Biuro pertvarkymas: perkraustymo paslaugos į Londoną – kaip išgyventi tą chaosą

Sveiki, gerbiamieji. Dirbę šioje srityje daugiau nei dvidešimt met�, mačiau viską – nuo tada, kai vairuotojai nešdavo maišus su prekėmis per sieną, iki dabartinių ERP sistemų ir elektroninių areštinų. Biuro pertvarkymas: perkraustymo paslaugos į Londoną yra vienas sudėtingiausių užduočių, ne tik dėl atstumo, bet ir dėl to miesto specifikos. Dažnai klientai galvoja, kad tai paprasčiau nei perkelti sofas iš Kauno į Klaipėdą, tačiau Londonas yra visai kita lyga. Čia kalbėsime tiesiškai, be jokių gražių žodžių apie „sklandų procesą“, kurio iš tikrųjų nėra. Yra problemų, yra vėlavimų, yra nervingų telefonų ryšių, kai sunkvežimis užstrigsta ant M25 greitkelio.

Kai pradedate galvoti apie biuro pertvarkymą: perkraustymo paslaugos į Londoną, pirmiausia reikia suprasti, kad tai ne tik logistika, tai psichologija. Jūs perkeliate savo verslio širdį, o darbuotojai bijo, kad jų stalai neatkeliaus arba serveriai nukris. Aš dabar stengiuosi padėti jums suprasti, kas laukia priekyje, kad nebūtumėte nustebę, kai britai muitinėje klaustų, ką darysite su tuo vienu seniu monitoriumi, kurį nusprendėte nešti su savimi. Rašau taip, kaip kalbėčiau girdėdamas kavą – tiesiai, vietomis šiek tiek karčiai, bet su patirtimi.

Pasiruošimas ir planavimas (kiekvienas sako svarbu, bet vis tiek visi pavėluoja)

Kada tiksliai reikia pradėti planuoti tą biuro perkėlimą?

Gerai, kad klausiate, nes dažniausiai skambina penktadienį ir klauso „ar galėtumėt nuvežti sekmadienį?“. Biuro pertvarkymas: perkraustymo paslaugos į Londoną reikalauja laiko. Maždaug mėnesio (gal dvi savaites, jei būna labai mažai baldų) užtenka, kad viską suorganizuoti tvarkingai. Reikia susitarti dėl vietos iškvietimo Anglijoje, nes ten nėra tiek daug laisvų aikštelių kaip Lietuvoje. Negalima tiesiog atvažiuoti ir stovėti prieš pastatą, policija greitai atvyks.

Ar tikrai reikalingas toks detalus inventoriaus sąrašas?

Manau, kad taip, nors klientai dažnai rašo „kėdės, stalai, kompiuteriai“. O kai atvyksta vairuotojas, jis matai trisdešimt dėžių su popieriais ir penkis didelius serverinius spintus, apie kurių niekas nesakė. Be galo svarbu sužinoti, kas tiksliai keliauja, tai padeda ne tik suplanuoti vietos sunkvežimyje, bet ir apskaičiuoti, koks kėbulo aukštis reikalingas, kad praeitumėte pro Londono tunelius (ten yra labai žemi).

Ką daryti su labai slaptais dokumentais?

Geriausia juos vežti patys, jei įmanoma. Arba pasirūpinti, kad pervežėjas pasirašytů bent jau paprastą atsakomybės aktą. Žinau, dauguma sako „mes viską užšifravome“, tačiau fizinių dėžių dingimas visada yra galimas rizikos variantas. Biuro pertvarkymas: perkraustymo paslaugos į Londoną neapsieina be pasitikėjimo, bet geriau užtikrinti save dvigubai, nei ieškoti dingusių sutarčių vėliau.

Ar reikia išardyti visus biuro baldus prieš atvykstant?

Būtina išardyti didžiąsias stalų sistemas, tą vadinamąją „banką“. Jei paliksite surinktą, vairuotojai tiesiog atsisaks juos pakrauti, nes neįsivaizduoja, kaip tą padaryti ne sudaužant. O jei jie jas bandys išardyti greitai, gali likti nukirpti kampai (tai jau matyta). Geriau pasamdyti vietinius montuotojus čia arba klausti, ar pervežėjas turi tokia paslaugą savo komandoje.

Ar verta dėti dėžėse viską sumaišius?

Niekada nedarykite taip, jei nenorite, kad jūsų buhalterė išprotėtų ieškodama popieriaus, o vadybininkas nerastų savo priešrūdžių vaistų. Žymėkite dėžes. Naudokite lipdukus. Paprasta užduotis, bet 90% taip nepadaro. Kai atvykstate į Londoną, jums tiesiog nebus laiko viską rūšiuoti naujame biure, kur jau čiažina klientai.

Ką daryti su tais visais augalais kambariuose?

Tai dabar jau sudėtinga, dėl tų visų fitosanitarinių kontrolių. Jei turite daug augalų, gali būti, kad juos tiesiog neleis įvežti į JK. Geriau juos išdalinti kolegoms arba palikti senajame biure. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl kaktuso, kuris gali sustabdyti visą biuro pertvarkymą: perkraustymo paslaugas į Londoną muitinėje.

Kelionės reikalavimai ir techniniai niuansai (Londonas nebe tas pats)

Kiek realiai trunka tas kelias į Londoną?

Priklausys nuo to, kiek laiko praleisite pasienio punktuose (Doveris arba Folkestone). Anksčiau važiuodavo 24 valandos, dab? Jei viskas gerai, 30-36 valandų. Jei pasienyje daro patikrą (o dabar dažnai daro), gali prasidėti dramatiška drama. Reikia suprasti, kad tai nėra vakarėlis prie Vilniaus.

Ar vairuotojas gali tiesiog atvažiuoti į Londono centrą?

Greižčiau ne, jei jo sunkvežimis didelis. Ten yra ULEZ zona (Ultra Low Emission Zone) ir daugybė vietų, kur sunkvežimiai draudžiami. Reikia gudraus maršruto planavimo. Vienas mano klientas norėjo važiuoti tiesiai į „City“ ir teko jo apkalbinėti, kad jis mokėtų daugiau už baudas nei už patį biuro pertvarkymą: perkraustymo paslaugas į Londoną.

Ką daryti su parkavimu ten?

Ten žmonės už parkavimą moka daugiau nei mes už butą Lietuvoje (šiok tiek piperstau). Reikia iš anksto gauti leidimą iš savivaldybės (suspension) arba rasti privažiavimą į sandėlį. Negalima tiesiog sustoti ant gatvės ir pradėti iškrauti, nes greitai atvyks „Traffic Warden“ ir duos bilietą. Jie nežaidžia.

Ar telpa viskas į vieną sunkvežimį?

Dauguma klientų mano, kad jei jie viską suspaudžia, tai telpa. Tačiau sunkvežimis turi svorio limitus. Biuro baldai dažnai yra labai sunki mediena, o jei dar ir serveriai su vitrina – svorio limitas pasiektas greičiau nei erdvės. Gali tekti vežti dviem mažesniais arba didele su priekaba.

Ar reikia maitinti vairuotojus?

Tai nebūtina, bet jei norite, kad jie dirbtų greičiau ir su šypsena, duoti gero sūrio arbatos ne blogai. Vairuotojai yra paprasti žmonės, jie vertina pagarbą. Žinau atvejų, kai vairuotojai atsisakydavo iškrauti dėžęs, kol jiems duodavo maisto (gi tokia jau jų prigimtis kartais).

Kas daryti, jei kelias užšąla?

Žiemos Anglijoje būna keista. Gali būti +10, o kitą dieną -2 ir visa šalis sustoja. Mūsų vairuotojai yra pripratę prie šaltų, bet anglai ne. Taigi, jei ten sninga, gali būt įstrigęs valandoms. Planuokite atsargą. Biuro pertvarkymas: perkraustymo paslaugos į Londoną žiemą yra loterija.

Ar technika išlieka saugi?

Jei uždėjote į dėžes ir sutvirtinote, tada taip. Bet jei tiesiog įmetėte monitorių ant keleivio sėdynės... tada nekeliaukite. Vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus. Geriau pasirūpinti, kad kompiuteriai būtų išjungti ir patikimai užfiksuoti.

Muitinė ir dokumentai po Brexito (nuobodu, bet būtina)

Ar dabar reikia muitinės deklaracijų?

Taip, tikrai. Nuo 2021 metų JK nebe ES. Reikia pildyti eksporto ir importo deklaracijas. Tai kainuoja papildomai pinigų ir laiko. Jei jūsų biuro pertvarkymas: perkraustymo paslaugos į Londoną apima ir techniką, reikia jos serijinių numerių. Be to, viskas turi būti „nuosavybės perkėlimas“, ne prekyba, kad nemokėtumėte PVM.

Kas nutinka, jei pamiršau kokį dokumentą?

Tada vairuotojas stovi pasienyje ir laukia. Kiekviena valanda laukimo brangsta. Kartais gali tekti siųsti dokumentą faksu (aišku, ne faksu, bet el. paštu) brokeriui vidurnaktį. Geriau turėti viską paruoštą dar prieš savaitę.

Ar inspektoriai dažnai stabdo lietuviškus sunkvežimius?

Stabdo, jei atrodo įtartai. Bet jei matyti, kad tai įmonės perkėlimas, viskas tvarkingai supakuota, tada dažniausiai tiesiog patikrina duomenis sistemoje ir paleidžia. Vengkite vežti asmeninius daiktus tarp biuro krovinių, tai sukelia nereikalingų klausimų.

Ar galiu vežti alkoholį biuro atributikos?

Jei tai maža kiekis, pvz., butelis Šampano naujam biurui atidaryti, tai nėra problema, tereikia tai deklaruoti. Bet jei bandysite vežti dėžę vyno „prezentaiems“, tai gali būti traktuojama kaip prekės, ir reikės mokėti非常に didelius mokesčius.

Ar dažnai pasitaiko problemų dėl „Wrong Code“ deklaracijose?

Labai dažnai. Yra dešimtys tūkstančių kodų. Jei brokeris suklysta ir nurodo code „stalo lampą“ vietoje „biuro kompiuterio“, gali būti problema. Todėl rinkit patikimus muitinės brokerius, ne pigiausius iš skelbimų.

Ar galima veži servus be specialaus leidimo?

Serveriai turi duomenis. Anglijoje yra griežtai reglamentuota duomenų apsauga (GDPR). Be to, elektronikos pervežimai turi savo specifiką. Geriausia pasitarti su logistika, ar jie turi patirties su IT įrenginiais. Nenorite, kad jūsų serveris būtų paliktas saulėjai Doverio uoste.

Realios situacijos ir kas daro, kai kas ne taip

Ar mažos firmos atlieka geriau nei didelės?

Nebūtinai. Didelės turi resursų, o mažos – elastingumo. Aš mačiau, kaip didelė firma dingo radaru trims dienoms, o maža atvežė viską per laiką, nes vadybininkas skambino kas valandą. Žinoma, mažos firmos gali ir neturėti atsarginio sunkvežimio, jei jūsų lugai.

Kas daryti, jei vairuotojas susirgo kelyje?

Tai reali situacija. Jis negali važiuoti. Tada reikia skubiai rasti kitą vairuotoją tame mieste arba netoliese arba keisti kryptį. Gera firma turi draudimą ir pagalbos partnerius tokiais atvejais. Jei pasirinksite „mėsainį su kabeliu“ firmap, tada gali tekti patiems vykti juos gelbėt.

Ar kas nors kada nors buvo apgavikas?

Žinoma. Pasirodo, pervežėjai, kurie paima užstatą ir dingsta. Arba tie, kurie pasako „taip, vežame į Londoną kas savaitę“, o tada išsinuomoja kelią „Rapid“ sunkvežimį (kurio negali važiuoti užsienyje) ir stovi pasienyje. Patikrinkite pavardes, patikrinkite įmonę. Biuro pertvarkymas: perkraustymo paslaugos į Londoną brangūs, todėl nenusipirkite katės maiše.

Ką daryti, jei biuro duris per mažos?

Tai klasika. Matuokite duris prieš išvežiant. Viena kartą teko išardyti langą, kad įvežtume didelę stalinę lentą, nes klientas tik „taip maždaug“ pamatavo. Londono seni pastatai turi siauras duris, tai yra problema.

Ar padėsite surinkti baldus tenai?

Galima, bet tai už papildomą mokestį. Vairuotojai ne dailidės. Jei reikia subrėžti audinio stalą, geriau, kad tai daro specialistas. Nekantrinkite vairuotojui, jei jis nežino, kuris varžtas eina kur (irgi dažnai būna).

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dabar jau beveik visi turi GPS. Bet signalas Anglijoje vietomis būna keistas, kažkur miškuose arba tuneliuose, todėl nesijaudinkite, jei punktas „nustojęs“ jums atrodo keistai. Paprasčiau pasiskambinti vairuotojui.

Smulkmenos, kurios nenuodinga, bet svarbios

Ar reikia drausti krovinius?

Būtina. Net jei jūs manote, kad tai „tik“ perkėlimas per miestą. Kas gali nutikti tą kelionę? Gali užsiplešti ratas, gali būt avarija, gali būt gaisras (retai, bet būna). Draudimas atsiperka, jei prarasite visą savo verslo turtą.

Kaip elgtis su įrangos išjungimu?

Ne tik išjunkite, ištraukite kabelius. Pažymėkite, kur kas buvo prijungta. Niekas nenori sekmadienio ryte aiškintis IT darbuotojui (kuris gali būt liūdnas, kad perkėlėte), kuris kabelis nuo spausdintuvo eina.

Ar galima veži asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, jei deklaruojate. Bet jei darbuotojas paslydo ir įmetė savo motinos dviratį į biuro pertvarkymą: perkraustymo paslaugas į Londoną, tai gali būti problema. Naudingai nustatyti taisykles: kiekvienas darbuotojas turi savo dėžę.

Ką daryti su rūkalais?

Vairuotojai dažnai rūko, jei jiems leidžiama. Jei jūsų biuras yra „smoking free“, pasakykite tai iš anksto. Ir nepalikite atvirų dėžių su popieriais šalia, jei vairuotojas rūko kabinoje (kvepia kažkaip, vėlgi).

O jei aš pavėliau su mokėjimu?

Tuomet sunkvežis nestovi. Jis važiuoja toliau. Mums reikia užtikrinti, kad būtų apmokėta bent išankstinis mokestis. Verslas yra verslas, asmeninės istorijos nepadės, kai reikia mokėti už degalus.

Galėtumėt paaiškinti, kas yra CMR dokumentas?

Tai tarptautinis vežimo kvitas. Jis rodo, ką vežiate, kiek tai svorio ir kas atsakinga. Pasirašykite jį atidžiai. Jei dėžės trūksta, taip ir parašykite „1 dėžė trūksta“ prieš pasirašant. Neleiskite vairuotojui bėgti, kol nepatikrino.

Ar sunkvežimis gali atvykti naktį?

Gali, bet ar biuras atidarytas? Ar jums leidžia triukšma naktį? Londono rajonai griežti dėl triukšmo. Geriau planuoti atvyktį anksti ryte, tarp 7 ir 9 valandomis.

Ar verta rūpintis apsauga?

Jei pervežate brangią techniką, galbūt. Bet dažniausiai pakanka užraknauti sunkvežimį. Vairuotojai miega kabyne, tai ten yra kažkas panašaus į sargybą (nors miega giliai, kai pavargę).

Ar turiu duoti arbatpinigių?

Nebūtina, bet labai pageidautina. Anglijoje tai kultūra. Jei vairuotojai padėjo jums išnešti daug daiktų ir jie nėra dirvdę, gerti arbatpinigiai pasieks jų širdis.

Ar galima numesti šiukšlių Lietuvoje prieš išvykstant?

Nelegalu ir neprofesionalu. Mes nenešame jūsų senius spintoles į mišką. Pasirūpinkite šiukšlių ivežimu atskirai, kitaip gausite baudą ir blogą reputaciją.

Ką daryti, jei dėžė sušlapo?

Tai įvyksta, jei lietus labai stiprus arba palikote lauke. Naudokite storumą. Jei visgi sušlapo dokumentai, tada liūdna. Skubiai džiovinkite arba skambinkite draudimo kompanijai.

Ar galiu pasitarti dėl maršruto?

Taip, jei žinote, kur geriau važiuoti. Nors mūsų vairuotojai žino kelią, bet vietiniai žino apie uždarytas gatves ar statybas. O Anglijoje viskas visada kažkas stato.

Paskutinis klausimas – ar verta viską daryti patys?

Gal galite, jei turit vieną stalą ir kėdę. Bet jei tai pilnas biuras, biuro pertvarkymas: perkraustymo paslaugos į Londoną geriau patikėti profesionlams. Išsaugosite savo nerves ir galbūt nugarą.

Išvada

Na, tiek man turėjau pasakyti apie šią istoriją. Biuro pertvarkymas: perkraustymo paslaugos į Londoną nėra pasivaikščiojimas parku, tai rimtas procesas, reikalaujantis pasiruošimo, pinigų ir kantrybės. Nėra tokio magiško būdo, kad viska nutiktų be jokių nusiskundimų, bet pasirinkus gerus partnerius, galima sumažinti stresą bent dvigubai. Sėkmės jūsų naujame biure, tik nepamirškite paviešinti to su šampanu (kurį legaliai vežėte).