Pervežimo į Angliją tvarkaraštis internetu: Pilnas vadovas siuntų planavimui ir sekimui

Per daugiau nei dvidešimt metų dirbu tarptautinių pervežimų srityje, ir per tą laikotarpį pasaulis pasikeitė neatpažįstamai. Anksčiau, norint sužinoti, kiekvieno krovininio automobilio vietą ar išvykimo laiką, tekdavo ilgai kalbėtis telefonu su vadybininkais, brūkšniuoti grafikus popieriuje ir tikėti vadybininko „žodžiu garbės“. Šiandien situacija visiškai kitokia. Technologijos įsibrovė į logistiką kaip niekad anksčiau, o klientų lūkesčiai dėl skaidrumo ir greičio išaugo.

Vienas dažniausiai kylančių klausimų, kurį girdžiu iš savo klientų – verslo atstovų, siunčiančių prekes Didžiosios Britanijos rinkai, ar asmenų, ketinančių persikelti gyventi – yra susijęs su patogumu ir tikrumu. Visi nori žinoti: „Kada aš galiu tikėtis savo siuntos?“ ir „Kaip aš pats galiu tai sužinoti nebegindamas telefono?“ Šiame straipsnyje mes išsamiai aptarsime, kaip veikia pervežimų į Angliją tvarkaraščių paieška internetu, ką reiškia tie grafikai realiame pasaulyje ir kodėl techninė informacija yra tik pusė sėkmės.

Turėdami ilgametę patirtį, galiu pasakyti viena: tvarkaraštis internete yra tik žemėlapis, bet ne kelionė. Norint, kad viskas vyktų sklandžiai, reikia suprasti už jo esančius procesus. Nuo šiol mes žiūrėsime ne tik į datas ir laikus, bet ir į logistikos esmę.

DUK: Dažniausiai užduodami klausimai apie krovinių pervežimų į Angliją tvarkaraščius

Toliau pateikiu išsamią atsakymų į dažniausiai kylančius klausimus apie tai, kaip naudotis, suprasti ir efektyviai planuoti pervežimus naudojant internetines sistemas. Šie atsakymai paremti mano ilgamete praktika ir realiomis situacijomis, kurios kyla kelyje tarp Lietuvos ir Anglijos.

1. Kur internetu galiu rasti tikslų ir patikimą krovinių pervežimų į Angliją tvarkaraštį?

Tai yra pagrindinis klausimas, nuo kurio prasideda visa planavimo procese. Reikia skirti du dalykus: bendrus informacinius šaltinius ir specifinius ekspeditorių ar vežėjų portalus.

Jei ieškote bendros informacijos apie keltų tvarkaraščius (pavyzdžiui, kada keltas plaukia iš Kalė į Doverį ar iš Roterdamo), geriausia naudotis uostų ar keltų kompanijų (tokių kaip P&O Ferries, DFDS, Irish Ferries) oficialiomis svetainėmis. Jos suteikia tiksliausią informaciją apie plaukimus, nes tai priklauso nuo jų techninių galimybių ir oro sąlygų.

Tačiau, jei jums reikalingas krovininio transporto (priešgriūvinio ar šaldytuvo) tvarkaraštis, tuomet geriausia kreiptis tiesiogiai į logistikos kompanijų svetaines. Profesionalios ekspeditoriaus firmos savo svetainėse dažnai turi specialias „Klientų zoną“ arba „Live Tracking“ (sekimą realiu laiku) sistemas. Jose nurodomi ne tik išvykimo iš Lietuvos ar Lenkijos terminalų laikai, bet ir numatomi atvykimo laikai į Anglijos sandėlius. Mano patirtis rodo, kad patikimiausi yra tie tvarkaraščiai, kurie yra integruoti su transporto valdymo sistemomis (TMS), o ne nekeičiami rankiniu būdu „Excel“ lentelėse.

Taip pat verta paminėti didžiuosius tarptautinius platformas, kuriose galima rasti „Line haul“ (maršrutinių reisų) grafikus. Tai ypač aktualu tiems, kurie siunčia krovinius dalinėmis apkrovomis (LTL – Less than Truckload). Tokiuose atvejuose tvarkaraštis nurodo, kurią savaitę ar kurį konkretų dieną (pavyzdžiui, antradieniais) išvyksta grupinis automobilis į konkretų Anglijos miestą (Londoną, Birmingamą, Mančesterį).

2. Kiek tikslūs yra internete pateikiami tvarkaraščiai, ir kokie veiksniai gali juos pakeisti?

Tai yra vienas svarbiausių dalykų, kurį turi suprasti kiekvienas klientas. Internete matomas laikas dažniausiai yra „planinis“ arba „numatomas“ laikas. Logistikoje, kaip ir gyvenime, viskas gali pasikeisti.

Per savo dvidešimt metų mačiau, kaip idealiai atrodytas grafikas sugriaunomas vieno dėl to. Pagrindiniai veiksniai, įtakojantys tvarkaraščio tikslumą, yra šie: 1. Muitinės procedūros: Po „Brexit“ tai tapo didžiausiu neapibrėžtumo šaltiniu. Net jei automobilis atvyksta į Doverį ar Folkestoną laiku, jei vairuotojas neturi teisingai parengtų dokumentų arba muitinės pareigūnai atlieka papildomą patikrą, mašina gali užstrigti valandomis, o kartais ir dienomis. Tokiu atveju internetinis tvarkaraštis, rodantis atvykimą į sandėl 18:00 val., tampa nereikalingas lapas. 2. Oro sąlygos ir eismo įvykiai: Žiemos metu Anglijoje ir Europoje pasitaiko smarkių audrų, dėl kurių gali būti uždaromi uostai ar ribojamas eismas tiltuose (pavyzdžiui, ant Antverpeno-Brabanto oro uosto tilto). 3. Techniniai gedimai: Nors retai, tačiau sunkvežimiai sugenda. Jei tai įvyksta, keleiviams suteikiamas kitas autobusas, o kroviniams reikia laukti pagalbos ar krovinio perkėlimo. 4. Užsakymų apkrova: Kartais, dėl didelio prekių kiekio (pavyzdžiui, prieš Kalėdas ar Naujuosius metus), vairuotojas gali vėluoti dėl ilgesnio iškrovimo laiko prieš tai buvusiuose taškuose.

Todėl, žiūrėdami į tvarkaraštį internete, visada pridėkite sau mentalinę „rezervę“ – 12–24 valandas (krovininiams automobiliams) ar 2–3 dienas (jūrų konteineriams).

3. Ar galima sekti savo siuntos judėjimą realiu laiku, ir kaip tai veikia?

Žinoma, šiandien tai yra standartas, o ne prabanga. Anksčiau sekimas buvo primityvus: „vairuotojas pranešė, kad jis Vokietijoje“. Dabar turime GPS sekimo sistemas, kurios leidžia matyti automobilio vietą žemėlapyje tikslumu iki kelių metrų.

Kai užsakote pervežimą, jums dažniausiai pateikiamas sekimo numeris (Tracking ID) arba nuoroda į svetainę. Įvedę šį kodą, matysite ne tik tikslą vietą, bet ir automobilio greitį, bei, kas svarbiau, jo būseną. Kas tiksliai rodo ši informacija? * „Vykdoma apkrova“: Mašina stovi pas siuntėją ir krauna prekes. * „Tranzite“: Automobilis važiuoja maršrutu. * „Muitinės kontrolė“: Mašina stovi prie patikros punkto (čia dažnai galima pastebėti, kad judėjimas sustoja). * „Iškraunama“: Prekės pasiekė paskirties vietą.

Mano patirtis rodo, kad klientams labiausia ramina būtent ši galimybė. Kai galiu užeiti į sistemą ir parodyti klientui: „Žiūrėkite, jūsų siunta jau pravažiavo Brėmeną“, tai sumažina stresą ir pasitikėjimo trūkumą. Tačiau svarbu prisiminti, kad GPS signalas gali dingti tuneliuose (pvz., Eurotunelis po Lamanšu) arba sandėliuose, kur signalas prastas. Tai nereiškia, kad siunta dingo – tiesiog techninė pauzė.

4. Kaip „Brexit“ paveikė pervežimų į Angliją tvarkaraščius ir planavimą?

Negalima kalbėti apie logistiką su Anglija nepaminint „Brexito“. Išėjimas iš Europos Sąjungos fundamentaliai pakeitė tvarkaraščių logiką. Anksčiau pervežimas iš Vilniaus į Londoną techniškai trukdavo maždaug 48–72 valandas, ir beveik viskas priklausė nuo vairuotojo poilsio režimo. Dabar šis laikas padidėjo.

Tvarkaraščiuose dabar turi būti įskaičiuotas laikas muitinės formalumams. Prieš išvykstant iš Lietuvos, ekspeditorius turi užtikrinti, kad visi EX-1 dokumentai (išvežimo deklaracijos) būtų pateikti. Atvykus į Anglijos uostą, vykdomas importo kontrolės procesas.

Kas tai reiškia klientui, žiūrinčiam į tvarkaraštį internete? Jei matote, kad mašina „užstrigo“ ties Doveriu ar Folkestonu, tikriausiai laukia eilės į „Smart Freight“ sistemą arba dėl dokumentų neatitikimo. Profesionalios transporto kompanijos dabar savo tvarkaraščiuose dažnai atskirai nurodo „Tranzito laiką“ ir „Muitinės apdorojimo laiką“. Aš visada patariu savo klientams: planuokite savo gamybos ar parduotuvės atsargas atsižvelgdami į tai, that tvarkaraštis internete yra „geriausiu atveju“ (best case scenario), o realybėje su muitine reikia skirti papildomą dieną ar dvi.

5. Kokias informacijas turiu pateikti, kad gautumų tikslią išvykimo datą internete?

Daugelis klientų mano, kad užtenka pasakyti: „Pervežkite dėžę į Londoną“. Tačiau, kad sistemos galėtų suteikti tikslią informaciją ir įtraukti jūsų siuntą į konkretų tvarkaraštį, reikalingi duomenys.

Pirmiausia, tai krovinio svoris ir matmenys. Tai lemia, ar tai gali būti siunčiama daline apkrova (su kitais klientų daiktais), ar reikalingas visas automobilis (FTL). Dalinės apkrovos tvarkaraščiai dažniau yra fiksuoti (pvz., išvykimas kiekvieną antradienį ir penktadienį), o pilno automobilio gali būti planuojamas individualiai pagal jūsų pageidavimą.

Antra, prekių pobūdis. Ar tai yra pavojingos medžiagos (ADR), ar gaminiai, reikalaujantys specialios temperatūros? Tokiems atvejams tvarkaraščiai yra reti ir reikalauja specialaus planavimo.

Trečia, adresai ir kontaktai. Tikslius išvykimo laikus galima suformuluoti tik tada, kai žinoma, kur tiksliai reikia važiuoti. Ar tai yra prekybos centras su apkrovos rampos laiko apribojimais (pavyzdžiui, leidžiama krauti tik naktį)? Ar tai gyvenamasis namas, kur reikia mažesnės mašinos su „keltais“?

Kai ši informacija įvedama į sistemą, algoritmas arba vadybininkas gali pasiūlyti tikslią datą, kuri bus atvaizduota ir jūsų kliento portale. Be šių duomenų, bet koks tvarkaraštis internete bus tik apytikslis spėjimas.

6. Ar skiriasi tvarkaraščiai tarp krovinių (krovininio transporto) ir keleivių pervežimų?

Labai skiriasi, ir tai dažnai sukelia nesusipratimų. Keleiviai, žiūrėdami į „Ryanair“ ar „Lietuvos geležinkelių“ tvarkaraštį, įpratę, kad „išvykimas 14:00“ reiškia tiksliai 14:00.

Krovinių transporte (ypač kai kalbame apie sunkvežimius) laikas yra lankstesnis. Tvarkaraščiai internete dažniausiai nurodo „Cut-off time“ – paskutinę valandą, kai galima pateikti dokumentus arba atvežti prekę į terminalą, kad ji spėtų tą patį dieną išvykti.

Pavyzdžiui, jei tvarkaraštis rodo, kad išvykimas į Angliją yra trečiadienį, tai paprastai reiškia, kad prekę reikia atvežti iki antradienio 12:00 valandos dienos, kad ji būtų pajungta prie to reiso. Jei atvežsite vėliau, net jei ir mašina dar stovi aikštelėje, gali būti, kad vietos jau nebėra arba dokumentai jau perduoti muitinei.

Be to, keleivių transportas turi griežtai apibrėžtus maršrutus. Krovininiai automobiliai gali keisti maršrutą pagal užsakymus (užsukti į papildomus miestus paimti arba iškrauti siuntas). Todėl internete randamas krovininio transporto tvarkaraštis dažnai yra „maršruto apytikslis“, o ne griežtas grafikas.

7. Kaip suprasti terminus „Direct“ (tiesioginis) ir „Groupage“ (grupinis) tvarkaraščiuose?

Tai esminis dalykas planuojant išlaidas ir laiką. Žiūrėdami į pervežimų pasiūlymus internetu, dažnai matysite šiuos žodžius.

„Direct“ reisas reiškia, kad sunkvežimis nuvažiuoja tiesiai iš paimimo taško (pavyzdžiui, Kauno sandėlio) į paskirties tašką (pavyzdžiui, Mančesterio sandėl) be sustojimų kituose terminaluose. Tokio tvarkaraščio internete galima tikėtis greičiausio pristatymo. Jei svetainė sako „Direct truck to London“, tai reiškia, kad jūsų siunta keliauja viena mašina ir nebus perkraunoma. Tai brangiau, bet saugiau ir greičiau.

„Groupage“ (arba konsolidacija) reiškia, kad jūsų siunta bus sujungta su kitų klientų siuntomis. Tokiu atveju tvarkaraštis internetu gali atrodyti taip: „Išvykimas iš Vilniaus: pirmadienis. Atvykimas į Anglijos hubą: ketvirtadienis. Pristatymas prie gatvės: penktadienis – sekmadienis“. Čia svarbu suprasti, kad tvarkaraštis rodo ne tik važiavimo laiką, bet ir konsolidacijos (iškrovimo, rūšiavimo, pakrovimo į kitą mašiną Anglijoje) laiką. Mano patarimas: jei siuntate pavojingas ar brangias prekes, rinkites „Direct“. Jei tai standartinės prekės ir norite sutaupyti, „Groupage“ tvarkaraščiai internetu parodys ilgesnį, bet ekonomiškesnį laiką.

8. Kas daro tą tvarkaraštį? Ar tai automatas ar žmogus?

Daugelis mano klientų galvoja, kad viską valdo robotas. Tačiau tiesa yra tokia, kad už kiekvieną tvarkaraštį, kurį matote internete, slypi žmogiškasis faktorius.

Nors sistemos ir algoritmai padeda optimizuoti maršrutus, galutinis sprendimas priklauso nuo logistikos vadybininko (dispečerio). Jis nusprendžia, kurį vairuotoją skirti, kurį reisą sujungti, kaip išvengti vairuotojo darbo laiko apribojimų pažeidimų.

Kai matote tvarkaraščio pasikeitimą internetu (pavyzdžiui, „Atvykimas atidėtas“), tai dažniausiai reiškia, kad dispečeris gavo informaciją iš vairuotojo apia problemą (techninę, eismo, asmeninę) ir rankiniu būdu pakeitė duomenis sistemoje. Todėl, kai susiduriate su neaiškumais tvarkaraštyje, visada verta kreiptis į gyvą žmogų. Sistema gali parodyti, kad siunta vėluoja, bet tik vadybininkas gali paaiškinti kodėl (pavyzdžiui, „Vairuotojas susirgo, kviečiame atsarginį“). Technologija padeda, bet logistika vis dar remiasi žmonėmis.

9. Kaip planuoti siuntą, jei man būtina, kad ji atvyktų iki konkrečios datos (pvz., prekybos centro atidarymo)?

Tai klasikinis scenarijus, su kuriuo susiduriu dažnai. Tarkime, jūsų klientas reikalauja prekių rytoj 8:00 valandą ryto. Kaip naudotis tvarkaraščiu internetu, kad neapsirikšti?

Pirmiausia, atimkite rezervą. Jei reikia rytoj, ieškokite tvarkaraščio, kuris rodo atvykimą šiandien arba prieš tai. Niekada nesikreipkite į tą dieną, kai reikalingas pristatymas – tai per daug rizikuota. Antra, žiūrėkite ne į „Atvykimas į šalį“, o į „Pristatymas prie adreso“. Daugelis svetainių rodo, kada mašina kerta sieną ar atvyksta į terminalą. Jei reikia pristatyti į konkretų sandėl, pridėkite dar 1 darbo dieną (Anglijoje daug kur pristatymai vykdomi tik darbo dienomis nuo 8:00 iki 17:00).

Trečia, pasinaudokite „Express“ paslaugų filtru. Dauguma paieškos sistemų turi galimybę rinktis pagal pristatymo greitį. Jei matote, kad standartinis tvarkaraštis siūlo atvykimą per 5 dienas, o „Express“ per 2, ir jums būtina laikytis termino, mokėkite už greitį. Mano patirtis rodo, kad bandant „taupyti“ ir pasirinkti vėlesnį reisą, kai terminas kritiškas, baigiasi dideliais nemalonumais ir baudomis už vėlavimą.

10. Ką daryti, jei tvarkaraštis internete rodo, kad siunta jau atvyko, bet jos aš negaliu rasti?

Tai vienas įnirštiniausių dalykų klientui. Sistema šypsojasi: „Pristatyta“, o tu stovi tuščioje aikštelėje. Ką daryti tokiu atveju?