Biuro perkraustymas į UK greitai ir sklandžiai: kaip išvengti chaosas ir muitinės problemų?

Sveiki, ilgai neužtrukau su įvadu, nes tiesą sakant, dabar važiuoju prie Klaipėdos ir vairuoju sunkvežimį (ne, šypsojasi, stoviu uoste ir prižiūriu krovinių iškrovimą), tad laiko mažai. Dirbu šioje srityje beveik dvi dešimtmetis ir per tą laiką mačiau viską – nuo padegimų iki dingo dingusių konteinerių. Biuro perkraustymas į UK dar prieš Breksitą buvo beveik pasivaikščiojimas, o dabar? Dabar tai yra tikras logistikos testas tiek jums, tiek mums. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik uždėti dėžes į mikroautobusą ir važiuoti, tačiau realybėje viskas vyksta sudėtingiau. Čia ne tiesiog baldų pervežimas, čia dokumentai, muitinė, tiražai ir nervai. Todėl rašau šitą straipsnį kaip paprastai kalbėčiau su jumis prie kavos puodelio, be jokių gražių frazių.

Dokumentai, muitinė ir tas prakeiktas Breksitas

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų tiesiog baldams pervežti?

Taip, galima drąsiai pasakyti, kad dokumentų reikia daugiau nei paties krovinio. Dabar, kai Jungtinė Karalystė nebegriebia mūsų ES rankos, biuro perkraustymas į UK tampa formalus procesas. Jums reikės eksporto ir importo deklaracijų, prekių sandaros sąrašo (packing list), kuris turi būti tikslus iki cento, ir vertinimo aktų. Vieną kartą važiavome be pilno paketo, manydami, kad "paversime". Vėliau praleidome keturias valandas Sietuvoose, aiškindami, kas tas "nežinomas metalo gabalas" (buvo senas serveris). Geriau turėti viską užrašyta, nei aiškint muitininkui, kodėl dėžė sveria 200 kg daugiau negu nurodyta.

Kas daryti, jei neturiu EORI kodo?

Tai didelė problema, jei planuojate vykti greitai. Be EORI numerio jums neleis išvežti nieko iš Lietuvos ar neleis įvežti į Angliją. Kodą gausite per kelias dienas (kartais ilgiau, jei sistema "užstringa"), todėl jį reikia užsakyti iš anksto. Nuo patirties galiu pasakyti – klientai visada pamiršta šitą detalę. Skambina pavargę vairuotojai, sako, kad stovi sienoje. Jums nereikia to streso. Užsiregistruokite iš anksto, tai nemokama, bet užtrunka laiko. Biuro perkraustymas į UK be EORI yra kaip važiuoti be vairuotojo pažymėjimo – galima pabandyti, bet baigsis blogai.

Ar galima įvežti naudotus kompiuterius be PVM?

Jei tai yra jūsų įmonės turtas, kurį perkėliate į naują padalinį UK, taip, dažniausiai galima taikyti PVM lengvatas ar net netaikyti importo mokesčio. Tai vadinama "Intra-Community supply" arba perkėlimu iš vienos ES šalies į ne ES šalį. Bet – čia yra "but". Reikia įrodyti, kad technika nebus parduota, o bus naudojama verslui. Turiu vieną atvejį, kai klientas bandė įvežti senus "Mac" ir juos parduoti per savaitę. Muitinė užkabino ir priverstė mokėti visus mokesčius su delspinigiais. Būkite sąžiningi deklaracijose.

Kokia tikėtina muitinės patikros tikimybė Doveriuje?

Statistiškai galima pasakyti, kad jei dokumentai tvarkingi, tikimybė maža, tačiau... paskutiniu metu Anglijos muitinės (Border Force) tapo griežtesnės. Jei vairuotojas atrodo įtartai (pavyzdžiui, nebuvo miegojęs 10 valandų), gali sustabdyti ir patikrinti kiekvieną dėžę. Biuro perkraustymas į UK gaišta laiką, jei atsitiks toks patikrinimas. Galiu tikėtis nuo 1 valandos iki 12 valandų uždelstimo. Tai niekada nežinai. Kartais tik praeina šviesažodžiu, kitą kartą – pilnas perkasimas.

Ar reikia draudimo kelyje?

Būtinas. Kelių draudimas – tai viena, o krovinių draudimas – visai kita. Jei vairuotojas užkirs kelią ir apvers sunkvežimį, o jūsų brangūs serveriai liks ant asfalto, kelių draudimas to nedengia. Turiu tur�ti omenyje, kad biuro perkraustymas į UK kainuoja ne tik už krovinių pasikrovimą. Nupirkite "All Risk" draudimą, kuris dengia krovinių vertę nuo išsiregistravimo sandėlyje iki iškraunimo gatvės Londono centre. Tai papildomi 50-100 eurų, bet sutaupys dešimtis tūkstančių, jei kas nors nutiks.

Kas daryti, jei dėžėse yra asmeninės darbuotojų daiktos?

Geriau jų nebūti. Muitinės taisyklės dėl personalinių daiktų yra griežtos – jie laikomi importuojamomis prekėmis. Jei tą dėžę aptiks, gali pritraukti atskirus mokesčius arba nukreipti į pilną deklaravimą. Paprašykite darbuotojų nekrauti savo indų ar drabužių į biuro krovinius. Vieną kartą teko iškrauti pusę konteinerio, nes kas įkišo savo seną dviratį. Tai buvo visiškas chaosas.

Ar galima vežti alkoholį biuro krovinyje?

Techniškai galima, jei tai yra įmonės nuosavybė, pavyzdžiui, keliais stalams atidarymo vakarėliui Londono biure. Bet tai turi būti aiškiai deklaruojama kaip prekė, ne biuro inventorius. Ir gali reikėti mokėti didelius akcizo mokesčius UK. Paprasčiau nupirkti tiesiai Anglijoje. Biuro perkraustymas į UK nėra tas momentas, kai reikia gabenti vyną iš Rietavo.

Kiek laiko užtrunka dokumentų tvarkymas prieš išvykimą?

Jeigu viską turite paruošę – diena, dvi. Jei reikia rinkti faktūras, rašyti sandaros sąrašus, galiu užtrukti ir savaitę. Dažniausiai klientai brangina savo laiką ir palieka viską paskutinę dieną. Tada aš gaunu skambutį: "Vairuotojas jau laukia, ką daryti?". Nieko daryti negalite, turite laukti, kol aš parašysiu deklaracijas. Planuokite dokumentus bent savaitę iki išvykimo.

Ar verta naudoti tarpininką (customs broker)?

Jeigu nesate patyrę, būtinai. Muitinės taisyklės keičiasi kas keletą mėnesių, o ne tai, ką perskaitote internete prieš metus. Brokeris žino, koks kodas tenka fotokopijavimo mašinai, o koks – ofiso kėdėms. Biuro perkraustymas į UK su brokeriu kainuoja brangiau, bet užtikrina, kad sunkvežimis nebus sustabdytas. Asmeniškai visada rekomenduoju pasirūpinti tuo iš anksto.

Kas ta "T1" forma ir ar ji man reikalinga?

T1 forma naudojama, kai krovinys keliauja per vieną ES šalį į kitą (pvz., per Lenkiją ar Vokietiją) muitinės neapdorojimas (transit). Tačiau jei keliaujate tiesiogiai iš Lietuvos į UK, dažniausiai naudojame eksporto deklaraciją. Bet jei krovinys susėda kažkur Vokietijoje (puspėjimas), gali reikėti T1. Tai sudėtinga, tiesa. Galbūt geriau, kad mane neišbandytumėte šitoje vietoje, tiesa? Geriau pasikalbėkite su vadybininku.

Ar galiu vežti vaistus?

Tik asmeniniam naudojimui ir nedideliais kiekiais. Jei biuro vaistinėlėje yra krūvos vaistų, tai bus problema. Muitinės gali reikalauti leidimų. Geriau visas vaistas palikti čia, arba įsitikinti, kad turite visus receptus su savimi. Anglijoje taisyklės dėl narkotinių ir psichotropinių medžiagų yra labai griežtos, net paracetamolis gali kelti klausimų, jei jo per daug.

Kas atsitinka, jei pamečiau vieną dėžę sandėlyje?

Tada turime problemą. Muitinės deklaracija buvo pateikta pagal sąrašą, o realybėje vienos dėžės nėra. Tai gali būti laikoma mokesčių vengimu arba neteisėta veikla. Reikės rašyti koreguojančią deklaraciją. Tai kainuoja pinigus ir laiką. Visada skaičiuokite dėžes kelis kartus – kai užpildote, kai kraunate ir kai uždarote vartus.

Fizinis procesas: kaip viskas vyksta realiame gyvenime

Kiek laiko užtrunka kelionės į Londoną ar Mančesterį?

Paprastai maždaug 3-4 dienos, jei vairuotojas važiuoja savaitgaliais ir nėra didelių spūsčių. Tačiau biuro perkraustymas į UK gali užtrukti ilgiau, jei reikia laukti keltų. Kalbėdamas apie keltus – jei nežinote, užsisakykite bilietus savaites iki išvykimo. Paskutinė minutis Dover-Kalė ruoše kainuoja šimtus eurų. Ir užkibusį vairuotoją keisti nėra į ką.

Ar galima užsakyti "puspėjimą" (dalini krovinį)?

Galima, tačiau čia yra pavojus. Dalinis krovinys reiškia, kad jūsų dėžės bus kraunamos su kitų klientų daiktais. Yra tikimybė, kažką pamaišyti arba netyčia padaryti žalos kitiems daiktams (ir atvirkščiai). Jei biuro perkraustymas į UK yra jautrus, kaip tiražai ar serveriai, geriau pasirinkti pilną konteinerį (FTL) arba atskirą mikroautobusą. Saugiau taip.

Kaip išvengti dėžių sugadinimo?

Naudokite kokybiškas dėžes, ne tas iš parduotuvės po bulvių. Užpildykite tuščias vietas burbuliukine plėvele arba senais laikraščiais. Viena situacija: klientas užpyldė dėžes monitoriais, tarp jų nieko nedamas. Atėjo į Londoną – visi stiklai sušalę, nes buvo tiesiai prie sienelės. Reikia izoliacijos. Labai svarbu.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus ir spinteles – taip, beveik visada. Didelės L formos sofa arba didelis konferencijos stalas nepraeis pro duris nei Lietuvoje, nei Anglijoje. Mūsų komanda atveža įrankius, tai jūsų rūpetis nebūna. Tik nepamirškite pasakyti apie tai iš anksto, kad būtų skirtas daugiau laiko pakrovimui.

Ar vairuotojas padės iškrauti?

Jei tai yra "įskaitant iškrovimą" paslauga, taip. Bet dažnai užsakant pigius maršrutus, vairuotojas tik atveža ir stovi prie vairo. Anglijoje darbo sauga yra griežta, vairuotojai negali kelti 50 kg dėžių, jei nėra įrangos. Patikrinkite sutartį – ar yra "kelėjai" (movers) prie vairo, ar tik vairuotojas. Nenorite, kad vairuotojas žiūrėtų, kaip jūsų sekretorės neša dideles dėžes.

Kas daryti, jei naujieji biuro patalpos Londone yra antrame aukšte be lifto?

Tai klasikinis pasigailėjimas. Reikia užsakyti kėlimo platformą arba papildomus žmones. Jei apie tai nepaminėjote, vairuotojas atvyks, pamatys laiptus ir pasakys: "Aš nešiuosi?". Tada jums teks skubiai ieškoti vietinių "man with a van", kurie brangiai kainuoja. Biuro perkraustymas į UK reikalauja iš anksto nufotografuoti išėjimus ir parodyti mums.

Ar saugu vežti duomenų serverius?

Galima, bet reikia atsargiai. Jei tai labai svarbi duomenų bazė, geriau pasirūpinti atsarginėmis kopijomis (backup) debesije. Vibracijos kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus, net jei jį supakuosite į putas. Turiu patirties, kai atvyko serveris, jis nebužena. Klientas buvo labai laimingas, kad turėjo "cloud" sprendimą. Nežinau, ar aš būčiau toks ramus (čia galbūt šiek tiek ironiška, bet tiesa).

Kaip užtikrinti, kad nieko nepavogta?

Pervežimo metu vagystės yra retos, bet įvyksta, ypač stovint poilsio vietose. Rekomenduoju užrakti konteinerį arba furgoną ant papildomo užrakto. Vairuotojai turi savo raktus, bet papildomas apsauga nekenkia. Ypatingai tinka, jei vežate brangią įrangą, pavyzdžiui, grafikos stočias ar tiražus.

Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS, bet ne visi logistikos brokeriai suteikia klientui prieigą prie sistemos. Dažniausiai tiesiog rašau tau žinutę: "Vairuotojas pasiekė Brą" arba "Laukia keltų". Tai nėra NASA palydova, bet dažniausai užtenka. Jei norite detalų sekimą, tai kainuoja papildomai.

Kas daryti, jei vairuotojas sugenda kelyje?

Tuomet mes siunčiame pagalbą arba draudimas išsiunčia techninę pagalbą. Jei tai smulkus gedimas (pūslei nėra oro), tai greitai išsprendžiama. Jei variklis – gali užtrukti. Tokiu atveju biuro perkraustymas į UK gali vėluoti dieną-dvi. Vienas kartą vairuotojui užgijo variklis Vokietijoje (apie tai minėjau anksčiau), ir teko perkrauti dėžes į kitą furgoną. Chaosas, bet išsprendžiama.

Ar reikia dėžes pažymėti?

Būtinai. Ne kiekvieną dėžę rašykite "Biuras", bet "Knygos", "Technika", "Archyvas". Kai atvykstate į naują vietą, nereikia atidaryti visų dėžių, kad rastum telefonų lizdus arba kaverną. Geriau organizavimas sutaupo laiko iškrovimo metu.

Ką daryti su atliekomis (pakuojimu)?

Dėžės ir plėvelės lieka jums. Anglijoje šiukšlių išvežimas nėra pigus. Jei norite, kad vairuotojas išvežtu tuščias dėžes, tai kainuos papildomai vietos ir laiko. Dažniausia klientai tiesiog išmeta dėžes į artimiausią konteinerį, arba jas suspaudžia (jei turi tokią įrangą).

Ar galima vežti augalus?

Reikia labai atsargiai. Augalai yra gyva medžiaga ir turi dirvožemio. Muitinės gali juos uždrausti dėl kenkėlių rizikos. Taip pat augalams reikia vandens ir šviesos, jie negali būti uždaryti tamsiame furgone savaitę. Geriau juos palikti lietuviškame biure arba duoti darbuotojams namuose. Biuro perkraustymas į UK ir augalai – tai bloga idėja.

Ar sunkvežimis gali važiuoti į Londono centrą (ULEZ zona)?

Čia yra didelis pavojus dabar. Londono ULEZ (Ultra Low Emission Zone) zonoje nėra leidžiama važiuoti seniems sunkvežimiams. Jei mes atsiųsime seną "Scania" ar "Volvo", jums gali tekti mokėti 100-200 GBP dieną baudą. Reikia užtikrinti, kad automobilis atitinka standartus (Euro 6). Apie tai reikia kalbėti iš anksto, ne kai jau esate prie Tower Bridge.

Kainos, laikas ir nerealūs lūkesčiai

Kiek kainuoja toks perkraustymas apytiksliai?

Klausimas kaip "kiek kainuoja maistas". Priklauso nuo tūrio. Ar tai vienas kambarys arba 500 kvadratinių biuras? Mažas biuro perkraustymas gali kainuoti 800-1200 eurų. Didelis – 3-5 tūkstančių. Paskaičiuoti tiksliai galiu tik kai turiu sąrašą daiktų (inventory list). Dažnai klientai sako "turim keletą dėžių", o atvažiuoju – reikia 20 tonų sunkvežimio.

Ar mokėti iš anksto ar gavus prekes?

Standartinė praktika – 50% avansas, likęs 50% kai krovinys išvežtas arba prieš iškrovimą Anglijoje. Jei esate naujas klientas, niekas neisiųs krovinių be avanso. Per 20 metų mačiau daug "nuostabios" įmonių, kurios pasirodo išnyksta, kai reikia mokėti.

Kas yra "demurrage" ir kodėl aš galiu jį mokėti?

Tai bauda už vėlavimą. Jei vairuotojas laukia jūsų iškrovimo vietoje ilgiau nei 1-2 valandas (priklauso nuo susitarimo), skaičiuojamas laukimo mokestis. Vieną kartą klientas negalėjo rasti raktų nuo sandėlio. Vairuotojas stovėjo 4 valandas. Kas mokėjo? Klientas. Pasirūpinkite, kad kas tas būtų vietoje.

Ar galima sutaupyti darydamas visą pats?

Teoriškai taip, jei pasirupsite tik sunkvežimiu be vadybininkų ir kėliju. Bet tada jūs atsakote už dokumentus, už dėžių fiksavimą. Jei dėžė nukris ir sudaužys monitorių, niekas neatsakis. Biuro perkraustymas į UK su "raktą į rankas" paslauga suteikia ramybę.

Kuo skiriasi kaina dėl kuro kainų?

Kuro kainos svyruoja, todėl kartos kainos gali keistis kas mėnesį. Tačiau sutartyje dažnai nurodoma fiksuota kaina, jei užsakymas atliekamos per trumpą laiką. Jei užsakykite šiandein, o važiuosime po mėnesio, gali reikėti koreguoti. Bet dažniausiai stengiamės laikytis sutartos.

Ar taip, kad brangiau = geriau?

Ne visada. Yra firmų, kurios imia astronomines sumas, bet darbas atlieamasblogai. Esu matęs, kaip "premium" firmos vairuotojai dėžės mėtė kaip bulvius. Rinkitės pagal atsiliepimus ir patirtį, ne tik pagal logotipą. Patikimumas svarbiau už brangų ofisą Vilniuje.

Ar galima pasirašyti sutartį lietuviškai?

Taip, galime. Bet Anglijoje, jei kiltų ginčas, teismams labiau tikėtina anglų kalbos dokumentas. Dėl biuro perkraustymas į UK juridinių niuansų, geriau turėti dvikalbę sutartį. Taip apsisaugote ir jūs, ir mes.

Kodėl kai kuriems klientams kainuoja pigiau?

Nes jie turi mažiau daiktų arba jų krovinys nėra skubus. Jeigu sutinkate laukti, kol mums surasime "puspėjimą" (kitus klientus tame pačiame kelyje), kaina gali kristi 30-40%. Tai kaip BlaBlaCar, tik su baldais.

Ką daryti, jei biuro turtas yra per daug brangus įrąžyti vienoje vietoje?

Jums reikia saugyklos. Galime atvežti į mūsų sandėlį Anglijoje arba Lietuvoje ir ištenkinti po truputį. Tai papildoma paslauga, bet svarbi, jei naujieji biurai dar nėra paruošti.

Ar galima atidėti mokėjimą?

Naujiems klientams – ne. Esamiems, kuriems pasitikime – galima susitarėti dėl atidėto mokėjimo iki 30 dienų. Verslas yra pasitikėjimas, tačiau pirmas kartas visada yra "grynais".

Ar galiu gauti sąskaitas-faktūrą iš JK įmonės?

Jei reikia PVM atskaitymo JK teritorijoje, taip, galime susitarti, kad sąskaitą išrašo mūsų partneris Anglijoje. Tai palengvina jūsų buhalteriją vienoje šalyje, nors operacija vyksta iš kitos.

Kas nutinka, jei aš nepasirodau iškrovimo vietoje?

Vairuotojas laukia. Jei nieko nebegali susisiekti, krovinys grįžta atgal arba vežamas į sandėlį Anglijoje (saugojimo mokėtis). Neklausote, kiek kainuoja toks grįžtamas atgal. Labai brangiai. Būkite ant vietoje.

Ar turiu kažką duoti vairuotojui (arbatpinigiai)?

Nebūtina, bet tai džiugu. Anglijoje vairuotojai dažnai tikisi "backhander" (bet mes to nedraudžiame tiesiogiai). Jei vairuotojas padėjo daugiau negu turėjo, galiu pasakyti, kad smulki pasiūlymas nebus atmesta.

Kokia mokesčių sistema dabar dirbama?

Mokėjimai galimi pavedimu, kortele arba grynaisiais (nerekomenduojama). Dėl biuro perkraustymas į UK mokesčių, viskas tvarkoma per Sąskaitas-Faktūras. Pirmiausia avansas, paskui galutinė suma.

Ar galiu nurodyti kitą pristatymo adresą nei adresas deklaracijoje?

Galima, bet tai komplikuoja dalykus. Muitinė gali užduoti klausimų, kodėl krovinys juda iš punkto A į B, o deklaruojamas į C. Geriau iš karto nurodyti galutinę paskirties vietą, kad nebūtų įtarimų apie "pilną" prekybą (carousel fraud).

Kas yra CMR ir kodėl jis svarbus?

CMR – tai tarptautinis vežimo pažymėjimas/dokumentas. Jis įrodo, kad mes priėmėme krovinių ir atidavėme jo jums (arba ne). Jeigu dėžės dingsta kelyje, CMR yra pagrindas draudimo išmokai gauti. Be jo – jūsų žodis prieš mūsų žodį.

Paskutinis klausimas: ar verta viską daryti patiems?

Galbūt, jei turite mažą biurą ir daug laisvo laiko bei norite gyventi stresse. Bet manau, kad po 20 metų šioje srityje galiu pasakyti – pasitikėkite profesionalais. Tai sutaupo pinigus ir nervus. Nors kartais atrodo, kad mes brangūs, bet lyginant su galima žala ir vėlavimais – tai verta. Biuro perkraustymas į UK turi būti sklandus procesas, o ne košmara.

Išvada

Na, tiek manęs šiandien. Tikiuosi, kad kažką išmokote arba bent jau supratote, kad tai ne taip paprasta kaip atrodo iš pirmo žvilgsnio. Svarbiausia – nebijokite klausti ir viską aptarti iš anksto. Geriau praleisti valandą telefonu, nei stovėti pasienyje su uždarytu sunkvežimiu. Jūsų biuro perkraustymas į UK gali būti greitas ir sklandzus, jei viskas suplanuota teisingai. Sekmės versle Anglijoje ir jei kils klausimų – žinote, kur mane rasti (ir tai ne prie uosto baro, o biure). Viso gero.