Paprastas būdas rezervuoti vietas į Angliją: Vadovas be rūpesčių

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau daugiau nei dvi dešimtmetis. Per šį laikotarpį matyau, kaip pasikeitė rinka, kaip atsirado nauji taisykiai ir, svarbiausia, kaip pasikeitė klientų lūkesčiai. Vienas dalykas visada išlieka nepakitusias: noras gauti greitą, patikimą ir, jei įmanoma, "be galvos skausmo" paslaugą. Ypač kai kalba eina apie krovinių gabenimą į Angliją (Jungtinę Karalystę). Po „Brexit“ ši kryptis tapo sudėtingesnė, bet tai nereiškia, kad pačios rezervacijos procesas turi būti sudėtingas jūsų, kaip kliento.

Šiame straipsnyje aš pasidelsiu nuo techninių terminų ir sudėtingų logistikos schemų, kurias dažnai naudojame savo vidiniuose susirinkimuose. Vietoj to, kalbėsiu paprastai – kaip užtikrinti, kad jūsų krovinys saugiai ir laiku pasiektų Britanijos salas, o rezervacijos procesas neužtruktų daug laiko. Nors šiuo metu rinka yra dinamiška, o vietos keliuose ir keltuose dažnai užimtos iš anksto, egzistuoja aiškus ir efektyvus algoritmas, kurį naudojame kasdien. Ką reikia žinoti, kad rezervuoti vietą būtų paprasta kaip niekada?

Įvadas

Kai prieš dvidešimt metų pradėjau savo karjerą, krovinių gabenimas į Angliją buvo beveik tas pats, kas gabenimas į Vokietiją ar Lenkiją – nereikėjo daugiau dokumentų nei važiavimo pažymėjimas. Šiandien situacija kitokia. Muitinės formalumai, EORI numeriai, išankstinės deklaracijos – tai realybė, su kuria susiduria kiekvienas eksportuotojas ar importuotojas. Tačiau vienas dažniausiai pasitaikantis kliūtis nėra pats muitinės procesas (juo dažniausiai pasirūpina brokeriai), o paprasta... vietos rezervavimas.

Klientai dažnai skambina panikę: „Reikia nusiųsti dėžę į Londoną jau rytoj!“ arba „Turime 20 paletų, kurios stovi sandėlyje, kur jas patalpinti?“. Tokios situacijos sukuria nereikalingą stresą. Mano patirtis rodo, kad „paprastas būdas“ rezervuoti vietas į Angliją pasiekiamas ne magiškais spustelėjimais, o planavimu ir supratimu, kaip veikia ši rinka.

Esu matęs, kaip mažos įmonės prarandavo savo pirmuosius užsakymus dėl to, kad negalėjo laiku susitvarkyti su logistika, ir stebiu, kaip didelės korporacijos perka brangias ekspresines paslaugas tik todėl, kad nėra susiskaičiavusios su terminais. Tikslas šiame straipsnyje – parodyti, kad tvarkingas procesas gali būti paprastas.

Pirmasis ir svarbiausias žingsnis yra suprasti, kad Anglija nėra „už kiemo“. Tai sala. Tai reiškia, kad krovinys turi arba važiuoti keltu, arba pervažiuoti po tuneliu. Abu atvejai reikalauja ne tik vairuotojo vietos sunkvežimyje, bet ir vietos kroviniui patalpinti laive ar traukinyje. Šios vietos yra ribotos. Ypač šventiniu laikotarpiu arba, pavyzdžiui, kai kilo neramumai Kalėso uoste, vietų trūkumas tvarstė kaip drakonas. Todėl rezervacija turi būti ne reakcija, o prevencija.

Šiandien galime pasiūlyti sprendimus, kurie apima nuo dalinio krovinio (kai jums reikia tik vienos ar dviejų paletų vietos) iki pilnos furos nuomos (FTL). Technologijos leidžia mums matyti, kur yra laisvos vietos realiu laiku, o patirtis leidžia numatyti, kur gali kilti problemos. Taigi, kaip tai atrodo iš kliento akies? Paprastai. Jūs pateikiate duomenis, mes pasiūlome variantus, jūs patvirtinate – ir vieta užrezervuota. Bet, kad šis procesas vyktų tobulai, reikia žinoti keletą niuansų, kuriuos aš išdėstysiu toliau.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

Šioje dalyje sukaupiau daugiausia kylančius klausimus, kuriuos man užduoda klientai per savo darbo metus. Atsakymai į juos padės jums suprasti mechanizmą ir išvengti nereikalingų klaidų.

1. Kiek laiko iš anksto reikia rezervuoti vietą kroviniui į Angliją?

Idealus atvejis – 3–5 darbo dienos iki planuojamo išvežimo. Tai yra „auksinis standartas“, leidžiantis ne tik užtikrinti vietą keltuose ar tunelyje, bet ir ramiai sutvarkyti visus muitinės dokumentus. Jei kalbame apie dalinius krovinius (LCL arba grupinius pervežimus), kurie surenkami į bendrą furos priekabą, laikas gali trukti šiek tiek ilgiau – paprastai rekomenduoju planuoti savaitę iš anksto. Tačiau aš suprantu, kad verslas gyva ne pagal grafikus, o pagal užsakymus. Esu matęs atvejus, kai dėl kritinių situacijų kroviniai išvežami per 24 valandas. Tai įmanoma, bet tokiu atveju turime naudoti „skubios rezervacijos“ kanalus, kurie gali būti brangesni, o pasirinkimas – ribotesnis. Jei norite paprasto ir pigaus būdo – planuokite iš anksto.

2. Kokius duomenis turiu pateikti rezervacijai?

Kad aš ar mano komanda galėtume rezervuoti vietą, mums reikalingas „minimalus duomenų paketas“. Nereikia jums siųsti šimtų puslapių dokumentų tiesiog dėl to, kad sužinotumėte kainą. Mums svarbiausia yra: krovinio svoris (tiksliai, neapytiksliai), matmenys (ilgis, plotis, aukštis), adresas siuntėjo ir gavėjo (su pašto kodais, nes Anglijoje jie labai svarbus orientuotis), ir, žinoma, prekių pavadinimas. Be šių duomenų bet kokia kaina bus tik įvertis. Dažnai klientai sako: „Tai dėžė, maždaug 100 kg.“ Tačiau jei ta dėžė pasirodo esanti 1,5 metro aukščio ir nepatalpinama į standartinę sunkvežimio priekabą, tai keičia visą žaidimą – gali tekti šaukti specialią techniką. Tikslumas čia taupos ne tik laiką, bet ir pinigus.

3. Ar „Brexit“ įtakojo vietų rezervavimą?

Taip, įtakojo, bet ne taip, kaip galvojate. Patys vietos keltuose ar tunelyje nenumažėjo, tačiau padidėjo laiko sąnaudos muitinėse. Iki 2021 metų vairuotojas galėdavo važiuoti per sieną be sustojimo. Dabar, net jei turite rezervuotą vietą laive, vairuotojas gali pristabdyti muitinėje, jei dokumentai yra netvarkingi. Tai reiškia, kad rezervuodami vietą, mes dabar visada įtraukiame ir papildomą laiko rezervą muitinės procedūroms. Todėl, kai klausiate, kiek laiko kels kelias, atsakymas vis dažniau yra: „Kelias truks 10 valandų, tačiau planuokite, kad vairuotojas atvyks po 24–30 valandų dėl formalumų.“ Rezervacija dabar apima ne tik fizinę vietą transporto priemonėje, bet ir „laiko langą“ muitinės posto pravažiavimui.

4. Kas yra „Groupage“ arba dalinis krovinys, ir kaip jį rezervuoti?

Tai vienas populiariausių būdų mažoms ir vidutinėms įmonėms. Turgaus logika paprasta: jums nereikia mokėti už visą furos priekabą, jei gabenate tik 4 paletas. Mes surandame kitus klientus, kurie taip pat siunčia krovinius tuo pačiu kryptimi, ir juos sujungiame. Rezervuoti vietą tokiame krovinio paprasta – jums tiesiog reikia nurodyti, kiek paletų (arba kiek vietos priekaboje) jums reikia. Viską kitą – suradimą, surinkimą, išskirstymą – imamės mes. Tai yra pigiau, bet šiek tiek lėčiau, nei nuoma pilnos furos, nes turi laukti, kol užsipils priekaba.

5. Kaip veikia kainodara? Kodėl kaina svyruoja?

Naujokams tai atroda kaip tamsios magijos dalis – šiandien kaina viena, rytoj kita. Po daugiau nei 20 metų šioje srityje galiu pasakyti, kad kainodara tiesiogiai priklauso nuo pasiūlos ir paklausos, taip pat nuo degalų kainos (priedas prie degalų – fuel surcharge) ir vietų užimtumo uostuose. Pavyzdžiui, jei Kalė ar Naujuosius metus daug vairuotojų išvažiuoja atostogų į savo šalis, vietų trūksta, o kaina šuoliais kyla. Rezervuodami vietą iš anksto, „užfiksuojate“ kainą. Tai vienas pagrindinių argumentų, kodėl verta ne laukti paskutinės minutės. Taip pat įtakos turi pats krovinis – jei jis yra pavojingas (ADR) arba reikalauja specialios temperatūros (šaldytuvas), kaina bus aukštesnė dėl specifinės technikos ir vairuotojų kvalifikacijos reikalavimų.

6. Ar galiu sekti savo krovinią realiu laiku?

Absoliučiai taip. Anksčiau tekdavo laukti skambučio iš vairuotojo, kad sužinotume, kur jis yra. Dabar visos mūsų priemonės ir dauguma partnerių turi GPS stebėjimo sistemas. Kai atliekate rezervaciją, jums suteikiame prisijungimus arba nuorodą, kurioje galite matyti savo krovinio poziciją žemėlapyje. Tai suteikia ramybės – žinoti, kad jūsų prekės jau persikėlė per Lamanšą ir važiuoja link Londono ar Mančesterio. Tai yra standartinė funkcija, kurią įtraukiame į kiekvieną sutartį be papildomo mokesčio.

7. Kas atsitinka, jei mano krovinys netelpa į rezervuotą vietą?

Tai klasikinis scenarijus, su kuriuo susiduriame nereguliariai, tačiau jis sukuria daugiausia problemų. Pavyzdžiui, klientas sako: „Turime 3 europaletes“, o vairuotojas atvyksta ir mata, kad tai yra 3 nestandartinės dėžės, kurios užima 5 vietų erdvęs. Tokiu atveju mes turime dvi išeities: arba bandyti visa tai suspausti (kas ne visada įmanoma saugumo sumetimais), arba ieškoti papildomos vietos kitoje transporto priemonėje. Tai sukelia vėlavimus ir papildomus išlaidas. Todėl, kai atliekate rezervaciją, būkite tiksliai matmenų klausimu. Jei abejojate – nufotografuokite krovinį ir atsiųskite mums. Vizualinis patikrinimas išvengia didžiulių nesusipratimų uoste.

8. Kokius dokumentus turiu paruošti iš anksto?

Nors aš esu atsakingas už pervežimą, muitinės procesas yra jūsų (kaip prekių savininko) atsakomybė, kurią dažnai deleguojate brokeriams. Tačiau norint, kad rezervacija ir patį pervežimą būtų paprasti, reikia turėti paruoštus komercinę sąskaitą-faktūrą (Commercial Invoice) ir pakavimo sąrašą (Packing List). Be šių dokumentų negalime pateikti išankstinės deklaracijos (ENS/EXS), o be jos – krovinys neįvažiuos į JK ar neišvažiuos iš jos. Geriausias patarimas: paruoškite dokumentus tuo pačiu metu, kai kreipiatės dėl vietos rezervacijos. Tai sutaupys dienas ne tik man, bet ir jums.

9. Ar yra kokių nors prekių, kurias sunkiau gabenti į Angliją?

Yra, ir tai ne tik dėl vietos trūkumo, o dėl griežtų JK importo taisyklių. Maisto produktai (gyvūninės kilmės), augalai, vaistai ir tabako gaminiai reikalauja specialių licencijų ir sertifikatų (pvz., sanitary/phytosanitary certificates). Jei bandysite rezervuoti vietą tokiams kroviniams be šių dokumentų, krovinys bus sustabdytas muitinėje ir gali būti sunaikintas. Aš visada patariu klientams prieš rezervuojant vietą tokiems kroviniams pasitarti su mūsų ar jų muitinės brokeriu. Tai nėra paprastas būdas, jei praleidžiate šį žingsnį – tai tampa labai brangiu mokymu.

10. Kas yra „Slot fee“ ir kodėl jis atsiranda sąskaitoje?

„Slot fee“ tai vietos už rezervavimą mokestis. Jis nėra mūsų pelno dalis, tai mokestis, kurį mokame keltų kompanijoms (P&O, DFDS, Irish Ferries ir t.t.) arba „Eurotunnel“ už vietos užtikrinimą. Ypač populiariausiais išvykimo laikais (pvz., penktadieniais ar prieš šventes) šis mokestis gali didėti. Kai jūsų kaina formuojama, mes ją skaidome į transportavimo dalį ir šiuos priedus. Suprantu, kad klientams nemalonu matyti papildomą eilutę sąskaitoje, bet tai yra tiesioginė išlaida, užtikrinanti, kad jūsų krovinys išvyks tuo laiku, kurį sutarėme. Be šio mokesčio mokesčio rezervacija būtų tik teorinė – be garantijos, kad vairuotojas įsivažiuos į laivą.

Išvada

Apibendrinant daugiau nei dvidešimt metų patirtį, galiu teigti viena: paprastumas logistikoje kyla ne iš to, kad procesai yra prasti, o iš to, kad jie yra gerai suorganizuoti. Rezervuoti vietas į Angliją gali būti tiesmukis, jei žinote taisykles ir pasitiki savo partneriu. Pagrindinis dalykas, kurį turi pasiimti iš šio straipsnio – tai laiko ir informacijos vertė.

Kai vairuotojas užveda variklį Lietuvoje ir pasuka žibintus link Britanijos, prasideda sudėtingas mechanizmas, kurio dalis yra ir jūsų užsakymas. Jūsų tikslas – užtikrinti, kad šis mechanizmas neužstrigtų jūsų kaltės. Tai padarysite pateikdami tikslius duomenis, laiku paruošdami dokumentus ir neįsivaizduodami, kad keltų vietos atsiranda iš oro.

Esu čia, kad padėčiau jums naršyti šioje srityje. Nors aš neakcentuoju savo titulo, mano žinios ir patirtis yra mano pagrindinis įrankis siekiant užtikrinti, kad jūsų verslas veiktų sklandžiai. Anglijos rinka yra viena pelningiausių, bet ir viena reikalaujančia didžiausios disciplinos. Pasiruošęs klientas – tai laimingas klientas. Tikimės, kad šis vadovas padės jums jaustis tikrai pasiruošusiam kitam kartui, kai reikės siųsti prekių į Londoną, Birmingamą ar Liverpulį. Pasirūpinkite savo kroviniu iš anksto, o mes pasirūpinsime, kad jis pasiektų paskirties vietą saugiai ir laiku.