Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją: kas vyksta užkulisiuose

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir galiu pasakyti viena – teoriniai vadovaiai nieko bendro su realybe neturi. Klientas dažnai galvoja, kad užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją atrodo kaip idealus mechanizmas: pervedi pinigus, atvažiuoja švari mašina ir krovinys po valandos jau yra paskirties vietoje. Tačiau per šiuos metus mačiau viską – nuo vairuotojų, kurie užmigę ant vairo, iki sandėlių Vokietijoje, kurie tiesiog nenori atidaryti vartų, nes jiems "per karšta". Štai kaip tai atrodo iš mano, patyrusio ekspeditoriaus, pusės, be jokių gražių apipavidalinimų. Čia gausu biurokratijos, nervų ir natūralių nesklandumų.

Kaip viskas prasideda ir ką reikia žinoti iš karto

Ką reikia padaryti pirmiausia, kai nusprendžiau vežti?

Pirmiausia, neskubėkite skambinti vairuotojui vidurnaktį. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją prasideda nuo paprasčiausio dalyko – tikslios informacijos. Jei sakote "maždaug tona krovinių", man tai nieko neleidžia padaryti. Turiu būti tiksliai žinoma, ar tai 800 kg, ar 1.2 tonos, nes jei prieš apskaičiuosiu neteisingai, vairuotojas tiesiog neįveiks kelio į Vokietijos kalnus arba neįlips į sandėlį Hamburge. Reikalingi tiksli matmenys, adresas ir galų gale – kas tai yra.

Ar aš turiu pats suprasti, koks prekių kodas (HS kodas)?

Sakyčiau, kad labai pravartu. Nors dažniausiai mes, ekspeditoriai, galime padėti tai nustatyti, bet jei jūsų prekė yra kažkas specifinio, pvz., chemikalai ar maisto papildai, tada geriau, jei žinote kodą. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją įtraukia ir muitinės procedūras, nors tai yra ES viduje, bet vokiškai muitininkai (Zoll) mėgsta pasitikrinti dokumentus. Jei kodas neteisingas, gali būti didelė bauda, kurią mokėsite jūs.

Kodėl man visada klausiate apie pakavimą? Negalima tiesiog užmesti ant priekabos?

Galima, bet tikrai nerekomenduoju. Esu matęs situaciją, kai klientas išsiuntė brangų įrangą ant paprastų paletų, be įtempimo juostų ir plėvelės. Vairuotojas stabdė prieš raudoną šviesoforą, visa tai nukrito. Dabar jų bylinėjasi dėl atsakomybės jau metus. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją reikalauja, kad krovinius būtų paruošta taip, kad išliktų vieni. Gera taisyklė – jei galiu užmušti kumštelį ant dėžės, tai ji nepakrauta.

Ar galima gauti tikslų pristatymo laiką iš karto?

Tuoj pat? Ne. Nė vienas profesionalas nepasakys tikslaus valandos, kol neturi mašinos. Vokietijoje eismas yra chaotiškas, ypač prie Miuncheno arba kai kas nors susiduria su „Stau“ užstatu. Užsakymo procesą pervežimui į Vokietiją sudaro ir tas faktas, kad aš galiu tik numatyti. Rašau "planuojama 14:00", bet tai ne garantija. Vokietai yra punktualūs, jei pavėluosite 15 minučių, jie gali nepriimti krovinio iki rytojaus.

Kas nutinka, jei aš pamirščiau nurodyti, kad reikia „liftos“?

Tada vairuotojas atvyks su įprasta sunkvežimiu be hidraulinės rankovės. Ir ką tada darysime? Jei jūsų sandėlyje nėra kurioje pakelti krovinius, mes prarandame dieną ir pinigus. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją turi būti suderinti su įranga. Labai dažnai klientai mano, kad visos mašinos turi liftas, tačiau tai ne taip – tik apie 30 proc. turi. Būkite konkretus.

Kainodaros ir dokumentų chaosas

Kaip susiformuoja kaina? Kodėl ji kiekvieną kartą skirtinga?

Kaina priklauso nuo degalų, kurie šiuo metu brangu (nors dabar šiek tiek nukrito), ir vietos rinkoje. Jei reikia vežti į atokų kaimelietį Bavarijoje, tai bus brangiau nei į Berlyną. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją įtraukia ir maršruto planavimą. Kartais tenka važiuoti apie, nes negalima važiuoti pro tam tikrus miestus (ekologinės zonos). Dar pridėkime mokesčius už užkrovimą/iškrovimą – tai visada papildomai.

Ar sąskaita faktūra galioja be parašo?

Taip, elektroninė sąskaita faktūra visiškai legali. Bet jei jums reikalingas CMR kontraminas su parašu ir antspaudu, tai užtruks. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją numato dokumentų grąžinimą. Dažnai klientams kyla problemų, kai vairuotojas išmeta CMR į dėžę ant faksų (taip, tokių dar yra), ir jis dingsta. Geriau prašyti siųsti nuotraugas arba el. paštu iš karto.

Ką daryti, jei noriu DDP sąlygų, o pasiūlyme parašyta ExWorks?

ExWorks reiškia, kad jūs perkate prekę ir pats susirandate transportą. Jei norite, kad aš viską padaryčiau įskaitant muitus (jei reikia) ir pristatymą iki jūsų durų, tai reikia perskaičiuoti. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją gali pasikeisti, jei keičiame atsakomybę. DDP brangiau, bet saugiau jums, nes už viską atsakingas aš.

Kodėl reikia gavėjo PVM mokėtojo kodo (VAT ID)?

Be to negaliu išduoti sąskaitos faktūros be PVM, jei vežate į kitą ES šalį (ir iš jos). Tai buvo įprasta praktika jau nuo 2007-ųjų (tai kai įsijungė Lietuva? Ne, Lietuva 2004, bet sistemos sugalvota vėliau). Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją reikalauja gero dokumentavimo, kitaip Vokietijos „Finanzamt“ gali mums padaryti didžiules problemas su mokesčiais.

Ar galima susimokėti grynaisiais pinigais vairuotojui?

Ne. Aš draudžiu savo vairuotojams priimti grynusius. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją turi būti skaidrūs. Viskas per banką. Kartais klientai bando pasiūlyti "už tą pinigą" vairuotojui, kad jis nukabintų kažką nelegalaus, bet aš to neleisiu. Mums reikalingas įmonės pavedimas.

Kelionės ir problemų sprendimas Vokietijoje

Kiek laiko užtrunka nuvežti prekių į Vokietiją?

Įprastai 1-2 dienos, jei tai ne tolimi Rytai. Bet jei reikia į Miuncheną, tai gali užeiti ir 3 dienas. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją nėra tiesus. Atsimenu vieną atvejį, kai vairuotojas užstrigo ant „A9“ autostrados dėl avarijos ir stovėjo 10 valandų. Klientas šaukėsi, kodėl vėluoja, bet kas gali padaryti su likusiu eismu?

Kas daryti, jei vairuotojas negali rasti sandėlio?

Namuose irgi kartais nueinate į neteisingą gatvę, o čia milžiniškas sunkvežimis. Vokiški adresai dažnai būna sudėtingi – "Hof 3" arba "Gewerbegebiet hinten" (pramoninė zona užnugaryje). Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją įtraukia ir navigacijos problemų sprendimą. Viską reikia aiškiai paaiškinti iš anksto, o ne tik rašyti "Berlynas".

Ar vairuotojas kalba vokiškai?

Dauguma mano vairuotojų kalba angliškai, o vokiškai – tiek, kiek suprasto "Ausfahrt" ar "Stopp". Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją gali sustoti, jei jūsų sandėlininkas kalba tik vokiškai ir nepriima angliškų dokumentų. Geriau pasirūpinkite, kad vietoje būtų kas nors, kalbantis bent viena iš šių kalbų.

Kas nutinka, jei sugenda mašina?

Tuomet mes siunčiame pagalbą. Tai retai nutinka, bet technika yra technika. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją turi alternatyvų planą (tiek patys, tiek ir paslaugų tiekėjai). Paskutinį kartą tai nutiko prie Hanoverio, teko perkrauti krovinį į kitą mašiną. Viską padengia draudimas, bet nervų jūms prarandate daug.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Taip, dauguma mašinų turi GPS sekimą. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją yra ganiai modernizuoti šiuo atžvilgiu. Galiu pasakyti, kur mašina stovi ar važiuoja. Tačiau signalas gali dingti miškuose arba tuneliuose, tai nereikėtų panikuoti, jei 20 minučių nieko nejudėjo.

Kodėl Vokietijos sandėliai tokie griežti dėl laiko?

Jie tiesiog toki. Turi tvarkaraščius, kurių negali laužyti. Jei atvykstate 30 min. vėlai, jums gali pasakyti "Gehen Sie weg" (eikite lauk). Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją reikalauja disciplinos. Aš visada sakau savo vairuotojams – jei atvykai per anksti, nusipirk kavytės, bet neikš ant vartų prieš laiką.

Pristatymas, iškrovimas ir problemai pabaigos

Kas vyksta atvykus į vietą?

Pirma, vairuotojas eina į administraciją paduoti dokumentus. Tada laukia, kol paruošia rampą. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją baigiasi tik tada, kai pasirašomas CMR su įrašu "Gut erhalten" (gauta gerai). Be šio antspaudo, man neįmanoma užtikrinti, kad krovinys nepažeistas.

Kas daryti, jei pažeistas krovinių pakavimas?

Tuomet reikia daryti "protokolą" (Schadenprotokoll). Negalima tiesiog pasirašyti ir važiuoti. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją numato ir žalos fiksavimą. Vokietai yra labai tikslūs – jei dėžė įdubusi, jie užfiksuos kiekvieną įbrėžimą. Tai gali apsaugoti jus nuo baudų vėliau.

Ar galiu nurodyti, kad vairuotojas padėtų prekes viduje?

Vidutiniais sunkvežimiais (7.5t) kartais vairuotojas gali padėti ranka, bet sunkvežimiai (40t) – ne. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją neapima vairuotojo kaip krovėjo. Jei reikalingas iškrovimas į vidaus patalpas, tai reikia užsakyti atskirą krovėjų komandą Vietoje. Dažnai apie tai pamirštama.

Ką daryti su grėžtėmis (pallets)?

Jei jūsų prekės ant kečiu (grėžčių), turite nurodyti, ar vokietiškas gavėjas jas priims. Kartais jie sako, kad mes turime juos atsivežti atgal (Exchange). Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją turi būti aiškus dėl taros. Jei ne – tuomet vairuotojas jas palieka ten, o mums reikia rasti vietą juos parduoti, kas brangu.

Kada gaunu atgal originalius dokumentus?

Tai klausimas, kurį klausia dažniausiai. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją baigiasi dokumentų apyvarta. Dažniausiai siunčiu juos skanuotu el. paštu per 1-2 dienas po pristatymo. Originalus CMR dažniausia grįžta vairuotojui į rankas, kai jis grįžta į Lietuvą, o tada aš jį nufotografuoju.

Kodėl kartais užsakymo numeris neatitinka sąskaitos?

Gali būti klaida, gali būti, kad sąskaita išrašyta iš anksto (avansas), o likutis vėliau. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją yra sudėtingi, todėl visada pasitikrinkite su vadybininku. (Čia turiu omenyje, kad avanso sąskaitos numeris skiriasi nuo galutinės). Geriau klaust per daug, nei gauti baudą dėl neapmokėjimo laiku.

Ar užtikrinate draudimą visam kelioniui?

Taip, įtraukiame CMR draudimą (paprastai apie 10-12 EUR už 1000 kg apsaugos sumos, arba kaip dabar nustatyta – maždaug 0.03% nuo vertės, bet turiu patikslinti, nes kainos keičiasi). Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją be draudimo yra pavojingi. Vis dėlto, jei kraunate brangius daiktus, reikia pasakyti, kad padidčiau sumą, kitaip gausite tik standartinę 10-12 tūkst. eurų kompensaciją.

Kas nutinka, jei gavėjas atsisako priimti prekę?

Tai košmaras. Tada mašina priversta stovėti (laikoma), kol mes sprendžiame, kur dėti krovinius. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją apima ir tokias rizikas. Jei kaltė jūsų (pvz., blogai suruošėte dokumentus), mokėsite už stovėjimą.

Ar galima užsakyti pėsčiąją eksportą (part load)?

Žinoma, tai mums pagrindinis darbas. Užsakymo procesą pervežimui į Vokietiją galima vykdyti daliniu kroviniu. Mes renkame įvairias siuntas į vieną mašiną. Tai pigiau, bet ilgiau, nes ten važiuoja ir prie kitų klientų. Reikia kantrybės.

Viskas apie tai ir ką pasimokyti

Kodėl reikia gerų santykių su vadybininku?

Kai kažkas negerai, geras vadybininkas išsprendžia problemą be jūsų įsikišimo. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją – tai ne tik logistika, bet ir žmonių santykiai. Jei manęs klausinėjate kas pusvalandį, aš nebežiūriu į jūsų užsakymą taip atidžiai kaip į tą, kuris pasitiki manimi.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Niekada. Pigiausiai dažnai veža tie, kurie neturi licencijų arba vairuoja pavargę. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją turi būti saugūs. Sutaupyti 50 eurų dabar gali kainuoti tūkstančius prarastos prekės vėliau.

Galiausiai, visas šis procesas atrodo sudėtingas tik tol, kol nenukenčiate į ritmą. Užsakymo proceso etapai pervežimo paslaugoms į Vokietiją yra standartiniai, bet kiekvienas krovinys turi savo niuansų. Svarbiausia – būkite nuoširdūs ir duokite gerą informaciją iš pradžių, o mes pasirūpinsime likusiu, net jei kelyje ir pasitaiks kelios duobės (ir ne tik asfalte).