Užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją: kaip tai veikia iš vidaus

Sveiki, turiu jau dvidešimt penkerius metų patirties šioje srityje, tiek krovinių, tiek kraujospūdžio. Vokietija yra mūsų pagrindinė rinka, tenkas čia ne tik vairuoti, bet ir išmanyti. Dažniausiai klientai mano, kad tai yra paprastas procesas: paduoti dėžę ir ji pasirodo prie durų, bet realybėje užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją yra sudėtingas mechanizmas. Jis susideda iš tūkstančių detalių, kurios gali nulūžti blogiausiu metu. Šiandien noriu papasakoti, kaip tai vyksta iš tikrųjų, be jokių gražių paveikslėlių iš brošiūrų.

Bendri klausimai apie rinką

Kiek laiko paprastai užtrunka krovinys nuvežti į Vokietiją?

Viskas labai priklauso nuo to, kur į Vokietiją važiuojame, nes šalis didelė. Jei tai yra užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją regionus, pvz., į Miuncheną ar Berlyną, tai gali užeiti ir dvi paras, jei kelyje įvyks staigmenų. Lietuvoje dažniausiai pradedame nuo to, kad surandame vairuotoją, jis užsiregistruja, o tai dar nekelias. Vėliau yra kelionė per Lenkiją, kurioje ribojimai ir kelių būklė gali viską sugriauti. Taigi, standartiškai galime sakyti 24-48 valandas, tačiau nepamirškite, kad savaitgaliais vokiečiai turi griežtus važiavimo draudimus, tai taip pat įtakoja laiką.

Ar tikrai taip sunku gauti leidimus vairuotojams?

Na, ne taip sunku kaip anksčiau, bet burokratijos vis tiek gausu. Vokiški dokumentai, ypač kai kalba eina apie statybines medžiagas ar specialią techniką, reikalauja tikslumo. Jei užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją vykdomi neteisingai suformavus CMR sąskaitas, gali būti didelių rūpesčių. Vairuotojams reikia kabino kortelės, kurios dabar yra skaitmeninės, ir visada tenka tikrinti, ar jų galiojimo laikas nebaigėsi. Kartais atsitinka situacijų, kai vairuotojas užmiršta pasiimti fizinę kortelę, o elektroninė neveikia – tuos dalykus reikia spresti iš karto.

Kodėl kainos kyla ir krenta kaip šiltuoju vanduo?

Čia daugiausia įtakos turi kuro kaina ir paklausa. Jei yra didelis sezono piko metas, pavyzdžiui, prieš Kalėdas, tai užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją kainuoja gerokai brangiau. Taip pat vokiečių kelių mokesčiai, tie Maut'ai, kasmet kyla, o tai tiesiogiai atsispindi mūsų sąskaitose. Dar vienas dalykas – grįžtamojo krovinio (return load) trūkumas. Jei vairuotojas važiuoja tuščias atgal, tai kainą reikia padidinti, kad bent kažkaip padengti išlaidas, o klientams tai visada nepatinka.

Ar saugu siųsti brangius daiktus?

Saugu, jei viskas padaryta teisingai, bet rizikos visada yra. Mes stengiamės dirbti tik su patikimomis transporto kompanijomis, kurios turi draudimą. Tačiau esu matęs atvejų, kai krovinys „dingdavo“ Lenkijos teritorijoje. Geras užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją įtraukia ir stebėjimo sistemas, todėl žinome, kur mašina yra realiu laiku. Jei siunčiate elektroniką ar brangiausią baldą, visada rekomenduoju papildomą draudimą, nes standartinis draudimas ne visada padengia pilną vertę, ypač jei įvyksta nelaimingas atsitikimas dėl blogo kelių dangos.

Dokumentacija ir įforminimas

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti?

Pagrindinis dalykas yra CMR sąskaita-faktūra, prekių sandėliavimo lapas ir vairuotojo draudimas. Be šių dokumentų joks užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją neįvyks sėkmingai. Vokietijoje muitinė ir policija yra labai griežtos, net jei šalis yra ES viduje, vis tiek tikrinama, ar krovinys nėra vogtas. Dar reikia įsitikinti, kad prekių ženklai (HS kodai) yra teisingi, o kitaip gali būti baudų. Nesenai vienas klientas užmiršo pridėti priedų sąrašą, ir mes teko dvi dienas juo važinėti po vokiškus sandėlius.

Kas daroma, jei trūksta dokumentų?

Tuomet prasideda nervai. Viskas priklauso nuo to, kiek trūksta. Jei neįdėta viena dėžutė į sąrašą, galima išspręsti vietos lygmeniu, tačiau jei trūksta svarbių eksporto dokumentų, gali tekti laukti kelias dienas. Geras užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją reiškia, kad mes visada tikriname dokumentus dar prieš išvykstant. Bet žinote, kartais vairuotojai taip nuskuria, kad užmiršta pasiimti popierius iš eksporto vadybininko, o tą reikia siųsti skanuotu kopiją į jo telefoną, kas vėlgi ne visada lengva.

Ar reikia mokėti muito mokesčius?

Paprastai ne, jei prekės keliauja tarp ES šalių, bet yra išimčių. Pavyzdžiui, jei prekės yra iš trečiosios šalies (pvz., Kinijos) ir jos tiesiog tranzitu keliauja per Vokietiją į Lietuvą, tai reikia TIR knygos. Be gero užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją supratimo, galima susidurti su muitinės uždelstu procesu. Kartais klientai net nežino, kad jų prekės laikinai importuotos, tai reikia mokėti PVM, o tai sukelia didelių nesusipratimų prie sienos.

Kaip suformuoti CMR teisingai?

CMR turi būti tikslus: siuntėjo, gavėjo, krovinio svoris ir apibūdinimas. Negalima rašyti tiesiog „įrankiai“, reikia išvardyti, kas ten yra. Vokiški klientai yra labai išrankūs, ir jei mato, kad užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją buvo atlikti neatsargiai, jie gali atsisakyti priimti krovinį. Geriau leisti porą minučių daugiau ir užpildyti viską teisingai, nei vėliau aiškintis, kodėl krovinys buvo grąžintas atgal. (Čia turiu omenyje, kad geriau padaryti gerai iš karto).

Problemų sprendimas realiame laike

Kas nutinka, jei vairuotojas sugenda kelyje?

Tai viena blogiausių situacijų, tačiau ji pasitaiko dažnai. Jei mašina sustoja A9 autostradoje, mes privalome rasti pagalbą per valandą. Vokiškai gelbėjimo tarnybos veikia greitai, bet kainuoja brangiai. Mūsų užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją apima ir techninę pagalbą, todėl turime sutartis su vietinėmis tarnybomis. Kartais tenka perkrauti krovinį į kitą mašiną, o tai užtrunka ir kainuoja pinigus, bet svarbiausia yra pristatyti prekę laiku, ar bent jau ne labai vėlai.

Ar dažnai įvyksta vogimo atvejų?

Vakarų Europoje, ypač Vokietijoje, vagystės nėra tokios dažnos kaip pietuose, tačiau įvyksta. Dažniausiai pavogiami kroviniai stovintys neapsaugotuose aikštelėse prieš pat savaitgalį. Todėl mes niekada neleidžiame vairuotojams statyti mašinos „bet kur“. Efektyvus užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją reikalauja saugios aikštelės rezervavimo iš anksto. Taip pat stengiamės, kad vairuotojai neleistų niekam žiūrėti į krovinią per keliones, nes kartais „pagalbininkai“ tiesiog seka mašinas nuo pat Lietuvos sienos.

Kas daryti, jei gavėjas atsisako priimti prekę?

Tai yra problematiška. Jei gavėjas sako, kad prekės net nepirkė arba yra pažeistos, mes privalome tai patikrinti. Vieną kartą buvo situacija, kai vokiškas sandėlininkas tiesiog nenorėjo atsidaryti, nes vėlavome 15 minučių. Tuomet užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją tampa intensyviu telefonu diskusijų maratonu. Reikia siųsti nuotraukas, raginti vadybininkus, o kartais net tekti vežti krovinį atgal į Lietuvą arba laikyti jį mūsų sandėlyje Vokietijoje, kas kainuoja pinigus.

Kaip elgiamės su vėlavimais?

Vėlavimai yra neišvengiami. Stiprus liūtys, avarijos ar policijos patikros gali viską uždelsti. Mes visada stengiamės informuoti klientą iš karto, kai pamatome, kad grafikas gali sulūžti. Niekada nesakome „viskas bus gerai“, jei žinome, kad nebus. Nors užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją ir yra mūsų darbas, mes negalime valdyti oro. Klientai dažniausiai supranta, jei mes esame sąžiningi ir pranešame apie problemą prieš jią tapti krize.

Kainodara ir mokesčiai

Iš ko susideda galutinė kaina?

Kaina susideda iš kuro, vairuotojo darbo, kelių mokesčių (Maut), ir mūsų paslaugų maržos. Vokietijoje Maut yra vienas brangiausių Europoje, todėl tai didelė dalis sąskaitos. Taip pat įeina ir užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją mokestis, kuris apima dokumentų tvarkymą ir stebėjimą. Kartais klientai stebisi, kodėl kaina tokia aukšta, jei atstumas tik 800 km, tačiau jie nemato to, kas vyksta užkulisiuose – mokesčiai, draudimai, ir mokesčiai už užterštumą (Euro 6 reikalavimai).

Ar galima sutaupyti renkantis pigesnį vežėją?

Galima, bet tai yra kaip lošimas. Pigesni vežėjai dažnai naudoja senesnes mašinas, kurios gali sugesti arba neturi reikiamų leidimų. Profesionalus užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją kainuoja pinigus, nes jis duoda ramybę. Esu matęs, kaip klientai taupo 50 eurų, o paskui praranda tūkstančius dėl sugadintos prekės. Geriau sumokėti šiek tiek daugiau ir būti tikriems, kad krovinys atvyks saugiai.

Kaip mokėjimai vyksta?

Standartiškai prašome išankstinio mokėjimo arba pervedimo dieną, kai krovinys išvyksta. Su ilgalaikiais partneriais galime dirbti ir su atidėtu apmokėjimu (pvm sąskaita-faktūra). Tačiau jei užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją užsakoma naujo kliento, mes visada reikalaujame išankstinio mokėjimo. Buvo atvejų, kai po pristatymo klientai „dingdavo“ ir nebeatsiliepdavo į telefonus, o mums tebebuvo reikia mokėti vairuotojams.

Ar yra papildomų mokesčių, kurių nepasakome iš karto?

Mums būtų nesąžininga tai daryti. Visada įkainojame viską iš karto: keltų mokestį (jei reikia), iškrovimo/pakrovimo darbus (jei vairuotojas juos atlieka) ir laukimo mokestį. Tačiau jei klientas pats suklydo ir pateikė neteisingus duomenis, tada papildomi mokesčiai atsiranda. Mūsų užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją yra skaidrus, todėl stengiamės nustatyti kainą iš karto ir ją laikyti.

Specifinės situacijos ir patarimai

Ar galima vežti temperatūros režimo prekes?

Taip, bet tai reikalauja specialių mašinų su šaldymo įranga. Prieš išvykstant būtina patikrinti, ar agregatas veikia, ir nustatyti reikiamą temperatūrą. Vokiški klientai labai griežtai tikrina temperatūros dienoraščius, jei tai maistas ar vaistai. Užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją šiuo atveju yra ypatingai atsakingi, nes net trumpas trūkumas gali sugadinti visą krovinį, o tada atsakomybė krenta ant mūsų pečių.

Kas daryti, jei reikia gabenimo atidaryti (ADR)?

Tai labai griežta sritis. ADR prekės gali būti gabenamos tik sertifikuotais vairuotojais. Mes visada tikriname vairuotojo pažymėjimus ir mašinos įrangą. Vokietijos policija dažnai sustabdo tokius mašinas tikrinimui. Jei užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją vykdomi su ADR prekėmis, mes privalome užtikrinti, kad visi dokumentai (pavyzdžiui, pilietybės pažymėjimas ir instrukcijos) yra vietoje. Niekada nebandykite slėpti, kad vežate pavojingas medžiagas, nes baudos yra astronomiškos.

Kaip vežti per didelius krovinius?

Tai reikalauja specialių leidimų ir lydinčių automobilių. Vokietijoje kelių policija labai stebi, ar per dideli kroviniai nekelia grėsmės. Reikia gauti leidimus iš kiekvieno lando (federalinės žemės), pro kurį važiuojame. Tai brangu ir lėta, bet užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją tokiais atvejais yra mūsų specializacija. Vieną kartą teko vežti milžinišką presą, ir trys dienas gavome leidimus, kol vairuotojas laukė pasienyje.

Ar verta naudoti sėdimuosius vietose keleiviams („Bus freight“)?

Kartais taip, jei labai skubama ir krovinys mažas. Tačiau tai nėra pigu, ir ten yra daug apribojimų dėl svorio ir dydžio. Be to, vairuotojai ten dažnai neleidžia stumdyti sunkių dėžių. Geriau pasirinkti standartinę krovininę mašiną, nors užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją ir gali atrodyti lėtesni. Keleiviniai autobusai turi savo grafikus, ir jie negali laukti, jei vėlate į prieškelio vietą.

Kaip pasirūpinti pakavimu?

Pakavimas yra kliento atsakomybė, bet mes visada patariame. Kroviniui keliantis tūkstančius kilometrų, dėžės turi būti tvirtos. Vokiški krovikai (kai jie visgi sutinka padėti) elgiasi su kroviniu ne taip švelniai kaip lietuviai. Todėl užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją sėkmė prasideda nuo gero pakavimo. Naudokite paletės juostas, o ne tik plastikinę plėvelę, nes kitaip gali atsidurti ant grindų.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dabar tai jau standartas. Mes turime GPS sistemas, kurios rodo mašinos vietą. Tačiau kartais signalas dingsta kalnuotuose Vokietijos regionuose arba vairuotojas išjungia įrenginį (kas yra draudžiama, bet nutinka). Gerai suorganizuotas užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją leidžia mums matyti, kur mašina stovi, ir nurodyti vairuotojui greičiausia maršrutą, kad išvengtume spūsčių prie Hamburgo ar Miuncheno.

Kokios yra dažniausios klaidos?

Dažniausia klaida yra neteisingi duomenys CMR dokumentuose ir blogas pakavimas. Taip pat klientai dažnai pervertina savo galimybes ir mano, kad vairuotojas padės iškrauti 2 tonų prekių vienas. Vokiškuose sandėliuose taisyklės griežtos – jei nėra sutarta, vairuotojas neliečia nieko. Mūsų užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją patirtis rodo, kad geriausia viską aptarti iš anksto, raštu, o ne tik žodžiu.

Kaip elgtis su nusiskundimais?

Jei klientas nusiskundžia, mes klausome ir tiriam. Jei kaltė mūsų, mes atsilyginame arba pataisome. Logistikoje klaidos įvyksta, svarbiausia yra kaip jas išspręsti. Vieną kartą mes uždėjome duodus ant kliento automobilio (atsiprašau, ne duodus, o purvą) ir jam nupirkėm automobilio plovimą Vokietijoje. Tai maža dalykas, bet ji užtikrina lojalumą.

Ar ateityje keisis šios paslaugos?

Tikrai. Vis dažniau kalbama apie vandenilinius sunkvežimius ir skaitmeninę sąskaitų pateikimą. Vokietija yra lyderė šiuose naujovių diegimuose. Užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją taps dar automatizuotesni, bet žmogaus faktorius visada liks svarbus. Kol kas mes tiesiog stengiamės neprarasti galvos šiame visame chaosi.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad logistika nėra tik apie mašinas ir kelius, tai yra apie žmones ir pasitikėjimą. Nors užsakymų valdymas ir logistikos paslaugos į Vokietiją gali atrodyti sudėtingi ir kartais chaotiški, su gerais partneriais viskas įmanoma. Svarbiausia yra būti sąžiningu, tiksliu ir kantriu. Jei reikia pagalbos, visada galite kreiptis, padėsiu, kiek galėsiu, net jei ir turiu savų dienų, kai norėčiau tiesiog pasislėpti nuo visų tų skambučių. Sėkmės jūsų siuntoms!