Užsakymo proceso gairės daliniams kroviniams į Vokietiją: kas tikrai svarbu

Dirbu logistikos srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir galiu pasakyti vieną – teorija vadovėliuose yra graži, bet realybėje užsakymo proceso gairės daliniams kroviniams į Vokietiją dažnai būna chaotiškos. Klientai dažnai galvoja, kad tai valandos reikalas, paspausi mygtuką ir krovinys jau ten, tačiau deja, ne taip. Čia reikia suprasti ne tik sausas taisykles, bet ir tas smulkmenas, kurias niekas niekada neparašo standartiniuose vadovuose. Visgi, stengsiuosi papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus, be jokių "marketingo" užuolankų, taip, kaip tikrai yra kasdienėje mūsų darbo įkarštyje.

Kas tas dalinis krovinys ir kodėl viskas taip sudėtinga

Ką reiškia tas LTL arba dalinis krovinys?

Tai kai jums nereikia viso sunkvežimio, o jūsų prekės keliauja kartu su kitų klientų kroviniu. Atrodo paprasta, bet užsakymo procesas čia tampa sudėtingesnis, nes reikia surinkti visus "gabalus" į vieną mašiną. Vokietijoje tai labai paplitę, ten sandėliai dirba kaip laikrodžiai. Mums čia reikia derinti laikus, kad vairuotojas nebarstytų laiko laukdamas, kol mes surenkame visus krovinius iš skirtingų siuntėjų. Kartais tai užtrunka dieną, kartais dvi – tai tiesiog būna, reikia kantrybės ir supratimo.

Ar galiu užsisakyti tiesiai į Vokietiją be tarpininkų?

Žinoma, galite rasti vairuotoją patys, bet ar verta? Tiesioginis užsakymas gali atrodyti pigiau, bet problemos prasideda, kai kažkas pasirodo ne taip. Dvidešimt metų patirtis rodo, kaip žmonės bando taupyti ant ekspeditorių, o paskui gastruliuoja dėl dingusių krovinių ar vėluojančių pristatymų. Geriau patikėti tiems, kas žino užsakymo proceso gairės daliniams kroviniams į Vokietiją iš vidaus. Mes žinom, kur ieškoti, jei vairuotojas "praranda" telefoną arba sugenda mašina ties Miunchenu. Taupant ant profesonalų, dažnai galima prarasti daugiau.

Kiek tiksliai tai trunka nuo užsakymo iki pristatymo?

Idealiai – 3-4 darbo dienos. Bet gyvenime idealų nebūna (tai yra, beveik niekada). Viskas priklauso nuo to, kada mes surinksime pilną "kolekciją". Jei jūs paskutinis, kuris įkraunamas, lauksite ilgiau. Be to, Vokietijos keliai... ten dažnai stovėjimai, ypač ties Hamburgu arba Ruhr sritimi. Galimas dalykas, kad vairuotojas įveiks 500 kilometrų per dieną, o ne tūkstantį, kaip planuota. Taigi, branginkite savo laiko planavimą su atsarga.

Kodėl kartos kaina šokinėja aukštyn?

Kainos formuojasi realiu laiku. Jei rinka staiga reikalauja daugiau vietos į šiaurę, o ten tuščia – kaina šauna į viršų. Negaliu pasakyti tikslaus sezono, bet žiemos pabaigoje dažnai būna šuolių. Vokietija brangi rinka, ten degalai ir mokesčiai už kelius aukšti. Jei užsakote paskutinę minutę, teks mokėti už skubą. Planuokite užsakymo procesą iš anksto, tai gali sutaupyti iki 20 proc. sumos.

Dokumentai ir biurokratija (arba ko vengti)

Kokius dokumentus būtinai reikia pateikti?

Būtinai sąskaita faktūra ir prekių sąrašas (packing list), ir juos reikia pateikti laiku. Jei dokumentų nėra, vokiškai pareigūnai gali sustabdyti mašiną (o jei leis, tai tik su nemaža bauda). Niekada nedėkite "Gift" ar "Samples", jei tai prekės parduodamoms. Vokiškai institucijos yra labai budrios, net jei tai vidurio Europos važiavimas. Geriau parašyti viską kaip yra, kad neįkliūtumėt į bėdą dėl klaidingų prekių kodų ar priskyrimo.

Kas tas CMR ir kuo jis svarbus?

CMR – tai jūsų draugas ir priešas vienu metu. Tai tarptautinis vežimo dokumentas, kurį pasirašo vairuotojas. Svarbiausia – tikrinti būklę prieš pasirašant. Vieną kartą klientas pasirašė akimirksniu, o atidarius sandėlyje – paletės buvo sutrupintos. Be įrašo CMR, pretenzijos nebus priimtos. Taigi, nepasirašykite, jei mataite defektus, nors vairuotojas gali spausti, kad "viskas gerai, reikia važiuoti". Niekad neskubėkite su šiuo dokumentu, jis vienintelis įrodymas teisme.

Ar reikia mokėti PVM arba kokių nors mokesčių?

Esame ES, taigi jei abiejose šalyse veikia PVM mokėtojai, tai viskas vyksta be muitinės procedūrų sienoje. Bet jei prekės yra naudotos ar tai yra asmeninis daiktų pervežimas (tai yra, ne verslo), gali tekti pateikti papildomą deklaraciją. Dažnai klientai painioja verslo siuntas su asmeninėmis. Geriau iš anksto pasakyti, kas tai per krovinys, kad mes nesusidurtume su patikrinimu, kuris užtruks dieną dvi ir sugadins visą grafiką.

Ką daryti, jei pamečiau originalius dokumentus?

Nebūna taip dažnai, bet įvyksta. Jei vairuotojas išvyksta be sąskaitų (o jis jas dažnai pasiima), mes turime siųsti nuskaitytas kopijas į pristatymo vietą. Vokietijoje tai priimama, bet kartais reikalauja originalų paštu. Tai užtrunka. Prieš duodant dokumentus vairuotojui, visada padarykite sau kopijas. Buvo atvejų, kai dėl to nebuvo galima iškrauti krovinio iš karto. Saugokite popierius.

Kainos ir mokėjimai (pinigai visada svarbu)

Kaip susiformuoja kaina? Kiek tai kainuoja?

Kaina priklauso nuo tonos, vietų (LDM) arba tūrio metrų. Vokietija brangi rinka. Sakykim, 1 paletės pervežimas gali kainuoti nuo 80 iki 150 eurų, priklausomai nuo maršruto (ar tai Miunchenas, ar Berlynas). Taip pat įeina kuras ir mokesčiai už kelius, kurie Vokietijoje labai aukšti. Negaliu pasakyti tikslios kainos be duomenų, bet pasakykime taip: pigiau nei taksi per visą šalį, bet brangiau nei pašto žinutė. Užsakymo proceso gairės numato, kad turi buti aiškus svoris ir matmenys.

Ar galima atidėti mokėjumą "paskui"?

Esu dirbęs su daugeliu įmonių ir galiu pasakyti – pasitikėjimas dėl mokėjimų yra retas dalykas šiame versle. Naujiems klientams mes dažniausiai prašome išankstinio mokėjimo. Tai ne todėl, kad nepasitikime jumis, o todėl, kad mums reikia sumokėti vairuotojui, kai jis pristato. Jei vairuotojas negaus pinigų (ypač jei tai smulkus pervežėjas), jis neleis iškrauti krovinio (yra buvę atvejų). Taigi, pasiruoškite pinigus iš anksto, arba derinkite sutartis su kreditų limiu.

Kas daryti, jei kaina per aukšta?

Pabandykite laikyti su dienomis. Jei užsakote paskutinę minutę, kaina šoka į viršų, nes tenka skubėti rasti vietą. Planuokite užsakymo procesą savaitę iki išvykimo. Taip pat, jei krovinys yra "lengvas, bet didelis" (pavyzdžiui, putos, vata), sumokėsite už vietą, ne už svorį. Sumažinkite išmatavimus, jei įmanoma, o galiosite taupyti. Kartais perpakuojimas į mažesnę dėžę išsigelbėja situaciją.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Mums nemėgsta žodis "paslėptas", bet yra "papildomų". Tai gali būti užkrovimo/iškrovimo manipuliavimas, jei reikia ilgai laukti, arba "remote area" mokestis, jei važiuojama kažkur į kalnų kaimelį, kur nėra normalaus kelio. Viskas turi būti aptarta prieš tai. Jei ekspeditorius tikina, kad nieko nėra, rašykite tai į sutartį. Vokietijoje užkrovimo mokesčiai (HLS) gali būti staigmena tiems, kas nuskaito tik bazinę kainą.

Pakavimas ir krovinių paruošimas

Kokias paletes naudoti?

Prašome, naudokite standartines Europines paletes (120x80 cm). Kai kažkas atveža savo "gamybos" paletes, kurios pusmetrio ilgio arba sujungtos lentelės, dėl to kyla begalė problemų. Jas nepavyksta užkrauti į standartinį sunkvežimį (arba tenka krauti "orą"). Tokiu atveju kaina gali padvigubėti, nes laisvos vietos lieka mažai. Jei neturite Euro paletės, pasakykite mums iš anksto – susirinksime ką nors, bet tikrai ne brūkštelėtas medį, kuris sugriuva.

Kaip tiksliai reikia supakuoti paletę?

Viskas turi būti užfiksuota. Naudokite pleistrus (stretch film), o ne virvę, nes virvė gali įrėžti į dėžes. Viršuje geriau padėti kartoną, kad niekas nenukristų į kitą krovinį, jei vairuotojas staigiai stabdys. Buvo atvejis, kiaušiniai nukrito ant automobilių detalių žemiau... buvo liūdna. Užtikrinkite, kad jūsų krovinys atsparus drebuliavimui, nes kelyje nebus asfaltas su plytelėmis.

Ar galiu siųsti trapius daiktus?

Galite, bet jūs turite tai pažymėti. Spausdinkite užrašus "Trapiama" arba "Glass" (angliškai dažniau supranta vokiečiai vairuotojai). Tačiau, turėkite omenyje, kad daliniame krovinyje vairuotojas kelis kartus perkrauna (iš vieno sunkvežimio į kitą sandėlyje). Niekada negarantuokite 100% saugumo trapioms dalims, nebent pakuosite į medinę dėžę (crate). Gamyklinė pakuotė dažnai neužtikrina saugumo tokio tipo pervežimuose, perkraunant metrų atstumu.

Ar reikia paženklinti kiekvieną dėžę?

Būtina. Vokietijos sandėlininkai skaito ne dėžes, o etiketes. Jei dėžėje nėra jokio užrašo, gali būti priskirta "blogųjų" krūvai arba tiesiog palikta kampe. Nurodykite prekės pavadinimą, svorį ir gavėjo kodą. Taip sumažinsite maišymosi riziką. Dar geriau, jei ant paletės bus "shipping mark" – unikalus numeris, kurį galima surasti dokumentuose. Tai geriausia praktika.

Vokietijos specifika (kas ten kaip)

Ar yra kokių nors specialių taisyklių Vokietijoje?

Ten yra labai griežtos taisyklės dėl vairuotojų poilsio ir darbo laiko. Sekmadieniais ir švenčių dienomis negali važiuoti sunkvežimiai (išskyrus labai retas išimtis). Taip pat, miestuose yra "Umweltzone" – ekologinės zonos, kur neleidžiama važiuoti seniems sunkvežimiams. Mums reikia tai patikrinti, prieš siunčiant mašiną, kad vairuotojas negaštų baudos (o baudos ten milžiniškos, 200-300 eurų akimirksniu). Negirdėjau, kad kažką padavė, bet tikrai nemėgsta to ten.

Ar vairuotojai kalba lietuviškai?

Didžioji dalis ne. Dažniausiai tai vietiniai vokiečių vairuotojai arba lenkai, ukrainiečiai. Angliškai dauguma supranta "Hello" ir "Unload", bet su sudėtingesniais instrukcijomis gali būti problema. Todėl visus adresus ir kontaktus rašykite aiškiai CMR dokumente. Galbūt vertėtų numatyti, kad vairuotojas nekonsultuos su jumis dėl to, kur užlipti į rampą, tiesiog nueis ten, kur jam rodo GPS (ir kartais nuklysta į mišką).

Kas nutinka, jei gavėjo nėra vietoje?

Tai baisiausia situacija. Vokietijos vairuotojai ne laukia valandų. Jei nieko nėra po 15-30 minučių (priklausomai nuo sutarties), jie važiuoja toliau arba veža krovinį į sandėlį "saugojimui". Saugojimas Vokietijoje kainuoja brangiai – pradedant nuo 50 eurų per dieną. Būtinai informuokite gavėją, kada laukti. Vieną kartą teko išgelbėti krovinį, kurį paliko parduotuvės kieme, nes niekas neatsiliepė į skambutį – tiesiog numetė ant žolės.

Kaip elgtis su vokiškais sandėliais?

Jie yra labai organizuoti, bet ir labai griežti. Jei turite užsiregistruoti pristatymo laiką (slot), turite būti tiksliai. Jei vėluoji 5 minutes, gali nespėti ir reikės laukti kito dienos. Tai suardo visą mūsų grafiką. Patikrinkite, ar jūsų gavėjas tokią sistemą naudoja (daugelis dideliųjų kaip "Metro" ar "Selgros" taip daro). Negavęs sloto, vairuotojas gali tiesiog Sugrįžti.

Problemos ir jų sprendimai (realus pasaulis)

Kas daryti, jei krovinys dingsta?

Pavogimo atvejai reti, bet įvyksta. Tada reikia skambinti į policiją (nurodyti mašinos numerius) ir mums. Mes turime draudimą, tačiau procedūros ilgos. Prieš tai gausite daug laiškų ir klausimų. Svarbiausia – tikslūs krovinio duomenys dokumentuose. Jei parašėte "General cargo" o ten buvo "iPhones", draudikas gali nemokėti. Aiškumas čia raktas. Vokiškai draudikai yra labai detalūs.

O jei krovinys sugedąs ar sulaužytas?

Nedelsiant sukurkite nuotraukas vietovėje (taip, net jei skubate). Rašykite pastabą CMR (nurodykite, kiek dėžių sužalota). Negalima imti krovinio ir paskui skųstis dviem savaitėmis. Vokietijos standartai tai neduoda. Esu matęs, kaip įmonės praranda tūkstančius eurų dėl to, kad sandėlininkas pasirašė dokumentą be pastabų ir paskui nustatė trūkstamas prekes. Būkite budrūs ir nedarykite prielaidų.

Ar galima keisti pristatymo adresą, kai mašina jau važiuoja?

Galima, bet brangu. Vairuotojui reikia keisti maršrutą, užtrukti laiko, degalų. Be to, jei tai yra užsakymo proceso gairės daliniams kroviniams į Vokietiją, tai pakeitimas gali sutrukdyti kitiems kroviniams tame pačiame sunkvežimyje. Kartais reikia iškrauti vienoje vietoje ir pakrauti į kitą mašiną. Tai vadinama "cross-docking" ir tai kainuoja. Pabandykite nuspręsti iš anksto, nes pokyčiai kelyje – tai pinigai.

Ar jums priklauso krovinys?

Ne, mes tik ekspeditoriai. Mes atsakingi tik už tai, kad rastume transportą. Būklės saugumas jūsų (ir vairuotojo) rankose. Tačiau mes padėsime ieškoti kaltininko. Kai kurios įmonės sako, kad jos "už viską atsakingos", bet tai melas. Sutartyje visada yra išlygų. Skaitykite smulkmenas, ypač dėl ribotos atsakomybės (apie 8.33 SDR/kg). Jei siunčiate auksą, draustis reikia ypatingai.

Kaip elgtis su reklamacijomis?

Rašykite mums laišką, pateikite nuotraukas ir skeną CMR su pastabomis. Mes perduosime pervežėjui. Vokietijos įmonės yra lėtos, jos gali atsakyti po savaitės ar dviejų. Nedirbkite spaudimo, tai nepadeda. Esu matęs, kaip klientai skambina kas valandą ir tik pablogina situaciją – vokiečiai sustoja ir neruošia spręsti nieko, kol "bus ramu". Kantrybė čia auksinė, nors suprantu, kai verslas stovi.

Smulkmenos, kurios padeda išvengti galvos skausmo

Ar verta pirkti papildomą draudimą?

Jei krovinio vertė viršija 3-4 tūkstančius eurų vienai paletei, būtinai. Standartinė atsakomybė užteks tik pigioms prekėms. Vokietijoje darbo rankos brangios, jei kažkas sugenda, atlyginimas gali viršyti krovinio vertę. Draudimas kainuoja nedaug (1-2% nuo vertės), bet sutaupo nervus. Niekada nežinai, koks vairuotojas gaus jūsų užsakymą – atsakingas ar toks, kuris laižo ledus vairuodamas.

Kodėl reikia tikslaus gavėjo telefono numerio?

Nurodykite ne tik bendrinį numerį įmonės, bet ir atsakingo žmogaus. Buvo atvejis, kai vairuotojas atvyko į didelį fabriką, o vartai buvo uždaryti, o budėtojas nežinojo apie pristatymą. Vairuotojai tuomet neleidžia laukti ir važiuoja atgal. Jūs prarandate laiką ir pinigus (taip, mums tenka mokėti baudą už neįvykdytą darbą). Sekite situaciją.

Ar galiu susitikti su vairuotoju ir nusipirkti kavos?

Sumanu, bet ne visada įmanoma. Sandėliuose negalima leisti įeiti svetimiems žmonėms dėl saugumo protokolų. Jei tai privačus pristatymas parduotuvėje – tai būna gerai, vairuotojai mėgsta pokalbius. Tačiau nenukelkite jų per ilgai, jie turi tiesioginius reikalavimus dėl laiko (Tacho grafikai). Jei vairuotojas praleis per daug laiko su jumis, jam gali būti bauda už viršytą poilsį. Geriau tiesiai į reikalą.

Kokias klaidas darote dažniausiai?

Blogiausia yra kai pateikiate neteisingą svorį. Parašote "500 kg", o paletė sveria "1200 kg". Mašina gali neįveikti tiltų arba tiesiog negalės važiuoti legaliai. Vokietijoje tokius dalykus tikrina labai griežtai. Nurodykite realius svorius, net jei bijote, kad kaina pakils. Kaina pakils truputį, o problema su svarstyklių stotyje kainuos šimtus eurų ir sustabdys transportą dienai.

Ar reikia gavėjo parašo ant dėžės?

Tai nėra privaloma, bet labai padeda. Jei dėžė atkeliauja be jokių ženklų, sunku suprasti, kur ją padėti. Vokietijos sandėlininkai dažnai tiesiog meta į krūvą "nežinomus" dėžes (kaip sakau, jie yra efektyvūs, bet nekantrūs). Užrašykite gavėjo kodą ar pavadinę ant kiekvienos dėžės (nors trumpai). Tai sumažina klaidų tikimybę 50 proc. Kruopštumas čia sumokėjasi su kaupu.

Išvada

Toliau ne tik apie tai, kas parašyta knygose. Užsakymo processo gairės daliniams kroviniams į Vokietiją yra apie tai, kaip tinkamai susitarti ir pasiruošti. Nėra nieko blogiau nei netvarkingi dokumentai ar blogai supakuota paletė – tai garantuotos problemos. Esu matęs daugybę siuntų, kurios nukeliavo į Vokietiją ir atgal dėl banalių klaidų. Jei laikotės tų paprastų taisyklių, kurias čia išdėstiau (ir pasitikite savo ekspeditoriumi), viskas turėtų vykti sklandžiai. Sėkmės kelyje, ir saugokite savo CMR dokumentą.