Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu: praktinis vadovas iš vidaus

Sąžinę sakant, pervežti įmonę iš Londono ar Mančesterio nėra tiesiog “dėžių pakėlimas”. Po „Brexit“ viskas pasikeitė, ir biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu tapo tikru menu, reikalaujančiu ne tik raumenų, bet ir galvos. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, mačiau viską – nuo dėžių, kurios nuskendo La Manše sąsiauryje (na, štai šiek tiek pagražinu, bet drėgnos tikrai buvo), iki sunkvežimių, stovėjusių pasienio punktuose dėl blogai užpildytų dokumentų. Jūsų tikslas – kad verslas nelestų, o darbuotojai antrą dieną galėtų atsistoti prie savo stalų Lietuvoje ar kur kitur. Tai įmanoma, tik reikia žinoti, kuriose vietose laukia duobės. Pasakysiu tiesiai, be jokių „marketinginio“ cukraus, kaip tai padaryti taip, kad nenusirautumėte plaukų.

Pradžia: kaip nepradėti nuo panikos ir chaoso

Ar tikrai reikia tartis su vadybininku arba užtenka sms?

Gerai, tai aš dažnai girdžiu. Žmonės galvoja, kad pakanka parašyti „turime kabinetus, pervezkite“ ir viskas nusistovi. Taip nebebeina, ypač kai kalbame apie biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu. Privalote pasikalbėti su vadybininku, bent trumpai, kad suprastume mastus. Vieną kartą klientas parašė tik „10 dėžių“, o atvykęs vairuotojas matė visą sandėlį, nes klientas 10 dėžių vadino „didelėmis“ (tai buvo 2 kubiniai metrai kiekviena). Nedarykite taip. Skambutis ar vaizdo pokalbis užtikrina, kad atveš tinkamą furgoną, o ne pikapą, į kurį netelpa monitorius.

Kada geriausia pradėti planuoti?

Kuo anksčiau, tuo geriau, bet nekantrumas – blogas patarėjas. Idealus laikas – maždaug 4–6 savaitės iki išvykimo. Tai leidžia susitvarkyti dokumentus, kurie dabar yra sunkesni nei anksčiau. Jei delsite, gali tekti mokėti už „skubią“ vietą kelyje arba laukti, kol muitinė apdoros jūsų siuntą. Planuodami atkreipkite dėmesį į tai, kada jums mažiausiai kenks trikdžiai – galbūt šeštadienį? Tada įmonės nereikia mokėti už darbo laiką vairuotojui Anglijoje (jei jis ten laukia).

Reikalingas inventorius arba „aš žinau, kiek turiu“?

Pasitikėjimas savimi puiku, bet čia jis neveikia. Būtinas inventorius sąrašas su apytiksliais matmenimis. Nereikia milimetrinio tikslumo, bet „sofa 2x1 metras“ padeda suskaičiuoti tūrį. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu prasideda nuo to, kad žinome, ką vežame. Be to, muitinei reikės deklaracijos, o ten be sąrašo nieko nebus. Tarkime, turite 10 stalų – užrašykite. Jei nebus sąrašo, gali tekti atidaryti visą furgoną pasienyje, o tai garantuotas streikas.

Kas daryti su dalykais, kurių nebevežiame?

Nuomokit didelę konteinerę („skip“) arba išsiunčiate慈善. Nepervežkite šiukšlių per Europą, tai brangu. Mačiau, kaip viena įmonė vežė senius, sulūžusius kėdes, galvodama, kad Lietuvoje juos „pataisys“. Tai nėra efektyvu. Palikite tai Anglijoje. Muitinės taisyklės dėl naudotų daiktų gali būti griežtos, o jei daiktas atrodo kaip metalo laužas, gali būti problemų. Geriau atsikratyti seno ir vežti tik tai, kas reikalinga naujam gyvenimui.

Ar verta rūpintis draudimu arba „tikrai nenukris“?

Nenukrenta, kol nenukrenta. Profesionalios pervežimo įmonės turi draudimą, bet patikrinkite sumas. Jei vežate brangią techniką, įsitikinkite, kad ji apdrausta. Kartais įmonių polisėse yra išskirtos „ypatingos vertės“ vietos. Vieną kartą vairuotojas staigiai stabdė, ir serveris nuvirto ant grindų. Klientas dėjo įprastą dėžę, ne specialią. Draudimas išmokėjo tik dalį, nes buvo „blogas pakavimas“. Nedarykite to klaidos.

Dokumentai ir Anglijos specifika – Brexit nenuėjo

Kokie dokumentai reikalingi įvežant į LT?

Dabar tai sudėtingiau. Reikės komercinės faktūros (jei įmonė) arba inventoriaus sąrašo su verte. Taip pat reikalingas EORI kodas, jei vežate komercinę siuntą. Asmeniniai daiktai turi kitokias taisykles, jei čia tik įmonės rekvizitai. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu neįvyks be teisingų popierų. Muitinė gali uždaryti sieną, jei trūks parašo ar deklaracijos numerio. Geriau leisti vadybininkui tai padaryti, nei bandyti sau.

Ar reikia mokėti PVM (VAT) arba mokesčius?

Jei vežate savo turtą, kurį naudojote verslui Anglijoje ir perkeliate į Lietuvą, tai dažnai laikoma perkėlimu į kitą ES šalį. Tai gana specifika. PVM gali būti taikomas 0%, jei pateiksite teisingus dokumentus apie tai, kad turtas nebus parduotas. Bet čia aš ne priešmokesčių konsultantas, tai geriau pasiklausti buhalterio. Vienas klientas bandė apeiti mokesčius ir jo siunta stovėjo 3 savaites Tilbiryje. Geriau viską užpildyti sąžiningai.

Kas daryti, jei trūksta originalų?

Kopijos dažnai tinka, bet turi būti „certified“ (patvirtintos). Muitininkai mėgsta originalus, bet jei jau juos praradote (kaip tai daro vieni mūsų klientai), turime rasti būdą. Elektroninės versijos su parašais vis dažniau priimamos, bet ne visur. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu reikalauja, kad dokumentai būtų tvarkingi. Pasidarykite nuotraukas visų popierių ir išsiųskite mums iš anksto.

Ar sunkvežimio vairuotojas turi turėti kokius nors specialius leidimus?

Taip, dabar reikalingi „kent permits“ kai kuriose vietose (pavyzdžiui, Londono „Low Emission Zone“). Be to, vairuotojai turi turėti teises įvežti krovinius į ES. Jei vairuotojas trečiosios šalies pilietis (ne ES, ne UK), gali reikėti vizos arba leidimo. Tai dažna problema – vairuotojas atvyksta į keltą, o jo neįleidžia. Tikriname tai iš anksto, kad nebūtų gėdos.

Kaip elgtis su serijiniais numeriais technikoje?

Būtina užfiksuoti. Kompiuterių, serverių, brangių monitorių serial numbers turi atitikti inventorių. Muitinė gali manyti, kad vežate prekes prekybai. Jei tai „used office equipment“, reikia įrodymų. Užrašykite ant dėžės, kas viduje ir kokio numerio. Tai paspartins patikrą šim kartų. Be to, jei dingsta kažkas (kas retai, bet nutinka), bus lengviau rasti.

Kelionės ir logistika – kai kelyje viskas ne taip paprasta

Koks geriausias maršrutas – keltas arba tunelis?

Priklauso nuo to, kur esate. Jei pietinė Anglija, Dover-Calais arba Eurotunelis. Jei šiaurė – Hull-Rotterdam arba Newcastle-Amsterdam. Eurotunelis greitesnis (35 min), bet brangesnis ir gali būti daugiau biurokratijos su keliais gyvūnais (nors čia ne jie). Keltas leidžia vairuotojui pailsėti. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu dažnai priklauso nuo to, ar mums pavyks užsisakyti vietą kelyje, nes šiuo metu vietų trūksta.

Kiek laiko užtrunka pati kelionė?

Įprastai 3–4 dienos iki Lietuvos, priklausomai nuo išsikrovimo vietų. Jei reikia tik paimti ir vežti tiesiai, gali užtrukti mažiau. Bet prisiminkite, laikas skiriasi nuo to, kiek reikia iškrauti. Jei ten keletas adreso – pridėkite dieną. Neskubėkite spaudžių vairuotoją, nes saugumas svarbiau. Jis turi atlikti poilsio pertraukas, o kitaip bus baudos.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS. Galime atsiųsti nuorodą, kur matote, kur jis važiuoja. Bet ne visada signalas yra tobulas, ypač Vokietijoje arba Tunelyje. Vieną kartą sistema rodė, kad sunkvežimis stovi Vilniuje, o jis buvo Kaune, už 100 metrų. Netikrinkite kas 5 minutes, tai nervuoja vairuotoją. Pasitikėkite, kad jis važiuoja.

Kas daroma, jei įvyksta avarija arba gedimas?

Tai blogiausias scenarijus, bet mes turime draudimą ir pagalbos tarnybą. Jei lūžta sunkvežimis, mes išsiunčiame kitą arba perkrauname į kitą. Tai gali užtrukti dieną ar dvi. Čia biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu patiria smūgį, bet svarbiausia – krovinys nenukrenta. Būkite kantrūs, mechanikai Anglijoje ir Vokietijoje skirtingai dirba.

Ar reikia rūpintis vietos išsikrovimu Lietuvoje?

Taip, nurodykite, ar galima privažiuoti dideliu sunkvežimiu. Jei senamiestis arba siaura gatvė, gali tekti krauti į mažesnį furgoną (transhipment). Tai kainuoja papildomai. Patikrinkite, ar nėra požeminių vamzdynų, ar galima statyti „liftą“. Niekada nežinai, kas laukia prie namo, kol neprivažiuoji. Vienas kartas teko nešti dėžes 500 metrų, nes neleido užvažiuoti.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų kartu su biuro?

Galima, bet tai turi būti aiškiai atskirta ir deklaruota. Negalima paslėpti kelis šaldytuvus tarp biuro stalų. Muitinė tai laiko kontrabanda, jei nėra sąrašo. Jei darbuotojai nori vežti savo daiktus, geriau juos suskaičiuoti ir pridėti prie bendro inventoriaus kaip „personal effects, non-commercial“.

Įranga, technika ir brangūs dalykai

Kaip tinkamai supakuoti serverius?

Jūsų gyvybė. Serverius reikia išjungti (labai svarbu!), ištraukti kabelius ir uždėti į specialias, polsteriuotas dėžes. Jei neturite, mes galime duoti. Niekada nekelkite jų „už ragus“. Jie yra jautrūs vibracijai. Geriau palikti kietuosius diskus viduje (jei seni modeliai), arba išimti juos atskirai. Pasirašykite ant dėžės „FRAGILE – SERVER“ dideliais raidėmis.

Ar monitoriai gali keliauti be originalių dėžių?

Taip, bet reikia daug burbulių. Sukelkite juos į grupes po 2-3, uždenkite stirofoamu. Jei tiesiog padėsite ant grindų – lūš. Mačiau, kaip 27 colių monitoriai virto „mėsmaldis“ per posūkį. Nenaudokite senų laikraščių, jie nešlaiko smūgio. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu reikalauja investicijų į pakavimo medžiagas.

Kaip elgtis su dideliais spausdintuvais?

Jie tūžti. Išpilkite tonerius (būkite atsargūs, dažai užsilaiko ant rankų), užfiksuokite judančias dalis juosta. Jei spausdintuvas didelis (kaip tas „Xerox“ kopijavimo centrams), gali reikėti techniko išmontavimo. Nesistengkite jį perversti per slenksčius, jei jis sveria 200 kg. Iš anksto pasakykite mums apie tokias gigantiškas mašinas.

Ar saugu vežti archyvus su dokumentais?

Saugu, jei dėžės tvirtos. Bet verta pagalvoti apie konfidencialumą. Užrakite dėžes su numeriniais spyneliais. Nors mūsų vairuotojai sąžiningi, bet kelionėje ilgi, sustojimai prie užeigų... Geriau būti saugiems. Jei dokumentai labai slapti, galima galvoti apie specialų, uždarą krovinių skyrių.

Kas daryti su biuro augalais?

Tai problema. Augalai į ES neįvežami be fitosanitarijos pažymos, o gauti ją iš UK dabar yra košmaras. Dažniausiai klientai juos palieka arba dovanoja kaimynams. Neteisingai vežti juos paslėptai – muitinė gali sunaikinti visą krovinį dėl kenkėlių rizikos. Nekelkite jų, nebent turite visus sertifikatus (kas retai nutinka).

Trikdžių valdymas – kai kažkas nueina ne taip

Kas daroma, jei sunkvežimis užstringa pasienyje?

Laukiame. Pasieniečiai turi teisę tikrinti viską. Jei dokumentai tvarkingi, tai trunka kelias valandas. Jei ne – dieną. Būkite susijungę telefonu. Kartais reikia atsiųsti trūkstamą dokumentą el. paštu. Nekelkite spaudimo pasieniečiams, jiems tai nieko nekeičia, tik pablogina jūsų situaciją.

Ar įmanoma perkelti biuro darbą ne sustabdant verslo?

Galima dalinai. Pasirūpinkite, kad svarbiausi serveriai būtų paskutiniai, o pirmieji – iškraunami. Bet realistiškai, 1–2 dienos trikdžių bus nepavoidojami. Dirbkite iš namų tą dieną. Bandyti vežti dėžes, kai darbuotojai dar rašo laiškus – tai chaosas. Biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu reiškia suplanuoti „downtime“.

Kaip apsaugoti brangias technologijas nuo vagystės?

Sunkvežimiai turi aliuminio užraktus, bet geriausia – neleisti, kad furgonas stovėtų be priežiūros naktimis. Maršrutą planuojame taip, kad vairuotojai nakvytinėtų saugiose aikštelėse. Jei krovinys labai brangus, gali būti reikalingas palydovas (antras vairuotojas). Tai papildoma kaina, bet ramybes verta.

Jei pažeidžiamas kaimyno turtas Anglijoje?

Tai nutinka. Vairuotojas gali užkirsti kelio ženklą arba palaužti šaką. Mes turime atsakomybės draudimą. Nufotografuokite žalą vietoje, paimkite liudininko (jei kas matė) duomenis. Negalima tiesiog važiuoti toliau, tada bus didelės problemos su draudimu. Sąžiningumas čia geriausia politika.

Ar grąžinami pinigai, jei atšaukiate?

Tai priklauso nuo tarpininkų mokesčių. Jei mes jau užsakėme keltą ir laiką, pinigai negrįžta. Jei atšaukiate prieš savaitę – grąžiname didžiąją dalį. Sutartyje visada parašyta. Nedarokite to klaidos, kad susitariate penktadienį, o pirmadienį sakote „nebereikia“. Tada prarandame depozitą.

Kainos, sutartys ir pabaigos

Kodėl kainos skiriasi tiek daug?

Kuro kaina, tilto mokesčiai (Dartford Crossing), kainos auga. Taip pat, ar tai „dedicated“ krovinys (tik jūsų) arba „part load“ (su kitais). Jei norite biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu, geriau mokėti už dedicated. Part load gali būti pigiau, bet užeis į 5 kitas vietas, o krovinys gali būti iškrautas tarpinėje sandėlyje.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Taip, apžiūrėjus tūrį ir maršrutą, paskaičiuojame fiksuotą sumą. Nenustokite nuo „kilogramo“ kainos, nes ji gali sukilti. Fiksuota kaina apima viską – pakavimą, kelią, muitinės dokumentų parengimą (išskyrus galbūt muitinės mokesčius, jei jie taikomi). Būkite tikri, kas įeita į kainą.

Kas dėl depozito?

Įprasta reikalauti 20–30 % depozito pradžiai. Tai užtikrina, kad jūs nešoksite pas kitą, kai mes jau esame susiruošę. Depozitas grąžinamas po paslaugos atlikimo (arba atskaitytamas iš galutinės sumos). Tai standartinė praktika rinkoje.

Ar reikia pasirašyti sutartį?

Būtinai. Net jei pažįstate vadybininką 10 metų. Sutartyje turi būti parašyta atsakomybės ribos, pristatymo terminai, kas nutinka, jei klientas nepasiruošęs. Be popieriaus – tik jūsų žodžiai prieš teismą nieko neverti. (Na, gal ir verti, bet nelabai).

Kaip apmokėti?

Bankiniu pavedimu geriausia. Grynaisiais vairuotojui nebegalima mokėti tiek dėl pinigų plovimo įstatymų. Kai kurios įmonės priima korteles, bet tada prideda mokestį. Apmokėjimas prieš išvykstant arba gavus krovinį – derinama individualiai.

Kas daroma likučiams (pakavimo medžiagoms)?

Mes pasiimame grįžtant. Dėžės, popierius – viskas turi būti surinkta. Jei norite palikti, tai papildoma paslauga arba tiesiog mes tai išmetame (jei tai šiukšlės). Nekraukite mums savo šiukšlių, mums nešioti atgal tuščias dėžes brangu.

Galutiniai patarimai ir išvados

Tiesiog nepamirškite, kad viskas priklauso nuo pasiruošimo. Jei padarysite namų darbus, biuro perkėlimas iš UK su minimaliais trikdžiais ir efektyvumu bus tik dar viena diena biure, o ne katastrofa. Naudokitės protingai, pasirūpinkite dokumentais ir nedarykite spaudimo vairuotojams. Gerai suplanuotas pervežimas sutaupyti ne tiek laiko, kiek kiekviena minutė prastovėjimo pasienyje. Sekmės!