibracijos. Mūsų komanda tai padaro, bet jei turite labai senų, kompleksinių baldų, gali užtrukti. Vieną kartą teko išardyti spintą, kuri buvo sumontuota dar prieš sovietmečio ir nebuvo jokių varžtų – tik klijai ir viltis.

Kaip pažymėti dėžes?

Nerašykite tiesiog "biuro reikmenys". Parašykite "Pirmas aukštas, kambarys Nr. 4, stalas". Tai sutaupo laido iškrovimo metu Vokietijoje. Tas pats vairuotojas, kuris kraunė Vilniuje, gali ir iškrauti Berlyne, jei jis nenuvažiuojo atgal, todėl žymėjimas labai padeda. Nenaudokite spalvotų lipdukų, kurie nusiplečia – geriau rašyti markeriu tiesiai ant dėžės.

Ar galima pervežti augalus?

Galima, bet tai rizika. Sunkvežimiuose šalta arba karšta, o augalams reikia drėgmės ir šviesos. Jei tai brangus, didelis augalas, geriau jį pervežti specialiu transportu arba asmeniniu automobiliu. Mūsų atsakomybės draudimas dažnai neapima augalų, todėl jei jis numirs kelyje, nieko negausite. O vokiškas sezonas (žiema) gali būti žiaurus.

Kas daryti su atliekomis?

Nesivežkite šiukšlių! Vokietijoje atliekų surinkimas yra labai griežtas. Jei dėžėje bus senų knygų, kurias norite išmesti, mums gali tekti jas mokėti išsivežti į šiukšliadėžę. Išsirūpinkite čia prieš važiuodami. Buvo atvejis, kai klientas užpyldė mums dėžę senais popieriais, o vokiečiai pareikalavo mokėti 50 eurų už tokią "dovaną".

Kaina ir pinigai (apie ką visi slysta)

Nuo ko priklauso kaina?

Pirmiausia nuo atstumo ir krovinio tūrio (kubinių metrų). Bet taip pat svarbu, ar reikia kelti daiktus į trečią aukštą be lifto, ar yra kur pastatyti sunkvežimį miesto centre (Vokietijoje tai problema). Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją užtikrina sklandų darbą, bet kainos svyruoja kaip vėjų gūsiai. Degus kuras, mokesčiai už važiavimą po miestą – viskas tai įeina į galutinę sumą.

Ar pigiau važiuoti su grįžtančiu sunkvežimiu?

Teoriškai taip, jei mes turedam tuščią mašiną, kuri grįžta iš Miuncheno į Kauną, mes galiom suteikti nuolaidą. Tačiau negalite pasikliauti tuo, kad visada bus "grįžtantys" reisai. Jei jums reikalingas konkretus laikas, pvz., pirmadienį ryte, teks siųsti užsakymą mašinai, o tai kainuos pilną kainą. Geriau klausti dėl "backload" pasiūlymų savaitę-dvi anksčiau.

Kas yra "laukimo mokestis"?

Jei mūsų vairuotojas atvyksta į vietą, o jums dar nėra raktų, arba darbuotojai nesugalvojo, kur dėti dėžes, laikas eina. Vairuotojas negali dirbti nemokamai. Vokietijoje valandinis tarifas yra aukštesnis nei Lietuvoje. Paprastai pirmoji valanda yra įskaičiuota, o toliau – eina mokėjimas už kiekvieną pradėtą valandą.

Ar reikia mokėti užsidėti (užstatą)?

Įprastai ne, jei sutartis pasirašoma ir apmoka prieš išvykimą arba gavome pavedimą. Tačiau jei ateinate ir sakote "mokėsiu, kai atvešite", tai neveiks. Per 20 metų buvau apgautas tik kartą (ir tai ne vokiškame reise), bet dabar esu atsargus. Užstatas gali būti reikalaujamas, jei pervežate labai brangų turtą, o įmonės reputacija nėra žinoma.

Kaip mokėti?

Geriausia banko pavedimu. Grynaisiais pinigais vokiškose kelyne mokėti ne tik nepatogu, bet ir pavojinga. Vokietijoje viskas vyksta per sąskaitas. Jei vairuotojas staiga pareikalauja pinigų "grynuosiuose", tai pirmasis signalas, kad kažkas negerai. Mums visada lengviau išrašyti sąskaitą faktūrą, kurią įmonė galėtų apmokėti iš karto.

Ar kainuoja brangiau nei Lietuvoje?

Taip, Vokietija brangesnė. Mokesčiai už kelią, didesni atlyginimai vairuotojams, brangesnis degalas. Tačiau kokybė irgi kitokia – ten tikimasi, kad viskas bus padaryta tiksliai laiku ir be jokių kalbų. Taigi, brangiau, bet užtikrintai.

Ar galima gauti PVM sąskaitą faktūrą?

Žinoma, mes esame legali įmonė. Visos sąskaitos yra su PVM. Jums tai svarbu, kad galėtumėte įskaityti išlaidas į sąnaudas. Tiesiog nepamirškite paminėti, jei reikia specialaus numerio arba adreso ant sąskaitos, kad jūsų buhalteris nešauktų.

Kelionės ir vokiški ypatumai (kas laukia kelyje)

Kiek laiko trunka kelionė?

Į Vokietijos centrą (pvz., Frankfurtą ar Berlyną) važiuojame apie 12–14 valandų, priklausomai nuo eismo. Jei reikia važiuoti į Miuncheną (pietuose), tai gali užtrukti iki 16 valandų. Tačiau neįsivaizduokite, kad tai tiesiog važiavimas. Ten yra poilsio laikai, kontrolės, galbūt stabdymai dėl eismo įvykių. Vieną kartą stovėjome ties Magdeburgu dėl avarijos 4 valandas.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai, o kai kurie supranta pagrindinius vokiškus žodžius (kelių ženklai, instrukcijos). Tačiau nelaukyt, kad jie sugebės aptarti su jūsų vokišku partneriu filosofiją ar sudėtingus techninius dalykus. Esant reikalui, mes visada galime susitarti dviem kalbomis arba sujungti telefoną su dispečeriu.

Kas daryti, jei sunkvežimis užstringa mieste?

Vokiškuose miestuose yra daug "Užtvarų" (Umweltzone) – zonos, kur negali važiuoti seni sunkvežimiai. Mes visada planuojame maršrutą taip, kad išvengtume tokių vietų, bet jei jūsų biuras yra senamiestyje, kur sunkvežimiui važiuoti draudžiama, teks nuominti mažesnę transporto priemonę (lorry) arba nešti daiktus rankomis (perkrovimas). Tai papildomas laikas ir pinigai.

Ar yra problemų su parkavimu?

Didelė problema. Vokietijoje vietos sunkvežimiams yra labai ribotos. Jei jūsų biure nėra specialios aikštelės, mes turime užsakyti laikiną parkavimo vietą iš savivaldybės. Tai kainuoja, bet jei pastatysime nelegaliai, mašiną gali nuvežti. Ir tada išpirkimas kainuos brangiau nei visas perkraustymas.

Kas daryti, jei pasiekėte avariją?

Tikimės, kad to nebus. Mes turime visišką draudimą (CASCO) ir krovinių draudimą. Jei įvyksta avarija, pirmiausia skambiname policijai ir draudimo kompanijai. Jūsų daiktai bus apdrausti, o mes sutvarkysime techninę pusę. Nebijokit, mes nebusim palikti jūsų biuro baldų kelio viduryje (kažkas taip pasakė man prieš 10 metų, ir aš vis dar nepamiršu tą juoką).

Ar galima sekti mašiną?

Taip, dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimo sistemas. Galite sužinoti, kur mašina yra realiu laiku. Taip pat vairuotojas visada gali paskambinti ir pranešti, kad jis artėja. Tai ramina klientus, ypač kai turi būti pasiruošę priimti krovinį.

Ar atvežiate ir iškrauname įrengiant?

Taip, tai mūsų darbas. Mes ne tik atvežiame ir išmetame kiemą. Jei sutarta, mes atnešame daiktus į biurą, išpakuojame, surinkame baldus (jei buvo išmontuoti) ir netgi pastatome kompiuterius ant stalų. Vienintelis dalykas, ko nedarome – tai pajungiam į elektros tinklą ir programinę įrangą, tai jūsų IT žmonių darbas.

Ar tikrai vokiečai taip griežti?

Taip, ypač kai kalba eina apia taisykles. Bet iš tikrųjų, jei visi dokumentai tvarkingi ir elgiamės profesionaliai, jie yra labai mandagūs ir efektyvūs. Jie tiesiog nemėgsta, kai kas laiko laiką arba bando apgauti sistemą. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją reikalauja tos pačios disciplinos, kokią jie laikosi savo darbe.

Išvada

Viskas apie tą perkraustymą atrodo sudėtinga tik tol, kol nepradėsite planuoti. Esu matęs įmonių vadovus, kurie verčia rankas galva, kai sužino, kiek reikia dokumentų, ir tada matęs, kaip jie šypsoosi, kai viskas pavyksta sklandžiai. Biuro perkraustymo paslaugos į Vokietiją užtikrina sklandų darbą ne magiškai, o dėl patirties ir žinojimo, ką tikėtis. Jei pasiruošiate iš anksto ir pasiklausote patarimų, jūsų verslas nenutrūks nė dienai, o vairuotojai grįš į Lietuvą su geru nuomone. Geriau pasidomėti dabar, nei verkti vokiškame pasienyje (nors jie ten nelabai mėgsta verkti).