Siuntų pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją: kas turi žinoti vadovas

Dirbu jau beveik dvidešimt metų šioje srityje, ir galiu pasakyti vieną – siuntų pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją yra tarsi dūzgas. Viskas atrodo paprasta: įkeli, važiuoji, iškeli. Bet realybėje? Dažnai būna taip, kad vairuotojas užstringa kažkur prie Hanoverio arba klientas pamiršta pasakyti, kad įėjimas yra per antrą aukštą be lifto. Vokietija šiuo atžvilgiu gana disciplinuota, bet kelių tiesimas ar tiesiog bloga orų prognozė gali sugadinti visus planus. Čia ne tiesiog apie tai, kiek valandų trunka važiuoti, tai apie tą tarpą tarp „pažadėta“ ir „padaryta“. Taigi, jei ruošiatės judėti į vakarus, geriau susiruoškite ne tik su dėžėmis, bet ir su kantrybe.

Bendri laikai ir planavimas (kaip paprastai būna)

Kiek trunka standartinis pervežimas į Vokietiją?

Įprastai, jei kalbame apie siuntų pristatymo terminus perkraustant biurą į Vokietiją, tai viskas vyksta per 2–3 darbo dienas. Tai jei viskas einasi kaip pagal knygą – krovinys surinktas Rygoje ar Vilniuje, vairuotojas išvažiuoja antradienį, ir jau penktadienį jis gali būti prie jūsų naujų durų Berlyne. Tačiau reikia turėti omenyje, kad „standartinis“ logistikoje reiškia apytikslis. Jei reikia labai tiksliaus laiko, geriau iš karto tartis ekspresinį reisą, kuris kainuos brangiau, bet bus vykdomas be sustojjimų (turiu omenyje tarpinių krovininių terminalų).

Ar savaitgalis įtakoja pristatymą?

Žinoma, įtakoja. Vokietijoje labai griežtai laikomasi poilsio laikų, o ypač sekmadieniais. Jei mūsų vairuotojas atvyksta į paskirties vietą penktadienio vakare ir nespėja iškrauti, jis privalo laukti iki pirmadienio ryto. Tai reiškia, kad jūsų biuras stovi be kompiuterių ar failų. Todėl visada stengiuosi įspėti klientų – neplanuokite krovimo paskutinę dieną prieš šventes ar savaitgalį, nes tai sukuria didžiausią stresą. Kartais vairuotojai gali padaryti išimtį už papildomą mokestį, bet tai retai ir brangu.

Kiek laiko užtrunka didelio biuro perkėlimas?

Čia jau ne viena diena. Jei kalbame apie 50 darbo vietų biurą, tai siuntų pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją gali išsidėstyti į savaitę ar dvi. Pirmiausia reikia viską supakuoti, tuos kompiuterius atjungti. Tada patys pervežimai. Gali būti taip, kad viena mašina važiuoja su baldais, kita su dokumentais. Didelės kompanijos dažnai renkasi daryti tai etapais – vieną kartą veža techniką, kitą kartą baldus. Taip saugiau ir mažiau chaoso vienoje vietoje.

Kodėl kartą užtrunka ilgiau nei buvo pažadėta?

Hm, čia priežasčių gali būti milžiniškai. Kartos tai paprasta techninė gedulo – vairuotojas padūmta ant autostrados A9. Kartais – blogai sudarytas dokumentas, sulaikytas muitinėje. Buvo atvejis, kai klientas nurodė neteisingą ZIP kodą Miunchene, ir vairuotojas važiavo ratu po miestą tris valandas. O dar yra ir toks dalykas kaip „Geistertouren“ (vaiduoklių reisai) kai dispečeris sugalvoja, kad gali įsmeigti dar vieną užsakymą tarpiniam maršrute, ir viskas užstringa.

Ar galima užsisakyti fiksuotą pristatymo laiką?

Galima, bet tai kainuoja. Dauguma firmų siūlo „pristatymo iki 12:00“ arba „pristatymą iki 17:00“ paslaugas. Jei jums reikia, kad dėžės būtų lygiai 9:00 ryto, nes tada ateina jūsų vokiškas partneris pasirašyti sutarties, tai turi tai nurodyti iš karto. Aš asmeniškai visada patariu derėtis dėl langų, o ne fiksuoto valandos, nes vokiečiams patinka tikslumas, bet kelyje viskas gali nutikti – duobė, eismo spūstis netoli Frankfurto ar tiesiog policijos patikra.

Ar reikia rezervuoti liftą iš anksto?

Tai labai svarbu! Vokietijose dauguma biurų yra daugiaaukščiuose pastatuose, be lifto nieko nebuspadaryta. Pirkdami siuntų pristatymo terminus perkraustant biurą į Vokietiją, dažnai pamirštame, kad reikia susitarti su namų ūkiu (Hausverwaltung). Jei liftas nebus rezervuotas, vairuotojai gali tiesiog atvažiuoti ir išvažiuoti, neįvykdę darbo, o jums tegul skamba baudos už praleistą laiką. Geriau duok pavaldžiamei sekretorei užduotį – sužinoti, kada liftas laisvas.

Ar atveža ir iškrauna, ar tik numeta?

Standartinis tarifas dažniausiai įtraukia tik pristatymą iki pirmųjų durų arba į liftą. Jei reikia išnešti į konkrečią kabiną ir surinkti baldus, tai jau papildoma paslauga, vadinama „montavimu“ arba „iškrovimu su įnešimu“. Nuo ko tai priklauso? Nuo to, ką sutarsite. Vieni vairuotojai yra geri vyrai ir padės, kiti – tiesiog numes dėžę ant grindų ir sakys „pasirašykite“. Geriau užtikrinti, kad eitų du vyrą, ne vienas.

Muitinė, dokumentai ir biurokratija (pavojingiausia vieta)

Ar reikia eiti per muitinę, jei važiuojame į ES šalį?

Tai klausimas, kurį dažnai užduoda tie, kurie netyčia maišo Britaniją su Vokietija. Kadangi Lietuva ir Vokietija yra ES erdvėje, paprastai muitinės deklaravimo nereikia. Bet! Jei pervežate techniką, kuri neregistruota Lietuvoje (pvz., atvežta iš JAV ir tiesiog „paimta“ su savimi), tai gali būti problema. Be to, jei vertė viršija 10 000 eurų ( nors tai gal keisti, reikia patikrinti naujausius Intras tarifo reglamentus), gali tekti pildyti Intrastat deklaracijas. Geriau pasikalbėti su buhalteriu.

Kas daryti, jei trūksta dokumentų?

O jei trūksta, tai laukiate. Buvo atvejis, kai vienas vadovas nusprendė vežti visus serverius be jokišų sąskaitų, sakydamas „tai mano“. Sulaikė jį pasienyje su Vokietija trims dienoms. Siuntų pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją tada išsyk išauga iki mėnesio. Visada turėkite su savi EX-1 arba TSL dokumentus, jei to reikia, bent jau konosamentą (CMR), kur turi būti tikslus krovinio aprašymas. Vokiečiai mėgsta, kad viskas būtų parašyta aiškiai vokiškai arba angliškai.

Ar reikia draudimo poliso?

Mano nuomone, privalomai. Profesionalus pervežėjas turi turėti transporto draudimą (CVR), bet jis dažnai dengia tik 8,33 SDR už kilogramą. Jei vežate brangų serverį ar meno kūrinius į direktoriaus kabinetą, tai nieko nedengia. Geriau užsakyti „All risk“ draudimą. Tai papildomai kainuoja, bet tada, jei mašina užsidegs (kas, deja, nutinka), gausite bent dalį pinigų atgal. Nesitikėkite, kad vairuotojas atsakys už prarastą duomenų bazę.

Kaip greitai paruošiami dokumentai?

Jeigu turite gerą logistiko, tai tai užtrunka valandą. Jis sužino, kas keliauja, sukurina sąrašą (packing list) ir išsiunčia vairuotojui. Bet jei bandote tai daryti paskutinę minutę prieš išvykimą, tikėkitės klaidų. Vieną kartą rašiau „kompiuteriai“ vietoje „spausdintuvai“ ir vokiškai muitininkai labai susirūpino, kodėl tiek daug elektroninės įrangos keliauja be serialinių numerių. Dėl to vairuotojas praleido naktį terminale.

Ar galima pristatyti be CMR?

Nelegalu ir beprasmiška. CMR konosamentas tai pagrindas. Be jo vairuotojas negali užtikrinti, kad gaus užmokestį, o jūs negalite įrodyti, kad ką nors perdavėte. Be to, kai kalbame apie siuntų pristatymo terminus perkraustant biurą į Vokietiją, be CMR tiesiog nebus įmanoma įvykdyti formalumų, jei kils klausimų kelyje. Tai ne tas popierius, kurį galima užmiršti namuose. Jis turi būti mašinoje.

Kas yra T1 dokumentas ir ar jis mums reikalingas?

Jūsų atveju turbūt ne, nebent jūsų biuras yra Lietuvoje tik „peršokimo“ taškas ir krovinys atvyko iš Ukrainos ar Baltarusijos. T1 tai tranzito dokumentas, leidžiantis vežti prekes neapmokeštinant muitų tarp trečiųjų šalių ir ES. Jei viskas yra ES viduje, T1 nereikalingas. Bet jei jūsų partneris klausia, geriau sužinoti, iš kur tikrai yra prekės, kad nesužinotum, kad jos atėjo iš Kinijos ir stovi Vilniaus sandėlyje neperdeklaruotos.

Vokietijos niuansai ir reali situacija vietoje

Ar sunku rasti adresą dideliuose miestuose?

Vokiški miestai gana chaotiški, kai kalba eina apie senąją architektūrą. Berlyno ar Hamburgo centre vieną gatvę gali vėloti tris kartus. Navigacija kartais meluoja. Geriausia, jei kas nors iš jūsų naujojo biuro laukia gatvėje su ženklu. Aš mačiau, kaip vairuotojas praleido valandą važinėdamas ratu aplink vieną aikštę Miunchene, nes negalėjo rasti įvažiavimo, kuris buvo paslėptas už stogelio.

Ar reikia rūpintis apsauga (vilkikų spynomis)?

Taip, labai. Nors Vokietija saugi, vagystės ant parkavimo aikštelių (prie „Autohof“) nėra retos. Ypač jei statote mašiną per savaitgalį. Siuntų pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją gali smarkiai prailgėti, jei pavogs visą mašyną su baldais. Užrakninkite vairuotojo kabiną, naudokite GPS stebėjimą. Paprastai, jei reisas trunka ilgiau nei dieną, mes visada įtraukiame apsaugos priemones į sąskaitą.

Kaip elgiasi vokiški „Hausmeister“?

Jie yra griežti. Kartais atrodo, kad jie neigia kiekvieną prašymą. Jie gali neleisti įsileisti didelės mašinos, jei ji užters kiemą arba per daug triuksiuos. Reikia su jais susikalbėti iš anksto, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie vartų ir pypsi. Vokiškas biurokratas yra blogesnis už mūsų, nes jis laikosi taisyklių 100%. Net 5 minučių pavėlinimas gali baigtis tuo, kad mašina nebus įleista.

Ar galima statyti mašiną ant „pėsčiųjų“ zonos?

Negalima. Vokietijoje baudos už tai yra astronomiškos, o be to, tai kelia pavojų. Jei jūsų biuras yra pėsčiųjų zonoje (Fußgängerzone), reikia gauti specialų leidimą iš policijos arba miesto valdžios. Mes tai darome retais atvejais, nes tai brangu ir sudėtinga. Dažniau rekomenduoju iškrauti ant artimiausios leistinos vietos ir pervežti dalykus rankomis arba su smulkiu transportu.

Ar vairuotojai kalba vokiškai?

Dauguma, bent jau pagrindinius žodžius („wo ist die Rampe?“). Bet dažnai tai lenkai ar lietuviai, dirbantys vokiškoms firmoms. Jei jums svarbu, kad vairuotojas suprastų sudėtingas instrukcijas, prašykite dispečerio atsiųsti angliškai kalbantį vairuotoją. Buvo situacija, kai lietuviškas vairuotojas nesuprato, kad reikia važiuoti į „Hinterhof“ (kiemas) ir iškrovė dėžes tiesiai ant gatvės, sukeldas eismo chaosą.

Ką daryti, jei vairuotojas atsisako iškrauti?

Tai baisiausia situacija. Paprastai tai atsitinka dėl dviejų priežasčių: arba jis mano, kad tai ne jo darbas (neišnešti), arba vieta yra nepajėgiama (per aštrus posūkis). Tokiu atveju reikia skambinti mums, tiesiogiai brokeriui. Mums teks siųsti kitą mašyną su kitomis galimybėmis (pvz., su liftu gale), o tai, žinoma, prailgins siuntų pristatymo terminus perkraustant biurą į Vokietiją ir padidins sąskaitą.

Ar yra problemų su atliekomis (pakuočių išmetimu)?

Taip, Vokietija turi griežtas atliekų tvarkymo taisykles (Grün Punkt). Negalima tiesiog palikti visų dėžių kieme. Dažniausiai vairuotojas pasiima pakuotes su savimi, jei tai numatyta sutartyje. Jei ne, jūs turite rasti vietą, kur jas išmesti. Negiškai nepatinka, kai svetimi šalčiašokliai pilna tūnoja šalia jų ofiso. Už tai gali būti baudos.

Ar veikia „Betriebsferien“ (poilsio laikas įmonėse)?

Žinoma, vasarą Vokietijoje dauguma gamyklų ir biurų užsidaro dviem savaitėms. Jei planuojate keltis į tokio tipo pastatą (pvz., verslo centre su iš dalies gamybinėmis patalpomis), gali būti, kad negausite leidimo iškrauti, nes niekas nedirba. Reikia tiksliai sužinoti, kada „Hausverwaltung“ atostogauja, kad nesužinotum, kad jūsų dėbės laukia lauke po lietumi.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dabar tai jau beveik standartas. Mes naudojame GPS stebėjimo sistemas, kurios rodo, kur yra mašina. Bet nereikėtų manyti, kad tai yra 100% tikslu – signalas gali dingti tunelyje arba miesto dalyje. Tačiau apytikslė informacija, kad „jis jau pasiekė Leipcigą“, padeda suplanuoti darbą. Klientai dažnai sėdi prie kompiuterių ir stebi, tarsi būtų žaidime.

Pinigai, problemos ir nesubrendę klausimai

Kiek papildomai kainuoja skubus pervežimas?

Skubumas visada kainuoja dvigubai, o kartais ir trigubai. Jei siuntų pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją yra „vakar“, tai reikia organizuoti ekspresinį reisą vienai mašinai be jokių sustojjimų. Tai reiškia tuščią kelionę atgal. Įsivaizduokite, kad mokate už dvigubą degalus ir dvigubą vairuotojo darbo laiką. Verta tik tuo atveju, jei tas krovinys leidžia jums uždirbti daugiau, nei kainuoja pervežimas.

Kas nutinka, jei sugadinamas baldas?

Turi būti užpildyta „krovinių priėmimo-pristatymo akto“ (protokolas) pažeidimų dalis. Negalima tiesiog pasirašyti dokumento ir vėliau skųstis. Vairuotojas taip pat turi pasirašyti, kad sutinka su pažeidimu. Be to, nebus padengta, jei pažeidimas buvo jūsų (kliento) kaltė – pvz., jei blogai supakavote vitriną be putų. Vokietijos draudikai labai detalžiai tyrinėja pakuotes.

Ar galima apmokėti tik pristatymą vietoje?

Nerekomenduoju. Dauguma lietuviškų firmų dirba pagal sutartis su apmokėjimu sąskaita-faktūra per 3-30 dienų. Jei bandysite mokėti grynaisiais vairuotojui vietoje, jis gali net neturėti teisės priimti pinigų, arba tai gali būti pavojinga. Viską geriau tvarkyti per buhalteriją. Vokiški partneriai taip niekada nedaro.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Lietuvoje nėra paprotys, bet Vokietijoje tai nebūtina, bet visada malonu. Jei vairuotojas padėjo išnešti sunkų seifą arba dirbo viršvalandžius, 10-20 eurų arbatpinigių gali padaryti stebuklą. Jis taps jums draugesnis ir greičiau sutiks padaryti tą papildomą kilometrą. Bet tai jūsų asmeninis pasirinkimas, ne privalomas mokestis.

Kodėl kainos skiriasi tarp firmų?

Nes vienos firmos turi savą parką, kitos – brokeriai. Brokeriai užima mažiau, bet turi mažiau kontrolės. Taip pat įeina kuras – kai benzinas brangsta, kainos šoka. Ir žinoma, patirtis. Aš, kaip žmogus su 20 metų patirtimi, galiu brangiau įvertinti savo darbą, nes žinojau, kurie keliai padės išvengti spūsčių. Pigu pigu, bet galiausiai gali pasirodyti brangiau dėl nesklandumų.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai – galima, bet legaliai – reikia būti atsargiam. Jei tai yra kelios dėžės su knygomis, niekas nepastebės. Jei tai visa sofa ir televizorius, tai gali būti įvardyta kaip kontrabanda arba neteisėtas verslas, jei muitinė nuspręs, kad tai prekyba. Geriau deklaruoti tiesiogiai, kad ten yra „mixed cargo“ (mišrus krovinys), ir susitarti dėl mokesčių.

Ką daryti, jei dingsta siunta?

Tai katastrofa, bet įvyksta. Pirmiausia – skambti policijai (jei matote vagystę), tada – draudikui. Mes stengiamės padėti surasti mašyną panaudojant GPS sekimą. Kartais mašina tiesiog pasigenda ir po savaitės randama apleista Lenkijoje (tokių istorijų girdėjau). Todėl draudimas čia pirmasis dalykas. Niekada neverkite visos įmonės turto viena mašyna, jei vertė milijoninė.

Ar atveža į atokius vietas (pvz., Bavarijos kaimus)?

Taip, bet už papildomą mokestį. Vokietijos kaimas gali būti labai toli nuo autostrados, o keliai ten siauri. Didelis vilkikas tiesiog negali atvažiuoti prie seno trobesio. Tada reikia naudoti „paskutinių mylių“ (last mile) sprendimus – mažesnę mašiną, kuri perveža dalykus iš terminalo iki galutinio taško. Tai brangiau, bet neabejotinai.

Kas nutinka su likusia pakuote?

Jeigu sutartyje nėra nurodyta „pakuočių grąžinimas“, vairuotojas jas palinka jums. Jūs turite susitvarkyti. Jei norite, kad jis pasiimtų, tai turi būti užsakyta iš anksto. Kartos klientai mūsų vadovauja, vairuotojas iškrauna, viskas gražu, o paskui jie šaukia: „Ką dabar daryti su šimtu dėžių?“. Aišku, nieko – jūsų problem dabar.

Ar galima keisti pristatymo vietą paskutinę minutę?

Galima, bet tai yra labai nemalonu. Vairuotojas jau gali būti už 100 km, kai sužino, kad ten nebevažiuoja. Reikės sumokėti už nukrypimą nuo maršruto (detour). Vokiškai tai vadinama „Umleitung“. Kartas nuo karto, jei dar nespėjo išvažiuoti iš Lietuvos, pakeisime nemokamai, bet jei jau yra Vokietijoje – tai pinigai.

Ar saugu vežti serverius šaltuoju metų laiku?

Šalta pati nekenksminga, bet drėgmė ir temperatūros pokyčiai – taip. Jei atvežate šaltą serverį į šiltą kambarį ir iš karto įjungiate, gali susidaryti kondensatas viduje, ir jis sudegs. Rekomenduoju palikti techniką porai valandų „apginti“ prieš įjungiant. Daugelis to nežino ir kyla dūmai iš technikos. O mums tada kaltina vairuotoją, kad jį „numetė“.

Kaip patikrinti, ar firma ne sukčiai?

Patikrinkite licenciją. Lietuvoje tai yra „Kelių transporto paslaugų licencija“. Užsienyje – žiūrėkite apžvalgas internete. Jei kaina pusantro karto mažesnį nei rinkoje – tai signalas. Geras logistikas niekada nedirbs nuostoliui. Siuntų pristatymo terminai perkraustant biurą į Vokietiją gali būti greiti ir pigūs tik tada, kažką aukojant – dažniausiai tai saugumas ar draudimas.

Ar reikia iš anksto apmokėti?

Paprastai imama 30-50% avansas, likutis – po pristatymo. Tai apsaugo tiek mus, tiek jus. Jei mes atvežame, o jūs pasprūdate (nors su biuru tai sunkiau), mes bent jau turime dalį pinigų už degalus. O jei mes neatvežame, jums lengviau reikalauti grąžinti avansą, jei turite sutartį. Dirbame be sutarčių „žodžiu“ tik su senais pažįstamais, bet tai riziku.

Ar galima vežti pavojingas krovinius (chemija)?

Tik jei vairuotojas turi ADR sertifikatą, o mašina atitinka reikalavimus. Biuro chemija (valymo priemonės, spalvos) dažnai yra pavojingos. Negalima tiesiog įmesti į dėžę ir sakyti „tai tik muilas“. Vokietijos policija tikrina tai labai griežtai. Jei pagausite be ADR dokumentų, bauda gali būti didesnė nei viso biuro vertė.

Ką daryti, jei vairuotojas nekalba jokia kalba, kurią suprantate?

Rankomis ir kojomis! Bet rimčiau šnekant, dauguma vairuotojų turi telefonus su vertėjais arba gali paskambinti dispečeriui. Jei jūsų Vokietijos pusėje niekas nemoka anglų ar vokiškai, gali kilti nesusipratimų dėl to, kur dėti dėžes. Geriau turėti bent vieną žmogų, kuris moka anglų.

Išvados

Galiausiai, viskas priklauso nuo to, kiek gerai suplanavote savo siuntų pristatymo terminus perkraustant biurą į Vokietiją. Nėra jokios stebuklingo formulės, kuri garantuotų, kad visa technika atvyks rytoj ryto. Reikia turėti kantrybės, gerus dokumentus ir pasitikėjimu savo pervežėju. Jei kas nors nueina ne taip – nenusiminkite, logistika be klaidų neegzistuoja. Svarbiausia, kad biuras galėtų pradėti dirbti, o dėžės pasiektů savo vietą.