Biuro perkėlimas iš Anglijos – minimalus verslo trikdymas: praktinis vadovas verslininkams

Dirbu šioje srityje jau beveik du dešimtmečius, ir galiu pasakyti vieną – biuro perkėlimas iš Anglijos niekada nebus taip lygus, kaip vaizduojama brošiūrose. Visada kažką užmirši, kažkas ne taip susidėlio, arba vairuotojas užstringa Anglijoje dėl banalaus traškinio. Tačiau verslas negali sustoti, todėl svarbiausia yra suvaldyti chaosą. Po „Brexit“ viskas tapo sudėtingiau su muitinėmis ir dokumentais, bet jei žinai, kur gali spręsti problemas, biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti netgi smagus nuotykis (be juoko). Štai kaip tai padaryti, kad komanda nedingtų pusės dienos ir serveriai neatsidurtų duobėje.

Kaip pradėti ir neprarado proto (Planavimas ir organizacija)

Kiek laiko užtrunka biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą?

Viskas priklauso nuo to, ką tiksliai pervežiate. Jei tai tik keletas dėžių su dokumentais, tai galima susitvarkyti per savaitę nuo pradžios iki galo. Bet jei perkstate pilną erdvę su baldais, kuriuos reikia išmontuoti, tai gali užtrukti iki trijų savaičių, paskaičiuojant ir vietinio išvežimo Anglijoje laiką. Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja logistiko, todėl neskubėkite su datomis – geriau palikti laiko atsargą nei stumti vairuotoją, kad jis važiuotų per greitai. Dažniausiai viskas tvarkoma per 10–14 darbo dienų, jei nėra jokių staigmenų su muitine.

Ar brangu pervežti biurą iš Londono ar Mančesterio?

Kainos šiuo metu šokinėja kaip kiaulės sprandyse. Anglijoje degalai brangesni, o darbas labai brangus, tad Londono perkėlimas visada kainuos daugiau nei iš provincijos. Be to, jeigu reikia įvažiuoti į „Ultra Low Emission Zone“ (ULEZ) centrą, tai pridės keletą šimtų svarų prie sąskaitos. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra investicija, tačiau jeigu pasiruošiate ir sunumeravote dėžes, darbuotojai (vairuotojai) dirbs greičiau, o tai reiškia – mažiau valandų, mažiau mokesčių. Tiksliai kainos parduoti negaliu, nes nėra vienodo standarto, bet reikia žiūrėti ne į kainą, o į tai, kas įeina.

Kiek laiko iš anksto reikia užsakyti pervežimą?

Rekomenduočiau ne vėliau kaip prieš 3–4 savaites. Ypač jei planuojate važiuoti šiltuoju metų laiku, tada vagoniukai yra užsakomi iš anksto, nes visi grįžta atostogų. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra sezoninis reikalas, ir jei atėjote pas mane šiandien ir sakote: „važiuojam rytoj“, aš jums sakysiu, kad tik jeigu aš atiduodu savo asmeninį „Fiat“. Geriau užsisakyti anksčiau, tada turime laiko surinkti tinkamą mašiną komplektui, o ne tam, kuris tikrai atsidurs Lietuvoje po savaitės.

Ar reikia dėlto lentą su planu?

Tikrai būtina. Neišsiversite be to. Viską reikia susidėlioti pagal tai, kas svarbiausia, o kas gali laukti sandėlyje. Biuro perkėlimas iš Anglijos be plano baigiasi taip, kad vairuotojas atveža dėžę su filteriu kavos, o serverių stalčiai lieka Anglijoje. Pažymėkite ant grindų juostele, kur kas turi stovėti naujoje vietoje. Tai trikdys verslą mažiausiai, kai atvyks daiktai.

Ar galima sutaupyti darbo rankas ir patiems dėti į mašiną?

Galima, tai jūsų verslas, bet nepamirškite, kad vairuotojas yra atsakingas už krovą jame. Jeigu jūs užpildysite mašiną kaip konservai, o kažkas nukris kelyje ir sulaužo monitorių, draudimas nesumokės, nes pakrovėte ne profesionalai. Geriau, jei mūsų komanda už tai atsakinga, arba bent jau seka, kas vyksta.

Dokumentai ir muitinės (Brexit nemiega)

Kas dėl dokumentų po „Brexit“? Ar sudėtinga?

Dabar reikia daugiau popierių nei anksčiau. Anksčiau buvo lengviau, dabar reikia eksperto išvežimo deklaracijos (Prieš tai buvo paprasčiau, bet dabar... ne). Biuro perkėlimas iš Anglijos reikalauja, kad būtų pateiktas inventoriaus sąrašas su svoriais ir verte. Muitininkai Lietuvoje dabar yra griežtesni, jeigu trūksta parašo ar deklaracijos numerio, gali laukti kelias dienas pasienie. Tai viena didžiausių kliūčių, dėl kurios vėluojame.

Kas yra EORI kodas ir ar jis mums reikalingas?

Taip, būtinas. Be EORI kodo nepraėsite net pro muitinės vartus elektroniniu būdu. Jis gaunamas nemokamai, tačiau procesas trunka kelias dienas, taigi neužkabinkite jį paskutinę sekundę. Biuro perkėlimas iš Anglijos be šio kodo yra tiesiog neįmanomas legaliai. Jeigu kodą turi fizinis asmuo, o ne įmonė, tai gali būti bėdų su PVM grąžinimu, taigi patikrinkite duomenis iš anksto.

Ar mums reikia mokėti PVM ar muito už biuro įrangą?

Dažniausiai ne, jeigu tai yra įrangos perkėlimas tos pačios įmonės padaliniui (tarkim, iš UK Ltd į UAB). Tai laikoma perkėlimu tarp ES ir ne ES šalių be mokesčių, jeigu pateikiate teisingą deklaraciją. Bet tą deklaraciją reikia užpildyti 100 procentų teisingai. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali tapti brangus, jeigu pamačius, kad daiktai naudoti tik pusę metų, o deklaracijoje parašyta „nauji“, muitininkai taps įtarianti. Geriau būti sąžiningu.

Kas nutinka, jeigu trūksta kokio nors dokumento prie pat sienos?

Pradedame skambinti ir rašyti prašymus. Kartais pavyksta išspręsti per valandą, kartais laukame iki ryto. Vieną kartą turėjome klientą, kuris užmiršo power of attorney dokumentą, ir vairuotojas privalėjo laukti pasienyje naktį. Biuro perkėlimas iš Anglijos tokiu atveju tampa tiesiog košmaru, nes laikas eina, o valandinės vairuotojui bėga. Nenustokite dokumentų – tai jūsų draugas.

Ar tikslių daiktų vertė apskaičiuojama?

Reikia nurodyti apytikslę rinkos vertę. Tai nereiškia, kad jūsų seną stalą už 5 svarus reikia įrašyti kaip 500 eurų. Muitinė turi savo metodikas, tačiau verslo turtui dažniausiai tenka nurodyti buhalterines vertes. Biuro perkėlimas iš Anglijos į Lietuvą skiriasi tuo, kad Anglijoje vertės gali būti nurodytos svarais, o čia reikia eurų – būkite atsargūs su kursais.

Ar gali būti muitinės patikra?

Gali, nors retai. Jei atrodo įtartai, pvz., pervežate per daug elektronikos arba dėžės atroka per sunkios, gali atidaryti. Tuomet reikia būti pasiruošusiam uždelsimui. Biuro perkėlimas iš Anglijos patikrinimo metu gali trukti ir 4–5 valandas, taigi neskubėkite suplanuoti susitikimų tą dieną, kai daiktai turi atvykti.

Technika, serveriai ir jautrūs daiktai

Kaip saugiai pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai yra svarbiausia dalis. Pirmiausia – duomenys. Prieš išmontuojant bet ką, darykite pilną backup (atsarginę kopiją) debesyje. Biuro perkėlimas iš Anglijos visada turi riziką, kad ką nors numes arba sukrės per staigūs stabdžius. Serverius reikia įpakuoti į specialias „anti-static“ dėžes su putomis. Negerai, jei juos supakuosite į paprastas dėžes su burbuluota plėvele – statinis elektros krūvis gali viską nudžiuvinti.

Ar reikia išjungti kompiuterius prieš pakavimą?

Privalomai. Ne tik išjungti, bet ir ištraukti laidus. Vieną kartą klientas sakė, kad „greičiau bus“, ir palijome kompiuterius įjungtus „Sleep“ režime. Biuro perkėlimas iš Anglijos prasidėjo taip, kad atvykus baterijos buvo išsekusios, o sistemos nebeužsileido. Nereikia rizikuoti duomenimis dėl 5 minučių taupymo.

Kaip su kabeliais? Jų visada daug ir visi susipainioja.

Pasidarykite nuotraukas prieš ištraukiant. Tikrai padeda. Kiekvieną kabelį pažymėkite spalvota juostele arba lipduku. Biuro perkėlimas iš Anglijos tampa begalės skausmu, jei IT specialistui po to tenka spėlioti, kuris laidas eina į monitorių, o kuris į spausdintuvą. Supakuokite juos į atskiras maišelius su pažymėjimu, iš kurio stalo jie kilo.

Ar galima pervežti didelius monitorius be specialios pakuotės?

Galima, bet rizikuojate. Jeigu neturite originalių dėžių, reikia užsakyti specialias medines dėžes su vidine apsauga. Biuro perkėlimas iš Anglijos kelyje yra bangotas, ypač tarp Anglijos ir Lietuvos (kelio būklė vietomis... na, žinote). Monitorius tiesiog apvynioti į storą seną pledą nėra variantas, jei norite, kad jis veiktų atvykus.

Ar saugu duoti vairuotojui pašto dėžutes su dokumentais?

Geriau pasilikti pas save arba vežti atskirai mažesne mašina, jei dokumentai yra labai slapti. Biuro perkėlimas iš Anglijos įvyksta atvirame furgone, ir nors vairuotojai yra sąžiningi, visada yra rizika, kad paliksite dėžę atidarytą arba ji dingsta po kraunimo. Darbuotojų asmeniniai daiktai turėtų būti atskirai, o ne maišyti su korporatyviniais baldais.

Kas dėl biuro augalų? Ar galima juos vežti?

Augalus vežti iš trečiųjų šalių (Anglija dabar yra trečioji šalis) yra labai sunku dėl fitosanitarinių reikalavimų. Turi būti speciali liudijimas. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai baigiasi taip, kad augalus palikite ten arba išduodate darbuotojams. Nemanau, kad verta gaišti laiką gaudant leidimus dviem fikusams, nebent tai yra labai brangūs ir dideli medžiai.

Baldai, įranga ir logistika vietoje

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Taip, būtina išmontuoti visas didelės spintos, stalus, sekcijas. Negali įkelti sofos per langą be to, kad ją išardytum. Biuro perkėlimas iš Anglijos vyksta greičiau, jeigu mūsų komanda atvyksta ir tiesiog kelia, o ne laukia, kol jūs sužavite paskutinį varžtą. Taip pat sumažėja galimybė, kad baldas susigrūž durų angose.

Ką daryti su biuro sausakalviais ir kėdėmis?

Kėdes galima sukrauti viena ant kitos specialiomis juostomis, kad nenukristų. Sausakalvius reikia tuštinti ir užrakinti. Biuro perkėlimas iš Anglijos gali būti brangesnis, jeigu reikia tuštinti šimtus stalčių, nes tai laiko sąnaudos. Paprašykite darbuotojų susitvarkyti savo darbo vietas prieš pervežimo dieną.

Ar vairuotojai padeda su išmontavimu ir sumontavimu?

Įprastai krovimas-įkėlimas įeina, o baldų surinkimas – tai papildoma paslauga, kurią reikia suderinti iš anksto. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra ilgas kelias, vairuotojams reikiails poilsio. Jeigu jie pradės sukrauti spintas Lietuvoje 6 valandą vakare, gali būti pažeistas darbo laiko reglamentas. Geriau užsakyti mūsų vietinę komandą surinkimui Lietuvoje.

Kas dėl parkavimo Anglijoje? Mums reikia rūpintis?

Taip, jūs turite užtikrinti, kad prie jūsų biuro galima stovėti dideliame furgone. Anglijoje griežtos taisyklės, ir gaila, jei vairuotojas gaus baudą už tai, kad stovėjo „Yellow line“. Biuro perkėlimas iš Anglijos prasideda nuo to, ar galima priartėti prie durų. Jeigu reikia specialios leidimo, gaukite jį iš savivaldybės (Council parking permit) kelias dienas iš anksto.

Ką daryti, jei naujieji patalpai Lietuvoje dar nebaigtos?

Tai dažna problema. Reikia galvoti apie laikiną sandėliavimą. Mes galim užšaldyti daiktus sandėlyje savaitę-dvi, kol jums baigs remontas. Biuro perkėlimas iš Anglijos neturėtų sustabdyti remonto darbų, tačiau turite suprasti, kad sandėliavimas kainuoja. Nenusipirkite naujų baldų Lietuvoje ankščiau, nei atvyks seni, bus per dažgva.

Ar galima pervežti pavojingas medžiagas, pvz., tonerius?

Galima, bet ribotais kiekiais ir turi būti specialios žymėjimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos įvyksta per keltą, o ten yra griežti taisyklės dėl ugniai pavojingų medžiagų. Toneriai nebranduoliniuose kiekiais (pvz., 4-5 vnt.) paprastai praeina, bet jei turite pilną sandėlė su chemija, tai reikės specialios logistikos.

Nusivylimai, kainos ir realus gyvenimas

Kokia apytikslė kaina už biuro perkėlimą iš Anglijos?

Negaliu pasakyti vieno skaičiaus, nes vienam užtenka 3 kubo, kitam 20. Tačiau mažam biurui (2-3 žmonės) su baldais reikia skaityti nuo 1500–2000 eurų, dideliam – nuo 5 tūkstančių. Biuro perkėlimas iš Anglijos brangsta dėl keltų (ir keltų kainos šiuo metu aukštos) ir angliško degalo. Taip pat įtraukite PVM, jei vežate į Lietuvą.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Gali būti PVM mokesčio, jeigu neteisingai deklaruojate perkėlimą. Taip pat gali būti mokestis už sunkų krovį (jeigu nėra lifto ir reikia nešti rankomis 4 aukštus). Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti įvertinimas realiai – jei sako, kad galite nešti patys, taip ir padarysite, kitaip mums reikės turėti papildomą vyrą.

Kodėl kai kurios įmonės siūlo kur kas pigiau?

Todėl, kad jos veža „pripildytomis“ mašinomis (cargo consolidation). Jūsų dėžės gali važiuoti su kitų žmonių daiktais, tai gali užtrukti ilgiau. Biuro perkėlimas iš Anglijos pigiausiai atrodo kvailai, jeigu reikia, kad serveriai atvykti sekmadienį ryte. Pigiai = lėčiau arba didesnė rizika.

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai įeina pagrindinis draudimas, bet jis būna mažas (pvz., 10 EUR už kilogramą). Biuro perkėlimas iš Anglijos su brangiu IT įranga reikalauja didesnės draudimo apžlangos. Tikrinu, ką vežate, ir jei tai verta tūkstančius, rekomenduoju padidinti apžlangą. Tai tik kelių dešimčių eurų priedas, bet suteikia ramybės.

Kas nutinka, jei kelias užšąla Anglijoje?

Mes nevaldo oro. Tačiau stengiamės planuoti maršrutus taip, kad vengtume neprognozuojamų situacijų. Biuro perkėlimas iš Anglijos žiemos metu gali pavėluoti dėl rūko ar sniego Doverio uoste. Tai ne mūsų kaltė, bet mes visada informuojame klientą, kur yra mašina.

Ar galite sekti mašiną realiu laiku?

Dauguma mašinų turi GPS, tačiau kartais signalas dingsta tarp kalvų arba vairuotojas užmiršta įjungti. Biuro perkėlimas iš Anglijos – ne kurjerio siunta, ten ne visada yra toks tikslas sekimo. Geriausia tiesiog turėti vairuotojo numerį ir galimybę susisiekti su juo arba mūsų dispečeriu.

Ką daryti, jei atvykus trūksta dėžės?

Pirmiausia patikrinkite sandėlyje Anglijoje arba pakrauto vietoje. Kartais dėžė pasilieka kampo, užmaskuota kitų daiktų. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti fiksuojamas vaizdo įraše arba foto krovimo metu. Jeigu trūksta, pradedame paiešką – tikriausiai ji liko ankstesniame punkte arba buvo paduota kitam klientui (taip, ir taip nutinka).

Ar galima atidėti mokėjimą?

Įmonėms, su kuriomis dirbame ne pirmą kartą, galime pasiūlyti atidėtą mokėjimą (pvz., 7 dienų). Tačiau mažiems užsakymams reikalaujame išankstinio mokėjimo. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra brangus procesas mums, ir negalime rizikuoti, kad atvykus klientas sako: „o, aš pamiršau pervesti“.

Ar reikia girdėti liepą dėl atliekų?

Prašome, neišmeskite senų kabelių arba sulaužytų kėdžių į mūsų mašiną. Anglijoje atliekų išvežimas labai brangus, o mes ne turime statybių atliekas vežti. Biuro perkėlimas iš Anglijos turi būti apie tai, kas naudinga, ne šiukšles. Tai viena dažniausių konfliktų priežasčių – vairuotojas negauna už tai pinigų.

Ar verta visiems važiuoti su mašina?

Nerekomenduoju. Kelionė trunka daug valandų, reikia MIG (vizos) dokumentų, jei ne ES pilietis. Biuro perkėlimas iš Anglijos geriau patikėti profesionalams, o darbuotojus leisti lėktuvu arba traukiniu. Taip jie atvyks poilsę, o ne pavargę po 2000 km vairavimo furgone.

Ar jums patinka dirbti su angliškais klientais?

(Čia aš šiek tiek nukrypau) Sunku, bet įdomu. Jie labai griežti dėl taisyklių, tačiau moka už kokybę. Lietuviški verslininkai dažnai bando sutaupyti, o britai supranta, kad laikas = pinigai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su britų įmonėmis dažniau būna labiau organizuotas, rečiau ten „stebuklingų“ dėžių, kurios atsiranda iš niekur.

Pabaigos smulkmenos

Kaip elgtis su draudimo žinute, jei kas nors sulūžo?

Skambinkite mums nedelsdami. Reikia nuotraukų iš karto, o ne po savaitės. Biuro perkėlimas iš Anglijos procedūroje draudimo atvejai turi būti registruojami greitai. Jeigu laukote per ilgai, draudimo kompanija gali atmesti pretenziją dėl to, kad nepagalvojote iš karto pranešti.

Ar galite sujungti šį pervežimą su kitu siuntimu?

Taip, jeigu tinka datos. Galime paimti dalį jūsų prekių į kitą mašiną, kuri važiuoja tuščia atgal. Tai gali būti pigiau, bet ne taip greitai. Biuro perkėlimas iš Anglijos kartas nuo karto derinamas su kitais klientais, kad maksimaliai užpildyti furgonus.

Kas dėl serverio inkaravimo grindyse?

Tai jau ne mūsų darbas. Mes atvežame serverį, o jūsų IT komanda arba statybininkai turi jį pritvirtoti prie grindų. Biuro perkėlimas iš Anglijos baigiasi tuomet, kai paskutinis dėžė palieka mašiną. Statybiniai darbai yra atskira paslauga.

Ar reikia mums rūpintis elektros instaliacija naujame biure?

Geriau pasitikrinti iš anksto, ar yra pakankamai lizdų. Anglijoje elektros lizdai skirtingi, bet jeigu perkate įrangą iš ten, ji gali netilpti į mūsų rozetės (skirtingos viršūnės). Biuro perkėlimas iš Anglijos gali reikalauti adapterių arba keleivų pakeitimo, taigi planuokite tai iš anksto.

Kodėl taip ilgai laukiama keltuose?

Doverio-Kalė maršrutas yra labai perkrautas. Tai ne mūsų kaltė, kad britai negali susitarti su prancūzais. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai praranda 4-6 valandas ties uostu. Tarkim, stengiamės tenkinti laiko sąskaitą, bet kai 500 sunkvežimių stovi eilėje, niekas nepajuos.

Ar kada nors nutiko, kad dingo pilna mašina?

(Manau, nebuvo tokio atvejo... bent jau per mano 23 metus). Mašinos turi GPS ir sekimo sistemas. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra saugus, kai dirbate su patikima kompanija. Pavogti pilną furgoną su biuro baldais beveik neįmanoma be to, kad kas nors pastebėtų.

Ar galite padėti su adreso keitimu oficialiuose dokumentuose?

Ne, mes esame logistika, ne teisininkai. Jums reikia pakeisti adresą „Companies House“ ir kituose registruose. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra tik fizinis pervežimas, juridiniai dalykai yra jūsų atsakomybė. Galiu tik patarti, kad tai padarykite prieš išvežant, nes paskutinis paštas gali nukeliauti į seną adresą.

Ar reikia palikti arbatos ir kavos vairuotojui?

Nebūtina, bet visada malonu. Jei vairuotojas laukia, kol išmontuojate spintą, arbatos puodelis padeda pagerinti nuotaiką. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra žmogiškas reikalas, ir geri santykiai su ekipažuo duoda naudos – jie gali labiau pasidėti su dėžėmis.

Galutinė išvada – ką sakyti?

Tai ne paskutinis kartas rašau apie tai, bet kartojusi – pasiruoškite. Gerai susiplanuokite, pasirašykite su vairuotoju dėžės numerį, kai jis ją įmeta į mašiną. Tai sutaupys jums nervų vėliau.

O, dar vienas dalykas dėl angliškų kėdžių.

Jose dažnai būna mechanizmai, kurie sugenda jei juos stipriau spaudžia. Nenaudokite jėgos, jei kas neišsuka. Biuro perkėlimas iš Anglijos baigiasi tuo, kad turite 5 sulaužytas kėdes, kurias reikia taisyti. Geriau iš anksto pasakykite mums, kurios kėdės yra problemos.

Kas yra svarbiausia gale?

Kad verslas dirbtų. Po visų šių dėžių ir rūpesčių svarbiausia, kad pirmadienį ryte darbuotojai galėtų atsisėsti prie kompiuterių. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra tik procesas, o ne tikslas.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas iš Anglijos – tai ne pabaiga, o naujas pradžios etapas. Taip, bus trikčių, dokumentų chaoso ir galbūt pavėluojančių vairuotojų, bet viskas įveikiama, jei neišsigąstate. Ruošiantis iš anksto ir pasitikius patyrusiais logistikos specialistais, trikdymai verslui bus minimalūs. Svarbiausia – išlaikyti šaltą galvą, gerai pakrauti duomenis ir tikėtis, kad mūsų keliai bus švelnesni nei Anglijos oras.