Užsakyti biuro pervežimo paslaugą į ir iš Vokietijos: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, todėl galiu pasakyti viena – biuras nekeliačiasi taip lengvai kaip butas. Ypač kai kalba eina apie užsienį. Jei planuojate užsakyti biuro pervežimo paslaugą į ir iš Vokietijos, turite žinoti, kad tai ne tik dėžių krautimas. Čia susiduria logistika, vokiečių griežtumas ir daugybę smulkių detalių, kurios gali viską sugadinti. Matęs esu viską – nuo pradingusių kompiuterių iki to, kad vairuotojas negalėjo išvažiuoti iš kiemo dėl blogo manevro. Tad nuoširdžiai pasakysiu, kaip tai iš tikrųjų atrodo be jokio reklaminių lūpų dažymo.

Pasiruošimas ir biudžetas – nuo ko pradėti

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka susitvarkyti su biuro reikalu?

Niekada neskubėkite. Paprastai reikia pradėti ruoštis mažiausiai mėnesiu iš anksto, jei norite užsakyti biuro pervežimo paslaugą į ir iš Vokietijos be skubos priemokos. Vokietijoje viskas įsprausta į tvarkingas tvarkas, ir jei paskutinę minutę prisižadėsite kelis šimtus dėžių, gali gailėtis. Buvau atvejų, kai klientai maniau, kad viskas vyksta per savaitgalį, bet ten buvo ne tik baldai, o ir serveriai, kurie reikalauja specialios apsaugos. Geriau turėti laiko perteklių.

Ar brangu pervežti biurą į Vokietiją?

Kaina svyruoja labai stipriai. Negaliu pasakyti tiksliai, nes priklauso nuo tūkstančio dalykų, bet biuro pervežimo paslaugos į Vokietiją kaina prasideda nuo kelių tūkstančių eurų, jei kalbame apie didesnį kontorą. Mažam biurui gali tekę ir 800–1200 eurų, bet tada tikėkitės, kad vairuotojas bus vienas ir be pagalbininkų. Neklauskite manęs, kodėl taip brangu – degalai, mokesčiai už važiavimą po Vokietijos kelius (vignette), o dar tas darbo užmokestis Vakaruose... tiesiog pinigai išbėga.

Kaip išsirinki tą firmą? Ką žiūrėti?

Žiūrėkite ne į svetainę, o į akis. Ar ateina į objektą vertinti? Jei jums kainą sako tik telefonu, bežiūrėdamas į tą daiktų kalną, bėkite. Geriausi pervežėjai visada ateina pamatyti, kad nenukristų su kaina. Taip pat patikrinkite, ar jie turi draudimą. Yra daug "firmų", kurios veža keliais vokiškais numeriais, o kai įvyksta avarija, telefonas nebeatsiliepia. Dirbau tokių, kurie tiesiog dinguoja.

Ar reikia avanso mokėti?

Dažniausiai taip. Jei norite užsakyti biuro pervežimo paslaugą į ir iš Vokietijos, niekas neisveš jūsų turto tik su pažadu sumokėti po savaitės. Įprasta praktika yra 30–50 procentų avansas. Tai užtikrina, kad jums bus rezervuota mašina ir nešėjai. Žinau, kad nepatogia šiandien išleisti pinigus už darbą, kuris bus atliktas po mėnesio, bet taip veikia verslas. Be to, taip apsisaugote nuo to, kad mašina staiga "sugestų" kitam klientui, kuris siūlo daugiau.

Kas daryl, jei biuras turi seifą ar dideles pinigines?

Tai jau atskira istorija. Paprastai pervežėjai neima atsakingumo už grynuosius pinigus ar brangius dokumentus, jei jie nebuvo uždrausti į specialią dėžę. Patirkau, kai vienas vadybininkas paliko pinigines seife, o pervežimo metu... na, seifas atsidarė (užraktas paseno). Geriausia viską pasiimti su savimi į automobilį. Nekitokios biuro pervežimo paslaugos į Vokietiją neapsaugos nuo jūsų paties klaidų.

Dokumentai ir Vokietijos specifika – kur "užstrigia"

Kokius popierius ten reikia gaudyti?

Sąrašas ilgas. Jei vežate įrangą, tai turi būti deklaracija, o jei tik baldus – paprastesnis inventorius. Vokietijai svarbu tiksliai žinoti, kas keliauja. Ypatingai dėmesį atkreipkite į elektroniką – ten gali būti pridėtinės vertės mokesčio (PVM) niuansų, jei tai yra pirkimas-pardavimas, o ne tik perkėlimas. Bet jei tai tiesiog pervežimas iš Vokietijos į kitą padalinį, tai reikia sugebėti įrodyti muitininkams, kad tai ne prekyba. Geriau pasidarykite visų dalykų sąrašą lietuviškai ir vokiškai.

Ar tikrai reikia tų pažymų apie turinį?

Absoliučiai taip. Vokiškas biurokratas yra kaip robotas – jam duoti lapą, jis nuskaityo. Be lapo – jis sustabdo. Buvo atvejis, kai vairuotojas nepridėjo vieno puslapio su spausdintuvų sąrašu, ir jam teko stovėti pasienyje 6 valandas. Jei norite sėkmingai užsakyti biuro pervežimo paslaugą į ir iš Vokietijos, įsitikinkite, kad dokumentai yra tvarkingi, kitaip baudos gali būti didesnės nei pati pervežimo kaina. Gaila pinigų už tokias kvailas klaidas.

Kas su serveriais? Jie gi jautrūs.

Serveriai – tai tai, kas privers daugiausia nerimo. Juos reikia ne tik supakuoti, bet ir, svarbiausia, išjungti tinkamai. Kartais klientai sako "išjunkite ir vežkite", o paskui kyla pyktis, nes duomenys dingo (nors tai ne pervežėjo kaltė). Rekomenduoju pasirūpinti specialiomis dėžėmis, kurios amortizuoja smūgius. O dar geriau – jei tai labai svarbu, geriau juos vežti atskirai, ne su griuvėsiais. Vokietijoje (kaip ir visur) keliai gali būti lygūs, o po duobėtą miško kelią Lietuvoje važiuoti tenka irgi.

Ar vokiškai reikia kalbėti su vairuotojais?

Nebūtinai, jei tarpininkauja vadybininkas. Bet jei vairuotojas yra vietinis vokietis, o jūsų komanda nemoka kalbėti nei angliškai, nei vokiškai, bus problemų. Jis gali tiesiog neįleisti į objektą, nes nesupras, kur statyti dėžes. Geriau, jei kur nors yra žmogus, suprantantis bent pagrindinius žodžius. Dabar dauguma vairuotojų kalba rusiškai arba angliškai, bet garantijos niekas neduoda.

O kai kurie miestai turi apribojimų?

Taip, yra tokių miestų, kur didelės mašinos negali važiuoti centru be leidimo. Priešingu atveju gausite baudą įspėjimą. Pavyzdžiui, kai kur senamiestyje arba prie "žaliųjų" zonų. Biuro pervežimo paslauga į Vokietiją turi apimti ir leidimų išsiregistravimą, jei biuras yra centro zona. Neklauskite manęs, kodėl taip sudėtinga – tiesiog taip yra, ir su tuo kovoti beprasmiška. Geriau iškarto pasakykite adreso detalias koordinates.

Pakavimas ir "smulkmenos", kurios erzina

Kas supako? Mes ar jie?

Gali būti abiejų variantų. Jei norite sutaupyti, supakodate patys. Jei norite išsaugoti nervus – sumokėkite už mokėtoją. Matęs esu, kaip klientai supako "per du" tuščias dėžes, o tada stebėjosi, kodėl brangiau. Arba dar blogiau – supako smėliu užpiltus vazą į dėžę be popieriaus. Viska išbirgėjo. Kai užsakyti biuro pervežimo paslaugą į ir iš Vokietijos, patikrinkite, ar dėžės tvirtos. Pigios dėžės suslenka po keliu kilogramais knygų.

Ar dėžes duoda nemokamai?

Retai kada. Dažniausiai jas reikia nupirkti arba nuomotis. Tai nedidelė suma, bet ją reikia įsivaizduoti. Kartais firmos įtraukia į kainą, kartais - ne. Geriau klausti iš karto, kad nenuviltumėt paskutinę dieną. Nekalbėkime apie tai, kad pervežėjai neįsileis į mašiną jūsų senų, mirgančių prekių dėžių iš parduotuvės – joms nebus draudimo.

Ką daryl su pavojingomis medžiagomis?

Toneriai, aliejai, balzamai... tai viskas yra pavojinga. Negalima tiesiog mesti į dėžę su popieriumi. Jei išsilieja toneris, gali sugadinti viską, kas aplinkui. Turi būti specialios hermetiškos dėžutės. Vokietijos pareigūnai gali labai nusibosti, jei rastų pavojingų atliekų be sutvarkymo plano. Geriau tuos daiktus išvežti atskirai patys. Nemanau, kad norite rizikuoti dėl vieno seno rašalino kasetės.

Ar reikia detaliai pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Parašykite "1 iš 10", "Vadyba", "Finansai" ir pan. Kitaip vokiečių pusėje iškrovimo metu bus chaosas. Gali atsitikti taip, kad dėžė su svarbiais dokumentais nukeliaus į sandėliuką priešingu gatvės galu, o jums reikės skubiai sutikti klientą. Geriau praleisti tą valandą ir viską užrašyti. Tai taip pat padeda išvengti ginčų, jei kažkas dingsta (nors, tikiuosi, nedings).

O augalai? Ar juos veža?

Augalus į Vokietiją vežti sunkiau dėl fitosanitarinių reikalavimų. Kartais reikia sertifikatų, o kartais tiesiog neleidžia. Be to, augalams ilgas kelias sužaloja. Jei turite brangų palmę, geriau ją atiduoti kolegai dovanai arba parduokite. Neverta rizikuoti, kad jūsų biuro pervežimo paslauga į Vokietiją baigsis muitinėje su nukirstais lapais (tai yra, nupjautais augalais).

Ką daryl su personalo daiktais?

Tai dažna problema. Darbuotojai turi asmeninių daiktų – puodukus, vaikiškus paveikslėlius, rankšluosčius. Reikia aiškiai pasakyti, kad kiekvienas turi susirūpinti savo daiktais, arba juos sudėti į bendrą krūvą su pažymėjimu. Kartais žmonės mėgsta paslėpti butelio vyną ar kavos pakelį tarp knygų. Vokietijoje tai gali būti suprantama kaip kontrabanda, jei daug. Beje, atsimenu vieną atveją, kai darbuotojas paslėpė savo katiną... na, tai jau buvo šventė.

Kelionės eiga – kas vyksta kelyje

Ar vairuotojas važiuoja tiesiai?

Ne, jis tils poilsio pertraukų. Europoje griežtai reglamentuojama, kiek vairuotojas gali važiuoti be sustojimo. Tai reiškia, kad jei kelionė truko 12 valandų, jis sustos bent vieną kartą. Neklauskite manęs, kodėl jis negali "nusistiūdyti" ir važiuoti toliau – tai saugumo klausimas, o baudos milžiniškos. Taigi, jei užsakyti biuro pervežimo paslaugą į ir iš Vokietijos, planuokite atvykimą su atsargos laiku.

Kas jei pajudu stogą?

Vokietijoje daug kur yra greičio matuokliai tiltuose. Jei vairuotojas nebus tiksliai matavęs aukštį, gali nutikti katastrofa. Tai retas atvejis, bet įvyksta. Geriau pasakykite iš karto, jei turite kažką labai aukšto, pvz., ilgas lentynas. Užtikrinkite, kad pervežėjas turi mašiną su pakeliamu stogu, jei reikia. (tai yra, jei biure yra tokių daiktų). Nemanau, kad norite gauti skambutį, kad jūsų prekės dabar „dėžė“ po tiltu.

Ar jie padeda iškrauti Vokietijoje?

Tai priklauso nuo sutarties. Dažniausiai pervežimas iš Vokietijos į Lietuvą ar atvirkščiai įtraukia iškrovimą, bet kai kuriems "ekonominio" varianto pervežėjams tai kainuoja papildomai. Jie gali tiesiog numesti dėžes ant grindų ir išvažiuoti. Jei reikia nešti į trečią aukštą be lifto, tai dar viena istorija. Užsirašykite viską ant popieriaus, kad nebūtų nukrypimų.

Kas jei vairuotojas atvyksta naktį?

Galimas dalykas, jei buvo užstrigta pasienyje arba dėl eismo įvykių. Tada jūsų vokiški partneriai gali neleisti įleisti į biurą dėl triukšmo taisyklių. Vokietijoje labai griežtai laikomasi ramybės valandų. Reikia iš anksto sužinoti, ar yra galimybė patekti objekte naktį, ar reikia laukti ryto. Kartais mašina tiesiog stovi kieme iki 8 ryto.

Ar gali atsitikti, kad mašina sugenda?

Žinoma, technika yra technika. Gali uždegti sankaba, gali praplyšti padanga. Tokiu atveju geriausia, jei pervežėjas tarpininkauja ir siunčia kitą mašiną arba remonto automobilį. Bet gali nutikti, kad daiktai stovi kelias dienas prie kelkraščio. Todėl svarbu turėti drudimą. Patirtis sako, kad biuro pervežimo paslaugos į Vokietiją pasitikiems tik tie, kurie turi atsarginį planą "kas jei".

O mašinos stovėjimas Vokietijoje brangūs?

Labai. Ypač miestuose. Jei vairuotojas negali statyti tiesiai prie durų ir turi važiuoti į specialų stovėjimą, tai gali kainuoti po 20–30 eurų per valandą. O dar jei ten yra "Umweltzone" (ekologinė zona), be žalios kortelės jis visai negalės važiuoti. Visas šias išlaidas dažniausiai apmoka klientas, todėl pasirūpinkite vieta iš anksto.

Problemos ir kaip iš jų išlipti

Kas jei kažkas susilaužo?

Tuomet prasideda draudimo žaidimas. Turi būti sudarytas aktas (protokolas) vietoje. Vokietijai svarbu, kad dokumentas būtų parašytas iš karto, o ne po savaitės. Nefotografuokite tik su telefono, reikalingas raštiškas pranešimas. Žinau, kad erzina, kai reikia rašyti vokiškai, bet kitaip niekas neišmokės. Būkite atsargūs su didele technika – ten draudimo suma gali būti per maža.

Ar galima pasitikėti žodžiu?

Nemanau. Versle, ypač tarptautiniame, žodis nieko nebeveikia. Viskas turi būti sutartyje. Jei vadybininkas pažadėjo, kad "kažkas bus", bet nesurinko į sutartį, laikykite, kad taip nebus. Vokiškai firmos ypač griežtai laikosi sutarčių. Todėl norėdami užsakyti biuro pervežimo paslaugą į ir iš Vokietijos, skaitykite, ką pasirašote.

Kas daryl, jei klientas Vokietijoje neduoda išsikrauti?

Tai būna, kai pasikeičia kontaktinis asmuo arba raktų neberanda. Tokiu atveju vairuotojas pradeda skaičiuoti stovėjimo mokestį (demurrage). Jis negali laukti nemokamai amžinai. Jei laukiate ilgiau nei parengta, kaina gali padvigubėti. Būkite tikri, kad kitame gale yra žmogus su raktais. (Man atrodo, paskutinis kartas taip nutiko Hamburge, ir klientas teko mokėti už 3 dienas stovėjimo).

Ar jums teko matyti keisčiausių situacijų?

O taip. Vieną kartą vežėme biurą, kuris buvo... antrame aukšte be lifto, o laiptai buvo tokie siauri, kad sofa neprilėdo. Teko iškelti pro langą su kranu, o kas jį iškvietė? Ne klientas, o mes, kadangi kitaip būtume ten užstrigę savaitę. Kitą kartą radome dėžę su gyvu gyvūnu (žiurke), kurią darbuotojas "užmirė". Tai gyvenimas.

Ką daryl po to, kai viskas baigta?

Patikrinkite, ar nieko nepalikote senoje vietoje, ir ar naujoje vietoje viskas veikia. Kartais pasitaiko, kad serveris pastatytas, bet pamiršta įjungti interneto laidą (kurio ten dar nėra). Reikia susitvarkyti šiukšles – pakuotės, plėvelės. Vokiški valdytojai labai nemėgta, jei kieme lieka dėžių. Biuro pervežimo paslauga į Vokietiją baigiasi tik tada, kai valymo komanda išėjo.

Ar verta užsakyti pigiau?

Galvojate apie "vabalų" firmas, kurios siūlo kainą pusantro karto mažesnę? Sėkmės. Rizikuosite savo turtu, o jei kas negerai – niekur nesuskųsite. Vokietijoje teisingumas yra brangus. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau už patikimą žmogų, kuris atsako už savo darbą, nei taupyti ir galvoti, kur dingo jūsų duomenys.

Išvada

Galiausiai, viskas suvyksta, jei tik pasiruošiate. Užsakyti biuro pervežimo paslaugą į ir iš Vokietijos nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir dėmesio smulkmenoms. Neklausokit manęs, kodėl tiek daug taisyklių, tiesiog priimkite tai kaip faktą. Jei viską suplanuosite ir pasitikėsite profesionalais, biuras dirbs toliau be jokios pertraukos, o jūs išvengsite nemalonumų su muitine ar sugadintais baldais. Sėkmės kelionėje (tai yra, persikraustyme)!