Saugus biuro perkraustymas į Vokietiją su kokybiška logistika

Dirbu šioje srityje beveik pusantro dešimtmečio ir galiu pasakyti viena – dažniausiai klientai susiruošia perkraustytą biurą į Vokietiją su mintimi, kad tai tiesiog „pakrauti ir nuvežti“. Tačiau realybėje, kai kalbame apie saugų biuro perkraustymą į Vokietiją su kokybiška logistika, viskas yra kur kas sudėtingesnė. Ne visada viskas vyksta pagal planą, kartais vairuotojai užstringa pasienio punktuose (nors jie ir šengeniniai, bet customų tikrinimai įvyksta), o kartais tiesiog plyja lietus ant Osnabriuko automagistralės. Nereikia būti idealistu, reikia būti pasiruošusiam, kad technika gali sugesti, o vokiečių pareigūnai gali būti itin išrankūs. Štai kodėl reikia žinoti, į ką įsitrauki.

Kas tiesiogiai įtakoja pervežimo procesą ir kainas

Kiek laiko užtrunka tas visas biuro perkraustymas?

Viskas priklauso nuo to, kurį tiksliai Vokietijos miestą pasirinkote – ar tai bus Berlynas, ar mažas kaimelis Bavarijoje. Jei reikalas eina į Miuncheną, tai gali užtrukti ir dvi, ir tris dienas priklausomai nuo eismo ant A9 greitkelio. Saugus biuro perkraustymas į Vokietiją su kokybiška logistika nereiškia važiuoti 180 km/h greičiu, tai reiškia važiuoti taip, kad serveriai neišsiristų. Paprastai įsivažiuavimas ir išsikraustymas užima dieną, bet jei lifte nebetelpa kėdės, gali tekti nešti per laiptus. Tada tas laikas didėja kaip sniegas kalnuose.

Ar jums patys vairuojate ar samdate vairuotojus?

Aš daugiau koordinuoju procesus, bet turiu savo patikimą komandą, su kuria dirbu jau dešimtmetį. Negaliu būti visur vienu metu, tad jei reikia biuro perkraustymo į Vokietiją, aš perduodu užduotis žmonėms, kuriems pasitikiu. Vieną kartą teko važiuoti pats, nes vairuotojas susirgo gripu prie pat paties pasienio, ir tada supratau, kad fizinis nuovargis yra kažkas, ko neįmanoma įvertinti iš biuro. Geriau, kai tai darba specialistai, o ne vadovai, kurie pamiršo kur degalų bakas.

Kaip elgiate su labai brangia technika?

Štai čia yra maniausia vieta. Serveriai, dideli spausdintuvai, specialūs monitoriai – visa tai turi būti įpakuota ne į paprastas dėžes. Mes naudojame specialias putų dėžes arba apgaubiamas burbuliukų plėvele (keliomis sluoksniais). Prisimenu vieną atvejį, kai klientas padėjo brangų projektorių tiesiog ant sėdynės be jokio fiksavimo – nuvažiavus 100 metr� jis nukrito ir sulūžo. Nuo tol nebeleidžiu nieko neįtvirtinto, net jei klientas prisiruošęs pyktis. Kokybiška logistika čia būtent ir pasireiškia.

Ar verta rūpintis draudimu ar tai tik papildomas mokesčis?

Žinau, kad daugelis nori sutaupyti ir sako „o, ką gi, gi mums niekas nenutiks“. Bet aš visada sakau – draudimas privalomas. Ypač kai vežate tūkstančius eurų vertės inventorių užsienio šalį. Vokietijoje kelių eismo taisykės griežtos, ir avarijų tikimybė, nors ir maža, bet egzistuoja. Jei saugus biuro perkraustymas į Vokietiją su kokybiška logistika yra jūsų tikslas, tai draudimo polisas yra tas pagrindas, kuris leidžia miegoti ramiai. Be jo, viena smūgis į buferį gali priversti uždaryti visą verslą.

Ką daryti, jei biure dar dirbami žmonės, o reikia vežti?

Tai dažna problema, ypač didelėse korporacijose. Mes stengiamės derinti grafikus – krauname vieną pusę, o kita dar dirba. Kartais teka darbas vykti naktį, kad niekas netrukdytų. Viena kartą teko įsibrauti į banką po vidurnakčio, nes dienomis buvo per daug klientų. Buvo šiok toks niuansas su apsauga (na, galvojau, kad mus užfiksuoja kameros, bet viskas gerai nutiko). Organizuojame viską taip, kad verslas nestotų, nors tai ir brangiau kainuoja.

Ar padedate supakuoti daiktus ar tai mums reikia daryti patems?

Galime padaryti viską. Atvyksta mūsų komanda su dėžėmis, lipnia juosta, popieriumi. Viską pažymime, kad atvykus į naują vietą būtų lengviau surasti. Klientams dažnai atrodo, kad paprasta surinkti popierius į krūvą, bet po trijų valandų jie nusivargia ir pradeda klausti mūsų pagalbos. Geriau leiskite mums tai padaryti iš karto, taip bus greičiau ir saugiau.

Kaip suskaičiuojate kainą – už valandą, už kilometrą ar už fūrą?

Čia nėra vieno atsakymo. Paprastai biuro perkraustymas į Vokietiją kainuoja pagal užimtą vietą krovejyje (tūris ar svoris) plus atstumas. Kartais imama už valandą, jei darbai yra labai sudėtingi (pvz., nešimasi daug smulkių daiktų per trečią aukštą be lifto). Aš visada siūlau atvažiuoti ir pamatyti, nes telefonu paskaičiuoti tinka tik mažoms siuntoms. Dideliems projektai reikia vizualaus įvertinimo.

Vokietijos specifika ir kelių niuansai

Ar yra kokių nors ypatingų leidimų važiavimui į Vokietiją?

Jei krovejis viršija 3,5 tonas, tai reikia mokėti kelių mokesčius (vokiškai – Maut), bet tai įeina į mūsų sąskaitą. Taip pat, jei važiuojame į miesto centrą, pvz., į Frankfurte ar Štutgarte, ten gali būti apribota eiga (Umweltzone). Mūsų technika yra ekologiška, tenkina Euro 6 standartą, tad problemų neturime. Bet jei kas nors nuspręstų važiuoti su sena „gazike“, tai jį tiesiog neįleis į miestą.

Kaip su parkavimu miestuose? Girdėjau, ten yra labai griežta.

O taip, vokiečiai tikrai myli savo tvarką. Negali tiesiog sustoti ant gatvės su 15 tonų sunkvežimiu ir sakyti „aš tik penki minutes“. Reikia iš anksto gauti leidimą arba rezervuoti vietą. Kartais teka mokėti „stovėjimo pinigus“ už vietą arba statyti specialius ženklus. Jei saugus biuro perkraustymas į Vokietiją su kokybiška logistika vyksta be šių detalių, galiu garantuoti, kad greitai atvyks vietinė policija ir parašys didelę baudą.

Ar dažnai vyksta muitinės tikrinimai?

Nors Vokietija ir yra ES, jei keliaujate iš Lietuvos (irgi ES), formaliai muitinės neturėtų būti. Bet jei krovejuose yra prekių, kurios yra komercinės (t. y. ne tik jūsų nuosavybės perkėlimas), o pavyzdžiui, pervežama į kitą sandėlį, tai gali būti tikrinama. Aš vieną kartą teko aiškinti pareigūnui, kodėl vienoje dėžėje yra tiek daug kompiuterių (buvo įmonės likvidavimas). Laimei, visi dokumentai buvo tvarkingi.

Kokios problemos kyla su liftais vokiškuose biuruose?

Vokiški biurai dažnai yra modernūs, bet liftei tenka specialiai užsakyti, kad jis nevežtų kitų darbuotojų. Kartais lifto durys per siauros ir netelpa didelės spintelės. Tada tenka naudoti keltuvus pro langą (yra ir tokių atvejų aukštuminiuose pastatuose). Saugus biuro perkraustymas į Vokietiją su kokybiška logistika turi numatyti ir tokius ekstremalius variantus, kitaip galite likti su baldais gatvėje.

Ar reikia mokėti PVM Vokietijai?

Tai jau buvočiau klausimas jūsų buhalteriams. Paprastai, jei tai yra paslauga, teikiama Lietuvos įmonei, PVM mokamas Lietuvoje (arba taikomas atsiskaitymo apskaita, jei abu pirmininkaujate PVM mokėtojai). Bet jei biuro perkraustymas į Vokietiją susideda iš įvairių smulkių paslaugų vietinių tiekėjų, gali kilti niuansų. Aš nėra mokestininkas, todėl patariu čia pasikonsultuoti su specialistais, kad nebūtų nemalonumų vėliau.

Kas daryti, jei pakeliui sugenda technika?

Tai blogiausia scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turime draudimą ir techninę pagalbą partnerių Vokietijoje. Jei lūžta važiuoklė, siunčiame pagalbą. Prisimenu, kai mums sprogęs padanga netoli Hanoverio trukdė visą eismą – buvo šiokis toks stresas. Tačiau turime atsargines mašinas, jei reikia, galime perkrauti krovinią ir tęsti kelionę. Svarbiausia – nedaryti panikos.

Dokumentai ir atsakomybė

Kokius dokumentus reikia tur�ti kelionės metu?

Būtina CMR sąvaraša, kuris fiksuoja krovinių buvimą. Beje, jei vežate ypatingai vertingus daiktus (pvz., menkus kūrinius ar daug brangių kompiuterių), reikia jų sąrašo (inventoriaus). Taip pat vairuotojas turi turėti savo dokumentus. Be tvarkingų popierių saugus biuro perkraustymas į Vokietiją su kokybiška logistika yra neįmanomas, nes jei sustins policija, gali areštuoti krovinį.

Kas atsitinka, jei dingsta kokia dėžė su dokumentais?

Tai būtų katastrofa, todėl aš visada rekomenduoju svarbiausius dokumentus nevežti krovejuje, o vežti su savimi (su vadovu) atskirai. Jei dėžė dingsta (o tai labai retai, bet pasitaiko), mes atsakome pagal draudimo sumą. Bet tarkime tiesiog – dokumentų atkūrimas Vokietijoje yra košmaras. Geriau jų neišduoti mums iš rankų.

Ar galite užtikrinti konfidencialumą?

Taip, darbuotojai pasirašo slaptumo apsaugos sutartis, jei reikia. Mes nežiūrime, kas yra dėžėse, mums svarbu, kad jos pasiektų tikslą. Jei matome pažymėtas dėžes „Confidential“, jose žiūrime tik į etiketes su adresu. Nemanau, kad mums reikia žinoti jūsų verslo paslapčių, mums tiesiog reikia atlikti darbą.

Kaip tvarkoma atsakomybė už sugadintus daiktus?

Jei mes sugadiname kas dėžės neišmesime? (Galvojau šiaip pajuokauti). Ne, rimčiau. Jei pažeidžiame daiktą dėl mūsų kaltės, mokame kompensaciją. Viskas fiksuojama aktą pasirašant ir priimant krovinius. Vokietijoje žmonės yra labai tikslūs, todėl jie tikrina kiekvieną skylelę ant lentynų. Nėra vietos paslėptis.

Ar reikia kur nors registruoti buveinę prieš vežiant?

Jei biuro perkraustymas į Vokietiją reiškia, kad steigiate naują filialą, tai jums reikės registruoti įmonę Handelsregistery. Bet tai jau ne mano darbas. Aš tik parodau, kur galima palikti daiktus laikinai, kol nebaigsite su biurokratija. Kartais padedu susirasti sandėliuką laikinam apgyvendinimui.

Bendra praktika ir patarimai

Kokias dėžes geriausia naudoti?

Stiprios, dvigubos sienelės. Nenaudokite mažmeninės prekybos parduotuvėse pirktų dėžių, jos sutrumpėja po 20 kilogramų. Turiu dėžių, kurios atlaiko 50 kg. Be to, būtina, kad jos būtų uždarytos lipnia juosta, kitaip neiškris. Vieną kartą klientas norėjo taupyti ir pats rinko dėžes iš maisto prekybos – rezultatas buvo toks, kad vėliau teko siurbliuoti iš kilimo jogurtus.

Kaip apsaugoti grindis įėjime?

Mes nešame kilimėlius ir apsauginius popieriaus rulonus. Vokiečiai yra labai prižeidžiantys savo nuosavybę, todėl jei paliksite purvą ant jų marmuro grindų, gausite sąskaitą už valymą. Kokybiška logistika tai numato – apsaugome kelius nuo purvo ir įbrėžimų. Nėra nieko keista, kad už tokį dėmesį klientai moka daugiau.

Ar galima vežti augalus?

Galima, bet ne visada verta. Žiema krovejis atšąla, ir augalai gali užšalti. Be to, turi tikrinti, ar nėra kenkėjų (pavyzdžiui, kandelės), nes Vokietijos fitosanitarinė kontrolė gali būti griežta. Mažus augalus įsiveži lengva, bet didelį palmę pervežti per Europą gali būti brangu ir rizikinga.

Ką daryti su nepageidaujamais daiktais?

Jei norite atsikratyti senių baldų, galime juos išvežti į šiukšlių perdirbimo centrą Vokietijoje (Sperrmüll). Bet už tai reikia sumokėti mokesčį, ten nemokama. Čia nėra kaip Lietuvoje, kur galima padėti miške (juokauju, bet žinau, kad kai kurie taip daro). Vokiškas tvarkingumas reikalauja pinigų.

Ar reikia speciai paruošti kompiuterius prieš kelionę?

Būtina išjungti ir atjungti laidus. Geriau visus laidus sudėti į atskiras maišelius, kad nesupainioti. Monitoriai turi būti apvynioti. Nėra nieko blogiau negu atvykti ir suvokti, kad trūksta maitinimo laido vienam iš dešimties kompiuterių. Tada darbas sustoja.

Kaip elgtis, jei vokiečių kalbos nemokuši?

Nebijokite, dauguma kalba angliškai, o jauniausi net ir lietuviškai supranta (daug lietuvių dirba Vokietijoje). Aš pats kalbu šiek tiek vokiškai, pakanka pagrindinių frazių, bet sudėtingesnius dalykus sprendžiami angliškai arba per vertėją. Svarbu turėti telefoną, kuris veikia.

Ar galima su jumis susitarti dėl įsikraustymo savaitgaliu?

Galima, už papildomą mokestį. Vokiečiai nedirba savaitgaliais, bet mes esame pasirengę. Žinau, kad biuro perkraustymas į Vokietiją kartais turi būti atliekamas būtent šventadienį, kad pirmadienį verslas jau veiktų. Tai įmanoma, tiesiog reikia suderinti anksčiau.

Kuo skiriasi perkraustymas į Rytų Vokietiją nuo Vakarų?

Rytuose (pvz., Dresdenas, Leipcigas) keliai vietomis blogesni, o biurai gali būti senesniuose pastatuose. Vakaruose (Miunchenas, Diuseldorfas) viskas brangiau ir greičiau. Tačiau logistiškai skirtumo nėra didelio, tik atstumai gali skirtis. Saugus biuro perkraustymas į Vokietiją su kokybiška logistika veikia vienodai visur, jei žinomi maršrutai.

Ar verta rinktis mažesnę firmą dėl kainos?

Nepatarčiau. Mažos firmos dažnai neturi savo technikos ir nuomoja ją, kas didina riziką (gali pavėluoti). Be to, jei įvyksta avarija, tokios firmos dažnai neturi turto, iš kurio išieškoti žalos. Geriau mokėti daugiau, bet miegoti ramiai.

Kaip užtikrinti, kad darbuotojai nieko nepavogtų?

Mes dirbame su patikimais žmonėmis, kurie dirba ilgiau nei 5 metus. Taip pat turiame vaizdo kameras krovejuose (ne visada, bet galime įrengti jei reikia). Pavogimas mums niekada neapsimokėtų – vardas butų sugadintas visam laikui. Versle reputacija svarbiau už vieną televizorių.

Ką daryti, jei naujieji biuro rūsys užrakintas?

Tai keistas klausimas, bet buvo. Atvykome, o raktų nėra. Teko laukti valandą, kol atvažiuoja vadovas. Geriau susiderkite su laiku, kad kas nors būtų vietoje. Mums tas laikas įskaitomas į kainą, nes vairuotojo laikas – tai pinigai.

Ar galite padėti su baldų surinkimu?

Žinoma, turime įrankius. Žinoma, galime surinkti lentynas, stalus. Vienintelis dalykas, kurio nedarysime – surinkti sudėtingą audinių sofą, jei jos neįmanoma pernešti pro duris surinktos (tai dažna problema). Tuos dalykus reikia įvertinti iš anksto.

Koks yra "auksinis standartas" perkraustyme?

Tai yra tada, kai klientas atvyksta į naują biurą ryte, o jo stovai jau stovi, kompiuteriai sujungti, o ant stalo stovi gėlė vazonėlyje. Toks saugus biuro perkraustymas į Vokietiją su kokybiška logistika yra brangus, bet jis apmoka save per vieną nepabudusią verslo dieną.

Galiausiai, kokia pagrindinė patarimo taisyklė?

Neikirkite ir nebandykite sutaupyti ant pakuotės. Geriau padėkite daugiau juostos nei vėliau gailėsite sulūžusio monitoriaus. Vokietija nepadovanojanti šalis klaidoms, ten reikia būti tiksliam.

Išvada

Viskas apie saugų biuro perkraustymą į Vokietiją su kokybiška logistika iš tikrųjų priklauso ne nuo to, kokia fura atvažiuoja, o nuo to, kiek buvo pagalvota prieš tai. Aš per savo karjerą mačiau daug prastai planuotų vežimų, kur baigdavosi nešventėmis, o olandiškuoju šauksmu. Jei pasiruošiate gerai, turite dokumentus ir pasitikite savo logistika, kelionė bus tik kuprinės pernešimas iš vienos vietos į kitą, o ne košmaras. Tikėkimės, kad jūsų verslas Vokietijoje sėkmingai plėstosis, o mes padėsime tiems keliams tapti sklandesniais.