Lankstūs grafikai: pasirinkite Jums tinkamą laiką iš Anglijos

Per daugiau nei dvi dešimtis metų praleistų tarptautinių pervežimų versle, esu matęs, kaip pasaulis ir logistika keitėsi neatspausdinamų greičiu. Vienas dalykas, vis tiek išlieka nepakitusiu – kliento noras kontroliuoti savo laiką. Anksčiau logistika buvo griežta: vairuotojas važiuoja antradienį, jei siunta neparengta, ji laukia kitos savaitės. Šiandien situacija kitokia. Rinka reikalauja individualaus požiūrio, o ypač tai pasireiškia derinant krovininius pervežimus iš Anglijos į Lietuvą. Klientas nebėra tik vienas iš tūkstančio krovinių sąraše; jis yra partneris, kurio tvarkaraštis turi būti svarbiausias užduoties elemento.

Šiame straipsnyje noriu pasidalinti savo patirtimi ir paaiškinti, kaip veikia lankstų grafikų sistema, kodėl ji yra naudinga ir kaip galite pasirinkti būtent Jums tinkamą laiką, neišleidžiant daugiau lėšų nei būtina. Kalbėsime ne tik apie tai, kaip užsisakyti transportą, bet ir apie tai, kaip subalansuoti Jūsų asmeninius ar verslo poreikius su logistikos realybėmis.

Šiuo metu, kai prekyba tarp Jungtinės Karalystės ir Lietuvos yra iti intensyvi, o po „Brexit“ pasikeitė muitinės taisyklės, gebėjimas pasirinkti tinkamą išvežimo ar pristatymo laiką tampa nebe privalumu, o būtinybe. Verslo atstovams tai reiškia tiekimo grandinių optimizavimą, o privatiems asmenims – ramybę ir aiškumą, kada jie galės atsiimti savo ilgai lauktą siuntą ar baldus iš Jungtinės Karalystės.

Įvadas

Kai prieš dvidešimt metų pradėjau dirbti šioje srityje, maršrutai buvo statiški. Vairuotojai turėjo griežtas instrukcijas: jei ketvirtadienį reikia būti Roterdame, tai ten ir būtinai reikia būti. Klientui buvo tenka pritaikyti savo grafiką prie vairuotojo, o ne atvirkščiai. Tačiau laikas keitėsi, kartu keitėsi ir klientų lūkesčiai. Šiuolaikinė logistika yra aptarnavimo industrija, kurioje pagrindinis resursas yra ne tik degalys sunkvežimyje, bet ir kliento laikas.

Lankstūs grafikai – tai ne tik marketingo frazė. Tai sudėtinga logistinių procesų organizacija, leidžianti kiekvienam klientui pasirinkti tokį atsiėmimo iš Anglijos ar pristatymo į Lietuvą laiką, kuris kuo mažiau trukdo jo kasdieniems ratams. Nesvarbu, ar tai yra didelė įmonė, siunčianti brangią įrangą, ar privatus asmuo, perkantis automobilio dalis ar baldus internetinėse aukcionuose – visiems svarbu žinoti, kada tiksliai bus atliktas darbas.

Šio straipsnio tikslas – suteikti Jums pilną informaciją apie tai, kaip veikia ši sistema, kokių klaidų vengti ir kaip maksimaliai išnaudoti laisvą grafikų pasirinkimą. Mes aptarsime techninius niuansus, muitinės procedūrų įtaką ir praktinius patarimus, kuriais, tikiuosi, pasinaudosite planuodami savo siuntą.

DUK

Šioje skyriuje suformulavau 10 dažniausiai užduodamų klausimų, kuriuos girdėjęs iš klientų per savo karjerą. Atsakymai į juos padės Jums suprasti esmę ir pasirinkti geriausią sprendimą.

1. Ką reiškia „lankstus grafikas“ tarptautiniuose pervežimuose?

Lankstus grafikas tarptautiniuose pervežimuose iš Anglijos reiškia, kad transporto kompanija nesiverčia kliento prisitaikyti prie griežtai nustatyto krovininio mašinos maršruto, o atvirkščiai – pritaiko maršrutą prie kliento poreikių. Tradicinėje logistikoje vairuotojas turi nustatytas vietų ir laikus, pvz., Londonas – pirmadienį, Birmingemas – antradienį. Jei Jums reikia pasiimti krovinią iš Mančesterio trečiadienį, tradicinė kompanija gali pasakyti „ne“.

Lankstus grafikas leidžia Jums pasirinkti konkretų dieną ir netgi laiko tarpą (pvz., nuo 8:00 ryto iki 12:00 dienos), kurį Jums patogu, kad mūsų vairuotojas atvyktų pasiimti siuntą. Tai įmanoma dėl to, kad turime platų vairuotojų parką ir efektyviai planuojame maršrutus realiu laiku, atsižvelgdami į naujus užsakymus. Tai ypač aktualu tiems, kurie negali laukti vairuotojo visą dieną ar turi specifinių apribojimų, susijusių su prieigos prie objekto laiku.

2. Kaip užtikrinamas, kad vairuotojas atvyks būtent pasirinktu laiku?

Profesionalių pervežimų kompanijos naudoja pažangias GPS stebėjimo sistemas ir maršrutų optimizavimo programinę įrangą. Kai užsakovas pasirenka patogų laiką, ši informacija nedelsiant patenka į centrines dispečerių sistemas. Dispečeriai, kurie yra atsakingi už maršrutų planavimą, tada sujungia krovinius taip, kad vairuotojo kelias būtų efektyviausias.

Tačiau svarbiausia čia yra komunikacija. Patirtis moko, kad Anglijoje eismo sąlygos gali pasikeisti per minutes – nuo „M25“ žiedauto užstrigimo iki statybų kelyje. Esu dirbęs su komandomis, kurios aktyviai seka situaciją keliais. Jei matome, kad vairuotojas gali pavėluoti dėl išankstinio neplanuoto incidento, nedelsiant skambiname klientui ir informuojame apie tai. Taigi, lankstumas čia dar reiškia ir skubų reagavimą į neprognozuojamas situacijas, kad klientas nebūtų paliktas be informacijos. Mūsų tikslas – ne tik atvykti laiku, bet ir užtikrinti, kad Jūs galėtumėte planuoti savo dieną ramiai.

3. Ar lankstaus grafiko pasirinkimas brangiau už standartinį pervežimą?

Tai vienas dažniausiai kylančių klausimų, ir atsakymas nėra vienareikšmis „taip“ ar „ne“. Viskas priklauso nuo to, ką Jūs vadinate „lankstumu“. Jei kalbame apie tai, kad Jūs pasirenkate datą, kurią kompanija jau turi savo grafike (pvz., siunta iš Londono į Vilnių keliauja kiekvieną antradienį, ir Jūs pasirenkate tą antradienį), tai nieko nekainuoja papildomai. Tai yra standartinė paslauga.

Tačiau jei Jums reikalingas išskirtinio (ekskliuzyvinio) transporto pasiūlymas arba atsiėmimas iš vietovės, į kurią nevažiuojame reguliariai, pvz., atokiame Škotijos kaimelyje tam tikru laiku, tai gali kainuoti brangiau. Tačiau net ir tada kaina dažnai yra kompensuojama taupymu laiku ir nervais. Verta paminėti, kad dauguma šiuolaikinių konsoliduotų siuntų paslaugų (kai krovinių kelią dalijasi keli klientai) siūlo pakankamai plųsus laiko langus be jokio mokesties. Todėl visada geriau pasiklaustyti – dažnai lankstumas įtraukiamas į bazinę kainą.

4. Kokios yra pagrindinės privalumai, pasirenkant patogų laiką asmeniui, perkantiems daiktus iš Anglijos (pvz., eBay, „Auto Trader“)?

Privatūs asmenys, kurie perka daiktus iš Anglijos, dažnai susiduria su problema: pardavėjas gali būti pasirengęs atiduoti prekę tik tam tikru laiku, pvz., po darbo arba tik savaitgalį. Standartiniai pervežėjai, kurie dirba tik darbo dienomis nuo 9 iki 17, šiuo atveju netinka. Lankstus grafikas leidžia išspręsti šią problemą.

Pavyzdžiui, perkate automobilį iš „Auto Trader“. Pardavėjas gali būti tik penktadienį vakare. Mūsų pasirinktinis grafikas leidžia vairuotojui atvykti būtent tada, pasirašyti perdavimo aktus ir nuvežti automobilį į Lietuvą. Taip pat tai svarbu perkant baldus ar didelius technikos prietaisus – Jums nereikia imti atostogų darbe, kad lauktumėte siuntos. Galite susitarti dėl atsiėmimo vakare ar savaitgalį, kas daro perkamąjį procesą iš užsienio daug patogesnį ir mažiau stresinį. Be to, galite tiksliai žinoti, kada prekį atvyks į Jūsų namus Lietuvoje, ir susitvarkyti laiką jos priėmimui.

5. Kaip „Brexit“ ir muitinės procedūros veikia pasirinktų grafikų tikslumą?

„Brexit“ sukėlė daug chaoso pradžioje, tačiau šiuo metu profesionalios kompanijos jau prisitaikė prie naujųjų realijų. Muitinės procedūros gali turėti įtakos laikui, tačiau gerai suplanuotas grafikas tai sugeba kompensuoti. Svarbiausia čia yra dokumentų tvarka. Jei visi muitinės dokumentai (deklaracijos, SF, transporto dokumentai) pateikiami laiku ir teisingai, sienos kirtimas vyksta sklandžiai.

Lankstus grafikas mums leidžia planuoti atvykimą į uostą (pvz., Doverį ar Folkestoną) taip, kad išvengtume „peak“ (piko) valandų, kai eilės į muitinę ilgiausios. Jei žinome, kad Jūsų siunta reikalauja papildomo tikrinimo, galime pasirinkti vėlesnį išvykimo laiką arba ankstesnį, kad kompensuotume užtrūkį. Esu matęs, kaip blogai parengti dokumentai gali pristabdyti krovinią dviem dienoms, todėl visada patariu klientams laiku pateikti prekių kodus (HS codes) ir kitą reikalingą informaciją. Tai leidžia mums išlaikyti Jums pažadėtą laiką.

6. Ar galiu keisti savo pasirinktą laiką, jei pasikeičia mano aplinkybės?

Gyvenimas yra neprognozuojamas, ir logistikoje tai įprasta dalyka. Gerbiantys savo klientus pervežėjai visada bando išeiti į susitikimą. Taip, Jūs galite keisti pasirinktą laiką, tačiau čia labai svarbu yra laikas – kiek anksti apie tai pranešate. Jei apie planų keitimą informuojate prieš 2–3 dienas, mes paprastai galime perkelti Jūsų atsiėmimą į kitą laiką be jokio pabrangimo.

Tačiau jei pranešate apie tai tą pačią dieną arba kai vairuotojas jau yra kelyje, situacija pasidaro sudėtingesnė. Gali kilti papildomi išlaidos, susiję su vairuotojo laukimo laiku ar nukrypimu nuo maršruto. Mano patirtis rodo, kad sąžiningas ir atviras dialogas visada išspręšia problemą. Jei žinote, kad gali pavėluoti, skambinkite iš karto. Mes dažnai galime sujungti Jūsų atsiėmimą su kitu užsakymu netoliese arba nukreipti kitą, artimiausią esantį vairuotoją, jei įmanoma. Lankstumas veikia abiem kryptimis – mes lankstūs Jums, o Jums reikia būti sąžiningi su mumis.

7. Kokios yra galimybės, jei reikia skubaus pervežimo (express) iš Anglijos, bet standartinis grafikas per lėtas?

Skubūs pervežimai yra mūsų srities aukso standartas. Jei Jums reikia, kad prekė iš Anglijos atvyktų per 24–48 valandas, mes pasiūlome „Express“ paslaugą. Tai reiškia, kad Jūsų siunta nėra konsoliduojama su kitais krovinais (nekeliamos į konteinerį su kitų žmonių daiktais), o važiuoja tiesioginiu reisu.

Šiuo atveju grafikas yra visiškai pritaikomas Jums. Mes pasirenkame greičiausią kelią (dažnai keliuojame per Eurotunelį, o ne keltu, kad sutaupytume valandą), o vairuotojai keičiasi kas kelias valandas, kad kelias nebūtų stabdomas. Skubaus pervežimo kaina yra aukštesnė, tačiau kai kalbame apie sugedusią gamybos linijos detalę, kuri stabdo visą fabriką, ar svarbius verslo dokumentus, ši kaina susigrąžina per minutę. Pasirinkimas čia yra aiškus: greitis prieš kainą, ir mes sugeba užtikrinti, kad skubus siuntos išvežimas įvyktų būtent tada, kai Jums reikia.

8. Kaip vyksta konsolidacija (krovinių sujungimas) ir ar tai veikia pasirinkto laiko tikslumą?

Konsolidacija – tai procesas, kai keletas mažesnių krovinių iš skirtingų klientų yra sujungiami į vieną didesnį krovininį automobilį. Tai leidžia sumažinti pervežimo kainą kiekvienam klientui. Dauguma klientų mano, kad konsolidacija reiškia, kad jie neturi jokios įtakos laikui, bet tai netiesa.

Mūsų sistemoje konsolidacija vyksta pagal geografį. Pavyzdžiui, jei turime užsakymų iš Londono ir jo apylinkių, sujungiame juos į vieną maršrutą. Jei Jūs pasirenkate atsiėmimo laiką 10:00 ryto Londono centre, o kitas klientas – 12:00 pietų Londono pietuose, tai idealiai tinka į vieną maršrutą. Vairuotojas atvyksta pas Jums laiku, paima krovinią, važiuoja į kitą tašką. Taigi, konsoliduojant, pasirinktas laikas išlieka tikslus, jei jis derinamas su kitais taškais. Mūsų užduotis – sudaryti tokį maršrutą, kad visi klientai būtų patenkinti laiku. Tai reikalauja didelės patirties ir žinių apie Anglijos kelių situaciją, ką mes ir turime.

9. Kokius duomenis reikia pateikti, kad būtų galimas tikslus grafiko sudarymas?

Norint, kad pasirinktas laikas būtų įvykdytas tiksliai, mums reikia kuo tikslesnės informacijos. Pirmiausia, tai tikslus adresas Anglijoje (su pašto kodu). Anglijoje viename gatvės numeriu gali būti keletas pastatų, todėl pašto kodas yra būtinas navigacijai. Antra, tai krovinių matmenys ir svoris. Jei pasakysite „kelios dėžės“, tai per daug abstraktu. Mums reikia žinoti, ar tai įpės į liftą, ar reikės nešti aukštyn rankomis, ar yra galimybė privažiuoti arti patalpų.

Trečia, ir labai svarbu, – kontaktiniai duomenys tiek Anglijoje (pasiimimo vietoje), tiek Lietuvoje. Jei vairuotojas negalės susisiekti su atsakingu asmeniu atvykus į vietą, laikas gali būti prarastas. Taip pat svarbu informuoti apie specialius reikalavimus: ar reikia įrangos krovimui (keltuvas, roklė), ar yra apribojimų važiavimui (pvz., žemo tilto ar siauros gatvės). Kuo daugiau informacijos iš anksto, tuo mažiau netikėtumų kelionės metu ir tuo tiksliau įvyks Jūsų pasirinktas grafikas.

10. Kaip sekti savo krovinio judėjimą realiu laiku, kai pasirinktas specifinis laikas?

Technologinė pažanga leidžia mums suteikti klientams pilną kontrolę. Kai užsakovas pasirenka laiką ir siunta išvežama, jis gauna unikalų sekimo numerį arba nuorodą į mobiliąją programą ar tinklalapį. Ten galima matyti ne tik tai, kur mašina yra žemėlapyje, bet ir numatomą atvykimo laiką (ETA).

Mūsų sistemos rodo vairuotojo vairavimo režimą, sustojimus ir net degalų lygį, tačiau klientui svarbiausia yra „Time Window“ (laiko langas) indikatorius. Jis rodo, kada vairuotojas atvyks į paskirties vietą Lietuvoje. Jei dėl eismo ar oro sąlygų laikas keičiasi, sistema automatiškai atnaujinama. Be to, dažnai siunčiame SMS pranešimus arba el. laiškus, kai vairuotojas artėja prie atsiėmimo vietos Anglijoje ir kai jis artėja prie Jūsų namų Lietuvoje. Tai leidžia Jums būti pasiruošusiam ir nebegaišti laiko laukiant kieme.