Biuro perkėlimas mikroautobusu į Angliją greitai: kaip išvengti chaoso ir nesusiprastimų su muitine

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, o dėl to, kas vyksta keliuose, galiu pasakoti ne iš vadovėlių. Kasdien kalbu su žmonėmis, kurie susiduria su viena pačia problema – reikia skubiai pervežti daiktų, bet viskas atrodo pernelyg sudėtinga. Ypač kai kalbame apie biuro perkėlimą mikroautobusu į Angliją greitai. Žmonės dažnai galvoja, kad tai tiesiog įsėdi ir važiuji, tačiau realybėje yra šimtas smulkių detalių, kurios gali viską sugriauti. Esu matęs viską – nuo prarastų dokumentų iki to, kad vairuotojai užstrigsdavo tarpininkaujančiose šalyse dėl vienos blogai užpildytos eilutės. Štai kodėl svarbu suprasti procesą ne iš „idealios“ knygos, o iš praktinio požiūrio. Tiesa, prieš pradedant, noriu pasakyti, kad nėra dviejų vienodų pervežimų – vienas praeina lygiai, kitas virsta košmaru, todėl reikia būti pasiruošusiam viskam.

Pagrindiniai klausimai apie pasiruošimą ir dokumentus

Ar tikrai įmanomas toks greitas biuro perkėlimas į Angliją?

Taip, įmanomas, bet jei jūs manote, kad tai įvyks per stebuklą, tai klystate. Biuro perkėlimas mikroautobusu į Angliją greitai reikalauja, kad visi dokumentai būtų paruošti jau vakar. Dažniausiai vėluojama ne dėl vairuotojo, o dėl to, kad klientai paskubėję pamiršta surinkti inventorius arba neturi teisingų EX1 deklaracijų. Jei viskas tvarkoje, tai techniškai nuo durų iki durų galima įgyvendinti per dvi paras, tačiau reikia skirti laiko ir muitinės procedūroms, kurios po „Brexit“ tapo kur kas lėtesnės. Nereikia manyti, kad vairuotojas yra stebukladarys, jis tiesiog žino, ką ir kada daryti, kad neišsižiūrėtų laiko.

Kokius dokumentuos reikia tur�ti rankose?

Minimalus rinkinys yra toks: krovinio manifestas, kuris nurodo, kas keliauja, komercinės faktūros (jei daiktai ne asmeninio naudojimo) ir asmens dokumentai. Be to, dabar būtinas TIR arba transitinis dokumentas, jei važiuojate pro Belgiją ar Olandiją, kitaip sustos jau pirmajame poste. Prisimenu vieną atvejį, klientas tikėjosi, kad pakels ranką ir pravažiuos, bet neturėjo jokios dokumentacijos kompiuteriams. Muitininkai juos laikė tris dienas, o verslas stovėjo. Taigi, reikia ne tik pasų, bet ir detalaus daiktų sąrašo su serijiniais numeriais, jei tai brangūs įrenginiai.

Ar reikia muitinio tarpininko?

Galiu drąsiai pasakyti – taip, reikia. Jei jūsų įmonė nėra registruota JK muitinės sistemoje (EORI numeris), be tarpininko neįmanoma įforminti importo. Yra bandymų tai daryti patys, bet dažniausiai baigiasi ta, kad vairuotojas gauna baudą už neleistiną prekių importavimą. Geriau užmokėti specialistui šimtus eurų ir gulti ramiai, nei mokėti tūkstančius baudų vėliau. Tarpininkas užpildo visus elektroninius formus, kol mikroautobusas dar važiuoja per Lietuvą, taip taupant laiką.

Kas daryti, jei reikia vežti kompiuterius ir techniką?

Technika yra jautriausia muitinei dalis. Reikia tikslios informacijos – kiek, kokia vertė, serijiniai numeriai. Jei biuro perkėlimas mikroautobusu į Angliją greitai įtraukia daug serverių, gali būti reikalaujamas papildomas sertifikatas arba patikrinimas, ar tai ne naudojama technika. Vieną kartą teko laužti galą, nes klientas nepridėjo vieno monitoriaus sąraše, ir visa eilė stovėjo. Geriau viską užrašyti iš karto, net jei atrodo, kad tai smulkmenos.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet tai nerekomenduojama maišyti. Muitinėje gali kilti klausimų, kodėl biuro reikmenyse yra žmonių drabužių ar virtuvės reikmenų. Jei jau taip būna, tai reikia aiškiai atskirti sąraše ir deklaruoti kaip „personal effects“, kitaip gali būti pamišta su prekyba. Geriausia tų asmeninių daiktų nelipti, kad nebūtų nereikalingų klausimų.

Kiek laiko užtrunka dokumentų paruošimas?

Jeigu turite visus duomenis, tai tarpininkui užtrunka apie valandą. Jei turite surinkti informaciją iš penkių skirtingų skyrių – tai gali trukti ir dieną. Dažnai klientai sako, „viskas pasakyta“, o paskui atsiranda trys dėžės, kurių nėra sąraše. Dėl to biuro perkėlimas mikroautobusu į Angliją greitai tampa lėtu, nes reikia keisti deklaracijas. Pradėkite rinkti dokumentus bent savaitę prieš kelionę.

Logistika, maršrutai ir mikroautobuso parinkimas

Koks mikroautobusas tinka geriausiai?

Dažniausiai naudojame „Mercedes Sprinter“ arba „Ford Transit“ su aukštu stogu. Svarbiausia yra ne tik talpa, bet ir svorio ribos – 3,5 tonos mikroautobusą vairuoti lengviau (nereikia C kategorijos vairuotojo pažymėjimo), tačiau užpildyti jį iki pat lubų biuro baldais reiškia viršyti svorį. Reikia subalansuoti: jei daug sunkių seifų, reikės didesnio mikroautobuso (5-6 t), o jei tik dėžės su popieriumi – tinka 3,5 t. Nereikia kiaurai matyti sienų, turi likti vietos užsegimui.

Ar vairuotojas gali padėti krauti?

Taip, dauguma mūsų vairuotojų ne tik vairuoja, bet ir turi stiprius rankas. Tačiau jie ne profesionalūs krovikai (kalbėjau apie tai su vienu savo vaikinu – jis sako, kad už krovimą moka mažiau nei už vairavimą, bet vis tiek padeda). Jei turite labai sunkių daiktų, kaip kad spintos su knygomis, geriau pasirūpinkite vietiniais krovikais abiejuose galuose. Vairuotojas gali pavargti ir tada vairavimas tampa pavojingas.

Koks maršrutas greičiausias?

Standartinis variantas yra per Kalė (Prancūzija) arba Dunkerką. Tačiau dabar, dėl migrantų krizės ir kontrolių, kartais greičiau važiuoti pro Olandiją (Hoek van Holland). Ten keltų dažnai mažiau, bet kainos gali būti didesnės. Vairuotojai dažnai pasirenka maršrutą pagal tai, kur mažiau „traškinėjimo“ (tai kai migrantai bando įslipti po sunkvežimiais). Su mikroautobusu lengviau, bet vis tiek reikia būti atsargiam.

Ar saugu važiuoti naktį?

Naktį keliaujame retai, nebent skubu labai. Muitinės dirba ir naktį, bet jei atsiraste problema, nėra nieko, kas ją išspręstų iki ryto. Be to, keltų grafikai gali būti retesni. Geriau, jei vairuotojas išvažiuoja ryte, nusigauna uostą vakare, ir pervažiuoja. Taip jis išsipils miego ir bus saugesnis kelyje.

Kaip sužinoti, kur yra mikroautobusas?

Dabar dauguma turi GPS stebėjimą. Galiu siųsti nuorodą ir matyti, kur jis stovi. Kartais vairuotojai neatsakinėja į telefonus, nes vairuoja (arba miegoja), taigi GPS yra geriausias draugas. Vieną kartą klientas panikavo, kai matė, kad mašina stovi vietoje valandą – tiesiog buvo eilė prie keltų.

Ar galima užsakyti paskubus pervežimą sekmadienį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Keltai, muitinės tarpininkai – visi dirba pagal savo grafikus. Jei biuro perkėlimas mikroautobusu į Angliją greitai reikalingas tą patį savaitgalį, turiu skambėti ir prašyti porą užduočių. Tai įmanoma, bet tikėkitės papildomo „skubos“ mokesčio, galbūt net 20-30 proc.

Kainos, mokesčiai ir paslėpti išlaidos

Kiek tai viskas kainuoja?

Kaina svyruoja labai stipriai. Paimkime vidutinį atvejį – 3,5 t mikroautobusas su krovinio į Lietuvą atgal gali kainuoti nuo 1200 iki 2000 eurų (priklausomai nuo kuro kainos ir keltų). Keltai viena kryptimi gali kainuoti ir 200 eurų. Taip pat pridėkite tarpininko mokestį. Tai ne pigu, tačiau lyginant su tuo, kiek kainuoja naujas biuras, jei seną prarasite – tai verta.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia įvežti į Londoną?

Londonas yra košmaras vairuotojams. ULEZ zona (mažų išmetamųjų zona) reiškia, kad jei mikroautobas neatsitinka standartų, reikia mokėti didelę dienos mokestį (gali būti net 100-200 GBP). Be to, užstatymas centre brangus. Jei galima, geriau iškrauti užmiestyje arba netoli M25 žiedinio kelio. Taip sutaupysite nervų ir pinigų.

Kokia mokėjimo tvarka?

Įprasta praktika – 50 proc. avanso, likutį – atlikus darbą arba prieš išvykstant iš Anglijos. Su naujais klientais kartais reikalaujame 100 proc. iš karto, nes buvo atvejų, kai po atvyksta sakydavo, kad „pinigų dabar nėra, atsiųskime rytoj“. Tokiu atveju krovinys lieka įkalintas, o mums reikia jį gražinti, kas kainuoja dvigubai.

Ar yra kokių nors paslėpti mokesčių?

Gali būti muitinės rinkliavų (Import Duty) ir PVM (VAT), jei prekės nebuvo išvežtos iš JK anksčiau (t.y. tai ne perkėlimas, o naujas importas). Tai priklauso nuo prekių kilmės. Jei perkėliate savo biurą, kuris veikė JK, tai dažniausiai be mokesčių (relocation relief), bet reikia įrodyti, kad tai ne parduodama prekė.

Kodėl kaina skiriasi nuo paskutinių kartų?

Kuras. Jis kyla ir krenta. Be to, keltų operatoriai keliam kainas kasmet. O ir „Brexit“ pridėjo biurokratinės sąnaudos – tarpininkai dabar brangesni, nes darbas daugiau. Taigi, jei prieš metus buvo 1500, dabar gali būti 1700. Negaliu nieko daryti, tokia rinka.

Ar galima atsisakyti, jei pasikeičia planai?

Galima, bet jei jau vairuotojas važiuoja arba krovinys supakuotas, reikia sumokėti išlaidas. Vienas klientas atšaukė parom prieš pat išvykstant – teko jam mokėti už vairuotojo laiką ir keltų bilietus, kurie nebuvo grąžinami. Geriau tikrai tiksliai sužinoti datas.

Rizikos, problemos ir realios situacijos

Kas nutinka, jei mikroautobusas sugenda?

Tai blogiausias scenarijus. Turiu skambinti pagalbai, ieškoti vietinio mechaniko. Jei sugenda Anglijoje, tai viskas darosi labai brangu. Kartais reikia perkrauti daiktus į kitą mašiną. Tokiu atveju biuro perkėlimas mikroautobusu į Angliją greitai tampa labai lėtas. Stengiamės naudoti tik patikrintas mašinas, bet technika yra technika – ji gali nepasitikėti.

Ar dažnai sustoja muitinėje?

Po 2021-ųjų kontrolės sustiprėjo. Ne kas kartas, bet apie 20-30 proc. atvejų tikrinama. Jei dokumentai tvarki, tai tik patikrina numerius ir leidžia. Jei ne – prasideda paaiškinimai. Buvau atvejio, kai muitininkas nebuvo tikras dėl vieno kompiuterio vertės ir laikė mus keturias valandas. Viskas išsiaiškino, bet biuro vadovas buvo labai nervinas.

Kas daryti, jei dingsta dėžė?

Tai reta, bet įmanoma situacija, jei neužrakintas mikroautobusas arba jei stovite ne saugioje vietoje. Mes neatsakome už daiktus, jei jie nepakuoti ir neužrakinti. Vieną kartą klientas paliko atvirą lagaminą su nešiojamuoju kompiuteriu ant sėdynės – nėra stebuklų, jo nebebuvo. Užrakinkite viską.

Ar galima vežti maistą ar gėrimus?

Biuro reikmėms, tarkime, vakarėliui, galima, bet yra apribojimai. Mėsa ir pieno produktai iš ES į JK dabar beveik uždrausti. Jei vairuotojas rasi dešrelę, ją konfiskuos, o gali būti ir bauda. Geriau nusipirkti vietinėje parduotuvėje Anglijoje.

Kaip elgtis su draudimu?

Mes turime standartinį transporto draudimą (CMR), bet jis dažniausiai dengia tik 10-12 SDR vienam kilogramui (tai apie 13-15 eurų). Jei vežate brangią techniką, reikia papildomo draudimo. Klientai dažnai to neįsivaizduoja, kol kažkas nesužaloja. Už papildomą apsaugą reikia mokėti, bet tai verta.

Ar saugu leisti savo darbuotojus važiuoti su vairuotoju?

Techniškai galima, jei yra vietos (sėdynių). Tačiau reikia nepamiršti, kad tai yra komercinis reisas, o ne turistinis. Jei įvyksi avarija, draudimas negali veikti taip pat. O ir vairuotojui nėra malonu turėti auditoriją, kai jis nori tiesiog pavaižiuoti ramiai. Geriau susitikti galutinėje stotyje.

Organizaciniai smulkmenos ir pabaiga

Kiek anksčiau reikia užsakyti?

Optimalu – savaitę prieš. Galima ir dvi dienas, bet tada kaina gali būti didesnė arba gali nebūti laisvų vairuotojų. Ypatingai pavasario ir vasaros sezonais (gegužės-birželio) visi užimti. Nežiūrėkite, kad dabar „taip tuščia keliai“, geriausios mašinos eina kaip karštos bandelės.

Ar reikia dėžių?

Rekomenduoju. Ką nors supakuoti į maišus yra bloga idėja – juos sunku krauti, jie suslydo. Dėžės leidžia užkrauti daugiau ir saugiau. Galite nusipirkti patys arba mes galime užsakyti. Vienas klientas bandė vežti atviras spaudas be dėžių – viskas iškrito pirmajame posūkyje (tiesiog nukrito ant grindų).

Kaip užtikrinti, kad serveriai nebus sugadinti?

Jie turi būti originalioje pakuotėje arba specialioje „flight case“ dėžėje. Negalima jų tiesiog padėti ant grindų ir pririšti juostomis. Vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus. Esu matęs, kai atvykęs serveris nebeįsijungė – tai dideli nuostoliai firmai.

Ar vairuotojas kalba angliškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent pažodžiui, pakanka išsiaiškinti su muitininku arba policija. Tačiau jie ne vertėjai. Jei jums reikia kalbėti su klientu Anglijoje dėl detalių, geriau, kad jūs arba jūsų atstovas susitiktų vietoje. Vairuotojo darbas – gabenti, o ne derėtis.

Kas daryti su atliekomis (pakuojimu)?

Anglijoje atliekų tvarkymas griežtas. Negalima tiesiog palikti dėžių gatvėje. Jei iškraunate biure, klauskite, kur dėti šiukšles. Kartais reikia jas vežti su savimi atgal į Lietuvą (tai keista, bet buvo atvejų). Geriau išsirinkti dėžes, kurias galima panaudoti dar kartą.

Ar galima sekti orus?

Oras Anglijoje yra kaip loterija. Jei tenka stiprus vėjas, keltai gali nebeveikti. Tai viena dalykų, kurios negaliu užtikrinti. Jei biuro perkėlimas mikroautobusu į Angliją greitai yra kritiškas, verta tur�ti atsarginį planą, pavyzdžiui, skrydį arba trukmės rezervą.

Ką daryti, jei aš pamiršau kažką Lietuvoje?

Jei tai ne dokumentai, tai sunku. Galime grįžti, bet tai kainuos dvigubai. Dažniausiai klientai pamiršta mažus daiktus – arbatinukus, pavadėlius. Geriausia padaryti galutinę apžiūrą prieš užrakinant duris.

Ar galima pervežti biuro augalus?

Su augalais daug bėdų. Turi būti fitosanitarinis sertifikatas, o kai kurios rūšys (pvz., kėniai) visiškai draudžiamos. Geriau juos palikti arba duoti kolegoms. Niekas nenori, kad dėl vieno puokštės biuro perkėlimas mikroautobusu į Angliją sustotų ir baigtųsi bauda.

Kaip sureguliuoti pabaiginį atsiskaitymą?

Geriausia grynaisiais arba pavedimu iki išvykstant. Kredito kortelės mokėjimas vairuotojui ne visada įmanomas jis nešioja terminalą (nors naujesnėse mašinose jie yra). Susitarkite iš anksto, kad nereiktų ieškoti bankomato Londono centre su pilna mašina.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojui?

Tai nėra privaloma, bet jei vairuotojas padėjo pakrauti sunkias dėžes arba vežė jus viršvalandžius, smulkus arbatpinigis visuomet įvertinamas. Jie dirba sunkiai ir ilgai.

Paskutinis patarimas – kodėl verta rinktis patyrusius?

Nes kai kažkas suklysta, patirtis lemia. Naujokai gali panikuoti, kai sustoja muitinė. O mes žinome, kur skambinti ir ką pasakyti. Tiek laiko ir nervų sutaupote, kad tai atsiperka. Biuro perkėlimas mikroautobusu į Angliją greitai nėra paprasta, bet su tinkama komanda jis tampa įmanomas be didelio streso.

Išvada

Viskas sužinia, sėkmė – tai gerai paruoštas planas ir realūs lūkesčiai. Dirbu šioje srityje jau ilgai ir galiu pasakyti, kad dauguma problemų kyla ne iš kelių ar muitinės, o iš to, kad klientai bando taupyti laiką paruošimo etape. Jei norite biuro perkėlimą mikroautobusu į Angliją greitai atlikti be nusivylimo, skirti laiką dokumentams ir rinktis patikimus žmones. Nėra nieko blogiau nei stovėti prie sienos svetimoje šalyje ir galvoti, kodėl neparašiau tos dėžės sąraše. Pasitikėkite profesionalais, bet ir patys nedarykite klaidų – tai vienintelis būdas pasiekti tikslą laiku.