Biuro persikraustymas į Vokietiją: logistika, dokumentai ir realus gyvenimas

Sėdiu čia prie stalo, geriu jau šaltą kavą ir galvoju apie tą šūsnį dokumentų, kurį teko daryti praėjusią savaitę vienai IT įmonei. Žmonės man visada klausia: „O kaip lengvai persikraustyti?“ Ir aš visada sakau – nėra lengvai, yra tik gerai organizuota. Biuro persikraustymas į Vokietiją tai ne tik pakuoti dėžes į furgoną ir važiuoti keliu A1. Tai visiškas chaosas, jeigu nepasižiūri į smulkmenas, kurios vėliau užkanda už nugaros. Esu šioje srityje beveik dvidešimt trejus metus, mačiau viską – nuo dingusių serverių iki vairuotojų, kurie užstrigo ties Miunchenu be benzino. Taigi, jei planuojate kelionę į Vakarus, pasiruoškite, nes čia ne šou su "Lietuvos geidimais", o tikras darbas su realiomis problemomis.

Dokumentai, biurokratija ir pradžios ašaros

Ar tikrai reikalingas eksporto deklarantas?

Žiūrėk, dauguma mano klientų galvoja, kad kai važiuoji į ES šalį, tai tiesiog įsėdi ir važiuoji. Taip nebūna su įmonių turtu. Net jei tai yra bendras vidaus rinkos prekių judėjimas, turi turėti tvarkingą inventoriaus sąrašą. Jeigu turtas keliauja į filialą, gali tekti mokėti PVM arba jo ne, priklauso nuo to, kaip suformuluosi perdavimo aktus. Aš asmeniškai visada patariu pasitarti su buhaltere, nes vieną kartą teko stovėti pasienyje ir aiškinti muitininkams, kad tai ne prekyba, o įrangos perkėlimas. Geriau uždėti ant viso antspaudą „Ne prekybai“, kad vėliau nekiltų rūpesčių su Vokietijos finansų inspekcija (Finanzamt), jie čia labai griežti dėl to.

Kiek laiko užtrunka paruošti dokumentus?

Tai priklauso nuo to, kiek turite daiktų, bet realiai – savaitei-dviem. Negalima tai padaryti vakare prieš išvykimą. Reikia susirūpinti draudimo polisu, kuris dengtų kelią, ir CMR sąžiningomis kopijom. Kartais klientai atsiunčia man sąrašą iš Excelio, kur nėra nurodytas svoris ar tūris, o tada aš negaliu užsakyti mašinos. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja tikslumo, nes vokiečių logistikos partneriai mėgsta viską žinoti iš anksto. Jeigu pasakysiu, kad svoris 3 tonos, o pasirodys 5, gali tekti mokėti už papildomą automobilį arba brauti į didesnį sunkvežimį, kuris nepravažiuos miesto centre.

Kas daryti su pasenusiais įrenginiais?

Čia yra keletas variantas. Jeigu tai yra seni kompiuteriai, kuriuos nebeplanuojate naudoti, geriau juos išrašyti kaip atliekas ir išvežti iš Vokietijos atgal arba panaudoti čia. Negalima tiesiog mesti jų į konteinerį Berlyne, nes jie turi griežtas atliekų tvarkymo taisykles. Biuro persikraustymas į Vokietiją apima ir tą dalyką, kad jums reikės WEEE deklaracijos arba panašaus dokumento, jeigu vežate elektroniką. Aš kartą buvau situacijoje, kai klientas pavogė senius spausdintuvus „atsarginėms dalims“, o vokiečiai juos laikė pavojingomis atliekom. Buvo nemalonu.

Ar reikia vertimo paslaugų?

Dažniausiai ne, jeigu dokumentai yra anglų kalba. Vokiečiai gerai moka anglų, ypač logistikoje. Bet jeigu turite kai kurių specifinių techninių pasų arba sertifikatų lietuviškai, geriau juos išversti. Nereikia versti kiekvieno dėžės užrašo, bet bendrą sąrašą turi suprasti vairuotojas (jeigu jis vokietis) ir gavėjas. Esu matęs, kaip dėl to, kad ant dėžės buvo parašyta „Stalas“ vietoj „Bürotisch“, krovinys buvo užstrigęs sandėlyje, nes niekas nežinojo, kaip tai klasifikuoti.

Ar galima važiuoti savo automobiliu?

Galima, bet ar verta? Jeigu turite tik kelias dėžes, tai aišku. Bet jeigu kalbame apie pilną biurą, tai reikės tiesiog krovininio. Biuro persikraustymas į Vokietiją su keleiviniu automobiliu yra nesąmonė – nuvilsi, numirsi nuo nugaros skausmo ir vis tiek neveži visko. Be to, jeigu įmonė mokės už degalus, reikės tvarkyti kelionių lapus. Geriau pasirūpinti profesionaliu transportu, kuris turi liftą. Pasakykime tiesiai – manimi, vairuotojai, kurie veža biurus, yra kaip chirurgai, jie žino, kaip užkrauti, kad niekas nesulūžtų.

Kokia yra rizika, jeigu dokumentai netvarkingi?

Didelė. Gali tekti mokėti muito (nors tai retai atsitinka ES viduje), bet blogiausia yra tai, kad gali užstrigti pasienio kontrolėje. nors Lietuva ir Vokietija yra Schengeno erdvėje, krovinius vis tik gali sustabdyti. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti legalus, nes jeigu kils problemų su mokesčiais, jūsų įmonė gali patekti į juodąjį sąrašą. Geriau padaryti viską kaip reikia iš pirmo karto, nei tada mokėti baudas ir advokatams.

Kaina, sutartys ir pinigai (viskas, kas kainuoja)

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro persikraustymas į Vokietiją?

Sunku pasakyti vieną skaičių. Jeigu tai mažas biuras, 10 kvadratų, tai gali tekėti apie 1500–2000 eurų. Jeigu tai didelį įmonės centras su 50 darbuotojų, skaičiai šokteli iki 15 tūkstančių ir daugiau. Biuro persikraustymas į Vokietiją kainuoja ne tik už kelią, bet ir už krovimo darbus, dėžes, pakavimo medžiagas, draudimą. Dar pridėkite mokesčius už liftą (jeigu nėra) arba už specialią leidimą važiuoti į pėsčiųjų zoną. Vokietijoje tokių leidimų kaina gali būti gan stipri.

Kaip sudaroma sutartis?

Mes tiesiog siunčiame komercinį pasiūlymą, jūs pasirašote. Svarbiausia – įtraukti sąlygas dėl atsakomybės, jeigu kažkas sulūžta. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti įformintas raštu, ne per žodžius. Jeigu pasirašote tik pasiūlymą be detalių, ir vairuotojas numeta jūsų brangų serverį, gali būti, kad gausite tik 10 eurų atlyginimo pagal standartines konvencijas. Reikia įrašyti tikrąją vertę.

Ar kainuoja brangiau, jeigu reikia sandėliavimo?

Taip, žinoma. Kartais atsitinka taip, kad naujieji patalpos Vokietijoje dar nėra paruoštos, o senieji turi būti ištuštėti. Tada turime pasiūlyti tarpinį sandėliavimą. Biuro persikraustymas į Vokietiją su sandėliavimu gali padidinti sąskaitą apie 20–30 procentų. Turime iškrauti, užrakinti, vėliau pakrauti. Tai papildomi žmonių valandos ir sandėlio nuoma.

Kas daryti, jeigu įmonė nori sumokėti tik po pristatymo?

Standartinė praktika yra 50 procentų avansas, likę – po pristatymo. Bet aš turiu keletą klientų, su kuriais dirbu be avanso, nes juos pažįstu dešimt metų. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra pasitikėjimo reikalas. Jeigu esate naujas klientas, nedarysiu be avanso – per daug kartų buvau apgautas. Tiesą sakant, paskutinis atvejis buvo prieš penkerius metus, kai viena firma Vilniuje tiesiog neatsiliepė į telefonus po to, kai pristatėme viską į Hamburgą.

Ar yra paslėptų mokesčių?

Jokių paslėptų, bet yra „neprognozuotų“. Pavyzdžiui, jeigu vairuotojas atvyksta ir ten nėra vietos statybai, jis privalo laukti. Laukimas kainuoja. Arba jeigu reikia naudoti specialią techniką (kraną), o to nebuvo įvertinta plano. Biuro persikraustymas į Vokietiją tampa brangus, jeigu planavimas yra blogas. Aš visada sakau – geriau permokėti už gerą planą, nei taupyti ant pradžios.

Ar galima susimokėti kortele?

Taip, galima, bet dauguma didelių pervežimo kompanijų nori banko pavedimo. Kadangi sumos būna didelės, kortelės limitai gali neužtekti, o be to, bankai ima didelius procentus. Biuro persikraustymas į Vokietiją verslo subjektams dažniausiai apmokamas iš sąskaitos. Jeigu esate fizinis asmuo, kuris perkėlia savo nuosavą biurą (pvz., odontologo kabinetą), tai galima ir kortele, bet reikia sutarti iš anksto.

Ar kainuoja daugiau, jeigu važiuojam į gilumą?

Taip, jeigu reikia važiuoti į Bavarijos kaimą, kur nėra greitkelio, tai kainuos daugiau nei į Frankfurto oro uostą. Biuro persikraustymas į Vokietiją – tai ne tik atstumas, bet ir laikas. Vairuotojas negali važiuoti 9 valandas be poilsio, jeigu važiuoja į atokias vietas, gali tekti užsibrėžti nakvyne. Nakvynė Vokietijoje brangi (apie 80-100 eurų), tai viskas įeina į kainą.

Techninė pusė: kroviniai, įranga ir vairuotojai

Kaip vežti IT įrangą?

Tai pati jautriausia dalis. Serveriai turi būti išjungti tinkamai (priešingu atveju gali sudegti), o diskai – užfiksuoti. Biuro persikraustymas į Vokietiją be IT specialisto palydos yra rizikinga. Aš visada rekomenduoju, kad jūsų IT žmogus būtų kartu su vairuotoju arba mūsų komanda. Vieną kartą matėme, kaip klientas pats išjungė serverius bet kokia tvarka, o atvykus į Vokietiją, jie nebeužsileido. Buvo baisiai.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Dažniausiai taip. Dideli staliniai kompleksai arba sekcijos turi būti išrąžytos, nes kitu atveju jie nepraeis pro duris arba užims per daug vietos mašinoje. Biuro persikraustymas į Vokietiją įtraukia ir surinkimą vietoje. Mūsų komandos turi savo įrankius, bet jeigu turite labai senus, brangius baldus, kurie turi specifinius fiksuotojus, gali tekti kvieti jūsų baldų meistrą. (Nors paprastai mes sukomponuojame viską patys).

Kokias dėžes naudoti?

Geriausios yra standartinės judriosios dėžės su dangteliais. Jos lengvos, atsparios ir vienodos. Biuro persikraustymas į Vokietiją su senomis parduotuvės dėžėmis yra blogai, nes jos dažnai sugenda po kelios kartos. Jei dėžė susprogs, galiu garantuoti, kad ten buvę daiktai taip pat bus pažeisti. Už dėžes reikia mokėti, tai nėra didelė investicija, palyginti su rizika.

Kaip užtikrinti, kad niekas nepasikrausto?

Turi būti vadybininkas, kurisžymi kiekvieną dėžę numeriu. Biuro persikraustymas į Vokietiją be kontrolės yra kaip lošimas rulete. Žymėjimas turi būti dviejų kalbų (lietuviškai ir vokiškai), kad vietiniai krovikai žinotų, kur dėti „IT“ ir kur „Archyvus“. Aš mačiau, kaip viena dėžį su dokumentais užmėtė po grindimis sandėlyje, nes ant jos buvo parašyta tik „Smulkiūs daiktai“.

Ar vairuotojai moka vokiškai?

Dažniausiai taip, jeigu tai reguliarios maršrutai. Bet jeigu samdome subrangovą, gali būti, kad jis kalba tik rusiškai arba lietuviškai. Biuro persikraustymas į Vokietiją gali sužlugti dėl kalbos barjero, kai reikia suprasti, kur statyti mašiną. Todėl aš visada siunčiu vadybininką, kuris bent šiek tiek kalba vokiškai, arba tikrinu, ar vairuotojas turi „peršokiklį“ (vertėją telefone).

Kas daryti su pavojingomis medžiagomis (toneriai, chemija)?

Jos turi būti atskirai pakuotos ir deklaruotos. Negalima mesti tonerio į bendrą dėžę su popieriumi. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi tenkinti ADR reikalavimus, jeigu tokių medžiagų yra daug. Vokietijos policija labai mėgsta sustabdyti mašinas ir tikrinti, ar nėra nutekėjimų. Jeigu toneris išsilieja, tai ne tik nešvarumai, bet ir didelė bauda.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet tai sudėtinga. Turi būti fitosanitarijos pažyma, jeigu augalai yra nauji arba reti. Biuro persikraustymas į Vokietiją su dideliu kiekiu augalų gali būti sustabdytas sienoje. Paprasti vazoniukai paprastai praeina be problemų, jeigu nėra žemės (kur gali būti kenkėjų). Aš patariu palikti augimas čia, jeigu įmanoma, nes jie gali neatsilaikyti kelionės žiemoje.

Kaip apsaugoti grindis pervežimo metu?

Mes turime specialias apsauginės kilimas ir gobtuvus. Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja, kad neišliptų nei senose, nei naujose patalpose. Vokietijos nuomotojai yra labai atsargūs – jeigu paliksite įbrėžimą ant grindų, sąskaita už remontą bus begalė. Geriau uždėti apsaugą iš anksto nei tada mokėti už parketą.

Vokietijos specifika ir biuro persikraustymas į Vokietiją

Ar reikia leidimo važiuoti į miesto centrą?

Be abejo. Vokietijoje daugelyje miestų (pvz., Berlynas, Miunchenas, Frankfurtas) yra environmental zones (Umweltzone). Biuro persikraustymas į Vokietiją reikalauja, kad mašina turėtų žalią (Green Zone) etiketę. Be jos, gausite baudą, kurią gana greitai gausite paštu po mėnesio. Be to, sunkvežimiams mieste reikalingi specialūs leidimai (Genehmigung), kuriuos reikia gauti iš miesto savivaldybės prieš kelionę.

Kaip elgtis su Hausmeisteriu (namų prižiūrėtoju)?

Jis turi būti jūsų geriausias draugas. Biuro persikraustymas į Vokietiją be susitarimo su Hausmeisteriu yra prakeiktis. Jis turi raktus nuo lifto, nuo šulinių, jis žino, kur galima statyti mašiną. Jeigu jam nėra svarbu, jis gali tiesiog neatidaryti durų ir tuomet stovėsi su dėžėmis kieme. Nupirkite jam kavą arba pyragą, tai padės labiau nei bet kokia sutartis.

Ar galima krauti sekmadienį?

Labai sunku. Vokietijoje galioja griežti ramybos valandų (Ruhezeit) ir darbo laiko apribojimai. Biuro persikraustymas į Vokietiją sekmadienį arba švenčių dieną be specialaus leidimo yra neįmanomas. Kartais galima gauti leidimą, jeigu tai būtina dėl verslo poreikių, bet tai kainuoja ir užtrunka laiko. Geriau planuoti atvykimą penktadienį arba šeštadienį ryte.

Kaip su tvarkymosi šiukšlėmis?

Vokietijai tai šventa. Negalima tiesiog palikti pakuotės medžiagų kieme. Biuro persikraustymas į Vokietiją baigiasi tik tada, kai išvežiame visą šiukšlių maišus į atliekų perdirbimo centrą. Yra specialios dėžės popieriui, plastikui, metalui. Jeigu sumaišysi, gali gauti raštą dėl netvarkos. Vienas mano klientas gavo 500 eurų baudą už tai, kad metė pakuotės juostas į bendrą konteinerį.

Ar saugu palikti daiktus mašinoje naktį?

Nebent turiu apsaugotą aikštelę. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi būti suplanuotas taip, kad iškrovimas vyktų iš karto po atvykimo. Palikti pilną furgoną naktį gatvėje yra kvietimas vagims. Ypač dideliuose miestuose. Jeigu vėluojate, reikia rasti saugomą sandėlį arba stovėjimą su apsauga.

Kokios yra problemos su parkavimu?

Didelės. Miestuose vietos nėra. Biuro persikraustymas į Vokietiją dažnai reikalauja, kad užimtume kelias vietas automobilių stovėjimui. Reikia pastatyti specialius ženklus „Baustelle“ (statybos vieta) ir uždėti konusus. Jeigu neuzdėsi, gali būti, kad mašina bus atvilkta nuolaidžiuoju servisu, o tuomet prarasite dieną laiko ir pinigų.

Ar reikia pranešti apie persikraustymą vietinėms valdžioms?

Ne visada, bet jeigu tai didelis projektas, gali tekti pranešti gatvės tarnybą (Amt für Straßenverkehr). Biuro persikraustymas į Vokietiją, kuris uždaro gatvės dalį, be pranešimo yra nelegalus. Geriau, kad tai padarytų vietinis partneris, kuris žino formas ir terminus.

Ką daryti, jeigu sugenda mašina Vokietijoje?

Mes turime techninės pagalbos partnerius visoje šalyje. Biuro persikraustymas į Vokietiją su lūžusiu sunkvežimiu yra košmaras, bet mes sugebame pasiųsti kitą mašiną arba perkrauti krovinį. Svarbiausia yra draudimas, kuris padengia šias išlaidas. Vieną kartą mums sprogo padanga ties Kiolnu, ir dėl to vėlavome 6 valandas, bet klientas buvo informuotas iš karto.

Problemos, nesklandumai ir pabaigos

Kas daryti, jeigu pasiekėte neteisingą adresą?

Tai nutinka dažniau, nei manote. Žmonės siunčia adresą „Hauptstraße 15“, o to mieste yra dešimt tokių gatvių. Biuro persikraustymas į Vokietiją turi turėti tikslų adresą su pašto kodu. Jeigu pasiklydote, skambinkite klientui. Vokietijos navigacijos paprastai tikslios, bet žmogaus faktorius visada egzistuoja. (Aš vienąkart važiavau į Hamburgą vietoje Hanoverio, tai buvo ilga diena).

Ar galima keisti planą kelionės metu?

Galima, bet tai brangu. Jeigu nuspręsite, kad norite padėti dėžes ne į sandėlį, o į kitą biurą mieste, tai bus papildomi kilometrai. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra užsakomas pagal konkretų maršrutą. Keičiant maršrutą keičiasi ir kaina. Geriau žinoti, ką nori daryti, prieš išvykstant.

Kaip elgtis su sulūžusiais daiktais?

Reikia užpildyti pretenziją (protokolą) vietoje, nedelsiant. Biuro persikraustymas į Vokietiją baigiasi tada, kai abiejų puselių atstovai pasirašo aktą. Jeigu pasirašote, kad viskas gerai, o vėliau namie pastebite, kad stalo koja laužta, draudimas neatsakys. Turite būti atidūs iškraunant.

Kodėl vairuotojai kartais būna nepatenkinti?

Kadangi jie dirba po 12-14 valandų. Biuro persikraustymas į Vokietiją yra fiziškai sunkus darbas. Jeigu klientas neorganizuotas ir ieško dėžęs valandą, vairuotojas nerimsta. Aš visai nesuprantu, kodėl vadovai neleidžia savo darbuotojų namų, kai kraunama. Turėtų padėti, o ne stovėti šalia su telefonu.

Ar reikia duoti arbatpinigių?

Nebūtina, bet tai labai pagerina nuotaiką. Biuro persikraustymas į Vokietiją su laimingais vairuotojais eina geriau. Jeigu jie pamato, kad klientas rūpinasi (duoda vandens, maisto), jie dirba greičiau ir atidžiau. Tai senas mokytojo metodas – užkandžiai veikia stebuklingai.

Kuo skiriasi persikraustymas į Rytų Vokietiją nuo Vakarų?

Rytuose keliai gali būti šiek tiek blogesni, o žmonės – griežtesni. Biuro persikraustymas į Vokietiją, tarkime, į Dresdeną, gali būti šiek tiek pigesnis dėl darbo jėgos, bet logistiškai panašu. Vakaruose (pvz., Miunchenas) viskas brangiau – nuoma, darbas, maistas. Bet ten daugiau tarptautinių kompanijų, kurios yra įpratusios prie angliškos kalbos.

Kas daryti, jeigu dingsta dėžė?

Tai baisiausia situacija. Biuro persikraustymas į Vokietiją be detalaus inventoriaus yra kvietimas pavogti. Mes turime sistemas, kur skenuojame kiekvieną dėžę. Jeigu dėžės nėra sistemoje, mes žinome, kad ji dingusi. Dažniausiai jos nenukrenta, tiesiog užkrenta už kitos dėžės arba yra iškrauta neteisingame kambarije.

Ar verta viską daryti patys?

Jei esate mažas verslas ir turite laiko – gal. Bet dideliam biurui biuro persikraustymas į Vokietiją patys yra ekonomiškas neišsimokama. Prarasite darbo dienas, o gal ir savaitę. Užsidėkite profesionalams ir dirbkite savo verslu, o ne neškite dėžių su popieriumi. Aš mačiau daug direktorių su juodais maišais po akimis po to, kai bandė tai padaryti patys.

Pabaigos žodžiai

Na, va, tokie yra tie mano 20 metų patarimai. Biuro persikraustymas į Vokietiją nėra rocket science, bet jis reikalauja kantrybės ir dėmesio. Jeigu viską suplanuosite ir nebandysite taupyti ant dėžių bei dokumentų, viskas turėtų nueiti sklandžiai. Sėkmės kelyje, ir nepamirškite pasiimti kavos vairuotojui – gali būti, kad tai padės išvengti nervingų situacijų kelyje. Ir labiausiai – tikrinkite du kartus, kur išjungėte serverius.