Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis: Kaip tai veikia iš vidaus

Sveiki, vėl čia aš, tas pats vyras, kuris jau dvidešimt metų važinėja kelių ir perveža viską, ką tik įsivaizduoti galite. Dirbu šioje srityje beveik pusę savo gyvenimo, mačiau viską – nuo sugedusių sunkvežimių ant Vokietijos autostrados iki biurų, kurie perkraustytini penktadienio vakare po 18 valandos, kad tik neprarastų darbo laiko. Dažnai klientai klauso apie tai, kaip įgyvendinti lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis, manydami, kad tai kažkoks stebuklas, kai viskas vyksta pati. Tiesą sakant, minimalios pastangos reiškia, kad jūsų pastangos perkeliamos į dokumentus ir planavimą, o fizinį darbą darome mes. Su Jungtine Karalyste dabar ne taip paprasta kaip anksčiau, dėl visų tų muitinių ir Brexit, bet jei žinai kaip, viskas įmanoma. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo iš vidaus, be jokių gražių žodžių iš reklamos brošiūrų.

Pasiruošimas ir dokumentai (biurokratinis šūdis)

Ar tikrai reikia tų visų dokumentų, ar tai tik priversinimas?

Žiūrėk, aš suprantu, kad dokumentai yra nuobodus, bet be jų dabar nepraeisi. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis prasideda ne nuo dėžių pakavimo, o nuo popierių. Tau reikės EORI numerio, kuris privalomas visoms įmonėms, siunčiančioms prekes į JK. Be to, reikės pilno inventoriaus sąrašo, ne tik "vien stalas ir trys kėdės", o tikslios specifikacijos. Jei turi naują techniką, reikės pirkimo sąskaitų, kad muitinė nepritartų, kad tai ne parduodama prekė. Pasidaryk laiko ir viską užrašyk, kitaip sėdėsi pasienyje ir mokėsi baudas už kiekvieną valandą.

Kiek laiko užtruks tas biuro perkraustymas į UK?

Tai klausimas, į kurį niekas negali atsakyti tiksliai, net aš, nors ir turiu patirties. Paprastai, jei viskas tvarkinga, nuo pakrovimo Lietuvoje iki iškrovimo Londone ar Mančesteryje užtrunka apie 3–4 dienas. Tačiau jei užeina rūkas ant La Manšo sąsiaurio arba užsistringa muitinėje Folkstonoje, gali užtrukti ir savaitę. Realiame pasaulyje visada kažkas nutinka. Vairuotojai gali pavargti, kelyje gali būti eismo įvykiai, arba tiesiog blogai susiderins laikas su keltu. Geriau planuok savaitę atsargiai, nei vilkis darbuotojus po nosimi be kompiuterių.

Kas dėl to Brexit, ar tai dar visada aktualu?

Deja, taip, Brexit mums vis dar daro problemą, nors jau ir praėjo keleri metai. Anksčiau buvo galima įvežti iš karto, dabar reikia praeiti importo procedūras. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis šiuo atveju reiškia, kad mes arba jūsų brokeris turi iš anksto pateikti preliminarią importo deklaraciją. Jei to nepadarysite, krovinys bus užfiksuotas "raudonojoje juostoje" ir lauks patikros. Tai kainuoja brangiai, ne tik pinigais, bet ir laiku. Daugelis klientų mano, kad jau pasikeitė, bet britai yra griežti ir tiksliai seka, kas įvyksta jų teritorijoje.

Ar reikia mokėti PVM ar mokesčius už perkraustymą?

Čia viskas priklauso nuo to, ką pervežate. Jei tai jūsų įmonės turtas, kuris buvo naudojamas Lietuvoje ir dabar perkėliamas į JK filialą, tai dažniausiai galima taikyti perkėlimo procedūrą (Transfer of Own Goods), tada PVM mokėti nereikia. Bet jei pervežate naują įrangą, ką tik nupirkta ir neišpakuota, tai jau yra prekyba, ir reikės mokėti JK PVM (20 proc.) ir galbūt importo mokesčius. Aš visada patariu pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojas ir logistikas, ne mokesčių specialistas (nors per metus mačiau daugiau nei jie).

Ar galima susiplanuoti viską per savaitgalį, kad neprarastum darbo dienų?

Teoriškai – taip, praktiškai – labai sunku. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis dažnai reiškia, kad mes dirbame tada, kai jums patogiausia. Tačiau keltai į JK neplaukia 24/7, yra konkretaus laiko grafikai. Jei norite, kad vairuotojas užkrauti penktadienį vakare ir atvykti pirmadienį ryte, reikia labai gero sinchronizavimo. Be to, JK sandėliai ir muitinės dirba tik darbo dienomis. Jei atvyksite šeštadienį, krovinys tiesiog stovės stovėjimo aikštelėje iki pirmadienio, ir už tą laiką reikės mokėti.

Ką daryti su technika ir baldais (kai viskas sudaužoma)

Ką daryti su serveriais ir jautria įranga?

Tai yra mano siaubo istoria. Vieną kartą klientas užkrovė serverį į paprastą dėžę be jokio putų plastiko, tik uždėjo ant viršaus pledą. Žinote, kas atsitiko? Atvykęs į Londoną serveris nebeveikė. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis neapima stebuklingų atsistatymų. Serverius ir jautrią IT įrangą reikia pakuoti į specialias kietas dėžes, patvirtinti ant paletų. Jei neturite savo IT specialisto, kuris tai padarytų išsirūpindamas duomenų kopijomis (backup), geriau tai padaryti prieš mus atvykstant. Nepervežkite įjungtų įrenginių, jie gali sušilti ir sudegti.

Ar reikia išmontuoti baldus ar juos galima vežti surinktus?

Didelę dalį baldų tikrai verta išmontuoti, ypač jei tai dideli staliniai kompleksai ar metalinės spintos. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis taip pat reiškia optimalus erdvės panaudojimas. Surinktas stalas užima daugiau vietos, gali užkirsti kelią kitiems daiktams, o ir vairuotojas gali nusivilkti nugarą bandydamas jį pajungti. Be to, jei baldas neperės pro liftą ar duris išmontuotas, teks išmontuoti vietoje, o tai laiko ir pinigų. Geriau iš anksto susiderėti, kad mūsų komanda atvyksta su šaltkalviais, kurie viską išmontuoja ir vėl surinks.

Ar galima vežti augalus į biurą?

Čia yra pavojinga zona. JK turi griežtas fitosanitarinius reikalavimus. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis gali baigtis tuo, kad jūsų mėgstamas fikusas bus sunaikintas pasienyje. Žemės augalams su šaknimis reikia specialios leidimų (phytosanitary certificate), kuriuos gavote iš Valstybinės maisto ir veterinarijos tarnybos. Jei turite kelių augalų vazonus be žemės (tik dirbtinę pagrindą), tai gali praeiti, bet nėra garantijų. Aš asmeniškai nerekomenduoju vežti augalus, nebent jums labai svarbu, nes nervuų praradimas vertesnis už vieną vazoną.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (dažai, valikliai)?

Biuruose dažnai būna sandėliukų su įvairiomis chemijomis. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis neleidžia vežti bet ko. Jei turite degių skysčių ar aštrių daiktų, juos reikia deklaruoti. Aš kartą mačiau, kaip vairuotojas gavo 500 svarų baudą už tai, kad jo krovejai užkrovė dėžę su purškiamais dažais be etiketės. Britai to neprižiūri. Geriau tokias medžiagas išmesti arba vežti atskirai, laikantis ADR (pavojingų krovinių) taisyklių, o tai kainuoja brangiau.

Ar reikia pačioms išpakuoti dėžes?

Tai priklauso nuo pasirinkto paslaugos lygio. Standartinis pasiūlymas yra "pakuoti – vežti – iškrauti". Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis gali apimti ir išpakavimą, jei užsakykite "vip" paslaugą. Tačiau dažniausiai mūsų darbai baigiasi tuo, kai dėžės stovi vietoje. Jei norite, kad darbuotojai kitą rytą galėtų dirbti, geriau susitarti, kad mūsų komanda atvykta anksčiau ir viską išpakuoja ant stalų. Kitaip turėsite pačius melsti vadovui, kad leistų dieną dirbti "kalėdų senelio" režimu.

Kainos, laikas ir "kodėl taip brangu?"

Ar brangu pervežti biurą į JK?

Brangu nebrangu, tai priklauso nuo to, ką vadinate brangumu. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis kainuoja nuo 1 iki 5 tūkstančių eurų (priklausomai nuo tūrio), atrodo, kad daug, bet palyginkite su tai, kiek prarasite, jei biuras neveiks savaitę. Kuro kainos dabat aukštos, o JK mokesčiai už važiavimą (LEZ) Londono zonose yra milžiniški. Taip pat, jei reikia ekskavatoriaus su keltuvu (kuris pakelia į antrą aukštą pro langą), tai dar papildomi 300–400 eurų vienai dienai. Neklauskite "kiek kainuoja viena dėžė", nes mes nesame paštas, mes kainojame už visą procesą.

Kaip suskaičiuoti, kiek man reikia mašinų?

Aš dažnai sakau klientams – nufotografuok viską ir atsiųsk man. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis reikalauja, kad nebūtume neišsišokę nei į šieną nei į vandenis. Jei pasakysite, kad turite 10 dėžių, o paskui atsiras dar 20 kompiuterių, kurie nebuvo sąraše, mašinos nebeužteks. Standartinis 3,5 tonų sunkvežimis telpa apie 10–12 europaletų. Jei turite daugiau, reikės vilkiko arba dviejų mažesnių. Geriau pervertinti tūrį, nei vairuotojai stovės ir galvoja, kur įkišti paskutinę kėdę.

Ar reikia mokėti iš karto ar galima atidėti?

Dauguma firmų dabar reikalauja išankstinio apmokėjumo bent 50 proc., o likutį – prieš iškrovimą arba tą pačią dieną. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis neleidžia mums rizikuoti, nes jei klientas atsisako mokėti atvykus į Londoną, mes nieko negalime padaryti. Negalima tiesiog "užvežti atgal", tai kainuoja dvigubai. Yra ir variantų su sąskaitų faktūrų apmokėjimu po 14 dienų, bet tai tik patikimiems, seniems klientams, su kuriais dirbame jau metus.

Kuo skiriasi partijos pervežimas nuo pilno biuro perkraustymo?

Partijos pervežimas (kai mašina yra dalinė) yra pigiau, bet lėčiau. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis reiškia, kad jei jums svarbus greitis, imkite pilną mašiną. Jei imate dalinę, reikės laukti, kol mes surinksime kitus krovinius tarpinėse stotelėse (pavyzdžiui, Lenkijoje ar Vokietijoje). Tai gali užtrukti papildomai 2–3 dienas. Taip pat, daliniame pervežime didesnė rizika, kad kažkas nukryps arba pamaišys, nes vairuotojas keičia krovinius kelis kartus.

Ar galima gauti nuolaidą?

Visada galima pasikalbėti, jei pervežiate didelį kiekį arba esate nuolatinis klientas. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis nebus pigus, jei skambinate paskutinę minutę. Jei planuojate 2 mėnesius iš anksto, galiu pasiūlyti geresnę kainą, nes galiu efektyviau suplanuoti maršrutą. Taip pat, jei sutinkate mums padėti su pakavimu (t.y. jūsų darbuotojai visą padaro), tai taip pat sumažina kainą, nes mums nereikia siųsti papildomos krovėjų komandos.

Kelionės aplinkybės ir muitinė (Brexit realybė)

Ar saugu duoti raktus nuo biuro vairuotojui?

Tai labai dažnas klausimas. Žinote, aš asmeniškai visada patariu pasirūpinti, kad atvyktų jūsų atstovas. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis nereiškia, kad turi visiškai pasikliauti svetimu žmogumi. Nors mūsų vairuotojai yra patikimi, bet jie yra pavargę, jie nori greitai baigti ir važiuoti poilsiui. Jei paliksite juos vienus su raktais, gali atsitikti, kad kažką uždarys ne ten arba pamiršs įjungti signalizaciją. Geriau, kad kas nors iš jūsų komandos būtų ten ir prižiūrėtų procesą.

Kas dėl draudimo, ar jis veikia ir JK?

Taip, mes turime CVR draudimą, kuris dengia krovinius visoje Europoje, įskaitant JK. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis be draudimo yra beprotiška. Tačiau reikia žinoti, kad standartinis draudimas neapima visko. Pavyzdžiui, jei jūsų darbuotojas pats susiprovo ir sudaužo brangų monitorių, draudimas to nemokės. Taip pat, nepamirškite, kad turtas turi būti įvertintas realia verte, nebe 1 eurą, kaip dažnai rašoma sąskaitose, kadangi išmoka bus pagal tą vertę.

Ar galima sekti, kur yra mano krovinys?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS stebėjimą, tačiau Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis nereiškia, kad aš galiu duoti jums nuorodą į Google Maps realiu laiku. Vairuotojai dažnai važiuoja poilsio režimu arba yra vietose, kur nėra signalo. Bet galime siųsti SMS pranešimus apie buvimo vietą arba vadovas gali paskambinti vairuotojui. Tik neprašykite skambinti jam kas 20 minučių, tai nervuoja ir gali sukelti nelaimę atsitikimą kelyje.

Ką daryti, jei vairuotojas neatsiranda laiku?

Tai tikra problema. Jei kalbame apie lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis, laiko planavimas yra raktas. Jei vairuotojas vėluoja dėl techninės gedimo arba policijos patikros, mes jums nedelsiant pranešame. Kartais gali būti, kad jis užstrigo priešais keltą, kur yra eilės po 5 valandų. Tokiu atveju reikia kantrybės. Jei tai kritiška, mes stengiamės siųsti kitą mašiną, jei tokia yra netoliese, bet tai neįmanoma per 10 minučių.

Ar reikia fizinio inventoriaus sąrašo?

Taip, būtinai. Muitinės pareigūnai kartais tikrina, kas yra viduje. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis gali sustoti, jei sąraše parašyta "biuro įranga", o viduje randa 50 naujų telefonų dėžutėse. Tada jie mano, kad tai prekyba, ne perkraustymas. Geriau turėti Excel lentelę su "stalas, 2 vnt., spinta, 1 vnt." ir t.t. Tai atrodo daug darbo, bet taupo daugiau laiko pasienyje.

Nesklandumai ir rizikos (kai kas ne pagal planą)

Ar dažnai kažkas sugenda?

Sąžiningai sakant, ne taip dažnai kaip anksčiau, bet vis tiek nutinka. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis turi savo rizikų. Dažniausiai pasitaiko smulkių įbrėžimų ant baldų arba sulūžusių ratukų. Didelių avarijų nemačiau jau metus (paliesk medį), bet "šokai" kelyje yra neišvengiami. Todėl viską reikia tvirtai užfiksuoti. Jei kažkas sugenda, darome protokolą (CMR pažymą), ir tada draudimo kompanija viską išnagrinėja. Nedarykite scenų vairuotojui, jis tik vairuoja, jis ne meta dėžes.

Kas atsitinka, jei netelpu į sandėlį JK?

Tai būna, kai klientas pasako "mes turime mažą biurą", o paskui atsirašo 3 kamionai daiktų. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis reikalauja tikslumo. Jei netelpate į numatytą vietą, reikės skubiai ieškoti kitos sandėlio vietos. Tai kainuoja brangiai, nes vairuotojas laukia. Be to, JK miestuose, ypač Londone, sunku rasti vietą stovėjimui ilgam laikui. Geriau iš anksto išmatuoti naująją erdvę ir pasakyti mums tikslų kiekį.

Ar galite atvežti į Londono centrą (ULEZ zona)?

Galime, bet tai kainuoja. Londono ULEZ zona reiškia, kad jei mašina neatitinka standartų, tenka mokėti didelius mokesčius už įvažiavimą (kasdien po 100 svarų ir daugiau). Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis į centrą reiškia, kad mes turime naudoti naujesnes mašinas (Euro 6). Be to, ten reikia specialių leidimų stovėjimui prieš pat biurą. Jei nesirūpinsite leidimu, gausite baudą, kuri ateis į jūsų įmonę. Viską reikia susiplanuoti su savo vietiniais administratoriais.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet nerekomenduoju. Muitinėje tai gali būti įvardyta kaip sumaišytas siuntinys. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis turi būti aiškus – tai įmonės turtas. Jei ten bus jūsų žmonos drabužių ar vaiko dviračio, gali kilti klausimų, ar nevykstate nelegalios prekybos. Geriau tuos daiktus vežti atskirai asmeniniu automobiliu arba pasinaudoti kitomis paslaugomis, kad išvengtumėte nereikalingų problemų.

Ką daryti, jei pasienyje aptinka draudžiamų daiktų?

Tiesiog prisiminkite, kad atsakomybė guli ant siuntėjo. Jei Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis įtraukia kažką, kas draudžiama (pvz., alkoholio dideliais kiekiais be licencijos arba ginklus), krovinys bus konfiskuotas. Mes negalime to užtikrinti, nes mes tikra neperžiūrime kiekvienos dėžės turinio. Būkite sąžiningi ir nedėkite nieko "tarp kitko". Britai pasienio tarnybos tuo labai domisi, o baudos gali siekti tūkstančius svarų.

Ar pervežiate dokumentus ar pinigus?

Dokumentus taip, bet juos reikia tur�ti pas save (o ne sunkvežimio bagažinėje), jei tai svarbi sutartys. Pinigų grynaisiais mes nepervežame, tai draudžiama mūsų vidinėse taisyklėse dėl saugumo. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis nėra skirtas turtui ar pinigams pervežti. Jei reikia pervežti biuro seifą su pinigais, reikia specialios apsaugotos transporto paslaugos, kas kainuoja šimtais kartų brangiau. Geriau pasidaryti banko pavedimą.

Ar galima pasilikti daiktų jūsų sandėlyje Lietuvoje ilgiau?

Taip, mes turime sandėlius, kur galite laikyti daiktus ir savaitę, ir mėnesį. Lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis gali būti atidėtas, jei dar nesutvarkėte nuomos sutarties kitame šalyje. Tai dažna situacija – biuras turi būti ištuštintas pirmadienį, o naujasis galės priimti tik po mėnesio. Tada mes viską pakrauname, vežame į mūsų saugykla, laikome ir vėliau vežame į galutinę vietą. Tai papildomai kainuoja, bet sutaupo nervus.

Išvada

Na, štai ir visa tiesa apie tai, kaip vyksta tas garsusis lankstus biuro perkraustymas į UK su minimaliomis pastangomis. Nėra jokių stebuklų, tik geras planavimas, šiek tiek kantrybės ir realus žvilgsnis į dokumentus. Dirbu šioje srityje 20 metų ir galiu pasakyti, kad geriausia nebijoti klausti "kvailų" klausimų, nei vėliau gailėtis. Jei viską padarysite tvarkingai, net tas Brexit nebus toks baisus. Sėkmės naujajame biure ir tikiuosi, kad jūsų kava ten bus geresnė nei čia.