Profesionalus biuro perkraustymas į Vokietiją su visu inventoriu: tiesa be kuklens

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir matydavau viską – nuo sprogstančių padangų iki dingusių konteinerių. Žinote, kas labiausiai erzina? Kai klientai mano, kad profesionalus biuro perkraustymas į Vokietiją su visu inventoriu yra kaip paprastas kelionė į parduotuvę. Nėra. Čia yra sudėtingas procesas, kurį sudaro šimtai smulkių detalių, o viena klaida gali kainuoti tūkstančius eurų ir nuplauti visą verslą. Aš čia ne tam, kad jums parduodu orą, o tam, kad pasakčiau, kaip tai yra iš tikrųjų – su visa ta rieke, kurios nematote reklamose.

Apie pinigus, sutartis ir ką su jomis daryti

Kiek apytiksliai gali kainuoti tokia operacija?

Viskas čia labai prisideda prie to kiek daiktų tikrai turite. Paprastai, kalbant apie biurą, pradedame nuo to, kiek tai užima kubinių metrų. Jei mažas biuras, tai gali būti ir keli šimtai eurų, bet jei ten pilna serverių ir baldų, skamba kitaip. Kainos svyruoja labai stipriai priklausomai nuo degalų kainos, kuri, kaip žinote, šiuo metu... na, jūs pat žinote. Vokietijoje darbo rankos taip pat nėra pigios, todėl jei reikia keltėjų ten, tai kaina šoktelėja. Reikia tikslaus inventoriaus sąrašo, o ne „kažkiek dėžių“.

Ar į kainą įeina pakavimo medžiagos?

Dažniausiai ne. Patarčiau neiti iš proto dėl to, nes kokybiškos dėžės, burbuliukai ir lipniajuostės kainoja nemažai, o mes ne filantropai. Kai užsakinėjate profesionalų biuro perkraustymą į Vokietiją su visu inventoriu, paprastai aptariame, ar jums reikia mūsų dėžių, ar norite pačių jų gauti iš parduotuvės. Kartais į kainą įeina pagrindinės dėžės, bet jei reikia specialių dėžių monitoriams ar tvarsčius, tai tai papildomai. Geriau šitą klausimą iškarti aptarti, kad pabaigoje nebtų nenumatytų išlaidų.

Kuo skiriasi kaina jei važiuojame pietiniais ar šiauriniais maršrutais?

Skirtimas yra, bet ne toks milžiniškas kaip anksčiau, kai buvo dideli mokesčiai už vairuotojus Vokietijoje. Šiaurėje, pro Daniją, keliai geresni, bet atstumas didesnis. Pietinis maršrutas, pro Lenkiją, gali būti trumpesnis, bet ten šturmus eina, o ir kelių būklė kartais palieka norėti verkti. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kur Vokietijoje važiuojate – į Miuncheną ar į Hamburgą. Taigi, kaina keičiasi priklausomai nuo dienos, maršruto ir net nuo to, ar vairuotojas nori ten važiuoti (juokauju, bet ne visai).

Ar galima gauti nuolaidą jei perkraustome ne darbo dienomis?

Taip, ir tai išties gera proga. Vairuotojai dažniausiai ilsisi sekmadieniais, tačiau jei sutarti iš anksto, galima rasti kurį, kuris nusileis už papildomą mokestį. Problemė tame, kad Vokietijoje daug kur būna taip vadinamos „Brückentage“, kai viskas stovi. Jei pasisekia rasti laiką, kai eismas mažesnis, gali užtikrinti geresnę kainą. Bet atsiminkite – jei reikia iškrauti biurą Vokietijoje sekmadienį, reikia įsitikinti, ar pastatas yra atidarytas.

Kas dėl avanso – kiek reikia padėti iš karto?

Standartas yra apie 30-50 proc., bet viskas aptariama individualiai. Negalima tikėtis, kad aš siųsiu savo vyrus kelią be jokio užstato, nes jie turi degalų, ir aš juos turiu apmokėti. Yra buvę atvejų, kai po atvykimo pasirodydavo, kad klientas neturi pinigų, o tai labai nemalonu. Avansas užtikrina, kad abiem pusėms yra ką prarasti, jei kas nors nusprendžia atsisakyti paskutinę minute.

Kiek laiko galioa kaina pasiūlyme?

Paprastai savaitei, dviem. Degalų kaina pasikeičia kaip orai, todėl negaliu pasiūlyti, ką geresnį, ir laikyti jį mėnesį. Jei sutartį pasirašote greitai, užfiksuojame kainą. Jei laukiate mėnesį, gali tekti peržiūrėti sąmatą, ypač jei degalai šoka aukštyn. Tai ne aš kąpadžioju, o rinka tokia, ir nieko su tuo nepadarysi (be to, Vokietijoje kainos irgi aukštesnės).

Dokumentai, Vokietijos biurokratija ir ką reikia tur�ti kišenėje

Kokius dokumentus būtinai reikia tur�ti kelyje?

Sąrašas nėra trumpas. Jums reikės eksporto sąskaitos faktūros, krovininio manifesto, o jei reikia, ir CMR draudimo. Vokietijai reikia labai tikslios prekių deklaracijos, net jei tai tik jūsų seni biuro kėdės. Be to, jei vežate ką nors, kas atrodo kaip nauja prekė, gali būti problemų. Būtinai turėkite patvirtinimą, kad tai ne parduodama prekė, o įmonės turtas, perkeliamas į kitą filialą. Be šitų popierių vairuotojas gali tiesiog užstrigti sienoje.

Ar reikia registruoti filialą Vokietijoje prieš vežant daiktus?

Formaliai – jei perkeliate biurą, tai jums tikriausiai jau turite ten įmonę arba atstovybę. Jei ne, tai daiktus, deja, negalima tiesiog taip įvežti kaip asmeninius daiktus. Vokietijai svarbu, kad turėtumėte „Gewerbeanmeldung“. Be to, kai atvyksta sunkvežimis su biuro inventoriumi, policija gali sustabdyti ir klausti, kur aš juos vežu. Jei neįrodysi, kad turi ten legalų verslą, gali būti nubaustas už nelegalų prekių judėjimą.

Kas dėl Intrastat deklaracijų?

Jei pervedate daugiau nei tam tikrą sumą arba kiekį per metus, tada intrastat būtinas. Mažiems biurams tai nebūtina, bet didesniam profesionaliam biuro perkraustymui į Vokietiją su visu inventoriu tai būtinas žingsnis. Aš asmeniškai nešiu savo klientus pas buhalterius, kad jie suformuotų tą deklaraciją. Negerai, kai vairuotojas klauso apie intrastat, o klientas tik sustoja ir žiūri. Geriau tai atlikti iš anksto.

Ar reikia mokėti užsienio mokestį už transportą?

Ne, jei mes suteikiame paslaugas Lietuvoje ir atvežame į Vokietiją, tai PVM mokamas Lietuvoje (jei turite PVM kodą). Tačiau jei reikėtų samdyti subrangovą Vokietijoje, pvz., keltėjus arba kraną, tuomet jie išrašo sąskaitą su Vokietijos PVM. Tas PVM gali būti grąžinamas, bet tai yra daug papildomo rašymo. Todėl stengiamės daryti visą "turnkey" iš Lietuvos, kad nebūtų galvos skausmo su tais Vokietijos mokesčiais.

Kas jei prarandu dokumentus kelyje?

Tuomet prasideda tikras siaubas. Vairuotojas gali būti sustabdytas ir sulaikytas tol, kol bus gauti kopijos. Dabar viskas yra elektroniniu būdu, todėl galima tiesiog nusiųsti į el. paštą, bet jei nėra interneto... o Vokietijoje vietomis jis dar ne toks greitas. Patariu visada turėti popierinius atspaudus svarbiausių dokumentų vienoje dėžėtėje vairuotoje. Geriau saugu nei gaila, ypač kai vežate brangų biuro turtą.

Ar sunkvežimio draudimas padengia viską?

Turiu jus nuvilti. CMR draudimas yra labai ribotas. Jis dažniausiai apima tik kelis eurų už kilogramą, todėl jei dingsta vertingas serveris, gausite tik nereikšmingą sumą. Jei reikiate pilno draudimo, turi tai papildomai užsakyti ir pateikti visų daiktų vertę. Dažnai klientai šį dalyką praleidžia, o tada, kai kažkas sugenda, pradeda verkti. Geriau pasidomėti iš karto, o ne po nelaimės.

Kaip sudėti viską į dėžes (ir kad neišsirtų)

Kaip teisingai supakuoti serverius ir IT įrangą?

Tai svarbiausia dalis. Negalima tiesiog mesti serverių į dėžę ir tikėtis, kad niekas nebus sugadinta. Reikia specialių pjuvenų, putų, o idealiai – originalių dėžių. Vieną kartą turėjau klientą, kuris padėjo monitorius ant viens kito be jokios apsaugos – vaizdas buvo tragiškas. Taip pat būtina atjungti visus laidus ir pažymėti, kas kur eina, nes vėliau IT specialistas gali užtrukti valandas sujungiant viską atgal.

Ar galima vežti augalus ir vaistus?

Augalus galima, bet jei jų daug, reikia fitosanitarinių sertifikatų, o to mes nenoriame girdėti. Pavienių augalų ant stalų paprastai neberašo, bet jei ten didelis medis lauke, tai jau kita istorija. Vaistai – tik asmeniniai ir su receptu, jei tai receptiniai vaistai. Biuro vaistinėlės (plasteriai, vitaminai) paprastai praeina, jei jų nėra dešimčių dėžių. Žinoma, aš ne teisininkas, todėl geriau pasikonsultuoti, jei turite kažką ypatingo.

Kas dėl didelių biuro baldų?

Stalai ir spintelės turi būti išmontuotos. Nėra tokio vairo, kuris pralystų didelę apvalią konferencijos stalą nepertraukiant jo per pusę. Mes tai darome papildomai, arba jūs tai darote patys. Reikia įsidėmėti, kad Vokietijoje daugelis pastatų turi siaurus liftus arba neturi jų išvis, todėl baldai turi būti pakrauti taip, kad būtų galima juos įnešti pro laiptus. (Tiksliau – reikia įsitikinti iš anksto, ar įeis, o ne tikėtis, kad įeis).

Ar reikia rūšiuoti atliekas?

Žinoma, ir Vokietija čia yra labai griežta. Negalima tiesiog mesti visko į vieną krūvą ir palikti prie konteinerio. Reikia atskirti popierių, plastiką, stiklą. Jei paliksite chaosą, jūsų (arba mūsų) vairuotojas gali gauti baudą, o pastato ūkvedys gali būti labai nepatenkintas. Mes paprastai pasiimame tuos atliekas su savimi, jei sutarta, bet tai kainuoja, nes reikia rasti legalią šiukšlių aikštelę.

Kaip apsaugoti slaptus dokumentus?

Geriausia juos vežti su savimi, o ne krovežio. Jei tenka vežti krovežiu, reikia uždaryti į užrakintą dėžę ir uždėti antspaudą, jei įmanoma. Vairuotojas neturi jų atidaryti, bet jei dėžė sugadinta arba pavogta... nuo tada prasideda teisiniai procesai. Aš visada sakau – slapti dokumentai ir brangiausia technika keliauja atskirai, jei įmanoma. Pasitikėjimas yra geras dalykas, bet versle geriau būti paranoidiniam.

Ar reikia pažymėti kiekvieną dėžę?

Būtina. Jei būsite 50 dėžių, kurios visos vienodos, tai iškraunant Vokietijoje praeis valanda kol rasit, kur yra kava, o kur – vitrina. Rašykite ant viršaus ir ant šonų, kas viduje ir į kur kambarį eina (pvz., „Accounting, 2nd floor“). Taip taupome laiką, o laikas – tai pinigai, ypač kai vairuotojas laukia ir laikmatis dirba. Buvo atvejų, kai teko atidaryti dešimt dėžių, kad radome vieną laidą.

Kelionės metu: rizikos, eismas ir ką daryti jei kas nutinka

Kas daryti jei sunkvežimis sugenda?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įvyksta. Mes turiam draudimą, kuris padengia techninę pagalbą, bet tai užtrunka. Vieną kartą mums sprogo padanga netoli Berlyno, ir vairuotojui teko laukti 4 valandas. Jūsų biuras Vokietijoje gali laukti, o darbuotojai gali sėdėti be stalų. Todėl reikia planuoti rezervą – neplanuokite perkraustymo taip, kad pirmadienį ryte jau privalote dirbti, palikite dieną ar dvi atsargai.

Ar vairuotojas gali naktoti autobene?

Jei jis pavargęs – taip, netgi privalo pagal taisykles. Bet naktis autobene Vokietijoje kaino, ir ne mažai. Jei užsakyta kelionė „iš karto“, gali būti, kad vairuotojas sustojs miegoti ir atvyks vėliau. Negalima jo versti važiuoti 24 valandas, tai nelegalu ir pavojinga. Aš visada sakau – geriau atvykti dieną vėliau, nei neišvažiuoti iš Lietuvos. Tačiau daugelis klientų nusprendžia, kad tai mūsų problema.

Kaip elgtis su Vokietijos eismu (Stau)?

Vokietijos automagistralės yra legenda, bet ir košmaras. Ypatingai prie Miuncheno, Frankfurto arba ties sankryžomis. Jei planuojate atvykti į tam tikrą valandą, pridėkite kelias valandas prie prognozės. Vasarą dar ir darbų zonos, kur viskas sulėtėja iki 60 km/h. Vairuotojas gali pranešti, kad užstrigs, ir tuomet jums reikės spręsti, ar laukiate, ar aršiai reikalaujate važiuoti šalikelėmis (kas ne visada įmanoma).

Ar yra rizika, kad gvenduojami daiktai bus pavogta?

Rizika visada yra, ypač jei paliekate sunkvežimį neapsaugotą aikštelėje naktį. Mes stengiamės rasti saugias vietas, bet jei jums reikia iškrauti prie pat gatvės centro, ten niekas negarantuoja. Ypatingą dėmesį reikėtų kreipti į IT įrangą ir brangius dalykus, kuriuos reikėtų iškrauti pirmiausia. Negaliu pasakyti, kad vagystės įvyksta kasdien, bet vienas toks atvejis per metus užtenka, kad prarastumite miegą.

Kas daryti jei pataikome į šventę Vokietijoje?

Vokietijos šventės yra šventos. Jei pataikote į Velykas arba Kalėdas, niekas nedirbs. Netgi degalinės gali būti uždarytos. Reikia tiksliai žinoti kalendorių. Kartais yra tokios šventės, apie kurias mes net nesužinome, kol vairuotojas nepaskambina ir sako, kad viskas uždaryta. Geriau pasitikrinti iš anksto ir derinti datas su savo Vokietijos partneriais.

Ar galima sekti sunkvežimį internetu?

Taip, dauguma mūsų sunkvežimių turi GPS stebėjimą. Galiu atsiųsti jums nuorodą, kur matysite, kur jis yra realiu laiku. Tai ramina nervus, kai laukiate ir nežinote, kodėl jūsų biuro stalai dar ne vietoje. Kartais signalas pradingsta (tuneliai, kalnai), bet bendrai vaizdas aiškus. Naudokitės tuo, nes man taip lengviau nebeatsakinėti į penkiasdešimt pranešimų „kur jūs?“ per valandą.

Priėmimas ir iškrovimas Vokietijoje: kas gali nuvilti

Kas atsitinka jei liftas neveikia?

Tuomet prasideda fizinis darbas. Jei pastate neveikia liftas, o jūsų biuras penktame aukšte, tai mums reikės samdyti papildomus keltėjus vietinių firmų Vokietijoje. Tai brangu ir reikalauja laiko. Negalima tikėtis, kad mūsų vairuotojas, kuris atvažiavo iš Lietuvos, užims nešti dėžes penktu aukštu laiptais – jis nėra tam parengtas. Todėl iš anksto pasitikrinkite, ar viskas veikia naujoje vietoje.

Ar reikia rezervuoti vietą prie pastato?

Būtinai. Vokietijos miestuose vieta prie pastato yra auksas. Jei neužsiteisite vietos (pvz., padėti „No Parking“ ženklą), sunkvežimis gali būti nuvilktas, o jums teks mokėti baudą. Miestų administracijos reikalauja leidimo, kurį reikia gauti kelias dienas ar net savaites anksčiau. Negerai, kai atvykstate, o vietoje, kur turi stovėti sunkvežimis, stovi kieno nors „BMW“.

Kiek laiko užtrunka iškrovimas?

Priklausomai nuo to, ar turite keltėjų. Jei tik vairuotojas, tai gali trukti ilgiau, nes jis vienas. Jei sutarta komanda, tai greičiau, bet visgi reikia laiko dėžėms nutempti į reikiamus kambarius. Neskubėkite, nes skubėjimas sukelia daugiau bruožų nei blogas kelių paviršius. Paprastai biurą vidutinio dydžio galima iškrauti per pusę dienos, jei viskas suplanuota gerai.

Kas daryti su pakuotės medžiagomis po iškrovimo?

Jūs galite jas išmesti arba mes galime jas pasiimti atgal. Pasiėmimas atgal kainuoja, nes vairuotojas turi grįžti tuščias (arba ne pilnai užkrautas), o tai neefektyvu. Dažniausiai klientai liepia jas išmesti Vokietijoje, atitinkamai rūšiuodami. Jei norite, kad mes jas pasiimtume, tai apie tai reikia kalbėti dar prieš kelionę, nes mums reikia suplanuoti grįžimo maršrutą.

Ar reikia patikrinti daiktus prieš vairuotojo išvykimą?

Absoliučiai taip. Reikia pasirašyti perdavimo aktą, kad viskas atvyko sveika. Jei pastebėsite, kad stalo koja sulūžusi ar monitorius įbrėžtas, tai reikia užrašyti į aktą iš karto. Jei vairuotojas išvažiuoja, o po valandos paskambinate ir sakote, kad kažkas sugedo, niekas to nepatvirtins. Vairuotojai taip pat bijo to, todėl jie visada laukia, kol patikrinsit kiekvieną dėžę.

Kas dėl tarpininkų Vokietijoje – ar jie reikalingi?

Kartais taip, ypač jei reikia gauti leidimus arba samdyti lokalų keltėjų komandą. Mes turime partnerių ten, su kuriais dirbame ją metus. Jei bandysite rasti ką nors patys per „Google“ Vokiškai, gali tekti susidurti su labai aukštomis kainomis arba kalbos barjera. Geriau, kad mes tai sutvarkome, nes mes žinome, kas kas kainuoja ir kas yra normalu, o kas – plėšimas.

Ar galima susimokėti tik kai viskas atvežta?

Paprastai imame avansą, kad užtikrintume, kad klientas neatsisakys. Likusią dalį galima sumokėti grynaisiais arba pavedimu, kai sunkvežimis atvyksta į vietą. Bet čia reikia pasitikėti vienas kitu. Jei esate didelė žinoma įmonė, galime ir be avanso, bet jei mažas – neabejotinai reikia užstato. Tai verslo standartas, o ne nepasitikėjimo ženklas (nors aišku, ką sugalvoja klientai).

Ar tikrai profesionalus biuro perkraustymas į Vokietiją su visu inventoriu vertas to pinigų?

Galvoju, kad taip, jei jums brangiau laikas nei pinigai. Galite samdyti „vyrą su vairuotojo pažymėjimu“ su „Gazelės“ ir tikėtis geriausio, bet tada rizikuojate viskas prarasti. Aš matęs daug tokio "saikingumo", kuris baigdavosi teisme. Profesionalus žmogus žino, ką daro, ir imasi atsakomybės, o tai, mano nuomone, svarbiausia tokioje atsakomybingoje operacijoje kaip perkraustymas per sieną.

Apibendrinimas

Na, štai ir viskas apie tą profesionalų biuro perkraustymą į Vokietiją su visu inventoriu iš mano pusės. Kaip matote, tai nėra tiesiog padėti dėžę į mašiną ir nuvažiuoti. Čia reikia žinoti taisykles, pasirūpinti dokumentais ir suprasti, kas vyksta kelyje. Jei pasiruošiate gerai, viskas praės sklandžiai, jei ne – gali būti daug nervų ir prarastų pinigų. Geriausia kreiptis į tuos, kurie žino ką daro, ir visada klausti, jei kažką nesuprantate, nes vienas klaidingas žingsnis gali kainuoti brangiai.