Profesionalus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę tiksliai: kas reikia žinoti

Sėdžiu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir, pasirodo, dar viskas su suktukų neįsivaizduoama. Dažniausiai žmonės skambina, kai jau viskas užgriuvę ant galvos, o ten – tiek daug niuansų, kad galvos sukti. Noriu papasakoti, kaip tik vyksta tas profesionlus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę, be jokių gražių paveiksliukų iš brošiūrų. Čia nėra lengvas procesas, ypač dabar, kai pasaulis pasikeitė. Tiesiog susodžiuoti kompiuterius į duonbodį ir važiuoti nebegali. Reikia žinoti taisykles, terminus ir, kas svarbiausia, kaip išvengti tų bėdų, su kuriomis susiduriau prieš metais Kelne arba Doverio uoste. Šiandien kalbėsim apie tai, kaip padaryti tvarkingai.

Dokumentai, Brexit ir britų niuansai

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų?

Taip, deja, čia nebe tie laikai, kai užtekdavo vairuotojo pažymėjimo. Dabar, norint atlikti profesionalų biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę, reikia pilno komplekto: TIR knygelės (jei naudojama), eksporto invoice kiekvienam daiktui, o vėliau – importo deklaracijos UK pusėje. Be šito mašina nepraeis per Doverį, net jei ten bus visiškas chaosas. Viskas turi būti tiksliai, kitaip anglai tiesiog nepaleis.

Ką daryti su muitinės deklaracija?

Muitinė – siaubas. Jei perkraustote įrangą į savo filialą, tai galite naudoti proceso kodą 30 00 (perleidimas tarp susijusių asmenų). Bet čia dažnai įvyksta klaidų, nes vadybininkai rašo "permanentinis eksportas", o turi mokėti PVM. Geriau patikrinti su brokeris tris kartus, o ne spėlioti vėliau, kai gausite sąskaitą už milžiniškas baudas.

Britanijos mokesčiai – ką tikėtis?

Jei įmonė registruota Lietuvoje ir turite VAT kodą, daiktus galite vežti be PVM mokėjimo (intra-community supply), tačiau tik su tinkamu eksporto dokumentu. O jei neturite... tada jums gali tekti mokėti Britanijos PVM. Profesionalus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę be tinkamo Muitinės brokerio yra savotiška ruleta, į kurią aš nebepirščiau žiūrėti.

Ar įsigijote EORI numerį?

Be EORI numerio ( Economic Operator Registration and Identification) jūsų siunta nukibs ant sienos. Jis būtinas tiek Lietuvos, tiek JK pusėje (nors jis pavadintas kitaip – GB EORI). Niekada nebegirdėjau, kad kas nors prabėgtų be jo, nebent tai būtų smulkių siuntinėlių kurjeriai, bet čia kalbame apie biurą.

Ar daiktai gali būti naudoti?

Nauji įrenginiai (tiek, kas nebuvo naudoti) sukelia daugiau problema nei naudoti biuro stalai. Už juos gali tekti mokėti importo mokesčius, net jei tai yra jūsų įmonės turimas turtas. Čia yra keista, tačiau taisyklės yra taisyklės (bent jau taip man paaiškino vienas britų pareigūnas). Pasitikrinkite serijinius numerius.

Logistika: kaip visa kompanija sutalpinti į sunkvežimį

Kiek vietos tikrai užims biuras?

Visada primenu: matuokite tris kartus. Žmonės dažnai pamiršta, kad stalai nėra "plytelės" – juos ten išmontuoti. Profesionalus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę turi apimti ir tą išmontavimo procesą. Jei sako, kad telpa į 40 kubinių metrų, dažniausiai reikia 50, nes kas padės tuos stalus ant vieno kito?

Ar verta vežti visus suoliukus?

Skaitykite, suoliukiai – tai blogiausia. Jie lengvi, dideli ir nepigūs gabenti. Kartais pigiau juos nupirkti naujus UK "IKEA" išsiųsti į ofisą, negu mokėti už transportą per kanalą (nors ten taip pat viskas brangsta). Aš asmeniškai visada rekomenduoju atsikratyti senos minkštos baldų dalies.

Kaip supakuoti serverią?

Serveriai – tai širdis, bet ir galvos skausmas. Juos reikia įstatyti į specialias dėžes su amortizacija. Kartą gavau skambutį, kad klientas bandė vežti serverį sujuodęs ant sėdynės keleivio, aišku, kelyje viskas subyrėjo. Nesikrepinkite ant užraktų ir pakuojamos medžiagos.

Ar reikalingas išankstinis matavimas?

Be abejo. Žiūrėti į nuotraukas nepakanka. Vienintelė proga suprasti, kaip išvežti didžiulę erdvę su langais, yra užlipti ten su metriniu ruletės. Tiesiog atsiųskite planą el. paštu, bet gyvas matavimas duoda geriausią rezultatą.

Dėžės ar specialios dėžės?

Nenaudokite mažmeninės prekybos dėžių (pvz., iš parduotuvės), jos plyšta. Profesionalus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę reikalauja stiprių, dailidžių pagamintų dėžių, kurios atlaiko 500 kilogramų krūvį, kai krautuvas jas spaudžia.

Kas daryl su kabeliais?

Kabeliai... mano niekta. Kai kas juos išsuka, kai kas sukimuliuoja į maišus. Geriausias būdas – surinkti į maišelius su etiketėmis "pirmas stalas", "antras". Priešingu atveju atkabinus biurą JAV (Jungtinėje Karalystėje) praleisite savaitę tiesiog bandydami suprasti, kuris kabelis priklauso monitoriui.

Biuras ir jo jautrumas: ne viskas yra tik baldai

Perkraustymo diena: kas vyksta?

Tai ne filmas, kur viskas vyksta per valandą. Vienintelis būdas padaryti visą šitą procesą sklandžiai – tai pradėti nuo ankstaus ryto. Ekipažas turi ateiti sulogoti, pasiimti inventorių ir pradėti krauti. Jei vėluosite, vairuotojams gali pasibaigti vairavimo laikas (tachografai – niekur nedingsta).

Ar vairuotojai gali padėti padėti?

Kai vežate įstatomus daiktus, vairuotojai dažnai padeda, tačiau jie ne baldų surinkėjai. Jie užkraus ir iškraus. Kai atvykstate į Londoną ar Mančesterį, jie tiesiog išmes dėžes į grindis, o toliau – jūsų darbas. Nereikia tikėtis "pilno paslaugos" jei to neapibrėžėte sutartyje.

Ar apdraudžamas turtas?

Tai esminis dalykas (ypač kai kalbame apie brangią techniką). Standartinis CMR draudimas dengia tik smulkius incidentus, jei apgadinta pervežamąjį transportą. Turi būti papildomas draudimas biuro turtui. Pasižiūrėkite į dokumentų smulkmeną – ten dažnai pasislėpę pavojingi dalykai.

Kas nutinka su kietais diskais?

Duomenų saugumas – jūsų, ne mūsų (bet iš tikrųjų mes privalome užtikrinti, kad jie nenukris). Geriausia juos išimti vežti atskirai su savimi, o ne palikti kompiuteriuose. Niekada neabejokite apie tai, kas nutinka, jei mašina užsidegs (tai labai retas atvejis, bet įvyksta).

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Tai retas atvejis, tačiau darbuotojai dažnai bando užplikti savo dėžutes su knygomis ar augalais. Oficialiai to daryti negalima, tai yra prekybinis transportas. Jei muitinė randa asmeninių daiktų, gali paversti visa siuntą ir mokėti baudą.

Ar turite patirties su Londono centru?

Londono centras – tai kažkas blogiausio (kėdos!). Utenos gatvėje arba Oksfordo gatvėje sustoti be leidimo neįmanoma, reikia mokėti už "congestion charge". Profesionalus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę, ypač į Didžįjį Londoną, reiškia, kad jums reikia specialų leidimą stovėti (red route permission). Kitą kartą tiesiog išsikrauskite viską už miesto ribų.

Ar sunku rasti vietą įsivažiavimui?

Anglų suplanavimas pasižymi tuo, kad sunkvežimiams dažnai yra tik viena vieta įvažiuoti, ir ji būna pusės kilometro atstumu nuo pastato. Turite susitarti dėl "loading bay". O jei tokio nėra? Tada pasirodo, kad mokesčiai už blokavimą greitaeigių juostų yra didesni nei už patį perkraustymą.

Nemalonus dalykas: kainos ir biudžetas

Kodėl brangiau nei prieš metus?

Kuras, kuro priebrangia (tikrai ne mano kaltė), taip pat Brexit pasienio kontrolės kainos. Mašinos praleidžia valandas užkardose o tai laikas, už kurį vairuotojai taip pat turi gauti algalapį. Profesionalus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę niekada nebuvo pigu, o dabar tiesiog neįmanoma taupyti.

Kur gaunate kainorasčio?

Viskas priklauso nuo kubinių metrų, bet... atsiminkite, kad jei statome "pilną užkrovą" (full load), kaina bus mažesniu už kubinį metrą nei dalinis krovinys (part load). O jei reikia skubiam gyventojų biuro perkėlimui? Tada brangiau.

Ar yra "slaptų" mokesčių?

Kiekvienas gerąjas (brokeris) imia mokestį už dokumentus apdoroti. O dar – uosto mokesčiai ir galbūt mokesčiai už atšaukimus. Užtikrinkite, kad kainoraštyje būtų parašyta "all inclusive", kitaip sužinosite apie papildomus 150 svarų uoste.

Ar galima mokėti vėliau?

Dauguma firmų dabar reikalauja 50 proc. avanso, o dalis net viso dydžio, nes yra nusivylę gavėjai. Esu girdėjęs istorijų, kai įmonės atsisakydavo siuntos atvykus į vietą. Žinai, ką tada reikia daryti su tokiomis daiktų? Tai tiesiog chaosas, todėl mums reikia užtikrinimo.

Ar verta savarankiškai nuomoti mašiną?

Sugalvojau, kad pasirašysit kontraktą su "U-Haul" tipo firma ir važiuosit? Turėkite omenyje, kad be CMR draudžiamojo dokumentų ir tinkamų leidimų gali būti sulaikyti sienoje. Tiesa, dažnai pasitaiko, kad mažos įmonės taip daro ir sėkmingai, tačiau tai kaip lošimas rulete.

Ar taupyti ant pakavimo?

Jei jūsų darbuotojai patys supakuos, tikėkitės, kad kažkas nuskirs. Mums įmonės atvežė įrangą, supakuotą į popierius (o ne burbuluota plėvelę), ir, aišku, monitoriai buvo sudaužyti.

Specifiniai atvejai ir patirties istorijos

Ar vežate chemiją/buitines prekes?

Negalima. Tai yra pavojingi krovniai (ADR). Negalima vežti dažų, valiklių ar aerozolių be specialaus leidimo. Kartą mums teko likviduoti pusę krovinio, nes kas paslėpė baltymų kokteilius (jie priskiriami prie maisto produktų ir tam reikia atskirų leidimų).

Ar galima sekti siuntą?

Žinoma, turime GPS, tačiau kai mašina važiuoja per Eurotunelį, signalas dingsta. Nesijaudinkite, jei 4 valandas nematote judėjimo. Vėliau pasirodys ties Doverio uostu arba Francūzijoje. Viskas tvarkoje.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba angliškai bent jau prasčiau (gali prasitarti su muitininkais). Tačiau niekas negarantuoja, kad jie sugebės aptarti dėl taisyklių su jūsų administratoriumi. Geriau, kad atvyktų jūsų atstovas, kuris kalba šia kalba.

Ką daryti jei atsisako priimti siuntą?

Tai klausimas, kurį kartu išspręsime sunkiausiai. Jei gavėjas neatvyksta, mašina laikosi po kiemo, laikas eina. Po 48 valandų pradedamas skaičiuoti mokestis už laukimą (demurrage). Žinodami, kaip anglai yra griežti, geriau susitarti dėl laiko.

Ar jūs turite sandėlį UK?

Netiesiogiai esame susiję su partneriais. Jei dar nebaigėte remonto biuro, galite laikinai palikti dėžes sandėlyje prieš išvežant į pastatą. Tai taupo nervus, kai vadybininkai šaukia, kad darbas užstrigęs.

Koks yra standartinių trukmės terminas?

Įprastai tai 3-5 dienos nuo pakrovimo iki iškrovimo (priklausomai nuo maršruto). Iš Vilniaus į Londoną (ca. 1800 km) vairuotojui reikia ko nors 3 dienas (po 9-10 valandų). Be to, laikas būna sugaistas ant pasienie.

Kas daryl jei reikalinga "liftas"?

Krovininis elevatorius (tail lift) yra standartas. Bet jei biuras yra 5 aukšte, mes jo neįvežs. Reikės susitarti dėl to, kad statybininkės kompanija tiektų liftą, o mums užtenka tik iškrauti ant grindų. Ne visuose JK pastatuose yra erdvių liftų.

Ar reikia daryti apžiūrą prieš tai?

Galiu atvykti į Lietuvą žiūrėti. Bet jei tik reaguojate į užklausą iš interneto... (čia aš pats stengiuosi taip nedaryti, bet kartais reikia važiuoti). Bet kainos toks važiavimas padidins.

Ar esate pasirengę "sabotuoti"?

Vienintelis dalykas – kai klientas pamiršta suteikti raktus nuo sandėlio Kento mieste. Tada mes stovime 6 valandas šaltoje oje. Profesionalus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę taip pat apima ir tų mažų detalių planavimą – kur palikti raktus, kas susitinka vairuotoją.

Kodėl Britanija yra specifinė?

Ten viskas kitaip. Žmonės yra labai draugiški, bet sistema yra griežta. Jie turi savo "working holiday" kalendorius. Negalima tiesiog pulti į miestą be suplanavimo, o mums, logistams, reikia tam laiko.

Ar laiku atvykstate į susitikimus?

Mes stengiamės, tačiau kelių eismas Anglijoje yra neprognozuojamas. M-25 apvažiavimas ties Londonu dažnai užstrigtas dėl avarijų. Nereikėtų planuoti svarbių susitikimų tą patį dieną, kada atvyksta sunkvežimis.

Išvada

Galiausiai, viskas susiažina ne dėl mašinų, o dėl žmonių ir dokumentų. Profesionalus biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę tiksliai įvyksta tada, kai nuo pat pradžių viskas sulogizuota dokumentuose, o klientas tiksliai žino, ką nori gauti. Nedarykite prielaidų, klauskite klausimų, ir tada mums bus lengviau jums padėti. Nes pažadu, kad gera logistika padarys Jūsų perkėlimą kur kas mažiau stresingu, nors be kavos tuos rytus tikrai neapsieisite.