Greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės: efektyvumas, kaip jo nesulaukiate

Dirbu su kroviniais jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės yra tas dalykas, kurį visi nori, bet mažai kas supranta, ką tai iš tikrųjų reiškia. Klientai sako: "mes norime viską per vieną dieną, be stabdymų". Teoriškai įmanoma, tačiau praktikoje susiduriame su Didžiosios Britanijos keliais, kuriuos, atrodo, kasmet kas kažkas kasa. Efektyvumas čia ne tai, kad vairuotojas važiuoja 180 km/h, o tai, kad dokumentai sutampa, muitinė nep užsilaiko, o dėžės neišsibarsto. Tiesa, dažnai būna taip, kad planas gyvenime atrodo gražiai tik Excelio lentelėje, o kai atvyksta fura prie biuro Londone, paaiškėja, kad liftas neveikia arba darbuotojai nepakavo pakavimo. Tad štai jums realus vaizdas, kaip tai vyksta be jokių "marketingo gėlių".

Bendrai apie procesą ir laiką

Kiek tikrai laiko užtruks tas greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės?

Tai visada klausimas, į kurį atsakyti nepaprastai sunki, netgi man, nors turiu grafikus. Jei viskas vyktų idealiai – tarkime, kelionė iš Londono į Vilnių užtrunka apie 48 valandas su vairuotojo poilsiais. Tačiau prisimenu vieną atveją, kai vairuotojas pradėjo važiuoti penktadienį, prie sienos užstrigo šešių valandų eilėje, o į Lietuvą atvyko tik antradienį. Taigi, greitas čia yra sąvoka santykinė. Skaičiuokite, kad nuo pakrovimo iki iškrovimo praeina mažiausiai trys–keturios dienos, jei sėdi ant vairuotojo kaklo.

Ar įmanoma viską įvykdyti per savaitgalį?

Kartais įmanoma, jei mokate už "skubą", bet dažniausiai tai būna nuobodus nusivylimas. Greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės reikalauja, kad muitinės dirbtų, o jų darbo laikas nėra 24/7. Jei fura atvyksta į Kauną šeštadienio vakare, ten teks stovėti iki pirmadienio ryto. Jei jums būtina, kad biuras veiktų pirmadienį ryte, reikia planuoti atvyktą penktadienį arba ketvirtadienį. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl to, kad kieno nors biuro vadovas nusprendė sutaupyti vieną nakvynę viešbutyje.

Ką reiškia "efektyvumas" jūsų atveju?

Efektyvumas man, kaip logistikos vyrui, reiškia, kad krovinys neužstrigs tarpininkų sandėliuose. Jums tai turbūt reiškia, kad kompiuteriai nebus sulaužyti. Vieną kartą gavau skambutį, kad klientas viską supako į didžiules maišus ir tikisi, kad tai bus efektyvu. Ne, tai bus chaosas. Tikras efektyvumas pasiekiamas tada, kai kiekviena dėžė yra pažymėta, o technika išmontuota teisingai. Be to, svarbu ir tai, kad dokumentai būtų pateikti laiku, kitaip efektyvumas baigsis ties muitinės užtūros.

Ar verta rinktis brangesnes, bet greitesnes paslaugas?

Kartais taip, kartais ne. Yra firmų, kurios siūlo "vip" pervežimus, bet iš tikrųjų tai tas pats, tik su brangesniais dėžėmis. Jei jums būtina išgelbėti laiką, tuomet greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės gali reikšti orto transportą, tačiau tai biuro baldams kainuos fortune. Dažniausiai pakanka normalaus krovininio, jei sąrašas pateiktas anksčiau. Neklauskite manęs, kodėl kai kurie klientai renkasi brangiausią variantą, kai pigesnis taip pat važiuoja tuo pačiu keliu.

Kaip susitarti dėl laiko, jei turite konkrečias paskaitas?

Būkite realistais. Nekalbėkite apie tai, kad fura turi būti ten lygtais tikslią valandą. Anglijoje yra uždarojo tipo cirkuliacija (kaip sakyčiau, restrikcijos), kai sunkvežimiai negali važiuoti tam tikru metu. Jei jūsų biuras centre, reikia gauti leidimą. Geriausia pasakykite: "mes turiems laiko iki tos dienos". O jei sakote "iki 14:00 valandos", tuomet aš garantuoju, kad vairuotojas užstrigs spūstyje prie Birmingham.

Dokumentai, muitinė ir biurokratija (Nepageidaujama dalis)

Kokius dokumentus reikia paruošti iš anksto?

Būtinai reikia EX1 formos, kurią pildau aš (arba jūsų tarpininkas), taip pat prekių sandaros sąrašas (paking list) ir komercinė faktūra, jei tai ne perkėlimas tarp savo padalinių. Daugelis pamiršta, kad reikia nurodyti svorį ne tik apytiksliai. Kartais klientai siunčia sąrašą su "10 dėžių biuro reikmenų" – tai nieko. Muitininkai mėgsta tikslumą. Be to, jei vežate techniką, reikia serialinių numerių (ar bent jų dalies).

Ar tikrai reikia muitinės tarpininko Lietuvoje?

Jei greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės yra jūsų prioritetas, tai tarpininkas būtinas. Galite bandyti patys, bet tikėkitės, kad gausite baudą už neteisingai pildytą EX1. Tarpininkai turi specialią programą, kuri leidžia dalykus greitai "paleisti". Be jo, fura gali stovėti pasienio punkte dieną-dvi, o tai visiškai neefektyvu. Asmeniškai niekada nesiūlyčiau klientų bandyti šokti su muitine be pagalbos, nebent jie patys dirba šioje srityje.

Kas dėl PVM (Mokesčių) ir kainos?

Jei vežate tarp savo įmonių padalinių (tarkime, UK filialas į Lietuvos HQ), tai dažnai taikoma 0% PVM tarifas, tačiau reikia įrodyti, kad prekės nebus parduodamos Lietuvoje. Čia reikalingas intracommunity supply kodas. Jei tiesiog uždarote biurą ir vežate daiktus kaip "asmeninį turtą", tai visai kita istorija. Geriausia pasikalbėti su buhalteriu, nes aš galiu tik pasakyti, ką matau iš vairuotojo pusės – jei dokumentai ne taip, mokesčiai dideli.

Ar gali būti problemų su sienose dėl Brexito?

Deja, taip. Nors jau kelerius metus po "skyrybų", kartais vis dar pasitaiko situacijų, kai britai nėra įvedę duomenų į savo sistemą. Vieną kartą mums teko laukti, kol jie patvirtino išvykimą, nes jų sistema "nulūžo". Tai nulemia visą greitį. Greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės dabar priklauso ne tik nuo mūsų, bet ir nuo to, kaip gerai dirba britų pareigūnai. O jie, tarkime tiesiai, ne visada skuba.

Kas atsitinka, jei pamiršome pateikti inventoriaus sąrašą?

Tuomet gausite baudą ir privalėsite atidaryti furo muitinėje. Tai užtrunka kelias valandas. Esu matęs, kaip vienas klientas taip nusipelnė 500 eurų baudos už tai, kad sąrašą atsiuntė PDF, kai vairuotojas jau buvo prie sienos. Nerekomenduoju to daryti. Sąrašas turi būti anksčiau, kitaip efektyvumas lyg ir dingsta.

Ar reikia specialių leidimų technikai (serveriams, tūrinėms spausdintuvams)?

Techniškai neleidimų, tačiau reikia labai tiksliai aprašyti, kas tai yra. Yra tokių dalykų kaip duomenų saugojimo įrenginiai, kuriuos muitinė gali ypatingai patikrinti. (Nors mano žiniomis, jei tai ne karinė technika, viskas gerai). Bet geriau būti per daug atsargiam, nei laukti, kol specialistas ateis apžiūrėti seną serverį.

Baldai, technika ir keiksni dalykai

Kaip saugiai vežti serverius ir jautrią techniką?

Serveriai turi būti pakavami į originalias dėžes, jei jos dar liko. Jei ne, reikia specialios "anti-static" folijos ir putų. Neperkelsime jų tiesiog įmetus į kartoninę dėžę su popieriumi. Vienas klientas taip padarė – atsisakė mokėti už pakavimą – ir atvažiavo su sulaužytais diskais. Tuomet prasidėjo kaltinimai, kad vairuotojas važiavo blogai. Negerai.

Ar jūsų komanda supakuos viskas už mus?

Galime, bet tai kainuoja. Jei norite greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės būti tikrai greitas, geriau leiskite mums supakuoti, nes mūsų žmonės tai daro kasdien. Jūsų IT vadybininkas gali būti protingas, bet jis nežino, kaip uždaryti dėžę, kad ji neišsiskirtų svėsdamas furoje. Be to, mes atsiskaitome, jei kažką sulaužysime pakuodami.

Ar galima mesti viską į vieną didelę dėžę ("vagoną")?

Galima, bet neleidžiame. Tai vadinama "mixed load" ir tai yra baisiausias košmaras iškraunant. Įsivaizduokite: viršuje stovi monitorius, apačioje – svarūs metalinės lentynos. Pirmasis posūkis – ir monitoriaus nebeįmanoma atstatyti. Mes privalome segreguoti krovinius. Jei jūsų darbuotojai tingi rūšiuoti, tuomet greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės taps brangiu remontu.

Ką daryti su stalu, kuris neina išmontuoti?

Kai kurie baldai yra monolitiniai. Jei jis neperproda per duris, turime išmontuoti arba išnešti pro langą (jei leidžia aukštis). Kartos klientas nesakė, kad stalas sukaltas prie sienos, ir mums teko skambinti meistrui vietoje. Tai uždelė visą procesą keturias valandas. Jei žinote apie tokius dalykus, pasakykite iš anksto.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Fura nėra seifas. Jei turite labai slaptų dokumentų, geriau juos vežti su savimi arba naudoti užrakstomis dėžėmis, kurias užraksite patys. Mūsų vairuotojai sąžiningi, bet jei fura stovi per nakvynį neapsaugotoje aikštelėje (kas retai, bet nutinka), rizika yra. Nekreipkite į mane žodžių, kai dingsta "very important" failai, kurie gulėjo atvirai ant priekinės sėdynės.

Ar vežiate biuro augalus?

Tai sudėtinga dėl fitosanitarinių reikalavimų. Augalai turi turėti sertifikatą, kad jie neserga. Be to, jie negali stovėti šaltame furoje ilgiau nei kelias valandas, kitaip taps juoda mase. Ne visada greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės tinka augalams, jei žiema. Geriau juos padovanoti kaimynams ir nusipirkti naujus Lietuvoje.

Realios situacijos ir "nepatogūs" klausimai

Ar vairuotojai niekada nepageria ar nenuvažiuoja klaidingai?

Esu žmogus ir sakau tiesą – kartais nutinka. Vairuotojas gali užsukti į neteisingą "depot" arba pamiršti užsukti į degalinę. Tačiau mes stebime juos GPS. Jei jis nukrypia nuo maršruto be priežasties, gaunam pranešimą. Vieną kartą vairuotojas nusprendė pasiimti savo žmoną kelyje... Ne, tai buvo juokinga, tačiau reali istorija iš mano praeities (ne iš mūsų firmos!). Mes dirbame rimtai.

Kas jei fura sugenda kelyje?

Tada siunčiame pagalbą arba perkrauname į kitą furo. Tai retai nutinka su technikai patikrintais sunkvežimiais, bet padangų plyšimas – normalus dalykas. Jei jums greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės reikalingas šiandien, o fura dega, tai ne jau mūsų kaltė. Tačiau įsipareigojame padaryti viską, kad krovinys pasiektų kiek įmanoma greičiau.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (pvz., chemiją laboratorijai)?

Negalima. ADR krovinius (pavojingus) reikia deklaruoti specialiai. Jei paslėpsite balioną su dujomis tarp dėžių, o muitinė tai pastebės, gali būti baudos ir baudžiamojos atsakomybės. Nekalbėkime apie tai. Jei turite tokių reikmenų, ieškokite specializuotų pervežėjų. Mes neimsime rizikuoti dėl vieno kroziniuko.

Ar galima atsiimti dalį krovinio kelyje?

Techniškai galima, bet tai laužo muitinės uždarą proceso grandį. Jei fura yra "under customs seal" (muitinės antspaudas), jo atidaryti negalima iki pat paskirties vietos. Jei norite, kad dalį daiktų iškrautų Vokietijoje, tai reikia daryti atskirą eksportą-importą. Tai beveik visada nenuomone klientui, kai sužino, kiek kainuos.

Ar pasiduodate pavogtą techniką?

Tai keistas klausimas, bet girdėjau. Ne, mes ne esam vagys. Jei krovinys dingsta (kas nutiko vieną kartą prie Olandijos), turi draudimą. Jūs gaunate kompensaciją. Tačiau netikėkite, kad atgausite duomenis iš pavogtų kompiuterių. Todėl darbuotojai turi pasidaryti backup'us prieš išvykdami. Tai ne mano pareiga, tai jūsų IT direktoriaus.

Ką daryti su senais biuro atliekomis?

Nevežkime jų! Vieną kartą klientas įmetė senus monitorius ir fotokopijavimo mašinas, manydamas, kad mes juos išmesime Lietuvoje. Negalima. Tai yra elektroninės atliekos (WEEE). Turite išmesti juos Anglijoje pagal jų taisykles. Mums neleidžiama vežti šiukšlių per sieną. Nors, tiesą sakant, kai kuria tai daro... bet mes ne.

Ar galima užsakyti darbą savaitgalį Anglijoje?

Galima, bet britai moka už viršvalandžius (double time). Jei norite, kad fura atvyktų į Londoną sekmadienį vakare užkrauti, tai kainos dvigubai. Dauguma greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės planų žlunga dėl biudžeto, nes klientai neįsivaizduoja, kiek kainuoja darbas ne darbo laiku. Geriau pakrauti penktadienį.

Smulkmenos, kurios svarbiausios

Ar reikia iš anksto apmokėti pervežimą?

Įprasta ta, imame 30-50% avansą, likutį – atlikus darbą. Jei esate naujas klientas, neimsime vežti "iš geros valios". Per tiek metų matęs daug, kurie pasako "mokėsiu vėliau" ir dingsta. Avansas užtikrina, kad jūs taip pat įsipareigojote.

Kaip susisiekti su vairuotoju, kai jis važiuoja?

Jis neatsilieps į skambutį, jei vairuoja (tai nelegalu). Galite rašyti žinutes. Kartais signalas prastas, ypač Vokietijos kalnuose arba tuneliuose. Nereikia panikuoti, jei jis neatsako valandą. Jis tikriausiai valgo arba miega. Nebedarykite spaudimo jam, tai tik sulėtina greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės procesą.

Ar reikia padėti įkelti krovinį?

Jei norite, kad būtų greita – taip. Mūsų vairuotojas vienas neįkels 20 dėžių per 5 minutes. Jums reikia paruošti žmones. Jei sakote "mums nieko ten nereikia daryti", tuomet mūsų vairuotojas dirba pats, o tai trunka ilgiau. Ir jis bus pavargęs, kai atvyks į Lietuvą iškrauti.

Ką daryti su parkavimo leidimais (Congestion charge, ULEZ)?

Tai jūsų, kaip kliento, problema, nebent susitarsime kitaip. Jei reikia važiuoti į Londono centrą (ULEZ zona), mums reikia specialios mašinos. O jei ne, tuomet jums reikia mokėti už leidimą arba mums kompensuoti. Užsienio mašinos dažnai neina į tam tikras gatves. Pasirūpinkite tuo prieš mūsų atvykimą, kitaip mes stovėsime už miesto.

Ar galima užsakyti sandėliavimą tarpinėje stotyje?

Galima, bet kainuoja. Jei biuras Lietuvoje dar nebaigtas remontuoti, galime laikyti dėžes pas mūsų partnerius. Tai sutaupo laiką Anglijoje (išsikraunate greitai), bet uždegia biudžetą. Greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės dažnai reiškia, kad reikia laikino sandėlio. Tai normalu.

Ar įmanoma vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu?

Tai labai pavojinga. Muitinė to nemėgsta. Jei darbuotojas įmes savo drabužius į biuro dėžę, ir muitininkas tai ras – gali būti įtarimas dėl kontrabandos arba mokesčių vengimo. Geriau, kad kiekvienas darbuotojas veža savus daiktus atskirai, o ne naudoja įmonės pervežimą "pigiai nuvažiuoti".

Ar reikia draudimo?

Būtinai. Nors mūsų vairuotojai geri, kelyje gali užpulti šernas (kaip buvo Lenkijoje) arba kiti vairuotojai gali atsitrenkti. Standartinis draudimas dengia tik nedidelę sumą, paprastai 10 eurų už kg. Jei vežate brangią techniką, reikia deklaruoti tikrąją vertę ir papildomai apsidrausti. Neklauskite, kas bus, jei sugs – nieko gero.

Kaip pasirinkti tinkamą pervežėją?

Ne pagal pigiausią kainą "Gumtree" svetainėje. Ieškokite tokio, kuris turi "CMR" draudimą, kuris sugeba kalbėti apie dokumentus ir kuris neša atsakomybę. Jei vadybininkas atsako į klausimus "viskas bus gerai", tai blogas ženklas. Jis turi kalbėti apie rizikas ir taisykles. Tada žinai, kad dirbi su profesionalu.

Išvada

Taigi, greitas biuro perkraustymas iš Jungtinės Karalystės nėra burtų rankos darbas, o geras planavimas ir realus požiūris. Efektyvumas priklauso ne tik nuo to, kaip greita važiuoja fura, bet ir nuo to, kaip gerai paruošėte dokumentus bei išpakavote dėžes. Nenuvilkite visko ant paskutinės nakties, nes Brexit ir anglų keliai to neišleistų. Pasitarkite su profesionalais, pasirūpinkite draudimu ir, svarbiausia, būkite kantrūs – tada viskas įvyks taip, kaip turi būti. Sėkmės susidorojant su biuro chaosu!