Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada: praktinis vadovas iš vidaus

Per beveik dvi dešimtis metų šioje srityje mačiau viską – nuo padėklų, išpiltų ant Londono žiedinio kelio (M25), iki biurų, kurie šventei išsikraustė per vieną naktį. Sakytum, kad biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada yra kažkas svetimo? Ne, tai įmanoma, tik turi žinoti kurios knygos paspausti. O dažniausiai spaudžiate tas, kurios nereikia. Dabar, po "Brexit", viskas tapo dar įdomiau su muitinės gaudynėmis, bet jeigu pasiruošiate gerai, procesas gali būti net sklandus. Čia ne apie tai, kaip užpildyti blankus internete, o apie tai, kaip iš tiesų vyksta tas chaosas "ant žemės" ir kaip jį suvaldyti, kad verslas nestovėtų.

Pasiruošimas, dokumentai ir "paprasti" dalykai

Ar tikrai įmanomas toks biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada, kaip reklamos sako?

Žmonės visada klauso ar įmanoma be streso. Atsakymas paprastas – ne, pilno streso išvengti neįmanoma, nes mes kalbame apie perkėlimą į kitą šalį. Tačiau biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada įmanomas, jeigu turite gerą brokerį. Vieną kartą važiavome su firma, kuri nieko nežinojo apie EORI numerius, ir senuosius biuro stalus teko laikyti sandėliuke 3 savaites. Tai ne stresas, tai katastrofa. Taigi, taip, įmanoma, bet tik su pasiruošimu.

Kiek laiko iš anksto reikia pradėti rengtis?

Geriau ne vėliau kaip prieš mėnesį, o idealiai – šešias savaites. Ypač jei perkraustote didelį biurą. Reikia laiko inventoriams padaryti, sutvirtinti dėžes, o svarbiausia – gauti tuo pačiu laiku laisvas vietas keltuose. Jeigu laukiate paskutinę savaitę, biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada taps košmaru, nes kainos šoks į dangų. Viska priklauso nuo jūsų terminų, bet neskubėkite.

Kas tas EORI numeris ir ar jis būtinas visiems?

Kiekvienam verslui, kuris siunčia daiktus į JK (UK), dabar reikalingas EORI numeris. Be jo jūsų kroviniui tiesiog neleis per sieną. Buvo atvejis, kai vadybininkas užmiršo pasirūpinti tuo numeriu iki pat paskutinės dienos, ir mums teikėsi "stovėti" prie Doverio. Geriau tai padaryti iš karto, kai tik pradėsite galvoti apie perkraustymą, kitaip jūsų planuojamas biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada liks svajone.

Ką daryti su technika – serveriais, kompiuteriais?

Tai yra pačios jautriausios dalys. Negalima tiesiog mesti monitorių į dėžę ir manyti, kad viskas bus gerai. Serveriai turi būti išjungti tinkamai, o ne tiesiog ištrauktas kištukas iš lizdo (kaip ką nors padarė prieš metus Birmingeme). Rekomenduoju juos supakuoti į specialias amortizuotas dėžes. Jeigu ne, kelyje duobelės padarys savo darbą, o duomenys dingsta.

Ar reikia drausti krovinius?

Absoliučiai taip. Kai kurie klientai sako "o, važiuos saugiai, ką gali nutikti". Gali nutikti viskas – nuo gaisro iki avarijos. Kai kurios draudimo kompanijos neleidžia drausti elektronikos, jeigu ji nėra profesionaliai supakuota. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada apima ir rizikos valdymą, tad nedarykite to klaidos, pasidraudžite viską, kas turi vertę.

Kas dėl baldų – ar verti juos vežti?

Tai priklauso nuo jų būklės. Jeigu tai seni "IKEA" staliukai, kurie jau virpančios, ekonomiškiau nusipirkti naujus Londone. Mokesčiai už importą ir transportas gali viršyti jų vertę. Tiesa, jei tai brangūs dizainerio baldai, tuomet teks mokėti PVM ir importo mokesčius, bet verta. Aš asmeniškai visada sakau – skaičiuokite dv kartus prieš krautant.

Kaip susitvarkyti su dokumentais biuro viduje?

Nenaudokite paprastų plastikinių dėžių dokumentams. Pasilikite juos Lietuvoje arba panaudokite specialiuosius archyvinius konteinerius. Vienas klientas taip parsivežė visus buhalterinius popierius maiše... tiesiog chaosas buvo rasti reikalą. Geriau viską nuskaityti ir turėti debesis, o fizinę kopiją palikti saugumoje čia.

Galima siųsti asmeninius daiktus darbuotojų kartu?

Galima, bet tai turi būti aiškiai deklaruota. Muitinėje (HMRC) tai gali būti traktuojama kaip prekyba, jeigu atrodo, kad per daug. Tarkime, jei žmogus vežia savo kompiuterį, tai gerai, jei dešimt naujų televizorių – tai jau kita. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada reikalauja skirtingiems dalykams skirtingų deklaracijų.

Ar reikia iš anksto užsakyti vietą JK sandėlyje?

Jūsų naujieji biuro patalpos gali dar ne būti paruoštos. Taip, rekomenduočiau užsakyti laikiną sandėlimą, bent kelioms dienoms. Vilkikas negali stovėti gatvėje, nes jis praras laiką, o laikas – tai pinigai. Didžiojoje Britanijoje vietų rezervavimas turėtų būti daromas likus mažiausiai savaitei.

Pinigai, muitinė ir paslėpti išlaidos

Kiek bendrai kainuoja toks įvykis?

Kainos svyruoja labai stipriai. Nuo 2000 eurų iki begalybės, priklausomai nuo tūrio. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada kainuoja brangiau, jeigu darote tai per "panikos režimą". Užpildykite prašymą, ir paskaičiuosiu jums tikslią kainą, bet žinokite, kad keltų kaina dabar yra didesnė nei prieš metus.

Ką reiškia T1 dokumentas ir kodėl jis brangus?

T1 (Transit) tai dokumentas, leidžiantis kroviniui važiuoti per ES teritoriją muitinės kontrolės nekeliant. Be jo negalima įvežti prekių į JK iš ES (jei ne naudojant "clearance" uoste). Jo išrašymas kainuoja, nes tai reikalauja konvejerio (guarantor) paslaugų. Daugelis klientų nepyksta, kai mata tą eilutę sąskaitoje, bet be to nepraeisi.

Ar mokėti PVM ir Verytą (Duty)? Importo mokesčiai.

Jei jūsų įmonė registruota Lietuvoje ir perkraustote turtą į JK filialą, dažnai galima taikyti nulinį Verytą (Duty Relief), tačiau PVM (VAT) Lietuvoje galite atskaityti (Reverse Charge), o JK turite sumokėti importo PVM (išskyrus atvejus, kai naudojate PVM kodą). Tai sudėtinga, bet čia reikėtų pasikalbėti su buhalteriu. Aš nebuvo buhalteris (ne, taip, aš ne buhalteris), bet žinau, kad čia gali susidaryti didelė suma.

Kokios yra papildomos išlaidos, kurių nepagalvoji?

Užkabinimas (Loading) ir iškabinimas (Unloading) UK. Anglijoje darbininkai dirba brangiau ir pagal griežtesnius taisykles. Taip pat, Dartfordo mokesčiai už tiltą/tunelį, "Congestion charge" London centre, jeigu ten važiuosite. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada kainuoja daugiau dėl šių "smulkių" dalykų, kurie susideda į didelę sumą.

Ar galima paspartinti muitinės procedūras?

Galima, už papildomą mokestį naudojant "Fast Track" sistemas kai kuriuose uostuose. Tačiau tai visada priklauso nuo to, kaip greitai pateikiate dokumentus. Jeigu jūsų vadybininkas siunčia faktūras paskutinę minutę, jokie "Fast Track" nieko nepadės. Turime turėti visus popierius bent 24 valandos iki atvykimo.

Kas nutinka, jei neteisingai deklaruojama vertė?

Gausite baudą. Muitinė AI sistemose dabar labai protingos. Jeigu parašysite, kad serveris, kuris kainuoja 5000 eurų, vertas 50 eurų, jį konfiskuos arba privers sumokėti didelę baudą. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada baigsis tuo pačiu momentu, kai bandysite meluoti apie turtą.

Ar galiu susidoroti su pinigais "ranka" vairuotojui?

Nerekomenduoju. Bankinis pavedimas yra saugesnis. Be to, jei reikia sumokėti už krovinią išimtį JK, tai turi būti padaryta oficialiai. Vairuotojai nebefūsuoja su grynaisiais didelėmis sumomis per sienas. Tai sukelia įtarimų.

Kodėl kaina pasikeičia iš vienos dienos į kitą?

Kuro kaina. Ir keltų vietų trūkumas. Vasarą keltų kils, žiemą gali būti mažiau, bet jeigu eina įmonių bankrotas, tai vėl brangsta. Jeigu gavote pasiūlymą prieš mėnesį, jis gali nebegalioti. Reikia padaryti užsakymą (fix the rate), kad fiksavotum kainą.

Logistika, vairuotojai ir realus gyvenimas kelyje

Kaip pasirinkti tinkamą vilkiką?

Jums tereikia 3,5 tonų sankastos arba didelio vilkiko? Jeigu biuras mažas, 3,5 t su vairuotoju gali užtekti, bet jis negali važiuoti taip greitai ir turi daugiau apribojimų. Didelis vilkikas suveža viską vienu kartu. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada yra lengviau su vienu dideliu transportu nei su trimis mažais.

Kiek laiko trunka kelionės?

Iš Vilniaus iki Londono – vidutiniškai 3-4 dienos su pilnu reisą (įskaitant pervežimą). Jeigu tik krovinių išvežimas, gali užtrukti ilgiau dėl muitinės. Neskubėkite spausti vairuotojo, jis turi ilsėtis pagal taisykles (tachografas). Priešingu atveju, gausite baudą JK.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Taip, jeigu tai įrašyta į sutartį. Bet nereikia laukti, kad jis dės visus kompiuterius ant stalų. Jis įneša dėžes į patalpas. Jeigu reikia kompleksiško iškrovimo su baldų surinkimu, reikia užsakyti vietinę komandą Anglijoje. Geriau pasirūpinti tuo iš anksto.

Kas dėl "Brexit" kontrolės – ilgos eilės?

Kartos tikrai būna. Ypač savaitgaliais arba švenčių metu. Vieną kartą stovėjome 7 valandas prie Anglijos krantų. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada turi numatyti tokių dalykų galimybę. Neskubėkite planuoti svarbiausio susirinkimo pirmąją dieną po atvykimo.

Kas vyksta, jei žūsta vilkikas?

Tai retas atvejis, bet nutinka. Tada turiu siųsti kitą automobilį, o tai užtrunka. Tokiu atveju, draudimas turėtų padengti laiko praradimą arba nuomos išlaidas. Buvo atvejis, kai technika užgijo netoli Bruselio, teko viską perkrauti į rezervinį... triukšmas ir prarastas diena.

Ar galima sekti krovinių buvimo vietą?

Taip, mes naudojame GPS seklius. Galite matyti, kur yra jūsų turtas realiu laiku. Tai duoda ramybės, ypač kai vairuotojas neatsiliesta prie telefoną (o jis dažnai negali vairuoti metu).

Kas dėl parkavimo JK miestuose?

Londonas parkavimas siaubas. Reikia turėti leidimus (suspensions) iš vietinės tarybos (council) užsukti ant šaligatvio arba įsivažiuoti į "pedestrian zone". Be to, gausite baudą, kuri gali būti didesnė nei perkraustymas. Viskas turi būti išsirežiuota iš anksto.

Ar saugu palikti dalykus vairuotojui atsakomybei?

Vairuotojai yra patikimi, jie dirba mumis jau metus. Tačiau aš niekada nepatarčiau palikti labai brangių daiktų be pridėtinės apsaugos, jei kraunatės miesto centre. Nusikaltimai pasitaiko, todėl stebėkite procesą arba turkite saugyklos apsaugą.

Kas dėl kalbos barjero?

Anglijoje visi supranta angliškai, o mūsų vairuotojai dažniausiai kalba pagrindinėmis frazėmis. Su sudėtingais muitininkais reikalais susitvarko mūsų brokeriai, taigi kalbos barjero nėra. O jeigu reikia kalbėtis su vietininkais, mūsų komanda visada padeda.

Papildomi klausimai ir svarbi informacija

Ar galiu vežti maistą iš biuro "kitchenette"?

Negalima vežti mėsos, pieno produktų ir kai kurių vaisių į JK iš ES. Tai griežtas draudimas. Jei turite kavos pupelių arba arbatos, tai gerai, bet alkoholio kiekis ribojamas. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada baigsis muitinės patalpose, jei bandysite įvežti dešrų iš mūsų parduotuvės.

Kaip elgtis su atliekomis – pakuotėmis?

Anglijoje atliekų tvarkymas griežtas. Negalima tiesiog mesti dėžių į gatvę. Reikia išsivežti į perdirbimo centrą arba pasirūpinti, kad iškrovėjai tai padaryti. Už triukšmą arba šiukšlių palikimą gausite didelę baudą. Nepamirškite tai įtraukti į planą.

Ar reikia specialių leidimų Londono "Ultra Low Emission Zone" (ULEZ)?

Taip, dauguma vilkikų dabar tenka "Euro 6" standarto, bet jei pasigaunate senesnį transportą, turėsite sumokėti kasdienę mokesčio, kuri yra labai didelė. Patikrinkite automobilio sertifikatą prieš važiuojant, kitaip biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada kainuos brangiau dėl to vieno miesto kvapo.

Kas daryti, jei naujasis biuras nebaigtas remontu?

Tai klasikinė problema. Mes galime laikinai padėti daiktus sandėlyje, bet tai kainuoja. Galima dėti "mobile storage" konteinerius, kurie stovi lauke, o jūsų komanda juos ištuštinia, kai tik bus galima. Būkite pasiruošę tokiam scenarijui, nes remontai visada vėluoja.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas (chemija)?

Tik su specialiomis leidimais (ADR). Biuro valymo priemonės dažnai laikomos pavojingomis. Negalima tiesiog mesti purkštukų į dėžę be uždarymo. Geriau nusipirkti naujas Anglijoje, nei bandyti įvežti skysčius, kurie gali išsilieti kelyje.

Kaip susidoroti su internetu ir telefonija perkeliant?

Tai ne mūsų sritis, bet galiu pasakyti – pradėkite derėtis su teikėjais JK likus mėnesiui. "BT" ir kiti tiekėjai gali užtrukti su instaliacija. Be interneto jūsų komanda nedirbs, tad šis dalykas yra svarbiausias už pačio perkraustymo.

Ar verta rinktis didelę pervežimo firmą ar mažą?

Didelės turi resursus, bet mažos dažnai labiau rūpinasi kiekvienu klientu. Esu dirbęs abiejose. Svarbiausia, kad jie turėtų patirties būtent su rytų kryptimi. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada priklauso nuo to, kas sėdi dispečerėje.

Kas nutinka turtui, jeigu jūsų įmonė bankrotuoja?

Tada viskas tampa sudėtinga. Muitinė gali uždelsi krovinius, kol bus aišku, kas sumoka mokesčius. Tikiuosi, kad su jumis to nepasitaikys, bet įstatymai tokie. Kreipkitės į mus laiku.

Galite padėti su inventoriaus sąrašu (packing list)?

Galime, bet geriau, kad jūs tai darytumėte pači. Jūs žinote, kas yra kas dėžėje. Galite naudotis programėlėmis. Aš mačiau, kaip vienas vadybininkas viską užrašinėjo ant popieriaus lapo... pasirodo, lapas dingo. Naudokite "Excel" arba something modern.

Ar reikia atsisveikinti su senais dokumentais?

Na, visi seni sutartymai su tiekėjais Lietuvoje turi būti nutraukti. Nepervežimo klausimas, bet svarbus verslo klausimas. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada yra ne tik apie baldus, bet ir apie teisinius ryšius. Nepamirškite tai padaryti.

Kodėl sakote "visada", jei yra išimčių?

Tai yra mano sloganas. Tikiuosi, kad taip bus. Nors vieną kartą, prieš 10 metų, mums teko vežti biurą per uraganą... tai nebuvo "minimaliai trikdžių". Tačiau dabar su patirtime mes išvengiame tokių dalykų.

Kaip susisiekti su jumis, jei kažkas nueina ne taip?

Mano numeris visada įrašytas sutartyje. Skambinkite tiesiai man, ne call centrui. Geriau išspręsti problemą greitai "ant kelio" nei rašyti el. laiškus savaitę. Biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada yra mūsų prioritetas, mes tik norime, kad jums pasisektų.

Ar galiu paprašyti nekeliantis per savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vairuotojai taip pat turi šeimas. Jeigu esate pasiruošę sumokėti už papildomus darbo valandas, nėra problemos. Tačiau dažniausiai geriau leisti jiems važiuoti darbo dienomis, kai kitų mažiau kelyje.

Ar tikrai verta viską vežti?

Kartais taip pat klausiu. Jeigu tai senas spinta, nusipirkite naują. Anglijoje "Gumtree" ar "Facebook Marketplace" gali rasti pigiai. Ne visada verta keliauti per visą Europą dėl to, kad išgelbėtum 50 eurų vertę daiktą.

Išvada

Taigi, trumpai tariant, biuro perkraustymas į UK su minimaliais trikdžiais visada priklauso ne nuo likimo, o nuo jūsų pasiruošimo ir partnerio pasirinkimo. Nenuokslūs terminai, dingę dokumentai arba pasitikėjimas pigiausiais pasiūlymais sukelia daugiausia problemų. Jei viską suplanuojate atsargiai, pasirūpinsite muitinės dokumentais ir pasitikėsite profesionalais, verslo nutraukimo nebus. O aš, kaip žmogus, kuris matė tą šoną, sakau – geriau leiskite mums pasirūpinti chaosu, o jūsų komanda gali tiesiog dirbti.