Užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją: Kas iš tikrųjų veikia, o kas ne

Sakyčiau, kad šiame versle jau praleidau beveik pusę amžiaus – per tuos dvidešimt ketverius metus mačiau viską. Nuo tų laikų, kai reikėjo fakssą siųsti iki Vokietijos, iki šiandieninių elektroninių važtaraščių. Dažnai klientai atvažiuoja pas mane ir sako: " tiesiog vežkite ten ", tačiau jei gerai išnagrinėsite, tai užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją yra tas raktas, kuris arba sutaupyti jums pinigų, arba sukelti nemigą. Vokietija arti, tačiau jų tvarka – tai atskira planeta. Jei nenumatysite detalių, vokiečiai tiesiog neleis įsivažiuoti į sandėlį arba uždels pristatymą dviem savaitėms. Turiu kalbėti tiesiai – nėra jokių stebuklų, tik geras planavimas ir šaltos galvos.

Bendri klausimai ir pradžios darbai

Kaip pradėti užsakymą, jei aš visiškai nieko nesuprantu apie vežimus?

Tiesiog parašykite man arba savo vadybininkai el. paštu. Nereikia rašyti romanų. Pakanka nurodyti, ką vežiate, kur yra krovinys ir kur jis turi nuvykti. Vėliau mes jau užimsimės tuo, kaip vyksta užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją. Nenaudinga bandyti atrodyti išmanant, jei nežinote, koks yra prekių svoris – geriau sakykite "apytiksliai toną", nei meluoti apie tikslų kilogramų skaičių. Mes patikrinsime.

Ar tikrai reikia planavimo, jei Vokietija yra tik už valandos ar dviejų kelio?

Atrodo, kad arti, tačiau tikrai reikia. Vokietijos keliai, ypač ties Duisburgu ar Miunchenu, yra užsitęsę spąstai. Be gero planavimo, jūsų vairuotojas gali praleisti pusę dienos stovėdamas spūstyje. Užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją turi įvertinti tai, kad sunkvežimiai ten negali važiuoti sekmadieniais ir naktimis be leidimo. Planuokite išvyką anksčiau, kad išvengtumėt papildomų kaštų už laukimą.

Kiek laiko užtrunka visa proceso organizacija?

Gerai, jei turime visus duomenis, tai užtrunka apie valandą, puses dienos ar maximaliai vieną darbo dieną. Bet jei trūksta dokumentų ar gavėjas neduoda išankstinio pranešimo (MRN), tai gali užtrukti ir ilgiau. Kartais atsitinka taip, kad klientai laukia paskutinę minutę, o tada mes spaudžiame vairuotojus, kas niekada nesibaigia gerai. Geriau duokite mums žinoti bent 2-3 dienas iki išvykimo.

Ar galiu pasiūlyti savo vairuotoją, o jums tik užsakymą suformuluoti?

Žinoma, galite. Mes dažnai dirbame su subrangeriais – tai tavo vairuotojas, o mūsų dokumentai ir atsakomybė. Tokiu atveju užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją susideda iš to, kad mes sutvarkome CMR, draudimus ir maršrutą, o vairuotojas tiesiog vairuoja. Svarbiausia, kad jis būtų sąžiningas ir neatrodytų kaip "girtaujantis rusas" sienos keliuose, nes vokiečiai tokiai neapsukus.

Kas daro didžiausią problemą pradžioje?

Dažniausiai tai netikslūs duomenys apie prekių kiekį. Rašote "5 palečių", o realiai yra 5 didelių dėžių be padėklų, kurios neįeina į standartinę sunkvežimio kėbulą. Tuomet reikia keisti mašiną paskutinę minutę. Tokių situacijų norisi išvengti, todėl klausinėjame ir dar kartą klausinėjame.

Kodėl kainos skiriasi tiek daug tarp skirtingų firmų?

Nes kai kurios firmos tiesiog "užkerta" kainą, kad gautų užsakymą, o paskui prideda mokesčius už pakrovimą, iškrovimą, laukimą. Mūsų atveju kaina dažniausiai yra galutinė. Užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją apima ir tai, kad iš anksto susideriname dėl "Lieferschein" reikalavimų, kad vairuotojas nenusimokėtų iš savo kišenės už neteisingą siuntos atidavimą.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti?

Būtinai reikia komercinę sąskaitą (invoice), CMR važtaraštį ir pakuotės sąrašą (packing list), jei prekių yra daug. Be to, jei prekės yra pavojingos (ADR), būtina speciali deklaracija. Vokietijos muitinė, nors tai ir ES viduje, kartais tikrina, ar viskas atitinka deklaracijas, ypač jei prekės keliauja iš trečiosios šalies per Lietuvą. (Tikrina retai, bet kai tikrina – tai siaubingai dažnai pastaruoju metu).

Ar CMR važtaraštis turi būti anglų kalba?

Ne būtinai, bet vokiškai arba angliškai būtų geriau. Jei parašysite lietuviškai, vokiečių sandėlininkas gali nieko nesuprasti ir neprisimti krovinio. Užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją visada įtraukia kalbos barjero įvertinimą. Geriau, kad vairuotojas turėtų paruoštą vokišką tekstą "Guten Tag, hier ist die Lieferung".

Kas yra tas "Lieferschein" ir kodėl visi apie jį kalba?

Tai vokiškas pristatymo lapas, kuris nurodo, kas, ką ir kam pristato. Be jo dauguma Vokietijos sandėlių net neleis įsijungti vairuotojui prie rampų. Tai būtinas dokumentas. Mes juos ruošiame automatiškai, kai atliekame užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją, tačiau jei jūs naudojate savo formą, patikrinkite, ar joje nėra klaidų.

Ar reikia eksporto deklaracijos jei važiuojame į ES šalį?

Jei prekės yra iš Lietuvos ir keliauja į Vokietiją, tai ne, nes tai yra vidinė ES prekyba. Bet jei prekės atvyko iš Kinijos į Lietuvą ir tik dabar vežamos į Vokietiją, tai gali reikėti T2 dokumento arba susitarimo tarp muitinės brokerių. Čia reikia labai aiškiai nurodyti kilmę prekių sąskaitoje.

Kas nutinka, jei dokumentuose trūksta numerio?

Vokiečiams tai dideliausia problema. Jie turi tokią sistemą, kur jei viena skiltelė ne užpildyta, visa siunta grįžta atgal. Buvo atvejis, kai vienas clientas užmiršo parašyti dėžės numerį ant pakuotės sąrašo – vairuotojas stovėjo pasienyje 12 valandų. Gerai, kad mūsų vadybininkai greitai sureagavo. Užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją reikalauja dėmesio tokioms smulkmenoms.

Ar galima viską dokumentuoti el. paštu?

Galima, bet reikėtų turėti spausdintinius kopijas mašinoje. Mobilusis internetas vokiečių miškuose arba sandėliuose kartais dingsta, o vokiečiai mėgsta popierius. Paprasčiau, kai vairuotojas gali paduoti lapą į rankas nei rodyti telefoną, kuris jau išsikrovęs.

Kainos, mokesčiai ir "pasislėpę" kaštai

Kiek vidutiniškai kaino vienos palečių pristatymas?

Vidutiniškai gal sakyti 120-150 eurų, priklausomai nuo to, ar tai yra pietinė Vokietija (Miunchenas), ar šiaurė (Hamburgas). Tačiau tai labai apytikslis skaičius. Užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją leidžia tiksliai suskaičiuoti, ar mums reikia 3,5 tonos mašinos, ar 24 tonų tentas. Dėl to kaina smarkiai svyruoja.

Kokius papildomus mokesčius galiu tikėtis?

Gali būti mokesčiai už "Standgebuhr" (laukimą), už iškrovimą su vairuotojo pagalba, už užtvarų nuėmimą (kai vokiečiai užsidaro sandėlius pietų metu). Taip pat, jei vairuotojas pavėluoja į registratūrą, gali tekti mokėti už skubą. Geriausia šitų dalykų išvengti planuojant atvykimo laiką tarp 8:00 ir 11:00 ryto.

Kodėl kainos kiekvieną mėnesį keičiasi?

Degalai, kurie brangsta, ir vairuotojų trūkumas. Taip pat Vokietijoje pastaruoju metu padidėjo kelių mokesčiai (Maut). Užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją turi atsižvelgti į šiuos dinaminius pokyčius. Negaliu jums sakyti kainos, kurios galioti metų metus – to nėra.

Ar pigiau rinktis "grįžtančią" mašiną?

Teoriškai taip, jei mašina tuščia važiuoja atgal, tai gali būti pigiau. Bet kartais "backload" kaina nėra tokia jau pigi, nes brokeriai žino, kad skubate. Geriau derėtis dėl fiksuotos kainos iš karto. Kai atliekame užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją, mes patikriname, ar neturime savo mašinų grįžtančių tuščiomis – tada tikrai galima pasiūlyti gerą diskontą.

Ar reikia mokėti iš anksto?

Naujiems klientams dažniausiai taip – reikia padengti išlaidas iš anksto arba pateikti draudimo garantiją. Esamiems klientams mes suteikiame atidėjimą (pvz., 14 dienų su sąskaita-faktūra). Tačiau jei užsakymas yra labai brangus (tūkstančiai eurų), gali reikėti avanso.

Kas dėl PVM? Ar jis įeina į kainą?

Pridėtinės vertės mokestis (PVM) paprastai nėra įskaičiuotas į transporto paslaugų kainą, jei jūsų įmonė yra registruota PVM mokėtoja Lietuvoje. Mes išrašome sąskaitą be PVM ("reverse charge"), o jūs ją apmokestate Lietuvoje. Taip yra paprasčiau abiem pusėms.

Ant kelio: vairuotojai, problemos ir sprendimai

Kas nutinka, jei vairuotojas užstringa sienoje?

Vokiečių sienoje (pvz., ties Frankonija) kartais tikrinimai būna griežti. Jei trūksta dokumentų, mes jaučiamės telefonu. Reikia tuoj pat siųsti trūkstamus failus. Užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją apima ir galimų tikrinimų scenarijų aptarimą. Turime visada pasiruošę "Plan B".

Ar vairuotojas gali padėti iškrauti krovinį?

Taip, jei jis turi "keltuvą" (keliamąją platformą) arba jei tai nėra draudžiama. Tačiau dauguma Vokietijos sandėlių turi savo techniką ir vairuotojams draudžia liesti krovinius. Jei vairuotojas pradės rankomis dėti dėžes, jis gali nusidegti sau (ne, rimtai, gali susižaloti nugarą) arba sulaužti prekę. Geriau tai aptarti iš anksto.

Kodėl vokiečiai taip griežtai laikosi laiko?

Jie tiesiog tokie. Jei registratūra dirba iki 16:00, o vairuotojas atvažiuoja 16:05, jis gali būti nusiųstas miegoti mašinoje iki ryto. Užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją turi būti tikslus – nurodykite, kad vairuotojas turi atvykti ne vėliau kaip 15:30, kad spėtų įsirašyti.

Ar vairuotojas gali skambinti man tiesiogiai iš Vokietijos?

Gali, bet geriau, kad jis pirmiausia susisiektų su mūsų dispečeriu. Vairuotojai kartais nekalba lietuviškai arba vokiškai pakankamai gerai, kad išspręstų problemą. Mūsų dispečeriai sugeba susikalbėti. (Kartais vairuotojai skambina ir keikia, kai užstringa – tokius dalykus mes filtruojame).

Ką daryti, jei prekės atvykvo pažeistos?

Tikrinėkite būklę vairuotojui esant. Jei pastebėsite įbrėžimus ant dėžių, tai užrašykite į CMR protokole. Negalima pasirašyti važtaraščio ir paskui skųstis. Vokietijos draudimo kompanijos yra labai griežtos – be protokolo jums niekas nieko neperduos. Užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją turi įtraukti ir instrukciją klientui, kaip elgtis pristatymo metu.

Ar galima pristatyti prekes iškart į konvejerį (Cross-docking)?

Galima, bet tai reikalauja labai tikslaus sinchronizavimo. Reikia nurodyti "Cross-docking" užsakyme, kad mašina nebūtų nukreipta į sandėlį. Tai taip pat gali kainuoti brangiau, kadangi reikia specialaus laiko plano. Buvo atvejis, kai vienas klientas nepažymėjo to, ir jo prekės paslydo į bendrą sandėlį – ieškojome jas dvi dienas.

Specifinės situacijos ir patarimai

Ar galima vežti maisto produktus?

Galima, bet tada turi būti laikomasi HACCP reikalavimų. Mašina turi būti plauta, o vairuotojas turi turėti sveikatos pažymėjimą. Užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją maisto prekėms yra kur kas griežtesnis nei medienai ar metalui. Negalima maišyti, pavyzdžiui, žuvies su chemikalėmis toje pačioje mašinoje.

Kaip vežti brangius elektronikos įrenginius?

Reikia draudimo ir galbūt apsaugotos mašinos. Taip pat verta pasirūpinti, kad vairuotojas neleistų niekam žiūrėti į krovinį. Vokietijoje yra nusikalstamų grupių, kurios specializuojasi "grobiant" sunkvežimius su elektronika. (Ne, aš nenusipelniau jų dėmesio, bet girdėjau istorijų).

Ar verta naudoti savo transportą į Vokietiją ar išsinuomoti?

Jei turite nuolatinius srautus, gali verta savo, bet tada turite galvoti apie tuos pačius vairuotojų poilsio laikus, technines apžiūras. Išsinuomoti (brokeriuoti) yra paprasčiau, kai atliekate užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją trumpalaikiai. Nereikia galvoti apie tai, kad mašina sugedo Kaune.

Kaip elgtis su "Retouren" (grąžinimais)?

Tai košmara. Vokietijos pirkėjai mėgsta gražinti prekes. Reikia turėti aiškų procesą, kaip tas prekes surinkti ir parvežti atgal. Geriausia tai suderinti iš karto, kai sudarome sutartį. Grąžinimo kainos dažnai būna aukštesnės nei pristatymo.

Ar reikia baimintis kalbos barjero?

Nebėra taip blogai kaip prieš 10 metų. Dauguma vokiškų firmų kalba angliškai. Tačiau, jei reikia spręsti problemas su techniniu personalu, kuris nemoka angliškai, reikia verčiamojo. Mūsų komanda turi žmonių, kurie kalba vokiškai, tai padeda išvengti nesusipratimų.

Paskutinis patarimas: ką daryti, jei viskas klysta?

Skambinkite mums. Negalima laukti, kol vairuotojas pradės verkti telefonu. Mes pasirūpinsime, kad įvyktų greitas užsakymo formulavimas ir logistikos planavimas į Vokietiją net ir krizinėje situacijoje. Geriau išleisti šimtą eurų papildomai skubios pagalbai, nei prarasti klientą.

Viskas susideda iš detalių. Jūs suteikiate duomenis, mes pritaikome juos prie vokiško standarto. Taip veikia šis verslas.