Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją: kaip išvengti nervų išdegimo ir nelikti be stalų?

Sveiki, draugai. Taigi, nusprendėte keltis arba plėsti verslą už Lietuvos ribų ir dabar jūsų akivaizdoje stovi vienas iš daugiausiai streso sukeliančių dalykų – logistika. Aš šioje srityje esu jau beveik dviem dešimtmečiams, maždaug nuo tada, kai vairuotojams tekdavo nešti dėžutes be jokios elektronikos rankose, o dabar viskas priklauso nuo to, ar tinkamai užpildytas Excelis. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją nėra tiesiog apie tai, kad užkrauname dėžes į sunkvežimį ir važiuojame. Tai yra sudėtingas mazgas, kur viena klaida dokumentuose gali sustabdyti visą procesą Doverio uoste. Čia nebus idealus vadovas, čia bus tiesus pokalbis apie tai, kas tikrai laukia kelyje, ir kodėl pigiausiai pasiūlyta kaina dažnai baigiasi pykčiu.

Pasiruošimas ir biudžetas – nuo ko pradėti?

Ar verta taupyti ant dėžių?

Žmonės visada bando taupyti ant pakavimo. Sako: "įsigysime pigių dėžių iš prekybos centro arba paimsime iš Kauflando". Žiūrėkite, tas Kauflando dėžė tinka tada, kai perkeliate nuplautus indus, o ne kompiuterius ar serverius. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją prasideda nuo to, kad turite tvirtą pakavimą. Vairuotojas gali važiuoti idealiai lygiu keliu, bet kai užkabinamas priekaba, dėžės sušoka. Jei ten jums brangus IT įranga, geriau pasiskolinkite profesionalias dėžes su putomis. Neteisingai supakuotas serveris gali atsitrenkti į sienelę ir viskas, čia bus labai liūdna.

Kiek laiko reikia skirti planavimui?

Nemažai. Būtų idealu pradėti galvoti apie mažiausiai mėnesį iki išvykimo, o jei perkeliate didelį biurą – tai dar anksčiau. Reikia sudaryti inventorių, suprasti, ką veikiate su senais baldais, ar juos vežiate, ar parduodate. Vieną kartą klientas viską nusprendė vežti, o pasirodė, kad senos sofa nebeliko įeiti pro liftus duris Anglijoje. Teko ją palikti kieme. Taigi, matuokite, planuokite ir dar kartą matuokite. Neskubėkite, skubėjimas čia priešas.

Ar reikia specialių leidimų įvažiavimui į Londoną?

Oi, tai yra didelis akmuo. Londonas turi Ultra Low Emission Zone (ULEZ) ir dabar jau didesnę zoną. Jei mūsų sunkvežimis nebus atitinkamas standartų (Euro 6), jums teks mokėti didžiules baudas už važiavimą mieste. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją, ypač į sostinę, reikalauja, kad logistikos partneris turėtų tinkamą techniką. Ne kiekvienas lietuviškas vežėjas turi tokius naujus sunkvežimius. Todėl klauskite apie tai iš karto, kitaip gali būti, kad perkėlimas kainuos dvigubai dėl Londono mokesčių.

Kaip apskaičiuoti tūrį?

Tai dažnai būna "akis". Žmonės sako: "Mes turime tris stalus ir penkias spintas". Bet jie pamiršta, kad yra dar penkios dėžės su popieriumis, archyvai, maža virtuvėlė, kava, vanduo. Geriausia būtų, jei kas nors atėtų ir pamatytų akimi. Jei matymas negalimas, bandykite nufotografuoti kiekvieną kambarį ir išmatuoti didžiausius daiktus. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją remiasi tūrio apskaičiavimu, nes nuo to priklauso, kiek reikės sunkvežimių. Vienas mažas "Transit" neišveš didelio biuro.

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Techniškai – galima, bet tai nėra labai rekomenduojama, jei tai yra didelis kiekis. Muitinė gali užkabinti, jei matys, kad vairuotojas veža ne tik biuro reikmenis, bet ir, tarkim, dviračius ar baldus iš namų. Jei ten keletas dėžių su knygomis – tai dar kaip nors, bet jei matome, kad tai asmeninis krovinys, tai jau gali būti kitokios dokumentacijos reikalavimai. Geriau tai atskirti, kad nebūtų nesusipratimų sienoje.

Dokumentai, muitai ir tas Brexitas

Kas dėl muitinės deklaracijos po „Brexit“?

Tai dabar yra pagrindinis galvos skausmas. Anksčiau buvo paprasta – užkrovėm ir važiavom. Dabar kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją reikalauja oficialios perkėlimo deklaracijos (Transfer of Residence - TOR arba panašios formos, jei įmonė keičia buveinę). Reikia pateikti inventoriaus sąrašą anglų kalba, kur jis nurodytas gana detaliai. Nebeužtenra rašyti "biuro baldai", reikia "mediniai biuro stalai, 4 vnt." Jei dokumentai bus netvarkingi, anglai tiesiog neleis išvažiuoti iš uosto.

Ar mums reikia mokėti PVM UK?

Tai priklauso nuo to, ką jūs darote. Jei tiesiog perkeliate savo įmonės turtą iš vieno biuro į kitą (tai yra turtas, kuris jums priklauso), tai PVM mokėti nereikia. Bet čia reikia labai aiškiai parodyti, kad tai nėra prekyba. Jei bandysite "užmiršti" paminėti, kad dalis daiktų yra nauji ir skirti parduoti, gausite didelį sąskaitą faktūrą. Geriau pasikalbėti su accountant'ais ten, Anglijoje, kad viskas būtų teisėta.

Kas nutinka, jei pamiršome įrašyti dėžę?

Nepavyks. Viskas tikrinama labai griežtai. Vieną kartą važiavome ir vairuotojas pamiršo pridėti vieną dėžę su kava ir cukrumi į manifestą. Sulaikėme 4 valandas Doverio. Viską teko iškrauti, peržiūrėti, vėl užkrauti. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją reiškia, kad kiekvienas vinis turi būti surašytas. Nėra jokios "aš užmiršau" galimybės, tik baudos ir laiko praradimas.

Ar reikia mokėti už sankcijas?

Sankcijos? Ką tu turi omeny? O, galbūt mokesčius už uosto paslaugas? Taip, tai įeina į kainą, bet kartais yra papildomi mokesčiai už pavojingus krovinius, nors biure jų paprastai nebūna. Jei turite daug chemijos ar techninio aliejo – tai turi būti deklaruota. Paprasti biuro stalai jokių papildomų mokesčių (išskyrus PVM, jei taikoma) nekelia.

Kokius dokumentus turi turėti vairuotojas?

Vairuotojas turi turėti pasą, vairuotojo pažymėjimą (kortelę), CMR draudimą, ir visus tų muitinės dokumentų spaudus. Be to, turi būti galiojantis Ford Transit arba sunkvežimio techninis apžiūrėjimas. Angliškai pareigūnai labai rimtai žiūri į techninę būklę. Jei stabdžiai šlubuoja – nepraleis. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją neapsieina be techninio pasiruošimo.

Ar galima atidėti dokumentų pateikimą?

Negalima. Viskas turi būti pateikta prieš išvykstant arba bent jau tada, kai krovinys atvyksta į uostą. Yra sistemos, kur leidžia pateikti "pre-notification", bet tai reikalauja laiko. Geriau tai padaryti iš anksto, kai mums dar Lietuvoje gerai sekasi. Vėliau būna per vėlu ir telefonai pradeda skambėti naktį.

Krovimo procesas ir vairuotojai

Ar jūsų komanda padeda krauti?

Taip, mes turime vairuotojus, kurie gali padėti, bet juokinga, kai klientas sako "mes tik keli dalykeliai", o ten būna pilnas pastatas. Geriau iš karto pasakyti, kiek reikia žmonių. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją įvyksta geriausiai, jei turime savo krovėjų komandą, ne tik vairuotoją. Vairuotojas jau pavargęs po 2000 km važiavimo, jam ne visada nori krauti sunkių seifų.

Kaip apsaugoti grindis ir koridorius?

Tai labai svarbu, jei išsikraunate iš seno biuro, kur grindys dar gražios. Naudojame apsaugines kilimėlius ir plastikines dangas. Vieną kartą klientas nepasakė, kad grindys yra iš brangios marmuro, ir vairuotojas su ratukais paliko įbrėžimą. Buvo pyktis. Taigi, jei jums rūpi turtas – pasakykite iš anksto. Mes uždengsime viską, kas juda.

Ar galima išsikrauti naktį?

Galima, bet Anglijoje yra griežti triukšmo reguliavimai. Jei biuras yra gyvenamajame rajone Londono centre, gatvėse negalima triukšmuoti iki 7 ryto. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją su tokiais apribojimais reikalauja specialių leidimų iš vietinės tarybos (council). Arba turite laukti ryto. Geriaiau planuoti atvykimą darbo laiku, kad niekas nepaskambintų policijai.

Kas dėl seifų ir taisymų?

Seifai tai yra nuobodus darbas. Jie sunkūs, dažnai pririšti prie sienos. Reikia žinoti, ar jis tuščias ar pilnas. Jei pilnas – tai dar blogiau. Kartais reikia specialios technikos (kranas arba suoliukai). Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją neįsivaizduojamas be to, kad iš anksto pasakote apie sunkius daiktus. Mes negalime nešti 500 kg seifo laiptais, jei mums nenurodote.

Ar vairuotojai kalba angliškai?

Dauguma kalba, bet ne visi laisvai. Tiesą sakant, dauguma supranta bazinius dalykus, bet jei ten reikia sudėtingai diskutuoti su apsauga arba su klientu apie dėžių išdėstymą, gali būti nesusipratimų. Geriau, jei klientas vietoje turi kas nors, kas pašalpina arba mums duoda aiškius instrukcijas raštu. Kalbos barjeras dar kartais sukelia juokingas situacijas, bet darbe tai trukdo.

Ką daryti su baldų surinkimu?

Mes surinktume, bet jei jūsų baldai yra seni, sujungę su ąsotėliais, kurie jau sužuvę, tai gali būti problema. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją įtraukia ir tai, kad baldai gali sugriūti pervežimo metu. Jei jie yra labai seni, geriau jų neirinti, o jei iririame – turime turėti atsarginias varžtas. Priešingu atveju, atvykstate į Londoną, o stalas stovi ant trijų kojų.

Atvykimas ir iškrovimas Anglijoje

Ar sunku rasti adresą Anglijoje?

Kartais tikrai. Anglijos kaimai turi tokių pat pavadinimų kaip ir miestai, o gatvės be numerių. GPS kartais klaidinga nukreipia į lauką. Vieną kartą važiavome į "High Street" ir pasirodė, tokių gatvių mieste buvo penkios. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją reikalauja, kad klientas būtų pasiekiamas telefonu tada, kai mes artėjame. Neatsiųskite tik koordinates, duokite nuorodų.

Kas jei nėra vietos stovėti sunkvežimiui?

Tai labai dažna problema, ypač miestuose. Jei jūsų naujas biuras yra centre, kur leidžiama stovėti tik 30 minučių ir reikia specialios leidimo (parking permit), tai reikia tai išspręsti iš anksto. Mes negalime tiesiog sustabdyti "kur nors" – mus nuveš. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją gali baigtis bauda, jei nėra vietos parkavimui.

Ar reikia statyti vairuotojui arbatos?

Nebūtina, bet tai yra labai gražus gestas. Vairuotojai važiuoja ilgai, yra pavargę. Jei duodate puodelį kavos arbatos, jie dirba dešimt kartų greičiau ir geriau. Tai yra tokia psichologija. Nereikia jokiems banketų, paprasta pagarba padeda. (Nebent jūsų vairuotojas nemoka gerti kavos, tuomet duokit vandens).

Kaip patikrinti, ar viskas atvyko sveika?

Reikia būti vietoje tada, kai iškraunama. Negalite atvykti vėliau ir sakyti "kur mano monitorius?". Turime kartais pasirašyti CMR sąskaitą, kad viskas gauta. Jei pastebėjote, kad dėžė sutrupdyta – tai užrašykite iš karto. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją baigiasi tuo momentu, kai pasirašote dokumentus. Vėliau pretenzijos priimamos sunkiau.

Ką daryti su pakuoju medžiaga?

Tai dažnai užmirštamas dalykas. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją palieka po savęs kalną dėžių, plastiko, putų. Ar mes tai vežame atgal? Paprastai ne, nes tuščias sunkvežimis važiuoti atgal yra nuostolis. Geriau susitvarkyti vietą. Anglijoje yra atliekų surinkimo punktai, bet reikia tai suplanuoti, arba mums mokėti už išvežimą, kas brangu.

Ar galima palikti daiktų sandėlyje, jei biuras nebaigtas?

Taip, mes galime padėti rasti sandėlį Anglijoje laikinai. Tai kainuoja, bet kartais biuro remontas užtrunka. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją gali būti padalintas į etapus: pirma į sandėlį, paskui į biurą. Viskas priklauso nuo jūsų galimybių ir laiko. Geriau saugiai laikyti sandėlyje nei draskytis nebaigtame kambaryje.

Problemų scenarijai ir patarimai

Kas daryti, jei paslydo kelyje?

Tikimės, kad nepaslysta. Bet jei įvyksta avarija, mes turime draudimą. CMR draudimas dengia krovinius. Tačiau reikia sužinoti, kokia yra franco vertė (draudimo suma). Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją turi būti apdraustas pagal realią daiktų vertę, ne pagal minimalias sumas. Užsirašykite, ką vežiate, kad žinotume, ką reikia apdrausti.

Ar gali būti, kad vairuotojas sugenda?

Taip, technika yra technika. Gali plyšti padanga, sugesti variklis. Tada mes siunčiame kitą vairuotoją arba mechaniką. Tai gali užtrukti. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją turi numatyti ir tokius nesusipratimus. Nedarykite planų, kad viskas turi būti įrengta lygiai rytoj 9:00. Palikite laiko rezervą – dieną, dvi.

Kodėl kainos skiriasi?

Kodėl skiriasi? Nes kainuoja degalai, keltai (ferries), užmokestis vairuotojui. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją nėra pigus. Jei kas nors siūlo kainą, kuri yra dvigubai mažesnė nei rinkoje, tai tikriausiai jis nebus kruopštus. Jis gali pavėluoti, sugadinti daiktus arba paimti pinigus ir išnykti. Patikrinkite įmonę, ar ji tikrai egzistuoja.

Ar verta rinktis mažesnę įmonę?

Mažos įmonės dažnai yra lankstesnės. Didelės korporacijos turi standartus, bet kartais neįsileidžia netikėtų pakeitimų. Aš dirbu mažoje komandoje, todėl galiu pasakyti "gerai, paimsime tą dėžę dar ir iš namų". O didelė sako "ne, tai ne kontrakte". Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją dažnai priklauso nuo to, ar vairuotojas gali nuspręsti padėti papildomai.

Kaip elgtis su pažeistais daiktais?

Skambinkite mums iš karto. Nefotografuokite tik po savaitės. Reikia įrodymų. Jei dėžė atvyko su skyle, o viduje sužalojo monitorių – tai reikalas. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją apima ir atsakomybę. Mes nesame dievai, galime suklysti, bet mes stengiamės ištaisyti. Jei įmonė ignoruoja skambučius – tai blogas ženklas.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet Anglija turi griežtas taisykles dėl augalų importo. Reikia fitosanitarinių pasų. Jei turite didelę biuro palmonę, gali būti, kad ją neleis įvežti be dokumentų. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją reiškia, kad net augalai turi būti "legalūs". Geriau palikti jiems čia ir nusipirkti naujus Londone, mažiau galvos skausmo.

Kokias klaidas daroma dažniausiai?

Daugiausia klaidų dėl laiko. Žmonės mano, kad važiuoja 3 valandas. O tai 3 valados iki uosto, 2 valados laukimo keltą, 1.5 valados perplaukimo, dar 4 valados Anglijoje. Tai visa diena. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją užtrunka. Neskubėkite, planuokite atsargiai.

Ar reikia drausti biuro techniką specialiai?

IT įranga yra jautri. Jei ji nėra originalioje pakuotėje, didelė tikimybė, kad ji gali nukristi. Galima užsisakyti specialų draudimą "All Risk", kuris dengia viską, netgi jei vairuotojas užkerta ant šaknų (tai tikrai neįvyks, bet teoriškai). Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją be draudimo yra lošimas.

Kas dėl archyvų ir popierių?

Popierius labai sunkus. Pilna dėžė su dokumentais sveria kaip mašina! Nustebinkite, kiek sveria popierius. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją turi atsižvelgti į svorį. Neužpildykite dėžių iki viršaus popieriumi, nes dėžės dugnas iškirs. Kelias mažesnes dėžes geriau nei viena milžiniška, kurią neįmanoma nešti.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėjimo?

Paprastai imame avansą, kad užtikrintume, kad klientas nebegyvens. Bet jei esate ilgamečiai partneriai, galime kalbėtis. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją – tai pasitikėjimo reikalas. Jei mums pasakote, kad mokėsite po savaitės, mes tikimės, kad taip ir bus. Jei ne – tada teisme (tikiuosi, ne priimsime).

Kaip pasiruošti kompiuteriams?

Išjunkite juos, atjunkite laidus, pažymėkite, kuris priklauso prie kurio. Vieną kartą klientas padavė visus laidus į vieną didelį maišą. Vėliau biuro administratorius verkdamas juos rinko porą. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją reikalauja etiketės. Užklijuokite lipdukus ant monitoriaus: "PC nr 1".

Ar saugu vežti brangius daiktus?

Saugiausia juos vežti su vairuotoju, kuris miega sunkvežimyje (t.y., nepertraukiamai). Jei krovinys paliekamas be priežiūros kažkur parkavimo aikštelėje, tai rizika. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją reiškia, kad stebime krovinių vietą. Naudojame GPS sekimo sistemas, bet geriausia apsauga yra judėjimas.

Ką daryti, jei Anglijoje pasikeitė adresas?

Praneškite iš karto. Negalima važiuoti į seną adresą ir tikėtis, kad kažkas pasikeis. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją yra logistinis šachmatų žaidimas. Jei pakeičiate figūrą, praneškite mums, kitaip mes žings į tuščią lauką.

Ar galima vežti maistą?

Biuro maistas (kava, cukrus, sausainiai) – taip. Bet jei bandote vežti mėsos gaminius ar pieno produktus, tai gali būti problema dėl veterinarinių taisyklių. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją – ne maisto prekyba. Palikite šaldytuvą tuščią ir išjungtą, kad neužsidegtų kvapas.

Ar reikia valyti baldus prieš vežimą?

Būtų malonu. Niekas nenori vežti dulkių sambūrio. Nėra taisyklė, kad turi būti sterilu, bet jei stalas lipnus nuo kavos, tai nepageidautina. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją taip pat reiškia švarią pradžią. Nuplaukite stalus, išmeskite šiukšles.

Kaip susisiekti esant skubiai?

Mums duokite kelis kontaktus. Ne tik vadovo, bet ir žmogaus vietoje. Jei kyla problema, mums reikia sprendimo dabar, ne po valandos. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją yra komandinis darbas. Mes vairuojame, o jums sprendžiate, jei kyla klausimų.

Ar verta rinktis ekspresinį pervežimą?

Jei jums reikia visos įrangos rytoj konferencijai – taip. Ekspresas kainuoja daugiau, nes vairuotojas turi važiuoti be ilgos pertraukos. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją standartiniu režimu yra saugesnis ir pigesnis, bet kartais laikas svarbiau už pinigus.

Pabaigai – ką svarbiausia pasiimti iš šio straipsnio?

Geriausia pasiruošti, būti kantriems ir bendrauti. Kruopštus biuro turto perkėlimas į Angliją nėra rocket science, bet jis reikalauja dėmesio. Pasitikėkite savo vežėju, bet ir patikrinkite jį. Sėkmės kelyje, ir tegul jūsų biuras Londone ar Mančesteriuje pradeda dirbti be jokios techninės panikos. Visada galite paskambinti man pasikonsultuoti, jei kas neaišku.