Greitas biuro kraustymas iš Jungtinės Karalystės: Kaip išvengti chaoso ir neišprotėti

Sveiki, draugai. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų, maždaug nuo tada, kai Anglija dar nebuvo ta "užsisklendusi" po Breksito, ir kai sienos buvo tik piešiniale. Per tą laiką mačiau viską – nuo mažų IT startuolių, vežančių du kompiuterius per savaitgalį, iki didelių korporacijų, kurioms reikėdavo išvežti penkis aukštus biuro baldų per dvi dienas. Tiesą sakant, greitas biuro kraustymas iš Jungtinės Karalystės yra tas dalykas, kuris atrodo lengvai tik planavimo stadyje, o vėliau tampa tikru košmaru, jeigu nepasiruoši būtent taip, kaip turi būti.

Dabar, kai taisyklės pasikeitė, o muitinės darbuotojai tapo dar smulkiažiuliais, viskas vyksta kitaip. Nebeužtenka tik užkrauti dalykus į furgoną ir važiuoti. Čia reikia strategijos. Dažnai klientai skambina pavargę, sakydami, kad reikia viską išvežti "jau vakar", bet jie net nepagalvojo apie tai, kad jų serveriams reikia specialios pabaigos ar kad furgonui reikia leidimo važiuoti į Londono centrą. Štai čia aš ir įsijuksiu, kad padėčiau jums suprasti, kas iš tikrųjų laukia kelyje.

Pagrindai: laikas, planavimas ir panika

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka greitas biuro kraustymas iš Jungtinės Karalystės?

Tai labai dažnas klausimas, atsakymas į kurį visiems nepatinka. Jeigu kalbame apie "greitą", tarkime, standartinį biurą su 10-15 darbo vietų, tai techniškai galima susitvarkyti per 3-4 dienas nuo pradžios iki galo. Tačiau tai yra idealus pasaulis. Realiame gyvenime reikia skačiuoti maždaug savaitę. Viskas prasideda nuo to, kada gausite eksportavimo deklaracijas. Jeigu planuojate greitą biuro kraustymą iš Jungtinės Karalystės penktadienį, o dokumentus pateikiate ketvirtadienį, tai tikrai neisužsiversite. Furgonas turi užsiregistruoti tranzitui, vairuotojui tenka ilsėtis – tai ne žaidimas.

Ar galima viską padaryti per vieną dieną?

Teoriškai – taip, jeigu kalbame apie labai mažą kiekį daiktų, bet praktiškai aš to nepadarčiau. Vieną kartą bandėme išvežti mažą architektų biurą iš Mančesterio per dieną. Atrodė paprasta: kelios dėžės, stalai, kompiuteriai. Bet pasirodė, kad klientas vis tiek kalbėjosi su klientais, kol mes bandėme išmontuoti baldus. Galiausiai likome be miego, nes teko važiuoti iki Lietuvos tiesiogiai be stabdo (ne visai be stabdo, bet jaučiau, kad taip). Taip, greitai įmanoma, bet jums tai kainuos nervus ir papildomus mokesčius vairuotojui už skubą.

Kodėl visi sako, kad pervežimas iš UK dabar sudėtingesnis?

Nes tiesiog yra. Nuo 2021-ųjų metų įsigaliojo nauji muitinės reikalavimai. Anksčiau furgoną tik sustabdžius, parašydoką lapelį ir važiuoji. Dabar turi turėti TIR knygelią arba tranzito deklaraciją. Jeigu greitas biuro kraustymas iš Jungtinės Karalystės yra jūsų tikslas, turite žinoti, kad anglai dabar labai griežtai tikrina, ar nevežate brangios elektronikos be deklaracijų. Vieną kartą mus sulaikė Kalėjuose (prancūzų pusėje) valandą dėl to, kad vienas dokumentas buvo parašytas ne toje eilutėje. Tai suvaldėme, bet laiko praradome daug.

Kada pradėti planuoti?

Geriau anksti. Idealiai – mėnesį iki planuojamos datos. Aš žinau, žinau, kad visada viskas atidėliojama paskutinę minutę. Jei reikėtų greito biuro kraustymo iš Jungtinės Karalystės, aš rekomenduočiau susisiekti su pervežėju bent dvi savaites iki išvykimo. Tada galime susitvarkyti su EORI numeriais (kurį, btw, dažnai pamiršta, kad turi būti ne tik lietuviškas, bet ir anglų pusėje užregistruotas eksportui) ir kitomis smulkmenomis. Skubimas kainuoja dvigubai.

Ar verta taupyti ant pakavimo?

Niekada. Aš mačiau, kaip žmonės bando įdėti brangų serverį į paprastą "Ikea" dėžę, uždėti lipduką "Lūžti negali" ir tikėtis geriausio. Tuo metu kai furgonas užlipo į šiukšliadėžę priešais Londoną (o ten kelio būklė... šūdo, atsiprašau už išsireiškimą), tas serveris nuskrido į sieną. Pakavimas turi būti profesionalus, ypač jei kalbame apie jautrią įrangą. Geriau investuoti šimtą eurų į putų polietileną nei vėliau verkti dėl tūkstančių nuostolių.

Kokius dalykus galima vežti be rūpesčių?

Baldus, jeigu jie nenaudoti (t.y. ne prekybinis vežimas), ir asmeninius daiktus. Bet čia yra gudrybė. Jeigu vežate kompiuterius, kurie priklauso įmonei, tai jau yra prekės (net jeigu jau nenaudojami). Muitinės žiūri į tai, kas rašoma sąskaitoje. Jei sąskaitoje parašyta "Biuro technika", reikės mokėti PVM importuojant (jeigu neturite reikiamų dokumentų, kad tai perkėlimas). Aš čia visada pasakau: būkite sąžiningi, nes meluoti muitininkui yra prasčiausia idėja.

Dokumentai, muitinė ir "popieriaus karas"

Kokius dokumentus būtina tur�ti rankose?

Sąrašas nėra trumpas. Jums reikės pakavimo sąrašo (packing list), kuris turi būti tikslus iki smulkmenų – ne "keletas dėžių", o "3 dėžės, kiekvienoje po 10 knygų". Taip pat reikės eksporto sąskaitos-faktūros iš JK įmonės (jei vežate savo įmonės turtą, turite susikurti formalų dokumentą, kad neperžiūrėtų). Ir, žinoma, tranzito deklaracijos. Be šito nė nebandykite važiuoti pro sieną, nes gražiai apversią furgoną.

Kas tas EORI numeris ir kodėl jis reikalingas?

EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris – tai toks jūsų paso numeris prekybai su ES. Jeigu jūsų įmonė jų neturi, gausite didelį baudą arba sulaikymą. Vienas klientas man sakė: "O mes tiesiog pavėžėsime savo dalykus." Aišku, pavėžėsite, bet kai sulaikys muitinėje Lietuvoje ir pareikš, kad daiktai "neapibrėžti", tuomet teks mokėti saugojimo mokesčius už kiekvieną dieną. Užtikrinkitęs, kad EORI yra tvarkingas (tiek JK pusėje, tiei Lietuvoje), dar prieš pradedant greitą biuro kraustymą iš Jungtinės Karalystės.

Ar reikia mokėti muito ar PVM?

Čia yra vieta, kur aš dažnai užstrigu. Paprastai, jeigu pervežate savo įmonės turtą iš vieno filialo į kitą (pvz., iš Londono filialo į Vilniaus būstinę), tai PVM mokėti nereikia, tačiau reikia pateikti specifų dokumentą (Intra-EC supply ar panašų, nors dabar JK nebe ES, tai virsta importu). Bet jeigu tai tiesiog uždarymas ir turto išvežimas, tai gali būti laikoma tiekimo operacija. Tikrai patariu pasikonsultuoti su buhalteriu, aš čia ne specialistas, o tik vairuotojas. Bet dažniausiai teks susimokėti importo PVM, kurį vėliau galima grąžinti, o ne mokėti muitą, jeigu prekės nebuvo naujos.

Kas vyksta, jeigu trūksta dokumentų?

Tada sustojate. Furgonas stovi, laikmaatis bėga. Esu matęs situaciją, kai vairuotojas laukė 12 valandų prieš sieną, kol klientas atsiuntė nuskaitytą eksporto deklaraciją el. paštu. Tai yra bjaurus dalykas. Nėra nieko blogiau, kaip stovėti užšaldytame furgone vietoje, kur net nėra normalaus tualetų, ir laukti, kai kas nors kitoje pusėje pasijuoks nuo to, kad pamiršote pasirašy ant lapo. Jei norite greito biuro kraustymo iš Jungtinės Karalystės, dokumentai turi būti paruošti anksčiau nei furgonas priartės prie Doverio.

Ar galima veži asmeninius daiktus kartu su biuro?

Galima, bet geriau juos atskirti. Muitinės labai nemėgsta, kai maišoma komercinė technika su asmeniniais drabužiais ar panašiais daiktais. Jeigu vairuotojas rasi jūsų šeimos drabužių tarp serverių, gali pradėti kelti klausimus apie kontrabandą. Geriau sudėti visus asmeninius daiktus į atskirą, užrakintą dėžę su sąrašu "Asmeniniai daiktai, ne prekybiniai". Tai užtikrins, kad procesas nebus stabdomas dėl smulkmenų.

Ką daryti, jeigu sąskaita-faktūra parašyta neteisingai?

Jei pastebėsite klaidą prieš išvykstant – greitai pataisykite. Jeigu pastebėsite, kai furgonas jau važiuoja – tai bėda. Muitinė sistema yra automatinė. Jeigu duomenys nesutampa, sistemą užblokuoja. Aš turiu atvejį, kada viena skaičiu klaida (vietoj 10 buvo parašyta 100 vienetų) sukėlė tokia paniką, kad mus beveik pradėjo kratyti. Sunkiai įrodėme, kad mes ne tiesiog nelegaliai pervežame šimtą monitorių. Tikslumas čia yra raktas.

Kainos ir budžetas: kur pinigai dingsta?

Kiek vidutiniškai kainuoja toks pervežimas?

Kainos labai svyruoja. Jeigu kalbame apie mažą furgoną (Luton tipo), tai gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 eurų vienam krypčiui, priklausomai nuo degalų kainos (o degalai JK dabar brangūs) ir kelio. Dideliam furgonui su kelių tonų kroviniu – prasideda nuo 2500-3000 eurų. Taip pat prisideda keltų bilietai. Keltas iš Doverio į Kalė dabar kainuoja kaip nupirkti seną automobilį. Aš vieną kartą stebėjau, kaip keltų kaina per savaitę pakilo 30 procentų. Tai viską keičia.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Yra, visada yra. Dažniausiai tai yra "užstojimo mokestis" (demurrage), jeigu vairuotojas turi laukti prie kliento biuro ilgiau nei numatyta. Pavyzdžiui, jeigu sutarėte, kad užkrovimas trunka 2 valandas, o jūsų darbuotojai vis dar išsižioja kai furgonas jau stovi 4 valandas, tada mokate už vairuotojo laiką. Taip pat gali būti mokestis už sunkiasvorio transportą įvažiavimą į miesto centrą (Ulez zonoje Londone). Dabar ten reikia mokėti už kiekvieną dieną, jei furgonas neatitinka standartų.

Kodėl kai kurios firmos siūlo kur kas pigiau?

Kadangi aš dirbu šioje srityje 20 metų, aš žinau atsakymą. Arba jie naudoja senus, techniškai neprižiūrėtus furgonus, arba jie vėliau priduria mokesčius. Arba (ir tai blogiausia) jims trūksta draudimo. Vienas mano pažįstamas pasirinko pigiausią pasiūlymą greito biuro kraustymo iš Jungtinės Karalystės atveju. Furgonas užsidegė ant magistralės. Krovinys sudegė. Pasirodė, kad draudimas nebuvo atnaujintas. Sutaupyti 200 eurų neapsimokėjo.

Ar galima susitarti dėl mokėjimo atidėlio?

Didelėms, patikimoms firmoms – galima, bet mažos firmos arba privatūs pervežėjai dažniausiai reikalauja avanso. Kai kurie reikalauja 50 proc. iš karto, o likusią dalį – pristatymo metu. Tai yra normalu, nes mums reikia sumokėti degalus ir keltus prieš išvykstant. Jeigu kas nors atsisako mokėti avansą, aš tada įtariu, kad kažką čia stengiasi sumeluoti.

Ką daryti, jeigu biuro budžetas labai ribotas?

Tada reikia labai gerai suplanuoti. Galima bandyti rasti "dalinius" kravinius (part loads), t.y. jeigu mes vežame kitą krovinį į Angliją, mes galime parvežti jūsų daiktus atgal tuščiu furgonu už mažesnę kainą. Tačiau tai nebus greitas biuro kraustymas iš Jungtinės Karalystės, nes reikės laukti, kol susirinks pilnas krovinys arba sugrįš kita mašina. Tai gali užtrukti iki trijų savaičių.

Ar kainuoja brangiau vežti IT įrangą?

Techniškai ne, jeigu kalbame apie tą patį svorį. Bet jeigu reikia specialaus pakavimo, krovimo su kranu arba ypatingo draudimo (dėl duomenų praradimo rizikos, nors techninis draudimas to nedengia), tai brangsta. Aš visada sakau – serverius geriau vežti asmeniniame automobilyje, jeigu jų nedaug, nei kelti juos per visą Europą furgone, kur vibracija gali sugadinti standžiuosius diskus (nors dabar SSD daugiau, bet vistiek).

Technika, baldai ir "kaip nesulaužyti"

Kaip turi būti supakuoti kompiuteriai?

Kompiuteriai turi būti supakuoti į originalią dėžę, jeigu tokios liko. Jeigu ne, reikia tvirtos dėžės, įdėti putų apsaugą (styrofoam) tarp korpuso ir dėžės sienelių. Monitoriai – tai atskira istorija. Jų negalima dėti ant šono, tik stačiai. Aš mačiau, kaip vienas vadybininkas padėjo monitorius ant vieno kito kaip lėkštes – rezultatas buvo trys sulūžę ekranai atvykus į Vilnių.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus reikia atskirti nuo kojų, sekcijas išardyti. Jeigu bandysite vežti surinktą didelę erdvinę sistemą, ji gali neišlaikyti posūkių Anglijos keliuose (ten yra tokios apkūvos, kurios sukrėtų net sunkvežimį). Be to, surinkti baldai užima daugiau vietos, kas padidina kainą. Išmontavimas – tai jūsų darbas arba mūsų (už papildomą mokestį).

Kaip elgtis su serverine?

Tai yra pačia svarbiausia dalis. Pirmiausia, išjunkite viską teisingai. Antroje vietoje – pažymėkite kabelius. Aš ne kartą mačiau, kai atvyksta, o klientas nežino, kuris kabelis priklauso serveriui, o kuris - switch'ui. Tuose dėžėse vienas panašus į kitą. Geriausia užfiksuoti viską nuotraukomis prieš išjungiant. Ir štai svarbu: serverius reikia vežti tik specialiose dėžėse, kurios turi amortizaciją.

Ar saugu vežti dokumentus?

Dokumentus reikia vežti su savimi, o ne furgone. Furgonas gali būti sulaikytas, gali užsilieti, gali būti vogtas. Kurią dieną? Nežinau. Bet jeigu jūsų sutartys, pasai, buhalterinės knygos dings su furgonu, greitas biuro kraustymas iš Jungtinės Karalystės taps paskutniu dalyku, apie kurį galvosite. Jūsų biuras sustos. Vežkite dokumentus rankiniame bagaže arba siųskite kurjeriu su sekimu.

Kas daryti su jautriomis spausdintuvais ir dideliais ploteriais?

Juos reikia "užfiksuoti". T.y., jei spausdintuve yra galvos, judančios spausdinimo metu, jas reikia uždaryti (paprastai yra speciali juosta arba screws transportavimo režimui). Jeigu to nepadarote, pirmasis posūkis gali sulaužyti vidinius mechanizmus. Ploteriai yra dideli ir lengvi, bet trapūs – jų negalima krauti ant kitų daiktų. Turi būti viršuje.

Ar reikia inventorizuoti turtą prieš kraustymą?

Būtina. Be jokio abejo. Ne tik dėl draudimo, bet ir dėl sveiko proto. Vieną kartą atvežėme biurą, ir klientas skambino, kad "dingo" du kompiuteriai. Pasirodė, jie paliko juos ant grindų sename biure, užuot padėję į dėžes. Užrašykite ant kiekvienos dėžės, kas joje yra ir kiek dalykų. Tai užtruks valandą, bet sutaupys dienų ieškojimų vėliau.

Gyvenimas kelyje: realios istorijos ir problemos

Ar dažnai pasitaiko avarijų ar gedimų?

Na, avarijų su mūsų vairuotojais retai (pasididžiuoju, mūsų vairuotojai vilkai), bet su technika – kas kartą. Vieną kartą mums užgijo oro balionai (o ne, šipuliuoju, tai ne oro balionai, o stabdžiai). Stabdžių sistema užsidegė netoli Birmingemo. Teko laukti gelbėjimosi 5 valandas. Klientas buvo piktas, bet ką aš galiu daryti? Mechanika yra mechanika. Dėl to greitas biuro kraustymas iš Jungtinės Karalystės virto į dviejų savaičių laukimą, kol daliai krovinios radome kitą transportą.

Ką daryti, jei furgono vairuotojas "dingsta"?

Dingsta retai, bet gali neatsiliepti telefonu. Anglijoje, pavyzdžiui, kai kuriose vietose mobilus ryšys yra... įdomus. Tiesiog nėra. Arba vairuotojas ilsisi (kaip ir turi daryti po 4,5 valandos vairavimo) ir užmiega giliau. Nebepanikuokite iš karto. Duokite jam 2-3 valandas. Jeigu neatsiliepia – tuomet skambinkite mums. Mes turim GPS sekimą, pamatysime, kur jis stovi. Vienas kartą vairuotojas užmiego ant aikštelės priešais "McDonald's" ir tiesiog negirdėjo telefono.

Kaip elgtis su klientais Anglijoje, jeigu jie trukdo?

Tai yra baisiausia. Kai kuriems britams atrodo, kad jie gali kontroliuoti viską. Jie stovi šalia furgono ir komanduoja: "Šitą dėžę dėkite viršuje, o šitą...". Sužinokite, mes žinome, kaip krauti, kad neiškristų. Jeigu leisite jiems kištis, užkrausime blogai, o vėliau viskas kris. Aš turiu taisyklę: jei klientas kišasi, aš stabduju darbus ir saku: "Arba jūs kraunate, arba mes, bet ne abu kartu." Žiauru? Gal. Tačiau taip išvengiame incidentų.

Ar yra kokių nors specifinių "angliškų" problemų?

Taip, pavyzdžiui, parkavimas. Londone ar Mančesteryje rasti vietą 7.5 metrų ilgio furgonui be specialaus leidimo yra beveik neįmanoma. Jeigu pasakysite "mes tiesiog prieš duris" ir ten bus raudoni linijos, vairuotojas tiesiog neprieis. Reikia iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės (suspension of parking bay). Tai užtrunka kelias savaites. Jeigu planuojate greitą biuro kraustymą iš Jungtinės Karalystės be šių leidimų, pasiruoškite nešti daiktus 200 metrų rankomis.

Kas nutinka, jeigu atvykstate į naują biurą, o jis dar neužbaigtas?

O tai, kad mes iškrauname viską į koridorių arba paliekame furgone. Užlaikyti furgoną brangu. Vienas klientas man sakė: "Įrenginėtojai šiek tiek vėluoja, vos dvi dienas." Dvi dienos furgono stovėjimo Vilniuje kainavo jam daugiau nei pačią pervežimą. Naujojo biuro parengimas yra jūsų, ne mūsų, atsakomybė. Būtinai patikrinkite, ar galima įvažiuoti, ar yra liftas (jeigu biuras 4 aukšte be lifto, mums reikės keltis rankomis – tai vėl pinigai).

Ar yra kokių nors papildomų rizikų dabar, Europoje esant įtampoms?

Politika aš čia nebešiuosi, bet tikrai yra daugiau tikrinimų. Ypač jei furgoną vairuoja vairuotojas su rusiškais arba baltarusiškais dokumentais (dabar tai jautru). Gali būti papildomai tikrinami dokumentai ar pati mašina. Aš visada stengiuosi naudoti vairuotojus, kurie turi "švarų" biometrinių pasų istoriją, kad nebūtų jokių klausimų. Tai užtikrina, kad greitas biuro kraustymas iš Jungtinės Karalystės nebus sutruktas dėl burokratinio malūno.

Išvados

Na, trumpai tariant, greitas biuro kraustymas iš Jungtinės Karalystės yra įmanomas dalykas, bet jis niekada nevyksta taip sklandžiai, kaip piešia PowerPoint prezentacijose. Visada bus kažkas, kas nepasiteis – užstrigs furgonas, pasidės lietus, arba pasidarys, kad dokumentas netinka. Svarbiausia yra pasirinkti patikimą partnerį, kuris ne tik suvežia, bet ir žino, ką daryti, kai kažkas nueina ne taip. Nesigaunantys dalykai yra norma, ne išimtis. Taigi, planuokite atsargiai, turkite pinigų atsargai (geriau daugiau negu mažiau) ir tikėkis geriausio, bet būk pasiruošęs blogiausiam. Sėkmės kelyje ir tikiuosi, jūsų serveriai pasieks Lietuvą sveiki ir gyvi.