Biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos be vargo: vadovas iš vidaus

Sėdžiu prie stalo ir žiūriu į seną, paraudusį planšetę, ant kurios užrašyti maršrutai nuo Roterdamo iki Vilniaus. Per dvidešimt metų šioje srityje esu matęs viską – nuo pavienių dėžių su asmeniniais daiktais iki milžiniškų korporacinių perkėlimų, kai reikėjo išgabenti visą IT infrastruktūrą ir vadovų baldus. Tiesioginiai maršrutai iš Beneliukso šalių mums nieko naujo, tačiau klientai visada klausia to paties: kaip tai padaryti, kad nenukristų verslas ir neišsiirtų nervai? Žinoma, biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos yra sudėtingesnis nei paprastas baldų pervežimas, bet su tinkama strategija jis gali vykti taip sklandžiai, kaip ir važiavimas automagistrale A1.

Kai kalbame apie biurą, čia nebe tiesiog stalai ir kėdės. Čia jūsų duomenys, serveriai, slapti dokumentai ir, svarbiausia, laikas. Olandai yra labai disciplinuoti partneriai, tad dažniausiai viskas pasiruošta tvarkingai, bet problema kyla tarpininkaujant arba susidūrus su Lietuvos muitinės niuansais. Esu matęs situacijų, kai mašina stovėjo prie pat sienos kelias dienas tik todėl, kad trūko vieno parašo ant eksporto deklaracijos. Tokių dalykų reikia vengti. Šiame straipsnyje pasidalinsiu tai, ką per šiuos metus išmokau apie logistikos triukus, dokumentus ir tai, kaip išvengti „pavogtų“ dienų darbe.

Kas dažniausiai keliao nerimą?

Šioje srityje dirbant suvoki, kad klientams svarbiausia ne kaina, o tikrumas. Tačiau kainos klausimas visada iškyla pirmas. Toliau pateikiu atsakymus į klausimus, kuriuos dažniausiai girdėju iš verslo atstovų, planuojančių grįžti arba perkelti savo pagrindinę veiklą į Lietuvą.

Kiek tai iš viso kainuos ir ar verta taip daug mokėti?

Kainos klausimas yra visada pirmas, ir jis yra labai natūralus. Paprastai biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos kainuoja nuo 1500 iki 5000 eurų, priklausomai nuo tūrio, tai yra, kiek tūrio metrų (m³) turite pervežti. Jei tai tik keli stalai ir kompiuteriai, galima suderėti dalyvišką krovą, kai jūsų daiktai keliauja kartu su kitu kroviniu, tačiau tai užtrunka ilgiau. Verta mokėti už tam tikrą ekskliuzyvumą, jei jums būtina, kad dėžės atvyktų tam tikru laiku, pvz., pirmadienio ryte, kad darbuotojai galėtų dirbti.

Kiek laiko užtruks visas procesas nuo išsiuntimo iki pristatymo?

Nebūkite nustebę, jei gausite atsakymą „nuo 3 iki 7 dienų“, nors atstumas tik apie 1500 km. Viskas priklauso nuo to, kiek reikia laiko surinkti krovinius Olandijoje – jei tai dalinis krovimas, vairuotojas gali praleisti dieną ar dvejas važiuodamas po Amsterdamą, Hagę ar Eindhoveną rinkdamas kitų klientų siuntas. Tada yra kelias per Vokietiją ir Lenkiją, kur keliais greitkeliais važiuojant su sunkvežimiu ribojamas greitis, be to, reikia įskaičiuoti poilsio laiką vairuotojui pagal Europos Sąjungos taisykles.

Ar reikės mums patiems dėti daiktus į dėžes ar tai įeina į kainą?

Dauguma firmų siūlo pakavimo paslaugas kaip papildomą paslaugą, ir aš visada primygtinai rekomenduoju ja naudotis, ypač jei kalbame apie jautrią techniką. Profesionalai naudoja ne paprastas „IKEA“ dėžes, o specialias, dvigubai sienelių storio dėžes su burbuliukų plėvele ir užpildu, kuris neleidžia daiktams judėti. Jei norite sutaupyti ir susipakuoti patys, atsiminkite, kad draudimas nebegalioja, jei pažeidimai atsirado dėl blogo pakavimo – vairuotojas gali atsisakyti priimti tokį krovinį.

Kaip su muitinės procedūromis, ar mums reikės kažką mokėti importuojant?

Čia dažniausiai kyla painiavos, nes biuro įranga dažnai laikoma naudotu turtu. Jei įmonė jau veikia ir tiesiog perkelia savo išteklius, turite pateikti TSL dokumentus (Transporto prekybinis dokumentas) ir eksporto deklaraciją iš Olandijos pusės. Lietuvoje importo mokesčiai (PVM ir muito) taikomi tik tada, jei daiktų vertė viršija 150 eurų, tačiau verslo atveju dažniausiai taikoma 0 % muito norma, jei galite įrodyti šių daiktų paskirtį, tačiau PVM vis tiek reikės sumokėti arba apskaičiuoti, nebent tai yra laikinas importas.

Ar saugu keliauti su jautria kompiuterių technika ir serveriais?

Esu matęs, kaip neatidarytos serverinės spintelės nukrito nuo keltuvo, tai todėl, kad joms nebuvo užfiksuotos teisingai. Technika turi būti pakrauta ne į pačias apačias, kur gali susidaryti drėgmė, o ne per daug aukštai, kad nenukristų staigiai stabdant. Be to, labai svarbu užfiksuoti buklę prieš pakrovimą – padaryti nuotraukas, užpildyti specialų techninės įrangos protokolą, kad vėliau nebebūtų ginčų, ar įdrėkta ekrane buvo prieš kelią ar jau atvykus.

Ką daryti, jei mūsų naujieji biuro patalpos dar nebaigti remontuoti?

Tai klasikinė situacija, ypač su Lietuvoje, kai remonto terminai nubėga paskui grafiką. Turime galimybę laikinai sandėliuoti jūsų krovinį mūsų sandėliuose Vilniuje arba Klaipėdoje, kol jūsų biuras bus paruoštas. Tai kainuoja papildomai, bet daug pigiau nei laukti su vairuotoju prie pat pastato, nes jo stovėjimo valanda kainuoja labai brangiai, ir jis negali laukti amžinai dėl poilsio režimo taisyklių.

Ar galima pervežti asmeninius darbuotojų daiktus kartu su biuro kroviniu?

Techniškai – galima, bet legaliai tai yra pilnas chaosas, kurio reikia vengti. Muitinės dokumentuose turi būti aiškiai atskirta, kas yra įmonės nuosavybė, o kas – asmens, pavyzdžiui, vadovo lagaminas su drabužiais. Jei visus daiktus sumaišysite į vieną sąrašą, gali kilti įtarimų apie kontrabandą ar neteisingą deklaravimą, o tada visas krovinys gali būti užšaldytas patikrai ilgai.

Kaip apskaičiuoti tūrį, jei neturime matmenų kiekvienam daiktui?

Nereikia imti liniuotės ir matuoti kiekvieno pieštuko. Pakanka žinoti, kiek turite „Euro“ paletų arba paprastų kėdžių ir stalų. Aš dažnai klientams sakau: „paimkite didžiausią kambarį, sudėkite viską į vieną krūvą ir pasakykite man, kiek tai užima grindų ploto“. Taip pat galite nufotografuoti daiktus ir atsiųsti mums – akimi esęs ekspertas sugebės labai tiksliai įvertinti, kiek reikės mašinų.

Ar draudimas apima viską, kas nutinka kelyje?

Standartinis draudimas, kurį mums suteikia transporto kompanija, dažniausiai dengia tik 10–12 eurų už vieną kilogramą krovinio. Jei vežate brangų serverį, kuris sverdo 20 kg, bet kainuoja 5000 eurų, ir jis sugenda, gausite tik 200–250 eurų atlyginimą. Todėl visada siūlau sudaryti papildomą „Visų rizikų“ draudimą, kuris apima ir grožį, ir techninės įrangos sugadinimą, net jei tai yra vairuotojo kaltė.

Ką daryti, jei vairuotojas nežino lietuviškų vietovių ar negali rasti biuro?

Tai atrodo smulkmena, bet Vilniaus senamiestyje arba didmiesčio centruose su 7,5 tonų sunkvežimiu važiuoti yra tikras košmaras, jei nežinai taisyklių. Mes visada užtikriname, kad vairuotojas turi GPS su sunkvežimiams pritaikytais maršrutais, o dažniausiai dar ir vietinio eksperto pagalbą telefonu. Jei jūsų biuras yra zonoje, kurioje negalima stovėti sunkvežimiui, iš anksto reikia susitarti dėl laikinų stovėjimo vietų arba perkelimo į mažesnę transporto priemonę „paskutinės mylios“ etapui.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkėlimas į Lietuvą iš Olandijos nėra būtinas blogis, kuriam reikia aukoti savo nervus. Tai tiesiog dar vienas logistikos projektas, kurį reikia sužlugdyti į mažus, valdomus etapus: pakavimas, dokumentų tvarkymas, transportas ir iškrovimas. Esu matęs, kaip gerai suplanuotas perkėlimas leidžia įmonei neprapulti iš rikiuotės ir toliau aptarnauti klientus net tada, kai fiziniai stalai jau keliauja 120 km/h greičiu po Vokietijos autostradomis.

Raktas į sėkmę yra ne rasti pigiausią vairuotoją „Gumtree“ ar pan. svetainėse, o rasti partnerį, kuris supranta tarpines šalių specifiką ir gali pasiūlyti sprendimus, o ne tik ratus. Niekada nebijokite klausti apie draudimą, laiko grafikus ar papildomas paslaugas, nes būtent tose detalėse slepiasi ramybė. Sėkmės jūsų verslui Lietuvoje, o techninius dalykus palikite mums – mes jau čia esame ir žinome kelią.