Biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai – kaip išlikti ramiam, kai viskas aplinkui sprogsta

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, turiu pripažinti, biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai yra tas dalykas, kurį visi svajoja, bet mažai kam pavyksta pasiekti 100 %. Visada kažką pamirštai, vairuotojas užstringa Kent’e, o klientas skambina ir klausia, kur jo serveriai. Anglija po Brexito tapo dar sudėtingesnė, bet neimkana nėra. Pagrindas yra suprasti, kad planas yra tik tikėjimas, o realybė dažnai užveda į kitą puslapią. Čia ne tiesiog apie dėžių nešimą, o apie tai, kad jūsų verslas neturi sustoti dėl to, kad kelnės nusvilgo pasienyje. Kalbėsim apie tai, kaip iš tikrųjų atrodo procesas iš vidaus, be gražių paveikslėlių iš katalogų.

Dokumentai, muitai ir tas geras Brexitas

Ar tikrai reikia tiek daug dokumentų perkėlimui iš Anglijos?

Žinoma, klausiate apie tai pirmiausia. Po „skilimo“ reikalavimai pasikeitė, ir dabar biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai priklauso nuo to, ar jūsų buhalterė susiruošė laiku. Jums reikės ne tik inventoriaus sąrašo, bet ir eksporto deklaracijų. Vieną kartą matėme, kad klientas neįvedė serijinių numerių kompiuteriams, ir muitininkai juos laikė savaitę Doverneryje. Geriausia turėti viską dvigubai patikrintą, kad nereikėtų mokėti saugojimo mokesčių uosto sandėliuose, kurie, turiu pasakyti, kainuoja prabangiai.

Kas tas EORI numeris ir ar jis mums būtinas?

EORI numeris dabar būtinas beveik viskam, kas juda tarp ES ir JK. Jei jo neturite, biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai taps tiesiog neįmanomi, nes krovinys nepraeis sistemos. Tai gali užtrukti kelias dienas, jei registraciją darote iš karto. Nerekomenduoju laukti paskutinės sekundės, nes sistemos dažnai užstringa arba reikalauja papildomų patvirtinimų, kurių niekas nepasitaria.

Ar galima perkelti kompiuterius be PVM?

Jei esate registruota įmonė Lietuvoje ir perkeliate nuosavą turtą, taip, galima taikyti nulinį PVM tarifą (intra-community supply), tačiau čia yra gudrybė. Reikia įrodyti, kad technika nebuvo parduota Anglijoje. Turiu omenyje, jei parduosite kompiuterius savo dukterinei įmonei Londone prieš perkėlimą, muitinė gali turėti klausimų. Geriausia viską konsultuoti su mokesčių patarėju, kad vėliau neaiškintumėte, kodėl VMI jums rašo pranešimus.

Ką daryti su archyvais, kurių nereikia Lietuvoje?

Daugelis firmų turi tonas popierių, kurių išvis nenori vežti. Biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai gali būti pasiekti tiesiog paliekant juos ten. Anglijoje yra daug saugojimo paslaugų teikėjų, kurie laiko dokumentus už palyginti nedidelį mokestį. Nemanau, kad verta vežti dėžes su 2010 metų sąskaitomis, jei įstatymai neįpareigoja. Tai tik svoris ir vietos gaišimas vone.

Ar reikia specialių leidimų technikai?

Ne visada, bet jei turite specialią įrangą, pvz., didelius serverius ar medicininę techniką, gali reikėti sertifikatų. Kartais biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai suždoma dėl to, kad vairuotojas neturi dokumentų, patvirtinančių, kad krovinys nėra pavojingas. Geriau iš anksto susirasti techninius pasus arba deklaracijas, kad nešokantį ant sijų pasienio punkte.

Ar muitinė tikrina kiekvieną vagoną?

Ne, tikrina atsitiktinai arba jei sistema „pajuodo“. Bet jei jūsų deklaracijos atrodo įtartai, tikrinimas garantuotas. Paskutinis mano klientas turėjo išpakuoti visą biuro erdvinę stiklą, nes pareigūnams pasirodė keista, kad tiek daug stiklo važiuoja į Vilnių. Tai užtruko valandą ir vėluojome į iškrovą.

Kaip greitai gaunamos muitinės leidimai?

Esant gerai sutartai tarpininkų (brokerų) sistemai, tai gali užtrukti nuo valandos iki kelių dienų. Jei biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai yra jūsų prioritetas, nepirkite pigiausio brokerio paslaugų. Pigieji brokeriai dažnai dirba tik darbo laiku, o jei vairuotojas atvažiuoja penktadienio vakare, jis stovi iki pirmadienio.

Ar reikia draudimo kelionės metu?

Būtina. Ir ne tik paprasto, o „viskas rizika“ (all risk). Kelias iš Anglijos yra ilgas, o „Eurotunelio“ traukiniai kartai sukelia vibraciją, kuri sugadina jautrius daiktus. Esu matęs, kaip subyrėjo serverių spinta, nes nebuvo prifikuota prie grindų. Draudimas atsiskirs tik tada, jei viskas buvo tinkamai supakuota.

Kas daryti, jei prarastas koks nors dokumentas kelyje?

Tai baisi scenarijus, bet nutinka. Tada biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai tampa košmare. Reikia skambinti brokeriui, daryti „retroactive“ deklaracijas. Tai kainuoja pinigus ir laiką. Visada darykite kopijas ir kelkite jas į debesį, o ne palikite tik fizinę versiją vairuotojo kabinoje.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai ne, jei tai komercinis reisas. Darbuotojų daiktai turi eiti kaip „keliaujančių asmenų turtas“, o tai kita procedūra. Jei sumaišysite, gali būti baudų. Geriau pasakykite darbuotojams, kad parsivežia savus dalykus pačiais arba naudojant kitą paslaugą, kad netyčia nesukeltumėte mokesčių problemų įmonei.

Logistika, kelių problemos ir laikas

Kiek laiko užtrunka kelionė iš Londono iki Vilniaus?

Įprastai tai trunka apie 3–4 dienas, priklausomai nuo laiko (tai yra, ar yra eismo įkrovų). Jei biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai svarbus, planuokite su atsarga. Feriai užtruksia, ir tada dar 1500 km važiuoti per Europą. Žiemą gali užtrukti ilgiau dėl sniego Lenkijoje arba Vokietijoje.

Ar galima užsakyti ekspressinį pervežimą?

Galima, bet tai kainuos du kartus brangiau. Tada biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai pasiekiamas dėl to, kad vairuotojas nekeičiasi ir važiuoja be sustojimų (be aišku, poilsio taisyklės vis tiek galioja). Tai tinka tada, kai reikia perkelti tik kritiškai svarbius serverius, o ne visas stalus.

Kaip elgtis su Londono „congestion charge“?

Tai skauda piniginę. Jei reikas įvažiuoja į ULEZ zoną, reikia mokėti. Dažnai klientai pamiršta tai padaryti, o po savaitės gauna baudą namuose. Įtraukite tai į biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai biudžetą. 15 svarų dienai atrodo mažai, bet jei vairuotojas ten užstringa dvi dienas, susidaro sumos.

Ar sunkvežimis gali privažiuoti tiesiai prie biuro?

Anglijoje daug vietų yra ribojamų (narrow streets). Turiu omenyje, jei jūsų biuras yra sename name centre, sunkvežimis tiesiog negalės privažiuoti. Tada reikės perkrauti į mažesnę mašiną (Luton). Tai papildomi laikas ir pinigai. Patikrinkite adreso prieinamumą iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi ir keikiasi.

Ką daryti, jei vairuotojas sugenda?

Tai gyvenimas. Mes turime pagalbos automobilius, bet jei jūsų dėžės stovi pusiaukelėje, verslas stabtelėja. Turime rezervinių vairuotojų, bet biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai gali būti pažeistas, jei mechaninė gedimas įvykia sekmadienį naktį. Tada laukame iki pirmadienio ryto.

Ar saugu vežti duomenų laikmenas?

Asmeniškai aš niekada nerekomenduoju vežti fizinių standžiųjų diskų, jei galima juos užšifruoti ir išsiųsti kurjeriu arba perkelti virtualiai. Fizinis pervežimas rizikuotas – dėžė gali nukristi. Bet jei privalote, uždarykite juos į specialų seifą, kuris yra prifikuotas prie sunkvežimio kėbulo.

Kaip suskaičiuoti, kiek reikia mašinų?

Tai dažnai sunku. Klientai sako „turim 10 stalų“, bet pamiršta apie 20 kėdžių, 4 spintas ir 50 dėžių su popieriais. Biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai prasideda nuo to, kad viskas netilpta į vieną vagoną. Geriau padaryti vizualinį apžiūrą (angliškai „survey“), nei spėlioti akimirksniu.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS. Mes galime duoti nuorodą, kur matyti, kur mašina yra. Tai ramina klientus, ypač kai biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai priklauso nuo to, ar vairuotojas spės prieš vadovo susirinkimą. Bet žinokit, signalas Prancūzijoje kalnais kartais dingsta.

Koks yra optimaliausias metas perkelti biurą?

Ruduo ir pavasaris yra blogiausi – drėgna, šalta, tamsu. Vasarą lengviau, bet brangiau. Geriausia rugsėjis, kai visi grįžta atostogų, bet dar nebuvo prasidėjęs Kalėdinius šventinis chaosas. Žiemos perkėlimai Anglijoje yra tikras išbandymas dėl galimų potvynių arba sniego (nors ten sniego mažai, bet vairuotojai jo bijo).

Ar reikia rūpintis parkavimu Lietuvoje?

Žinoma. Jei atvykstate prie naujo biuro priešais „Cido“ areną Vilniuje, ten gali būti problemų su stovėjimu 20 metrų vagonui. Pasirūpinkite vietos išankstiniu rezervavimu arba leidimu. Priešingu atveju, vilkikas stovės gatvėje ir trukdys eismui, o policija greitai atvyks.

Kas nutinka, jei naujas biuras neparuoštas?

Tai klasika. Vairuotojas atvažiuoja, o raktų nėra, arba dar nebaigta grindų klojimas. Tada biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai tampa tiesiog brangiu parkavimu. Reikia mokėti vairuotojo laukimą (stating time). Geriau pasilikite savaitę senajame biure arba sandėlyje.

Kainos ir biudžeto nubraižymas

Ar brangiau perkelti biurą po Brexito?

Taip, tikrai. Papildomi muitinės išlaidos, brangesnės kuro kainos (ypač Anglijoje), ir dokumentų tvarkymas. Biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai dabar kainuoja apie 20–30 % daugiau nei prieš 5 metus. Negalite lyginti 2018 metų kainos su dabar.

Kokios yra paslėptos išlaidos?

Apie jas niekas nesako. Tai yra laukimo mokestis (jei vairuotojas laukia), mokestis už svorio viršijimą (jei per daug knygų), mokestis už sunkvežimio išvalymą prieš grįžtant (jei buvo purva). Taip pat, jei reikia naudotis liftu, kurį reikia rezervuoti. Tai visos smulkmenos, kurios susideda į didelę sumą.

Ar taikomas PVM pervežimo paslaugoms?

Jei esate PVM mokėtojas Lietuvoje, ir pervežėjas taip pat, tai dažnai galima taikyti PVM 0 % (tarptautinis pervežimas). Bet jei paslaugą teikia Anglijos įmonė, gali būti komplikacijų (Reverse Charge). Geriausia pasikalbėti su savo buhalteriu, kad nustebintumėte, ką reikia mokėti.

Kaip mokėti? Ar galima iš anksto?

Įprastai reikalaujame 50 % avanso, o likusią dalį – atlikus darbą. Kai kurie klientai nori mokėti iš karto, tai jų reikalas. Bet aš visada sakau – mokėkite tik tada, kai matote, kad dėžės yra vone. Yra atvejų, kai „solidžios“ įmonės išsilydo prieš pat išvykdamos.

Ar verta pirkti dėžes ar nuomoti?

Jei perkėliate didelį biurą, nupirkti dėžių pigiau. Galite jas parduoti kitam arba išmesti. Nuoma atrodo patogu, bet jei jas gražinate sulaužytas, baudos didelės. O vairuotojai dažnai sulaužo dėžes, kai spaudžia jas į vagoną.

Ar kainuoja daugiau, jei daiktai yra antrame aukšte be lifto?

Taip, tai vadinama „manual handling“. Kiekvienas laiptas kainuoja. Paskutinį kartą perkėlinėjome firmą Mančesterio name, kur liftas neveikė jau mėnesį. Vairuotojai buvo piktas, o klientas gavo didelę sąskaitą už fizinį darbą. Neapsikraukite savo darbuotojų – geriau sumokėkite profesionalams.

Ar galima gauti nuolaidą?

Visada galima pasikalbėti. Jei turite ne tik biurą, bet ir butą, arba jei grįžtate tuščiu vagonu (tai vadinama „backload“), kaina gali būti mažesnė. Užduokite klausimą, niekas nežudo. Biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai gali būti pigesnis, jei lanksčiai žiūrite į datas.

Ką daryti, jei biudžetas labai ribotas?

Tada turite daryti viską patys. Nuomoti vagoną be vairuotojų (tik sunkvežimį) ir krauti patys. Tai rizikuota, nes neturite draudimo (jei nupirksite atskirai), bet taip galima sutaupyti 40 %. Tada tikrai biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai tampa jūsų asmenine problema.

Ar atsiskaitymas už savaitgalį brangesnis?

Anglijoje vairuotojai negali dirbti be poilsio, todėl jei reikia važiuoti sekmadienį, tai laikomas kaip viršvalandžiai. Taip pat, jei iškrovą reikia daryti šeštadienį Lietuvoje, reikia mokėti darbuotojams papildomai. Planuokite atvykti darbo dieną.

Pakavimas, technika ir smulkmenos

Kaip supakuoti IT įrangą?

Jokiais būdais ne į paprastas dėžes. Reikia „anti-static“ burbulų ir specialių dėžių. Monitoriai turi būti apvynioti storu putplasčiu. Vieną kartą matėme, kaip klientas įdėjo serverius į kartonines dėžes nuo bananų (tikrai, buvo tokia situacija), ir viskas atvyko sulaužyta.

Ar reikia išjungti techniką prieš pakavimą?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti laidus. Jei paliksite laidus prijungtus, juos nutrauksite tempdami iš dėžės. Priešingu atveju, biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai baigsis tuo, kad teks pirkti naujus maitinimo blokus.

Kaip pažymėti dėžes?

Nerašykite tiesiog „biuras“. Rašykite: „Vadyba, 2 aukštas, kairė“. Tada iškrovos metu nereikės kiekvieną dėžę atidaryti ir žiūrėti, kas viduje. Taip sutaupote porą valandų. Naudokite spalvotas etiketes – tai greičiau.

Ar galima vežti augalus?

Biuro augalus vežti sunku, nes jie gali nesugyventi arba turi fitosanitarinius reikalavimus. Anglijoje daug augalų yra uždrausta išvežti dėl kenkėlių. Geriau juos atiduoti darbuotojams arba palikti. Nemanau, kad verta rizikuoti dėl fikuso dėl 10 svarų.

Ką daryti su skysčiais (kava, vanduo)?

Išpilkite. Niekada neleiskite vairuotojui vežti atidarytų butelių. Jei jums atrodo, kad tai smulkmena, laukite, kol dėžė su sultimis sprogs ant kitų dėžių su dokumentais. Tai viena dažniausių klaidų, kurių aš matau.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Stalus ir spintas dažnai reikia išmontuoti. Ypač jei jie dideli. Biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai reiškia, kad turite turėti žmones, kurie tai sugeba ir vėl sugebės surinkti. Pasirūpinkite, kad turėtumėte visus varžtus ir raktus – jie dažnai dingsta.

Kaip apsaugoti slaptus dokumentus?

Jūsų HR arba finansų skyriaus dokumentai turi važiuoti užrakintoje dėžėje, kurios turi būti vairuotoje kabinoje (jei ten telpa) arba specialiai pažymėtos. Negalite tiesiog mesti sutarčių su kitomis šiukšlėmis. Pavogti duomenys gali kainuoti daugiau nei prarasti kompiuterį.

Ar verta naudoti „pallet“ (padėklus)?

Taip, jei turite daug vienodų dėžių. Jos užfiksuojamos ant padėklų ir užkabinamos sunkvežimio „keliamąją“ (taip vadinamas kėbulas). Tai greičiau ir saugiau. Bet jei dėžės skirtingos, geriau jas įkrauti rankiniu būdu, kad neiškristų važiuojant.

Kas daryti su atliekomis?

Perkėlimo metu visada susidaro daug šiukšlių – pakuotės, senios knygos. Nevežkite jų į Lietuvą. Išmeskite Anglijoje. Mokesčiai už šiukšlių ivežimą gali būti dideli, o jums tiesiog nereikia senų „Metro“ laikraščių iš 2014 metų.

Ar reikia specialios įrangos nešimui?

Hidraulinės vežimėlės (sack trucks) ir juostos būtinos. Jei jūsų biure yra laiptai, gali prireikti nešimo juostos. Negalima tikėtis, kad vairuotojas turės viską su savimi. Pasikalbėkite iš anksto, kas reikalingas.

Išvada

Visas šitas procesas atrodo baisus, kai tuo užsiimi pirmą kartą, bet biuro perkėlimas iš Anglijos: minimalūs verslo sutrikimai visgi įmanomas su gera komanda. Svarbiausia yra ne tik kaina, bet ir patikimumas – žinoti, kad tavo serveriai nebus prarasti Doverio uoste. Nenukrypkit nuo plano per daug, bet būkite pasirengę, kad kažkas nepasiseks (kaip kad vairuotojas užstringa arba dėžė su kava sprogsta). Pasirūpinkite dokumentais iš anksto ir nebandykite taupyti ant draudimo. Tada viskas nueis geriau nei tikėjotės, o jūsų verslas Lietuvoje pradės dirbti be didelio perstojimo. Gerai susitvarkę, net nepamiršite, kad visa ši bėda vyko.