Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją: kodėl visada vėluoja ir ką su tuo daryti

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir galiu pasakyti vieną – terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją yra tas dalykas, kurį visi sukuria sau tik savo galvojauose. Klientai visada mano, kad viskas vyks taip, kaip pasakyta PowerPoint pristatyme: pakrauname penktadienį, važiuojame, iškrauname šeštadienį ir visi laimingi. Gyvenime taip nebūna. Ypač kai kalbame apie biuro perkėlimą per sieną, kur įsijungia vokiškas preciziškumas, kuriuo pasižymi tik jų muitinės, ir mūšiškas „kažkaip išsivers“ požiūris, kuriuo pasižymi mūsų imonės. Žemiau išdėstysiu tai, ką iš tikrųjų reikia žinoti apie šių projektų laiko planavimą, nepaisydamas idealistinių vadovų.

Kas keičia planus kelyje

Kodėl terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją visada slenka?

Sąžiningai? Nuo pat pradžių galvojote, kad terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją bus fiksuotas, bet jis yra tik orientyrinis. Viskas prasideda nuo to, kad jūsų darbuotojai nepamiršta išsiimti asmeninių daiktų iš stalų. Vėliau pasirodo, kėdės nebegali nusileisti liftu, nes reikia specialios apsaugos. Vėliau pasiekia Vokietiją, kur vietinės policijos pareigūnai myli sustabdyti sunkvežimius mažiausių pažeidimų akimirkomis. Taigi, tas jūsų „idealus“ laikas automatiškai pasislenka mažiausiai paromis.

Ar tikrai reikia tiek daug laiko plano paruošimui?

Galvodami apie terminą biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją, visi pamiršta dokumentaciją. Ne, tai nėra tik vairuotojo pažymėjimas. Čia sukaudami visus inventoriaus sąrašus, kuriuos vokiečiai tikrina su priekaba, tarsi ten būtų auksas. Jei sąraše parašyta „4 biuriniai kėdės“, o priekaboje yra 5, sustojimas garantuotas. Tas plano paruošimas užtrunka, nes klientai dažnai net nežino, ką turi, o aš negaliu būti jų biure su skėteliu skaičiuoti.

Ką daryti, jei vokietis statybininkas neįleido automobilio į aikštelę?

Tai klasika. Atvažiuojame laiku, pagal tą brangų grafiką, o ten vokiškas statybos vadovas sako, kad aikštelė dar nebaigta (nors ji buvo planuota prieš savaitę). Tada tą terminą biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją reikia keisti spontaniškai. Teko stovėti gatvėje su įjungtu varikliu, kol gavome leidimą, o tai suvalgė laiką ir pinigus. Turite turėti atsarginį planą bent dviem valandoms, nes vokiečiai nepriims „nėra kur pastatyti“ kaip priežasties.

Ar savaitgaliai tinka tokiam perkraustymui?

Kartais tinka, bet dažniau ne. Jei norite išlaikyti terminą biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją, geriau vengti savaitgalių, ypač jei reikia išsimesti šiukšlių ar gauti leidimus važinėti dideliais sunkvežimiais miesto centre. Parduotuvės ir sandėliai uždaryti, jei kažką trūksta – pvz., pakavimo medžiagos ar dėžių – niekur nebegausit. Dirbame penktadieniais? Taip, bet tada keliai į Vokietiją užsikimšti, o tai vėl sukelia dėliojimus.

O jei lūžo sunkvežimis? Tai realus scenarijus?

Taip, ir tai nutinka dažniau, negu norite manyti. Prieš metus važiavome į Miuncheną, ir pas mus, ačiū dievui, ne kas vairuotojas padarė techninės prastovos (tai yra sustojimas dėl techninių priežasčių). Kažkas tokio gali visiškai sužlugdyti terminą biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją. Reikia turėti kontaktą vietiniam vilkikui, kuris galėtų perkrauti krovinį, jei technika neišvengiamai sugestų. Be to, nepamirškite, kad savaitgaliais pagalba keliose kainuoja triskart brangiau.

Vokiški niuansai ir dokumentai

Ar labai griežta Vokietijos muitinė su biuro inventoriumi?

Griežtesnė nei su mūsų. Vieną kartą turėjau klientą, kuris bandė perkraustyti „kažkiek“ senų kompiuterių be jokių dokumentų. Muitininkai juos suskaičiavo ir iškraustė. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją tampa košmaru, jei trūksta TSL arba eksporto deklaracijų. Negalima tiesiog sakyti „tai mūsų firma perkelia savus daiktus“, reikia tai įrodyti popieriais, o jų rengimas užtrunka ilgiau nei įsivaizduojate.

Kas yra tas „Leergut“ dokumentas ir kodėl jis svarbus?

Tai tuščių pakuočių grąžinimo dokumentas. Vokietija labai rūpinasi aplinka, todėl reikia susitvarkyti su plastiko ir popieriaus atliekomis. Jei neplanuosite šito, terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją gali atsidurti rizikoję, nes negalėsite išvažiuoti iš objekto, kol nepateiksite užpildytos formos apie atliekų ivežimą. Tai paprasta, bet visada kažką praleidžia – arba numerį neteisingą įrašo, arba tiesiog pamiršta tai daryti.

Ar reikia vokiškai kalbančio koordinatoriaus?

Beveik privaloma. Tą kartą kai vairuotojas negalėjo suprasti, ką statybų vadovas šaukia, praradome tris valandas. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją priklauso nuo to, kaip greitai išsprendžiamos neplanuotos problemos. Jei reikia laukti, kol atvyks vertėjas iš Lietuvos, galima užmigti. Geriau turi vokiškai kalbantį brokerį arba vairuotoją, kuris moka bent pagrindinius frazes.

Kas dėl draudimo? Ar jis įtakoja pristatymo datas?

Tiesiogiai ne, bet netiesiogiai – taip. Jei krovinys padarytas nekokybiškai, ir kažkas susilūžo, draudimo išmokos gaudymas gali užtrukti. Bet kalbant apie terminą biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją, svarbiau yra tas faktas, kad be CMR draudimo vokiečiai gali neleisti įsileisti krovinio į sandėlį. Jie labai kantrūs dėl taisyklių – jei trūksta antspaudo, stovi ir lauki.

Ar yra specialių dienų, kai negalima važiuoti?

Taip, yra vadinamųjų „kelių uždarymų“ dienų sunkvežimiams, dažniausiai vasarą atostogų metu. Jei suplanuosite terminą biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją į tokią dieną, tiesiog nepravažiuosite. Ir tai ne tik sekmadieniai. Kartais uždaromas tam tikras ruožas dėl maratonų ar statybų. Reikia tikrinti „BASt“ duomenis prieš kelias savaites, o ne vakarą prieš išvykstant.

Ruošimosi ir pakavimas

Kodėl darbuotojai visada nusipainioja su dėžėmis?

Nes jie ne profesionalai. Matęs ne kartą, kaip žmogus deda į dėžę monitorių, virš jo – puodelius, o viską apriša skuduroms. Toks pakavimas sukelia nemažai problemų. Kai ateina laikas iškrauti, terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją sustoję, nes reikia extra laiko surinkti suskilusias dalis. Jei galite, sumokėkite už mūsų pakavimo komandą – jie žino, ką daro, ir tai sutaupo laiko.

Ar verta pirkti naujas dėžes ar naudotas?

Naudotos gali būti pigesnės, bet jų stiprumas kvestijonas. Jei dėžė sugriūva pakrovimo metu, tą turinį reikia perkrauti. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją – tai ne tik kelias, bet ir pakrovimas/iškrovimas. Suskilus dėžei su svarbiais dokumentais, prarandame valandas jas ieškant ir rūšiuojant. Naudokite kokybiškas, neperneštas dėžes, bent jau jautriems daiktams.

Kiek laiko užtrunka išpakavimas naujoje vietoje?

Tai priklauso nuo to, ar spėjome pažymėti dėžes. Jei ne, tai bus chaosas. Viena vertus, klientai sako „mes patys išpakuosime“, bet kita vertus, pirmą darbo dieną jie nori rasti savo kompiuterius. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją apima ir šį etapą – jei turi dirbti pirmadienį ryte, o dėžės vis dar stovi koridoriuje, klientas bus nepykstantis. Gerkime, reikėtų skirti dieną vien išpakavimui.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš vežant?

90% atveju – taip. Kai kurie biuro stalai yra milžiniški ir neprilenda į liftus ar duris ne išmontuoti. Vienas klientas bandė įvežti didžiulę konferencijos stalą ne išmontuotą. Buvo įdomu stebėti, kaip jie bandė jį pasukant kampais. Natūralu, tai sužlugdė terminą biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją, nes teko kvieti meistrą vietai suardyti o ir vėliau surinkti.

Kaip elgtis su IT įranga?

Tai ypač svarbu. Serverius nešti kaip bulves negalima. Jei terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją priklauso nuo to, kada veiks internetas, IT įrangą reikia vežti atskirai, specialiose dėžėse. Dar geriau, jei IT specialistas važiuoja kartu arba atvyksta anksčiau. Niekada nekelkite serverių pačiame gale, jeigu planuojate juos įjungti tą pačią dieną – jie reikalauja „nusilstimo“ po transportavimo.

Finansai ir rizikos

Kas nutinka, jei pavėluojame dėl mūsų kaltės?

Tada turime mokėti. Sutartyse dažnai būna nurodyta bauda už kiekvieną praleistą valandą ar dieną. Jei terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją nelaikomas, tai mums kainuoja pinigus, o jums – nervus. Todėl aš visada į kainą įskaičiuju tam tikrą „biuroišėjimo“ rezervą. Geriau būti sąžiningu iš pradžių ir sakyti, kad reikia 3 dienos, nei žadėti 2 ir vėliau mokėti baudas.

Ar galima numesti kainą, jei greičiau atvežame?

Kartais klientai klausia: o jeigu mes spėsime anksčiau, ar numetate? Žinoma, ne. Logistikoje „anksčiau“ reiškia, kad turėjome gerą sėkmę greitkelyje. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją yra susietas su išlaidomis, kurios yra fiksuotos – degalai, vairuotojo darbo užmokestis. Laikas sutaupytas kelyje nereiškia, kad mūsų išlaidos mažėjo, todėl nuolaidos nėra.

Kodėl kaina pakyla paskutinę minutę?

Nes atsiranda papildomi reikalai. Pavyzdžiui, atvykstate į objektą, o ten nėra rampos. Reikia išsinuomomk „hidraulinę ranką“ (keliamą platformą). Tokios smulkmenos sukelia išlaidas, kurias nebuvo planuota. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją nenukenčia, bet jūsų piniginė – taip. Viską reikia aptarti iš anksto, bet aš žinau – visada kažko praleidžiate.

Ar apdraudžiate turtą pilnai?

Tik pagal CMR konvenciją, kuri yra ribota. Jei jums svarbus terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją, tikriausiai turite brangaus turto. Turėtumėte pasidomėti papildomu draudimu „viskas rizika“, ypač jei vežate brangią techniką ar meninius kūrinius. Standartinis draudimas nebus apmokęs, jei dėl blogo kelio vokiškame mieste susilydžia jautrus serveris.

Ką daryti, jei klientas Vokietijoje atsisako mokėti?

Tai blogiausia situacija. Tą kartą teko skambinti policijai ir advokatu dėl dokumentų fiksavimo. Jei mums neleidžia išvykti su sunkvežimiu, kol nesumokėjo, mes neįgyvendiname termino biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją kitiems klientams. Dėl to prarandame pinigus. Todėl dabar visada imame avansą bent 50%, nors ir klientai verčia dantis, sakydami, kad „jie patikimi“.

Buitinės ir netvarkos detalės

Kur vairuotojai geria kavą? Tai svarbu?

Jei nežinote, tai būsite nustebę. Geras vairuotojas, kuris gerą išgerė ir pailsėjo, važiuoja saugiau ir greičiau. Jei terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją yra gana įtemptas, aš visada patariu vairuotojams kur sustoti. Vokietijoje stotelės kokybė keičiasi nuo nepakartojamų pietų iki paprasto degalinės kebabo. Pavargęs vairuotojas – lėtas vairuotojas.

Ar būna, kad dingsta dėžės?

Būna, ir dažniau nei norėčiau pripažinti. Ne dėl vagysčių, o dėl nepakankamo apkrovimo kontrolės. Vieną kartą vienas stalų koja nukrito po kita dėže ir užkliuvo. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją nebuvo pažeistas, bet ieškoti tos kojos reikėjo valandą. Dabar mes liepiame klientams nieko neberašyti ant dėžių paviršiaus, kas nėra inventoriaus sąraše.

Ką daryti su šiukšlėmis, kurias randame sename biure?

Daugelis klientų sako „išmeskite viską kas nereikalinga“. Bet Vokietijoje šiukšlių išvežimas – tai ritualas. Negalima tiesiog užmesti į konteinerį priešais namus. Reikia važiuoti į specialią aikštelę. Jei neplanuojate šio „šlamšto“ išvežimo, tai suvalgys pusę dienos. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją turi apimti ir vietos tvarkymą, kitaip senieji savininkai nebus laimingi.

Ar vaikščiojimas po laidus daro įtaką laikui?

O kaip! Ypač senose Vokietijos patalpose. Vienas kartą teko įsibrėžti per dvišaltį langą, nes durys buvo užblokuotos spintos. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją lūžo tiesiog fizinio įvežimo neįmanomumo momentu. Reikia iš anksto sužinoti, kur yra įėjimai ir ar jie atitinka mūsų technikos matmenis.

Ar oras turi įtakos?

Žinoma, sniegas Lietuvoje ar Lenkijoje sukelia spūstis, kurios gali trukti valandomis. Jei terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją yra žiemos metą, tarkit, kad pradėsite vėluoti jau nuo išvykimo. Negalime valdyti orų, todėl visada rašau grafike „oro sąlygos leidžiančios“. Negana to, drėgnas oras gada sugadinti nebegamus dėžes, tad reikia dėti antklodes.

Kodėl kartais pasigaili vokiškų sunkvežimių?

Jie turi geresnes sąlygas – daugiau poilsio vietų, geresnes kelines. Mūsų vairuotojai važiuoja senesne technika. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją priklauso nuo to, kiek greitai gali važiuoti mūsų „žirgai“. Kartais gaila, kad negalime tiesiog nusipirkti naujo Scania kiekvienam projektui, bet tai verslas. Tiek jums, tiek man – svarbiau suprasti ribas.

Pabaigos ir patarimai

Ką daryti, jei viskas sukibo paskutinę dieną?

Gerkite kavos ir kvieskite pagalbai. Negalima daryti visko paskutinę valandą. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją yra kaip legomo statyba – jei pamatas kreivas, viskas kris. Geriau pradėti ruoštis savaitę anksčiau, nei verkti turguje dėl to, kad dėžės nepamos. Aš matęs daug, kad vadovai skambina paskutinę sekundę, kai vairuotojas jau stovi prie durų.

Ar verta pasikvierti brokerį iš Vokietijos?

Jei projektas didelis – absoliučiai taip. Mūsų Lietuvos brokeriai geri, bet vietiniai turi ryšių. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją gali būti išgelbėtas tuo, kad vokiškas brokeris tiesiog paskambina draugui muitinėje ir išsprendžia klausimą per penkias minutes, o mes mėgintume tai daryti dieną. Tai tos investicijos, kurios sumokėja save.

Kaip sužinoti, ar viskas vyksta pagal planą?

Skambinkite man. Ne rašykite el. laiškus – el. laiškai lieka neatskaityti kelyje. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją valdomas telefonu. Aš arba mano dispečeris turi būti pasiekiamas 24/7. Jei negalite susisiekti su savo pervežėju kelyje, tada jūsų projektas jau yra beveik neišgelbėtinas.

Ar ateityje bus lengviau?

Klausiate mane? Po 20 metų galiu pasakyti – ne, tik sunkiau. Taisyklės griežtėja, kelių statybos didėja. Terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją taps dar brangesnis ir sudėtingesnis. Todėl mokytis planuoti dabar, o ne ryt. Turbūt skamba liūdnai, bet toks yra šio verslo realumas.

Ką pasakyti apie mūsų bendradarbiavimą?

Jei pasitikite manimi, aš pasitikiu jumis. Duokite man realius terminus, o ne svajones, ir aš pristatysiu. Aš esas čia ne tam, kad just sukelčiau stresą. O ne, aš čia kad uždirbčiau, bet geriausias uždarbis – laimingas klientas, kuris nebeprekiauja telefonu prašydamas, kur jo dėžės.

Išvada

Galiausiai, terminas biuro perkraustymo projektuose į Vokietiją nėra magiška data užrašyta kalendoriuje, tai sudėtingas procesas, kuriam įtakos turi ir oras, ir vokiečių bürokratija, ir jūsų darbuotojų gebėjimas supakuoti dėžę. Naudingiau yra turėti atsarginį planą B, manyti, kad viskas užtruks ilgiau, ir niekada neitikti tuo, kad „kelias bus švarus“. Po dvidešimties metų šioje srityje galiu drąsiai pasakyti: tas, kuris numato problemas, o ne idealų vaizdą, tas laimi. Būkite protingi, planuokite atsargiai, ir tada tas jūsų biuras Vokietijoje atsidurs laiku.