Biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus: kas turi žinoti vadovas

Dirbu šioje srityje beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti vieną – teorija visada graži, o praktika moka tik vėliau. Klientai dažnai svajoja, kad biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus įvyks lyg pagal užduotį, bet realybėje susiduriame su urmu, uždaraisiais gatvėmis ir nepakankamai aiškiais dokumentais. Londonas yra specialus kalnas – ten ne tik judėjimas sudėtingas, bet ir patys pastatai dažnai būna seni, su siaurais koridoriais, kur net normalūs kėdžių rinkiniai nepraeina. Esu matęs viską – nuo to, kaip vairuotojas užstrigdavo vietoje valandą, nes negalėjo pasisukti, iki to, kai klientas pamiršo pasakyti, kad trečiame aukšte nėra lifto. Čia ne tik apie vairą, bet ir apie tai, kaip suvaldyti chaosą.

Biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus įmanomas tik tada, kai žinome, ką vežiame ir kiek tiksliai laiko turime. Turiu omenyje ne tai, ką parašote kompiuteryje, o tai, kas vyksta realiame laike. Dažnai žmonės sako, "taip, turime penkias dėžes", o atvykstant paaiškėja, kad ten yra dar penkių biurų visi baldai. Tokios smulkmenos lemia sėkmę. Toliau pateiksiu atsakymus į klausimus, kuriuos dažniausiai girdėju iš savo klientų per šiuos metus, ir bandysiu būti kiek įmanoma šviresnis, nors kartais ir pats susiguodžiu su situacija.

Londono specifika ir logistika

Ar tikrai įmanoma atlikti biuro perkraustymą iš Londono per vieną dieną?

Teoriškai – taip, praktiškai – retai. Jei kalbame apie nedidelį biurą iki 20 kvadratinių metrų, tai įmanoma, jei vairuotojas išvažiuoja ryte likus 05:00 valandai. Tačiau Londono urmas yra neprognozuojamas. Paskutinį kartą veždami vieną IT įmonę, prarasome tris valandas ties M25 žiedu dėl avarijos. Taigi, biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus gali būti tik tada, kai nėra avarijų, statybų ir policijos patrulių, kurie sustabdo kelią. Geriau planuoti atsargą ir nustebinti, kad viskas įvyko anksčiau, nei vilktis dėl vėlavimo.

Kaip elgtis su Londono uždaromis zonomis (ULEZ, Congestion Charge)?

Tai viena didžiausių bėdų. Jei mūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro 6 ar naujesnis), mokėsime baudas už kiekvieną įvažiavimą. Aš asmeniškai visada primenu vairuotojams patikrinti, kokia zona juos laukia, nes kartais jie tiesiog važiuoja trumpesniu keliu ir įsuka į raudoną zoną. Klientui tai gali atrodyti smulkmuo, bet mums tai – papildomi 160 svarų iš karto. Geriau šias zonas iš anksto įskaičiuoti į biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus paslaugos kainą, kad netektų vėliau ginčytis dėl sąskaitos.

Kiek laiko užtrunka pakrovimas patalpose?

Viskas priklauso nuo to, kiek tobulumo jūs norite. Jei dėžės paruoštos, stovėtų prie išėjimo, tai mažas biuras įsikelia per valandą-dvi. Bet jei darbuotojai vis dar daro telefonus arba dėžės neturi etikečių, tai gali užtrukti ir visą dieną. Turėjau atvejų, kai vadovas sakydavo, "viskas paruošta", o atvykus paaiškėjo, kad kompiuteriai dar prijungti prie sienų. Tokių dalykų negalima numatyti net su 20 metų patirtimi, todėl visada klauskite savo žmonių – ar tikrai jie pasiruošę išvykti.

Ar reikia leidimo stovėti prie biuro pastato?

Londono centre be specialaus leidimo (suspension of parking bay) negalima tiesiog sustoti. Vietos taryba (Council) gali padaryti didžiulę nuobodulę, jei mūsų mašina užims vietą, kuria turi važiuoti autobusas. Aš vieną kartą suklaidau ir nenurodžiau klientui gauti leidimo – gavome baudą per 15 minučių. Dabar visada primenu: šiek tiek biurokratijos iš anksto sutaupo daugiau nervų vėliau. Tai yra būtina sąlyga, norint, kad biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus nebaigtųsi teisme.

Ką daryti, jei liftas neveikia?

Tai klasika. Senesniuose pastatuose liftai dažnai sugenda arba yra per maži baldams. Tada tenka nešti rankomis laiptais. Paskutinį kartą nešėmė stulpus į penktą aukštą be lifto – vairuotojai po to tikrai buvo pavargę. Jei žinote apie tokią problemą, pasakykite iš anksto, siųsime daugiau žmonių arba galime panaudoti kėlimo platformą, kuria galima pakelti per langą (jei leidžia architektūra). Nenukelkite ant mūsų tos atsakomybės paskutinę sekundę.

Baldai, technika ir įranga

Ar išmontuojate ir sumontuojate baldus?

Taip, tai įeina į standartinį paketą, bet yra vienas "bet". Kai kurie baldai, ypač seni " Ikea " spintos, kurios buvo montuojamos prieš 10 metų, gali suirti bandant juos išmontuoti. Aš nešiu atsakomybę už tai, jei varžtas yra jau supuvęs. Turime savus įrankius, bet stengiamės ne sugadinti. Paprastai susitariame: jei kažkas lūžta dėl amžiaus, mes neatsakingi, o jei dėl neatsargumo – taisome arba atsilyginame.

Kaip vežami serveriai ir jautri technika?

Tai pati pačia svarbiausia dalis. Negali tiesiog įmesti serverio į dėžę su fotokopijavimo mašina. Serveriai turi būti išjungti tinkamai (ne ištraukus laidą iš lizdo), užfiksuoti viduje ir pakrauti į specialią, amortizuotą dėžę. (Nors kartais, jei klientas pats išjungia neteisingai, mes nebegalime atsakyti už duomenų praradimą – geriau pasidarykite backupą prieš mūsų atvykimą). Biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus reiškia, kad technika atkeliauja įtampa, bet duomenys – tai jūsų rūpestis.

Ar reikia ištuštinti kabinetas ir stalus?

Būtina. Negalima vežti stalų su pilnomis stalčiųmis – vargiai kas nors norės, kad kelių šimtų kilogramų stalčius iškristų kelio metu. Stalčiai turi būti ištraukti, o jų turinys supakuotas. Vieną kartą klientas nepasiklausė, ir kai vairuotojas pakėlė stalą, visi dokumentai išbėgo po visą furgoną. Turėjome juos rinkti porą valandų. Pasitarkite su savo komanda, kad tai padarytų išvakarėse.

Kaip elgtis su pavojingomis atliekomis (toneriai, aerozoliai)?

Tai griežtai reglamentuojama. Toneriai turi būti originalioje pakuotėje arba hermetiškose dėžėse. Negalima jų mesti tiesiai į furgono grindis, nes jei susilaužo, visa krovinių dalis bus nudažyta juoda spalva. O aerozoliai? Jie gali sprogti nuo temperatūros pokyčių (jei vaziuojame per vasarą). Geriau juos pasiimti su savimi į keleivinę mašiną arba vežti atskirai. Nenukelkite rizikos ant mūsų pečių.

Ar priimate brangius meno kūrinius ar asmeninius daiktus?

Priename, bet su išlygomis. Brangūs paveikslai turi būti supakuoti į specialias medžio dėžes su stiklo vata. Asmeniniai daiktai – piniginės, papuošalai – turi būti paslėpti ir neįmatuoti. Esu matęs, kai vienas darbuotojas paliko auksinę grandinę ant stalo, ir ji dingko neįsikus į furgoną. Mes ne esame baldų istorikai ir ne tikriname kiekvieno stalčių turinį, todėl brangius daiktus pasirūpinkite patys.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Kodėl kaina gali pasikeisti dieną prieš perkraustymą?

Dėl kuro kainos arba dėl to, kad pakeitėme maršrutą. Jei Londono staiga uždaro kelią dėl maršrų, teks važiuoti per užmokesčio kelius (M6 toll ir pan.). Taip pat, jei pasirodo, kad daugiau daiktų nei planavote, reikės didesnio furgono arba antros kelionės. Aš stengiuosi įvertinti vizualiai per Skype arba nuotraukas, bet 10 metų patirtis nepadeda, jei klientas slepia dėžę spintoje. Kainos pokyčiai – tai ne mūsų valia, o jūsų daiktų kiekio realybė.

Ar imate mokesčį už laukimą?

Imame. Jei mūsų vairuotojas atvyksta į vietą 09:00 val., o jums leidžia įeiti į patalpas tik 11:00 val., tas laikas turi būti apmokėtas. Jis negali tiesiog važiuoti užkaliauti kažkur parko. Jo laikas – tai pinigai. Paprastai tai fiksuota suma per valandą, todėl geriau koordinuokite laiką su pastato administratoriumi iš anksto. Niekas nenori mokėti už vyrą, kuris tiesiog sėdi ir žiūri į sieną.

Kas daroma su depozitu?

Depozitas (kuriame įprasta 10-20%) užfiksuoja datą. Jei atšaukiate perkraustymą paskutinę minutę (pvz., prieš 2 dienas), depozitas negrąžinamas, nes mes jau atsisakėme kitų užsakymų. Tai standartinė praktika rinkoje. Žinau, kad tai skamba griežtai, bet mums reikia maitinti vairuotojus ir mokėti mokesčius net tada, kai jūsų planai pasikeičia.

Ar kaina įskaitia draudimą?

Įskaitau bazinį draudimą, bet jis dažnai dengia tik ribotas sumas (pvz., 10 GBP už kg). Jei vežate labai brangią techniką, reikėtų pasidomėti papildomu draudimu. Aš nesi draudimo brokeriu, todėl visada patariu pasitikrinti savo turto draudimo polisę – kartai jis dengia ir pervežimus. Nereikia mums mokėti už premijas, jei galite tai padaryti pigiau pas savo brokerį.

Ar galima apmokėti atlikus darbą?

Galima, bet tik sutartyje nurodytais būdais. Grynaisiais pinigais vairuotojams mes nebepriimame – per didelė rizika. Banko pavedimas arba kortelės mokėjimas yra standartas. Kartais klientai bando "derėtis" grynaisiais po darbo, kad nemokėtų PVM, bet tai nelegalu ir kompanija to nedarys. Geriau iškarto susiderėti dėl sąskaitos formavimo.

Kiek kainuoja dėžių nuoma?

Dėžės nėra brangios – jos kaip priemonė. Dažniausiai siūlome juos parduoti, o ne nuomoti, kadangi jų grąžinimas logistiškai brangesnis nei gamyba. Standartinė dėžė kainuoja maždaug 2-3 svarus. Geriau nusipirkti daugiau ir liktu, nei trūktų paskutinę minutą. Niekada nežinai, kiek iš tikrųjų bus tos pačios "smulkmenos".

Dokumentai, muitinė ir Brexit

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Būtinas CMR sąrašas (krovinio manifestas) ir inventoriaus sąrašas. Be CMR neišvažiuosime iš Anglijos, be inventoriaus nepraeisime Lietuvos muitinės. Inventoriaus sąraše turi būti nurodyta, kas yra kiekvienoje dėžėje (bent apibendrintai: "biuro popieriaus", "kompiuterių priedai"), o ne tiesiog "daiktai". Muitininkai mėgsta kurti problemas, jei matai per daug abstrakčių užrašų. Biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus prasideda nuo teisingai užpildyto popieriaus.

Kaip Brexit paveikė pervežimus?

Sudarė daugiau galvos skausmo. Dabar reikia deklaruoti kiekvieną siuntą (Exit Summary Declaration). Jei jūsų įmonė registruota Anglijoje ir pervežate įranga į Lietuvos filialą, tai laikoma prekyba tarp šalių. Reikia EORI numerio. Aš vieną kartą teko laukti pasienio 6 valandas, nes klientas nepridėjo vieno skaičiaus deklaracijoje. Dabar viską tikriname du kartus, bet vis tiek esu atsargus.

Ar reikia mokėti PVM ir muito mokesčius?

Jei daiktai buvo naudojami Anglijoje ir perkeliami į Lietuvą tos pačios įmonės poreikiams (t. y. perkraustymas), dažnai galima taikyti nulinį muito tarifą (Transfer of own goods). Bet PVM klausimas yra sudėtingesnis. (Tikrai ne tikinu, kad aš mokesčių ekspertas, kas yra veltui, geriau pasikalbėkite su savo buhalteriu). Mūsų užduotis – fizinis pervežimas, o ne jūsų mokesčių optimizavimas. Mes tiesiog parengiame reikiamus dokumentus.

Kas daryti, jei muitinė pareikaląs pažiūrėti krovini?

Tai retai nutinka su standartiniais biuro daiktais, bet jei vežate neįprastas technikos dalis arba labai dažnai vežate to paties, gali būti patikra. Tada vairuotojas turi sustoti sandėlyje ir atidaryti furgoną. Tai kainuoja laiką, o laikas – pinigus. Jei turite ką slėpti (nepažymėtų daiktų), geriau nesakykite mums iš karto, nes mes neįsimes į kalėjimą dėl jūsų senų monitorių.

Ar reikia specialių leidimų elektronikai?

Jei tai ne standartiniai kompiuteriai, o, tarkim, specialios stebėjimo kameros ar duomenų serveriai su stipria šifravimo įranga, gali reikėti eksporto licencijos. Anglija griežtai kontroliuoja dvigubo paskirties technologijas. Tokiu atveju reikia kreiptis į "Department for International Trade". Mums tai per daug sudėtinga, todėl tokius dalykus klientas turi sutvarkyti pats.

Kas nutinka su dokumentais, jei dingsta?

Visada darykite kopijas. Mes neatsakome už prarastus popierius, kurie patenka į vairuotojo kabiną ir dingsta neaiškiomis aplinkybėmis (nors tai nutinka retai). Pasirašytus CMR sąrašus nufotografuokite iš karto. Kartais vairuotojas gali užmiršti perduoti sąskaitą ir ji nukelia į kitą furgoną, kuris važiuoja į Ispaniją. Tai gyvenimas.

Įvairūs klausimai ir galvos skausmai

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Dauguma taip, bet ne visi. Jei jums būtina, kad vairuotojas suprastų tikslius nurodymus lietuviškai, prašome tai nurodyti užsakyme. Kartais siunčiame vietinius vairuotojus (anglus ar lenkus), jei tenka dirbti vietiniose sandėliuose. Bet jei reikia komunikacijos su jūsų darbuotojais Lietuvoje, geriau, kad vairuotojas mūsų. Nors angliškai dauguma mūsų šnekai pakankamai gerai, kad suprastų, kur reikia statyti dėžę.

Kas atsitinka, jei kelias uždaromas dėl sniego?

Žiemoje tai realu. Jei Anglijoje arba Belgijoje (kur važiuojame) iškrinta sniegas, furgonai stovi. Mes jūsų informuosime, bet negalime priversti kelių tarnybų valyti greitkelio. Pasiruoškite, kad biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus gali pavėluoti dviem dienomis. Tai ne mūsų kaltė, tai gamtos stichija. Turite atsarginį planą – ar darbuotojai gali dirbti iš namų porą dienų?

Ar galite vežti augalus?

Galime, bet neleidžiame vežti augalų su žeme (dėl karantininių taisyklių). Jei tai kambarys augalai vazone, gerai, bet jei daug balkonų gėlių su žeme, muitinė gali jų nepraleisti. Be to, augalai furgone gali užšalti arba perdegti. Aš asmeniškai nerekomenduoju vežti jautrių orchidėjų – jų nemylės nei šaltis, nei kratybos. Geriau juos pasiduoti draugams ar kaimynams.

Ar atvežate ir išnešiate šiukšles?

Jei kalbame apie supakuotą dėžę su šiukšlėmis, kurią reikia išmesti, taip. Bet jei reikia išvalyti visą biurą po remonto, tai jau kita paslauga (šiukšlių ivežimas). Mes ne statybininkai. Turėjau atvejį, kai klientas norėjo, kad mes išvežtume senus sofas į gėrybių konteinerius – negalima, tai nelegalu ir brangu. Reikia rasti tinkamą šiukšlių pervežimo įmonę.

Kaip sekti krovinių vietą?

Dauguma mūsų furgonų turi GPS stebėjimą. Galiu jums atsiųsti nuorodą, kurioje matysite, kur mašina yra realiu laiku. Bet ne visada pavyksta tai padaryti, jei vairuotojas važiuoja zonoje be ryšio (pvz., tunelyje arba kažkur Prancūzijos kaime). Tada tiesiog nenukreipiate dėmesio į žemėlapį valandą ir laukiate skambučio.

Ar dirbate šventinėmis dienomis?

Dirbame, bet už papildomą mokestį. Vairuotojai taip pat nori švęsti Kalėdas ar Naujuosius metus su šeima, todėl tą dieną reikia sumokėti dvigubai. Jei jums būtina perkraustyti tarp Šv. Kūčios ir Kalėdų, tai įmanoma, bet kainuos. Be to, dauguma sandėlių Lietuvoje tose dienose nedirba, todėl neturėsime kur padėti daiktų. Viskas turi būti suplanuota labai tiksliai.

Kas daryti, jei pažeidžiamas grindinė įėjime?

Mes stengiamės tai užtikrinti, naudojant specialias kilimėles ir apsaugas. Bet jei grindinė jau buvo sena ir subrendusi lūžti, mes neatsakome. Prieš pradėdami darbus, pasižiūrime į būklę ir nufotografuojame. Vieną kartą klientas bandė kaltinti mus dėl įbrėžimo, kuris buvo senesnis nei mūsų mašina (matėsi po ja). Naudokite protą – jei grindys labai jautrios, pasakykite iš anksto, padėsime daugiau dangų.

Ar galima užsakyti pakavimo darbus iš anksto?

Žinoma. Tai geriausias būdas užtikrinti, kad biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus nebus stabdomas dėl to, kad darbuotojai nežino, kaip supakuoti monitorių. Siunčiame komandą, kuri viską padaro per dieną. Jie turi savo lipdukus, antspaudus ir dėžes. Jums nereikės nieko daryti, tik stebėti. Tai brangiau, bet sutaupo daugiau jūsų darbo laiko.

Ką daryti su automobilių raktų pakavimu?

Labai dažna klaida – raktai paduodami vienam vadovui, kuris išvažiuoja anksčiau nei vairuotojas. Įsitikinkite, kad raktai nuo naujų patalpų yra pas vairuotoją arba atiduoti mums. Buvome atsitkę, kai furgonas stovėjo prie uždarytų vartų 3 valandas naktį, nes raktų nebuvo. Niekas nenori laukti rytoj.

Ar reikia apdrausti darbuotojus?

Jie jūsų įmonės darbuotojai, ne mūsų. Jei jie padeda nešti dėžes ir susižaloja nugarą, tai jų draudimo reikalas. Mes neprivalome juos drausti. Jei norite, kad mūsų vairuotojai viską padarytų patys, tai taip ir pasakykite. Bet jei jūsų komanda padeda, tai jūsų atsakomybė užsaugoti juos nuo sužalojimų (nebent įdarbinat mus oficialiai šiam darbui, kas yra retai).

Kaip elgtis su asmeniniais automobiliais?

Mums neįmanoma vežti jūsų darbuotojų automobilių. Esam krovininiai vežėjai, ne autovežiai. Jei jie nori važiuoti savo automobiliais, tai jų reikalas. Kartais galime susiderėti, kad vienas vairuotojas "pavalytų" jů, bet tai legalių niuansų pilnas vanduo. Geriau tiesiog pasakykite jiems, kad turi susirasti būdą patys.

Ar priimate mažus užsakymus (pvz., tik vieną stalą)?

Priename, bet tai gali kainuoti brangiau nei manysite. Jei reikia važiuoti tik dėl vieno stalo, turi padengti išlaidas už visą maršrutą. Kartais patraukiau į tai neiti ir pasakyti, kad tai neapsimoka. Bet jei esate ilgametis klientas, galime padaryti nuolaidą arba pridėti prie kito didesnio pervežimo.

Kas nutinka, jei klientas skambina ir keičia adresą pervežimo metu?

Tai chaosas. Jei pakeičiate adresą, kai vairuotojas jau važiuoja, bus stabdomas maršrutas, bus skaičiuojami nauji atstumai. Tai kainuos papildomai. Geriau iš karto patikrinkite adresą du kartus. Paskutinį kartą viena klientė sumaišė gatvių pavadinimus (Birželio 16-osios ir Liepos 16-osios) – vairuotojas važiavo ratu pusę valandos.

Ar teikiote sandėliavimo paslaugas Jungtinėje Karalystėje?

Taip, turime partnerių netoli Londono. Jei negalite iš karto išvežti daiktų į Lietuvą (pvz., dėl vizų problemų ar patalpų neįrengimo), galime juos padėti į saugą. Tai kainuoja, bet pigiau nei tušti furgono stovėjimas. Sandėlis saugus, su vaizdo kameromis, bet vis tiek rekomenduoju ne palikti labai brangių dalykų ilgam.

Ką daryti, jei daiktai netilps į naujas patalpas?

Tai įvyksta dažniau, nei manote. Matome tą vaizdą: atvykstame, o biuras yra dvigubai mažesnis. Tada turi skubiai ieškoti sandėlio arba papildomų patalpų. Mes galime padėti rasti, bet tai laiko klausimas. Pasirūpinkite, kad matmenys būtų tikri, o ne "kažkaip tils".

Ar galima su jumis susisiekti sekmadienį?

Esu pasiekiamas, bet aš taip pat žmogus ir turiu šeimą. Esminių dalykų geriau aptarti darbo laiku. Skambinimas sekmadienį dėl to, kad pamiršote pasakyti apie trečią dėžę, nesuteikia man džiaugsmo. Rašykite el. paštu arba žinute – atsakysiu, kai galėsiu.

Kaip atrobi jūsų furgonas iš išorės?

Standartinis "Mercedes" ar "MAN" su baltu kėbulu. Jokių juodų langų, jokių logotipų, kurie trauktų nusikaltėlių dėmesį. Saugumas mums svarbiausias už papildomą reklamą. Jei reikia, galiu atsiųsti nuotrauką, kad tikrai žinotumėt, kas atvažiuoja pas jūsų biurą.

Paskutinis patarimas – ką daryti paskutinę dieną?

Išjunkite visus elektros prietaisus, užrakinkite langus, palikite raktus tiesiogiai mums arba pastato valdytojui. Negailėkite laiko pasidaryti galutinę apžiūrą – ar kas nepalikta po stalais. Tada biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus bus baigtas ir jūs galėsite ramiai kvėpuoti kitame mieste.

Išvada

Galiausiai, viskas susikerta į vieną – pasitikėjimas ir planavimas. Nors aš čia parašiau daugiau kaip dvidešimt taisyklių ir atsakymų, realybėje svarbiausia yra bendravimas. Jei pasakysite tiesą apie savo daiktų kiekį ir būklę, mes padarysime viską, kad biuro perkraustymas iš Londono greitas ir tikslus įvyktų be jokių nepalygintų nutikimų. Nenuvilkite nieko į paskutinę akimirką, nes tai tiesiog brangina procesą. Dirbu jau daug metų ir matau, kad gerai pasiruošę klientai visada laimi – jie sutaupo pinigus, o mes išvengume streso. Taigi, skambinkite, rašykite, ir susitarsime, kaip nukreipti jūsų verslą į naują vietą.