Biuro perkraustymas į Vokietiją – saugiai ir laiku

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nevyksta taip lygiai, kaip planuojame Excelio lentelėje. Vokietija tai ne Lietuva, ten viskas turi būti tiksliai, o mūsų keliai kartais sukelia pilną šoką net patyrusiems vairuotojams. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tik užsakymas ir atvežimas, bet iš tikrųjų tai sudėtingas logistinis šokas, kuriam reikia ne tik stiprių rankų, bet ir gerai suderintų nervų. Štai kodėl verti žinoti keletą realių dalykų, kad jūsų kompiuteriai ir serveriai neatvyktu lūžę, o olandai prie sienos nepradėtų rėkti dėl vėlavimo.

Pasiruošimas ir kainos: ką tikėtis iš karto

Kiek kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Kainos klausimas visada labai painus, nes biuro perkraustymas į Vokietiją priklauso nuo per daug dalykų. Jei turite tik kelis stalus ir kelis dėžutes su dokumentais, gali tekėti vos keletas šimtų eurų, bet jei tai pilnas įrenginys su serveriais ir seifais, skaičiai svyruoja tukstančiais. Taip pat didelę įtaką turi konkrečus miestas – važiuoti į Berlyną ar Miuncheną brangiau nei į kažkurį mažą miestelį netoli sienos dėl didelių užterštumo zonų mokesčių. Geriausia siūlau atsiųsti man nuotraukas ar inventoriaus sąrašą, tada aš galėsiu pasakyti realią kainą be jokių staigmenų vėliau.

Ar reikia mokėti už išankstinę apžiūrą?

Skaitykite, aš asmeniškai visada rekomenduoju apžiūrą, jei kalbame apie didelius biurus. Nors šiais laikais viską galima padaryti per vaizdo skambutį, kartais akys pamato daugiau nei kamera. Vieną kartą klientas man pasakė, kad turi "standartinį" biurą, o atvažiavome – ten buvo didžiulė konferencijų salė ant trečio aukšto be lifto. Tas biuro perkraustymas į Vokietiją be apžiūros būtų baigtis tragiškai ir brangiai mums abiem. Taigi, jei vertinate savo laiką ir nervus, leiskite mums atvažiuoti pažiūrėti iš anksto.

Kada geriausia kelti biurą – savaitgalį ar darbo dienomis?

Čia gana sudėtingas klausimas, nes Vokietijoje darbo taisyklės griežtesnės nei mums. Savaitgalis atrodo puikus variantas, kad niekas nedirbtų, bet tada turite mokėti vairuotojams ir krovikams už darbą poilsio dienomis, o tai padidina sąskaitą. Be to, jei reikia leidimo užimti gatvę sunkvežimiui Miuncheno centre, savaitgalį gali būti sunkiau jį gauti arba jis kainuoti brangiau. Geriausia yra ketvirtadienis ar penktadienis, turi laiko susitvarkyti iki pirmadienio, o darbuotojai jau gali sėdėti naujose vietose.

Ar brangiau, jei reikia jums pakavimo dėžių?

Žinoma, brangiau, bet tikrai verta. Pas mus yra tokių klientų, kurie sako: "Mes viską pakuosime patys", o paskui pasirodo, kad jie tai daro senomis skryniomis iš po bulvių. Tada biuro perkraustymas į Vokietiją tampa košmaru, nes dėžės suyra perkeliant. Mes turime specialias dėžes kompiuteriams, tinklelius ir kietus konteinerius. Tai užtikrina, kad jūsų technika nenukris. Galite pasidaryti patys, jei turite patikimą medžiagą, bet dažniausiai pigiau ir saugiau pasirinkti mūsų paslaugas.

Kas dėl PVM mokesčio, jei vežame į kitą šalį?

Čia visada būna sumaišties. Jei jūsų įmonė yra PVM mokėtoja Lietuvoje ir Vokietijoje, dažniausiai taikoma 0 % PVM tarifas vidinės ES prekybos atveju (taip vadinama B2B operacija). Bet jei jūsų Vokietijos filialas neregistruotas kaip PVM mokėtojas... o, čia jau sudėtingiau, gali tekti mokėti Vokietijos PVM. Aš nėra buhalteris, todėl visada pasakau – pasitarkite su savo accountant'u. Mes tik pateikiame sąskaitą faktūrą su visais reikalingais kodais, o toliau jūsų buhalteris žinos, kaip tai suvesti.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Sunku pasakyti. Paprastai imame 50 % avansą, kad užfiksuotume datą ir neleistume vairuotojams važiuoti į kitą užsakymą. Jei esate senas klientas, su kuriuo dirbame jau 10 metų, galime ir pasitarti. Bet jei ateinate pirmą kartą ir klaustate, ar galima sumokėti tik tada, kai baldai bus pastatyti Berlyne... atsiprašau, taip neveikia. Biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja mums pinigus iš karto – kuras, kelių mokesčiai, algos. Negalime eiti į minusą dėl gero noro.

Ar padėsite išsirinkti, ką verta vežti, o ką mesti?

Žinoma, mes tai darome beveik kas kartą. Kartais atvažiuojame į biurą ir matome, kad žmonės renkasi vežti lūžusias kėdes ar senus spaudinius, kurie niekam nereikalingi. Aš tiesiog sakau: "Palikkite tai čia". Nėra prasmės mokėti už kuro sąnaudas tam, kad vežtumėte šiukšles į Vokietiją, kur jums teks mokėti už jų išvežimą. Mes galime padėti suskirstyti dalykus ir net nupirkti maišus šiukšlėms, jei reikia.

Dokumentai ir Vokietijos niuansai

Kokius dokumentus reikia turėti kirsti sieną?

Pagrindinis dalykas yra CMR sąrašas – tai krovinio manifestas, kurį turi turėti kiekvienas vairuotojas. Be to, reikės sąskaitos faktūros prekei (tiekimo sutarties) ir pakavimo sąrašo. Jei kroviniu važiuoja ne savininkas, o pervežėjas (kaip mes), tai reikalingas sutartis tarp jūsų ir pervežėjo. Vokietijos pareigūnai labai mėgsta tikrinti dokumentus, ypač jei sunkvežimis atrodo apkrautas. Geriau turėti visus popierius paruoštas iš anksto, kad neštumėte juos vėliau per elektroninius portalus.

Ar reikia eiti į muitinę, jei važiuojame į ES šalį?

Nereikia, jei tai yra B2B pervežimas tarp ES šalių, tačiau... (čia yra vienas "bet"). Jei biuro perkraustymas į Vokietiją vyksta ne įregistruotos įmonės filialui, o tiesiog fiziniam asmeniui arba jei įmonė Vokietijoje dar neveikia, muitinė gali domėtis. Taip pat, jei vežate techniką, kuri atrodo kaip nauja (pavyzdžiui, dar neįpakluota dėžėse), gali būti problemų. Rekomenduoju viską pažymėti kaip "naudota įranga", kad išvengtumėte nereikalingų klausimų sienos kontrolės punktuose.

Kas dėl elektroninių atliekų – ar galima vežti senus kompiuterius?

Čia yra labai pavojinga zona. Vokietija turi griežtas taisykles (WEEE direktyva) dėl elektros atliekų. Jei vežate 5 senus monitorius, tai tikriausiai praeis, bet jei vežiate visą biuro "parką", gali reikėti specialių leidimų. Aš vieną kartą mačiau, kaip vairuotojui neleido įvežti 20 senių serverių be atitinkamo sertifikato. Geriau juos išmesti čia, Lietuvoje, legaliose šiukšlių perdirbimo vietose, nei bandyti prasibrauti per Vokietijos sieną. Biuro perkraustymas į Vokietiją neturi tapti jūsų baudos istorija.

Ar reikia specialių leidimų važiuoti į miesto centrą?

Miunchenas, Frankfurtas, Berlynas, Štutgartas – visi šie miestai turi "Umweltzone" (užterštumo zonas). Sunkvežimiai turi atitikti tam tikrus emisinių dujų standartus (Euro 5 ar Euro 6), kad galėtų važiuoti į centrą. Be to, jei reikia statyti mašiną prie pat įėjimo, reikia gauti specialų leidimą iš miesto savivaldybės užimti kelio dalį. Tai trunka kelias dienas, todėl reikia planuoti iš anksto. Negalima tiesiog sustoti prie "Vokietijos reichstago" ir pradėti iškrauti.

Kas dėl vairuotojo poilsio laiko Vokietijoje?

Čia dalykas griežtas. Vokietijos policija tikrina tachografus labai aktyviai. Jei mūsų vairuotojas vairavo 4,5 valandas, jis privalo padaryti 45 minučių pertrauką. Jei jūsų biuras yra sunkiai pasiekiamoje vietoje ir vairuotojas pavėluoja dėl to, nereikėtų rėkti. Mes stengiamės planuoti maršrutus taip, kad poilsiai būtų daromi laiku, bet kartai eismo incidentai sugadina planus. Geriau, jei susitarsite dėl laiko lango su atsarga.

Ar sunku gauti leidimą stovėti prie biuro?

Kaip jau minėjau, priklauso nuo miesto. Mažame mieste tai gali būti paprasta – tiesiog užstatote vietą šakėmis su įspėjimo ženklais. Dideliame mieste (pavyzdžiui, Hamburge) tai be leidimo yra nelegalu ir gali baigtis 100 eurų bauda, kurią mums galiausiai pridės prie sąskaitos (arba tiesiog vairuotojas ją sumokės vietoje). Už leidimą dažnai reikia sumokėti, bet tai pigiau nei bauda. Mes visada pasirūpiname tuo, jei klientas praneša adresą iš anksto.

Kas nutinka, jei dokumentai neteisingi arba dingsta?

O, tai blogiausias scenarijus. Jei trūksta sąskaitos faktūros, krovinys gali būti sulaikytas muitinėje iki pat patvirtinimo. Vieną kartą (kažkur prieš 5 metus) klientas nenumatė, kad reikia angliškų dokumentų, ir davė lietuviškus. Vokietijos pareigūnai nesuprato kas parašyta. Teko laukti 12 valandų, kol klientas atsiuntė vertimą. Dėl to biuro perkraustymas į Vokietiją pavėlavo visą dieną. Geriau patikrinkite du kartus, nei kentėkite vėliau.

Kas vyksta kelyje ir įrengimo metu?

Kiek laiko užtrunka kelionė iki Vokietijos?

Priklauso nuo to, kur važiuojame. į Berlyną ar Vokietijos vakarus važiuojame apie 12–14 valandų, jei nėra didelių spūsčių. į Miuncheną ar pietus – ilgiau, gali užtrukti ir iki 16 valandų. Tačiau reikia prisiminti, kad tai yra tik važiavimo laikas. Dar reikia pridėti iškrovimą, įkrovimą ir galbūt sustojimus prie sienos. Neskubėkite skambinti vairuotojui kiekvieną valandą ir klausti "kur jūs", jis negali atsakyti, jei vairuoja.

Ar saugu vežti brangų serverį ar duomenų laikmeną?

Esu matęs viską. Kartais žmonės įdeda brangiausius serverius į paprastas dėžes ir juos užklijuoja "scotč" juosta. Tai yra beprasmiška. Mes turime specialias antšokines dėžes ir antsmilksčius. Taip pat, jei krovinys labai brangus (virš 20 tūkst. eurų), verta pasidomėti papildomu draudimu, nes standartinis CMR draudimas apmoka tik 10 SDR už kilogramą (tai nėra daug). Biuro perkraustymas į Vokietiją su IT įranga turi būti planuojamas kaip karinė operacija.

Kas dėl baldų išmontavimo ir montavimo?

Įprasta, jei mes turime padaryti darbą "pagal raktus" (t. y. atnešti ir padėti), tai yra pigiau. Bet jei reikia išmontuoti sudėtingas sistemas, atsegti stalus, išimti vitrinas – tai papildomai apmokestinama. Mūsų komanda turi savo įrankius, bet jei jūsų baldai yra kokių nors egzotiškų rūšių be instrukcijų, gali užtrukti. Vieną kartą teko išmontuoti stalą, kuris buvo pritvirtintas prie sienos cementu... tai buvo nuotykių filmas.

Ar gabenate ir mažus asmeninius daiktus?

Taip, bet rekomenduoju juos sudėti į dėžes ir pažymėti. Jei paliksite ant stalo telefoną ar piniginę, mes jas uždėsime į specialią dėžę "vertybėms". Tačiau mes neatsakome už smulkius daiktus, kurie lieka neįpakavoti (pavyzdžiui, rašikliai, užrašinės), nes jie pradingsta tarp didelių dalykų. Geriau viską susidėti į dėžes. Taip pat, neneškite pinigų ar brangių juvelyrinių dirbinių biuro krovinyje, tai nėra saugu.

Kas jei sunkvežimis sugeda kelyje?

Tai retas atvejis, nes mus technikos aptarnauja reguliariai, bet technika – technika. Jei įvyksta gedimas, mes iš karto skambiname aptarnavimo tarnybai. Jei gedimas nėra greitai sutaisomas, mes organizuojame krovinio perkėlimą į kitą sunkvežimį. Tai gali šiek tiek pavėluoti pristatymą, bet stengiamės, kad klientas patirtų kuo mažiau nepatogumų. Vokietijoje autokelių pagalba yra gana efektyvi, todėl dažniausiai problemos sprendžiamos per kelias valandas.

Ar dirbate savaitgaliais ar šventėmis?

Galime, bet tai kainuoja. Jei jums būtina, kad biuro perkraustymas į Vokietiją įvyktų sekmadienį, mes surasime komandą, bet mums reikės sumokėti už darbą poilsio dieną. Be to, reikia patikrinti, ar naujieji biuro patalpos yra atidarytos (ar yra saugumo tarnyba, kuri gali įleisti). Dažnai žmonės pamiršta, kad pats biuras sekmadienį uždarytas ir mes tiesiog negalime patekti vidun.

Ar reikia krovikų abiejuose galuose?

Tai labai pagerina procesą. Jei Lietuvoje yra kas padės įkrauti, o Vokietijoje tik vairuotojas vienas, tai užtrunka amžinai. Vokietijoje darbas yra brangus, todėl jei galite užtikrinti 1-2 žmones iš savo pusės, tai sutaupysite nemažai pinigų. Jei ne, mes siūlome savo krovikus – jie yra profesionalūs, greiti ir (kas svarbu) kalba bent truputį vokiškai, kad suprastų instrukcijas vietinių.

Baisios istorijos, patarimai ir išvados

Ar girdėjote apie tai, kai dingo kranas?

Ne, kranas nedings, bet gali nukristi. Prieš keletą metų vienas mūsų partnerių bandė įvežti didžiulę vitriną pro langą, naudodamas mobiliųjų kraną. Vėjas buvo stiprus, vitrina suvirpėjo ir... suskilo į šipulius. Viską turėjo mokėti draudimas, tačiau vėlavimas buvo trys dienas. Nuo tada aš visada saku: jei dalykas netilina pro liftą ar duris, geriau jį išardyti čia, o ne rizikuoti ten.

Kas dėl draudimo – ar jis tikrai veikia?

Standartinis draudimas yra, tačiau jis neapima visko. Pavyzdžiui, jei jūsų darbuotojas nukrenta nuo laiptų bėgimo neįsivaizduojamose aplinkybėse, tai yra kita istorija. Krovinio draudimas (CMR) veikia tik tada, jei krovinys buvo tinkamai užfiksuotas sąraše. Jei sąraše rašo "biuro baldai", o viduje yra tūkstančiai eurų vertės serveris, draudimo kompanija gali atmesti išmoką. Būkite sąžiningi užpildydami dokumentus.

Ar verta rinktis pigų vežėją iš "skelbimų"?

Niekada. Niekada. Žinau vieną įmonę, kuri taip padarė. Atėjo "vairuotojas" su seniu "Scania" be tempimo galios. Jis neįveikė kalno netoli Dresdeno, sugedo variklis, o krovinys buvo pasiskolintas kitiems pervežėjams. Jie teko mokėti dukart. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra per rimtas dalykas, kad juo pasitikėtų kas nors, kas nesugeba net tinkamai įvertinti savo galimybių. Išsaugokite savo nervus.

Kokios dažniausios klaidos, kurias daro klientai?

Didžiausia klaida – nepranešti apie sunkius daiktus. Žmonės sako "turime keletą dėžių", o tada atsiranda 300 kilogramų svorio seifas, kurio negali nešti vienas žmogus. Taip pat, klaida yra numatyti per mažai laiko iškrovimui. Jei įsivaizduojate, kad 30 dėžių iškrausite per 30 minučių, tai klaida. Reikia laiko, kad paeiliui parnešti, nesukelti chaoso naujame biure ir nesugadinti grindų.

Ar reikia užsakyti valymą po paslaugos?

Mes nevalome biurų, mes juos kraustome. Bet galiu pasakyti – po perkraustymo būna pilna dulkių, ypač jei kilnojami seni baldai. Verta užsakyti profesionalią valymo komandą Vokietijoje iš anksto, kad pirmadienį darbuotojai neatvyktų į dulkių audrą. Kartais galime pasiūlyti kontaktus, bet tai ne mūsų specifika.

Kaip elgtis, jei Vokietijoje biure dar vyksta remontas?

Tai košmaras. Vieną kartą atvežėme baldus į biurą, kur dar nebuvo baigti grindys. Vairuotojas privertė dėti dėžes ant nebaigtų plytelių, o jas užtepėjo cementu. Klientas buvo įsiutęs, bet mes negalėjome nieko padaryti – mes atvykome pagal susitarimą. Jei jūsų biure dar kas nors darosi, pasakykite mums iš anksto, galėsime atidėti arba suderinti specialią įrangą (pvz., apsauginius batus ant grindų).

Ar galite padėti su baldų išmetimu Vokietijoje?

Taip, galime nuvežti į šiukšlių perdirbimo punktą (Sperrmüll), bet tai kainuoja. Vokietijoje tai nėra nemokama kaip kadaise čia. Reikia sumokėti už įvežimą pagal svorį ar tūrį. Jei turite daug senų baldų, kuriais nenorite pasinaudoti naujame biure, geriau tai numatyti biudžete iš karto. Negali tiesiog juos palikti gatvėje, gausite didelę baudą.

Ką daryti su augalais ar maistu?

Maisto produktų negalime vežti (sąlygos dėl sanitarinių taisyklių), nebent tai yra uždaros dėžės su firmos prekėmis, bet geriau ne. Augalus galime, bet jei keliuose bus šalta (žiemos metu), jie gali užšalti. Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali domėtis augalais su žeme, todėl geriau juos palikti arba vežti labai atsargiai. Aš asmeniškai nebūčiau įsivaizdavęs, kaip vežu didelį fikusą per sniegą.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui ar krovikams?

Nebūtina, bet labai vertinama. Lietuvoje tai neįprasta taip, kaip Vakaruose, bet jei vairuotojai padėjo labai daug (pavyzdžiui, nešė dalykus į 4-ą aukštą be lifto, kas nebuvo sutarta), smulkus arbatpinigis arba "kavos pinigai" visada pagerina nuotaiką. Jie nėra įtraukti į sąskaitą, tai yra jūsų asmeninis pasirinkimas. Aš galiu pasakyti, kad tada kitą kartą jie stengsis dar labiau.

Kas dėl GPS stebėjimo ar būsenos atnaujinimų?

Visi mūsų sunkvežimiai turi GPS. Galite sekti, kur jis yra, bet nereikia panikuoti, jei jis stovi vietoje 2 valandas – gali būti eismas arba vairuotojo poilsis. Jei reikia tikslesnės informacijos, galite skambinti mūsų dispacheriui. Jis pasakys tikrą būklę, o ne "jau važiuoja", jei tai ne tiesa. Mes stengiamės būti skaidrūs.

Ar galima susiderėti dėl fiksuotos kainos, jei darbas padidės?

Įprasta, jei darbo padidėja dėl jūsų kaltės (pavyzdžiui, radoite 10 papildomų dėžių, kurių nebuvo sąraše), mums teks pakeisti kainą. Mes įvertiname darbą pagal pateiktą informaciją. Jei informacija netikslu, kaina keičiasi. Tai logiška. Jei mes padarome klaidą ir sulaužome kėdę, mes ją atsilyginame. Teisingumas – abipusis.

Kodėl Vokietija ypatinga lyginant su kitomis šalimis?

Vokietija yra disciplinuota. Jei sakome "atvyksime 14:00", mes būnam ten 13:55. Jei sako, kad negalima stovėti ant takų, tai tikrai negalima. Kitose šalyse (pvz., Italijoje ar Lenkijoje) galima susiderėti su policininku arba "praslysti", bet Vokietijoje taisyklės yra taisyklės. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja šios disciplinos ir iš mūsų, ir iš jūsų.

Ar turite patirties su IT įrangos instaliacija?

Mes neprogramuotojai. Mes galime pastatyti serverį ant lentynos, padėti monitorius ant stalo, prijungti kabelius (jei jie pažymėti), bet mes nesusikonfiguruosime jūsų tinklo. Tam reikia jūsų IT specialisto, kuris turi atvykti kartu su mumis arba po mūsų. Mes neatsakome už tai, jei po perkėlimo neveikia internetas – mes tik perkėlėme "geležį".

Kaip apmokėjimas vyksta tarptautiniu mastu?

Geriausia banko pavedimu. Mums galima mokėti eurais į mūsų LT sąskaitą, tai nėra problema. Jei reikia išrašyti sąskaitą Vokietijos įmonei, mes tai padarome be problemų. Vengsime grynųjų pinigų mokėjimo vairuotojui rankomis – tai nesaugu ir sudaro accounting'ui problemas. Viskas turi būti oficialu.

Paskutinis patarimas – ką daryti prieš išvykstant?

Gerkite kavą ir atsipalaiduokite. Pasitikėkite mumis. Jei pasirinkote patikimą partnerį (kaip mes, tikiuosi), viskas gerai sueis. Dažniausiai baimės būna didesnės nei realios problemos. Planuokite, bet nesikraukite. O svarbiausia – duokite mums tikslų adresą ir kontaktinį telefono numerį, kurį realiai atsakys.

Biuro perkraustymas į Vokietiją yra sudėtingas procesas, kuris reikalauja ne tik fizinio jėgos, bet ir gerų nervų bei žinių. Aš stengiausi papasakoti jums kaip yra iš tikrųjų, be reklamos šlamšto. Jei viską suplanuosite iš anksto, pasirūpinsite dokumentais ir nesitikėsite stebuklų, viskas vyks sklandžiai. O jei kas nors nepageidaujamo ir nutiks – mes jau esame matęs viską ir žinome, kaip išsiversti.