Biuro perkraustymas į Vokietiją: pilnas organizavimo procesas, kaslimai ir realybė

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – biuro perkraustymas į Vokietiją niekada nevyksta taip, kaip piešia teoriniai vadovėliai. Viskas paprasta: susitari, atvažiuoja mašina, pakraunam, važiuojam. Tačiau realybėje užtenka vieno nelangusio vairuotojo, sugedusio lifto Berlyne arba dingusio dėžės su svarbiaisiais dokumentais, kad viskas eitų į pievą. Klientai visada klauso apie kainas ir datas, bet retas susimąsto apie tai, kas vyksta "už scenos". Štai čia mes ir pradedame kalbėti apie tą tikrąjį procesą, be reklamų ir gražių žodžių. Tiesiog kaip yra.

Pradinis chaosas ir planavimas

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti persikraustymą į Vokietiją?

Gerai klausiate. Idealų atveju pradėtumėte mažiausiai prieš du mėnesius, ypač jei kalbame apie didelę įmonę. Bet žinote, ką? Dažniausiai mus skambina prieš savaitę ir sako, kad reikia viską išvežti "vakar". Jei norite, kad biuro perkraustymas į Vokietiją būtų ramus, pradėkite rašyti inventoriaus sąrašą iš karto. Vokietijose sandėliukai užsakomi iš anksto, o vietos Miunchene arba Hamburgą yra brangios ir užimtos.

Kiek laiko užtrunka visas procesas nuo A iki Z?

Tai labai priklauso nuo to, kiek turite daiktų. Mažam biurui užtenka 3-4 dienų, įskaitant pakavimą. Dideliam gamyklai ar didžiajai įmonei gali prireikti ir savaitės. Pats važiavimas užtrunka dieną-dvi, priklausomai nuo to, kur į Vokietiją važiuojame – į Munsterą arba giliau į Bavariją. Neįsivaizduojate, kiek laiko prarandama ties muitinės dokumentais, jei jie neparengti teisingai.

Ar jums patys reikia viską supakuoti, ar tai daro jūsų komanda?

Geriau, kad tai darome mes. Turiu savo žmones, kurie moka tai daryti greitai ir saugiai. Vieną kartą klientas bandė taupyti ir pats sumušė visus kompiuterius į vieną dėžę be putų. Buvo liūdna. Mūsų komanda atveža dėžes, popierių, užklijuoja viską. Taip biuro perkraustymas į Vokietiją tampa mažiau stresingu. Jums tiesiog reikia gerti kavą ir prižiūrėti, ar kas nors nenukrypsta ne ten.

Kas nutinka, jei dar neįsirengiau naujo biuro Vokietijoje?

Neproblema. Tai labai dažna situacija. Mes galime viską įvežti į laikiną sandėlį Vokietijoje, jums ten pat laikyti ir, kai tik biuras bus paruoštas, pargabenti daiktus į vietą. Žinoma, tai papildomai kainuoja, bet geriau taip nei laikyti viską sunkvežimyje ir mokėti vairuotojui stovėjimo mokesčius, kas Vokietijoje yra siaubingai brangu.

Ar tikrai reikia fizisko apžiūros vizito?

Būtų gerai, tačiau ne visada įmanoma. Jei turite tik penkias stalines lentes, pakanka nuotraukų. Bet jei pervežate visą gamyklą su sunkiaisiais krūviais, aš asmeniškai atvažiuoju pažiūrėti. Reikia įvertinti, ar įlipa mašina, ar reikia keltuvo, ar yra kur pastatyti. Anksčiau vienas klientas nenurodė, kad įvažiavimas į kiemą yra peržemas, ir mes teko verdinti kuro baką sunkvežimio, kad pravažiuotume. Nieko nesakykite jam.

Ar reikia detalaus inventoriaus sąrašo?

Be abejo. Vokietijai tai svarbu ne tiek dėl mūsų, kiek dėl jų muitinės ir draudimo. Jei dingsta kažkas brangaus, be sąrašo gausite tik nukirptą kompensaciją. Rašykite viską: "Stalas, pilna spinta, 3 dėžės su popieriais". Taip biuro perkraustymas į Vokietiją yra apdraudžiamas tinkamai. Dirbau su viena firma, kuri prisiminė apie brangų projectorius tik tada, kai jau buvome Lietuvoje su tuščia mašina.

Kainos, sutartys ir pinigai

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Vokietiją?

Nedarykite tos klaidos ir klauskite kainos be detalių. Kaina priklauso nuo tūkstančių dalykų: atstumo, svorio, pakuojamo medžiagos kiekio, ar reikia krautu su liftu. Mažam biurui gali tekėti nuo tūkstančio eurų, o dideliam – dešimtis tūkstančių. Aš negaliu iš karto pasakyti skaičiaus, turiu viską suskaičiuoti. Bet garantuoju – jei kas nors pasako užfiksuotą kainą nevažiavęs pas jus, jis meluoja.

Kas daro kainą didesnę – atstumas ar darbo jėga?

Dažniausiai darbo jėga. Vairuotojas gali važiuoti ir pats, bet jis negali vienas išnešti 20 tonų biuro inventoriaus. Jei reikia penkių vadybininkų pakavimo komandos Lietuvoje ir penkių iškrovimo Vokietijoje – tai bus didžiausia sąnaudos. Degaliai taip pat brangsta, bet žmonės visada kainuoja brangiau. O dar jei reikia dirbti naktį ar savaitgalį (kaip kad dažnai Vokietijoje prašo), tai dar padvigubina tarifus.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate juridinis asmuo ir turite PVM mokėtojo kodą, PVM taikomas pagal taisykles. Tarp ES šalių, jeigu abiejų šalių įmonės yra PVM mokėtojos, dažnai taikoma 0% PVM tarifas pervežimo paslaugoms (tiesioginis pardavimas), bet tai gana sudėtinga buhalterijos zona, geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu. Aš tiesiog išrašau sąskaitas pagal galiojančius įstatymus. Esu vadybininkas, ne teisininkas, todėl taisykles galiu pasakyti tik apytiksliai.

Kokie dokumentai yra būtini sutartiai?

Būtina sutartis, kurioje aiškiai parašyta, kas pervežama, kada ir už kiek. Taip pat reikalingas draudimo polisas. Jei pervežate itin vertingus daiktus, gali reikėti specialių leidimų arba deklaracijų (pvz., jei tai yra duomenų serveriai su jautrią informacija). Niekada nepervežkite nieko nelegalaus, prašau. Muitinėje Vokietijoje jie tikrai tikrina krautus griežčiau nei mūsų.

Kaip sudaroma sutartis – el. paštu ar raštu?

Dabar daugiausia viskas vyksta el. paštu. Pasirašome skaitmeniniu būdu, tai greita ir patogu. Retai kur kas dabar reikalauja spausdinto popieriaus, nebent jums tai būtina dėl kažkokių vidinių tvarkų. Svarbiausia, kad sutartyje būtų visi tąsos punkiai. Buvau atvejų, kai klientas sako: "o mes galvojom, kad įeina...", todėl visą dedikuoju rašytinei formai.

Ar imate avansą?

Taip, įprasta praktika yra imti apie 30-50% avansą. Tai užtikrina, kad mes rezervuojame mašinas ir žmones jums. Negalima žodžio užtikrinti, kad po savaitės mašina bus laisva, jei nieko neįmokėte. Avansas taip pat rodo, kad esate susirūpinęs procesu. Likusią sumą mokate kai pasiekiate tikslą arba prieš išvežimą, priklausomai nuo pasitikėjimo lygio.

Baldai, technika ir jautrūs daiktai

Ar išmontuojate ir sumontuojate biuro baldus?

Žinoma, tai įeina į standartinį paslaugų paketą. Negalima tiesiog išnešti didelės darbo vietos sukomponuotos. Mūsų meistrai atįja, išsuka visus raktus, pažymi detales (kadangi visų raktai vienodi, o savyse skiriasi), o Vokietijoje viską vėl susuka. Tiesa, turiu vieną nepavykusį atvejį (ar tai nebuvo Frankfurte?), kur vienas darbuotojas pamiršo varžtų maišelį... (t.y. rinkinį), ir teko važiuoti į parduotuvę pirkti naujų. Bet viskas baigėsi gerai.

Kas dėl IT serverių ir jautrios techninės įrangos?

Tai yra atsakomybė. Mes esame logistika, ne IT specialistai, todėl mes tik fiziškai pervežame. Paprastai rekomenduoju, kad jūsų IT žmogus išjungtų ir paruoštų serverius. Mes juos užklotame specialiomis antšokiamomis dangomis ir užsegame. Jei kas nors nutinka duomenims – tai ne mūsų kaltė, jei mes stipriai nekratėme dėžių. Gerai, kai klientai tuo rūpinasi patys.

Galima pervežti seifus?

Taip, mes turime specialias kėdutes ir juostas seifams. Svarbiausia žinoti seifo svorį. Vieną kartą klientas pasakė "mažas seifas", o jis sverdavo 400 kilogramų! Teko skubiai keisti planus ir ieškoti stipresnios keltuvo rankos. Jei turite seifą – pasakykite iš karto. Vokietijoje pastatai seni, bet sienos stiprios, o grindų apkrova taip pat svarbu.

Kaip su biuro archyvais – ar saugu pervežti dokumentus?

Dokumentus pervežame dėžėse, uždarytose ant špagato, kad kas nors neatsidarytų kelyje. Saugumas garantuotas, bet dar kartą priminu – darykite sąrašą. Jei dingo archyvas su 1990 metų sutartimis, mes negalėsime jų atkurti. Ypač jei biuro perkraustymas į Vokietiją įvyksta per šventes, kai viskas labai chaotiška. Geriau pasirūpinkite brangiaisiais dokumentais patys.

Ar reikia ištuštinti stalčių prieš pervežimą?

Būtina ištuštinti viskas, kas yra minkšta – popieriai, pieštukai. Galima palikti smulkius dalykus, jei stalčius uždarytas ir neišsikelia. Tačiau jei ten yra stiklinės arbatinukai arba knygos – viską išimkite. Buvo atvejis, kai stalčius atsidarė viršuje laiptų ir visa knygų krūva nukrito ant vairuotojo kojų. Nenorite to kartoti.

Kelionė, vairuotojai ir kelyje įvykstantys dalykai

Kas vairuoja – jūsų ar samdiniai vairuotojai?

Dirbame tik su patikimais savo vairuotojais, kurie turi visus reikiamus pažymėjimus ir patirtį tarptautiniuose reisuose. Samdyti atsitiktinius vairuotojus iš skelbimų – tai aistringas lošimas. Jie gali nežinoti, kur yra muitinės postas Vokietijoje arba kaip elgtis su vietine policija. Mūsų žmonės važinėja šiuo maršrutu kasdien.

Kiek reikia mašinų mano biurui?

Galiu tik įvertinti apytiksliai pamačius daiktus. Kartais viena 20 pėdų konteinerinė mašina užtenka, kartais reikia trys vilkikų priekabas. Jei norite sutaupyti, galima sutalpinti viską į vieną didelę, bet tada vėliau sunkiau iškrauti Vokietijoje, jei ten nėra didelės rampos. Geriau daugiau mažesnių, nei viena milžiniška, kuri niekur neprilips. (Galiu ir suklysti dėl metrologijos, bet dažniausiai taip būna).

Kas jei mašina suirs kelyje?

Tai vyksta. Mes turiam draudimą ir techninę pagalbą. Vieną kartą Vilniaus rajone, neturėdami kampo pamačius, nešėme du sunkvežimius į Vokietiją, vienui atsisakius stabdžių. Buvo šūdu, nes vėlavome 12 valandų. Bet mes viską kompensavome ir organizavome skubų krovininio perdavimą. Tokių dalykų negalima numatyti 100%, bet galima sužinoti, kaip juos spręsti.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma kalba bent jau pagrindus, bet aš negarantuju, kad jie sugeba aptarti filosofiją su jūsų partneriu iš Miuncheno. Techninės kalbos užtenka: "kur krauti", "kur iškrauti", "pasirašyk". Jei reikia sudėtingesnio komunikavimo su vietiniais statybininkais arba sandėlio vadovais, geriau, kad jūs arba jūsų atstovas būtų ten vienu metu. Nenorim, kad būtų nesusipratimų.

Ar jie gali padėti su iškrovimu tikslinėje vietoje?

Taip, jų darbas yra ne tik vairuoti. Jie padeda išstumti dėžes, padėti ant keltuvo, jei to reikia. Tačiau jie nėra įpratę dirbti kaip jūsų biuro valytojai ar statybininkai. Jie neįrenginės lentų ant sienos ir nesurinks kompleksinių sistemų, jei tai nebuvo sudaryta sutartyje. Jų tikslas – iškrauti saugiai ir greitai.

Atvykimas ir Vokietijos realijos

Kaip su parkavimu Vokietijos miestuose?

Tai didelė galva. Vokietijoje labai griežtai stebimi parkavimo taisyklės. Sunkvežimis negali sustoti tiesiog ant kelto. Jums reikia iš anksto gauti leidimą (Stellplatz) iš savivaldybės arba pastato administratoriaus. Jei ne, gausite baudą, o mašina gali būtai tempta. Mes visada prašome klientų pasirūpinti tuo, arba patys padedame tai susitvarkyti su vietiniais partneriais.

Ar reikia eiti į muitinę pačiam?

Paprasčiausi atvejai – ne. Mes turime transitinę procedūrą. Tačiau jei esate įregistruavę ne PVM mokėtoją arba pervežate asmeninį daiktą įmonei, gali tekti užeiti. Vokietijos muitininkai yra labai punktualūs. Geriau, kad dokumentai būtų tvarkingi. Biuro perkraustymas į Vokietiją be muitinės problemų yra svajonė, bet ją galima pasiekti tik ruošiantis atsargiai.

Ką daryti, jei kažką sužaloja pervežimo metu?

Skambinkite mums iš karto. Mes turiame civilinę atsakomybės draudimą. Jei sulaužomas stalas – jį taisome arba kompensuojame. Jei tai buvo jau sulaužytas stalas prie mus atvykstant – tai turime užfiksuota apžiūros akte. Būna ir tokių, kurie mėgina "prikišti" senus pažeidimus naujai komandai. Todėl apžiūra svarbi. Esu sąžiningas, jei mes sugadinome – atstatome.

Ar dirbate savaitgaliais?

Galime, bet tai kainuoja brangiau. Vokietijoje naktinio darbo ir savaitgalio taisyklės yra griežtos, reikia mokėti papildomus mokesčius vairuotojams. Dažniausiai klientai renkasi penktadienį išvežti ir pirmadienį ryte pradėti dirbti, tai optimalus variantas. Bet jei skubate – išvesime ir sekmadienį.

Ar galima atvežti įrangą į laikiną sandėlį?

Jau minėjau, bet tai tikrai labai patogu. Vokietijoje yra daug "Self-storage" sandėlių, taip pat ir logistinių centrų. Mes galime tiesiog nuvežti viską ten, jums susitvarkius su nuoma. Tai leidžia išvengti streso, kai darbuotojai sėdi ant dėžių naujame biure ir negali pradėti dirbti.

O kas su supakuotomis dėžėmis ir atliekomis?

Mes išvežame savo dėžes, jei sutartyje nurodyta "pėsčiomis" (be mūsų žmonių). Jei mūsų komanda išpakoja, tai dėžes surenka ir paimame atgal. Padangų ir plastiko atliekas mes išvežame patys, tai mūsų problema. Jums nereikia rūpintis šiukšlių ivežimu į vokiečių šiukšliadėžes – tai uždrausta ir brangu.

Kodėl kiti imkatoriai kainuoja pigiau?

Klausimas, kurį girdžiu kasdien. Gali būti, kad jie neturi draudimo. Gali būti, kad jie naudoja senas katastrofiškas mašinas, kurios gali stringti pusiaukelėje. O dažniausiai jie tiesiog užmuša kainą, o paskui imami papildomai už kiekvieną laiptų pakopą arba dėžės nešimą. Aš kalbu apie realią kainą be jokio "smėlio akies". Kokybė turi savo kainą.

Ar visgi verta klausti profesionalų apie biuro perkraustymą į Vokietiją?

Absoliučiai taip. Jūs galite bandyti nuomauti "Gyne" ir vežti patys, bet paskui gailėsite. Nuo sugedusios nugaros iki dingusių dokumentų – rizika per didelė. Mano darbas yra užtikrinti, kad jūsų verslas nebaigtų darbo dieną dėl to, kad stalas neatvyko. Tegu kiti rūpinasi smulkmenomis, o jūs – savo verslu. O biuro perkraustymas į Vokietiją palikite mums.

Išvada

Galiausiai, viskas susiveda ne į tai, kiek mašinų ar dėžių reikia, o į tai, kiek ramybės norite turėti. Tokie projektai kaip biuro perkraustymas į Vokietiją su pilnu procesu gali būti siaubingai erzinantys, jei juos palikti likimo valiai. 20 metų patirtis mokė mane vieno – geriau daugiau kalbėtis ir klausti "kvailų" klausimų iš anksto, nei spręsti problemas už 1000 km. Pasirūpinkite dokumentais, pasakykite tiesą apie savo daiktus, o mes pasirūpinsime, kad jie atvyktų gyvi ir sveiki. Sėkmės naujoje vietoje.