Supaprastintas biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją: kas tikrai svarbu

Visi sako, kad perkraustymas – siaubas, bet iš tiesų tai tiesiog daug smulkių erzinančių dalykų vienoje vietoje. Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimties metų ir mačiau viską – nuo įmonių, kurios bandydamos sutaupyti vežė kompiuterius pasažiero keleiviniame automobilyje, iki tokių, kurios dėl vieno neįpakavoto faksso atidėdavo visą gamyklos paleidimą Hamburgeje. Supaprastintas biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją skambėti gana paprastai, tačiau praktikoje visada iškyla bėdų su dokumentais arba nepanaudotomis kavinės stalviršiais, kurių niekas nenori vežti. Svarbiausia yra suprasti, kad ne visada verta rinktis pigiausią pasiūlymą, nes vėliau gali tekti mokėti dvigubai už dėžių sulipdymą arba dingusių kompiuterių paiešką. Tiesiog reikia žinoti, kur gali slypti pavojai ir kaip juos išvengti be nereikalingo streso.

Pasiruošimas ir planavimas: nuo ko pradėti

Kada geriausia pradėti planuoti?

Niekada neper vėlu, bet optimus laikas yra maždaug mėnesis prieš kelionę. Jei bandysite daryti tai per savaitę, garantuoju, kad prarasite naktis. Vieną kartą teko gelbėti klientą iš Vilniaus, kuris prisimino apie perkraustymą į Berlyną penktadienį, o įmonė turėjo dirbti jį pirmadienį ryte. Buvo chaotiška, bet susitvarkėme, nors kaina buvo kelis kartus didesnė dėl skubos. Geriau susiplanuokite laiką ramiai, kad nereikėtų mokėti už „skubos mokestį", kurį dažnai įsirašo pervežėjai.

Ar tikrai reikalingas inventoriaus sąrašas?

Be abejo, taip, ir jis turi būti kuo detaliau. Daugelis klientų mano, kad pakanka užrašyti „kėdės" ir „stalai", bet vokiečiai muitininkai taip neveikia. Jie nori žinoti, kiek tos kėdės, kokia jos medžiaga ir ar yra jokių defektų. Paskubėjimas čia neapsimoka, nes neteisingas sąrašas gali uždelsti visą biuro perkraustymą iš Lietuvos į Vokietiją procesą parą ar dvi. Užrašykite viską, net jei tai atrodo nep svarbu, kadangi vėliau neturėsite laiko šitą daryti, kai vairuotojas jau laukia kieme.

Kiek laiko užtrunka toks kelias?

Priklausys nuo maršruto, jei vaziuojate tiesiai į Miuncheną, tai gali užtrukti apie 14-16 valandų važiavimo, tačiau su krova ir iškrovą tai jau visas dvi dienos. (Gerai, gal truputį mažiau, jei vairuotojas nepails). Jeigu reikia aplankyti kelias vietas, pvz., Kaune ir Vilniuje paimti prekes, tai tikrai prailgės. Nustatykite realius terminus su vadybininkais ir nedarykite tokių grafikų, kurių neįmanoma įvykdyti nei vėjui pūsiant.

Ką daryti su technika?

Kompiuteriai, serveriai, spausdintuvai – visa tai yra jautri įranga. Nejuokiau su šitais dalykais, nes vienas nelaimingas posūkis gali sunaikinti tūkstančių eurų vertės serverį. Praėjusį mėnesį vežėme IT įmonės techniką į Frankfurto apskritį ir buvo baisu žiūrėti, kaip jie sukišo monitorius į paprastas dėžes be putų. Geriau pasirūpinkite originaliomis dėžėmis arba pasiklauskite perkraustymo komandos apie specialias kabinetas.

Ar verta daryti ofiso planą ankščiau?

Žinoma, padarysite gyvenimą lengvesnį visiems. Kai atvažiuojame į naująją vietą, pvz., Düsseldorf center, ir vairuotojas mato tik tuščius kambarius, jis pradeda klausti, kur dėti stalus. Jūs atiduodate bruožninį planą, visiems aišku, kur stovės direktoriaus stalas, o kur - archyvas. Be šito planai visada prasideda su „o, gal čia geriau?" ir tai užtrunka tris kartus ilgiau.

Kainos ir paslėpti mokesčiai

Kodėl kainos taip skiriasi?

Tiesiog kai kurios firmos sako kainą už valandą, kitos – už kubinius metrus. Tas pats supaprastintas biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją gali kainuoti ir 500, ir 2000 eurų, priklausomai nuo to, ką įtraukiate į sąskaitą. Žiūrėkite ne į galutinę sumą, o į tai, kas ją sudaro – ar įskaičiuota dėžės, ar pakuotojai, ar draudimas. Pigiau dažniausiai būna tik tuo atveju, jei jūs pats viską pakruvote ir tik įsėdate į sunkvežimį.

Ar brangu, jei reikia nešti į ketvirtą aukštą be lifto?

Tai papildoma paslauga, kurią visi moka. Vokietijoje dauguma pastatų turi liftus, bet jei tenka lipti laiptais su sofa, kainos meta į viršų. Vienintelis dalykas, kurio negaliu pasakyti 100%, tai kiek tiksliai tai kainuos, kol nepamatysiu to sofos dydžio ir laiptų aštuvo. Kartais tai būna tik 50 eurų priemoka, kartais – visas darbo diena už papildomą komandą.

Kas yra LTL krovinys ir ar tai mums tinka?

LTL – tai mažesnių krovinių, neužpildančių visos sunkvežimio aikštelės, pervežimas (LTL – Less than Truckload). Jei perkraustote mažą biurą ir turiu vos keletą dėžių bei vieną stalą, gali būti, kad jums neužtektų pilno sunkvežimio. Tokiu atveju biuro reikmenų gabenimas gali būti pigesnis su daline krove, tačiau reikės laukti, kol vairuotojas surenks kitas siuntas maršrute. Jeigu skubate, geriau imkite visą mašiną.

Ar galima sutaupyti ant dėžių?

Sutaupyti galima, bet ar verta? Gamyklose arba sandėliuose dažnai būna panaudų dėžių, kurias galima gauti nemokamai. Tačiau jos dažnai būna su įtrūkimais arba netvarkingos, dėl ko galiu užtrūkti viduje. Nenaudokite mažmeninės prekybos dėžių, jos skirtos svoriui laikyti ant paletės, o ne nešioti rankomis pilnas knygų. Geriau nusipirkite kokias nors standartines perkraustymo dėžes, jos tvirtesnės.

Ar atsiskaitymas gali būti po perkraustymo?

Dauguma firmų to nedaro, ypač kai kalbama apie tarptautinius maršrutus. Pervežėjas nenori rizikuoti, kad atvežs viską į Vokietiją, o klientas pasakys „ačiū, per savaitę pervėsiu". Reikalauju avanso bent 50 proc., o likutį – grynaisiais arba pavedimu tais pačiais dienomis, kai krovinys yra iškrautas. Taip saugesnė abiem pusėms.

Dokumentai ir muitinė

Kokius dokumentus reikia tur�ti savyje?

Būtinai reikia sandėliavimo sutarties nutraukimo dokumentą, jeigu toks buvo, bei naujosios patalpos nuomos sutartį. Be to, vokiečiams labai svarbu, kad turėtumėte „Užbaigiamąjį sandėlio aktą", kad jie žinotų, kad tai ne prekybinė prekė, o perkeliamas turtas. Be šitų popierių gali tekti mokėti PVM ir muito mokestį, o tai tikrai nėra jokia verslo perkėlimo į Vokietiją svajonė.

Ar reikia mokėti PVM?

Jei esate registruota įmonė, kuri tęsia veiklą Vokietijoje, dažniausiai galite taikyti 0 proc. PVM tarifą su T1 dokumentų pagalba. Reikia tik parodyti, kad pirkote tai Lietuvoje ir parduodate sau Vokietijoje (intra-Community supply). Bet dėl to geriau pasitarti su buhalteriu, nes aš esu vairuotojas ir logistikas, o teisės aktus keičia kasmet, todėl galiu ir suklysti dėl smulkmenų.

Kas yra TIR deklaracija?

TIR – tai tarptautinės vežimo knygelė, leidžianti kelti krovininius per sienas be papildomų patikrų vidiniuose punktuose. Paprastam biuro perkraustymui ji nereikalinga, jei viskas dokumentuota kaip perkėlimas. TIR naudojama dideliems prekybiniams siuntiniams, todėl nesiūlau jums mokėti už tai papildomai, nebent jei vežate kažką labai brangaus ir norite greičiau praeiti sieną.

Ar galiu vežti asmeninius daiktus drauge su biuro?

Tai yra pilnas chaosas muitinėje. Jei vienoje mašinoje yra ir įmonės kompiuteriai, ir motinos pianinas, muitininkai pradės klausinėti, kur čia verslas, o kur asmeninės nuosavybės. Geriau viską atskirti. Esant galimybei, vežkite asmeninius daiktus atskirai, nes dokumentuos juos kitaip, ir tai išsaugos jums nemažai nervų Lenkijos-Vokietijos pasienio punkte.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Tam tikriems dokumentams, tokiems kaip techninės specifikacijos arba brangių daiktų inventoriaus sąrašai, vertimas labai padėtų. Nors dauguma muitininkų supranta angliškai ar net rusiškai, vokiškai surašytas sąrašas įrodymais užtikrina, kad nebus nesusipratimų dėl prekės paskirties. Nereikia verkti viso inventoriaus, bet pavojingiems daiktams privaloma.

Specifiniai niuansai ir praktiniai patarimai

Kas dėl parkavimo Vokietijos miestuose?

Čia tikrai reikia pagalvoti iš anksto. PVZ., Berlyno centre arba Štutgarte neigiame tik taip, kad sustabdytume mašą, jei neturite leidimo. Jeigu vairuotojas pravers gatvę ir gaus baudą, ją sumokėsite jūs. Pasirūpinkite vieta iš anksto, pasakykite namų administratoriui (Hausverwaltung), kad atvažiuoja sunkvežimis, ir gaukite leidimą užimti vietą.

Ar saugu palikti dalykus mašinoje nakčiai?

Geriau to nedaroma. Nors sunkvežimiai turi geros spynos, bet jūs niekad nežinai, kas laukia poilsio aikštelėje, ypač netoli sienos su Lenkija arba netoli Frankfurto oro uosto. (Galima sakyti, kad saugu, bet rizika yra visada). Stengiamės važiuoti taip, kad liktume priekyje, o jei reikia sustoti, renkamės saugias, apželdintas aikšteles su apsauga.

Ką daryti, jei kažkas sulūžo kelyje?

Pirmiausia, neskubėkite mesti kaltės ant vairuotojo. Kartais kelyne būna tokios duobos, kad net sureguliuotos pakabos neišgelbėja. Jei įvyko įvykis, tuojau pat užpildykite CMR draudimo protokolą. Nefotografuokite tik sulaužytą daiktą, bet ir jo pakuotę, nes draudikas gali sakyti, kad buvo blogai supakuota. Be raštiško protokolo pinigų nebus.

Ar galima vežti vaikus su krovininiu?

Absoliučiai ne. Tai ne tik illegalu, bet ir labai pavojinga. Važiuojant sunkvežimiu, nugaros dalis nėra pritaikyta keleiviams. Jei reikia, kad kas nors lydėtų krovinį, turi važiuoti keleiviniame automobilyje atskirai. Nebijokite paprašyti vadybininko organizuoti lydinčiojo automobilio, jei tai jums būtina.

Ar jums reikalingas vairuotojo padėjėjas?

Jei daug daiktų ir nėra lifto, tai taip. Vienas vairuotojas gali užtrukti pusę dienos nešdamas vienas dėžes. Paprastai siūlau dvi ar tris personas vienam sunkvežimiui, taigi greitas biuro įrangos transportas vyksta be jokių stabdžių. Nenusiminkite už papildomą darbininką, jis nusimoka sutaupytu laiku.

Kas dėl elektroninių prietaisų išjungimo?

Būtina išjungti viską prieš pakavimą. Ne vieną kartą girdėjau istorijų, kada įmonė atvežė serverius, juos prijungė, o jie neužsileido, nes buvo blogai išjungti arba sužeisti vibracijos kelyje. Išjunkite ir uždarykite visus langus prieš išjungiant kompiuterį, kad nekaštų sistemos atkuriant failus.

Ką daryti su atliekomis?

Nesuvežkite šiukšlių į Vokietiją. Ten labai griežti taisyklės dėl atliekų, o jų ivežimas gali būti baudžiamas. Išmeskite senas spausdintuvų kasetes, senus baldus, kurių nereikia, čia Lietuvoje, prieš išvykdami. Vokiečiai už tai nėra labai linkę, jei pamatys mašiną pilną šiukšlių prie jų namų.

Ar reikia specialių leidimų ypatingiems kroviniams?

Jei turite pavojingų medžiagų, pvz., dažų arba chemikalų sandėlyje, tai taip. ADR sertifikatai čia būtini. Taip pat, jei perkraustote labai dideles arba neįprastas formas, gali reikėti specialių leidimų gatvėms uždaryti. Vieną kartą teko vežti didelę skulptūrą į Miuncheną ir be miesto savivaldybės leidimo nieko nebūtų gavę.

Kaip susitvarkyti su internetu dabar čia?

Nepalikite to paskutinę sekundę. Vokietijos tiekėjai, toki kaip Deutsche Telekom, gali užtrukti savaites, kol pajungs internetą. Užsisakykite jį bent mėnesį iš anksto, arba pagalvokite apie laikinus sprendimus, pvz., mobilųjį internetą, kad įmonė galėtų dirbti iš karto po atvykimo.

Ar verta kreiptis į agentūras arba daryti patys?

Jei turite 5 žmonių biurą, galit ir patys suorganizuoti vairuotoją. Jei turite 50 žmonių su 3 aukštų pastatu, geriau pasiduoti profesionaliams. Yra firmos, kurios dirba kaip tarpininkai ir surenka visą „puzzle". Aš asmeniškai rekomenduoju kreiptis tiesiai į vežėjus, jeigu norite sutaupyti pinigų, o ne laiko.

Kas dėl drabužių spintų?

Tuščios spintos pasėdėjus ant šono gali lengvai sulūžti. Dažnai klientai nusprendžia palikti spintas, nes jas pigiau nusipirkti naujas Vokietijoje nei vežti senas. Jei visgi vežate, būtinai jas užfiksuokite arba išardykite, kad nenusiluštų durys.

Ar turiu būti vietoje įkrovos metu?

Nebūtinai visą laiką, bet bent iš pradžių – taip. Reikia parodyti, kas ką yra, o kas yra šiukšlės. Jei tavęs nėra, vairuotojas gali įsivaizduoti viską kitaip ir pakrauti daiktą, kurį tikrai norėjai išmesti. Pasilikite kontaktiniame telefone.

Ar įmanoma sujungti kelias įmones į vieną krovinį?

Taip, tai labai dažnai daroma, jei kelios Lietuvos įmonės keliauja į tą patį miestą. Pavyzdžiui, vienas į Leipcigą, kitas į Dresdeną. Taip taupote pinigus, dalindami išlaidas. Čia svarbu tik suderinti grafikus, kad vienam nereikėtų laukti kito valandą.

Ką daryti su vertimais į anglių kalbą?

Angliškai kalbantis vadybininkas padeda, bet vietiniai vokiečių meistrai arba namų ūkio valdytojai geriau supranta vokiškai. Turėkite bent mažą žodyną arba vertėją telefone, jei nėra niekam, kas galėtų pagelbėti susisiekime su vietiniais tarnybomis.

Kodėl reikia gerti vandenį?

Papastas klausimas, bet per perkraustymą žmonės dažnai pamiršta gerti. Stresas, karšta mašina, fizinis darbas – ir staiga tampa blogai. Pasirūpinkite vandens buteliais sau ir komandai. Tai nesusiję su logistika, bet labai svarbu dėl sveikatos.

Ar reikia draudimo gyvybei?

Tai jau ne mano sritis, ažiūrėkite į darbo sutartis. Bet žinokite, kad perkraustant sunkius daiktus nugaros patempimai yra labai dažni. Jei įmonė neapsirūpino draudimu, problemų bus daugiau nei su sulūžusiu stalu.

Kas yra „Fahrtenbuch" ir ar jums reikalingas?

Tai vairuotojo darbo laiko žurnalas. Jei nuomojate mašiną su vairuotoju, jis turi turėti šį knygutę. Užtikrinkite, kad jis ją užpildo, nes Vokietijos policija dažnai jį patikrina. Be to, tai įrodymas, kad nebuvo pažeistas poilsio laikas.

Ar galiu veži augalus?

Galima, bet turi būti tikrina, kad jie nėra kenksmingi. Biuro augalų vežimas nėra labai paplitęs, bet jei norite pasivežti savo patinkantį fikusą, įsitikinkite, kad jas tinkamai supakuote, kad neiššoktų iš vazonų. Vėl gi, šalta mašina žiemą gali juos užmušti.

Ar turiu duoti arbatpinigių?

Oficialiai ne, neįtraukta į sąskaitą. Tačiau jei komanda dirbo gerai, padėjo susikrauti, o buvo labai karšta arba sunku, duoti po dešimtąją ar dvidešimtąją vairuotojui yra labai gerai matoma. Tai nėra privaloma, bet užtikrina, kad kitą kartą jie su malonumu dirbs su jumis.

Kas nutinka, jei aš užmiršau dėžę?

Tai įvyksta dažniau, nei manote. Vieną kartą palikome visus dokumentus iš Šiaulių vienoje dėžėje, kuri liko Vilniuje sandėlyje. Teko siųsti kurjeriu kitą dieną. Prieš išvykdami, suskaičiuokite dėžes (o dabar tiksliau sakant – pažymėkite jas numeriais), kad tikrai žinotumėt, ar viskas yra mašinoje.

Ką daryti su raktų pakavimu?

Niekada nepakuoja raktų į dėžę, kuria einate į Vokietiją, jei dėžė dingsta arba užsidaro. Geriau raktus turėti pas save, o jei juos reikia paduoti kam kitam, naudokite saugią, pažymėtą pakavą, pvz., plastikinį raktinę su grandine, pririštą prie savo rankinės bagažo.

Ar reikia valyti biurą prieš išvykimą?

Dažniausiai taip, pagal nuomos sutartį. Nenuplautas grindų kilimas gali turėti įtakos užstatui grąžinimui. Nereikia daryti kapitalinio remonto, bet paprasta valymo komanda užsisakyti prieš išvykstant būtų protingas žingsnis, kad nekiltų ginčų su savininku.

Kaip susitvarkyti su vadybininku?

Būkite nuoširdus. Jei pasakote, kad jums nieko nežinoti apie dėžių kiekį, nenusimokykite meluoti. Geresnis tiesioginis pokalbis „aš nežinau, kiek tai svoris, reikės pasverti", nei sugalvotas skaičius, kuris vėliau pasirodo esąs neteisingas. Darbas su klientu, kuris sako tiesą, visada yra lengvesnis.

Ar verta pervežti seną kavos aparatą?

Jeigu jis veikia, tai taip, kavos aparatai Vokietijoje yra brangūs. Jei jis jau 10 metų senas ir varo vandenį tik ant grindų, palikite jį čia. Nupirkite naują „iš dėžės" ten, jums jį pristatys ir pajungs, o pervežti seną gulintį metalą bus brangiau.

Kaip elgtis su dėžių likučiais?

Vokietijoje labai griežtos taisyklės dėl šiukšlių išvežimo. Negalima tiesiog padėti dėžių prie konteinerio. Susitarkite su pervežėju, ar jis gali paimti dėžes atgal, arba suraskite vietinę recykliavimo aikštelę (Wertstoffhof), kur galima nemokamai atiduoti kartoną.

Kas dėl šaldytuvų biure?

Ištuštinkite ir išjunkite šaldytuvą bent dieną prieš kelionę, kad išdžiūtų. Ne vieną kartą mačiau, kaip atidarius mašiną vokiuose sklandžiojo blogas kvapas iš išsiliejusio skysčio. Užrakinkite duris, kad jų neišbartų važiuojant.

Išvada

Tas pats biuro perkraustymas iš Lietuvos į Vokietiją gali būti sklandus arba tapti košmare, priklausomai nuo dėmesio smulkmenoms. Nepamirškite, kad svarbiausia yra ne nuvežti daiktų iš taško A į tašką B, o išlaikyti jų vertę ir užtikrinti, kad įmonė galės dirbti be pertraukų. Planuokite atsargiai, nedarykite sprendimų paskutinę sekundę ir visuomet laikykite rankoje svarbiausius dokumentus. Gerai susitvarkius su technine puse, liko tik tikėtis, kad oras bus geras ir vokiečių keliai nebus per daug uždegę.