Sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją efektyviai: Praktinis Vadovas iš Vidinio

Sveiki, štai ir jums tas momentas – reikia keltis. Biuro perkraustymas į Vokietiją efektyviai atrodo kaip kažkas iš fantastikos, jei jūs nesate įpratę prie šito chaoso. Aš šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus, ir galiu pasakyti vieną – niekada nevyksta taip, kaip planuojame. Vokietija yra tvarkinga, bet keliuose vis tiek įvyksta stūmų, o muitinė (nors mes esame ES) visada gali rasti ką patikrinti. Štai keletas praktinių dalykų, kuriuos privalu žinoti, kad neišprotėtumėte ir neišleistumėte viso biudžeto vairuotojams pietaujant.

Pradinis chaosas: planavimas ir pasiruošimas (ne taip paprasta kaip atrodo)

Kada tiksliai reikia pradėti viską planuoti?

Ne šiandien, o bent prieš mėnesį ar du. Vokietijai reikalingas geras pasiruošimas, ypač jei statote biurą dideliame mieste kaip Miunchenas ar Berlynas. Jei laukiate paskutinę sekundę, brangiai atsiversite. Aš mačiau įmonių, kurios skambino savaitę prieš kelionę ir tikėjosi stebuklo. Stebuklo nėra, tik brangiai ekspresinės paslaugos. Geriau užsirašyti kalendoriuje ir pradėti sudaryti inventoriaus sąrašą. Tai padės išvengti streso vėliau.

Ar tikrai reikalingas tas detalus inventoriaus sąrašas?

Absoliučiai taip, negali to praleisti. Vokietiai mėgsta tvarką, o jei dingsta kažkas brangaus be sąrašo, draudimas nemokės. Be to, tai padeda mums suprasti, kiek dėžių ir kokią mašiną reikės. Kartais klientai sako "o, mes turime tris baldus", o atvyksta paaiškėja, kad tai trys pilni sandėliai. Tada kaina šokinėja į aukštą. Užsirašyk viską, net tą seną spausdintuvą, kuris stovi kambario kampe ir niekas jo nenaudoja.

Kas dėl IT įrangos – ar ją galima tiesiog įmesti į dėžę?

Negerai, tikrai taip nedarykite. Serveriai ir kompiuteriai reikalauja specialaus pakavimo, o ne laikraščių apvyniojimo. Jei jūsų IT vadybininkas nesusitvarko su atsarginėmis kopijomis prieš važiuojant, tai ne mūsų kaltė, jei kažkas sugenda kelyje. Aš nemačiau didesnio chaoso nei sugedęs serverias atidarymo dieną Vokietijoje. Geriau leiskite IT specialistams padaryti savo darbą, o mes juos saugiai pervešime. Paprastai rekomenduoju juos vežti atskirai, ne su bendru kroviniu.

Ar reikia kažkaip ypatingai informuoti darbuotojus?

Žinoma, jei norite, kad jie neveštų savo asmeninių daiktų kartu su firmos baldais. Būna situacijų, kai darbuotojas paslepia savo augalą ar net seną dviratį į dėžę su dokumentais. Tada muitinė arba mūsų vairuotojas turi problemų. Paprasčiausiai pasakykite jiems, kad turi susirūpinti savo stalais ir kompiuteriais, o asmeninius daiktus pasiimti namo. Tai sumažins sumišimą iškrovimo metu. Niekas nenori ieškoti Petro šuns nuotraukos tarp svarbių sutarčių.

Ką daryti su dokumentais, kurių jau nebereikia?

Nenašykite šiukšlių į Vokietiją, tai beprasmiška. Vokietijoje atliekų utilizavimas yra brangus ir griežtai reglamentuojamas, todėl mokėsite už kiekvieną kilogramą senų popierių. Prieš perkraustymą paskambinkite specializuotai šiukšlių vežėjų firmai arba susidegink tai, ką įmanoma (legaliai, žinoma). Aš mačiau, kaip viena firma vežė pilnus konteinerius senų užrašų ir vėliau gailėjosi, kai pamatė sąskaitą. Sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją efektyviai turi apimti ir šį žingsnį.

Logistika: sunkvežimiai, keliai ir vairuotojai (kas vyksta kelyje)

Kaip suprasti, kokio dydžio sunkvežimį pasirinkti?

Čia nėra vieno atsakymo, viskas priklauso nuo tūrio, bet ne nuo svorio (baldai lengvi, o dideli). Kartais klientai užsako per didelę mašiną, o ji tiesiog netilptų į gatvę prie naujojo biuro. Vokietijos miestuose gatvės siauros, o pėsčiųjų takai pilni. Geriau paduoti duomenis mums, o mes paskaičiuosime. Geriau dvi mažesnės mašinos nei viena didelė, kuri užstrigs prieais "Verbot" ženklą.

Ar mūsų vairuotojai moka kalbėti vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų supranta pagrindinius žodžius, bet jie nėra filologai. Jei reikia sudėtingų derybų su policija ar uošviene Vokietijoje, gali būti sunku. Tačiau perkraustymui užtenka suprasti "hier", "links" ir "wo ist die Rampe". Esu matęs, kaip vairuotojai susitaria rankomis ir kojomis, jei reikia. Bet jei jūsų biure yra griežtas vokiškas apsauga, geriau praneškite mums iš anksto, kad paruoštume angliškai kalbantį vadovą.

Kas dėl leidimų stovėti (Stellplatzgenehmigung) mieste?

Tai būtina, jei norite išvengti baudų. Berlyne ar Hamburge negali tiesiog sustoti ant kelio ir pradėti iškrauti. Policija atvyks labai greitai. Reikia kreiptis į vietos savivaldybę (Ordnungsamt) gauti leidimą. Tai gali šiek tiek užtrukti, todėl reikia tai padaryti savaitę-dvi iki atvykimo. Jei nespėjate, teks vežti dėžes toliau ir nešti peščiomis, kas brangiai atsieis. Nemanau, kad jūsų darbuotojai norės nešti kompiuterius per keturis kvartalus.

Ką daryti, jei sunkvežimis sugenda kelyje?

Tai retas atvejis, nes techniką prižiūrime, bet gyvenime viskas įvyksta. Mes turime pagalbos tarnybą, bet jei lūžta ašis arba variklis Vokietijos autobane, gali užtrukti. Tada reikia skubiai ieškoti pakaitinės mašinos, kad krovinys nepavėtų. Vieną kartą mums teko perkrauti viską į kitą sunkvežimį dėl pnevmatikos gedimo. Buvo šūdas, bet įveikėme. Svarbiausia yra kantrybė ir ryšys su klientu. Negaliu garantuoti, kad mechanika niekada nesugs.

Ar galima planuoti iškrovimą šeštadienį ar sekmadienį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokietijoje darbuotojai turi poilsio dienas, o vairuotojai turi poilsio režimus. Jei norite atidaryti biurą pirmadienį ryte ir viskas jau stovėtų, reikės mokėti už viršvalandžius. Be to, kai kurie biurai turi signalizaciją, kuri neleidžia įeiti šventadienį. Patikrinkite tai iš anksto, kad mums nereikėtų laukti kieme iki ryto. Geriau planuoti darbo dieną, jei norite taupyti.

Ar saugu važiuoti per Vokietiją naktį?

Važiuoti saugu, bet iškrauti ne visada. Naktį daug kur draudžiama triukšmuoti, o biuruose dažnai nėra žmonių, kurie priimtų prekes. Be to, vairuotojams gali būti sunku rasti vietą parkui. Jei krovinys ypač vertingas, geriau, kad mašina stovėtų saugomoje aikštelėje, o ne priešais patį biurą naktį. Pavogti sunkvežimį Vokietijoje nėra taip lengva kaip kitur, bet rizika visada yra. Aš visada patariu važiuoti dieną.

Vokietijos specifika: taisyklės, kurias negeriau pažeisti

Ar mums reikia susirūpinti muitine, kai važiuojame į Vokietiją?

Jeigu abi šalys yra ES (Lietuva ir Vokietija), formaliai muitų nėra. Bet... (čia visada yra bet) visada gali būti papildomų patikrų, jei keliaujate per trečiąsias šalis arba jei krovinys atrodo įtartai. Turi turėti visus CMR dokumentus ir sąrašus. Vieną kartą mums sustabdė patikrai dėl keisto prekių ženklinimo. Užtrukome valandą. Sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją efektyviai turi apimti ir dokumentų tvarką, kad niekas nesustabdytų jūsų mašinos be reikalo.

Kas dėl to "Gewerbeanmeldung" – įmonės registracijos?

Tai ne mūsų darbas, bet jūsų būtina. Negalima atidaryti biuro be to. Vokietijos biurokratija yra lėta, tai gali šiek tiek užtrukti. Užtikrinkite, kad turite adresą prieš atvykstant mums. Aš mačiau situaciją, kur mašina atvyko, o raktų nebuvo, nes registracija dar nebuvo baigta. Vairuotojas teko laukti gatvėje tris valandas. Nepagerbkite savo logistikos. Pirmiausia popieriai, paskui baldai.

Ar sunku rasti vietą iškrovimui dideliuose miestuose?

Labai sunku, jei neplanuojate. Miuncheno ar Frankfurto centruose vietos nėra. Reikia žinoti, ar yra "Ladezone" (įkrovimo zona). Jei ne, tenka statyti už kelio blokų ir nešti. Užtenka vieno pėsčiojo, kuris nusistatęs priešais, kad viskas sustotų. Patikrinkite vietą iš anksto "Google Street View" arba nuvažiuokite patikrinti. Mes ne stebukladariai, negalime prasiveržti pro siauras gatves su 20 tonų sunkvežimiu.

Ar Vokietijoje yra kokių nors ypatingų darbo laiko apribojimų?

Taip, yra. Daug kur negalima triukšmuoti prieš 7 ryto ar po 18 valandos, ypač gyvenamųjų namų kvartaluose. Jei jūsų biuras yra tokiame kvartale, gauti leidimą iškrovimą vėlai gali būti problema. Be to, vairuotojai turi poilsio laiko taisykles, kurias turi laikytis. Negalima juos versti dirbti 10 valandų iš eilės be pertraukos. Planuokite atvykti ryte, kad viskas būtų baigta iki vakaro.

Ar reikia specialaus draudimo Vokietijai?

Standartinis krovinių draudimas (CMR) turėtų užtekti, bet verta pasitikrinti dėl atsakomybės ribų. Vokietijoje daug kas vertina savo turtą labai aukštai. Jei sugadinate brangų menininko kūrinį biuro fojė, standartinė suma gali neužtekėti. Geriau pasikalbėkite su savo draudimo brokeriu. Aš ne draudikas, bet galiu pasakyti, kad geriau būti perdraustam, nei gailėtis vėliau. Ypač kai vežama jautri technika.

Pakavimas, baldai ir keletas keistų klausimų (kas iš tikrųjų vyksta dėžėse)

Kas tiekia dėžes – mes ar jūs?

Mes galime suteikti dėžes, jos įskaitomos į kainą (paprastai). Jas atvežame iš anksto, kad jūs spėtumėte susipakuoti. Nenaudokite senų prekybos centro dėžių, jos sutrūksta, kai įdedate sunkias knygas. Vienas klientas taip padarė, ir visas jo archyvas išsibėgiojo gatvėje. Naudokite stiprias, naujas dėžes. Tai pigiau nei pirkti naujus spausdintuvus po to, kai seni sudūžta.

Ar jūsų komanda išmontuoja ir sumontuoja baldus?

Taip, darome tai kasdien. Mūsų montuotojai turi įrankius ir žino, kaip surinkti kompleksinius biuro stalus. Bet turi turėti instrukcijas! Jei instrukcijos dingę prieš 10 metų, tai bus problema. Mes bandysime, bet negarantuojame, kad bus taip pat lengva kaip su "IKEA". Pasirūpinkite, kad brangiausiai baldai būtų pažymėti, kad neišsimestų. Kartais su kompleksais užtrunka ilgiau nei planavome (ypač jei vinys pasikeitus).

Kaip saugiai pakuočiami stambūs serveriai ar speciali įranga?

Tai reikalauja specialių dėžių su putomis (antistatinėmis). Negalima tiesiog padėti ant grindų sunkvežimyje. Vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus. Mes turime patirties su IT įranga, bet reikia, kad jūsų specialistai išjungtų viską teisingai. Jei jums reikalingas specialus keltuvas ar "shuttle" sistemų pervežimas, praneškite iš anksto. Paprastai tai reikia daugiau laiko ir planavimo.

Ar galima vežti didelius biuro augalus į Vokietiją?

Galima, bet yra rizika. Sąlygos turi būti tinkamos, o augalai negali būti kenksmingi (kenkėjai). Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali būti griežta, jei atrodys įtartai. Be to, augalai gali numirti nuo šalto arba karščio pervežimo metu. Aš nerekomenduoju vežti senus, didelius medžius, jei jums nebrangiai jie. Geriau nusipirkti naujus Berlyne. Taip bus efektyviau ir pigiau.

Kas daryti su senais biuro baldais, kuriuos norime išmesti?

Geriau palikti juos Lietuvoje. Išvežti baldus į Vokietijos šiukšliadėžę yra nelengva. Ten reikia specialių bilietų (Wertstoffkarte) arba susitarti su savivaldybe. Jei atvešite pilną sunkvežimį senų stalų ir prašysite mūsų juos išmesti, mums teks mokėti didžiulius mokesčius už utilizavimą. Parduokite juos "Marktplaatz" arba dovanokite darbuotojams. Nenašykite šiukšlių per sieną.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina, kitaip iškrovimas bus chaosas. Parašykite "Vadyba", "Buhalterija" arba "1 iš 10". Taip pat pridėkite gavėjo pavardę. Vieną kartą gavome 200 vienodų dėžių be jokių užrašų. Praleidome tris dienas tiesiog atidarinėdami ir ieškodami, kur yra kava, o kur svarbūs kontraktai. Nekantrinkite su etiketėmis, tai užtruks valandą, bet sutaupys dienų vėliau. Sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją efektyviai prasideda nuo markerio.

Pinigai, laikas ir realybė (nuo ko priklauso kaina)

Kaip susiformuoja kaina – už ką moku?

Pagal tūrį (kubinius metrus) arba už darbo valandas, jei tai vietinis perkraustymas (bet čia tarptautinis). Taip pat įeina kuro mokestis, kelių mokesčiai Vokietijoje (mažesni nei Lietuvoje) ir vairuotojo atlyginimas. Jei reikia pakavimo medžiagų, tai papildomai. Neklauskite "kiek kainuoja kilometras", tai ne taip veikia. Aš turiu žinoti, kiek daiktų, kiek aukštų, ar yra liftas. Tada galiu pasakyti realią kainą.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių, apie kuriuos niekas nesako?

Paslėptų nėra, bet yra "neprognozuojamų". Pavyzdžiui, jei vairuotojas turi laukti, nes raktų nėra, laukimo mokestis skaičiuojamas. Arba jei reikia naudotis specialia liftu per langą, nes nebetelpa į laiptinę. Tai nėra paslėpta, bet klientai dažnai apie tai pagalvoja tik paskutinę minutę. Viską aptarkime iš anksto, kad būtų aišku. Aš nemėgstu staigmenų su sąskaitomis.

Kada reikia sumokėti avansą (užstatą)?

Standartiškai reikalaujame 30-50 proc. avanso, kad užsakykome mašiną ir vyrus. Negalime dirbti tik su viltimi. Jei kas nors nutinka prieš kelionę, avansas grąžinamas (išskyrus jei jūs atšaukiate paskutinę minutę ir mes jau esame kelyje). Tai apsaugo mus ir jūsų. Esu matęs, kaip klientai sumokėja pilnai tik po atvykimo, o paskui pradeda ginčytis dėl kiekvieno sugadinto spintelės kampelio. Avansas užtikrina, kad abiejų susirūpinimas tikras.

Kas nutinka, jei užtrunkame ilgiau nei planavome?

Jei dėl mūsų kaltės (pavyzdžiui, sugedo mašina), mokėsime baudą arba kompensuosime (priklauso nuo sutarties). Jei dėl jūsų (nesuėjote su raktais, nebuvo parengta), mokėsite už praleistą laiką. Vokietijoje valandinės normos yra aukštos. Sprendimai biuro perkraustymui į Vokietiją efektyviai reikalauja tikslumo. Jei sako "vežame 2 dienas", reiškia 2 dienas. O jei užtrunka 3, tada kažkas negerai.

Ar verta imti "All Inclusive" pasiūlymą?

Dažnai taip, jei norite ramybės. Tada jums nebereikia galvoti apie dėžes, lipdukus, ar vairuotojas piens. Viską įskaičiuojame. Kartais tai brangiau atrodo sąskaitoje, bet iš tikrųjų sutaupote nervus. Bet atidžiai perskaitykite, kas įeina. Vienas klientas man skundėsi, kad "All Inclusive" neįėjo kava vairuotojui. Na, kava yra smulkmena, bet kai kurios firmos tikrai viską įtraukia.

Kiek laiko iš tikrųjų trunka visas procesas?

Nuo sutarties pasirašymo iki paskutinės dėžės iškrovimo – gali praeiti nuo savaitės iki mėnesio. Patys pervežimas (vairavimas) trunka apie 12-16 valandų (priklausomai nuo vietos). Bet su pakavimu, iškrovimu, montavimu – tai darbo dienos ar dvi. Neklauskite "ar spėsime iki pietų?", jei tik ryte pradėjome pakavoti. Būkite realistiški laiko atžvilgiu. Geriau sakykite darbuotojams, kad biuras veiks po 2 dienų, nei žadėt stebuklą.

Ar galima susimokėti išperkamaisiais arba kortele?

Galima, bet kortelės mokesčiai yra dideli, todėl geriau pavedimu. Išperkamieji (leasingas) nėra mūsų paslauga, mes ne finansų įstaiga. Esu girdėjęs, kad kai kurios didelės perkraustymo firmos Vokietijoje tai siūlo, bet mes esame tiesiog logistika. Mums reikalingas pavedimas prieš arba tada, kai krovinys pasiekia vietą. Pinigai turi būti sąskaitoje prieš iškraunant, kitaip nebežinosite, kur savo baldai.

Kas dėl garantijų, kad niekas nesugs?

Mes turime licenciją ir draudimą, tai yra jūsų garantija. Be to, mes čia ne šiandien atvykome, mūsų reputacija svarbiau už vieną nedidelę pelną. Jei kažką sugadinsime, pripažįstame ir atsilyginame. Būkite tikri dėl savo daiktų. Aš mačiau firmas, kurios tiesiog dingdavo su kliento daiktais (ypač kainos atžvilgiu), bet mes ne toki. Pasirašykite gerą sutartį ir viskas bus gerai.

Išvados

Taigi tiek iš mano pusės. Biuro perkraustymas į Vokietiją efektyviai nėra rocket science, bet reikalauja kantrybės ir planavimo. Geriausia, kai klientai kalba tiesiai ir pasako, kas juos rūgina. Tada mes galime padėti. Sėkmės naujoje vietoje ir tikiuosi, kad jūsų vokiškas biuras veiks be trikčių. O jei kas – skambinkite, žinau, kur paimti geros kavos Kelne (ne, ten geriau alus).