Greitas biuro kraustymas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas: kaip tai veikia iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – greitas biuro kraustymas iš Anglijos nėra tiesiog įkėlimas į sunkvežimį ir važiavimas toliau. Buvau tais laikais, kai sienos buvo tiesiog linijos žemėlapyje, o dabara? Dabar tai biurokratinis labirintas, kurį reikia praeiti neprarandant proto. Verslo žmonėms laikas – pinigai, todėl jūs norite viską padaryti greitai, kad komanda antradienį galėtų dirbti kaip niekas neįvykęs. Bet realybėje dažnai pasitaiko situacijų, kai viena trūkstama antspaudula arba neteisingai užpildyta deklaracija sustabdo visą konvoją Tunelio ties. Štai kaip tai iš tikrųjų atrodo iš mano, pasišventusio eksperto, pusės, kaip išvengti tų būsenų, kai nori sau plaukų išrauti.

Pasiruošimas ir dokumentiniai nuokrypiai

Kada pradėti rengti biuro kraustymą iš Anglijos?

Nebijokite skambinti iš anksto. Geriausia pradėti bent mėnesį iki planuojamos datos, o jei kalbame apie didesnes įmones, tai dar anksčiau. Per tą laiką reikia ne tik susitarti dėl datų, bet ir išsiaiškinti, ar nėra specialių leidimų, ypač jei kraustote IT įrangą arba serverius. Vieną kartą teko laukti tris savaites, kol klientas surinko visus pirkimo-sutarties dokumentus buitinei technikai, kurią jie parsivežė dar prieš Brexit. Taip, vėluoti blogai, bet skubėti be dokumentų – dar blogiau.

Ar tikrai reikia inventorinio sąrašo?

Absoliučiai taip. Be detalaus inventoriaus, kur nurodyta ne tik „stalas“, bet ir „stalo tipas, medžiaga, buklė“, muitinės Anglijoje ar Lietuvoje uždels krovinį. Nesitikėkite, kad galėsite tiesiog parašyti „biuro reikmenys“ ir nuvažiuoti. Muitininkai mėgsta tikslumą, o jei jie pamatys neapibrėžtus terminus, pradės kabinėsi. Tą sąrašą reikia siųsti mums iš anksto, kad galėtume jį patikrinti. (Gerai, gal ne visada taip griežtai, bet geriau saugu).

Kas dėl pašto adreso keitimosi?

Neužmirškite pakeisti adreso visur – tiek tiekėjams, tiek klientams, tiek, kas svarbiausia, registruotojo adrese. Žinau, atrodo trivialu, bet kartais vairuotojas atvažiuoja į senąją vietą, o ten jau dirba kažkas kitas arba durys užrakintos. Greitas biuro kraustymas iš Anglijos taip pat reiškia ir logistinę koordinaciją tame taske, kad vairuotojas neprarastų laiko ieškodamas vietos. O Anglijos miesteliuose navikacija kartais meluoja.

Kaip elgtis su konfidencialiais dokumentais?

Geriau juos vežti su savimi rankinėje bagaže, jei įmanoma. Jei turiu vežti dokumentus archyve, turi būti užrakinta dėžė, o vairuotojas turi žinoti, kad ten yra jautra informacija. Nėra nieko blogiau, nei pasimetęs kontraktas su didžiausiu klientu viduryškelyje. Pas mane buvo atvejis, kai viena firma išsiuntė mums visus buhalterinius popierius, o vairuotojas pamiršo uždaryti sunkvežimio galinę duris... na, liko be darbo.

Ar reikia specialios įrangos kompiuteriams?

Jei vežate serverius, tai jau ne paprastas biuro kraustymas iš Anglijos. Reikia anti-statinės pakavimo medžiagos, o gal net specialaus transporto su pakėlikliu. Paprastai vairuotojai turi „liftus“, bet jų galia ribota. Neužtikrinkite, kad kietasis diskas išlips iš vietos. Pažymėkite dėžes „Silpnai/Smūgiams jautri“, nors vairuotojai dažnai to ir taip nebeskaitydo, bent jau bandysite.

Ką daryti su baldais, kuriuos nepirksime?

Geriau parduoti Anglijoje arba atiduoti labdarai. Išvežti šiukšles per Lamanšo sąsiaurį nėra labai protinga – kaina tokia pat, kaip už normalų krovinį, o muitinės gali klausti, kodėl vežate nereikalingus daiktus. Vienas klientas norėjo išvežti senas sulūžusias kėdes, sakydamas, kad Lietuvoje suremontuos. Pasakysiu taip – neverta.

Kainos ir biudžeto stebuklai

Kiek kainuoja greitas biuro kraustymas iš Anglijos?

Klausimas, į kurio atsakymą aš iš tikrųjų nekenčiu. Kainos šokiruoja. Pradedant nuo tūkstančio, baigiant dešimtimis tūkstančių, priklauso nuo tūrio svorio ir nuo to, ar reikia eksporto/importo procedūrų. Degalai kyla, keltų kainos keliasi, tad fiksuotos kainos nebėra. Bet jei norite konkretaus skaičiaus – mažam biurui (2-3 konteineriai) tikėkitės sumos tarp 2500 ir 4000 eurų viskam įskaičiuojant.

Ar galima užsisakyti dalinį krovinį (shared load)?

Galima, tai pigiau, bet tada tai nebus greitas biuro kraustymas iš Anglijos. Reikės laukti, kol mes surinksime kitus klientus tame pačiame regione. Jei jums būtina, kad dėžės atvyktų antradienį, turite užsisakyti atskirą sunkvežimį arba dalį jo (puse). Dalinis krovinys gali užtrukti iki trijų savaičių.

Kokių mokesčių reikėtų tikėtis iškyrus pervežimą?

Muitinės tarpininkas, galimas pridėtinės vertės mokesčio (PVM) mokėjimas (nors jį dažnai galima atidėti arba taikyti nulinę tarifą), keltų mokesčiai, galimas ULEZ mokestis Londono zonoje. Tas paskutinis dabar yra baisus – jei vairuotojas užeina į zoną be mokėjimo, bauda ateina į jūsų sąskaitą, jei nebuvo aptarta kitaip.

Ar taikomas PVM?

Jūsų buhalteris geriau žinos. Tačiau dažniausiai tarpusavio paslaugose tarp ES ir JK (dabar ne ES) taikomos kitos taisyklės. Jei verslas jau registruotas Lietuvoje, tai importavimo procedūros gali būti lengvesnės. Aš čia ne specialistas, bet dažnai klientai stūmė mane į kampus dėl PVM deklaravimo. Geriau pasikalbėkite su savo accountant’u prieš skambinant man.

Kas dėl depozito?

Standartinė praktika – 30-50 proc. avanso. Negaliu aš išsiųsti vairuotojo į Angliją su tuščia kasa, jis degalams reikalingi. Be to, depozitas užtikrina, kad klientas neatsisaks paskutinę minutę, kai sunkvežimis jau stovi prie durų. Taip, buvo atvejų, kai žmonės tiesiog dingdavo.

Ar kainuoja papildomai pirkinių išsiėmimas?

Taip. Jei turiu važiuoti į IKEA arba į sandėlį paimti prekių, kurios nėra pagrindiniame adrese, tai tai papildomi valandos ir kilometrai. Anglijoje eismas lėtas, tai tas „užsukimas“ gali užtrukti pusę dienos. Geriau viską surinkti vienoje vietoje.

Muitinės ir Anglijos specifika (Brexit liūdniai)

Ar reikia EORI kodą?

Taip, be EORI kodo (Lietuvos ir JK) neprasversite. Muitinės sistema tiesiog neįleidžs deklaracijos. Vienas klientas man sakė: „O, mes nemanė, kad mums reikia, mes tik perkeliame savus daiktus“. Na, po to praleido savaitę gaudant šį kodą. Neskubėkite ir patikrinkite iš anksto.

Kas vyksta sienoje (Anglija-Francūzija)?

Dabar ten yra tikrinimai. Nėra taip, kad važiuoji ir viskas. Gali sustabdyti, patikrinti dokumentus, netgi atidaryti sunkvežimį. Jei greitas biuro kraustymas iš Anglijos yra prioritetas, turi būti visi dokumentai aiškūs. Jei dokumentuose klaida – laukote. Ten nėra emocijų, tik taisyklės.

Ar galiu vežti maistą ar gėrimus iš biuro?

Biuro stoviuje su kava ir sausainiais? Galima, bet jei tai didelė siunta, reikės veterinarijos kontrolės dokumentų. Geriau išgerti visą kavą ten arba išmesti prieš pakavimą. Nenoriu, kad vairuotojas gaudytų baudą dėl nelegalio sūrio gabaliuko, kurį užmiršote stalčiuje.

Kas dėl „Returned Goods“ procedūros?

Jei išvežėte įrangą į Angliją prieš metus remontui, dabar grąžinate – tai gali būti laikoma grąžintu prekių, kai gali būti taikomi lengvinimai. Bet tik tada, jei daiktas nepasikeitė (neparduotas, nepakeistas). Jei montavote įrangą Anglijoje, o dabar ją parvežiate atgal, tai gali būti laikoma nauju importu. Čia tikrai verta pasikonsultuoti, nes muitinės to labai atidžiai žiūri.

Ar tikrinti vairuotojus dėl migracijos?

Kartais taip, ypač jei jie ne ES piliečiai (dabar tą kalbą vartojam sąlygiškai, žinot). Reikia teisingų leidimų darbui. Mūsų kompanija viską tvarko, bet jei samdote atskirą vairuotoją „iš gatvės“, gali būti bėdų. Geriau pasitikėti patikima įmone.

Kas dėl draudimo tarptautiniu maršrutu?

Standartinis Lietuvos draudimas nevežia po Angliją. Reikia „Green Card“ arba platesnio draudimo. Vieną kartą vairuotojas užkliudė mašiną Londono žiedinėje kelio dalyje (M25), ir be tinkamo draudimo būtų buvę didelių rūpesčių. Biuro kraustymas iš Anglijos turi būti apdraustas nuo visų rizikų.

Logistika, laikas ir organizavimas (realus gyvenimas)

Ar galima užtikrinti pristatymą konkrečiu laiku?

Mes stengiamės, bet Anglijoje eismas yra kaip loterija. Užstrigęs M25 arba A1 gali uždelsti viską valanda ar dvi. Jei jums būtina, kad dėžės būtų ten 9:00 ryto, reikia planuoti atvykti prieš dieną arba pradėti kraustyti anksti ryte. Garantuoti minutes neįmanoma.

Kaip organizuojamas įkėlimas ir iškėlimas?

Atvykstame su vairuotoju, kartais su padėjėju. Jei tai greitas biuro kraustymas iš Anglijos, geriau, kad jūsų darbuotojai padėtų arba pasamdytumėte vietinius krovikus. Vairuotojas pats negali nešti 50 dėžių, jis jau pavargęs po vairo. Nustatykite aiškius taisykles – kas kurioje dėžėje.

Ar reikia iš anksto užblokuoti vietą sunkvežimui?

Būtina. Anglijos miestuose vietos sunkvežimiems (lay-bys) prie biurų retos. Jei užimsite vietą asmeniniu automobiliu, sunkvežimis teks stovėti gatvėje ir blokuoti eismą. Tada atvažiuoja policija... na, jums nereikia to streso. Iš anksto pasirūpinkite vieta.

Kaip sužinoti, kur yra mano krovinys?

Siunčiame sekimo numerį. Bet vairuotojai kartais pamiršta įjungti trackerį arba jie užima vietą, kur nėra signalo (tikrai buvo tokių atvejų Velse). Geriau tiesiog turėti vairuotojo numerį ir galimybę jam paskambinti, jei reikia.

Kas daryti, jei pasikeičia adresas?

Praneškite kuo greičiau. Jei vairuotojas jau važiuoja į senąjį adresą, tai reiškia papildomą kelią, degalus ir laiką. Tas pakeitimas gali kainuoti šimtus eurų. Vienas klientas pakeitė adresą tą patį rytą, kai vairuotojas išvažiavo iš Lietuvos... gelda.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (toneriai ir pan.)?

Galima, bet turi būti deklaruota. Toneriai spausdintuvams laikomi pavojingais, jei kiekis didelis. Negalima jų tiesiog mesti į bendrą krūvą be etikečių. Gali būti problemų su ugniagesiais arba kontrolės punktaise.

Rizikos ir „blogos“ patirtys

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta?

Turi būti pranešta tą pačią dieną. Rašome aktą. Jei pranešite po savaitės, kai dėžė jau atidaryta ir išmėtyta, niekas neatsakys. Turime draudimą, bet jis neveikia be įrodymų. Užfiksuokite bet kokius pažeidimus iš karto.

Ar pasitaiko vagysčių?

Retai, bet įvyksta. Dažniausia ne Lietuvoje ar Anglijoje, o tarp, t.y. stovyklose, kai vairuotojai miega. Todėl vertingiausią įrangą (nešiojamus kompiuterius) geriau vežti su savimi. Nenaudokite biuro kraustymas iš Anglijos paslaugų brangiausiems daiktams, jei jie telpa rankinėje bagaže.

Kaip atpažinti blogą pervežėją?

Jis klausia mažiau, nei turėtų klausyti. Jei jam neįdomi jūsų inventory sąrašas ar EORI kodas – bėkite. Geros firmos, kaip mūsų, kankins jūsus dokumentais, nes mums taip pat rūpi saugumas. Pigios firmos dažnai tiesiog „užmeta“ viską į kuprinę ir važiuoja, o tada gaunate baudas už netinkamą deklaravimą.

Ar galima pasitikėti įmonėmis be patirties?

Nedarykite to. Anglijoje rinka yra specifinė, o po Brexito dar labiau. Naujokai gali nežinoti, kur reikia eiti su eksporto deklaracijomis. Patikrinkite atsiliepimus, o ne tik kainą.

Kas dėl atidėjimo mokesčio (Deferral)?

Didelėms įmonėms tai puikus dalykas – galite atidėti mokesčių mokėjimą. Bet mažas biuras to negaus. Nemanau, kad verta kurti didelę biurokratinę mašiną dėl vieno krovinio. Geriau sumokėti tiesiogiai ir gyventi ramiau.

O dėl to, kad darbuotojai neprarastų laiko?

Tai jūsų vadovo reikalas. Mums pakanka, kad kas nors būtų atsakingas už raktus. Jei darbuotojai stovi ir žiūri, kaip krauname, tai jūsų verslo trikdymas, ne mūsų. Planuokite tai pietų pertraukos metu arba dienos pabaigoje.

Ar verta sigyti dėžių iš pervežėjo?

Galima, bet brangiau. Geriau užsisakyti tiesiai iš tiekėjo Lietuvoje arba Anglijoje. Mes tikrai užtikriname, kad dėžės bus tvirtos, bet kainos... čia kaip visada, tarpininkas uždirba. (Nors jei norite, mes geresnių duodame).

Kas dėl atliekų išvežimo iš pakuotės?

Anglijoje tai gali būti problema. Negali tiesiog išmesti visų dėžių į gatvės šiukšliadėžę, jei jų daug. Reikia rasti specialią vietą arba mokėti už išvežimą. Pasirūpinkite tuo iš anksto, kad nereikėtų vežti tuščių dėžių atgal į Lietuvą.

Ar galima susitikti su vairuotoju anksčiau?

Jeigu jis jau yra mieste, taip. Bet dažniausiai jie atvažiuoja tiesiai į įkėlimą. Jų grafikai labai griežti, negali jie lįtinėti po kavinių. Geriau viską aptarti su manegeriu telefonu.

Kas dėl asmeninių daiktų darbuotojų?

Jei darbuotojas turi asmeninį puoduk arba paveikslėlį, jis turi juos pažymėti savo vardu. Greitas biuro kraustymas iš Anglijos sukelia chaosą, ir po to vėliau pradedami ieškoti „kur mano dėklė su pieštukais“. Užrašykite ant dėžės.

Baigiamieji patarimai?

Nebijokite klausti. Mums geriau, kai klientas budzgiuojia ir klausina dešimt kartų, nei kai tyliai ir nežinoje susiduria su problemų sūkuriu. Sėkmės.

Išvada

Taigi, sėkmės greitame biuro kraustyme iš Anglijos priklauso ne nuo to, kaip greitai vairuotojas spaudžia dujų pedalą, o nuo to, kiek gerai buvote pasiruošę. Dokumentai, dėžės ir realūs lūkesčiai – tai trijulė, kuri užtikrina, kad verslas nenukentės. Nors dažnai viskas klostosi netvarkingai (pamiršote raktų, vairuotojas užstrigo spūstyje, muitininkas pamiršo pietus), viskas vis tieka pasibaigia. Svarbiausia – rinktis patikimus partnerius ir nebūti pernelyg optimistam dėl laiko. Gerai suplanuotas kraustymas yra tas, kurio beveik nepastebite.