Biuro perkėlimas į Angliją: visapusiškos paslaugos ir reali patirtis

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtis metų, o biuro perkėlimas į Angliją visada buvo kažkas ypatingo. Nuo tada, kai Jungtinė Karalystė pasitraukė iš ES, viskas tapo sudėtingiau – buvo laikas, kai tiesiog užvažiuodavai per kanalą, o dabar reikia spausdinti krūvas popierių. Dažnai klientai galvoja, kad tai tik pakavimas ir įkėlimas į sunkvežimį, bet realybėje tai sudėtingas mazgas. Čia nebuvimas "turinio kūrėju", o tiesiog gulbėjimas patirties – stengiuosi paaiškinti, kaip tai vyksta be jokių gražių žodžių. Juk nėra nieko blogiau, kai tavo verslas stovi vietoje dėl to, kad kas nors netyčia užmiršo parašyti deklaraciją.

Pasiruošimas ir biuro perkėlimo į Angliją kainos klausimai

Kiek vidutiniškai gali kainuoti biuro perkėlimas į Angliją?

Kainos svyruoja kaip oras Lietuvoje – nuo kelių šimtų iki tūkstančių eurų. Viskas priklauso nuo to, kiek daugiausia turite baldų ar ar tai tik keletas dėžių su dokumentais. Biuro perkėlimas į Angliją nėra pigus dalykas, ypač jei reikia pervežti apsaugotas kabinetas. Bet nepamirškite, kad mažiausia kaina dažnai reiškia didžiausią riziką – gali atvykti vairuotojas be keltų bilieto ar su pasenusiu sunkvežimiu. Geriau tiksliai apskaičiuoti tūrį ir gauti fiksuotą pasiūlymą.

Ar kainą įtakoja degalų kainos?

Žinoma, o kaip gi. Jei degalai brangs, ir mus teks pakelti kainas, nors dažniausiai sutartyse įrašome, kad kaina fiksuota. Bet kartais įvyksta netikėtų dalykų, pavyzdžiui, Raudonosios Jūros situacijos (nors tai ne tiesiogiai mus, bet padaro įtaką pasaulyje). Biuro perkėlimas į Angliją yra ilgas kelias, todėl degalų svyravimai gali padaryti didelę įtaką galutinei sumai, jei sutartyje nėra užfiksuota kitaip. Visada patariu pasidomėti, ar kaina yra galutinė.

Kada geriausia planuoti perkėlimą, kad būtų pigiau?

Vasara ir šventės – tai brangiausi laikai, visi vežia. Jei galite, planuokite rudenį ar pavasarį, tada biuro perkėlimas į Angliją gali kainuoti mažiau. Be to, savaitgaliais dirbti brangiau, nes vairuotojai taip pat nori ilsėtis. Turėkite omenyje, kad keltų bilietų kainos taip pat svyruoja priklausomai nuo sezono. Vienas klientas taip bandė taupyti, kad perkėlė viską per Naujuosius metus – beveik pusę kainos užmokėjo, bet vairuotojas beveik neišsigelbėjo nuo gliukozės.

Ar reikia mokėti už paletės pakavimą?

Jei turite standartinių prekių ant paletės, tai dažnai įeina į kainą, bet jei reikia fiksuoti (apvynioti) neįprastus dalykus – tai papildomai. Biuro perkėlimas į Angliją dažnai reiškia, kad reikia išmontuoti ir supakuoti baldus, o tai ne tas pats kas tiesiog užkelti dėžę ant paletės. Neklauskite, ar galima "kažkaip" pririšti – tai gali baigtis brangiai, jei kažkas nukris kelyje.

Ar galima gauti nuolaidą dideliam krovininiui?

Logiška, kad kuo daugiau vežate, tuo mažesnė kaina vienetui. Bet čia ne parduotuvė, kur nuolaidos duodamos su kuponais. Biuro perkėlimas į Angliją – tai sudėtingos logistikos procesas, todėl nuolaidą galima derėtis, jei užpildote pilną sunkvežimį (FTL). Kartais užsakius kelis tos pačios krypties maršrutus galima gauti geresnę kainą, bet tai reikalauja lankstumo datomis.

Dokumentai, muitinė ir biuro perkėlimas į Angliją po „Brexit“

Kokius dokumentus būtinai reikia turėti?

Dabar, po „Brexit“, be popieriaus niekur neinuvažiuosite. Būtina eksporto deklaracija iš Lietuvos ir importo deklaracija į Angliją. Biuro perkėlimas į Angliją be šių dokumentų yra neįmanomas – tiesiog sustosite sienoje. Be to, jei vežate techniką, reikės serialinių numerių sąrašo. Vieną kartą teko matyti, kaip klientas dėl vieno trūkstamo popieriaus praleido savaitę pasienyje.

Kas daryti, jei neturite MVĮ numerio Anglijoje?

Jūsų gali atstovauti muitinės brokeris, kuris naudos savo numerį deklaracijai. Biuro perkėlimas į Angliją be Anglijos MVės numerio įmanomas, bet tai gali reikšti papildomus brokerio mokesčius. Geriau jį turėti, kad nereikėtų mokėti už tarpininkus, bet pradžiai, kol tik įsirengiate, galima ir be. Nors, tiesą sakant, dauguma klientų apie tai sužinoja tik tada, kai sunkvežimis jau stovi pasienyje.

Ar gali muitinė patikrinti biuro perkėlimą į Angliją?

Gali, ir dar kaip. Nors dažniausiai tikrina elektroninę deklaraciją, kartais nusprendžia atidaryti sunkvežimį. Biuro perkėlimas į Angliją – tai ne cigarečių kontrabanda, todėl rizika mažesnė, bet jei deklaracijos bus neteisingos, gausite baudą. Buvo atvejis, kai klientas bandė įvežti asmeninius daiktus kaip įmonės turtą – muitininkai tai mato iš toli.

Ar reikia mokėti PVM importuojant?

Taip, dažniausiai reikia mokėti JK PVM (20%) importo metu, bet jei esate registruoti, galite tai susigrąžinti. Biuro perkėlimas į Angliją gali būti "painus" dėl šių mokesčių, nes reikia iš anksto numatyti pinigų srautą. Žinau, kad dažniausiai taip, bet gali būti išimčių. Na, bent jau taip buvo prieš porą metų, gal ką pasikeitė? Nepasakysiu, kad seku kiekvieną ES direktyvą.

Kas yra EORI numeris ir ar jis reikalingas?

EORI numeris – tai jūsų "pasas" prekybai su ES ar ne ES šalimis. Po „Brexit“ biuro perkėlimas į Angliją būtinai reikalauja EORI numerio (arba angliškojo, arba bendro ES, priklausomai nuo situacijos). Be jo jums neišduos jokios deklaracijos. Gauti jį nėra labai sudėtinga, bet tai trunka kelias dienas, todėl reikia rūpintis iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau laukia.

Ką daryti, jei krovinys yra jautrus (konfidencialūs dokumentai)?

Geriausia juos vežti atskirai, o ne su bendru kroviniu. Biuro perkėlimas į Angliją su konfidencialiais dokumentais reikalauja specialios priežiūros – užrakinta dėžė, sąrašas, kas turi prieigą. Aš asmeniškai nerekomenduoju maišyti dokumentų su kėdėmis ir stalais, nes patikimumas mažėja. Kartais tiesiog geriau, kad vadovas veža tuos popierius su savimi lagamine.

Logistika, transportas ir biuro perkėlimo į Angliją eiga

Kiek trunka kelionės trukmė?

Paprastai tai 3-4 dienos viena kryptimi, priklausomai nuo vietos Anglijoje ir urdvinio trafiko. Biuro perkėlimas į Angliją (Londonas) trunka ilgiau nei į šiaurinę dalį dėl spūsčių. Nevilkite, kad vairuotojas nusileis per 24 valandas – tai ne mašina, o sunkiasvoris, kuris negali važiuoti 140 km/h. Be to, po „Brexit“ laukimas pasienyje (Dover) gali prailginti kelionę ne taip ir trumpai.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma šiuolaikinių sunkvežimių turi GPS, taigi, taip. Bet biuro perkėlimas į Angliją ne visada suteikia tą patį komfortą kaip pica užsakymas – kartai signalas dingsta tuneliuose arba vairuotojas užmiršta įjungti terminalą. Geriausia tiesiog turėti vairuotojo numerį ir galimybę jam paskambinti, nes "žemėlapis" programėlėje gali rodyti, kad jis stovi vietoje, nors tik tiesiog gera miego.

Ar reikia iš anksto užsakyti vietą keltuose?

Būtinai. Biuro perkėlimas į Angliją be iš anksto užsakyto bilieto yra lošimas. Ypatingai vasarą ar švenčių metu vietos išeina kaip duonos. Jei laukiate paskutinę minutę, gali tekti važiuoti per Olandiją (Hook of Holland), kas prailgins kelionę ir padidins kainą. Nekankinkite vairuotojo, tegul jis žino, kur turi būti.

Kas nutinka, jei vairuotojas susiduria su technine gedimu?

Techniniai gedimai pasitaiko, nors ir retai su geromis firmomis. Biuro perkėlimas į Angliją gali užstrigti, jei sugenda sunkvežimis pusiaukelėje. Tada mes ieškome pagalbos vietiniam remontui arba, jei įmanoma, perkrauname krovinį į kitą mašiną. Tai brangu ir ilgai, todėl pasirinkimas patikimos transporto kompanijos yra labai svarbus – jos turi techninį pagalbą rytuose ir vakaruose.

Ar galima užsakyti pristatymą savaitgalį Anglijoje?

Galima, bet už papildomą mokestį. Anglijoje yra griežti darbo laiko apribojimai vairuotojams, todėl biuro perkėlimas į Angliją savaitgalį reikalauja specialių leidimų ir planavimo. Be to, jei jūsų biuras yra miesto centre, kur galioja apribojimai sunkiasvoriams, tai dar sudėtingiau. Geriau planuoti iškrovą darbo dieną, kad nereikėtų stebėti, kaip vairuotojas baudą gauna už važiavimą uždraustu laiku.

Kokio tipo sunkvežimiai naudojami?

Dažniausiai tai 40 pėdžių tentai (Tautliner arba uždaras). Jei turite mažą biurą, galiu siūlyti dalinį krovinį (LTL), kuris bus įkeltas kartu su kitais krovniais. Biuro perkėlimas į Angliją dideliame tente yra saugesnis, nes dėžės nešlampso ir nenukrenta (aišku, jei gerai užfiksuotos). Nenaudojame atvirų platformų, nebent tai yra per dideli baldai, kurie netilpta į angą.

Pakavimas, baldai ir technika

Ar jūsų komanda atvykta išmontuoti baldus?

Taip, mes siūlome pilną paslaugą, įskaitant išmontavimą. Biuro perkėlimas į Angliją be mūsų vadybininko gali būti chaosas, jei bandysite tai daryti patys. Sužymime kiekvieną detalę, kad surinkimas Anglijoje būtų greitas. Vienas kartas klientas bandė išmontuoti didelę konferencijos stalą pats – rezultatas trys trūksta kojų ir nusivylimas.

Kaip apsaugoti it įrangą ir serverius?

Serveriai ir jautri technika turi būti supakuoti į specialias dėžes su putomis (anti-static). Biuro perkėlimas į Angliją su serveriais be to yra didelė rizika – vibracija gali sugadinti standinius diskus. Geriausia juos išjungti ir leisti atvėsti prieš pakavimą. Jei turite labai jautrių duomenų, patariu daryti atsarginę kopiją "debilui" – o tiesiog saugumo sumetimais.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet yra rizika, kad Anglijos muitinė neleis įvežti su žemės sąnašomis. Biuro perkėlimas į Angliją su dideliu kiekiu augalų gali baigtis jų konfiskavimu, jei neturite fitosanitarinių sertifikatų. Paprastai sakau klientams – palikite kaktusą draugui arba parduokite, nes nėra verta galvos skausmo dėl vieno puošmeninio augalo. Vieną kartą teko pamatyti, kaip sunaikino visą "žaliąją zoną" biurui dėl kelių vabzdžių indo.

Ką daryti su pavojingomis atliekomis (toneriai ir pan.)?

Jų vežti negalima. Biuro perkėlimas į Angliją turi būti "švarus" – toneriai, dažai ar cheminės medžiagos turi būti išvežtos atskirai pagal atliekų tvarkymo taisykles. Nerašykite "dažai" ant dėžės, tikėdamiesi, kad praeis – muitinės skeneriai tai mato. Geriau susitvarkyti šias atliekas Lietuvoje, o ne bandyti įvežti juos nelegaliai.

Ar reikia pačioms keltis ar įmonė apsigyventi?

Tai jūsų pasirinkimas, bet biuro perkėlimas į Angliją dažnai susijęs su darbuotojų persikėlimu. Mes galime padėti su asmeniniais daiktais, bet tai jau kitas paslaugų rinkinys. Jei įmonė įsikuria naujoje vietoje, reikia pagalvoti apie tai iš anksto – ne tik baldus, bet ir darbuotojų komfortą. Žinau vieną direktorių, kuris viską įvežė, o darbuotojai atsisakė važiuoti.

Rizikos, draudimas ir neprognozuojamos situacijos

Ar draudimas įeina į kainą?

Paprastai yra bazinis draudimas, bet jis dengia labai mažą sumą (pvz., 10 EUR už kg). Biuro perkėlimas į Angliją reikalauja pilno draudimo, jei vežate brangią techniką ar baldus. Patariu tikrinti draudimo sąlynas – ar dengiamas "grobimas" ar tik "susidūrimas". Yra didelis skirtumas tarp to, jei dėžė nukrenta, ir to, jei visą sunkvežimį nugrobja (nors pastaroji reta, bet įvyksta).

Kas daryti, jei krovinys atvyksta su žalos?

Reikia nedelsiant pranešti vairuotojui ir užfiksuoti žalą nuotraukomis prieš iškravimą. Biuro perkėlimas į Angliją gali baigtis skundu, jei iškraunate viską tik po to, kai vairuotojas išvažiavo. Draudimo kompanijos nebus linkusios mokėti, jei nėra įrodymų, kad žala atsirado pervežimo metu. Būkite budrūs, kai sunkvežimis atvyksta.

Ar yra galimybė, kad dalyks pristatys vėlai?

Yra, ir dėl to negaliu garantuoti 100%. Biuro perkėlimas į Angliją priklauso nuo daugelio veiksnių – oro sąlygų, muitinės eilių, ar net protestų. Jei turite kritiškai svarbią data (pvz., sandėrio atidarymas), geriau planuoti atvykti savaitę anksčiau. Vienas klientas laukė savo baldų šventės dieną – sunkvežimis užstrigo dėl sniego Olandijoje. Buvo liūdna.

Ar gali dalykus paslėpti muitinėje ar "dingti"?

Dingsta retai, jei dirbate su patikima kompanija. Biuro perkėlimas į Angliją su neaiškiomis firmomis gali baigtis tuo, kad jūsų dėžės pasirodo kitoje šalyje arba išvis niekur. Ypač pasitaiko atvejų, kai pasirenka pigiausius variantų forumuose. Geriau mokėti daugiau, bet žinoti, kur yra jūsų turtas.

Kokios dažniausios problemos su klientais?

Dauguma problemų kyla iš to, kad klientai nepakuoja kietų daiktų (knygų) į minkštas dėžes. Biuro perkėlimas į Angliją tampa košmaru, kai dėžės susprogsta kelyje. Taip pat dažnai būna, kad klientai nurodo neteisingą tūrį (sako 5 m3, o yra 15), ir vairuotojas negali visko įkrauti. Būkite sąžiningi su ekspertais – tai jūsų naudai.

Ar galima susitarti dėl "tūrio" paslėpimo?

Negalima ir nepatariu. Biuro perkėlimas į Angliją yra legalus verslas, o apgavystės muitinėje gali baigtis ne tik bauda, bet ir įtraukimu į "juodąjį sąrašą". Muitininkai mato, kiek yra vietos sunkvežimyje, ir jei deklaracija neatitinka realybės, bus problemų. Geriau mokėti už realų tūrį nei rizikuoti verslo reputacija.

Išvada

Apibendrinant, biuro perkėlimas į Angliją nėra būtinai košmaras, jeigu viską suplanuojate iš anksto. Pasitikėkite patirtimi, ne tik kaina, nes pigiausias pasiūlymas gali baigtis brangiausia klaida. Būkite atviri su savo logistiku, klauskite tų nepatogių klausimų apie draudimą ir muitinę. Gerai suplanuotas perkėlimas leis jums greitai grįžti prie darbo, o ne sukti galvą dėl dingusių dėžių. Sėkmės Anglijoje, ten dar daug veiklos, nors ir oras ne visada leidžia.