Biuro perkėlimas iš Anglijos operatyviai ir sklandžiai dabar

Kai kalbame apie biurų kėlimą per Lamanšą, pirmas dalykas – ne sunkvežimis, o informacija. Pagrindinė mintis paprasta: Biuro perkėlimas iš Anglijos operatyviai ir sklandžiai dabar turi būti valdomas kaip projektas, ne kaip „nuvežkit dėžes“. Per 20 metų mačiau, kaip maži neatlikimai sugadina visą grafiką: neteisingas pakrovimo langas, trūksta inventorizacijos, kompiuteriai nepažymėti, o žmogus, kuris turi duoti raktus, jau atostogauja. Todėl žemiau rašau be gražių reklaminių žodžių – kaip iš tiesų reikia pasiruošti, kad biuras iš Londono, Mančesterio, Birmingamo ar Bristolio atsidurtų Vilniuje, Kaune, Klaipėdoje ar kitur be didelių nervų.

DUK – Biuro perkėlimas iš Anglijos operatyviai ir sklandžiai dabar: planavimas ir terminai

Ar Biuro perkėlimas iš Anglijos operatyviai ir sklandžiai dabar įmanomas per savaitę?

Įmanomas, bet tik jeigu biuras nėra didelis cirkas. Reikia inventorizacijos, pakavimo plano, pakrovimo lango Anglijoje, iškrovimo lango Lietuvoje ir žmogaus, kuris gali priimti sprendimus. Jei viskas jau supakuota ir pažymėta, per savaitę galima sutvarkyti 4–8 stalus, kompiuterius, kelias spintas ir kelias paletes. Jei dar kas nors derina nuomos pabaigą, raktus ir dokumentus, tada „operatyviai“ greitai virsta bėgimu su gesintuvu. Turiu omenyje ne dramatiškai, bet praktiškai: kas nors visada pamiršta etiketę ar dokumentą.

Kiek laiko prieš pervežimą reikia pradėti rinkti informaciją?

Normaliai – bent prieš dvi savaites. Jei kalbame apie rimtesnį biurą, kur yra serverinė, archyvas, baldai, stiklinės pertvaros ir dar keli žmonės, geriau turėti mėnesį. Per daugelį metų mačiau, kad didžiausia klaida yra manyti: „viską žinom, tik reikia mašinos“. Reikia sąrašo, nuotraukų, pakavimo vietos, kas išmontuos baldus, kas išjungs įrangą ir kas pasitiks Lietuvos pusėje. Be to, muitinės popieriai neatsiranda per penkias minutes.

Ką daryti, jeigu nuomos sutartis baigiasi greičiau, negu planuota?

Pirmiausia nebariu kliento, nors kartais labai norisi. Reikia iškart sudaryti prioritetų sąrašą: dokumentai, IT įranga, vadovų darbo vietos, tada kėdės ir visa kita. Jei Anglijos sandėlis leidžia palikti dalį daiktų, galima perkelti etapais. Jei neleidžia, teks mokėti už papildomą saugojimą arba greitesnį transportą. Esu matęs situaciją, kai nuoma baigėsi penktadienį, o liftas Londone buvo rezervuotas kitą pirmadienį – štai tada kaina auga ne nuo oro.

Ar galima perkraustyti biurą etapais?

Taip, ir dažnai tai yra protingiausias variantas. Pirmu reisu vežame IT įrangą, dokumentus, svarbiausius baldus ir tai, be ko Lietuvos biuras negali pradėti darbo. Antru reisu – viską likusį. Minusas tas, kad reikia dviejų pakrovimų, dviejų iškrovimų ir aiškios etiketavimo sistemos. Kitaip viena dėžė „finansai 2021“ gali nukeliauti į Klaipėdą, nors turėjo stovėti Vilniuje. Dėl tokios smulkmenos tada visi šaukia, nors kaltas ne vairuotojas.

Kodėl kartais „greitai“ reiškia brangiau?

Nes greitis kainuoja. Reikia laisvos mašinos, galbūt papildomo ekipažo, pakavimo komandos, laikino saugojimo ar net dviejų transporto priemonių. Jei sunkvežimis turi stovėti Anglijoje ir laukti, kol kas nors ras raktus, laikas eina. Kai kurie partneriai skaičiuoja papildomas valandas sąžiningai, kiti – ne taip skaidriai. Todėl prieš sutikdami greitą pasiūlymą, klauskite, kas įeina į kainą ir kas gali būti papildoma sąskaita. Tiesa, kava terminaluose vis tiek prasta.

DUK – Biuro perkėlimas iš Anglijos operatyviai ir sklandžiai dabar: dokumentai ir muitinė

Kokių dokumentų reikia vežant biuro įrangą iš Anglijos į Lietuvą?

Dažniausiai reikia komercinės sąskaitos arba perdavimo akto, inventorizacijos sąrašo, vežėjo CMR dokumento ir duomenų apie siuntėją bei gavėją. Jei tai įmonės turtas, svarbu parodyti, kad daiktai nėra parduodami, o perkeliami. Kai kuriais atvejais reikia EORI numerio, kartais – T1 tranzito. Nesu 100% tikras, kiek kiekviena muitinė konkrečią dieną paprašys papildomų paaiškinimų, todėl geriau viską paruošti šiek tiek per daug nei per mažai.

Ar EORI numeris būtinas, kai perkeliamas įmonės turtas?

Dažniausiai taip, jei krovinys formaliai eina per muitinės procedūras. EORI leidžia identifikuoti įmonę ES muitinės sistemoje, net kai daiktai tik keičia buvimo vietą. Kartais klientai sako: „mes nieko nepirkome, tik kraustomės“. Suprantu, bet muitinei reikia matyti, kas yra siuntėjas, kas gavėjas ir kodėl krovinys juda. Be EORI gali tekti daryti papildomus taisymus, o tai reiškia laiką. Laikas, kaip žinom, stovint prie terminalo nėra pigus.

Ką reiškia T1 tranzitas ir ar jis visada reikalingas?

T1 tranzitas yra muitinės procedūra, leidžianti prekes gabenti per muitų teritoriją iki paskirties muitinės įstaigos. Po „Brexit“ Anglija nėra ES, todėl biuro įranga iš Mančesterio ar Londono į Vilnių techniškai įeina į muitinės sritį. Ar visada reikia T1? Ne visada, bet labai dažnai taip, ypač kai krovinys nėra paprasta siunta. Tiksliau (pataisau: ne visada), kai kuriais atvejais užtenka kitokio deklaravimo būdo, jei vertė ir pobūdis tai leidžia. Geriau tai patvirtinti su brokeriu prieš pakrovimą.

Kaip tvarkyti kompiuterius, serverius ir licencinę įrangą?

Čia reikia atskirti fizinį transportavimą nuo duomenų saugumo. Kompiuteriai ir serveriai turi būti išjungti, apsaugoti nuo smūgių, drėgmės ir staigių temperatūrų pokyčių. Licencinė programinė įranga paprastai nėra „krovinys“, bet įrangos sąraše verta nurodyti modelius ir serijinius numerius. Jei vežate serverį iš Londono į Kauną, nufotografuokite jungtis prieš išardant. Patikėkite, vėliau visi atrodo kaip genijai, kol reikia sujungti dešimt laidų. Susijusi tema: biuro baldų demontavimas ir IT įranga.

Ką daryti, jei sandėlis sako, kad viskas paruošta, bet popieriai ne?

Tada sustoti ir nespausti vairuotojo. Šitie popieriai yra ne dekoracija; be jų krovinys gali stovėti terminalėje, kol kas nors suras atsakingą asmenį. Būna, kad dėžės gražiai sukrautos, bet sąraše nėra vertės, svorio ar tikslios paskirties. Tokiu atveju reikia greitai paimti kontaktą iš finansų, buhalterijos ar vadovo, kuris gali patvirtinti duomenis. Esu matęs, kad „viskas paruošta“ reiškė tik tiek, jog kažkas pastatė dėžes kampe. Tai ne tas pats.

DUK – kaina, pasiūlymai ir realūs kaštai

Kiek kainuoja Biuro perkėlimas iš Anglijos operatyviai ir sklandžiai dabar, jei biuras mažas?

Mažam biurui, tarkime 3–6 darbo vietos, realistiška pradžia yra apie 1 800–3 500 eurų, jei daiktų nėra daug. Į tai gali įeiti pakavimas, demontavimas, transportas iki Lietuvos ir iškrovimas. Jei reikia vežti serverius, archyvą, daug baldų ar dirbti naktį, kaina kils. Greitas terminas dažnai reiškia papildomą organizaciją, ne stebuklingą nuolaidą. Prieš sutikdami pasiūlymą, paprašykite parodyti, kas įskaičiuota: keltas, muitinės formalumai, draudimas, ekipažas, laikymas. Be to, smulkios dėžutės visada sudaro didelį tūrį.

Kodėl pasiūlymai taip skiriasi?

Nes vienas skaičiuoja tik vietą sunkvežimyje, o kitas – visą grandinę. Į kainą gali įeiti pakavimo medžiagos, ekipažas Anglijoje, liftų rezervacija, draudimas, muitinės brokeris, keltas per Dover–Calais arba Zeebrugge maršrutu, saugojimas ir iškrovimas. Kitas pasiūlymas atrodo pigesnis, nes ten „kažką dar paskaičiuosim vėliau“. Aš tokių mėgstu vengti. Klientui atrodo, kad sutaupė 400 eurų, o paskui gauna papildomą sąskaitą už laukimą, perkrovimą ar neteisingai įvertintą tūrį. Taip būna dažniau, negu norėtųsi.

Ar verta rinktis pigiausią vežėją?

Jei kalbame apie kelias dėžes, galbūt. Jei kalbame apie biurą, kurį reikia paleisti darbo dieną, pigiausias variantas dažnai yra brangiausias stresas. Yra įmonių, kurios paima užsakymą, tada perduoda jį subrangovui, o kai ateina mašina, paaiškėja, kad nėra pakankamai žmonių. Nesakau, kad visi pigūs blogi. Sakau, kad reikia žiūrėti, kas realiai atvažiuos, kas draustas, kas atsakys telefonu naktį ir kas turės dokumentus. Pervežimuose telefonas yra dalis paslaugos.

Kas gali pakelti galutinę sąskaitą?

Laukimo laikas, papildomas pakrovimas, neteisingai įvertintas tūris, dokumentų taisymas, saugojimas, lifto nebuvimas, sunkūs baldai ir pakartotinis atvykimas. Kartais klientas sako „tik biuro kėdės“, o atvykęs ekipažas mato 80 kėdžių, 20 stalų, tris spintas ir dar archyvą. Tada sąmata griūva. Todėl prašau nuotraukų, sąrašo ir bent apytikslio svorio. Jei Anglijos pusėje niekas negali pasakyti, kiek dėžių, sakau tiesiai: tada skaičiuosime su rezervu. Rezervas nėra bailumas, tai apsauga nuo chaoso.

Kaip sumažinti kaštus neprarandant kontrolės?

Surūšiuokite daiktus prieš mūsų atvykimą. Išmeskite, perleiskite arba palikite Anglijoje tai, ko tikrai nereikia vežti į Lietuvą. Pažymėkite dėžes numeriais ir patalpomis, pavyzdžiui, „Vilnius, 2 aukštas, finansai, 12/40“. Jei darbuotojai patys pakuoja asmeninius daiktus, tegul rašo vardus. Transportui tai taupo laiką, o laikas yra pinigai. Dar vienas paprastas būdas – iškrovimo dieną pasiruošti vietą Lietuvoje, kad mašina nestovėtų kieme. Čia jau ne apie transportą, o apie žmonių psichologiją.

DUK – biuro baldų demontavimas ir IT įranga

Ar reikia viską pakuoti profesionaliai?

Ne viską, bet svarbiausius dalykus – tikrai. Monitoriai, kompiuteriai, dokumentai, smulkūs priedai ir brangesni baldai turi būti apsaugoti. Dėžės be užrašų atrodo greitai paruoštos, bet iškrovimo vietoje tampa galvos skausmu. Profesionalus pakavimas nereiškia, kad kiekvieną sąvaržėlę vyniojame kaip muziejinę vertybę. Reikšmė tokia, kad daiktas turi turėti vietą, apsaugą ir etiketę. Jei planuojate patys pakuoti, bent nusipirkite stiprių dėžių ir žymeklių. Plastikiniai maišeliai sunkvežimyje nėra sistema.

Kaip vežami stalai, kėdės, spintos ir stiklinės pertvaros?

Baldai dažniausiai demontuojami, jei taip saugiau ir ekonomiškiau. Stalai ir kėdės kraunami taip, kad nesubraižytų vieni kitų, spintos tvirtinamos, o stiklinės pertvaros keliauja atskirai, su apsauga nuo vibracijos. Jei pertvara didelė, reikia žinoti durų plotį, lifto matmenis ir pakrovimo aikštelės aukštį. Ne kartą teko aiškintis, kad „standartinis“ biuras Anglijoje nėra toks standartinis, kaip atrodo žemėlapyje. Dėl to prieš užsakymą prašome matmenų ir nuotraukų. Geriau 10 minučių klausti nei 3 valandas bandyti išsukti spintą koridoriuje.

Kas atsakingas už kompiuterių ir serverių saugumą?

Už fizinį saugumą atsakingas tas, kas organizuoja pakavimą ir transportą. Už duomenis, slaptažodžius, šifravimą ir įrangos išjungimą atsakinga įmonė arba jos IT komanda. Tai skiriasi, nors klientai kartais painioja. Vežėjas gali apsaugoti serverį nuo smūgio, bet negali atsakyti, ar duomenys buvo tinkamai uždaryti. Jei serveris važiuoja iš Birmingamo į Šiaulius, geriau jį vežti specialioje taroje ir su draudimu. O IT specialistui reikėtų būti pasiekiamam iškrovimo dieną. Nors savaitgaliais tai ne visada lengva.

Ar galima vežti dokumentus be inventorizacijos?

Techniškai galima, bet aš to nerekomenduočiau. Dokumentai turi vertę, konfidencialumą ir kartais juridinę svarbą. Be inventorizacijos sunku įrodyti, kas dingo, kas atkeliavo ir kas buvo supainiota. Jei dokumentų yra daug, geriau suskirstyti juos į dėžes, sunumeruoti ir trumpai aprašyti turinį. Pavyzdžiui, „sutartys 2019–2021, 5 dėžės“. Tai atrodo biurokratiška, kol viskas gerai. Kai kas nors dingsta, biurokratija staiga tampa geriausias draugas.

Kodėl nuotraukos prieš pakavimą taupo laiką?

Nes nuotrauka parodo tai, ko žmonės pamiršta pasakyti. Sąraše gali būti „10 darbo vietų“, o nuotraukoje matyti dar keturi monitoriai, du printeriai, seifas ir kažkoks labai sunkus stalas. Nuotraukos padeda įvertinti tūrį, pakavimo medžiagas, ekipažo dydį ir galimas rizikas. Jos taip pat mažina ginčus po iškrovimo. Nesakau, kad reikia fotografuoti kiekvieną segtuką. Bet bendras biuro vaizdas, sandėlio kampas ir sunkiai prieinamos vietos tikrai padeda. Beje, kava sandėlyje niekada nebūna tokia, kokios reikia.

DUK – rizikos, realybė ir patarimai iš praktikos

Kodėl Biuro perkėlimas iš Anglijos operatyviai ir sklandžiai dabar negali būti pigiausias variantas?

Jei norite greitai, sklandžiai ir be staigmenų, kažkas turi būti suplanuota. Pigi kaina dažnai reiškia mažiau žmonių, mažiau pakavimo, silpnesnį draudimą arba neaiškų atsakomybės pasidalijimą. Tikras Biuro perkėlimas iš Anglijos operatyviai ir sklandžiai dabar reikalauja koordinacijos: kas paims raktus, kas pakraus, kas sutvarkys CMR, kas pasitiks Kaune ar Vilniuje. Jei viskas „kažkaip susitvarkys“, tai ne planas, o viltis. O viltis sunkvežimyje neveikia.

Ką daryti, kai Anglijos pusėje niekas neatsako?

Tai viena nemaloniausių situacijų. Reikia iš anksto turėti bent du kontaktus: operacijų žmogų ir vadovą, kuris gali priimti sprendimą. Jei Anglijos biuras užsidaro, o raktai pas sekretorę, kuri išvyko į vestuves, transportas stovi. Todėl prieš pakrovimą patvirtiname kontaktus, adresą, prieigą, liftą, parkavimo leidimą ir kas bus vietoje. Jei atsakymų nėra, sakau klientui tiesiai: rizika didelė. Kartais geriau perkelti datą vienai dienai, negu mokėti už chaosą.

Ar verta pirkti draudimą?

Daugeliu atvejų taip, ypač kai vežate kompiuterius, serverius, baldus ir dokumentus. Svarbu žiūrėti ne tik į kainą, bet ir į sąlygas. Vežėjo atsakomybė ir krovinio draudimas nėra tas pats. Vienas dengia tam tikrą sumą už kilogramą, kitas gali dengti tik įvykio atvejį, jei viskas tinkamai supakuota. Jei daiktai seni, nusidėvėję ar pakuoti maišuose, draudimas gali nepadėti taip, kaip tikimasi. Sąžiningas partneris tai paaiškina prieš pasirašant, ne po incidento.

Kaip pasirinkti patikimą partnerį?

Klausykite, ar jie užduoda daug klausimų. Geras pervežėjas norės sąrašo, nuotraukų, adresų, kontaktų, pakrovimo sąlygų, dokumentų ir terminų. Jei kas nors iškart sako „nėra problemų, viską sutvarkysim“, aš šiek tiek įtariu. Tarptautiniuose pervežimuose problemų visada būna, tik geras partneris jas mato anksčiau. Patikrinkite, ar jie dirba su Anglija po „Brexit“, ar turi patirties su biurų kėlimu į Lietuvą, ar gali parodyti proceso eigą. Ir nebijokite klausti, kas atsitiks, jei viskas vėluos.

Koks būtų minimalus sąžiningas planas rytoj?

Jei reikia pradėti rytoj, pirmiausia sudėkite sąrašą: kas kraunama, kiek dėžių, kokie baldai, kur yra IT įranga. Tada patvirtinkite Anglijos ir Lietuvos adresus, prieigą, kontaktus ir dokumentus. Jei įmanoma, atskirkite tai, kas turi važiuoti pirmu reisu, nuo to, kas gali palaukti. Netvarkingas biuras visada atrodo mažesnis, negu yra iš tikrųjų. Todėl prašau bent nuotraukų ir vieno atsakingo žmogaus abiejose pusėse. Be to, jei kas nors sako „viskas jau paruošta“, tegul nufotografuoja tas paruoštas dėžes.

Biuro perkėlimas iš Anglijos operatyviai ir sklandžiai dabar nėra stebuklas, bet nėra ir paprastas „įkrovėm–iškrovėm“ darbas. Reikia žinoti, kas kraunama, kas atsakingas už raktus, kokius dokumentus paruošti, kada ateina sunkvežimis ir kas pasitinka Lietuvos pusėje. Jei šie daly aiškūs, net greitas terminas gali pavykti. Jei ne – net geras vežėjas bėgios po sandėlį ir aiškinsis, kas čia kam priklauso.