Transportavimo paslaugos biurams persikraustant į Vokietiją: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir, tikiuosi, pamatęs esu viską, kas įmanoma. Kasdien susitinku su įmonių vadovais, kurie nusprendžia išsikraustyti, dažniausiai dėl didesnių atlyginimų arba artimesnių rinkų Vakaruose. Žmonėms visada atrodo, kad tai tik paprastas daiktų pakrovimas į sunkvežimį ir važiavimas toliau, tačiau realybė yra kur kas sudėtingesnė. Vakar pvz., kalbėjau su viena technologijų kompanija iš Kauno, kuri norėjo pergabenti visą serverinę į Miuncheną per vieną savaitgalę – galvojau, kad iškrisiu. Transportavimo paslaugos biurams persikraustant į Vokietiją reikalauja tikslumo, gerų nervų ir ypatingo dėmesio dokumentams. Be to, vokiečiai yra labai griežti dėl tvarkos, todėl ten negalima važiuoti „kaip kaimynas“.

Dokumentai ir muitinės procedūros

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykai?

Viskas prasideda ne nuo vairuotojo, o nuo popieriaus darbo, kuris dažnai užtrunka ilgiau nei patys vežimai. Jums būtinas kruopštus inventoriaus sąrašas, kuris turi būti ne tik lietuviškai, bet ir vokiškai arba angliškai. Jei sąrašo bus trūksta, muitinėje tiesiog sustosite, o tai laikoma didžiausia klaida. Negaliu būti tikras, ar visada reikia TIR knygos (priklausys nuo krovinio vertės), bet CMR kontraktas būtinai turi būti pasirašytas. Be to, būtina paruošti galiojantį draudimo polisą, apimantį krovinių atsakomybę visame maršrute. Vieną kartą teko laukti tris dienas Lenkijoje, nes klientai užmiršo vieną mažą licencijos dokumentą serveriams.

Ar sunku gauti leidimus technikai pervežti?

Technikos, ypač jei ji sena ar su specialia įranga, perkėlimas gali būti tikras košmaras, jei nekonsultuojatės iš anksto. Vokietijoje labai griežtai tikrinama, ar įranga atitinka jos techninius saugumo standartus, todėl reikia visišką techninę passą. Jums gali prireikti specifinių sertifikatų, pvz., jei gabenate kancerogeninių medžiagų arba elektronikos su ličio baterijomis, tai yra ypatingai daug problemų. Mano patirtis sako, kad geriau viską paprašyti brokerio, nes pats vairuotojas niekada nežinos visų niuansų. Paskutinis pasakytas žodis turi būti „tikrinam“, kitaip gausite baudą, kuri sukels įmonės bankrotą.

Kodėl svarbus inventoriaus sąrašas be klaidų?

Inventoriaus sąrašas tai ne tik popierius, tai jūsų ramybės garantas, nes be jo neįsivaizduojame jokio tarptautinio pervežimo. Vokietijos muitinės pareigūnai yra labai išsilavinę ir pastebi net mažiausią nesutapimą tarp popieriaus ir realybės. Jei parašysite „10 dėžių su knygomis“, o bus 12, jums gali tekti mokėti mokesčius už visą krovį arba net atiduoti krovinį. Turiu omenyje, kad net dėžės svorio svyravimas keliauja įtarių, todėl svėrime reikia būti labai tikslūs. Pas mane buvo atvejis, kai teko grįžti atgal į Vilnių, nes klientas nurodė neteisingą prekės kodą (HS kodą). Tai branguoja labai daug.

Kas vyksta, jei trūksta vieno dokumento?

Jei trūksta bent vieno mažo lapelio, viskas sustoja vietoje, ir vairuotojas sėdi pasienyje be jokios galimybės judėti toliau. Dažniausiai pasitaiko situacijų, kai trūksta galios atstovavimo dokumentų arba draudimo poliso kopijos vokiškai. Tuomet prasideda ilgos derybos su muitinės atstovais, kurios kainuoja nemažai pinigų ir laiko. Kartais padeda faksas arba el. paštas, bet ne visada, todėl reikia turėti originalus su savimi. Nebijokit klausti brokerio dukart, ar viskas tvarkoje, nes jo klaida – jūsų problemos.

Kainos, terminai ir organizacija

Kiek kainuoja transportavimo paslaugos biurams persikraustant į Vokietiją?

Kainos kinta kaip oras ir priklauso nuo tūkstantičių dalykų, kuriuos paprastam žmogui sunku įsivaizduoti be skaičiuoklės. Nuo Vilniaus iki Berlyno gali tekti mokėti nuo tūkstančio eurų, o jei reikia įrengti biurą Miunchene, kaina šokteli dvigubai. Svarbu prisiminti, kad kainą įtakoja kuro kainos, kurių aš niekada negaliu prognozuoti, ir mokesčiai už kelių naudojimą Vokietijoje. Daugelis klientų nustemba, kad reikia mokėti už vairuotojo dienviršius ir maistą, bet tai standartinė praktika. Pasirašydamas sutartį, visada sakykite, kad kaina yra fiksuota, kitaip galite staiga gauti papildomą sąskaitą.

Ar galima persikelti biurą per savaitgalį?

Teoriškai – taip, praktiškai – tai yra labai sudėtinga ir brangu, ką aš stengiuosi visiems paaiškinti. Vairuotojai taip pat turi savo poilsio laiką, kurį reglamentuoja griežti ES įstatymai, todėl negali važiuoti 24 valandas per parą. Jei reikia įvežti kelią tarp Kauno ir Hamburso per dvi dienas, reikia dviejų vairuotojų viename automobilyje, kas padidina sąskaitą. Asmeniškai aš nebendračiau su tais kurie žada „pervešime per naktį“, nes tai paprastai baigiasi dideliais greitimais arba avarijomis. Geriau planuokite bent tris dienas ramiam darbui.

Kas daro įtaką galutiniam terminui?

Terminams įtakos turi ne tik kelio atstumas, bet ir paties krovinio paruošimas, kuris dažnai užtrunka ilgiau nei numatyta. Jei biure pasitaiko daug brangios technikos arba pianino, reikia specialios technikos įvežimo, kas užtrunka valandą ar dvi. Dar vienas dalykas – tai orai, žiemą vairuotojai važiuoja lėčiau, o pavasarį keliais yra pilnas statybų. Ne kartą teko laukti valandą prie Hamburgo uosto vartų, kol ten išsivalo eilės, todėl niekai neduokite tikslių garantijų savo darbuotojams. Geriau sakykite, kad daiktai atvyks po 3-4 dienų.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Paprasčiausiai pasakius – įprastos dėžės kainą įeina, o specialios dėžės ir padėklai paprastai mokami atskirai, tai reikia pasitvirtinti prieš pradedant darbus. Mums dažnai pasigaili klientų (ypač mažų firmų) ir duodame dėžių nemokamai, jei jų nereikia labai daug. Bet jei reikia supakuoti paveikslus arba tūkstantį knygų, tai tai jau papildomos paslaugos už kurias reikia mokėti. Viskas priklauso nuo to, ką sudarote sutartyje, todėl skaitykite smulkmenas, kitaip gali būti nemaloni staigmena. Pas mane buvo atvejis, kai klientas tikėjosi, kad mes supakuosime viską, o sutartyje buvo tik „vežimas“.

Kuo skiriasi biuro persikėlimas nuo buto?

Esminis skirtumas tas, kad biure daugiau tikslios technikos, kuriai reikia stipresnio užtikrinimo, o bute dažniausiai baldai. Įmonėse dažnai būna serverių, duomenų saugyklų, kurios negali būti purvinamos arba smūgiuojamos, todėl reikia specialios priežiūros. Be to, biure daug daugiau smulkių detalių popieriaus, spausdintuvų, kuriuos lengva prarasti pakavimo metu. Darbuotojai dažnai bando save padėti, bet dėl to tik sukelia chaosą, todėl aš visada rekomenduoju uždaryti duris įleisti įmonės komandą. Biuras turi būti iškraustas po pietų, kad rytoj galima būtų dirbti, tačiau tai retai kada pavyksta.

Techninės detalės ir krovinio saugumas

Ar saugu vežti serverius į Vokietiją?

Serveriai yra jautriausias krovinys, ką galiu gabenti, ir juos reikia elgti kaip su kūdikiu, nes viena smūgis gali sunaikinti visą verslą. Reikia specialių antivibracinių dėžių, kurios kainuoja daugiau nei pati technika, bet be jų draudimas neveiks. Vokietijoje labai griežtai tikrinama, ar technika buvo pakrauta pagal saugumo instrukcijas, todėl vairuotojas turi padaryti nuotraukas. Mane nuolankiai klausia, ar reikia šaldytuvo sunkvežimio, bet serveriams dažniausiai užtenka normalios temperatūros palaikymo sistemos. Paskubėkite, bet tik su patikimais partneriais, kurie turi patirties su IT įranga.

Kaip elgtis su brangia technika namų kabinete?

Jei turite brangųjų daiktų, pvz., vaizduoklių ar laptopų, geriau juos vežti atskirai, o ne su bendru kroviniu, kad nebūtų viliojamas vagių. Aš asmeniškai visada siūlau klientams pačiems pasiimti kompiuterius ir dokumentus į savo automobilius. Krovininėse mašinose kartais būna drėgmės arba temperatūros pokyčių, kurie elektronikai kenkia. Tiek kartų girdėjau istorijų, kad pavogta technika, kad dabar įdraudžiu savo vairuotojams vežti neapibrėžtus daiktus be sąrašo. Saugumas už viską, todėl nerašykite „ kompiuteriai“ ant dėžės, geriau naudokite kodines pavadinimas.

Ar reikia specialios technikos iškrovimui?

Tai visiškai priklauso nuo to, kur randasi jūsų naujas biuras, ar ten yra liftas, ar tik laiptai (kuriuos aš niekad nemėgstu). Jei biure yra penktas aukštas be krovininio lifto, reikia užsakyti autokraną arba specialias pakėlimo platformas, kas brangiai kainuoja. Vieną kartą tevežėme baldus į Štutgartą, kur klientas tikino, kad liftas veiks, bet jis buvo sugedęs. Gavome baudą už vėlavimą ir teko įvežti visas sofas rankomis pro laiptus. Tikrinaite vietą iš anksto, kitaip vairuotojai tiesiog atsis vežimo, o jums teks ieškoti naujos komandos.

Kas dėl draudimo kelionės metu?

Draudimas yra tas dalykas, kurį visi laiko savaime suprantamu, tačiau dažnai neskaito smulkmenų, ypač dėl techninės įrangos ir duomenų praradimo. Standartinis transporto draudimas apmoka tik turtą, bet ne duomenis, todėl jei dingsta serveris su duomenų baze, jūsų nuostoliai gali būti milžiniški. Aš visada raginu klientus pasitarti su savo draudiko brokeriu dėl papildomos atsakomybės apsaugos. Dažnai įmonės sako, kad „mes niekada nelenda į bėdas“, bet viena avarija gali sunaikinti visus pelnus. Nepasitikėkite būdu, tik skaitykite sąlytas.

Ar galima vežti pavojingas medžiagas?

Pavojingų medžiagų, tokių kaip spausdintuvų toneriai ar chemikalai, gabenimas reikalauja specialių leidimų ADR. Negalima tiesiog užmesti keleto dėžių su chemija į sunkvežimį ir važiuoti, tai yra baudžiama bauda iki 10 tūkstančių eurų. Reikia specialaus pažymėjimo vairuotojui ir specialios įrangos automobiliui, kas nėra pigu. Prieš daugelį metų teko mums vežti laboratorijos reikmenis į Frankurtą ir dokumentų rinkimas truko mėnesį. Jei turite tokių dalykų, praneškite iš karto, kad mes pasirūpinkume tinkama transporto priemone.

Po pervažiavimo į Vokietiją: kas toliau?

Kaip organizuoti iškrovą Naujajame biure?

Iškrova dažnai būna dar sudėtingesnė negu įkrova, nes vokiečiai labai griežtai laikosi darbo laiko ir triukšmo normų. Negalima triukšmingai vežti dėžių po penktos valandos vakare arba sekmadieniais, nes kaimynai iškvies policiją. Reikia iš anksto susitarti dėl parkavimo vietos prie pastato, nes mieste vietos nėra, o už statybos juostos stovėti draudžiama. Vieną kartą Miunchene mus baudžiajo už tai, kad sunkvežimis užstojo dviračių taką bent penkias minutes. Susitarkite su namų valdymu ir gaukite leidimus, nes kitaip darbas sustos pirmą dieną.

Ar atliekate biuro įrengimo darbus?

Mes esame logistika, o ne baldų surinkėjai, todėl mūsų sutartyje paprastai nėra įrengimo paslaugų, tačiau galime padėti susirasti partnerius. Jei reikia surinkti lentas, pakabinti šviestuvus arba prijungti kompiuterius, reikia kvieti vietinius meistrus. Prieš porą metų vienas klientas kalbino mus padėti su laidais, bet vairuotojai tiesiog nežinojo, kaip tai daryti. Geriau pasirūpinkite šių dalykų atsiskyrimu, kad nepainiotumėme atsakomybių. Mes pristatome daiktus iki durų, o visą likusį reikalą atlieka jūsų komanda.

Kas nutinka su pakavimo atliekomis?

Pakavimo medžiagų išvežimas yra atskira paslauga, kurią dažnai užmiršta įtraukti į biudžetą, ir tai sukuria chaosą naujoje vietoje. Negalima tiesiog padėti šimto dėžių prie gatvės ir tikėtis, kad jos dings, tuomet jus nuteis. Mes galime išvežti atliekas į perdirbimo centrą už papildomą mokestį, arba jas suslankstyti laukiančioms savaitės dienoms. Vokietijoje labai griežta atliekų rūšiavimo sistema, todėl reikia žinoti, kur dėti popierių, o kur plastiką. Niekada nepalikite savo vairuotojui spręsti šios problemos.

Ar reikia vietos saugotojo iškrovos metu?

Dideliuose miestuose, tokiuose kaip Berlynas arba Hamburgas, saugotojas tikrai praverčia, nes gatvėje daug įvairių žmonių. Nors vagysčios nėra labai dažnos, bet pradingusios dėžės su technika gali padaryti daug problemų, ypač jei ten yra duomenys. Vairuotojas negali vienu metu stebėti sunkvežimio ir nešti dėžių į penktą aukštą, todėl pagalba reikalinga. Siūlau pasamdyti vietinę saugos firmą bent kelioms valandoms, tai pigiau nei prarasti brangų įrengimą. Saugumas – visada prioritetas, nepaisant to, kiek tai kainuoja.

Kaip elgtis, jei krovinių yra mažiau nei numatyta?

Jei dėl kažkokių priežasčių krovinio liko mažiau, mums vis tiek reikia sumokėti vairuotojui už užsakyto automobilio nuomą ir laiką. Logistinės kompanijos nustačia fiksuotą kainą, o jei vežiate tik pusę sunkvežimio, tai nebūtinai reiškia, kad mokėsite pusę kainos. Aš visada prašau klientams informuoti apie pokyčius ne vėliau kaip prieš 24 valandas, kad galėčiau keisti planus. Nešališkai sakant, tai verslo taisyklės, prieš kurias niekas nepadės. Paskubėkite apskaičiuoti tūrį tiksliai ir išvengsite nereikalingų išlaidų.

Ar padedate su išankstiniu vaizdo įrašu?

Taip, dabar modernūs laikai leidžia mums atsiųsti vairuotojus su kameromis, kurios užfiksuoja visą procesą. Tai labai padeda išvengti ginčų dėl sulaužytos baldų arba dingusių dalių, kai galima peržiūrėti įrašą. Vokietijos klientai dažnai to reikalauja, nors mūsų patirtis rodo, kad dažniausiai klaidos darosi paties kliento sandėlyje. Tokia papildoma garantija suteikia ramybės abiem šalims, nors ir kelia šiek tiek brangiau. Siūlau visada pasirinkti šią opciją, jei krovinys yra labai vertingas. Technologijos padeda spręsti ginčus be ilgo teismo proceso.

Transportavimo paslaugos biurams persikraustant į Vokietiją yra sudėtingas procesas, kurį reikia planuoti mėnesiais iš anksto, o ne dieną prieš išvykimą. Nepaisyk to, kad kainos gali šoktelėti, o dokumentai gali sukelti galvos skausmą, gerai suplanuotas persikėlimas suteikia naujų galimybių. Pasitarkite su patyrusiais brokeriais, nebijokite klausti kvailų klausimų ir visada tikrinkite sutartis du kartus. Sėkmės priklauso ne nuo vairuotojo, o nuo to, kaip gerai jūs parengėte savo biurą kelionei.