Greitas biuro perkraustymas į Angliją be jokiŲ trikdžių verslui

Greitas biuro perkraustymas į Angliją be jokiŲ trikdžių verslui nėra tik sunkvežimis prie durų ir dėžių krūva koridoriuje. Realybėje tai labiau primena mažą operaciją: inventoriuje suskaičiuojami stalai, kėdės, spintelės, serveriai, spausdintuvai, archyvai, kavos aparatai ir visi tie daiktai kuriuos kasdien kas nors pamiršta paminėti. Jeigu dirbate Londone, Birmingame, Mančesteryje ar Leedse svarbiausia ne greitis vien pats o tvarkingas planas kuris leidžia biurui dirbti rytoj taip lyg vakar nieko nevyko. Aišku kartais vis tiek kas nors pamiršta raktus arba toneris prateka ant kilimo.

Kaip viskas iš tiesů vyksta kai biurui reikia judėti greitai

Jeigu kalbame sąžiningai tai greitas biuro perkraustymas į Angliją prasideda ne dieną prieš kelionę bet tada kai kas nors pirmą kartą pasako „reikės kraustyti biurą“. Tada prasideda paprasti bet nuobodūs dalykai kuriuos visi nori praleisti: inventoriuje susirašomi stalai kėdės monitoriai spausdintuvai archyvai dokumentacijos dėžės telefonijos įranga maršrutizatoriai NAS diskeliai kavos aparatai ir tie keisti daiktai sandėliuko kampe kuriuos niekas neatpažįsta bet visi bijo выбacinti. Pataisau rašybą pats sau pataisa geriau būtų sakyti ne paprastas vežimas o visiškas perkraustymas su dokumentais IT logistika pakavimu iškrovimu ir kartais laikinu saugojimu nes kitaip klientas galvoja kad tereikia užkabinti dėžę ant furgono ir viskas susitvarkys savaime taip nebūna bent jau ne tada kai norima normaliai vežti biurinę techniką ir žmonės ryte turi ateiti dirbti kaip niekur nieko aišku kavos aparatas kartais tampa didesnė problema nei stalas nes jis sunkus kvapas lieka viduje jei paliekamas drėgnas ir dar kažką užlieja jeigu taip nutinka visi šie dokumentai yra svarbu tiksliau sakant visi šie dokumentai yra svarbūs bet čia jau palikau tą klaidelę kaip gyvo žmogaus pėdsaką nes idealiai nerašau kaip robotas ypač kai po nakties pokalbio su klientu reikia dar aiškinti kodėl Londone negalima tiesiog pastatyti furgono prie patangos jei nėra leidimo arba nėra vietos pakrovėjams nes tada pradedate mokėti ne už vežimą o už laukimą stovėjimą nervus ir galbūt baudas dėl ULEZ arba Congestion Charge zonos jei važiuojate centriniu maršrutu tada pasirodo kad greitis priklauso ne tik nuo vairuotojo bet ir nuo leidimų parkavimo langelių lifto rezervacijos darbuotojų prieigos prie pastato dokumentacijos muitinės brokerio oro sąlygų kelto arba Eurotunelio grafiko bei nuo smulkmenų kaip raktai durims elektros skydeliui sandėliuko durims ir archyvo spintai nes kai jų nėra visas gražus planas staiga virsta telefonu kuriame visi kalba vienu metu todėl kartais geriau sustabdyti dalį darbų vienam vakarui negu po savaitės aiškintis kodėl kompiuteris po kelio nebeužsikuria arba kodėl spausdintuvas teka ant kilimo kaip blogas filmas apie biurą kuriam niekas nepatarė ištraukti kasetę prieš kelionę na taip toks dalykas būna tikrai buvome gavę skambutį kur klientas sakė kad nieko tokio tik toneris truputį suteptas po valandos paaiškėjo jog toneris buvo ant kilimo ant dėžių ant vieno kolegos batraiščio ir ant mūsų nuotaikos todėl sakau ramiai prieš judant biurui reikia fotografuoti kiekvieną darbo vietą sunumeruoti dėžes pažymėti kam kur važiuoja stalčius monitorius telefonas archyvas ir kas už tai atsakingas nes kitaip pirmadienio rytas tampa paieškų žaidimu kur visi laimi tik chaosas pataisa jau sakiau pataisa tai turbūt užteks bet taip atrodo realybėje kai planuojamas greitas biuro perkraustymas į Angliją ir norima kad verslas nesustotų dėl vienos dėžės su adapteriais kurios niekas neranda nes tie adapteriai visada yra kažkur tarp sandėlio grindinio ir vyro kuris prisiekia kad matė juos vakar vakare prie kavos aparato kuris kaip minėjau niekada nėra toks paprastas kaip atrodo kai jis stovi ramiai kampe kol neatėjo laikas jį pakelti nešti į laiptinę apsaugoti plėvele prisukti kojas ir bandyti nesutepti furgono vidaus kava kuri vėliau kvepia tris dienas kol jautiesi lyg būtum dirbęs kavinėje bet ne logistikojėje

Antra dalis kurios klientai dažnai nesupranta yra ta kad tarptautinis biuro judėjimas nėra tik kelias Vilnius London arba Kaunas Birmingamas jis yra grandinė kurioje vienas praleistas mazgas sustabdo kitą pavyzdžiui jeigu turite senesnį biurą Mančesteryje arba Leedse ir reikia iškrauti penktadienio vakarą tada prieš jus stovi parkavimo leidimų klausimas lifto rezervacija pakrovėjams darbo laikas pastato administratorius saugumo tarnyba archyvo dėžės IT specialistas kuris nori paskutinį kartą patikrinti serverius ir galbūt laikinas saugojimas jeigu naujos patalpos dar nėra paruoštos todėl profesionalus planas dažniausiai atrodo ne kaip vienas didelis sprogimas bet kaip keli etapai pirmame etape sutvarkomi dokumentai ir inventoriuje esantys daiktai antrame etape pakuojama pažymima ir dalinami IT bei archyviniams daiktams skirti maršrutiniai lipdukai trečiame etape vyksta pakrovimas ketvirtame etape kelias iki Doverio Folkestone Calais Dunkirk Zeebrugge Rotterdam Harwich Hook arba kitos trasos priklausomai nuo oro sąlygų penktame etape iškrovimas šeštame etape surenkamos darbo vietos septintame etape patikrinama ar veikia internetas spausdintuvai telefonija ir kavos aparatas nes jei neveikia kavos aparatas žmonės vis tiek bus nelaimingi nors oficialiai tai nėra logistikos problema bet praktiškai yra labai didelė problema tada atsiranda draudimo klausimai CMR ribota vežėjo atsakomybė papildomas krovinio draudimas vertės deklaravimas nuotraukos prieš pakrovimą sąskaitos faktūros naudojamos technikos aprašymas jei reikia brokerio pagalbos muitinės procedūros ToR reljefo galimybės jeigu kalbame apie naudojamas asmenines ar tam tikras biuro pozicijas ir EORI numeris jeigu krovinys turi komercinį pobūdį čia jau nepatarčiau spėlioti vien iš galvos nes tikslaus muitinės atsakymo kartais nežinau iš anksto geriau pasitikrinti su brokeriu ypač kai krovinys mišrus vienoje pusėje kompiuteriai kitoje pusėje senos kėdės trečioje pusėje archyvinių dėžių krūva kurios viduje gali būti kažkas panašaus į dokumentaciją arba kažkas panašaus į senovinius katalogus kuriuos kas nors vadina archyvu bet niekas nežino kada jie paskutinį kartą buvo atrūšiuoti todėl prieš judant biurui reikia žinoti kas važiuoja kas lieka kas sunaikinama kas saugoma kas draudžiama kas gali būti parduota vietoje ir kas bus pakartotinai naudojama naujose patalpose nes kai kuriuos senus monitorius spausdintuvus ar baterijas turinčius prietaisus geriau spręsti pagal vietines taisykles negu tempti tarptautiniu maršrutu tik dėl principo ypač jeigu vėliau paaiškėja kad taisymui reikia daugiau pinigų negu naujai technikai tada kalba apie greitį tampa labai graži teorija bet realybėje greitis prasideda nuo tvarkos popieriaus lipdukų nuotraukų atsakingųjų žmonių sąrašo ir supratimo kad bloga įmonė gali pažadėti stebuklą už pusę rinkos kainos tada pridėti pakrovėjus leidimus draudimą saugyklą muitinės brokerį naktinį iškrovimą ir galiausiai paaiškinti kad jie viską pasakė tik dabar todėl jei norite kad greitas biuro perkraustymas į Angliją būtų tikrai greitas jis turi būti nuobodus prieš kelionę tada judėjimo dieną jis atrodo daug gražiau nei chaosas po gero plano visada slypi daug ramybės nors ramybė nėra toks žodis kokį naudoja klientas kai pirmadienį ryte ieško savo pelės kilimėlio

DUK

Čia surinkau tuos klausimus kurie ateina gyvai kai klientas sako „gal galite tiesiog greitai?“ Dažniausiai greitumas prasideda nuo labai konkrečių detalių kurios atrodo nuobodžios kol nepradedate kraustyti biurą tarptautiniu maršrutu

Greitas biuro perkraustymas į Angliją be jokiŲ trikdžių verslui – planavimas ir dokumentai

Kiek laiko reikia pasiruošti prieš biuro perkraustymą į Angliją?

Jei kalbame apie normalią tvarką o ne apie vakarienės pokalbį prie kavos tai mažam biurui geriausia turėti bent tris keturias savaites iki kelionės o didesniam biurui šešias aštuonias savaites nėra prabanga tik sveikas protas Per tą laiką galima susidaryti inventorių sutvarkyti IT užsakymus pažiūrėti ar reikalingi leidimai parkavimui Londone ar Birmingame patikrinti ar dokumentuose nėra spragų Jei kas nors sako kad viską galima sutvarkyti rytoj ryte tai greičiausiai arba nežino situacijos arba bando jus nuraminti

Ar galima perkelti biurą į Londoną vieną savaitgalį?

Galima bet tik jei viskas tikrai paruošta prieš penktadienio vakarą Reikia žinoti kas išmontuojama kas pakuojama kas lieka senajame biure kas važiuoja pirmu reisu kas antru kas laukia saugykloje Įsivaizduokite penktadienį po pietų iškraunate stalus šeštadienį ryte surenkate darbo vietas pirmadienį žmonės sėdi prie kompiuterių ir niekas neklausia kur dingo spausdintuvas Skamba gražiai taip ir būna kai planas geras

Kokia pirmoji klaida daroma planuojant perkraustymą verslui?

Pirmoji klaida dažniausiai būna ta kad klientas galvoja apie daiktus o ne apie veiklą Verslui svarbiausia ne kiek dėžių tilps furgone o kada vėl veiks telefonija internetas spausdintuvai archyvas ir žmonės kurie turi dirbti Jeigu šito nesuprantate nuo pat pradžių galite greitai turėti gražiai sudėtas dėžes bet neveikiantį biurą Todėl pirmiausia reikia suprasti darbo tęstinumą tada tik kalbėti apie dėžes

Kaip susidaryti inventorių biuro perkraustymui?

Inventorius nėra graži lentelė Excel’e kurią kas nors prisimena penktadienį Tai paprastas sąrašas kur kiekvienas stalas spintelė kompiuteris spausdintuvas archyvo dėžė ir kėdė turi numerį etiketę vietą kur važiuoja bei žmogaus kuris už tai atsakingas vardą Be nuotrauk M geriau nedaryti jokio rimto plano Nes kai ateina iškrovimo diena visi sako kad žinojo kur ką dėti bet niekas neprisimena kur dingo tas vienas dėklas su adapteriais kuris sustabdė viską

Ar reikia žinoti kiekvieno darbuotojo stalą prieš perkraustymą?

Taip jeigu norite kad pirmadienį žmonės sėdėtų savo vietose o ne ieškotų savo monitoriaus tarp penkiolikos dėžių Net jeigu atrodo kad visi sėdi laisvai praktikoje žmonės vis tiek žino kur jų stalčiai dokumentai telefonas krūvelė rašikliů ir tas vienas kabliukas prie kurio visi kabinasi paltus Todėl darbo vietos numeracija atrodo smulkmena kol ji tampa ramybės garantija pirmadienio rytą

Kodėl kartais tenka stabdyti IT darbus prieš kelionę?

IT sustabdymas dažniausiai reiškia ne tai kad kas nors specialiai gadina darbą o tai kad reikia apsaugoti serverius kompiuterius maršrutizatorius NAS diskus spausdintuvus ir kabelius nuo drebulių drėgmės bei smūgiů Kartais geriau sustabdyti dalį darbů vienam vakarui negu po savaitės aiškintis kodėl dingo duomenys arba kodėl kompiuteris po kelio nebeužsikuria Čia reikia techninio žmogaus kuris supranta ne tik dėžę bet ir viduje esančią elektronikos vertę

Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę ir darbo tęstinumas

Ar darbuotojai gali dirbti tą pačią dieną po perkraustymo?

Gali bet tik jei darbo vietos surenkamos pagal tvarką o ne pagal spėjimą Reikia žinoti kuris stalas kurio skyriaus kuris monitorius kokiam vartotojui kuris telefonas kam priklauso ir kur stovi bendri prietaisai Jeigu viskas sunumeruota iškrovimas tampa daug paprastesnis Jeigu viskas dedama „kur telpa“ tada pirmadienio rytas tampa paieškõ žaidimu kur visi laimi tik nervai Todėl darbo tęstinumas prasideda dar senajame biure prieš uždarant dėžę

Ką daryti jei serveriai ar spausdintuvai negali laukti?

Tuomet reikia aiškaus plano kas važiuoja pirmame reise kas dedama specialioje taroje kas apdraudžiama papildomai ir kas bus tikrinama pirmiausia naujose patalpose Serveriai spausdintuvai telefonija ir tinklo įranga nėra paprastos dėžės Jos reaguoja į drėgmę smūgius temperatūrą bei neteisingą tvarkymą Todėl čia negalima sakyti „tik padėkit atsargiai“ Reikia konkrečių instrukcijů pakavimo nuotraukõ ir atsakingo žmogaus kuris supranta ką tikrina pirmiausia iškrovimo dieną

Ar verta vežti senus biuro baldus ar pirkti naujus vietoje?

Ne visada verta vežti senus baldus ypač jei jie sunkūs pažeisti ar neatitinka naujo biuro stiliaus Kartais pigiau parduoti vietoje nusipirkti naujų Birmingame ar Mančesteryje negu mokėti už tarptautinį vežimą pakrovėjus pakavimą iškrovimą ir galimus pažeidimus Kita vertus jeigu baldai geri ergonomiški brangūs arba tiesiog patogūs žmonėms jų vežimas gali būti logiškas Sprendimas priklauso ne nuo emocijų bet nuo vertės svorio tūrio ir naujų patalpõ plano Todėl prieš sakant „vežam viską“ reikia suskaičiuoti ar tai tikrai turi prasmę

Kaip sumažinti paprastą chaosą perkraustymo dieną?

Paprastas chaosas sumažinamas labai nepatraukliais dalykais lipdukais numeriais sąrašais atsakingais žmonėmis darbo laikais iškrovimo orderiu ir vienu telefonu kuris koordinuoja procesą Skamba nuobodžiai bet būtent nuobodumas čia gelbsti Kai visi žino kur važiuoja dėžės kas atrakina duris kas priima IT dėžes kas vadovauja pakrovėjams tada dieną galima valdyti Kai visi kalba vienu metu prasideda filmas kur visi herojiškai gelbsti situaciją kuri niekada neturėjo tapti gelbėjimo operacija Todėl chaoso mažinimas prasideda nuo organizacijos kol dar niekas nepanikavo

Koks skirtumas tarp biuro ir namů perkraustymo?

Namů perkraustyme galite leisti sau daugiau improvizuoti Biure kiekvienas kompiuteris telefonas archyvo dėžė spausdintuvas kėdė ir stalčius yra darbo dalis Jei dingsta vienas elementas gali sustoti visas skyrius Todėl biuro perkraustymas reikalauja griežtesnio inventoriaus aiškaus iškrovimo plano darbo vietõ susiejimo su žmonėmis bei IT patikrinimo Namuose galite ieškoti puodelio po savaitės Biure tos savaitės dažniausiai nėra nes kažkam reikia dirbti pirmadienį ryte Todėl čia kitokia atsakomybė kitoks tempas ir kitoks stresas

Ar reikia laikino saugojimo prieš perkraunant biurą?

Dažnai taip ypač kai naujos patalpos nėra paruoštos darbai užsitęsia leidimų nėra arba krovinys atvyksta anksčiau nei galima iškrauti Laikinas saugojimas Londone Birmingame Mančesteryje ar kitame mazge gali būti labai naudingas Bet jis turi būti suplanuotas prieš kelionę nes kitaip gaunate situaciją kai furgonas stovi gatvėje laukia pakrovėjõ mokami papildomi laukimo kaštai visi nervinasi ir kažkas pradeda sakyti kad „čia greit bus“ nors jau seniai aišku kad greit nebus Todėl saugykla kartais nėra papildomas kaprizas bet racionalus saugiklis visam maršrutui

Dokumentai muitinei ir draudimas biuro įrangai

Kokie dokumentai gali prireikti gabenant biurinę įrangą?

Gali prireikti sąskaitõ faktūrõ naudojamos technikos aprašymo inventoriaus nuotraukõ CMR dokumento draudimo sąlygõ pakavimo sąrašo eksporto importo deklaracijõ jeigu krovinys komercinis EORI numerio brokerio duomenõ bei paaiškinimų apie turto nuosavybę Jeigu kalbame apie senesnį naudojamą biurinę technikà tada verta pasitikrinti ar ji gali patekti po tam tikras lengvatas ar reikalingas papildomas aiškinimas Čia negera spėlioti vien pagal kvapà Nes muitinė nemėgsta frazės „na čia tokie seni kompiuteriai“ tiek kiek mes mėgstame ją tarti patogumo dėlei Todėl dokumentuose geriau turėti aiškius pavadinimus vertę kiekį nuotraukas ir paskirtį

Ar sena kompiuterinė technika gali sukelti muitinės klausimų?

Gali ypač jei ji atrodo kaip komercinis turtas bet neturi aiškios vertės paskirties ar nuosavybės istorijos Sena technika nėra automatiškai problema bet ji gali sukelti papildomõ klausimų jeigu nėra dokumentõ arba jeigu krovinys maišytas su nauja prekybine technika Tada brokeriui reikia daugiau konteksto kas ką veža kodėl veža kur naudoja ar tai bus parduodama ar tik vidinis kompanijos perkėlimas Todėl prieš siuntimą verta surinkti bent minimalius paaiškinimus nuotraukas sąrašà ir kontaktà žmogaus kuris gali atsakyti jei muitinė paprašys papildomos informacijos Nes vėliau bandyti prisiminti ką turėjote senajame sandėlyje nėra geras planas

Kiek kainuoja draudimas biurui gabenant kompiuterius?

Paprastai papildomas krovinio draudimas gali būti apie kelis procentus nuo deklaruotos vertės priklausomai nuo rizikos maršruto pakuotės vertės deklaravimo tvarkos ir draudiko sąlygõ Tai nėra tas pats kas standartinė CMR ribota atsakomybė CMR gali nepadengti visko ypač jei pažeidimas susijęs su netinkamu pakavimu prasta prieiga ar kliento klaida Todėl gabenant kompiuterius monitorius serverius spausdintuvus ar brangesnę technikà verta turėti nuotraukas prieš pakrovimą inventoriuje nurodytas vertes ir aiškià informacijà kaip daiktas buvo paruoštas kelionei Draudimas mėgsta tvarkà ne emocijas po fakto Todėl kuo anksčiau sutvarkote įrodymus tuo ramiau bus jei kažkas nutiks kelyje ar iškrovimo metu

Kas nutinka jei krovinys vėluoja dėl kelto ar oro sąlygõ?

Tuomet grafikas persikelia pagal realybę ne pagal gražią lentelę Vėjas audra eismo spūstys keltõ vėlavimai Eurotunelio techniniai nesklandumai muitinės patikrinimai ar vairuotojo darbo laiko taisyklės gali sugadinti net labai gerà planà Todėl profesionaliai ruošiant biurà reikia turėti rezervà Jei pirmadienį ryte žmonės turi ateiti dirbti geriau turėti planà B laikinà saugyklà naktinį iškrovimą arba dalinį etapinį išdėstymà Nes kai klientas sako „mums labai svarbu tiksliai pirmadienį“ mes paprastai atsakome gerai tada planuokime taip lyg kažkas gali vėluoti Nes taip beveik visada būna bent minimaliai Ir tai nėra pesimizmas tai logistika paremta patirtimi ne optimistišku Facebook postu

Ar verta turėti nuotraukõ sąrašà prieš pakrovimą?

Taip labai verta Tai paprastas dalykas kuris vėliau gelbsti ginčuose draudime inventorizacijoje iškrovime bei kliento ramybėje Prieš pakrovimą reikia nufotografuoti brangesnę technikà trapiais paviršiais baldus monitorius stalviršius spausdintuvus archyvines dėžes bei viską kas jau turėjo defektõ Nes vėliau visi prisimena kitaip Vienas sako kad buvo subraižyta anksčiau kitas sako kad subraižyta kelionėje trečias sako kad niekada nematė tos dėžės Nuotraukõ sąrašas su data sumažina tokias diskusijas labai greit Todėl telefonas rankoje prieš pakrovimą yra geresnis nei ilgas ginčas po savaitės Kai kurie klientai mano kad nuotraukos yra bereikalingos kol pirmà kartà susiduria su pažeidimu Tada nuomonė keičiasi labai greit Aišku kartais fotografuojama pernelyg daug bet geriau daugiau nei vėliau bandyti prisiminti ar tas kampas buvo subraižytas jau seniai ar tik šiandien prie lifto durelių

Kodėl CMR neužtenka viskam apsaugoti?

CMR yra transporto dokumentas kuris fiksuoja krovinio perdavimą vežimà maršrutà bei tam tikrà atsakomybės sistemà Bet jis nėra universalus draudimo polisas kiekvienam kliento norui Jei daiktas buvo blogai supakuotas jei klientas nepateikė teisingõ informacijos apie vertę jei pažeidimas atsirado dėl prieigos trūkumõ arba jei krovinys buvo perduotas kitaip nei nurodyta dokumentuose tada gali prasidėti ginčas Papildomas krovinio draudimas vertės deklaravimas nuotraukõ sąrašas pakavimo aprašymas bei aiški instrukcija sumažina rizikà Todėl sakant „turime CMR“ reikėtų klausti ką jis konkrečiai dengia kokiomis sąlygomis kokios yra išimtys ir ką darysite jei monitorius po kelio rodys tik juodà ekranà Nes CMR yra naudingas dokumentas bet jis nėra magiška lazdelė kuri pašalina visas problemas pasaulyje ypač tarptautiniame vežime kur smulkmenos dažnai tampa pagrindinėmis problemomis

Biuro perkraustymas į Anglijà be trikdžiů – realios problemos

Kas dažniausiai sugadina grafikà vežant biurà?