Užsakymo procesas biuro perkrautuvėms į Vokietiją be klaidų: vadovas iš vidaus

Gyvenu šioje srityje jau beveik ketvirtį amžiaus, ir jei ką naujo galiu pasakyti, tai tai, kad kiekvienas kartas yra unikalus kaip sniego gniaužtė. Kartais viskas vyksta kaip pažadėta, o kartais... na, žinote, vairuotojas gali užstrigti pasienio punkte dėl bjaurios dokumentacijos, o klientas gali pamiršti pasakyti, kad turi seifą, sveriantį toną. Užsakymo procesas biuro perkrautuvėms į Vokietiją be klaidų iš tikrųjų nėra apie tai, kad niekas nepasiklystų, o apie tai, kaip greitai mes sugebame išsirūpinti tą pasiklydusį daiktą. Dažnai žmonės galvoja, kad tai tiesiog "krauk ir vežk", bet kai kalbame apie biurus, kurie vežami per kelias šalis, čia yra visa operacija. Noriu papasakoti, kaip tai atrodo iš mano pusės, be jokių gražių brošiūrų.

Kaip viskas prasideda ir kodėl dažnai painiojasi

Kaip pradėti planavimą, kad neišprotėtume?

Pradėkite nuo to, kad neskubėkite. Žinau, žinau, visi skuba, bet biuro perkraustymas į Vokietiją ne įvyks per dieną. Pirmiausia sužinokite tikslią kvadratūrą arba kiek m3 turite daiktų. Jei man paskambinsite ir pasakysite "turime keletą dėžių", aš nieko negaliu pasakyti. Turiu matuoti. Kartais net nereikia važiuoti gyvai, pakanka nuotolinių matavimų, jei jūs tikrai tiksliai nufotografuosite viską. Vienas klientas man sakė, kad daiktų "mažai", o atvažiavome ir ten buvo pilnas konteineris. Taip, buvo šiokia tokia nesusipratimo situacija, bet išsprendėme. Geriau skambinti mums ankstyvai, ne prieš pat išvykimą, kai jau bilietai parduoti.

Kiek laiko užtrunka organizavimas?

Įprastai, jei viskas tvarkinga, tai nuo pirmo skambučio iki išvykimo praeina nuo savaitės iki trijų. Vokiškai biurai yra griežti dėl laiko – jei sakote, kad atvyksite 9:00 ryte, reikia būti ten 8:55, ne 10:00. Mums reikia laiko paruošti dokumentus, užsakyti vairuotoją (geri vaikinai užimti savaitėmis į priekį) ir surašyti inventoriumą. Pas mane buvo atvejis, kai klientas skambino trečiadienį ir norėjo važiuoti penktadienį... su pilnu biuru. Tai, žinoma, įmanoma, tik kaina tuomet tokia, kad akys išlenda. Geriau derėkitės savaitę-dvi.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Sakyčiau, ne. Žinau, visi taupo, bet kai kalbame apie tarptautinius pervežimus, "pigiai" dažnai reiškia "be draudimo" arba su "vokišku vairuotoju", kuris nemoka lietuviškai ir negali išklausyti instrukcijų. Aš mačiau, kaip pigios firmos iškrauna daiktus gatvėje, nes nepajėgia užmokėti už kelias minutes stovėjimo sunkvežimio centre. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti užtikrintas. Mūsų kainos nėra žemiausios rinkoje, mes imamės už atsakomybę. O tas "taupymas" gali peraugti į tūkstančių nuostolių, jei sugadinama brangi technika.

Kodėl reikalingas inventorius ir kas tai per daiktas?

Inventorius – tai sąrašas, kurį reikalauja vokiečių pareigūnai (policija arba muitinė, jei atsitinka tikrinimas). Jūsų biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti dokumentuotas. Negali tiesiog vežti "kažkokių dėžių". Ten turi būti parašyta: "5 stalai, 10 kėdžių, 3 kompiuteriai". Be šio sąrašo, jei sustabdys, gali skirti baudą arba ilgam laikui uždaryti krovinį. Man atrodo (nors aš ne teisininkas), be to, tai padeda išvengti ginčų dėl dingusių daiktų. Vienas kartą teko ginčytis dėl brangaus projektoriaus, kurio nebuvo sąraše, ir... na, laimėjome, bet nervų nuėjo daug.

Kas daryti, jei nežinojome tikslios datos?

Tai dažna problema. Pasirašykite preliminarią sutartį. Mes jums laikome vietą. Žinoma, jei atšauksiate paskutinę minutę, tai kažką privalėsime sumokėti už vairuotojo laiką, bet bent žinosite, kad transportas bus. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra dinamiškas procesas, kartais patalpos nebaigiamos laiku, kartais savininkai keičia planus. Mes įpratę prie tokio lankstumo, tik praneškite kuo anksčiau. Neišsigaskite, jei data keičiasi du kartus – svarbiausia, kad paskutinę kartą būtų tiesa.

Dokumentai, Vokietija ir biurokratija

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Pagrindinis yra CMR važiaraštis ir tą inventorius, apie kurį kalbėjau. Jei vežate naują techniką (perkėlėte naują biurą), gali reikėti PVM deklaracijos arba sąskaitos-faktūros kopijų. Vokietijos pusė yra labai griežta dėl mokesčių. Jei daiktai nenaudoti, tai jau ne pervežimas, o prekyba. Užsakymo procesas biuro perkrautuvėms į Vokietiją be klaidų reikalauja, kad viskas būtų "balta". Nebandykite nieko paslėpti – vokiečiai tpuoja sistemą gerai.

Ar mums reikia savo vadybininko Vokietijoje?

Nebūtinai, jei jūsų įmonė turi atstovą ten. Bet jei ne, mūsų vairuotojas gali būti tas, kuris priima krovinį. Tik pasitikrinkite, ar jis gali kalbėti bent jau angliškai arba suprasti pagrindinius žodžius. Buvo atvejis, kai mūsų vairuotojas negalėjo susisiekti su gavėju Berlyne, nes šis nebuvo nurodytas telefono numerio. Stovėjo valandą. Taip, aš dėl to nusipiešiau. Žinokite, komunikacija – pusė sėkmės.

Kaip elgtis su vokiškais leidimais (specialiais leidimais)?

Apskritai, sunkvežimiams miesto centre, pavyzdžiui, Miunchene ar Hamburge, reikia specialių leidimų stovėti. Tai ne jūsų rūpestis, bet mūsų. Mums reikia žinoti adresą ir laiką. Užsakymo procesas biuro perkrautuvėms į Vokietiją be klaidų apima ir tai, kad mes iš anksto susirandame, kur galima statyti. Negali tiesiog sustoti ant "žalios" juostos. Vokietijoje baudos už tai tokios, kad pigiau nusipirkti butą Vilniuje nei sumokėti už kelias valandas nelegalaus stovėjimo centre.

Ar turi būti draudimas?

Privalomai. Ne, ne jūsų turto draudimas (nors irgi verta), o krovinio draudimas. Mes turime standartinį 120 000 eurų (arba daugiau) atsakomybės draudimą. Bet jei vežate labai brangų serverį, kuris kainuoja 50 tūkstančių, praneškite mums iš anksto. Gali reikėti papildomo draudimo. Negi norite rizikuoti? Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti ramus, o ne su širdies smūgiais, kai vairuotojas vairuoja per duobę (o Vokietijoje jų, tiesa, nedaug, bet visgi būna).

Kas daryti, jei dokumentuose klaida?

Jeigu klaida pastebima čia, Lietuvoje, pataisome per 5 minutes. Jei jau važiuojate arba esate ten... tai problema. CMR negalima tiesiog užbraukti. Ten yra specialios procedūros. Geriau dukart patikrinti, nei vieną kartą gailėtis. Aš pats asmeniškai visada liepiu vadybininkams perskaityti du kartus. Vieną kartą buvo padaryta klaida adrese (vienas skaičius neteisingas), ir vairuotojas važiavo ratą. Nenusiminkit, tiesiog būkite atidūs.

Pakavimas, dėžės ir keiksmai

Ar mums patys reikia pakavimo daiktų?

Galite rūpintis patys, mes tik parduodame dėžes. Arba galite užsisakyti "raktą" – mūsų komanda ateina ir viską įpakuoja. Rekomenduoju antrą variantą, jei norite išvengti nusiskundimų, kad "spausdintuvas nebeveikia". Žmonės dažnai į dėžes meta viską iš eilės – popierius, kėdę, puodelius. Tada tos dėžės plyšta. Užsakymo procesas biuro perkrautuvėms į Vokietiją be klaidų priklauso ir nuo to, kaip gerai įdėjote daiktus. Naudokite putplasčio, obuolių dėžių (tų specialių) nebandykite, jos minkštos.

Kaip supakuoti kompiuterius ir techniką?

Jei įmanoma, originalios dėžės – tai idealu. Jei ne, tada reikalingas stiprus putplasčio sluoksnis ir kietos dėžės. Monitorius negalima dėti ant stiklo. Vienas klientas taip padarė... stiklas sužlugo dar prieš Kelno ribą. Gaila, nes tai buvo brangūs Apple daiktai. Biuro perkraustymas į Vokietiją su technika reikalauja ypatingo dėmesio. Jei nežinote kaip, paklauskite mūsų pakavimo ekspertų, jiems tai ant rankos.

Ar galima veži asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai – taip, bet neleidžiame. Tai sukuria problemų su muitine. Jei darbuotojas nori vežti savo dviratį ar keptuves, tegul vežia savo automobiliu. Mes pervežame įmonės turtą. Jei dėžėje bus rasti asmeniniai drabužiai ar vaikiškos žaislų, gali kilti įtarimų dėl šešėlinio verslo. Nemanau, kad jums to reikia. Pas mane buvo atvejis, kai bandė įslėpti motociklą tarp biuro stalų. Ne, aip... nepraeisime.

Ką daryti su baldais, kurie neišmontuojami?

Stalus, sekcijas, spintas – viską reikia išmontuoti. Jei ne, jie gali neišlipti per liftą arba tiesiog būti per dideli. Mūsų komanda turi įrankių, tai darome greitai. Nebijokite, mes viską surenkame atgal. Vieną kartą teko išmontuoti labai seną, masyvią direktoriaus spintą, kuri neįėjo į duris. Teko laužt... ne, išmontavome sėkmingai, tik truputį įbrėžėt grindį (užtaisėme). Taigi, biuro perkraustymas į Vokietiją be išmontavimo yra beveik neįmanomas.

Ar reikia žymėti dėžes?

Būtina. Parašykite, kur reikia statyti (pvz., "Vadyba", "Virtuvė", "Sandėlys"). Vokiečiai bus dėkingi, kai galės tiesiog nukreipti vairuotoją į atitinkamą kambarį, o ne nešioti dėžes iš vieno galo į kitą. Užrašykite taipogi "Labai trapu" (Fragile), jei ten yra ką nors sutrūkinančio. Negi jums norėsies vėliau rinkti keramikos šukės? Gera organizacija padeda sutaupyti laiko.

Kelionės subtilybės ir vairuotojai

Kiek laiko užtrunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso nuo miesto. į Berlyną ar Hamburgą važiuojame apie 12-14 valandų su poilsiais. į Miuncheną ilgiau. Užsakymo procesas biuro perkrautuvėms į Vokietiją be klaidų reiškia, kad planuojame atvykimą taip, kad vairuotojai neviršytų darbo laiko. Negalima jų varyti kaip arklių. Vokietijoje taip pat griežtai stebimi vairuotojų poilsio laikai (tachografai). Jei skambinate ir klausiate, kodėl vėluoja 2 valandas, tai greičiausiai jie privalėjo ilsėtis.

Ar vairuotojai gali padėti iškrauti?

Taip, jie ne be rankų. Bet jie ne perkelėjai. Jie padės nukristi dėžes į grindis, padės stumdyti sunkius daiktus su rankinėmis vežimėliais. Bet jei reikia nešti po 50 dėžių į trečią aukštą be lifto, tai jau papildoma mokėti už kėlimą arba reikalinga papildoma komanda. Sakykite iš karto, kad nėra lifto. Mes pasiūlysime vairuotoją su padėjėju.

Kas su degalais ir kelių mokesčiais?

Visas šias išlaidas imame į savo sąskaitą (kai kalbame apie fiksuotą kainą), nebent sutarta kitaip. Vokietijoje keliai mokami, tai nemažai suma. Degalai ten brangesni nei čia, bet mes tai apskaičiuojame. Jums nereikia eiti degalinėn mokėti. Viskas įskaičiuota. Biuro perkraustymas į Vokietiją turi būti be jokių nemalonumų mokėjimų kelionės metu.

O jei pasikeičia orai?

Žiemos metu Vokietijoje gali būti sniego, ypač pietuose arba kalnuose. Mes stebiame orus. Jei reikia, imame ratus su spyruoklėmis (žieminę padangą). Esu matęs, kaip kiti sustoja kelyje A6 sniego gūžtyje, o mūsų važiuoja toliau. Patirtis čia svarbiausia. Pasitikėkite mūsų vairuotojais, jie tose trasose važinėja kas savaitę.

Ar galima sekti kur yra krovinys?

Taip, duodame nuorodą į GPS stebėjimą. Galite žiūrėti, kur jūsų biuras keliauja. Tai ramina nervus, ypač kai vežate svarbius dokumentus. Vienas klientas sėdėjo prie kompiuterio ir stebėjo kiekvieną judesį... turbūt net nemiegė. Bet bent jau žinojo, kad viskas juda. Užsakymo procesas biuro perkrautuvėms į Vokietiją be klaidų šiais laikais be technologijų būtų sunkiai įsivaizduojamas.

Pinigai, rizikos ir pabaigos

Kaip formuojama kaina?

Pagal kubinius metrus (m3) ir atstumą. Taip pat įtakoja, ar reikia kėlimo su kranu, ar reikia papildomų žmonių, ar yra lifto. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra prekė parduotuvėje su etikete. Mes turime sudaryti komercinį pasiūlymą. Neklauskite "kiek stovi viena dėžė", nes tas klausimas neturi prasmės. Klausiate apie visumą. Aš stengiuosi būti kuo skaidresnis, bet kartais galiu padaryti klaidą skaičiuodamas (žmogiškasis faktorius), todėl visada tikrinu du kartus.

Kada reikia apmokėti?

Įprastai imame 30-50 proc. avansą, o likutį – atidavus krovinį arba prieš išvykstant. Tai standartinė praktika. Negalima gaišti laiko, kai krovinis jau pakrautas ir vairuotojas laukia pinigų. Esu matęs, kaip klientai "užmiršta" pinigų dieną išvykimo, ir tada tenka skambinti įmonės vadovui, kur yra atostogose... nervai. Geriau viską sutvarkyti iš anksto.

Kas vyksta, jei atšaukiate užsakymą?

Jei atšaukiate prieš savaitę, grąžiname avansą (gali būti sustabdoma suma). Jei prieš dieną ar valandą – avansas lieka mums, nes mes jau pasiruošėme, atsisakėme kitų darbų, užsakėme kuro. Verslas yra verslas. Biuro perkraustymas į Vokietiją yra rimtas žaidimas, ne žaislas. Supraskite, mes taip pat turime savo išlaidas.

Ar galima padaryti išsiskirstymą į keletą vietų Vokietijoje?

Galima, bet tai papildomai kainuoja. Jei reikia numesti dalį daiktų Hamburge, o dalį Berlyne, tai laiko praradimas. Reikia suderinti grafiką, kad vairuotojas nepraleistų nakties lauke. Vieną kartą teko važiuoti į 4 skirtingus sandėlius. Vairuotojas buvo piktas, bet už extra mokestį sutiko. Užsakymo procesas biuro perkrautuvėms į Vokietiją be klaidų reikalauja tikslumo, o ne "paklydimo po miestą".

Kaip elgtis, jei kas nors sugenda?

Skambinkite mums nedelsiant. Mes turime draudimą. Užpildome prašymą, siunčiame nuotraukas, jei reikia. Jei tai mūsų kaltė (sugalvojo vairuotojas, kad gali užlipti ant kalnelio su pilnu sunkvežimiu ir kliudė...), mes atsilyginame. Jei tai jūsų kaltė (blogai supakavote), deja... Tiek. Biuro perkraustymas į Vokietiją visada turi tam tikrą rizikos lygį, bet mes stengiamės ją mažinti.

Ar reikia padėkoti vairuotojams?

Nebūtina, bet jei duodate kavos ar vandens, jie bus dėkingi. Tai žmogiškas požiūris. Vairuotojai dirba sunkų darbą. Aš visada sakau klientams – gerai elkitės su žmonėmis, kurie veža jūsų gyvenimą (ar bent jau jūsų biurą). Nekelkite balsą, jei dėžė atsidūrė ne ten kur norėjote. Galima tiesiog paprašyti perkelti.

Kodėl pasirinkti būtent mus?

Nes aš čia jau 20 metų ir mačiau viską. Mes nešvaistome jūsų laiko pasakodami, kad "mes geriausi", mes tiesiog darome savo darbą. Mūsų Užsakymo procesas biuro perkrautuvėms į Vokietiją be klaidų yra toks, kokį sukūrėme metų eigoje – paprastas, efektyvus ir be nereikalingų frakcijų. Ir žinokite, jei kažkas ne taip – aš visada pasiekiamas telefonu.

Išvada

Na, va ir viskas. Tiesiog imkitės ir vadovaukitės šiais patarimais, o jei kas neaišku – skambinkite. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir organizacijos. Jei viską padarysite teisingai, jūsų įmonė veiks be pertraukų, o darbuotojai net nepastebės, kad ką nors keitėte. Sėkmės ir saugių kelionių!