Lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi: kaip išgyventi be nervų išdegimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, ir galiu pasakyti viena – biuro perkraustymas į užsienį niekada neina taip lygiai, kaip planuojame Excelio lentelėje. Ypač jei kalbame apie Angliją. Po „Brexit“ viskas tapo sudėtingiau, muitinės griežtesnės, o keliai – tiesiog siaubingai užspūsti. Daugelis klientų ieško būdo, kaip tai suvaldyti, todėl dažnai pasirenka lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi. Tai nėra stebuklas, kuris uždrauso problemas, bet bent jau turi žmogų, kuris galėtų jas spręsti. Esu matęs viską – nuo prarastų serverių iki vairuotojų, kurie užstrigo Dovers uoste dėl vieno trūkstamo popieriaus. Tad, jei ruošiatės judėti, štai kas jūsų laukia iš tikrųjų.

Bendrai kas darosi (ir kodėl truksta)

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Nėra vieno atsakymo, bet paprastai nuo pirmojo skambučio iki išvežimo praeina maždaug savaitė ar dvi, jei viskas būna lygu. Tačiau lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi leidžia tai daryti greičiau, nes mes sprendžiame detales. Planavimas yra pusė sėkmės. Jei jūsų biuras didelis, gali prireikti ir mėnesio. Reikia apsigalvoti su dėžėmis, inventoriaus sąrašais – tai nėra padaryta per dieną. Tačiau esu matęs atvejų, kai viskas susidėjo per tris dienas, tačiau tada vėliau buvo galvos skausmo su dėžėmis, kurios nebuvo pažymėtos.

Ar galite perkraustyti savaitgaliu?

Taip, galime, bet tai kainuos brangiau. Anglijoje dauguma sandėlių ir biurų dirba pirmadienio-penktadienio grafiku. Vairuotojai taip pat turi poilsio režimą, kurį reikia gerbti. Jei norite, kad jie važiuotų šeštadienį, reikės tai susitarti iš anksto ir mokėti papildomai. Bet jei jums būtina, kad verslas nestovėtų, lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi gali suorganizuoti tą išvykimą tada, kai jums patogu. Vienas kartas teko vežti klientui sekmadienį, nes jie negalėjo pristabdyti serverių darbo, tai, žinote, tiesiog darėme tai.

Kas daryti, jei biure dar dirbame?

Tai dažniausia problema. Geriausias variantas – daryti etapais. Pirmiausia pervežame tai, ko šiuo metu nereikia (archyvai, nebeveikianti technika). Tada galima perkraustyti vieną skyrių, kitiems dirbant kitame. Tai reikalauja gero koordinavimo. Asmeninis koordinatorius padės sudaryti grafiką, kad kasdienybė neirstų į chaosą. Žinau, kad skamba sudėtingai, bet kitaip tiesiog neįmanoma išvežti visko vieną dieną, jei ten sėdi 50 žmonių ir dirba.

Ar pats galiu vairuoti sunkvežimį?

Jei turite teises (C kategorija), teoriškai galite. Bet ar verta? Angliški keliai, ypač apie Londoną ar Didžiojo Londono apskritį, yra intensyvūs. Be to, po „Brexit“ reikia užpildyti daugiau dokumentų patenkančiai į šalį. Jei pasirinksite lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi, mums priklauso vairuotojas, kuris viską žino. Jis ne tik vairuoja, bet ir „kovoja“ su muitine. Jums tiesiog nereikėtų galvoti apie tą stresą prieš vairą.

Ką daryti su baldais, kiečiais nebepernešu pro duris?

Gyvenime esu matęs viską, įskaitant sofas, kurie įeina tik per langą. Jei turite didelių, montuojamų baldų, juos reikia išmontuoti. Mūsų komanda tai daro. Jei baldai seni ir nebeverti, galime juos išvežti į savanaudąškio atliekų aikštelę Anglijoje (tai kainuoja, bet tai įmanoma). Nereikia laikyti griuvėsių naujame biure. Koordinatorius padės nuspręsti, ką išsaugoti, o ką atsisakyti.

Ar tikrai reikalingas asmeninis koordinatorius?

Galite gyventi ir be jo, bandyti susitvarkyti patys. Bet tada prisiminsite tą momentą, kai Dovers uoste pasakojo, kad trūksta HS kodo prekėms. Koordinatorius yra tarpininkas. Jis žino, kur nusiųsti vairuotoją, ką daryti, jei pasikešė planai. Lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi tai apima – jis jūsų atstovas. Jums nereikia kalbėti su vairuotoju, jei nenorite, ar su muitininku. Viską atlieka profesionalas.

Kelionės ir Anglija (kelių realijos)

Kokia tikimai kelionės trukmė?

Priklauso nuo to, kur keliatės. į Londoną ar pietus tai gali užtrukti iki 3–4 dienų į vieną pusę (su muitine). į šiaurę (Mančesteris, Liverpulis) – atrodytų, kad toliau, bet kartais būna greičiau, nes mažiau kamščių prieš uostą. Paprastai sakome klientams – skirkite po keturias dienas viskam. Geriau būti vėliau nei anksčiau (nors klientai visada nori anksčiau). Vieną kartą teko važiuoti apklaustų keliu dėl avarijos M1 greitkelyje ir praradome 12 valandų.

Ar užtikrinate krovinio sekimą?

Taip, vairuotojas turi GPS, o mes matome jo judėjimą. Tačiau kartais signalas dingsta kalnuotose vietovėse Velso arba Anglijos viduryje. Nereikia panikuoti, jei pamatysite, kad jis stovi vienoje vietoje valandą – gali būti pietūs arba techninė pertrauka. Koordinatorius visada sužino tiesią tiesą. Jis tiesiog pasiskambina vairuotojui. Tai daug patikimesnė nei tik aplikacijos žemėlapis.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstrigo?

Stengiamės, kad tai nutiktų kuo rečiau, bet Anglijoje yra dažni eismo įvykiai. Jei vairuotojas užstrigo dėl techninių priežasčių ar avarijos, mes išsiunčiame pagalbą. Jei dėl to vėluosite į biurą atidarymą, informuosime. Lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi reiškia, kad mes sprendžiame šias krizes, o ne jūs. Jums tiesiog reikia susiderinti dėl laiko, o su mumis kalbėsite, kas nutiko.

Ar galima užsakyti dalinį krovinį?

Taip, jei turite tik keletą dėžių ar kelių baldų, nereikia nuomoti viso sunkvežimio. Mes surandame vietą kitame krovininyje (tai vadinama „part load“). Tai pigiau, bet lankstumas mažesnis – reikia laukti, kai surinksime kitus krovinius į tą pačią kryptį. Bet mažam biurui tai idealus pasirinkimas. Koordinatorius pasakys, kada bus galima išvykti, pagal mūsų grafiką.

Kokia yra didžiausia problema Anglijoje?

Kamščiai ir vietos apribojimai. Angliški miestai seni, gatvės siauros. Didelis sunkvežimis negali visur važiuoti. Reikia specialių leidimų (Congestion Charge zone Londono centre). Viską tai turi iš anksto susiskaičiuoti koordinatorius. Jei jūsų biuras yra centre be pakeliamosios durų, gali tekti perkrauti į mažesnę mašiną (tai vadinama „shuttle“). Tai papildomi darbai.

Ar atvežiate ir į Lietuvą?

Žinoma, darome ir grįžtantį biuro perkraustymą. Principai tie patys – tik kitam kryptimi. Tarkime, uždarytate filialą Londone ir grąžinate techniką atgal. Tai taip pat reikalauja dokumentų, bet jau iš JK pusės. Viską suorganizuojame taip pat. Lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi – tai dažnai dvipusis procesas, verslas judė abiem kryptimis.

Dokumentai, muitai ir biuro reikalai (pagrindinė baimė)

Ar reikia mokėti Mokesčius (PVM/muitinę)?

Jei esate registruota įmonė ir perkraustote savo turtą (tai nėra prekyba), paprastai mokesčių nėra. Tačiau reikia užpildyti „Transfer of Residence“ arba panašius formų, jei tenka įrangos. Nereikia mokėti PVM, jei pateikiame savo PVM mokėtojo numerius. Bet jei dėžėje rasite naujus neperpiltus kompiuterius, kurius norite parduoti Anglijoje, tai jau bus kita istoria – muitinė tai pamatys. Būkite sąžiningi.

Kas daryti su jautria technika?

Serveriai, duomenų centrai. Reikia juos išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištraukti laidą. Mes turime „anti-static“ dėžes. Svarbu atsarginės kopijos (backup) padaryti iš anksto. Nors mes ir sužadome, kad lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi yra saugus, vibruojantis sunkvežimis gali pakenkti seniems standžiajam diskui (HDD). Geriau saugokit duomenis debesyje.

Ar reikia inventoriumo sąrašo?

Privalomai. Be jo neišvažiuosite. Sąrašas turi būti detalus – ne „biuro reikmenys“, o „3 stalai, 5 kėdžių, 10 dėžių su popieriais“. Muitinė mėgsta tikslumą. Koordinatorius padės jums jį sudaryti, jei patys nesugalvojate, kaip tai padaryti programiškai. Blogiausia, kai vairuotojas pasakoja: „Aš nežinau, kas viduje, mane pakraavo“. Tada tikrai prasideda krizinė situacija.

Kas daryti su konfidencialiais dokumentais?

Geriausia juos uždaryti į užrakstamas dėžes arba vežti atskirai, jei labai svarbu. Mūsų vairuotojai yra patikimi, bet mes negalime garantuoti, kad kas neįkiš nosies į neužrakintą dėžę per kontroliuojamą pervezimą (nors tai retai). Jei turite labai slaptų aktų, galime organizuoti fizinę apsaugą arba greitąjį pervežimą mikroautobusu. Lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi taip pat apirėpia saugumą – tiesiog pasakykite, kas svarbiausia.

Ar tikrai „Brexit“ sukomplikavo?

Labai. Anksčiau buvo tiesiog važiuojam. Dabar reikia EORI numerio (jei dar neturite, padarysime), reikia deklaruoti kiekvieną siuntą net jei tai jūsų nuosavybė. Anglijos muitinė dabar yra griežtesnė nei Lietuvos. Kartais jie sustabdo net ir be jokios priežasties, tiesiog patikrinimui. Koordinatorius turi žinoti visus tuos kodus (HS codes), kad nenukryptume nuo maršruto.

Kas nutinka, jei pamiršau dokumentų?

Tai blogiausias scenarijus. Vairuotojas gali būti sustabdytas arba grąžintas atgal. Todėl viskas tikrinama prieš išvažiavimą. Kartais klientai sako: „Ai, palikau sandėlyje“. Negalima taip daryti. Asmeninis koordinatorius tikrina dokumentus kaip šunys blusas. (Tikiuosi, kad nekliudo). Geriau praleisti dieną darant dokumentus nei savaitę stovint pasienyje.

Koordinatoriaus rolė (ir kodėl jis ne dvasia)

Ką konkrečiai daro koordinatorius?

Jis jūsų kontaktinis asmuo. Jis nebekrauna dėžių (nors galėtų padėti, jei reikia). Jis planuoja maršrutą, užpildo dokumentus, seka vairuotoją, kalbina su muitinės tarpininkais Anglijoje. Jei kyla problema, jūs skambinate jam, o ne paieškos tarnybai. Jis sujungia visus taškus. Lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi be to žmogaus būtų tiesiog darbas su vairuotoju, kuris nežino angliškai arba neturi laiko rašyti jums ilgų pranešimų.

Ar jis su manimi susisieks kasdien?

Priklauso nuo etapo. Aktyviame perkraustymo metu – taip, tikrai. Jums praneš, kur yra mašina. Jei yra tarpusavio pertrauka (pvz., laukiam kitų krovinių daliniam pervežimui), gali būti tyliau. Bet jis visada pasiekiamas telefonu arba „WhatsApp“. Manau, kad komunikacija yra raktas į sėkmę, be to, tiesiog maloniau žinoti, kas vyksta.

Ar koordinatorius važiuoja su mašina?

Paprastai ne. Jis sėdi biure arba dirba nuotoliniu būdu, koordinuodamas procesą. Jis stebi GPS, rašo el. laiškus. Jei reikia, jis gali išvykti į vietą, jei atsiranda sudėtingų situacijų (pavyzdžiui, problemų su iškrovos vieta), bet tai retai. Dažniausiai jis sprendžia problemas telefonu. Tai efektyviau ir pigiau klientui.

Kas jei koordinatorius nepažįsta atsakymo?

Tai įvyksta. Kartais kyla unikalios situacijos, pvz., dėl specifinių leidimų Londono „Low Emission Zone“. Tada jis konsultuojasi su mūsų partneriais Anglijoje arba muitinės brokeriais. Jis niekada nesugalvoja atsakymo. Jis pasakys: „Reikia patikrinti, atsiųčiu informaciją po valandos“. Tai geriau nei meluoti.

Ar galiu keit planus pervežimo metu?

Taip, tai vadinasi lankstumas. Jei pakeitėte adreso iškrovą Anglijoje, praneškite kuo greičiau. Jei mašina jau važiuoja link seno adreso, tai gali kainuoti papildomai (laikas ir degalai). Bet lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi yra sukurtas tam, kad išvengtume tokių nesusipratimų. Pakeitimus galima atlikti, bet brangiau. Vienas klientas nusprendė perkelti biurą ne į Birmingamą, o į Mančesterį jau važiuojant... tai buvo brangus pokalbis.

Kaip pasirinkti gero koordinatoriaus?

Jis turi kalbėti jūsų kalba (bent jau suprasti verslo kalbą). Jis turi būti ramus. Jei jis jau pirmame pokalbyje pradeda šauktis, kad viskas neįmanoma, ieškokite kito. Geras koordinatorius sako: „Tai sudėtinga, bet mes pamatysime, kaip tai padaryti“. Patirtis čia svarbiausia.

Kainos ir nepageidaujami netikėtumai

Kokia apytikslė kaina?

Nešokant į skaičius – mažas biuras gali kainuoti kelis tūkstančius eurų, didelis – dešimtis. Kainą lemia tūris (kubiniais metrais), atstumas, pakojimo paslaugos ir muitinės išlaidos. Lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi atrodo brangiau, bet jei suskaičiuotumėte, kiek kainuoja jūsų laikas ir nervai, išeiga pigiau. Be to, anglų degalai brangesni nei lietuviški.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Stengiamės, kad nebūtų. Visada įkainojame darbą, pakrovimą, iškrovą, kelią. Tačiau gali atsirasti „Extra“ išlaidos, kurias neįmanoma numatyti – pvz., užkliūvimai tiltuose (Londonas), reikalingi specialūs leidimai, arba laukimas uoste. Apie tai kalbame iš anksto. Jei reikia „shuttle“ (perkraut į mažesnę mašiną), tai taip pat papildoma.

Ar galima atsisakyti paslaugos?

Taip, bet turi žinoti, kad atšaukimas prieš išvykimą (pvz., dieną prieš) reiškia baudą, nes mes jau esam pasiruošę – vairuotojas paruoštas, dokumentai pildyti. Jei atšaukiate savaitę prieš, tai mažiau žala. Geriau tikrai apgalvoti prieš pasirašant.

Ar apdraudžiate krovinį?

Taip, standartiškai yra draudimas, bet jis dažnai būna pagal nutylėjimą (pvz., 10 EUR už kg). Jei turite brangią techniką, rekomenduoju padidinti draudimo sumą. Tai nėra brangu, bet suteikia ramybės. Vienas kartas klientas nebuvo padidinęs, ir buvo nulūžęs tūkstančių vertės serveris – kompensacija buvo maža. Nereikia taip rizikuoti.

Kodėl kai kurios kompanijos pigesnės?

Gali būti priežasčių. Jos gali naudoti senesnes mašinas, neturėti draudimo, arba vežti „kolektyviniais“ reisais, kur truksta savaitės. O jei kas nors pasiūlo kainą, kuri perpus mažesnė nei rinkos, tai greičiausiai apgavystė arba „kitoks“ aptarnavimas (be koordinatoriaus, be dokumentų pildymo). Mes nesiūlome pigiausio, bet siūlome, kad atvyktų.

Kas jei dėžės netelpa?

Tada reikia skambinti mums. Jei vairuotojas atvyksta ir mata, kad daugiau daiktų nei planuota, jis gali atmesti krovinį (dėl saugumo). Tuomet reikia organizuoti antrąją mašiną. Lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi išvengia to, nes koordinatorius dažnai klauso: „Ar tikrai viskas čia?“. Bet jei paslėpėte dvi dėžes koridoriuje, klausimų bus.

Ar priimate mokėjimą kortele?

Priimame, bet mums patinka pavedimai. Dėl didelių sumų banko pavedimas saugesnis. Galima padalinti mokėjimą – 50% pradžioje, 50% gavus daiktus. Viskas aptariama sutartyje. Anglijoje reikia mokėti išlaidas (pvz., uosto mokesčius), tai taip pat įeina į sąskaitą.

Pabaigos ir išvados

Kada galima pradėti dirbti naujame biure?

Tada, kai iškrauname dėžes ir surinkame baldus. Jei viskas eina kaip laikrodis, tai gali būti tą pačią dieną (jei atvažiujote ryte). Tačiau dažniausiai reikia dienos ar dvių, kad viską susitvarkytumėte patys. Mes padedame fiziškai, bet jūsų IT specialistas turi sujungti kompiuterius. Mes nesujungsime jūsų prie „Wi-Fi“.

Ar pasilikote po iškrovos?

Paliekame vietą tvarkingai. Išnešame pakuotes ir popierių. Jei norite, kad juos surenkame, tai darome. Nedings jokių dėžių prie jūsų naujo biuro įėjimo. Anglijoj yra griežtos taisyklės dėl šiukšlių, tai mes pasirūpiname, kad viskas būtų išvežta. Nereikia jums galvoti apie tai.

Kodėl verta rinktis jus?

Nes mes žinome, ką darome. Esu dirbęs su didžiausiomis Lietuvos įmonėmis ir mažais startuoliais. Mums ne svarbu dydis, svarbu rezultatas. Lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi yra mūsų standartas, o ne prabangus paslaugų paketas. Mes tiesiog norime, kad jūsų verslas neustotų.

Ar turite rekomendacijų?

Tikrai, galiu parodyti laiškus iš klientų, kurie perkraustė savus „call centre“ į Leedsą arba biurą į Bristolį. Jie nenuvylė. Geriausia reklama yra tai, kad jie mus vėl pasikviečia, kai reikia perkelti dar vieną padalinį. Tai geras ženklas.

Kas labiausiai nustebina klientus?

Kiek smulkių dalykų reikia žinoti. Pavyzdžiui, kad Anglijoje negalima važiuoti tam tikrose gatvėse su dideliu sunkvežimiu, arba kad reikia specialios leidimo parkavimui prieš biurą. Koordinatorius tai žino. Klientai dažnai sako: „O, až taip? Aš negalvojau“. Todėl reikia specialisto.

Galutinis patarimas?

Nešokykite su dėžėmis. Pasiklauskite koordinatoriaus. Būkite sąžiningi dėl turto. Jei viską padarysite teisingai, lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi bus vos pastebimas nepatogumas, o ne katastrofa. Sekmės!

Išvada

Galiausiai, viskas sumuojama ne į kilogramus ar mylias, o į tai, kaip sklandžiai jūsų verslas atsities naujoje vietoje. Dirbu šioje srityje daugiau nei 20 metų ir galiu pasakyti – geriausia investicija yra ramybė. Pasirinkdamas lankstus biuro perkraustymas į Angliją su asmeniniu koordinatoriumi, jūs nusiperkate būtent tą ramybę. Mes išspręsime biologinius ir biurokratinius iššūkius, o jūs galėsite susitvarkyti su verslu. Nėra idealios logistikos, yra tik gerai suvaldyta chaoso, tad pasitarkite su mumis dar šiandien ir išvengsite nereikalingų nervų. Anglija laukia, o mes padėsime jums ten nuvykti saugiai.