Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą: visa tiesa be pagražinimų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą niekada nesvyruoja taip, kaip planuojama Excelio lentelėje. Po „Brexit“ viskas tapo dar sudėtingiau, ir tas „nuo taško A iki taško B“ dabar yra labiau „nuo dokumento X iki muitinės Y, o tada, jei pasiseks, iki taško B“. Dažnai klientai mano, kad tai tiesiog vairuotojas užkrauna dėžes ir važiuoja, tačiau realybėje tai yra sudėtingas logistinis mazgas, kuriame viena klaida dokumentuose gali stabdyti visą krovininuką Doverio uoste. Štai jums realus vaizdas, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių marketingo uždaigų.

Popierizacija ir muitinės (kur dažniausiai stringa)

Ar tikrai reikia customs agento, ar galima susitvarkti pats?

Galima bandyti susitvarkti pats, jei norite praranda nervus ir dienų dėmesį. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą dabar reikalauja T1 deklaracijų, išankstinių pranešimų (ENS/ICS) ir visos tos biurokratijos, kurią vairuotojas tiesiog fiziškai nesugeba užpildyti vairuodamas. Turi būti agentas, kuris moka šiuos sistemos kodus. Vakar vienas klientas bandė pats užpildyti EX1 dokumentą ir padarė klaidą svorio vienetuose – rezultate, mašina stovėjo 12 valandų. Pasitarkite su profesionalais, tai pinigai verti taikymosi.

Kiek laiko užtrunka muitinės išbraižymas Anglijoje?

Įprastai, jei visi dokumentai tvarkingi, tai trunka nuo 2 iki 4 valandų, bet... (čia aš nenusimenu, kada paskutinį kartą buvo „įprastai“). Kartais, kai uostas perkrautas, gali užtrukti ir iki paros. Ypatingai jei atkeliauja penktadienį popiet. Vairuotojai dažnai skundžiasi, kad anglų muitininkai labai smulkmeniški, jei pakuotės etiketės neatitinka deklaracijos. Geriausia turėti visus dokumentus paruošus iš anksto elektroniniu būdu, tai greitina procesą bent jau truputį.

Kas daryti, jei neturiu visų pirkimo sąskaitų?

Tai didelė bėda, nes muitinė reikalauja įrodymo, kad daiktai nėra nauji ir nebus parduodami (to neleidžia perkėlimo procedūros). Jei trūksta senų sąskaitų, galima daryti inventoriaus sąrašą su apytikslėmis vertėmis, bet tai rizikuota. Gali tekti mokėti muito mokesčius ir PVM, kaip už prekes. Geriau iš anksto susirasti viskas, net tas senas kvitą iš 2015 metų spausdintuvui, kitaip biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą taps brangiausiu jūsų gyvenime įsigijimu.

Ar reikia EORI numerio?

Absoliučiai taip, be jo nepraeis nei viena siena. Jums reikės Lietuvos (jei esate VAT mokėtojas) arba JK EORI numerio. Be šio kodo sistema tiesiog neleis išsiųsti deklaracijos. Vieną kartą teko laukti savaitgalį, kol klientas gavo numerį, nes jis pamiršo jį registruoti. Nereikia to daryti paskutinę minutę – registracija trunka kelias dienas, nors kartais ateina ir greičiau, bet neapsikraukit.

Ką daryti su draudimu, kuris nėra „tarptautinis“?

Dauguma vietinių draudikų neapima krovinių, kai jie palieka JK teritoriją. Būtinai patikrinkite, ar jūsų draudimas veikia visame maršrute, įskaitant Lietuvą. Turi būti CMR draudimas, o ne paprastas turto draudimas. Esu matęs situacijų, kai vairuotojas užkliudė stulpą Lenkijoje, o klientas negavo nieko, nes draudimas galiojo tik Londone. Tai smulkmena, bet kainuoja tūkstančius.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai galima, bet tai labai nepatartina sumaišyti. Muitinė gali įtarti, kad vyksta prekyba, jei rasi asmeninių drabužių tarp biuro technikos. Geriausia atskirti konteinerius arba dėžes. Jei reikia, padarykite atskiras deklaracijas – viena verslui (T2), kita asmeniniam turtui. Nenusipelnote papildomo patikrinimo.

Fizinis darbas ir logistika (kaip vairuotojai verčia rankas)

Kiek laiko užtrunka kelionės iš Londono iki Vilniaus?

Priklausys nuo maršruto, bet standartiškai tai apie 3–4 dienas, jei nėra eismo įvykių. Dažniausiai važiuojama per Dover-Kalė, o tia per Belgiją, Vokietiją ir Lenkiją. Žiemos sąlygos gali viską pavėlinti. Vieną kartą mūsų vairuotojas užstrigo sniego audroje Vokietijoje beveik parą, taip kad biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą gali tapti ilga kelionė. Planuokite atsarginę dieną, tikrai prireiks.

Ar reikia iš anksto užsakyti vietą keltame?

Taip, būtinai, ypač vasarą ar švenčių metu. Jei atvažiuosite be rezervacijos, gali tekti laukti kelias valandas ar net važiuoti per kitą uostą, kas pridės šimtus kilometrų. Keltų vietos tenka rezervuoti savaites iš anksto, kad gautumė normalią kainą. Paskutinės minutės bilietai kainuoja astronomiškai.

Kaip reikia supakuoti kompiuterius ir serverius?

Jie turi būti supakuoti į originalias dėžes, jei dar turite. Jei ne, tada į specialias kietas dėžes su putomis. Negalima tiesiog mesti į „bananų“ dėžes. Serveriai yra jautrūs ir brangūs. Prieš metis vienas klientas supako visą IT infrastruktūrą į minkštas dėžes... galite pasivaizduoti, kas atvyko į Vilnių. Girdėjau, jis dar dabar ieško atsarginių kopijų.

Ar vairuotojai padeda pakrauti?

Įprastai ne, jie atsakingi tik už vairavimą ir krovinio saugumą kelyje. Pakrovimą ir iškrovimą turi organizuoti jūsų komanda arba pasamdyti kranininkus/įkrovėjus vietose. Yra paslaugų, kurios siūlo vairuotoją su padėjėju, tai kainuoja brangiau, bet verta, jei neturite fiziškai stiprių darbuotojų. Nereikia manyti, kad vairuotojas privalo nešti 30 kilogramų spintą.

Kas daryti, jei biuras yra 4 aukšte be lifto?

Tai būna košmaras. Jei nėra lifto, reikia užsakyti kėlimo platformą arba daugiau žmonių. Praneškite apie tai iš anksto, nes ne visos mašinos gali užvažiuoti kiemą arba turi pakankamai vietos manevrams. Paskutinį kartą teko iškrauti per langą, nes neįėjo liftas... na, buvo įdomu. Tikrai patikrinkite prieigos sąlygas.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma savaeigių turi GPS stebėjimą, tačiau vairuotojai kartais užmiršta įjungti terminalą arba važiuoja zonoje be signalo (pvz., tuneliuose). Mes stengiamės duoti atnaujinimus kas keletą valandų, bet ne tikėkitės sekundinio tikslumo. Vairuotojas gali tiesiog užmigti poilsio aikštelėje ir neatsiliepti.

Pinigai ir biudžetas (kur dingsta pinigai)

Kiek apytiksliai kainuoja toks perkėlimas?

Sunku pasakyti be matmenų, bet maždaug nuo 2 iki 5 tūkstančių eurų už pilną sunkvežimį. Viskas priklauso nuo tūrio, svorio ir degalų kainos. Jei biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą įvyksta šurkščiuoju laiku, kainos šokteli. Geriausia pateikti tikslią inventoriaus sąrašą, kad gautumėte fiksuotą kainą, o ne valandinį įkainį.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Žinoma, yra. Muitinės mokestis (jei nėra atleidimo), sandėliavimo mokestis uoste (jei vėluojate), keltų mokesčiai, ULEZ mokestis Londono zonose. Būtinai klauskite „ar kaina yra galutinė“. Dauguma brokerų nurodo kainą be PVM ir be priedų. Aš visada sakau – skaitykite smulkų spausdinimą, ten paslėpti velniai.

Kada reikia sumokėti?

Įprasta praktika yra 50% avanso ir likęs 50% prieš išsiuntimą arba atvykus. Nesiūlykite mokėti tik tada, kai viskas atvyksta – rimtos įmonės taip nedirba, nes jos turi padengti degalus ir mokesčius iš anksto. Pasitikėjimas svarbus, bet verslas yra verslas.

Ar galima atsiskaityti kortele?

Galima, tačiau dauguma vežėjų verčia bankiniu pavedimu dėl didelių sumų ir komisinių. Kortelės mokėjimas gali būti apmokestintas papildomai 2-3%. Jei perkeliate brangų biurą, geriau pasiruošti pavedimui. Skambinkite savo bankui, kad nustotytų sulaikyti didelius pavedimus dėl apsaugos (kyšulys).

Ar kainuoja daugiau, jei reikia įrengti baldus?

Taip, tai papildoma paslauga, vadinama „montavimo“. Mūsų vairuotojai paprastai ne montuotojai, tai reikės specialios komandos Lietuvoje. Geriau rasti vietinius meistrus, jų paslaugos bus pigesnė nei atvežti brangią komandą iš Londono. O jei dar reikia sujungti IT kabelius – tai visai kitas istorijos lygmuo.

Kas atsitinka, jei aš atšaukiu pervežimą?

Jei atšaukiate prieš mašinos išvykimą, grąžinsime avansą atėmus administracinius išlaidas. Bet jei mašina jau važiuoja arba pakrauta, turėsite sumokėti visą kainą. Vienas klientas atšaukė, kai vairuotojas buvo 10 km nuo jo biuro... buvo nepasitenkinimo. Gerbkite kitų laiką.

Technika, pavojingi daiktai ir smulkmenos

Ar galima vežti biuro alkoholį?

Taip, bet tai yra pavojingas krovinių (ADR) kategorijos dalykas, jei daug. Reikia specialios leidimų ir pakuotės. Jei tai tik butelis viskio stalui, tai dažniausiai praeina kaip „maisto prekės“, bet geriau deklaruoti. Muitinė labai nemėgsta, kai paslėpiate skysčius, ypač degius.

Kaip su pavojingiomis atliekomis (toneriai)?

Tonerio kasetės laikomos pavojingomis, nes jos yra degios. Negalima tiesiog mesti jų į bendrą krovinių krūvą. Reikia specialių dėžių. Jei jas uždarysite neteisingai, vairuotojas gali atsisakyti vežti dėl saugumo. Atsikratykite jų pagal atliekų tvarkymo taisykles JK, neneškite į Lietuvą, nėra verta.

Ar reikia išjungti serverius prieš vežimą?

Būtinai ne tik išjungti, bet ir atjungti kabelius. Pervežimas su įjungta technika yra draudžiamas dėl perkrovimo ir gaisro rizikos. Be to, kietieji diskai gali sugesti nuo vibracijos. Padarykite pilną atsarginę kopiją (backup) prieš pakrovimą. Tai pagrindinė taisyklė, kurią dažnai pamirštame, kol būna per vėlu.

Kas daryti su augalais biure?

Tiesiog užduokite jiems atsisveikinti. Augalų importas iš trečiųjų šalių (JK dabar yra trečioji šalis) reikalauja fitosanitarinių sertifikatų, o šaknų žemė turi būti pašalinta. Tai kainuoja daugiau nei nupirkti naujus augalus Vilniuje. Nemanau, kad verta taip stengtis dėl kaktuso.

Ar saugu vežti konfidencialius dokumentus?

Saugu tik jei jūs juos vežate patys arba naudojate seifą. Vairuotojai keičiasi, o krovinys ne visada yra saugomas. Jei turite labai svarbių sutarčių, geriau pasiimti juos su savimi į lėktuvą arba traukinį. Neklauskite manęs, kur dingo vienas kliento pasas... (ne, tai juokas, bet rimtai – saugokite brangiausius daiktus pas save).

Ar reikia išvalyti baldus prieš vežimą?

Nebūtinai iki spindesio, bet turi būti švaru nuo dulkių ir šiukšlių. Muitinė gali atmasti „naudotus“ daiktus, jei jie atrodo kaip šiukšlės. Vieną kartą teko grąžinti sofas, nes jis buvo toks purvinas, kad laikytas atliekomis. Nustebinkite vairuotoją švara, jums tai padės gauti geresnį aptarnavimą.

O kas jei... (paskutinės minutės klausimai)

Kas daryti, jei vairuotojas praranda raktus nuo sandėlio?

Tai nutinka dažniau, nei manote. Tada reikia skambinti meistrui išvykti atidaryti. Klientas sumoka už meistro iškvietimą. Geriau turėti papildomą raktų komplektą pas atsakingą žmogų Lietuvoje, kad nebūtų stabdomas iškrovimas.

Ar galima keisti adresą jau važiuojant?

Galima, bet už tai papildomai sumokėsite. Maršruto keitimas kainuoja laiką ir degalus. Jei biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą jau vyksta, vairuotojas jau yra užpildęs savo dokumentus. Keitimas gali reikalauti naujų leidimų mieste centre (pvz., Vilniaus senamiestyje).

Kas atsitinka, jei mašina sugenda?

Tada mes siunčiame kitą mašiną arba vairuotojas keičia ratą. Jei ilgai užtrunka, galima organizuoti perkrovimą. Tokios išlaidos paprastai dengia draudimas arba vežėjas. Esu matęs, kaip sprogsta padanga Vokietijos autobane – tai vaizdas, bet viskas turi būti apdrausta.

Ar reikia mokėti už vairuotojo maistą ir nakvynę?

Įprastai ne, tai įskaičiuota į kainą. Vairuotojai turi savo dienpinigius ir miega kabinose arba viešbučiuose pagal tvarkaraštį. Jums nereikia šerti jo arba ieškoti viešbučio, nebent jūsų įmonės politika to reikalauja.

Kaip elgtis su dėžėmis, kurios atėjo suvirintomis?

Tai gera žinia – reiškia, kas niekas nekišo nosies. Bet jei matote, kad dėžės sutryptos ar drėgnos, tuomet reikia pranešti vairuotojui iš karto, kol nepasirašėte važtaraščio. Pasirašius – sutikote, kad viskas tvarkoje. Fotografuokite viską prieš iškrovimą.

Ar galima užsakyti perkėlimą iš karto po savaitės?

Galima pabandyti, tai priklauso nuo to, kiek laisvų mašinų turime. Tačiau geriau tai daryti bent mėnesį iš anksto, ypač šiltuoju metų sezonu. Greitieji perkėlimai kainuoja 30-50% brangiau. Planuokite iš anksto, taip išvengsite streso.

Ką daryti, jei pasirašiau važtaraštį, o namie radau daužytą daiktą?

Jei pasirašėte be pastabų ("be prierašų"), tada gauti kompensaciją bus labai sunku. Draudimo kompanijos to nepriims. Visada tikrinkite kiekvieną dėžę, jei įtariate žalą. Nors tai ilga procesa, bet taip apsisaugote savo pinigus.

Ar reikia išimti baterijas iš įrengimų?

Nereikia, nebent jos yra ličio ir labai didelės (tai vėl ADR taisyklės). Paprastai nešiojami kompiuteriai ir telefonai gali važiuoti su baterijomis. Tiesa, jei įrenginys visiškai išsikrovęs, geriau jį užkrauti, kad neįsijungtų pervežimo metu (nors tai reta atvejis).

Galima užsakyti dalinį perkėlimą (susivienijimą)?

Taip, tai vadinama „part load“. Jei neturite pilnos mašinos krovinių, galime sujungti su kitu klientu. Tai pigiau, bet ilgiau – reikia laukti, kai surinksime pilną krovinį. Gali užtrukti savaitę-dvi. Tinka, jei neskubate.

Kas daryti su lietimis, jei tenka krauti lauke?

Kraunant lauke tiesiog padedame plėveles, bet 100% apsaugos negarantuojame. Jei oras blogas, geriau nuomoti palapinę arba perkelti datą. Vairuotojai nemėgsta drėgnų baldų, nes jiems tada tenka valyti kabiną.

Ar galima vežti asmeninį automobilį?

Ne su ta pačia mašina, tam reikia autovežio. Bet galime suorganizuoti autovežį tame pačiame konvoje. Automobilis taip pat turi būti deklaruojamas muitinėje. Nepamirškite paimti numerių, kitaip Lietuvoje neįregistruosite.

Ar reikia ištuštinti seifus?

Būtinai. Seifai turi būti tušti ir atrakinti. Neįmanoma pervežti užrakinto seifo su svyruojančiu vidumi – tai pavojinga ir nelegalu (gali būti kažkas nelegalaus). Išimkite viską ir palikite duris atidarytas.

Kaip atpažinti savo dėžęs tarp kitų?

Užsakykite spaudą su savo logotipu arba tiesiog užrašykite storu rašalu. „Dėžė nr. 1“ neveikia, kai yra 100 tokių pačių dėžių. Naudokite spalvotas lipdukas. Pas mane buvo atvejis, kai vairuotojas iškrovė neteisingą dėžę gatvės viduryje... na, tiesiog pažymėkite gerai.

Ar turi būti atstovas iškrovimo vietoje?

Taip, būtina, kad kas nors nuo jūsų pusės būtų vietose. Vairuotojas negali laukti valandų, kol jums prireiks. Jei jūsų nėra, gali tekti mokėti laukimo mokestį arba krovinys bus nuvežtas į sandėlį (ir tai papildomai kainuos).

O galiausiai – ar verta viską daryti paties?

Verta tik jei turite labai mažai daiktų ir daug laisvo laiko. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą yra sudėtingas procesas, kuriam reikia žinių. Pasamdyti profesionalus bus brangiau, bet tai užtikrina, kad jūsų verslas nebus stabdomas dėl biurokratijos klaidų.

Išvada

Galiausiai, visa tai atrodo sudėtinga tik tol, kol nepradedi veikti. Svarbiausia yra turėti gerą partnerį, kuris supranta ne tik vairavimą, bet ir tuos visus dokumentus. Biuro perkėlimas iš Jungtinės Karalystės į Lietuvą gali būti sklandus, jei nebus laikomasi „kažkaip įsivers“ principo. Pasidomėkite iš anksto, pasiruoškite dokumentus ir būkite kantrūs – tai vienintelis būdas nenusirauti plaukų ir sėkmingai pradėti darbą naujoje vietoje. Sėkmės kelionėje (ir dokumentuose)!