Kaip pasiruošti biuro perkėlimui iš Anglijos? Mūsų gidas

Dirbu su logistika jau virš dvidešimt metų, o biuro perkėlimai visada išlieka vienas didžiausių iššūkių, ypač kai kalba eina apie Angliją. Po „Brexit“ visa tai tapo dar sudėtingiau – dokumentai, muitinės, be galo ilgos eilės ties terminalais. Dažnai klientai klausia, kaip pasiruošti biuro perkėlimui iš Anglijos, kad neliktų be darbo vietų ir nervų. Nėra jokio magiško triuko, tiesiog reikia žinoti, kuriose vietose dažniausiai pasitaiko bėdų. Rašau šį gida ne kaip mokymo priemonę, o kaip patarimą iš žmogaus, kuris matė viską – nuo prarastų dėžių su svarbiausiais kontraktais iki užstrigusių sunkvežimių peržiūros punktuose. Čia kalbėsime apie realybę, ne apie reklaminius prospectus.

Dokumentai ir muitinė (Anglija niekada nelengva)

Kokie dokumentai yra būtini perkėlimui iš JK dabar?

Jums tikrai reikės gero brokerio, nes be jo dabar nepraeisi. Turi būti paruoštas tikslus inventoriaus sąrašas – ne „knygos ir kėdės“, o konkretai: „3 stalai, 5 kompiuteriai“. Muitinės pareigūnai dabar ypatingai griežti, jei pamato netikslumus, sustabdo visą krovinį. Turite turėti ir EORI numerį, jis privalomas. Be to, nepamirškite draudimo police, kurioje būtų nurodyta krovinio vertė. Vien klientas neteisingai nurodė vertę ir teko mokėti didelius muitus, nors tai buvo naudota technika. Dokumentai turi būti tvarkingi, kitaip prarasite dienas ties Lamanšu.

Ar reikia mokėti PVM ar muito kai perkeliate biurą?

Jei technika yra naudota ir jūsų nuosavybėn jau ilgiau nei 6 mėnesius, dažniausiai galima kreiptis dėl atleidimo nuo PVM ir muito. Tai vadinama „Returned Goods“ procedūra, bet ji ne taip paprasta kaip anksčiau. Reikės įrodymų, kad daiktai nupirkti JK ir ten buvo naudojami. Kai kurioms įmonėms tai pavyksta lengviau, kitoms reikia daugiau laiko. Geriausiai šitą aptarti su savo accountant’u Anglijoje dar prieš perkėlimą prasideda. Nesijaustiškite, jei gausite mokėjimo reikalavimą – kartais sistema tiesiog automatiškai siunčia, o tada reikia paduoti prašymą grąžinti pinigus.

Ką daryti su konfidencialiais dokumentais?

Juos geriausia vežti su savimi, o ne dėti į bendrą krovinį. Krokelyje ar sandėlyje dėžės gali būti peržiūrimos, o jūs tikrai nenorite, kad kas nors matytų klientų duomenis ar sutartis. Jei dokumentų daug, išsinuomokite specialų uždarą konteinerį arba mažesnį sunkvežimį, kuris vyks tiesiai į adresą be perkelimo tarpinėse stotyse. Atsakomybė per didelė. Buvo atvejis, kai viena firma išsiuntė visus archyvus, o dėžė drisko kelyje – tai buvo siaubas, teko kurti naujas sutartis. Saugumas čia pirmiausia.

Ar reikia specialios leidimų London’e?

London’o centras yra košmaras vairuotojams. Jums gali prireikti „Congestion Charge“ leidimo arba net specialios išankstinės vietos rezervacijos (parking suspension) prie pastato. Be to, jei esate ULEZ zonoje, sunkvežimis turi atitikti standartus, kitaip bus bauda. Geriausiai pasitikrinti su savo nuomotoju arba vietine savivaldybe. Kartais net nusižiūrėjau, kad vairuotojai tiesiog palieka sunkvežimį už miesto ir krovinį perveža mažesnėmis transporto priemonėmis. Tai brangiau, bet taip išvengiate streso ir padidėjusio taršos mokesčio.

Fizinis pasiruošimas ir dėžės (Kur juos dėti?)

Kokia geriausia supakuoti biuro techniką?

Originalios pakuotės būtų idealiausios, bet kas jas laiko po metų? Turite įsigyti stiprių dėžių, užpildyti tarpus burbuliukine plėvele. Monitoriai turi būti apvynioti storu popieriumi. Stengiuos visada pasakyti klientams, kad neberašytų tiesiai ant monitoriaus pieštuku. Kartais pavojingiausia ne važiavimas, o pakavimo momentas – viena firma padėjo serverius ant grindų, o vairuotojas užkliudė juos... na, buvo liūdna. Technika brangi, tad netaupykite ant pakavimo medžiagų.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį taip, ypač stalus ir spintas. Kompiuteria stalus dažnai galima išsukti į plokščias dalis. Jei spinda didelė, geriau ją išmontuoti, kitaip nepaisis pro duris ar liftą. Vieną kartą turėjome klientą, kuris norėjo vežti didelę piramidinę recepciją kaip yra – teko išmontuoti ant kiemo vėlyvą vakarą. Naudokite maišelių varžtas ir.skyrimus, kad nieko neprarastumėte (tikrai, pasakykite darbuotojams, kad deda visus į vieną dėžę).

Kaip pažymėti dėžes?

Naudokite spalvotas lipdukas skirtingiems skyriams. Pavyzdžiui, raudona – finansai, mėlyna – IT. Taip pat ant viršaus parašykite, kur dėžė turi nukeliauti (pvz., „2 aukštas, kabinetas Nr. 4“). Tai greitina iškrovimą dešimt kartų. Esu matęs, kai dėžės būdavo tiesiog numeruojamos „1, 2, 3...“, bet niekas nežinojo, kas viduje. Pasirodo, „1“ buvo tualeto popierius, o „100“ – serveriai. Chaosas. Būkite protingesni.

Kiek dėžių reikės?

Tai priklauso nuo to, kiek daiktų turite. Paprastai vienam darbuotojui reikia apie 3–5 standartines dėžes. Bet žinote, kaip yra – vieni turi tik stalų ir laptopo, kiti susikrauna visus namus. Dirbantiems iš namų kasdien tai didelis iššūkis. Paklauskite savo komandos, kas ketina vežti asmeninius daiktus. Geriau turėti keletą reserve dėžių, nei stovėti ir pykti, kai pasirodo, kad knygų laikymas yra kažkas švento ir jų neįmanoma išmesti.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai rizikuota. Sunkvežimys yra tamsus, kartais šaltas, o muitinėje gribai gali uždrausti įvežti augalus su žeme dėl kenkėjų. Geriau juos palikti kolegoms arba vežti asmeniniu automobiliu. Jei labai brangūs, konsultuokitės su fitosanitarinių kontrolės specialistu. Kartais augalai tiesiog užšąla žiemoje per kelią per „Eurotunelį“. Nėra nieko blogiau nei atvykti į naują biurą su rudomis lapelio.

Logistika ir laikas (Kiek tai užtrunka?)

Kiek laiko užtruks patį vežimą?

Paprastai nuo išsiėmimo Anglijoje iki pristatymo Lietuvoje užtrunka 3–5 dienas. Tačiau jei dėl blogo oro atšaukiamas keltas arba yra didelės eilės, gali pavėluoti. Vieną kartą vairuotojas prasilenkė su keltu dviem valandomis ir teko laukti kitos dienos. Planuokite savo darbą taip, kad turėtumėte atsargos dieną. Nesakykite klientams, kad atvyks antradienį ryte, nes jei vairuotojas užmiegs, jūs atrodysite blogai.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma rimtų pervežėjų siūlo GPS stebėjimą. Tai padeda suplanuoti darbuotojų atvykimą. Bet tikrai nereikia skambinti vairuotojui kas valandą ir klausti „kur jūs?“. Jie vairuoja, turi poilsio laiko, negali kalbėti. Geriau žiūrėti programėlę. Kartais signalas dingsta tunelyje arba giliuose miškuose, tai normalu. Nebijokitės, jei žemėlapyje sunkvežimis stovi vietoje – greičiausiai tai poilsio stotelė arba degalinė.

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa?

Tai pasitaiko. Gali būti techninė gedimas arba avarija. Tada turi būti planas B – arba mes siunčiame kitą sunkvežimį pasiimti dalį krovinio, arba organizuojame laikiną sandėliavimą. Gerai, jei turite draudimą, kuris dengia ir šią riziką. Praeityje matytau, kai dėl pūsto padangos visa firma negalėjo pradėti darbo naujose patalpose. Rizikos valdymas čia labai svarbus.

Ar reikia buvti vietoje iškrovimo metu?

Būtina. Bent vienas atsakingas žmogus turi būti ten, kuris gali parodyti, kur dėti dėžes. Jei vairuotojas atvyks ir nieko nebus, jis gali tiesiog iškrauti visą ant kiemo arba važiuoti toliau (ir tai jums užkirs). O jūsų darbuotojai stovės lauke ir žiūrės į lietų. Koordinavimas – raktas. Be to, reikės pasirašyti dokumentus apie krovinio perdavimą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet tai turi būti aiškiai deklaruota. Negalima paslėpti dviračio ar didelės televizijos tarp biuro dėžių. Muitinėje tai laikoma kontrabanda arba sukčiavimu. Jei darbuotojai nori vežti kažką savo, tegul tai padaro atskirai. Vieną kartą teko mokėti baudą už vairuotojo motociklą, kuris buvo įkištas į sunkvežimį be dokumentų. Nenuvertinkite muitininkų.

Pinigai ir kainos (Nėra pigu, bet kiek?)

Nuo ko priklauso kaina?

Svarbiausi faktoriai – krovinio tūris (kūbiškumas), atstumas ir kuro kaina. Taip pat įeina muitinės išlaidos ir galbūt liftų nuoma. Anglijoje paslaugos brangnesnės, tad įkėlimas kainuoja daugiau nei Lietuvoje. Taip pat svarbu, ar reikia išmontuoti/sumontuoti baldus. Kiekvienas papildomas valandas – tai pinigai. Geriausia padaryti išsamią apžiūrą, kad gautumėte fiksuotą kainą, o ne „apytikslį“ įvertinimą.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Pigiausi pasiūlymai dažnai pasirodo brangiausi. Gali būti, kad tai vairuotojas be draudimo, su sena technika, kuris gali nebeišvažiuoti. Arba pridės papildomus mokesčius vėliau. Dirbu srityje ilgai ir mačiau daug „gudrių“ firmų. Pasirinkite patikimą partnerį, kuris turi atsiliepimus ir nebekainuoja mažiau nei rinkos vidurkis. Sutaupyti 200 svarų dabar gali kainuoti tūkstančius vėliau.

Kokia apytikslė kaina vienam kubiniam metrui?

Sunku pasakyti tiksliai, nes kainos šokinėja. Bet orientuokitės, kad vienas kubinis metras gali kainuoti nuo 80 iki 150 svarų priklausomai nuo prieigos ir termino. Jei esate centre ir reikia specialios leidimų, kaina auga. Užsakykite vizualią apžiūrą. Kai klientas sako „aš turiu mažai daiktų“, o paskaičiuojame, kad tai 40 kubinių, jis nustemba. Matematika niekur nedings.

Ar priimami mokėjimo kortelės?

Daugelis priima, bet dažniausia reikalauja banko pavedimo. Anglijoje labai populiari „BACS“ sistema. Gali būti, kad reikės sumokėti avansą (depozitą), kad užtikrintumėte datą. Neužsiimkite, jei reikalauja viso sumos grynaisiais pačiam vairuotojui – tai liudija apie nelegalią veiklą. Viskas turi būti įforminta sąskaitomis-faktūromis.

Ar kainuoja laukimas, jei vėluojame?

Taip, laukimas laikomas. Jei vairuotojas atvyksta, o jums dar nėra raktų, laikrodis įsijungia. Tas valandas gali kainuoti 50–100 svarų. Būkite punktualūs. Esu matęs, kai vadovas užmiršo raktus ir visi stovėjo valandą kieme. Nėra gera būti tas, kuris laiko visus laukiančius. Geriau atvykite valanda anksčiau ir pasiruoškite.

Smulkmenos, kurios gali sukelti galvos skausmą

Kas daryti su IT infrastruktūra?

Išjunkite viską ir pažymėkite kabelius. Nuotraukos prieš išmontavimą padeda daug. Labai svarbu išjungti serverius teisingai, ne tiesiog ištraukti laidą iš lizdo. Jei neturite savo IT specialisto, pasamdykite tą, kuris gali tai padaryti abiejuose galuose. Duomenų praradimas gali būti brangesnis nei visas perkėlimas. Nebijokitės klausti durnų klausimų „ar šis kabelis įeina išėjimu?“.

Ar reikia valyti biurą prieš išvykstant?

Anglijos nuomos sutartyse dažnai būna sąlyta, kad turi palikti „broom clean“ būklę – tai yra, susitvarkyta. Nereikia jų išbalinti, bet šiukšlių negali būti. Jei paliksite senų stalų ar kėdžių, nuomotojas gali išrašyti sąskaitą už jų išvežimą. Suplanuokite tai iš anksto – užsisakykite didelį šiukšlių konteinerį.

Kaip elgtis su parkavimu Lietuvoje?

Patikrinkite, ar galima laikinai užimti vietą gatvėje. Gali reikėti kreiptis į savivaldybę dėl leidimo. Jei biure yra požeminis parkingas, įsitikinkite, ar ten telpa sunkvežimis (aukštis ir plotis). Kartais vairuotojai atsisako važiuoti į žemą angarą, bijodami įsibrėžti. Geriau tai sužinoti anksčiau.

Ar reikia pranešti apie adresą pasikeitimą?

Žinoma, ne tik pašto tarnybai. Pasirūpinkite registrų centru, bankais, tiekėjais. Be to, atnaujinkite adresą svetainėje ir Google Maps. Buvo juokingas atvejis, kai vienas klientas atvyko į naują biurą, o klientai ir toliau važiavo į seną, kur jau veikė kavine. Komunikacija su klientais yra labai svarbi tokio metu.

Kas daryti, jei kažkas sugenda kelyje?

Jeigu pasirodo, kad serveris nebeįsijungia arba stalo koja sulūžta, iš karto susisiekite su draudiku. Nedelskite. Turėkite planą, kaip dirbti pirmą dieną be kompiuterių, jei kas nutiks. Kartais reikia tiesiog pasakyti komandai „dirbkite iš namų“ šią dieną. Nėra pabaigos pasaulio, jei viskas nevyksta pagal planą.

Ar galima vežti vaistažoles?

Labai atsargiai. Tik su receptais ir originaliomis pakuotėmis. Narkotiniai vaistai arba didelės dozės gali sukeltai didelių problemų muitinėje. Geriausia juos vežti su savimi asmeniniu mašina. Muitinės šunys juos suranda tikrai lengvai. Nepirkite rizikos.

Ar reikia mokėti už liftą?

Jei pastate nėra lifto arba jis per mažas, gali reikėti nuomoti „stiebą“ (kėlimą per langą). Tai papildoma ir brangi paslauga. Be to, jei vairuotojas turi ilgai laukti lifto, gali būti taikoma mokestis. Pasitarkite su pastato administratoriumi, ar galima rezervuoti liftą tam tikram laikui.

Ką daryti su skysčiais (kava, pilamas vanduo)?

Išpilkite arba išgerkite. Skysčiai dėžėse sukelia chaosą – jei sprogsta butelis vandens, viskas aplinkui drėkna ir gali sugaditi popierius. Nesakykiau, kad tai pasitaiko dažnai, bet vienas indelio sūrio padažas sukožė visą krovinią prieš metus. Kvepėjo... keistai. Išmeskite skysčius.

Kaip suorganizuoti darbuotojus?

Paskirkite atsakingą žmogą kabineto grupėms. Leiskite jiems susirūpinti savo asmeniniais daiktais. Jei žmonės žino, ką daryti, procesas vyksta greičiau. Duokite jiems laiko susipažinti su nauja vieta prieš perkėlimą. Psichologinis pasiruošimas taip pat svarbus – žmonės nemėgsta pokyčių.

Ar reikia peržiūrėti draudimo polisę?

Būtina. Įsitikinkite, kad ji dengia tarptautinius pervežimus ir turi „All Risk“ statusą. Kai kurios polisės nedengia brangių daiktų, jei jie nepakuoti profesionaliai. Skaitykite smulkmenas. Vienas klientas padarė didelę nuostolį, nes nemanė, kad pinigai seife yra draudžiama vežti (jie tiesiog juos paliko!).

O jei tiesiog norime išsinuomoti biuro reikimus Lietuvoje?

Geras dalykas, taip sutaupysite vežimo. Bet atminkite, kad kokybė gali skirtis. Anglijoje įprasta turėti kėdžių su rankenomis, čia – ne. Vertinkite, kas jums svarbiau – pinigai ar komfortas. Kartais pigu pirkinių Lietuvoje pasirodo per brangūs dėl to, kad greitai suyra.

Kaip pasiruošti biuro perkėlimui iš Anglijos be streso?

Tai tiesiog neįmanoma 100%, bet galima sumažinti. Pasitikėkite profesionalais, turkite planą B, nepulkite į paniką, jei kas nors nepasiseks. Gerai suvalgykite pusryčius tą dieną – būsite energingesni. Ir pasakykite „ačiū“ vairuotojams, jie dirba sunkų darbą. Žmoniškas požiūris visada padeda išvengti konfliktų.

Kas daryti su raktų kortelėmis Anglijoje?

Grąžinkite savininkui arba agentūrai. Nepalikite jų stalų stalčiųose. Jei negalite grąžinti asmeniškai, siųskite registruotu laišku. Užmirštas raktas gali kainuoti šimtus svarų.

Ar galima vežti maistą?

Rekomenduoju nevežti, ypač jei tai mėsos arba pieno produktai – muitinės draudžia. Dėžė su sausa maisto produktais (kava, arbatžolės) gali praeiti, bet jos turi būti hermetiškai uždarytos. Geriau viską išmesti ir nusipirkti naujo Lietuvoje. Juk gi norite pradėti gyvenimą švariai?

Kada geriausiai organizuoti perkėlimą?

Geriausia penktadienį arba šeštadienį, kad turėtumėte savaitgalį susitvarkyti. Vasarą brangiau, žiemą gali būti blogas oras. Rinktės laiką, kai jums patogiausia, bet atkreipkite dėmesį į šventes. Per Kalėdas keltai dirba pagal ištaisyta grafiką.

Kaip išvengti to, kad kažką pamirščiu?

Padarykite „checklist“ sąrašą. Pažymėkite viską, kas padaryta. Pasitikrinkite spintas ir stalus prieš išvykstant – vienas klientas paliko visus pinigus seife (jau minėjau, bet tai pasikartoja!). Pasakykite „bye-bye“ kambariui, įsitikinkite, kad nieko nelikta.

Ar reikia persiųsti paštą?

Užsakykite pašto peradresavimą (Royal Mail). Tai kelia svarus per mėnesį, tačiau užtikrina, kad svarbi laiškai nekeliaus į seną adresą. Tai trunka apie savaitę, kol viskas susistema.

Ką daryti, jei naujame biure nėra interneto?

Įsitikinkite, kad tiekėjas jau buvo ten. Jei ne, pasiruoškite mobilųjį internetą arba „Mi-Fi“ routerį. Be interneto dabar neįmanoma dirbti nė valandos. Viskas susietas su debesimis.

Ar verta pasamdyti „project manager“?

Jei biuras didelis (virš 50 žmonių), taip. Jis sukoordinuos viską, o jūs galėsite dirbti savo darbą. Mažoms firmoms vadovas gali tai daryti pats. Tai papildomos išlaidos, bet taip išvengsite klaidų.

O jei mes tiesiog norime uždaryti biurą Anglijoje?

Tuomet viską reikia išvežti iš viso. Baldus galima parduoti arba panaudoti. Negalite tiesiog palikti raktų ant stalo ir išvažiuoti – tai baudžiama. Reikia oficialiai baigti nuomą ir išvalyti patalpas.

Kaip susirasti patikiamą pervežėją?

Klauskite kolegų, ieškokite atsiliepimų „Google“ (tikėkinais, ne pirktuose). Patikrinkite, ar jie turi licenciją. Jei atsiliepimuose parašyta „atvyko vėluoti, bet išvežė“, tai dar gali būt ok. Jei „sugedo daiktai ir niekas neatsako“, bėkite tolyn.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis (toneriai ir t.t.)?

Jos turi būti išvežamos atskirai pagal specialias procedūras. Negalima jų mesti į bendrą krovinią. Anglijoje tai labai griežtai stebima. Susisiekite su specializuota kompanija.

Ar reikia nupirkti naujų baldų Lietuvoje?

Gali būti pigiau nupirkti čia, nei vežti senus. Skaitykite kalkuliatoriumi – vežimo mokestis + senų baldų vertė prieš naujų kainą. Kartai ekonomiškiau palikti senus ir nusipirkti „IKEA“ čia. Taip ir dizainas atsinaujina.

Kaip pasiruošti biuro perkėlimui iš Anglijos, jei turite labai mažai laiko?

Mokėkite už „VIP“ paslaugą – jie viską supaks, išveš ir išpaks. Brangu, bet greita. Arba atiduokite dalį krovinio sandėliui Anglijoje, o vėliau vežkite dalimis. Spaudimas yra blogas patarėjas, todėl geriau tiesiog mokėti už greitumą.

O galima tiesiog viską išmesti ir pradėti iš nulio?

Kartai taip ir daroma. Jei baldai seni, o technika pasenusi, vežimas nėra vertas. Paskaičiuokite, kiek kainuos atsisakyti (šiukšlių ivežimas) prieš vežimo kainą. Gali būti malonumas atsikratyti senjorų (ar ne?).

Taigi, jei jūsų komanda svarsto, kaip pasiruošti biuro perkėlimui iš Anglijos, svarbiausia – nebkite vieni. Pasikonsultuokite su logistika, pasitarkite su teisininkais dėl dokumentų ir (kaip sako mano senelis) tepasitarkite su savo žmona, kur dės tu šiaudinę mėlyną dėžę. Logistika yra chaotiška, bet su geru planu viskas įmanoma. Sėkmės naujame biure, o jei kas nebus aišku – skambinkite, visada ką nors išgalvosiu.