Sklandus biuro daiktų pakrovimas ir perkraustymas į Vokietiją: patirtis be sausinimo

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmetis, o gal ir daugiau, ir pasakysiu tiesiog – biuro perkraustymas niekada neįvyksta taip, kaip piešia diagramose. Viskas paprastai prasideda nuo to, kad vadybininkas susiruošia anksčiau, o paskui pasirodo, kad apie serverius niekas negalvojo. Sklandus biuro daiktų pakrovimas ir perkraustymas į Vokietiją yra toks tas dalykas, kuris atrodo paprastas tik tol, kol nepasirodo vokiškas pareigūnas arba neįsivaizduojamai laiptinė sename pastate Berlyne. Dažnai klientai klausia, kiek tai kainuos ar kiek laiko užtruks, bet tikrasis atsakymas priklauso nuo tų smulkių detalių, kurių nerasite jokioje sutartyje. Čia ne tik apie dėžes, čia apie tai, kad reikia numatyti tą momentą, kai vairuotojas tiesiog negali priparkuoti sunkvežimio centro mieste.

Ką tik reikia žinoti prieš pradedant

Kiek laiko reikia planyti tokį reikalą?

Gerai, kad klausiate, nes dažnai žmonės skambina pirmadienį ir sako, kad reikia viską išvežti penktadienį. Tai per daug ambicinga. Idealūs atvejai yra reti, bet jei norite tikrai sklandaus biuro daiktų pakrovimo ir perkraustymo į Vokietiją, turėtumėte pradėti galvoti apie tai mažiausiai mėnesį iki datos. Reikia suderinti liftus, galbūt gauti leidimus iš savivaldybės, jei reikia užimti kelio dalį, ir, žinoma, surasti laisvą ekipažą. Pavasario ir rudenio sezonais visi juda, tad vėluoti nereikėtų.

Ar geriau viską supakuoti patys ar leisti mums?

Kodėl gi ne patiems? Jei turite laiko ir norite taupyti, drąsiai, bet tada nenusteikite, kai keramikinės puodelių dėžės atrodys kaip po mūšio. Mūsų komanda nešioja daiktus kasdien, mes žinome, ką daryti, kad stalviršis nenukristų nuo kojų. Be to, jei jūsų darbuotojai dėžiose užrašys "priemonės", tai niekas nežinos, kas ten yra iš tikrųjų. Profesionalus pakavimas sumažina sugadinimų riziką, o tai ypač svarba, kai keliame kelią šimtus kilometrų.

Ką daryti su dokumentais ir paslaptingais failais?

Tai yra jautri tema. Negaliu pasakyti, kad kartą nebuvau matęs, kaip į paprastą dėžę buvo įmestas visas buhalterijos archyvas be jokio užrakinimo. Tai pavojinga. Patartina dokumentus suskirstyti ir, jei įmanoma, vežti atskirai, netgi asmeniniame automobilyje, jei ten yra labai svarbi informacija. Mes galime uždaryti dėžes su plombuomis, tai ne problema, bet atsakomybė už tai, kas viduje, lieka jums. Geriau užklijuokite lipdukus, kad "Asmeniniai" ar "Svarbu", kad jų neatsitiktinai neišmestume į bendrą krūvą.

Ar reikia išsirūpinti liftą iš anksto?

O, kiek kartų mačiau, kai atvažiuojame prie pastato, o liftas sugedęs arba per mažas... Tai pradžių rojus. Prašau, pasitikrinkite iš anksto. Ypač jei perkraustote į senus "Plattenbau" tipo namus Rūro baseine arba Diuseldorfe. Jei nebus lifto, mokėsite už daugiau darbo valandų, nes nešti kompiuterius ir spausdintuvus penktu aukšte per laiptus nėra jokia pramoga. Sklandus biuro daiktų pakrovimas ir perkraustymas į Vokietiją dažnai žlunga būtent dėl to, kad kas nors pamiršto pasidomėti pastato techninėmis sąlygomis.

Kas dėl to kavinės aparato? Jis tikrai sunkus.

Taip, jis tikrai sunkus, ir dar pilnas vandens. Kartais klientai mano, kad tai paprasta spinta, bet paskui atrodo, kad judina betoną. Būtina išsiurbti vandenį prieš kelionę, nes viena smūgis į duobę kelyje ir jūsų kava sušlapė visą krovinią bei jo apsaugą. Jei aparatas yra didelis, mums reikės specialios technikos arba bent jau dviejų stiprių vyrų. Nenuokryskite nuo minties, kad tai nedidelis daiktas, jis gali nulūžti netgi pačios grindys.

Ar galima nuvežti daiktus į Vokietiją be sąrašo?

Techniškai galima, jei tai asmeniniai daiktai, bet biuras verslas yra. Vokiškas muitinės (Zoll) žmonės gali sustabdyti ir klausti, kas čia per krovinių šūsnis. Jei neturite jokio inventoriaus sąrašo (packing list), gali būti nemalonumų. Geriau padaryti paprastą Excel lentelę, kur parašysite "stalai – 5 vnt.", "kėdės – 20 vnt.". Tai nereikalauja jokios Nobelio premijos, bet taip sutaupysite valandas ar net dienas pasienyje, jei kils abejonių.

Kelionės detalės ir vokiškas realybė

Kiek laiko užtrunka važiavimas iki Vokietijos?

Labai viskas priklauso nuo to, kur būtent važiuojame. į Miuncheną arba Hamburgą keliais skiriasi. Vidutiniškai tai yra apie 12–16 valandų vairavimo su poilsiais, bet vairuotojai turi savo apribojimų, negali važiuoti kaip Formulė-1. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad Vokietijoje keliuose dažnai vyksta remontai (Baustelle) ir eismas stovi. Vieną kartą stovėjome netoli Frankfurto tris valandas dėl avarijos. Taigi, sklandus biuro daiktų pakravimas ir perkraustymas į Vokietiją nėra tik apie važiavimą, tai ir apie kantrybę.

Ar mums reikia muitinės deklaracijos?

Jei esate ES viduje, tai paprastai ne, tačiau jei keliaujate iš Šveicarijos arba Jungtinės Karalystės per Vokietiją, tai taip. Jei tik iš Lietuvos į Vokietiją, tai ribų nėra, bet vis tiek gali būti kontrolės. Ypač jei transportuojate brangią techniką arba didelį kiekį alkoholio (nors tai ne biuro daiktai, bet kartais būna ir tokių užklausų). Geriau turėti sutartį ir sąrašus rankinėje, kad parodytumėm.

Ką daryti, jei sunkvežimis neužsilenkia į kiemą?

Tai klasika. Vokiški miesteliai dažnai turi siaurus gatves, o sunkvežimis su priekaba yra ilgas. Kartais reikia palikti mašiną gatvėje ir daryti perkrovimą į mažesnę transporto priemonę (vadinamą "pirmasis paskutinis" arba 7.5 tonų sunkvežimį). Tai, žinoma, papildomai kainuoja, bet kitaip tiesiog neįmanoma pristatyti biuro daiktų. Praneškite mums iš anksto apie kiemo situaciją, jei žinote, kad ten yra žemi medžiai arba siauri vartai.

Ar galima vykti savaitgalį?

Galima, bet ne visada. Vokietijoje taisyklės griežtos, ir kai kurie sandėliai arba biurai nedirba šeštadieniais ar sekmadieniais. Be to, jei reikia leidimo užimti gatvę prieš pastatą, gauti jį savaitgaliais yra beveik neįmanoma. Jei norite tikrai sklandaus biuro daiktų pakravimo ir perkraustymo į Vokietiją, geriau planuokite pirmadienį arba antradienį, kai visi institucijos dirba.

Kaip yra su parkavimu miesto centre?

Tai didelis galvos skausmas. Miunche arba Berlyne vieta sunkvežimiui kainuoja prabangiai, o nelegalus stovėjimas baigiasi baudomis, kurias, aišku, mokės klientas. Mes stengiamės viską numatyti, bet kartais reikia gauti specialią leidimą "Verkehrsschild" pašalinti arba uždrausti stovėjimą tam tikro vietoje. Tai užtrunka laiko, todėl nedarykite to ryte, kai turi atvykti mašina.

O jei kelyje pasibaigs degalys?

Negali būti, kad pasibaigtų, mes ne mokiniai. Bet jei techniškai kas nutiktų, mes turime pagalbos paslaugas visoje Europoje. Vokietijoje tai labai greita, Autoklubai (ADAC) puikiai dirba. Tiesa, kartais įvykiai keičiasi, pavyzdžiui, prieš porą metų mums viršyjo variklis netoli Leipcigo, bet už dvi valandas jau buvo atvykęs mechanikas ir viską sutvarkė.

Kainos ir pinigų klausimai

Kaip susiformuoja kaina? Ar yra kokių nors užslėptų mokesčių?

Kaina dažniausiai susideda iš valandinio tarifo arba fiksuotos sumos už maršrutą, pridėjus kuro priemoką. Kartais klientai klausia, ar yra "užslėptų" mokesčių. Nėra, bet yra "neplanuotų". Pavyzdžiui, jei jums reikia perkrauti dėžes į mažesnį automobilį dėl to, kad didelis netilpo, tai papildoma darbo valanda. Tiesiog būkite sąžiningi apie vietos sąlygas, o mes galėsime paskaičiuoti tiksliai.

Ar reikia mokėti iš karto?

Įprasta praktika yra padaryti išankstinį apmokėjimą (pvz., 30-50 proc.) arba pateikti bankinės garantijos dokumentą, jei didelė suma. Negaliu leisti, kad atvažiavus į Vokietiją, klientas sako: "o, mes pamiršom pervesti pinigus". Tada kas mums maitins vairuotojus? Mažesnėms sumoms galima sutikti ir apmokėti atvykus, bet tai aptariama individualiai.

Ką daryti, jei biure lietus ir drėgmė?

Vokietijoje oras gali būti neprognozuojamas. Jei degina, mes uždengiame daiktus plastikinėmis uždangalomis, bet jei lietus lyja į vidų per liftą, tai mūsų kaltės nėra. Mes įtraukiame atsakomybę į sutartį, bet drėgmės pažeidimai dėl blogo pastato išlaikymo – tai jūsų rizika. Patartina pasirūpinti, kad naujas biuras būtų paruoštas – šaltasis vanduo ir šilta vieta vairuotojams (gėrimams).

Ar draudimas įeina į kainą?

Įprastai yra bazinis draudimas, bet jis dažnai yra ribotas (pvz., 10 EUR už kg). Jei vežate labai brangią serverinę įrangą arba meno kūrinius į biurą, reikia papildomo draudimo. Sakyčiau, geriau per daug apsidrausti, nei vėliau gailėtis. Vieną kartą klientas nenukreipė dėmesio į tai ir subyrėjo brangus vitrinos stiklas... gerai, kad dabar jau žino.

Ar galima gauti nuolaidą dideliems krovininiams?

Žinoma, jei vežate visą biurą iš keturių aukštų, kaina bus mažesnė už vienetą. Taip pat, jei susigrąžinate tuščią mašiną iš Vokietijos atgal (t.y. grįžtame tuščią arba vežame kitą krovinį atgal), tai taip pat gali sumažinti kainą. Bet tai reikalauja lankstumo datos atžvilgiu. Pabandykite nebūti pernelyg griežti su grafiku.

Kiek kainuoja laukimas, jei vėluojame?

O, čia yra skaudi vieta. Mes paprastai suteikiame 1-2 valandas nemokamo laukimo, bet jei jūsų vadybininkas užsikliuvo ir neatsidaro biuras 4 valandas, tada skaičiuojame valandas. Vairuotojo laikas yra pinigai. Nenukryptime nuo temos, bet ypač Vokietijoje darbo taisyklės griežtos, ir vairuotojai negali tiesiog dirbti 12 valandų be poilsio, jei jų mums nemokate.

Ar yra kokių nors PVM (MwSt) niuansų?

Tarp ES šalių, kai abiejų šalių įmonės turi PVM kodus, taikoma 0 procentų PVM tarifas (vidinės prekybos procedūra). Tai reiškia, kad mums nereikia pridėti PVM sąskaitoje-faktūroje, jei pateikiate savo PVM kodą. Jei kodą nenurodote, privalom pridėti Lietuvos PVM. Tai svarbu dėl biudžeto planavimo.

Įrangos ir technikos specifika

Kaip elgtis su serveriais ir jautria technika?

Tai, žinoma, reikalauja ypatingo dėmesio. Geriausia, jei jūsų IT specialistas išjungia ir pažymiuojus visus laidus prieš mūsų atvykimą. Mes galime padėti, bet mes ne IT inžinieriai. Sklandus biuro daiktų pakrovimas ir perkraustymas į Vokietiją su serveriais turi vykti ant specialių antšokių, kad nepraeitume statine per grindis. Ir prašome, nenaudokite popierinių dėžių serveriams!

Ar mokėti su montavimu ir surinkimu?

Taip, tai mūsų kasdienė duona. Galime išardyti stalus ir vėl juos surinkti kitame gale. Tiesa, kartais seni baldai nenusisuka, arba sugenda varžtai. Tada mes tiesiog paliekame juos surinktus kiek įmanoma. Jei turite brangų "Herman Miller" kėdes, geriau jas supakuoti į originalias dėžes, nes kitaip gali įbrėžti audinį.

Ką daryti su atliekomis?

Gerbime gamtą, bet ne viskas telpa į mašiną. Jei turite senų spausdintuvų ar suirusių stalų, kuriuos norite išmesti, tai papildomas darbas. Vokietijoje atliekų surinkimo taisyklės griežtos, negalima tiesiog numesti į pirmąjį konteinerį. Reikia varyti į specialią aikštelę (Recyclinghof). Tai užtrunka, todėl apie tai praneškite iš anksto.

Ar galima vežti augalus biure?

Galima, bet augalams nelabai patinka tamsi sunkvežimio priekaba. Be to, keliaujant per sieną, augalai gali būti tikrinami dėl kenkėjų. Nerekomenduoju vežti didelę palmę per žiemą, ji tiesiog užšals. Smulkius augalus galima, jei gerai įpakuosite. Bet nepamirškite juos užpilti vandens prieš išvykstant (ne per daug, kad nelytų)!

O jei reikia perkelti seifą?

Seifai yra sunkiausi daiktai. Kartais jie sveria daugiau nei paštas. Jei seifas nėra ištuštinamas, mes negalime jo pakelti – tiesiog nulūžtų rankenos. Ir dar vienas dalykas, vokiški grindys dažnai būna minkštos, todėl reikia apsauginių lagaminų, kad neįtrūktų parketas. Neabejokit, apie tai paprašysime.

Rizikos, problemos ir sprendimai

Kas nutinka, jei kažkas sugenda?

Tiesiog skambinate mums. Mes turime civilinę atsakomybės draudimą. Bet noriu pasakyti tiesą – dažniausiai daiktai negeria dėl mūsų kaltės, o dėl to, kad buvo blogai supakuoti. Jei dėžėje yra tuštumos, daiktai juda ir daužosi. Užtikrinkite, kad viskas būtų įpakuota tvirtai, ypač tais atvejais, kai reikalingas sklandus biuro daiktų pakrovimas ir perkraustymas į Vokietiją.

Ar galite padėti su muitine, jei sustabdys?

Taip, mes esame patyrę. Mūsų vadybininkai gali sujungti jus su muitinės brokeriu (tarpininku), jei reikia. Bet kaip jau minėjau, tarp ES šalių tai retkas atvejis. Vieną kartą mums bandė surašyti protokolą dėl to, kad spausdintuvas atrodo per naujas, bet aiškkinome, kad tai tik perkraustymas, ne prekyba.

Kas dėl praradimo? Ar dėžės gali dingti?

Labai retai, bet kartais įvyksta klaidų. Dėžė gali nukristi į neteisingą sunkvežimį dideliame sandėlyje, jei ten daromos perkrovos. Todėl svarbu turėti numeruotas dėžes. Mes darome sąrašą (inventorių) kiekvienos dėžės turiniui (bent jau apskritai). Jei trūksta vienos dėžės, mes žinome, kur ją ieškoti.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų kalba bent jau pagrindinius žodžius, bet jie nėra filologai. Jei reikia sudėtingų derybų su namų ūkiu (Hausmeister) arba policija, geriau, kad būtų kas nors iš jūsų pusės, kalbantis vokiškai. Nors, tikiuosi, iki to neateis, ir viskas vyks ramiai.

Ką daryti, jei paskutine sekunde atšaukiate?

Tai labai blogai. Mes jau pasiruošę, vairuotojai jau važiuoja arba planuoja maršrutą. Jei atšaukiate mažiau nei 48 valandų iki pradžios, mes turime teisę reikalauti kompensacijos (priskaičiuojame bent 50 proc. užsakymo vertės). Suprantu, verslo pasaulyje viskas keičiasi, bet mums tai kainuoja pinigus ir laiką.

Ar saugu duoti raktus vairuotojams?

Įprasta praktika. Mes perduodame raktus atsakingam asmeniui, dažniausiai vairuotojui, jis juos laiko pas save užrakintoje kabinoje. Bet jei jums labai neramu, galite tiesiog būti patys vietoje arba pasirūpinti savo atstovu Vokietijoje. Per 20 metų niekas nenumetė mūsų raktų, tad tikėkime, kad taip liks ir toliau.

Išvados

Galiausiai noriu pasakyti, kad šis procesas nėra mokslas, bet jis reikalauja kantrybės ir planavimo. Nėra vieno "stebuklo" recepto, kuris užtikrintų, kad niekas nepasikartos, tačiau su geru partneriu viskas gali vykti gana šliauždamai. Sklandus biuro daiktų pakravimas ir perkraustymas į Vokietiją yra įmanomas tuomet, kai abi pusės pasitiki ir nedaro prielaidų. Nedarykite to klaidos, kad paliksite viską "paskutinei minutei" – tada tikrai teks mokėti brangiau ir geriau. Būkite protingi, viską užrašykite ir okey, laukiate mūsų skambučio. Geros kelionės!