Užsakymo procesas iš Vokietijos – paprastas ir aiškus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis ir, pasiduodu, kasdien išmokstu kažką naujo, nors ir maniau, kad mačiau viską. Vokietija yra mums artima, gal net per artima, todėl dažnai atrodo, kad užsakymo procesas iš Vokietijos turi būti tokia pat paprasta kaip nuvažiuoti iki pavėsinės. Bet realybė, ypač su mažesnėmis firmomis, dažnai būna kiek kitokia. Čia ne tik ap tai, ką pasirašai dokumentuose, bet ir apie tai, kaip vokiečiai mąsto, jų griežtumas ir kartais absurdiški reikalavimai. Žemiau bandysiu nuoširdžiai, be jokių gražių „marketingo“ frazių, papasakoti, kaip tai vyksta iš vidaus. Kartais bus šiek tiek chaoso, kartais tiesiog praktinių patarimų, kurie gali praversti, kai gamykloje kažkas nepasiseks.

Kaip rasti ir pasitikėti tiekėju Vokietijoje

Kur geriausia ieškoti tiekėjo, kad nenukristi į ašarą?

Viskas prasideda nuo paieškos, ir čia dažniausiai žmonės klysta. Google nėra blogas dalykas, bet jei ieškote brangios technikos, geriau pasinaudokite vokiškais katalogais, tokiais kaip Wer liefert was. Tikra problema prasideda, kai randate „puikų“ tiekėją, kurio svetainė atrojo kaip sukurta prieš 20 metų, o kainos peržengia visas galimybes. Mano patirtis rodo, kad mažos, šeimyninės firmos dažnai dirba geriau ir greičiau už milžinus, tik reikia su jomis surasti kalbą. Niekada nesitikėkite instant atsakymų, jei rašote angliškai – vokiečiai gerbia, jei bandi bent šiek tiek kalbėti jų kalba arba tverto parašai vokišką užrašą.

Ar būtina gerai mokėti vokiškai, kad užsakyti prekes iš Vokietijos?

tiesiog būtina. Galima ir su anglišku, tačiau užsakymo procesas iš Vokietijos su anglišku kalbu dažnai užtrunka dvigubai ilgiau. Aš turiu klientą, kuris viską tvarkė per „Deepl“ vertėją, ir dėl vienos klaidos žodyje gavo ne tai, kas užsakyta – vietoje padangų atėjo ratlankiai. Vokiečai yra labai preciziški, jei dokumentuose parašys „vienetas“, jie atsiųs tiksliai vieną vienetą, nors jums reikėjo komplekto. Geriau turėti vertėją arba pasitikėti brokerio pagalba, nei grižti šalti su nereikalingu krovininiu.

Ką tikrinti, kad tiekėjas neapgaustų? Nes tų istorijų girdėjau...

Klausiate, kur kas reikia tikrinti. Pirmiausia – Creditreform arba panašius duomenų bazėse. Jei firma registruota prieš metus ir adresu parašyta kažkoks „briefkasten“ pašto dėžutės indeksas – bėkite toli. Dar nemėgstu tų, kurie reikalauja 100% avanso prieš pristatymą, ypatingai jei nesate matę jų veido. Esu matęs situaciją, kai mūsų partneris sumokėjo avansą, o vėliau paaiškėjo, kad gamykloje nebuvo net nei metalo, nei darbininkų. Teismas Vokietijoje trunka ilgai, tai geriau išvengti to pradžios.

Ar galima derėtis dėl kainos su vokiečiais?

Žinoma, galima, bet ne taip kaip Turčijoje ar Egipte. Ten jie tikisi, kad numaišysi kainą. Vokietijoje užsakymo procesas iš Vokietijos dažnai remiasi fiksuotu kainoraščiu, bet jei perkama didžia partija, visada verta paklausti apie „Mengenrabatt“. Būkite konkretūs, pateikite savo PVM kodą, nes be jo jums nepadės jokie derėjimai. Kartais pasitaiko, kad kaina krenta tiesiog todėl, kad užklausėte ne el. paštu, o paskambinote. Vieniems vokiečiams svarbi asmeninė sąsaja, kitiems – tik skaičiai Excel lentelėje.

Kaip sužinoti, ar prekė tikrai yra sandėlyje? O ten dažnai meluoją.

Tai klasika. Jūsų užsakyme rodo „verfügbar“ (pasiekiama), bet realybėje jų nėra. Geriausiai tiesiog paprašyti nuotraukos su šiandieninos dienos laikraščiu arba uždukti sekretorę, kuri įeina į sandėlį. Aš pats prieš savaitę gyrijausi vienai firmai dėl variklių, jie sakė, kad yra 10 vnt. Atvyksta vairuotojas – o jų nėra, bus tik po trijų savaičių. Niekada nepasitikėkite žodžiu, tik patikrinimu. (Na, bent jau tų mažų detalių atveju, didžiausi tiekėjai paprastai tikslesni).

Kiek laiko užtrunka tikras prekių užsakymas ir gavimas?

Nenukrypime nuo temos, bet tai tikrai priklauso nuo to, ką perkate. Standartinės detalės gali būti pasiruoštos per 2 dienas, o specialūs užsakymai – ir po 6 savaičių. Užsakymo procesas iš Vokietijos turi savą ritmą: pirmiausia turi gauti užsakymo patvirtinimą (Auftragsbestätigung), tik tais jis pradeda judėti. Jei nieko negavote per 24 valandas, rašykite dar kartą, gal dingo spam’e. Nekantrumas čia ne geriausias patarėjas, geriau būti erztingas ir rašyti kasdien.

Dokumentai ir biurokratinės smūtkėdės

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti rankoje be sąskaitos?

Be sąskaitos-faktūros (Rechnung) jums būtinai reikia specifikacijos, ypač jei tai ne viena prekė. Vokiečiai mėgsta daryti ilgas specifikacijas su serijiniais numeriais. Jei siunte kompleksinę įrangą, be techninio pasas (Technisches Datenblatt) negyvensite nei pas muitinę, nei patekę į Lietuvą. Dar reikia pagrindimo, kodėl tai perka (jei mažmena), bet dažniausiai UAB arba verslo liudijimas užtenka. Dažnai pamirštama pristatymo instrukcija, kai reikia surinkti tai vietoje.

Kas tas EORI kodas ir ar jis tikrai būtinas?

Taip, jis būtinas. Niekada nesupratau tų klientų, kurie bando tai praleisti. EORI kodas – tai jūsų paso pasaulyje prekių judėjimui. Be jo, net jei Vokietija ir Lietura yra ES, dokumentuose bus "chaosas". Jis reikalingas Intrastat deklaracijoms, be jo vokiečių spedityja negalės išduoti CMR. Gaukite jį iš karto, kai tik įsteigiate firmą, tai nemokama ir padaryta per dieną. Nekantriuoju tų, kurie vėluoja ir tada verčia viską stabdyti pasienyje.

Ar tiesa, kad Vokietijoje yra griežtesni reikalavimai dėl pakuočių?

Absoliučiai taip. Čia ne tas pats kas pirkti iš Lenkijos ar Anglijos. Vokietijoje galioja VerpackG įstatymai, kas reiškia, kad tiekėjas privalo rūpintis pakuočių atliekomis. Jei prekes perkate ir neatiduodate šių pakuočių (paletės, dėžės), gausite sąskaitą už tai. Užsakymo procesas iš Vokietijos dažnai įtraukia ir šį „palūkaną“ už pakuotę, todėl visada klauskite, ar sąskaitoje įskaičiuota pakuotės mokestis. Tai gali būti ir keli šimtai eurų, ką tik netyčia pridėjo.

Kaip sužinoti, ar sąskaitoje nėra klaidų? Paskutinį kartą mane apgavo.

Patikrinkite PVM procentą – Vokietijoje standartiškai 19%, bet maisto prekėms gali būti 7%. Jei matote 19% ant maisto – klauskite. Dar dažnai pasitaiko, kad įrašo blogą mokėtojo numerį arba adreso klaidą. Vienas kartą klientas pervokė skolą į senuoju banko sąskaitos numeriu, kuris buvo uždarytas, ir pinigai šoko po Vokietiją savaitę. Dabar aš visada darau „ping“ – pervestu 1 eurą, prieš išsiunčiant didelę sumą. Gali atrodyti keistai, bet taip išvengsite didžiulių nervų.

Ką daryti, jei gavote sąskaitą bet gaminio nėra neaišku?

Negužkite. Nieko negužkite. Tai pagrindinė taisyklė. Jei sumokėsite be prekių, atgal gauti pinigus yra šventa misija. Parašykite laišką, kad priimate sąskaitą, bet mokėsite tik gavę prekes ir patvirtinus kokybę. Vokiečiai tai supranta, nors gali šnabžėti, kad mums nebūtina pasitikėti. Geriau būti " blogas " mokėtojas, nei be pinigų ir be prekių. Kartais reikia šiek tiek pasirodyti griežtesniam.

Ar sunku susitvarkyti su Importu iš Vokietijos, juk ES?

Techniškai tai nėra importas, o vidinis ES apyvarta, bet dokumentuose tai dažnai vadinama importu. Sunku tuo, kad reikia užpildyti Intrastat deklaracijas, jei viršijate ribas. Daugelis to nežino ir gauna baudas. Jei užsakymo procesas iš Vokietijos vyksta reguliariai, geriau pasirašyti sutartį buhalteriui, kad jis tai sekė. Kitu atveju, po metų gausite laišką iš VMI, kuris nebus malonus. Ne manėkite, kad ES viduje nieko nereikia deklaruoti.

Logistika: kai vairuotojas pasako "nieko nesuprantu"

Kaip iš tiesų atrodo gamyklos užduotis (Auftrag)?

Tai dažniausiai paprastas Word ar PDF failas, kurį turi užpildyti vairuotojas. Vokiškose gamyklose nerašoma "kelias šimtai metrų", o nurodomas tikslus sandėlio skyrius (Halle 3, Tor 4). Jei vairuotojas neatvyks į nurodytą vartą laiku (pvz., 10 minučių vėluoja), gali tiesiog nebeįleisti. Esu matęs, kaip vairuotojas nenuėjo papietauti, o užsirašė į eilę 6 valandų ryto, nes pietų pertraukos jiems šventa. Taigi, užduotys turi būti tikslios.

Kas daryti, jei vokiečiai neleidžia išsiimti prekių be paleidimo lapo?

Tai standartinė praktika. Be "Warenbegleitschein" arba "Lieferschein" išėjimo negali būti. Vienas kartas, mūsų vairuotojas pavogė prekes be dokumentų, manydamas, kad jis "greitas", ir jį sustabdė pirmieji patruliai su užraktais. Niekada neikite į konfliktą su saugybininkais, jie tiesiog vykdo instrukcijas. Reikia skambinti brokeriui arba sąskaitos gavėjui, kad jie nusiųstų faksu arba el. paštu leidimą.

Ar tiekėjas gali atsisakyti užpildyti Ex 1 dokumentą?

Gali, jei jums tai nenurodytė sutartyje. Ex 1 reikalingas, jei prekės keliauja toliau į ne ES šalis, bet jei tiesiog į Lietuvą – jo nereikia (tik Intrastat). Bet jei tiekėjas įpratęs daryti viską "perpus", gali reikalauti papildomo mokesčio už šį dokumentą. Verta apie tai pasikalbėti iš anksto, kadangi užsakymo procesas iš Vokietijos gali staigiai pasidaryti brangus dėl biurokratinių niuansų.

Kaip elgtis, jei atvykstate į gamyklą ir sako: "nenoriu įleisti"?

Tie patys vokiečių principai. Jei jums nėra užduoties, jūsų niekas nemato. Dabar daugėja elektroninių sistemų, kur vairuotojas turi skenuoti QR kodą prie vartų. Jei neturite programėlės ar kodą, sėdite lauke. Geriau viską suderinti 2 dienas iki atvykimo, o ne rytą kai jau važiuojate. Aš vieną kartą pats klydau su data – nurodau 15.30 vietoj 13.30, ir teko laukti iki vakaro, kol vadybininkas grįžo iš pietų.

Kiek laiko trunka pakrovimas Vokietijoje? Ar tikrai 2 valandas?

Teoriškai taip, bet praktiškai... tenka laukti. Didelėse firmose, tokiose kaip Volkswagen ar Bosch, pakrovimas vyksta pilnu automatiniu režimu ir tai užtrunka 30 minučių. O mažose "Firma Müller" gali trukti ir 3 valandas, nes vienas senolis krauna viską rankomis. Visada žodžiu laikykitės 2 valandų taisyklės, bet užsidėkite pasigailėjimo laiko, kaip nors sako. Nenustatykite susitikimą kitame mieste tą pačią dieną.

Kas daryti, jei pažiūrėjote į prekę ir ji sugadinta?

Nebepakraukite. Toks paprastas dalykas. Nufotografuokite sugadinimą vietoje, pažymėkite CMR dokumente ir priverčkite vokiečių atstovą pasirašyti pastabą. Jei pasirašysite "švarų" CMR, vėliau Lietuvoje niekas nepadės. Užsakymo procesas iš Vokietijos baigiasi ne tuomet, kai išvykstate iš gamyklos, o tuomet, kai tikrinote krovinių būklę taisyklingai. Vienas klientas nepranešė apie drėgmę, po to mums teko mokėti 5000 eurų nuostolį.

Ar galima susitarti dėl pakrovimo įrangos (vėžimo, krano)?

Žinoma, bet tai dažnai kainuoja. Vokiškose gamyklose yra "Gabelstapler" (šakės), kurios paprastai nemokamos, bet jei reikia specialios technikos – tai už papildomą mokestį. Užsakydami užsakymo procesas iš Vokietijos, visada nurodykite, kokio tipo sunkvežimis važiuos (keltuvas, šaldytuvas, tentas), kitaip jie tiesiog neįleis jų teritorijoje.

Pristatymas, mokėjimai ir galutinis nusivylimas

Kaip sekti kelią, kai prekės nevyksta?

Dabar dauguma suteikia "Tracking" numerį, bet jis nebūna tikslus kaip DHL siuntai. Geriau tiesiog turėti vairuotojo numerį. Jei skambinate į dispečerių, jis gali tiesiog pasakyti "šiaip važiuoja". Vokietijoje keliai gerai prižiūrimi, tačiau darbuotojų trūkumas, ypač vairuotojų, daro savo – dažnai vėluoja. Nekantriaujant, geriau duoti vairuotojui „maisto užkandį“, kad jis jums primintų apie laiką.

Ar tikrai reikia drausti prekes per transportą?

Skaitykite, ar esate pasiruošę prarasti turtą. Transporto draudimas dažnai dengia tik 8,33 SDR/kg, kas yra labai mažai, jei vežate brangias elektronines dalis. Jei užsakymo procesas iš Vokietijos įtraukia brangų krovinį, būtinai užsakykite „All risk“ draudimą. Priešingu atveju, jei sunkvežimis sugs dega, gausite tik šiūdus. Aš visada stengiuosi įkalbėti klientus dėl to, nors dažnai girdžiu "man nereikia".

Ką daryti, jei atvyksta vairuotojas, kuris nemoka angliškai?

Tai baisi būklė, bet pasitaiko. Tada reikia imti telefoną ir skambinti brokeriui arba pačiam gamyklai, kur išsiųs kažką, kas kalba lietuviškai arba rusiškai. Kartais padeda „Google Translate“ režimas pokalbių programėlėje. Negalima leisti vairuotojui pasirašyti dokumentų, kurių jis nesupranta. Žinoma, jis gali būti nepatenkintas, bet geriau taip nei teismas dėl neteisingų duomenų.

Ar galima apmokėti prekes atsiėmus (COD)?

Vokiškai tai vadinama „Nachnahme“. Tai įmanoma, tačiau dauguma Lietuvos transporto kompanijų to nemėgsta, nes reikia turėti grynųjų pinigų (kas retai dabar) arba specialią kortelę. Be to, tai pabrangina pristatymą. Geriau susitarti dėl banko pavedimo prieš išvežimą. (Beje, kai kurios firmos neleidžia atsiimti be sumokėjimo, tai jų apsauginis mechanizmas nuo "blogų" klientų).

Ką daryti, jei gavote blogą prekę ir norite grąžinti?

Čia prasideda "Widerrufsrecht" – gražinimo teisė, bet ji daugiau taikoma mažmenininkams. Didmenininkams tai yra sudėtinga. Reikia rašyti formalų pareiškimą, nurodyti trūkumus. Vokiečiai gali būti labai griežti dėl to, ką laiko trūkumu, o ką – jūsų klaida. Jei sugadinote patys – grąžinti neįeis. Būkite tikri, kad tai gamybos klaida.

Kodėl kainos meta su kiekvienu užsakymu?

Infliacija, kuro kainos, ir paprasčiausiai jų kainoraščiai. Vokiški tiekėjai dažnai keičia kainas kas mėnesį, o nieko nenurodys. Užsakymo procesas iš Vokietijos reikalauja nuolatinės kontrolės – prieš perkant, patikrinkite, ar sąskaita nėra pasenusi (dauguma turi galiojimo 14 dienų). Jei pavėluosite, gausite naują sąskaitą su didesne suma.

Ką daryti, jei niekas neatsakinėja jau savaitę?

Skambinkite. Ir dar kartą skambinkite. Vokiečiai mėgsta "Urlaub" (atostogas) ir kasmetines šventes. Kartais visas skyrius išvykęs į parodą Hannovere. Jei laiškų nėra, bandykite rasti kitą kontaktą svetainėje, pvz., "Vertrieb" (pardavimai) skyrių. Nekantrumas čia tėra geriausias įrankis. Neklauskite "kodėl", klauskite "kada".

Ar verta pirkti iš Vokietijos, jei yra pigiau iš Kinijos?

Tai klausimas ne apie kainą, o apie saugumą ir greitį. Vokiška kokybė (Made in Germany) vis dar ką nors reiškia, nors ir Kinijai traukia iki jos. Tačiau jei jums reikia prekių jau rytoj, o jų nėra, tai nepadės jokia kokybė. Vienintelis dalykas – garantija ir servisas Vokietijoje užtikrintas, o su Kinija gali tekti vaikščioti po teismus.

Apibendrinant

Tiek, kiek sužinojau per šiuos metus, užsakymo procesas iš Vokietijos gali būti sklandus, tik jei viską užprogramuoti iš anksto. Nėra būtinos būti griežtam su vokiečiais, pakanka būti tikslų ir pareigingą. Pasiruoškite dokumentus, tikrinkite sąskaitas ir nebijokite klausti "kvailų" klausimų, nes geriau klausti dabar nei gaišti laiką vėliau pasienyje. Visada turiu omenyje, kad geriausias verslas – tai tas, kur abiejose pusėse yra ramybė, tačiau ta ramybė uždirbama sunkiu darbu ir dėmesiu smulkiems dalykams.