Užsakyk patogų biuro perkraustymą į Vokietiją internetu: Vadovas iš vidaus

Sveiki, draugai. Šiandien kalbėsim apie tai, kaip šiuolaikiniais laikais viskas pasuko į pusę, kai galima tiesiog paspausti mygtuką ir tikiuosi geriausio. Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, maždaug tiek, kiek Vokietijoje atsirado naujų kelių, o Lietuvoje – vėjo malūnų. Anksčiau reikėdavo važiuoti į kontorą, gerti kavą, derinti detalės, o dabar? Dabar viskas vyksta čia, ekrane. Jei norite užsakyti patogų biuro perkraustymą į Vokietiją internetu, tai iš tikrųjų yra įmanoma, ir tai netgi veikia, jeigu žinai, ką ieškoti. Bet nemanau, kad viskas yra taip paprasta, kaip parduotuvėje pirkti batelius. Čia yra gilesnė istorija, susijusi su logistika, patikimumu ir tuo, kad vairuotojas gali tiesiog užmigti prie Kauno, o tavo biuras Miunchene laukia.

Kaip viskas prasideda ir kiek laiko tai užtrunka

Ar tikrai galima viską užsisakyti nekeliant iš namų?

Žinoma, galima. Dabar dauguma firmų turi tokias sistemas, kur galima įvesti duomenis, paspausti "siųsti" ir tikiuosi, kad kas nors perskaitys. Aš pats prieš porą metų bandžiau užsakyti picą internetu ir taip pat nenuvylė, o čia kalbame apie biuro perkraustymą į Vokietiją. Sistemos yra sudėtingos, bet jeigu užpildysite formą teisingai, tada vadybininkas su jumis susisieks. Viskas vyksta elektroniniu būdu, sutartys pasirašomos su Qualid arba paprasčiausiu el. parašu, tai tikrai patogu tiems, kurie nemėgsta važiuoti į susirinkimus.

Kiek laiko užtruksia viskas susitvarkyti?

Tai labai priklauso nuo to, kiek greitai jūs sugebate suskaičiuoti savus daiktus. Esu matęs klientų, kurie mėnesį negalėjo nuspręsti, ar vežti seną spintą, ar išmesti. Bet techninė dalis... paprastai tai trunka nuo vienos dienos iki savaitės. Jeigu reikia specialių leidimų Vokietijos miestuose centruose patekti, tai gali užtrukti ilgiau, nes ten biurokratija tikrai stipri. Geriau derėtis bent savaitę iki kelionės.

Kodėl kainos skiriasi taip stipriai?

Klausimas, kurį girdžiu kasdien. Vienur pasakys 500 eurų, kitur – 2000. Kodėl? Žiūrėkite, ar tai yra pilna paslauga, ar tik nuoma. Jeigu jums tiesiog duoda furgoną ir sako "važiuok", tai tai bus pigu, bet jūs turėsite viską daryti patys. O jeigu tai yra kompleksinis biuro perkraustymas į Vokietiją, kai mes atvykstame, supakuojame, išvežame, išpakavame Berlyne ar Hamburge, tai aišku, kaina bus kita. Dar žiūrimės į degalų kainas, kurios dabar... na, jūs žinote.

Ar galiu pasitikėti tokiomis sistemomis?

Sąžiningai? 90 proc. atvejų – taip. Bet yra ir tų, kur tiesiog surenka el. paštus ir siunčia spamą. Patariu ieškoti firmų, kurios turi realų adresą ir ne tik virtualų biurą. Aš pats, kai matau, kad kontaktinis numeris yra mobilaus, o ne fiksuoto, tada susidomiuju mažiau. Reikia žiūrėti atsiliepimus, nors ten irgi yra nemaža melagių.

Kaip sužinoti, ar firma neapgaus?

Tai paprasta. Paprašykite jų transporto licencijos numerio. Jeigu jie pradeda vengti ar sako, kad "pamiršo namuose", tuokite kojas. Vokietijoje prekybos tarnyba (Gewerbeamt) labai griežtai seka, kas važinėja po kelią. Be to, jeigu norite užsakyti patogų biuro perkraustymą į Vokietiją internetu, patikrinkite, ar jie turi draudimą. Vienas mano klientas prieš metams taip nenukrito, kai furgonas užsidegė (ne viskas sudegė, laimei), bet draudimas padengė nuostolius.

Daiktai, dokumentai ir biuro chaosas

Ką daryti su kompiuteriais ir serveriais?

Čia yra svarbiausia dalis. Negalima tiesiog mesti stacionarių kompiuterių į kuprinę. Jūs turite susitvarkyti duomenis, padaryti atsarginę kopiją (backup), o tada mes jums padėsime fiziškai juos supakuoti. Serverius reikia krauti į specialias dėžes su šoku absorberiais. Vokietijoje muitinė (nors ir ES viduje) kartais gali sustabdyti ir paklausti, ką čia vežiate tokią brangią techniką, jeigu atrodo, kad tai prekyba.

Ar reikia išpakuoti visus dokumentus?

Nereikia, netgi nerekomenduoju. Geriau juos palikti aplankuose ir uždėti ant jų žymę, kas ten yra. Tarkime, "Finansai 2023" ar "Sutartys". Taip bus greičiau susirasti vietą naujame biure. Esu matęs, kaip viena firma išpakojo visus popierius į vieną didelį krūvą, o paskui mėnesį rūšiuoti... tai buhaistas.

Kaip elgtis su pavojingais atliekomis?

Tarkime, turite senus rašalų kasetes ar cheminius skysčius valymui. Jų negalima tiesiog mesti į bendrą krovinią. Tai yra draudžiama. Reikia tai atskirti ir pranešti mums iš anksto. Mes turime partnerių, kurie su tuo susitvarko pagal taisykles. Negerai, jei sulaiko jus sienos su šunimis ties Vokietijos riba.

Ar reikia inventoriaus sąrašo?

Labai praverčia. Nereikia būti milimetriniu tikslumu, bet bendras sąrašas "20 stalų, 50 kėdžių, 10 spintų" padės suprasti, kokio dydžio furgoną reikia. Kartais klientai sako "turim nedaug daiktų", o atvažiuoja, ir ten užtenka dviejų sunkvežimių. Tada kaina pasikeičia, ir prasideda nesusipratimai.

Kokias dėžes naudoti?

Geriausios yra standartinės judėjimo dėžės (tokios su skyreliais). Jos stovios ant vienos kitos ir nelūžta. Buitinės dėžės iš parduotuvės... gali nebeatlaikyti, jeigu įdėsite knygas. Vienas kartą vežėme klientui visą biblioteką, o pusė dėžių išsilošo pakrovimo metu. Gaila knygų.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį – taip. Stalus reikia atskirti nuo kojų, didelės spintos netilps į liftą ar duris, jeigu išlikę vientisos. Mūsų komanda atvyksta su įrankiais, tai mūsų darbas. Tiesiog nepamirškite pasakyti apie tas sudėtingas sistemas, kurios buvo montuojamos prieš 10 metų ir kurios nebėra standartinės.

Vairuotojai, kelionės ir Vokietijos keliai

Kas vairuos mano daiktus?

Tai bus arba mūsų nuolatinis vairuotojas, arba patikimas subrangovas. Mes nebeleidžiame važiuoti jauniems vaikinams be patirties toliems maršrutams. Vokietijoje greitis greitas, o autobanai... ten reikia galvos. Vairuotojas turi būti atsakingas ir nedirbti 24 valandas iš eilės, nors kai kurie taip ir bando daryti.

Ar galiu važiuoti kartu su furgonu?

Techniškai – taip, jeigu yra vietos (keleivių vieta). Bet dažniausiai tai nerekomenduojama, nes kelionė gali trukti 10-12 valandų, o vairuotojas tils poilsio aikštelėje. Jums bus nuobodu. Geriau susitikti galinėje taške. Bet jeigu labai norite, galime aptarti, nors draudimas gali būti brangesnis.

Ką daryti, jei furgonas sugenda?

Tai realus dalykas. Varikliai lūžta, padangos plyšta. Mes turime techninę pagalbą, bet reikia suprasti, tai gali atidėlioti pristatymą dienai-dviems. Nereikia panikuoti. Vieną kartą mums užsidegė sankaba netoli Hanoverio, ir teko laukti atsarginės dalies. Klientas buvo supratęs, nes mes skambinome ir informavome iš karto.

Ar garantuojate pristatymo laiką?

Garantuoti 100 proc. negali niekas, net ir "DHL". Gali būti eismo įvykiai, uždarai keliai dėl statybų ar policijos patikros. Mes stengiamės laikytis grafiko, bet jeigu sakau "penktadienį", tai galite tikėtis nuo ketvirtadienio vakaro iki šeštadienio ryto. Tiesiog būkite pasiruošę.

Kaip vyksta iškrovimas Vokietijoje?

Jei susitarėme, kad mums reikia tik paduoti į duris, tai mes padėsime viską į grindis. Jei norite įrengimo į biurą, tai tai reikia numatyti ankščiau, nes reikės daugiau laiko ir žmonių. Vokietijose dažnai būna griežtos taisyklės dėl triukšmo, todėl negalime pradėti kelti baldų 6 valandą ryto gyvenamajame name.

Ar reikia mokėti už užstatą (Umkatz)?

Kartais taip, ypač jei naudojame liftą arba specialią techniką. Vokietijos namų savininkai mėgsta užstatą, jeigu kažką sulaužysime. Tai įprasta praktika. Mokėsite jums arba mums, o mes grąžinsime, jeigu viskas tvarkingai.

Kainos, mokėjimai ir smulkmenos

Kaip susiformuoja kaina?

Kainą lemia atstumas, svoris, tūris, ir dar tiek daug smulkmenų. Ar reikia vairuotojui padėjėjo? Ar reikia pakavimo medžiagų? Ar yra prieigos problemos? Jeigu norite užsakyti patogų biuro perkraustymą į Vokietiją internetu, sistema gali duoti tik preliminarią kainą. Galutinę patvirtins vadybinikas po išsamesnio pokalbio.

Kokios mokėjimo sąlygos?

Įprasta yra 30-50 proc. avansas, o likutį – gavus daiktus arba prieš išvežimą. Esu matęs įmonių, kurios reikalauja 100 proc. iš karto – nuokrypis nuo to ir bėkite. Mums patinka sąžiningumas, jeigu paslauga atlikta gerai, klientai sumoka be problemų.

Ar kainuoja brangiau, jei užsakyti internetu?

Ne, dažniausiai netgi pigiau, kadangi mums nereikia tiek daug vadybininko laiko praleisti telefonuose. Sistema automatizuota. Bet vėlgi, jei jūsų biuras atrodo kaip sandėlis, kaina bus keičiama. (Čia aš šiek tiek pajuokauju, bet tikrai buvo atvejų).

Ar galima apmokėti kortele?

Taip, galima mokėti banko kortele arba per banko pervedimą. Grynaisiais pinigais mums nepatinka, nes yra pavojinga važinėti su didelėmis sumomis po Vokietiją. Vokietijos policija taip pat nemėgsta, jei sulaiko vairuotoją su tūkstančiais eurų kišenėje be paaiškinimo.

Kas yra "valandinis užmokestis" ir ką jis reiškia?

Kartais, ypač Vokietijoje vietinėms kelionėms, skaičiuojame valandomis. Tarkime, 2 vyrai su furgonu – 60 eurų per valandą. Tada jums tiksliai žinoma, kiek užmokėsite už darbą. Bet tarptautiniuose maršrutuose dažniau dirbame už fiksuotą kainą, kad nebūtų niūrūs staigmenų.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Mums ne. Mes sakome, kaip yra. Vienintelė thing, gali atsirasti papildomi mokesčiai už užstatą, kaip minėjau, arba jei jūs pakeičiate planą paskutinę minutę ir reikia važiuoti į kitą miestą, kurio nebuvo planuota.

Problemos ir kaip jų išvengti

Kas nutinka, jei kažkas sulūžta?

Turi draudimą. Jeigu mes sulaužome, atsiskaitome. Jeigu jūs patys blogai supakavote ir indas nukrito važiuojant, tai deja, draudimas nebegalioja. Supakuokite tvarkingai, arba leiskite mums tai padaryti. Vienas klientas supakavo vazą į dėžę be putų, ir... žinote, kas nutiko.

Ar dažnai dingsta daiktų?

Labai retai. Mūsų vairuotojai užrakina furgonus kiekvieną kartą, kai išlipa pailsėti. Bet visada patariu brangius dalykus (nešiojamus kompiuterius, pinigus, dokumentus) vežti su savimi keleivinėje mašinoje. Geriau saugu negu gaila.

Ką daryti, jei vairuotojas nepasirodo?

Skambinkite mums iš karto. Mes turime GPS stebėjimą ir žinome, kur jis yra. Kartais tiesiog užstringa eisme arba užmiega prie patikros punkto (ko negali daryti, bet žmonės yra žmonės). Mes rasiame sprendimą – siunčiame kitą furgoną arba atidėliojame.

Ar galima perkraustyti savaitgaliu?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokietijoje savaitgaliais dirbti yra brangu, o mūsų vairuotojai taip pat nori ilsėtis. Jei tai ypatingas atvejis, mes sutiksime, bet reikia pranešti gerai iš anksto.

Ką daryti su nereikalingais daiktais?

Galiu juos išvežti į šiukšliadėžę Vokietijoje, bet tai papildoma paslauga. Geriau atsikratyti jų Lietuvoje. Nėra prasmės mokėti už krovą senų sulūžusių kėdžių, kurias niekas nenori.

Kaip susitvarkyti su parkavimu Vokietijos miestuose?

Tai naktinis maras. Berlyne ar Miunchene vieta kainuoja brangiai, o be leidimo pastatyti sunkvežimį – tai griežtas draudžiamas. Mes paprastai susitvarkome su vietinėmis savivaldybėmis arba naudojame specialias vietas. Jeigu jūs turite vietą prie pat biuro, tai puiku, jei ne – reikės numatyti laiko parkavimui.

Ar reikia iš anksto apsilankyti naujame biure?

Labai padėtų. Galite nusiųsti nuotraukas arba vaizdo įrašą. Mums svarbu žinoti, ar liftas telpa stalą, ar reikia nešti per laiptus. Paskutinė kartą vienas klientas nepaminėjo, kad liftas neveikia, ir teko nešti 50 stalų penktu aukštu. Tai nebuvo smagu.

Galutiniai nuspėjimai ir patarimai

Kada geriausia užsisakyti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Pavasario ir rudens sezonais mes užimti. Jeigu galite, planuokite perkraustymą ne vasarą, kai visi ilsisi, o žiemą – tada kainos gali būti šiek tiek mažesnės, o laisvų datų daugiau.

Ar verta rūpintis draudimu?

Absoliučiai taip. Niekada nežinai, kas gali nutisti kelyje. Už keletą dešimčių eurų galite miegoti ramiau.

Kokias klaidas daro dažniausiai?

Klaida nėra susirūpinti pakavimu ir manyti, kad "vairuotojas kažkaip įveš". Antra klaida – nepateikti tikslaus adreso (Vokietijoje gali būti keletas gatvių su tuo pačiu pavadinimu skirtinguose rajonuose).

Kaip pasiruošti psichologiškai?

Perkraustymas – tai stresas. Nenustatykite per aukštų lūkesčių, kad viskas įvyks per vieną valandą. Geriau turėkite atsarginį planą, pavyzdžiui, dirbti iš namų dar porą dienų.

Ar galiu patikėti savo IT sistemą svetimiems žmonėms?

Jei įmonė turi sertifikatus ir ilgametę patirtį, taip. Bet visada geriau išimti pačius brangiausius diskus sau.

Ką daryti, jei aš tiesiog neturiu laiko tuo rūpintis?

Tada mums pasakykite "raktas" – mes viską padarysime. Supakuosime, išsivežime, išdėlysime, netgi surinksime baldus atgal. Tokia paslauga kainuoja, bet taip sutaupote nervus.

Ar verta vežti senus baldus?

Jei jums brangūs prisiminimai – taip. Jei norite sutaupyti – geriau nusipirkti naujus Vokietijoje. Transportuojamas senas biuro baldas gali kainuoti tiek, kiek naujas.

Kaip sekti savo kroviniu?

Jums atsiųsime sekimo nuorodą. Galėsite matyti, kur furgonas yra realiu laiku. Tai ramina.

Kas darbo laiku? Ar dirbate naktį?

Mūsų vairuotojai dažnai važiuoja naktį, kad būtų ryte vietovėje. Bet pakavimas ir iškrovimas vyksta dieną, nes naktį tai triukšminga ir brangu.

Ar turite leidimus vežti alkoholį ar maistą?

Jei tai yra biuro perkraustymas, tai retai kada ten būna maisto prekių. Bet jei vežate kompanijos vyno rūsį, tai reikia deklaruoti.

Kaip elgtis su klientais Vokietijoje?

Jūsų klientams nereikia nieko daryti. Mes tiesiog atvežame jūsų daiktus į jūsų naują biurą.

O dėl kalbos? Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dauguma moka bent pagrindus. Bet visiškai pakanka anglų kalbos arba tiesiog mūsų vadybininko pagalbos telefonu.

Ar galima susitarti dėl ilgalaikio sandėliavimo?

Taip, jeigu biuras dar ne paruoštas, mes galime laikinai padėti daiktus pas mus arba pas partnerius Vokietijoje.

Kas nutinka, jei aš pakeičiau planą ir nebeinau gyventi?

Tai jau nebe biuro perkraustymas, bet situacija panaši. Reikia pranešti kuo anksčiau, kad nenukrypstume maršruto.

Ar padėsite išmesti pakuotes?

Taip, surinksime visas pakuotes ir išvežime arba panaudosime juos kitam klientui (jei jos dar geros).

Kodėl jūsų firma?

Nes esame tikri, o ne virtualūs. Turime savo techniką, savo žmones ir pažangiame amžiuje mums pavyko sėkmingai užsakyti patogų biuro perkraustymą į Vokietiją internetu sistemas, kurios veikia be trikdžių.

Išvada

Na, tiek apie mūsų kasdienybę. Tiesiog norėjau parodyti, kad užsisakyti tokias paslaugas dabar tikrai lengva, net ir be išvykimo iš namų. Svarbiausia yra ne paspausti mygtuką, o pasirinkti tuos, kurie sugebės tą mygtuką įgyvendinti realybėje. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra būtinas blogis, jeigu viskas suplanuota. Gerai pagalvokite, užpildykite formą atidžiai, o mes pasirūpinsime likusiu "chaosu".